(Finalità e ambito di applicazione)

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1 BOLLETTINO UFFICIALE DELLA REGIONE TOSCANA - N. 3 DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA GIUNTA REGIONALE 7 gennaio 2003, n. 3/R Regolamento per lo svolgimento delle procedure telematiche di acquisto di beni e servizi. IL PRESIDENTE DELLA GIUNTA REGIONALE Visto l art. 121 della Costituzione, quarto comma, così come modificato dall art. 1 della Legge Costituzionale 22 novembre 1999, n. 1; Visto l art. 125 della Costituzione, così come modificato dall art. 9 della Legge Costituzionale 18 ottobre 2001, n. 3; Vista la legge regionale 8 marzo 2001, n. 12 Disciplina dell attività contrattuale regionale ed in particolare l art. 34 che prevede l adozione da parte della Giunta regionale di apposito regolamento di attuazione; Vista la deliberazione della Giunta regionale n del 23 dicembre 2002 concernente Regolamento per lo svolgimento delle procedure telematiche di acquisto di beni e servizi, acquisiti i pareri del Comitato Tecnico della Programmazione di cui all art. 26, comma 3, della L.R. 17 marzo 2000 n. 26, nonché dei Dipartimenti di cui all art. 41, comma 3, della medesima legge regionale n. 26; EMANA il seguente Regolamento: SOMMARIO TITOLO I Disposizioni generali Art.1 Finalità e ambito di applicazione 6 Art.2 Definizioni 6 Art.3 Principi organizzativi 7 TITOLO II Procedure telematiche CAPO I Disposizioni comuni Art.4 Sito acquisti on line 7 Art.5 Comunicazione e sottoscrizione dei documenti elettronici 7 Art.6 Norme tecniche di funzionamento del sistema 8 CAPO II Asta telematica Art.7 Asta telematica 8 Art.8 Indirizzario delle imprese 8 Art.9 Identificazione 8 Art.10 Pubblicità 8 Art.11 Bando di asta telematica 8 Art.12 Documentazione per l asta telematica 8 Art.13 Abilitazione 8 Art.14 Criteri e modalità di aggiudicazione 8 Art.15 Pubblicità delle sedute 9 Art.16 Cauzione e stipula dei contratti 9 CAPO III Mercato Elettronico Art.17 Mercato elettronico 9 Art.18 Bando di abilitazione 9 Art.19 Abilitazione al mercato elettronico 10 Art.20 Sospensione e revoca 10 Art.21 Disabilitazione 10 Art.22 Cataloghi dei prodotti abilitati 10 Art.23 Acquisti da cataloghi 10 TITOLO I Disposizioni generali Art. 1 (Finalità e ambito di applicazione) 1. Il presente regolamento disciplina, in attuazione di quanto previsto all articolo 34 comma 2 della legge regionale 8 marzo 2001, n.12 (Disciplina dell attività contrattuale regionale) e successive modifiche, lo svolgimento di procedure telematichediacquistodibenieservizidiimporto inferiore alla soglia di rilievo comunitario e, per quantononincontrastoconla normativacomunitaria, anche di importo superiore. Le disposizioni del presente regolamento non si applicano alleprocedurediadesionealleconvenzionidicui all articolo 7 della l.r. 12/ Le procedure telematiche di acquisto sono definite nel rispetto dei principi di trasparenza, semplificazione e parità di trattamento, nonché delle disposizioni, anche tecniche, di recepimento della normativa comunitaria sulle firme elettroniche e sulla documentazione amministrativa. 3. Rimane ferma, fino a nuova diversa determinazione da parte delle amministrazioni, la possibilità di effettuare gli approvvigionamenti di beni e servizi con le tradizionali procedure di scelta del contraente, anche utilizzando a supporto del procedimento sistemi elettronici e telematici secondo le disposizioni della normativa vigente e del presente regolamento. Art.2 (Definizioni) 1.Aifinidelpresenteregolamentosiintendeper:

2 BOLLETTINO UFFICIALE DELLA REGIONE TOSCANA - N. 3 7 a) procedura telematica: la procedura di asta telematica e di mercato elettronico; b) asta telematica: la procedura che consente all amministrazione aggiudicatrice di effettuare approvvigionamenti di beni e servizi attraverso sistemi elettronici e telematici di negoziazione ponendo in competizione gli offerenti; c) mercato elettronico: l insieme delle procedure che consentono all amministrazione di effettuare approvvigionamento di beni e servizi direttamente dai cataloghi predisposti da utenti selezionati; d) sistema elettronico e telematico di negoziazione: l insieme delle soluzioni tecniche che consentono di effettuare acquisti di beni e servizi attraverso l utilizzo delle reti di telecomunicazione dell informatica e dei sistemi di negoziazione e pagamento elettronico; e) le amministrazioni: i soggetti di cui all art. 2 della LR 12/2001; f) unità ordinante: ogni soggetto abilitato nell ambito delle amministrazioni aggiudicatrici ad impegnare l amministrazione per l acquisto di beni e servizi; g) gestore del sistema: il soggetto pubblico o privato di cui l amministrazione aggiudicatrice può avvalersi, nel rispetto della normativa vigente in tema di scelta del contraente, per la gestione tecnica del sistema elettronico e telematico di negoziazione; h) utente: il fornitore di beni e servizi abilitato ai sensi del presente regolamento a partecipare a procedure telematiche; i) procedura di identificazione: la modalità informatica che consente all utente l accesso al sistema; l) indirizzario: elenco delle imprese che hanno richiesto all amministrazione di essere avvertite in occasione di gare telematiche; m)sito: il luogo tematico dove sono resi disponibili agli utenti le informazioni e i servizi necessari all espletamento delle procedure telematiche; n) firma digitale: lo strumento tecnologico che attribuisce valore legale (validazione) ad un documento elettronico secondo quanto previsto dalla normativa vigente. Art. 3 (Principi organizzativi) 1. Il trattamento dei dati personali necessari alle finalità di cui al presente regolamento è svolto nel rispetto dei principi generali fissati dalla legge 31 dicembre 1996, n.675 (Tutela delle persone e degli altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali) e successive modifiche, nonché delle misure minime di sicurezza prescritte dai regolamenti emanati ai sensi dell articolo 15, comma 2, della medesima l. 675/ Il diritto di accesso ai documenti amministrativi si esercita, in conformità delle disposizioni previste dalla legge regionale 20 gennaio 1995, n.9 (Disposizioni in materia di procedimento amministrativo e di accesso agli atti) e dalle direttive regionali emanate in materia, tramite interrogazioni delle registrazioni di sistema che contengono la documentazione in formato elettronico degli atti della procedura. Sono escluse dal diritto di accesso le soluzioni tecniche ed i programmi per elaboratore utilizzati dall amministrazione o dal gestore del sistema ove coperti da diritti di privativa intellettuale. TITOLO II Procedure telematiche CAPO I Disposizioni comuni Art. 4 (Sito acquisti on line) 1. Per la gestione delle procedure telematiche di acquisto è istituito un apposito sito Internet. 2. Il sito contiene la documentazione relativa alle procedure telematiche, tutte le modalità di espletamento delle stesse e le informazioni sul funzionamento del sistema elettronico e telematico. 3. Le modalità tecnico-informatiche di realizzazione del sito sono definite con decreto del dirigente competente in materia di innovazioni organizzative e tecnologiche. Art.5 (Comunicazioni e sottoscrizione dei documenti elettronici) 1. Le offerte, le dichiarazioni e gli atti delle procedure di acquisto sono validati con la firma digitale o con gli altri strumenti di identificazione previsti dalla normativa vigente in materia di documentazione amministrativa. 2. Alle comunicazioni ed alle trasmissioni di documenti fra l utente e l amministrazione si applicano le disposizioni di cui all articolo 14 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa) e successive modifiche. 3.Lecomunicazioniagliutentisidannoper eseguite con la spedizione effettuata alla casella di posta elettronica indicata dal destinatario ai fini della procedura telematica di acquisto. 4. Le operazioni effettuate nell ambito delle gare telematiche e dei sistemi informatici di negoziazione sono riferibili all utente sulla base della procedura di identificazione e si intendono compiute nell ora e nel giorno risultante dalle registrazioni di sistema.

3 BOLLETTINO UFFICIALE DELLA REGIONE TOSCANA - N Fino alla completa attuazione della disciplina della firma digitale la documentazione inviata dalle imprese con modalità telematiche deve essere confermata tramite l invio per posta unitamente, ove richiesto, a copia fotostatica del documento d identità del legale rappresentante. Art. 6 (Norme tecniche di funzionamento del sistema) 1. Le procedure telematiche di acquisto sono disciplinate, oltre che dal presente regolamento, anche dalle norme tecniche di funzionamento del sistema, adottate con decreto del dirigente responsabile della struttura competente in materia di innovazioni organizzative e tecnologiche. CAPO II Asta telematica Art. 7 (Asta Telematica ) 1. Le amministrazioni possono procedere mediante asta telematica ad acquisti di beni e servizi di importo inferiore alla soglia di rilievo comunitario e, per quanto non in contrasto con la normativa comunitaria, anche di importo superiore. Art. 8 (Indirizzario delle imprese) 1. Le imprese che intendono partecipare alle aste telematiche possono segnalare all amministrazione il loro interesse ad essere avvisate per via telematica dell avvio di una procedura di acquisto. 2. Le imprese interessate vengono inserite in un elenco telematico suddiviso per tipologie generali di beni e servizi collocato sul sito dell amministrazione, previa indicazione dei dati identificativi dell impresa e delle tipologie di beni e servizi a cui l impresa è interessata. Art. 9 (Identificazione) 1. L identificazione è la procedura che consente al concorrente, previa comunicazione dei propri dati identificativi, di essere riconosciuto come utente dal sistema. 2. Il concorrente, identificato secondo le regole tecniche di cui all articolo 6, accede in maniera sicura al sistema e quindi alla documentazione relativa all asta telematica. Art. 10 (Pubblicità) 1. L asta telematica è preceduta dalla pubblicazione del bando di asta sul sito di cui all articolo Qualora l importo stimato dell asta sia pari o superioreallesogliedirilievocomunitario,sidà luogo alle forme di pubblicità previste dalla normativa di recepimento delle direttive comunitarie. Art. 11 (Bando di asta telematica) 1. Il bando contiene almeno le seguenti informazioni: a) l oggetto e l importo stimato della fornitura o del servizio ed il criterio di aggiudicazione; b) la procedura per l identificazione; c) l indicazione della documentazione relativa all asta telematica, ai sensi dell articolo 12; d) il termine ultimo per la richiesta di abilitazione di cui all articolo 13 e per la trasmissione dell offerta; e) il giorno e l ora in cui è fissato l inizio delle operazioni e la loro durata. 2. Qualora l importo stimato dell asta sia pari o superiore alle soglie di rilievo comunitario il bando contiene anche le indicazioni previste dalla normativa di recepimento delle direttive comunitarie. Art. 12 (Documentazione) 1. L asta telematica è disciplinata, oltre che dal bando di gara, dai seguenti atti: a) capitolato speciale; b) disciplinare di gara; c) norme tecniche di funzionamento del sistema, di cui all articolo 6. Art. 13 (Abilitazione) 1. Le imprese interessate, in possesso dei requisiti di idoneità giuridica e di capacità tecnica organizzativa ed economica finanziaria stabiliti nella documentazione di gara, sono abilitate a partecipare all asta telematica con atto del dirigente responsabile del contratto. Art. 14 (Criteri e modalità di aggiudicazione dell asta) 1. L asta telematica è aggiudicata in base ad uno dei seguenti criteri: a) prezzo più basso; b) offerta economicamente più vantaggiosa. 2. In caso di gare di importo inferiore alla soglia comunitaria il bando fissa un termine non inferiore a trenta giorni per la presentazione della richiesta di abilitazione e la trasmissione dell offerta. In caso di gare di importo pari o superiore alle soglie di rilievo comunitario i termini minimi sono quelli indicati dalla normativa di recepimento delle direttive comunitarie.

4 BOLLETTINO UFFICIALE DELLA REGIONE TOSCANA - N Partecipano all asta telematica le imprese che, entro il termine previsto nel bando, hanno presentato la documentazione per l abilitazione e l offerta in conformità a quanto previsto nel bando. 4. Prima dell apertura della seduta di gara il dirigente responsabile del contratto procede ad abilitare le imprese partecipanti. 5. Nel caso di aggiudicazione con il criterio del prezzo più basso il dirigente responsabile del contratto nel giorno e nell ora fissata per la seduta digaraprocedeadaprireleoffertedituttele imprese abilitate ed ad individuare la migliore offerta. In caso di parità, l aggiudicazione è disposta a favore dell offerta acquisita per prima alla procedura. 6. Nei casi in cui è prevista l aggiudicazione con offerte a rilancio il dirigente, nel giorno e nell ora fissata per la seduta di gara, apre le offerte presentate dai soggetti abilitati ed individua l offerta di prezzo più basso che costituisce la base per l effettuazione di ulteriori offerte in miglioramento. La durata della gara è fissata in venti minuti dal momento dell individuazione della base per l effettuazione degli ulteriori rilanci, con possibilità di estensione della stessa di due minuti in caso di offerta presentata negli ultimi tre minuti di gara. 7. Nel corso delle operazioni di cui al comma 6 le offerte dei concorrenti sono visibili nel contenuto, ma né è criptata la provenienza; terminata la fase del rilancio il sistema informatico evidenzia la migliore offerta ed il relativo offerente; dallo stesso momento sono visibili, oltre a tutte le offerte pervenute, i relativi offerenti. Se durante la gara non viene presentata offerta in miglioramento, la fornitura o il servizio è aggiudicato all offerta di prezzo più basso che ha costituito la base per i successivi rilanci. 8. Nel caso di aggiudicazione con il criterio dell offerta economicamente più vantaggiosa non sono ammesse offerte al rilancio. Qualora non siano stati previsti sistemi automatici per l attribuzione del punteggio per tutti gli elementi di valutazione, il dirigente responsabile del contratto può nominare una Commissione, composta da tre membri, dipendenti pubblici, che effettua la valutazione dell offerta tecnica sulla base degli elementi e dei punteggi massimi stabiliti nel bando o nel capitolato speciale d appalto. Il dirigente o la commissione procedono in sedute riservate ad effettuare la valutazione tecnica dell offerta e ad assegnare i punteggi. 9. Conclusa la valutazione tecnica di cui al comma 8 e resi disponibili sul sito internet i punteggi attribuiti alle offerte tecniche, il dirigenteprocedeadaprireleofferteeconomicheead individuare la migliore offerta sulla base del punteggio attribuito dal sistema. In presenza di offerte con identico punteggio complessivo l aggiudicazione è disposta a favore dell offerta che ha ottenuto il maggior punteggio per la valutazione tecnica ovvero, in caso di parità, all offerta acquisita per prima alla procedura. 10. Rimane ferma la facoltà dell amministrazione di verificare la congruità delle offerte ai sensidilegge. 11. L amministrazione si riserva la facoltà di sospendere o rinviare la seduta di gara qualora, nel corso della negoziazione, si verifichino anomalie nel funzionamento dell applicativo o delle reti che impediscano ai partecipanti l accesso al sito o la formulazione delle offerte. Art. 15 (Pubblicità delle sedute) 1. Le sedute di aggiudicazione dell asta telematica sono aperte al pubblico che può seguire lo svolgimento della gara direttamente o per via telematica. 2. Il dirigente e la commissione possono avvalersi dell ufficiale rogante della Regione Toscana per la verbalizzazione delle sedute. Art. 16 (Cauzione e stipula dei contratti) 1. Per le procedure di asta telematica di importo superiore alla soglia di rilievo comunitario si applica l articolo 25 (Cauzione) della l.r. 12/2001, con esclusione del comma 7. La stipula dei contratti avviene in forma pubblico amministrativa. CAPO III Mercato Elettronico Art. 17 (Mercato elettronico) 1. Al di sotto della soglia di rilievo comunitario le amministrazioni possono avvalersi del mercato elettronico, per effettuare acquisti di beni e servizi direttamente da cataloghi predisposti da utenti selezionati attraverso un bando di abilitazione. Art. 18 (Bando di abilitazione ) 1. Il bando di abilitazione al mercato elettronico contiene in particolare: a) le categorie merceologiche per settori di prodotti e servizi in cui è organizzato il mercato elettronico; b) le specifiche tecniche, costruttive e di qualitàdeibeni,nonchéilivellideiservizioffertiaifini dell abilitazione dei fornitori; c) le modalità ed i requisiti soggettivi ed oggettivi necessari per le domande di abilitazione ed criteri di valutazione delle stesse;

5 BOLLETTINO UFFICIALE DELLA REGIONE TOSCANA - N. 3 d) la durata dell abilitazione degli utenti a partecipare al mercato elettronico; e) l indicazione del sito sul quale sono rese disponibili le eventuali informazioni relative: 1) ai mezzi telematici disponibili per la presentazione delle domande di abilitazione; 2) agli strumenti informatici e telematici messi a disposizione degli utenti per la pubblicazione dei cataloghi e l invio delle offerte; 3) alle informazioni sul funzionamento del mercato elettronico; 4) alle metodologie utilizzate per le richieste automatiche di quotazione; 5) alle fattispecie di esclusione del singolo utente; 6) alle modalità ed ai criteri per la dimostrazione da parte degli offerenti del possesso dei requisiti soggettivi ed oggettivi e della loro permanenza anche al momento della conclusione del contratto; 7) alle modalità di invio delle comunicazioni; 8) alle modalità con cui saranno pubblicati sul sito gli avvisi di aggiudicazione. Art. 19 (Abilitazione al mercato elettronico) 1. Tutti soggetti in possesso dei requisiti indicati nel bando, che ne fanno in qualunque momento domanda, sono abilitati al mercato elettronico. 2. Contestualmente all abilitazione è consentito al fornitore abilitato l accesso al mercato elettronico. 3. Il fornitore abilitato può richiedere in qualsiasi momento l estensione dell abilitazione ad altri prodotti previsti nel bando. Art. 20 (Sospensione e revoca) 1. L amministrazione ha facoltà di sospendere erevocaremotivatamente,inqualsiasimomento, l abilitazione del fornitore o l abilitazione di uno o più prodotti. Art. 21 (Disabilitazione) 1. Ciascun fornitore può, con le modalità previste nel sito, chiedere di essere disabilitato dal mercato elettronico, fermi restando gli obblighi già assunti. La richiesta di disabilitazione deve essere inoltrata con un preavviso di cinque giorni. A seguito dell invio della richiesta il fornitore si impegna a non compiere atti finalizzati alla conclusione di nuovi contratti, fatta salva l esecuzione delle attività richieste per il corretto e completo adempimento degli obblighi già assunti. Art. 22 (Cataloghi dei prodotti abilitati) 1. I fornitori abilitati predispongono il catalogo contenente tutti i prodotti per i quali è stata concessa l abilitazione e gli elementi essenziali per la conclusione del contratto. Il catalogo ha valore di offerta al pubblico ai sensi dell articolo 1336 del codice civile, fatto salvo il rispetto dell importo minimo di consegna ed il raggiungimento della disponibilità massima di periodo, se prevista nel bando. 2. Il catalogo deve contenere tutti i prodotti per i quali è stata concessa l abilitazione. 3. Il fornitore abilitato si impegna a mantenere sempre aggiornato il catalogo avendo cura, tra l altro, che i prodotti per i quali è stata concessa l abilitazione siano effettivamente disponibili. 4. Il fornitore è il solo ed esclusivo responsabile del contenuto del catalogo e si impegna a fornire una descrizione veritiera, corretta e non ingannevole dei prodotti abilitati. 5. Il fornitore garantisce di essere unico ed esclusivo proprietario dei prodotti abilitati inseriti nel catalogo, o, comunque, di poterne liberamente disporre nel pieno rispetto di qualsiasi diritto o legittima pretesa. Art. 23 ( Acquisti da Cataloghi) 1. Le unità ordinanti possono acquistare direttamente dai cataloghi predisposti dagli utenti o richiedere ulteriori offerte agli stessi. 2. In caso di acquisto diretto il sistema individua automaticamente la migliore offerta di prezzo presente nei cataloghi. L ordine al fornitore ha efficacia di accettazione dell offerta contenuta nel catalogo, fatto salvo quanto stabilito in caso di raggiungimento della disponibilità massima di periodo ovvero dell importo minimo di consegna stabilito dal fornitore. 3. Nel caso di richiesta di ulteriori offerte, il sistema informatico di negoziazione provvede a valutare in maniera automatica le ulteriori offerte di prezzo ricevute, predisponendo una graduatoria delle stesse. Il presente Regolamento è pubblicato nel Bollettino Ufficiale della Regione Toscana. E fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e farlo osservare come Regolamento della Regione Toscana. MARTINI Firenze, 7 gennaio 2003