ALBO PRETORIO ON-LINE REGOLAMENTO

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1 ALBO PRETORIO ON-LINE REGOLAMENTO Albo Pretorio on-line L art. 32 della Legge n. 69 del 18 giugno 2009 così come modificato dal D.L n. 194 art. 2, c. 5, stabilisce il termine del 1 gennaio 2011 a decorrere dal quale le pubblicazioni di atti e provvedimenti amministrativi effettuate in forma cartacea NON hanno più effetto di pubblicità legale. La Legge 69/2009, perseguendo l obiettivo di modernizzazione dell azione amministrativa mediante il ricorso alla comunicazione informatizzata, riconosce l effetto di pubblicità legale solamente agli atti e ai provvedimenti amministrativi pubblicati dagli Enti pubblici sui propri siti informatici. Arpa Piemonte ha aderito all Albo Pretorio telematico istituito da Regione Piemonte sul sito gestito da CSI Piemonte ed utilizzabile da tutti gli enti della regione. L Albo Pretorio on-line è accessibile mediante collegamento diretto dal sito Internet dell Agenzia alla voce Albo Pretorio. Dal primo gennaio 2011 tale servizio sostituisce quello reso sino a tutto il 2010 mediante la pubblicazione di materiale cartaceo negli appositi spazi della Reception della sede centrale. Finalità La pubblicazione degli atti è finalizzata a fornire presunzione di conoscenza legale degli stessi, qualunque effetto giuridico essa assolva: di pubblicità, informativo o integrativo dell efficacia dell atto pubblicato. La pubblicazione degli atti è uno degli strumenti attraverso il quale le amministrazioni pubbliche assolvono all obbligo di rispettare il principio di trasparenza dell azione amministrativa come attuazione dei principi costituzionali di imparzialità e buona amministrazione. La disponibilità on-line per finalità di pubblicità (legale) di documenti amministrativi non persegue solo la finalità di garantire che questi producano effetti giuridici al fine di favorire eventuali comportamenti conseguenti da parte degli interessati, ma rende in qualche modo conto che l azione amministrativa è stata effettuata secondo criteri di legittimità. Documenti soggetti a pubblicazione Sono pubblicati all Albo Pretorio on-line: - i decreti del Direttore Generale come disposto dall art. 10 dello Statuto dell Agenzia; - le determinazioni dirigenziali; - tutti i documenti che per legge sono soggetti a pubblicazione; - documenti di altri enti (bandi di gara, di concorso, avvisi) che ne chiedano la pubblicazione all Albo pretorio dell Agenzia. Integralità della pubblicazione I decreti e le determinazioni sono pubblicate nella loro versione integrale compresi i relativi allegati. 1

2 E responsabilità del Dirigente della SS affari generali e legali garantire la conformità dei documenti pubblicati ai provvedimenti originali cartacei. Bilanci e bandi di gara Per i bandi di gara (procedure ad evidenza pubblica) e i bilanci la data di passaggio alla modalità esclusiva di pubblicazione in digitale è il 1 gennaio 2013, ferma restando la possibilità di effettuare -in via integrativa- la pubblicità sui quotidiani a scopo di maggiore diffusione, nei limiti degli ordinari stanziamenti di bilancio. Fino a tale data gli atti e provvedimenti concernenti procedure ad evidenza pubblica o i bilanci verranno pubblicati online oltre all adempimento dell eventuale obbligo di pubblicazione sulla stampa quotidiana previsto dalla legislazione vigente. I bandi di gara vengono pubblicati all albo pretorio on-line e, contemporaneamente, verrà pubblicata la documentazione completa inerente la procedura sul sito dell Agenzia. I bilanci annuali e pluriennali, preventivi e consuntivi vengono pubblicati all Albo pretorio on-line se le dimensioni dei file lo consentono, in caso contrario vengono pubblicati sul sito di Arpa Piemonte, mentre su Albo pretorio on-line verrà pubblicato esclusivamente il decreto di approvazione con rimando al sito dell Agenzia per la consultazione dell allegato. È fatta salva la pubblicità nella Gazzetta Ufficiale dell'unione europea, nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana e i relativi effetti giuridici, nonché nel sito informatico del Ministero delle infrastrutture e dei trasporti di cui al decreto del Ministro dei lavori pubblici 6 aprile 2001, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 100 del 2 maggio 2001, e nel sito informatico presso l'osservatorio dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture, prevista dal codice di cui al decreto legislativo 12 aprile 2006, n (art. 32 c. 7 L. 69/2009). Concorsi, borse di studio, selezioni di personale I bandi di concorso, di borse di studio, gli avvisi pubblici di selezione di personale vengono pubblicati contemporaneamente all Albo pretorio on-line e sul sito dell Agenzia. Pubblicazione parziale dei documenti e protezione dei dati personali Fermo restando il divieto di diffusione di dati idonei a rivelare lo stato di salute previsto dall art. 22 c. 8) del Codice in materia di protezione dei dati personali (salvo nel caso che sia necessaria per finalità di prevenzione o repressione di reati) la pubblicazione di documenti contenenti dati personali riferiti a persone fisiche, persone giuridiche, enti o associazioni avviene nel rispetto dei principi di correttezza ed esattezza dei dati e di necessità, pertinenza e non eccedenza rispetto alle finalità della pubblicazione. A tale proposito si sottolinea che se la finalità della pubblicazione è la conoscibilità dell azione amministrativa in merito ai canoni di legittimità e correttezza la presenza di dati personali va ridotta al minimo in quanto nella maggior parte dei casi essi risultano eccedenti e non pertinenti rispetto a detta finalità. Nel caso in cui il testo originale presenti dati personali non necessari, pertinenti o eccedenti rispetto alle finalità della pubblicazione essi dovranno essere omessi in sede di pubblicazione. I documenti contenenti dati sensibili ossia quei dati personali idonei a rivelare l origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l adesione a partiti, sindacati associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, e i documenti contenenti dati giudiziari, salvo che detti dati siano strettamente indispensabile alle finalità della 2

3 pubblicazione stessa, verranno pubblicati in forma parziale: per estratto o mediante pubblicazione di un testo con omissis. E responsabilità del dirigente della SS affari generali e legali garantire che la pubblicazione di documenti all Albo pretorio on-line avvenga nel rispetto della normativa in materia di trattamento di dati personali. Durata Il periodo di pubblicazione è di quindici giorni consecutivi per gli atti del Direttore generale e dei dirigenti di Arpa Piemonte; per la restante documentazione pubblicata può variare in relazione ai tempi previsti da norme speciali, leggi e regolamenti. Durante tale periodo i documenti pubblicati sono consultabili mediante modalità di ricerca semplice e di ricerca avanzata. Al termine del periodo di cui sopra i documenti permarranno sul sito di pubblicazione, ma saranno inseriti in un archivio storico consultabile solo attraverso modalità di ricerca avanzata che prevedono l inserimento di un intervallo temporale comprendente il periodo in cui è avvenuta la pubblicazione. Diritto all oblio La pubblicazione on line rende più delicato il rapporto tra privacy e trasparenza: infatti la pubblicazione dei dati all Albo pretorio cartaceo dava loro diffusione locale mentre con la diffusione on line le stesse informazioni acquistano carattere ubiquitario. Ciò può comportare un sacrificio molto alto dei diritti degli interessati. Al fine di tutelare il diritto all oblio (art. 11, c.1, lett. c) d) e) del Codice in materia di protezione dei dati personali) dell interessato, una volta perseguite le finalità poste alla base del trattamento, qualora l Amministrazione stabilisca la permanenza dei documenti in rete oltre il periodo di pubblicazione è ritenuto sufficiente che essi siano inseriti in un area di archivio consultabile solo a partire dal sito stesso. Gli atti e i provvedimenti pubblicati su Albo pretorio on-line di Sistema Piemonte non sono direttamente raggiungibili da motori di ricerca esterna né durante il periodo di pubblicazione né durante la successiva permanenza sul sito. Relata di pubblicazione Vengono rilasciati dal dirigente responsabile della SS Affari generali e legali. Accesso Il diritto di accesso agli Atti si esercita qualora la integrale conoscenza non sia possibile attraverso la sola consultazione e acquisizione dell atto pubblicato all Albo pretorio on-line e qualora si intenda richiedere copia autenticata di atto pubblicato. Per i presupposti, i limiti e le modalità di rilascio di copie degli atti pubblicati si applicano le disposizioni previste in materia dalla Legge n. 241 del 07/08/1990 e s.m.i. e dal Regolamento interno per l esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi e alle informazioni ambientali. 3

4 Allegato n. 1 Modalità tecniche e organizzazione della pubblicazione Ai sensi del regolamento di organizzazione dell Agenzia approvato con decreto 90/2009 e delle declaratorie delle strutture semplici e complesse approvate con decreto n. 112/2009 è competente per la pubblicazione degli atti e la gestione dell Albo Pretorio la SS Affari generali e legali della SC Affari istituzionali e Personale. La SS Affari generali e legali provvederà quindi, come fatto sinora in forma cartacea, alla pubblicazione di atti e provvedimenti all Albo pretorio telematico. Il dirigente responsabile della SS affari generali e legali è responsabile della gestione dell albo pretorio online. La pubblicazione dei decreti e delle determinazioni avrà cadenza settimanale (tendenzialmente ogni giovedì). Ogni settimana verranno pubblicati i decreti adottati entro la fine della settimana precedente e le determinazioni che abbiano conseguito il parere contabile entro la medesima data. L art. 10 del regolamento per l adozione delle determinazioni approvato con decreto del Direttore Generale n. 13/2010 è modificato in tal senso. Gli atti pubblicati da Arpa Piemonte saranno visionabili in ordine cronologico di pubblicazione e potranno essere selezionati/ordinati in base ai filtri disponibili con la funzione di ricerca semplice. La funzione di ricerca avanzata permette una ricerca più puntuale e mirata che necessità però di una maggiore conoscenza di quanto è oggetto della ricerca. Permette inoltre di estendere la ricerca anche ai documenti per i quali è scaduto il periodo di pubblicazione e che sono confluiti nell archivio storico. Decreti del Direttore Generale. E responsabilità del dirigente proponente presentare proposte di decreto che rispettino il principio di necessità, pertinenza e non eccedenza dei dati personali in esse riportati. Qualora l atto contenga dati sensibili o giudiziari il Direttore Amministrativo provvederà a dare indicazioni circa la necessità di ometterli nella pubblicazione ovvero autorizzerà la pubblicazione di tali dati se ritenuti realmente indispensabili rispetto alle finalità perseguite. Se per esigenze eccezionali di riservatezza o per espressa disposizione di legge un decreto del Direttore Generale non deve essere diffuso, su esplicita disposizione del Direttore Amministrativo verranno pubblicati solo gli estremi identificativi dell atto e l oggetto. Determinazioni. E responsabilità dirigenziale il trattamento dei dati personali contenuti negli atti adottati, nel rispetto del principio di necessità, pertinenza e non eccedenza. Il dirigente è tenuto a prevedere nel dispositivo delle determinazioni adottate indicazioni circa la pubblicazione con omissione di eventuali dati sensibili. Se eccezionalmente per esigenze di riservatezza o per espressa disposizione di legge l atto deve essere tenuto riservato il Dirigente disporrà che vengano pubblicati solo gli estremi identificativi dell atto e l oggetto. L operatore incaricato di consolidare l atto sottoscritto dal dirigente dovrà quindi predisporre e caricare sull applicativo Atti Amministrativi il testo con omissis (cfr. Regolamento per l adozione delle determinazioni approvato con Decreto n. 13/2010.) 4

5 Poiché l applicativo non consente di creare un testo con omissis degli allegati né di operare degli omissis sull oggetto a fini di pubblicazione, gli allegati dovranno sempre riportare solo i dati personali strettamente necessari rispetto alle finalità della pubblicazione e omettere eventuali dati sensibili o giudiziari presenti invece nell allegato cartaceo all originale sottoscritto; l oggetto dovrà essere formulato in modo da potersi pubblicare senza modifiche. L Albo pretorio on-line di Sistema Piemonte permette di evidenziare per ogni atto pubblicato gli atti collegati. L operatore di struttura nel caricare l atto dovrà utilizzare la funzione Atti collegati (Appl. Atti amministrativi) compilando la lista degli atti citati nel provvedimento in corso di inserimento. Ciò è importante soprattutto in caso di modifica, integrazione ecc. di atti preesistenti. Tale operazione consente, a pubblicazione avvenuta, di attivare un link alle pagine di dettaglio degli atti collegati. La pubblicazione su Albo pretorio on-line di Sistemapiemonte viene disposta dai soli utenti dell applicativo Atti con profilo di gestore-superuser in servizio presso la SS Affari generali e legali espressamente autorizzati. La pubblicazione viene disposta mediante le funzioni informazioni dati iter e pubblica previa verifica del testo da pubblicare, dell eventuale testo con omissis caricato sull applicativo, degli allegati e degli atti collegati citati. E fatto espresso divieto a tutti gli altri utenti dell applicativo di utilizzare tali funzioni anche se, per quanto riguarda le determinazioni, il profilo di utente dipartimentale lo consentirebbe. Formato e dimensioni dei file Gli atti amministrativi vengono caricati sull applicativo in formato rtf (Rich Text Format) la funzione pubblica comprende la conversione dei file rtf in file pdf di sola consultazione. Perché la pubblicazione sia possibile la somma di tutti gli allegati non deve superare i 3 Mb; per il testo il limite è di 1 Mb. Bandi e avvisi La pubblicazione all albo pretorio telematico di bandi di gara, bandi di concorso, avvisi di selezione di personale, graduatorie ecc. così come di atti e avvisi di altre amministrazioni che ne facciano esplicita richiesta, viene effettuata esclusivamente dalla SS Affari generali e legali. La pubblicazione viene disposta tramite apposito applicativo denominato Pubblicatore su albo pretorio telematico. Le strutture interessate alla pubblicazione dei documenti sopra citati (bandi di gara, bandi di concorso.. ecc.) sono tenute a richiederne la pubblicazione alla SS Affari generali e legali che la effettuerà secondo la tempistica indicata dalla struttura richiedente. Alla richiesta dovranno essere allegati i file da pubblicare ed il testo di eventuali note accompagnatorie. Terminato il periodo di pubblicazione i testi pubblicati verranno rimossi. Formato e dimensioni dei file L applicativo denominato Pubblicatore consente la pubblicazione di file rtf, pdf, txt, doc. I testi pubblicati non devono superare, compresi eventuali allegati, la dimensione di 6 Mb. 5