Prot.n. Istituto Italiano Statale Omnicomprensivo Galileo Galilei Addis Abeba UFFICIO P.O.Box n.970 Addis Abeba (Etiopia) TELEFONO 00251 111551101-551396 FAX 00251 111552060 EMAIL istitutocomprensivo.addisabeba@gmail. com amb.addisabeba.scuolaitaliana@cert.es teri.it WEB Addis Abeba, 05 ottobre 2018 Alla cortese attenzione del personale docente di tutti gli ordini di scuola SEDE Oggetto: AGGIORNAMENTI E CHIARIMENTI IN MATERIA DI MAGGIORAZIONE PER SPESE DI ABITAZIONE Si trasmette in allegato il comunicato DEL MAECI- DGRI UFF. VII DEL 03 OTTOBRE 2018 PROT.N. MAE01722032018-10-03 relativo all` oggetto, con la preghiera di prenderne visione. Cordiali saluti Il Dirigente Scolastico Dott.ssa Stefania PASQUALONI Red.Scuole/ E. De Santis
04/10/2018 MAE01722032018-10-0303102018 Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale DGRI - Ufficio VII MAE01722032018-10-03 Protocollo Arrivo Classifica NON CLASSIFICATO Urgenza ORDINARIO Page 1 of 3 Protocollo MAE01722032018-10-03 Data 03 OTTOBRE 2018 Assegnazioni ABIDJAN AMB / ABU DHABI AMB / ABUJA AMB / ACCRA AMB / ADDIS ABEBA AMB / ALGERI AMB / AMMAN AMB / ANKARA AMB / ASMARA AMB / ASSUNZIONE AMB / ASTANA AMB / ATENE AMB / BAGHDAD AMB / BAKU AMB / BANGKOK AMB / BEIRUT AMB / BELGRADO AMB / BERLINO AMB / BERNA AMB / BOGOTA AMB / BRASILIA AMB / BRATISLAVA AMB / BRAZZAVILLE AMB / BRUXELLES AMB / BUCAREST AMB / BUDAPEST AMB / BUENOS AIRES AMB / IL CAIRO AMB / CANBERRA AMB / CARACAS AMB / CHISINAU AMB / COLOMBO AMB / COPENAGHEN AMB / DAKAR AMB / DAMASCO AMB / DAR ES SALAAM AMB / DHAKA AMB / DOHA AMB / DUBLINO AMB / GUATEMALA AMB / HANOI AMB / HARARE AMB / HELSINKI AMB / ISLAMABAD AMB / JAKARTA AMB / JEREVAN AMB / KABUL AMB / KAMPALA AMB / KHARTOUM AMB / KIEV AMB / KINSHASA AMB / KUALA LUMPUR AMB / AL KUWAIT AMB / L'AJA AMB / LA PAZ AMB / L'AVANA AMB / LA VALLETTA AMB / LIBREVILLE AMB / LIMA AMB / LISBONA AMB / LONDRA AMB / LUANDA AMB / LUBIANA AMB / LUSAKA AMB / LUSSEMBURGO AMB / MADRID AMB / MANAGUA AMB / MANILA AMB / MANAMA AMB / MAPUTO AMB / MASCATE AMB / CITTA DEL MESSICO AMB / MINSK AMB / MONACO PRINCIPATO AMB / MOSCA AMB / MONTEVIDEO AMB / NAIROBI AMB / NEW DELHI AMB / NICOSIA AMB / OSLO AMB / OTTAWA AMB / PANAMA AMB / PARIGI AMB / PECHINO AMB / PODGORICA AMB / PRAGA AMB / PRETORIA AMB / QUITO AMB / RABAT AMB / RIAD AMB / RIGA AMB / SANAA AMB / SANTIAGO AMB / SARAJEVO AMB / SEOUL AMB / SINGAPORE AMB / SAN JOSE AMB / SKOPJE AMB / SAN MARINO AMB / SOFIA AMB / SAN SALVADOR AMB / STOCCOLMA AMB / TALLINN AMB / TASHKENT AMB / TBILISI AMB / TEHERAN AMB / TEL AVIV AMB / TIRANA AMB / TOKYO AMB / TRIPOLI AMB / TUNISI AMB / VARSAVIA AMB / SANTA SEDE AMB / VIENNA AMB / VILNIUS AMB / WASHINGTON AMB / WELLINGTON AMB / YANGON AMB / YAOUNDE AMB / ZAGABRIA AMB / PRISTINA AMB / TAIPEI DDS / MOGADISCIO AMB / ASHGABAT AMB / GERUSALEMME CONS GEN / ULAANBAATAR AMB / SANTO DOMINGO AMB / NIAMEY AMB / CONAKRY AMB / BENGASI CONS GEN / DUBAI CONS GEN / LOMAS DE ZAMORA AGENZIA CONS / MORON AGENZIA CONS / WOLFSBURG AGENZIA CONS / ADELAIDE CONS / ATENE CANCELLERIA CONS / BAHIA BLANCA CONS GEN / BARCELLONA CONS GEN / BASILEA CONS / BELO HORIZONTE CONS / BOSTON CONS GEN / BRISBANE CONS / BRUXELLES CANCELLERIA CONS / BUENOS AIRES CONS GEN / IL CAIRO CANCELLERIA CONS / CALCUTTA CONS GEN / CANTON CONS GEN / CAPE TOWN CONS / CAPODISTRIA CONS GEN / CARACAS CONS GEN / CASABLANCA CONS GEN / CHARLEROI CONS GEN / CHICAGO CONS GEN / COLONIA CONS GEN / CORDOBA CONS GEN / CURITIBA CONS GEN / DETROIT CONS / DORTMUND CONS / EDIMBURGO CONS GEN / FILADELFIA CONS GEN / FIUME CONS GEN / FRANCOFORTE CONS GEN / FRIBURGO CONS / GEDDA CONS GEN / GINEVRA CONS GEN / HANNOVER CONS GEN / HONG KONG CONS GEN / HOUSTON CONS GEN / ISTANBUL CONS GEN / IZMIR CONS / JOHANNESBURG CONS GEN / KARACHI CONS / LAGOS CONS GEN / LOS ANGELES CONS GEN / LA PLATA CONS GEN / LIONE CONS GEN / LONDRA CONS GEN / LUGANO CONS GEN / MADRID CANCELLERIA CONS / MARACAIBO CONS / MARSIGLIA CONS GEN / MELBOURNE CONS GEN / MENDOZA CONS / METZ CONS GEN / MIAMI CONS GEN / MONACO DI BAVIERA CONS GEN / MONTREAL CONS GEN / MOSCA CONS GEN / MAR DEL PLATA CONS / MUMBAI CONS GEN / NIZZA CONS GEN / NEW YORK CONS GEN / OSAKA CONS GEN / PORTO ALEGRE CONS GEN / PARIGI CONS GEN / PERTH CONS / RECIFE CONS / RIO DE JANEIRO CONS GEN / ROSARIO CONS GEN / SAN FRANCISCO CONS GEN / SHANGHAI CONS GEN / SAN PAOLO CONS GEN / SAN PIETROBURGO CONS GEN / STOCCARDA CONS GEN / SYDNEY CONS GEN / TORONTO CONS GEN / VALONA CONS GEN / VANCOUVER CONS GEN / VIENNA CANCELLERIA CONS / ZURIGO CONS GEN / CHONGQING CONS GEN / HO CHI MINH CITY CONS GEN / ERBIL CONS / HONG KONG IIC / ADDIS ABEBA IIC / ALGERI IIC / AMBURGO IIC / AMSTERDAM IIC / ATENE IIC / BARCELLONA IIC / BEIRUT IIC / BELGRADO IIC / BERLINO IIC / BOGOTA IIC / BRATISLAVA IIC / BRUXELLES IIC / BUCAREST IIC / BUDAPEST IIC / BUENOS AIRES IIC / IL CAIRO IIC / CARACAS IIC / CHICAGO IIC / COLONIA IIC / COPENAGHEN IIC / CORDOBA IIC / CRACOVIA IIC / DAMASCO IIC / DUBLINO IIC / EDIMBURGO IIC / GUATEMALA IIC / HAIFA IIC / HELSINKI IIC / ISTANBUL IIC / JAKARTA IIC / KIEV IIC / LOS ANGELES IIC / LA VALLETTA IIC / LIMA IIC / LIONE IIC / LISBONA IIC / LONDRA IIC / LUBIANA IIC / MADRID IIC / MELBOURNE IIC / CITTA DEL MESSICO IIC / MONACO DI BAVIERA IIC / MONTREAL IIC / MOSCA IIC / MONTEVIDEO IIC / NAIROBI IIC / NEW DELHI IIC / NEW YORK IIC / OSAKA IIC / OSLO IIC / PARIGI IIC / PECHINO IIC / PRAGA IIC / PRETORIA IIC / RABAT IIC / RIO DE JANEIRO IIC / SANTIAGO IIC / SEOUL IIC / SAN FRANCISCO IIC / SHANGHAI IIC / SINGAPORE IIC / SOFIA IIC / SAN PAOLO IIC / SAN PIETROBURGO IIC / STOCCARDA IIC / STOCCOLMA IIC / STRASBURGO IIC / SYDNEY IIC / TEL AVIV IIC / TIRANA IIC / TOKYO IIC / TORONTO IIC / TRIPOLI IIC / TUNISI IIC / VARSAVIA IIC / VIENNA IIC / VILNIUS IIC / WASHINGTON IIC / ZAGABRIA IIC / ZURIGO IIC / MARSIGLIA IIC / MUMBAI IIC / STRASBURGO RAP CONSIGLIO EUROPA / ROMA RAP ONU / BRUXELLES RAP NATO / GINEVRA RAP ONU / NEW YORK RAP ONU / VIENNA RAP ONU / VIENNA RAP OSCE / PARIGI RAP UNESCO / BRUXELLES RAP UE / PARIGI RAP OOII / GINEVRA RAP DISARMO Visione DGAI - UFFICIO VIII / DGRI - D.G. RISORSE E INNOVAZIONE / DGRI - UFFICIO VII / SEGR - UNITA' DI COORDINAMENTO / CERI - CERIMONIALE DIPLOMATICO / CERI - UFFICIO I / CERI - UFFICIO II / CERI - UFFICIO III / CONSIGLIO GENERALE ITALIANI ALL'ESTERO / COMMISSIONE NAZIONALE ITALIANA UNESCO / CONT - SERVIZIO AFFARI GIURIDICI CONTENZIOSO TRATTATI / CONT - UFFICIO I / CONT -
ALLEGATO 1 - LE NOVITA IN DETTAGLIO 1) Nuova funzionalità di revoca della validata: è operativa una funzione che permette la revoca da parte del Titolare della Sede delle dichiarazioni di canone di locazione già dichiarate conformi dal funzionario incaricato e validate dallo stesso titolare, in caso di errori e di correzioni da apportare. A tale riguardo, si precisa che il tasto di revoca comporta l annullamento di tutti gli adempimenti svolti sino a quel momento e che pertanto occorrerà inserire una ex novo; 2) Inserimento delle dichiarazioni e caricamento della documentazione giustificativa da parte del personale cessato: è stata implementata una nuova funzionalità che permetterà al personale cessato dal servizio estero (per trasferimento ad altra sede o per rientro a Roma) di poter inserire la documentazione inerente al contratto di locazione o all alloggio in strutture alberghiere relativa alla precedente sede (, contratto, traduzione e giustificativi), qualora non sia stato possibile provvedervi prima della cessazione dalla sede. Il personale cessato potrà pertanto accedere su Mydeskincloud (https://scrivaniaweb.esteri.it), con le consuete credenziali, entro il limite massimo di sei mesi dalla data di cessazione. Anche il personale per cui sia cessato definitivamente il rapporto di lavoro con il MAECI potrà usufruire di tale funzione, per tutto il periodo di conservazione dell utenza di dominio. Resta inteso che di regola l inserimento delle dichiarazioni e il caricamento della relativa documentazione giustificativa deve essere fatto tempestivamente e comunque prima della partenza; 3) Dichiarazioni e documentazione allegata in caso di alloggio provvisorio in albergo/residence: la DGAI sta lavorando al fine di implementare in futuro il portale con una nuova funzionalità che permetterà al personale che usufruisce di alloggio provvisorio in albergo o residence, nel limite massimo di permanenza previsto di sei mesi, di richiedere la validazione da parte del Titolare della Sede senza dover inserire il contratto, laddove lo stesso risulti mancante. In tali casi, la sarà direttamente visibile al Titolare della Sede per la validazione, senza passare dal funzionario incaricato per la. Non appena validata la di alloggio temporaneo, l interessato potrà inserire i giustificativi di spesa corredati dalla relativa traduzione ed inviarli al funzionario incaricato per la di. Fino a che la predetta funzionalità non sarà disponibile, si suggerisce di sopperire alla mancanza di contratto, allegando alla la ricevuta dell albergo/residence, ove disponibile, ovvero un autocertificazione che attesti il soggiorno provvisorio in una struttura alberghiera; 4) Aggiornamento delle FAQ, redatte in collaborazione con la DGAI, pubblicate sulla Maenet al percorso Home/procedure/DGRI - Ufficio VII - Competenze economiche/trattamento economico all'estero/maggiorazione abitazione : il nuovo testo contenente le domande più frequenti (FAQ), ordinate tematicamente, sintetizza le richieste di chiarimenti e/o di assistenza tecnica pervenute nell ultimo periodo. Si attira l attenzione del personale sull importanza, prima di operare sul portale, di prendere visione del predetto documento, di cui si elencano gli aspetti più rilevanti: a) Utilizzo della funzione di chiusura anticipata e nuova e casi in cui avvalersi della stessa; b) Focus sulle spese accessorie ammissibili e non ammissibili al rimborso, con particolare riferimento alle spese condominiali e alle spese relative alle utenze private. In riferimento a tale aspetto, preme precisare che le spese condominiali ammesse sono solo quelle relative alle parti comuni dell immobile, escluse le spese riferite alle utenze dell appartamento, ancorché comprese negli oneri condominiali; c) Tempistica e modalità di inserimento dei giustificativi di spesa corredati di traduzione e connessi adempimenti; d) Modalità di conversione delle spese sostenute in valuta diversa rispetto a quella locale ed ammesse a rimborso; e) Procedura di e di validazione delle dichiarazioni dei titolari dei Consolati; f) Procedura di e di validazione delle dichiarazioni del personale degli IIC.
MAGGIORAZIONE SPESE DI ABITAZIONE Le domande più comuni di utenti, operatori, responsabili informatici e responsabili del personale alla Direzione delle Risorse Umane e Innovazione e alla Direzione per l amministrazione, l informatica e le comunicazioni. Informazione utile all utenza Il 16/05/2018 è subentrata una nuova modalità di compilazione della relativa alle spese di abitazione sostenute durante il servizio estero ex art. 178 DPR 18/1967 (vedasi i messaggi della DGRI, Messaggi prot. 83039 dell'11 maggio 2018 e prot. 89901 del 22 maggio 2018). Questa nuova modalità tende a soddisfare due obiettivi: L esigenza degli organi di controllo (UCB) di verificare la documentazione relativa ai contratti di locazione La dematerializzazione dei documenti cartacei a supporto dell attribuzione della maggiorazione per spese di abitazione Pertanto, le dichiarazioni di spese di abitazione aventi decorrenza successiva al 16/05/2018 seguono la nuova procedura, secondo cui la insieme al contratto scansionato e alla traduzione delle clausole viene inviata al funzionario incaricato al rilascio della di. Successivamente a questo passaggio, il funzionario incaricato invia la e la documentazione allegata al Titolare della Sede per la validazione. Per le dichiarazioni aperte alla data del 16/05/2018 e già validate, è stata data la possibilità di allegare il contratto scansionato e la traduzione delle clausole senza dover revocare la validazione del Titolare della Sede, per il successivo invio al funzionario incaricato della di. INFORMAZIONI PRELIMINARI FAQ 1. A cosa serve la sezione Maggiorazione Spese di Abitazione su MydeskinCloud? La sezione relativa alla Maggiorazione Spese di Abitazione è una procedura on line che, eliminando la trasmissione della documentazione cartacea, consente l invio telematico dei dati al sistema contabile di pagamento dell ISE e al sistema di monitoraggio degli organi di controllo. 1
2. Cos è la di spese di abitazione? La è un autocertificazione in cui il dipendente fornisce le informazioni richieste dall art. 178 DPR 18/1967 (indicazione alloggio, canone, ecc.). Tale viene compilata esclusivamente in modalità telematica sull apposito portale, accedendo alla relativa sezione presente su Mydeskincloud. 3. Cosa devo fare per ottenere la Maggiorazione per Spese di Abitazione? Per ottenere la Maggiorazione Spese di Abitazione, occorre accedere alla piattaforma MydeskinCloud https://scrivaniaweb.esteri.it e nella sezione Modulistica compilare la, allegare il contratto scansionato e la traduzione delle clausole assicurando la coerenza delle date della con quelle del contratto, e inviare la. Si rimanda alle GUIDE disponibili in MydeskinCloud e in https://farnesina.esteri.it/19884/home/maggiorazioneabitazione e alla Tabella 1 allegata in fondo alla sezione delle FAQ dedicate alla per la maggiorazione per spese di abitazione. 4. Come deve procedere il personale non di ruolo percettore della maggiorazione per spese di abitazione, che non sia già munito delle credenziali per accedere a Mydeskincloud (https://scrivaniaweb.esteri.it)? L utenza di dominio può essere richiesta al seguente indirizzo email: helpdesk4048@esteri.it (Cfr. Guide disponibili nella sezione Procedure DGRI https://farnesina.esteri.it/19884/home/maggiorazioneabitazione). 5. Che differenza c è fra le dichiarazioni antecedenti al 16/05/2018 e quelle successive? Il 16/05/2018 è la data in cui entra in vigore il nuovo portale relativo alla maggiorazione spese di abitazione, in virtù del quale i dipendenti devono allegare la documentazione relativa al contratto, la traduzione delle clausole e, successivamente, i giustificativi. Anche per i contratti in vigore alla data del 16/05/2018 e già validati va allegata la predetta documentazione. L operazione è consentita senza necessità di revoca della validazione del Titolare della Sede. 6. A chi mi posso rivolgere per i quesiti di natura giuridica? L Ufficio VII della DGRI è disponibile all indirizzo DGRI-07.trattamentoestero@esteri.it 2
7. A chi mi posso rivolgere per i quesiti di natura informatica? Per tali quesiti scrivere a scrivaniaweb.assiste@esteri.it. LA DICHIARAZIONE PER LA MAGGIORAZIONE PER SPESE DI ABITAZIONE 1. Quali categorie di personale possono inserire la? Il personale che può fare la è: il personale di ruolo del MAECI, gli insegnanti, gli esperti, i carabinieri, i lettori. 2. Quale è l iter della per la maggiorazione per spese di abitazione? La deve essere compilata dal dipendente e corredata a sua cura dal contratto e dalla traduzione. Tale va inviata telematicamente al funzionario incaricato di attestarne la di. Il funzionario incaricato trasmette la corredata dalla documentazione dichiarata conforme al Titolare della Sede per la validazione. 3. Come posso conoscere lo stato di lavorazione della mia? Lo stato di lavorazione è disponibile sia nella Home Page di Mydeskincloud sia nella sezione Modulistica di MydeskinCloud. 4. Perché nella lista delle mie dichiarazioni non vedo la inviata? Occorre assicurarsi di aver scelto dal menu a tendina relativo allo stato della richiesta l opzione Tutte. 5. È obbligatorio allegare il contratto? È obbligatorio allegare il contratto soltanto per le nuove dichiarazioni e per le dichiarazioni relative ai contratti in essere alla data del 16/05/2018. 6. Cosa devo allegare se soggiorno provvisoriamente in albergo o in residence? Per i casi di assenza di contratto, sarà rilasciata una nuova funzionalità che consentirà di richiedere la validazione della senza necessità di allegare il contratto. Nelle more di tale novità, si suggerisce di allegare, in luogo del contratto, le fatture di spesa, se già disponibili (da allegare dopo la validazione anche come giustificativo), ovvero una breve auto in cui si faccia stato della permanenza nella struttura. 7. È obbligatorio allegare la traduzione? Sì, la traduzione delle parti fondamentali del documento (a tal fine si rimanda al modello di traduzione delle clausole del contratto accessibile sul portale) è obbligatoria sia per il contratto che per i giustificativi. La traduzione deve essere corredata dal consueto visto di della traduzione alla lingua originale. 3
8. È obbligatorio allegare i giustificativi? Sì, si devono allegare tutti i giustificativi, debitamente tradotti nelle parti fondamentali, con le modalità e i tempi di cui alla sezione Termini di scadenza. I giustificativi del 2017 andranno allegati solo se relativi ai contratti in essere alla data del 16/05/2018. Entro il 31 marzo dell anno successivo a quello di riferimento dei giustificativi, il funzionario incaricato dovrà dichiarare la di tutti i giustificativi dell anno precedente (anche in un unica operazione). In caso di cessazione in corso d anno la di dei giustificativi riguarderà i giustificativi dell anno in corso fino alla data di cessazione. 9. Dopo che la è stata validata i dati vengono inviati in automatico al sistema contabile per il pagamento? Solo le dichiarazioni nello stato validato dal Titolare della Sede verranno inviate al sistema contabile, che comporterà il pagamento della spettanza nelle tempistiche previste dallo scadenzario delle attività ISE inviato annualmente a tutte le Sedi. 10. Se compilo una errata (importo errato, decorrenze errate, mancanza di documentazione da allegare, documentazione allegata errata ecc.) posso annullare la? Dipende dallo stato della : se è in bozza, il dipendente può correggere in qualunque momento la in autonomia se è inviata al funzionario incaricato, prima che questi rilasci la di, può essere annullata dal funzionario incaricato stesso con il tasto Rifiuta. Il dipendente procede alla modifica. se è già stata dichiarata conforme dal funzionario, può essere annullata dal Titolare della Sede con il tasto Annulla la Dichiarazione. Il dipendente procede alla modifica. se è già validata, il Titolare della Sede può revocare la. Il dipendente dovrà però procedere all inserimento ex novo della e della documentazione caricata in precedenza. 11. Ho allegato i giustificativi ma i documenti sono errati: come posso procedere per allegare quelli corretti? Se non è stata apposta la di, è sufficiente cliccare sul tasto "Elimina" ed inserire la documentazione corretta. Se invece è stata apposta la di, occorre contattare l assistenza per sbloccare l inserimento. Non saranno prese in considerazione richieste di assistenza per giustificativi a cui ancora non è stata apposta la di. 4
Con una nuova funzionalità di prossimo rilascio, lo stesso funzionario incaricato potrà procedere in autonomia all annullamento della rilasciata sui documenti giustificativi relativi all anno precedente, ma comunque entro il 31 marzo di ogni anno. 12. A che serve la funzione Chiusura anticipata e Nuova? È una funzionalità introdotta per chiudere una ancora in essere ed inserirne successivamente una nuova, nei casi in cui il dipendente receda dal contratto in data anteriore a quella originariamente prevista (es. cambio di alloggio prima della scadenza contrattuale). In tale ipotesi, risulta necessaria sia una di chiusura che una nuova. Entrambe le dichiarazioni devono essere validate dal Titolare della Sede. La di chiusura del contratto deve solo essere validata dal Titolare della Sede, mentre la nuova seguirà il medesimo iter descritto nella domanda n. 2 della presente sezione delle FAQ. 13. Devo chiudere la alla data di cessazione dalla Sede, se entrambe le date coincidono? No, non è necessario chiudere la se la data di chiusura del contratto coincide con la data di cessazione dalla Sede. 14. A seguito della cessazione della Sede a qualsiasi titolo, è possibile inserire la o i giustificativi? Con le nuove funzionalità del portale di prossimo rilascio, si potrà operare anche in caso di rientro a Roma, trasferimento ad altra Sede o cessazione del rapporto lavoro con il MAECI. Le funzionalità saranno disponibili per i sei mesi successivi alla cessazione dalla Sede. Resta fermo che il dipendente è tenuto ad inserire la documentazione/giustificativi di spesa prima della data di partenza dalla Sede. 15. Perché il Titolare della Sede non vede la mia da validare sulla piattaforma MIOUFFICIO? Nel caso di nuova, questa non è disponibile per la validazione del Titolare della Sede se ancora non è ancora stata dichiarata conforme. Nel caso di di chiusura, invece, questa è visibile direttamente al momento dell invio da parte del dipendente al Titolare della Sede. 16. Quali sono i requisiti che deve avere la mia affinché abbia seguito il pagamento? La, compilata in tutte le sue parti, deve includere il contratto scansionato e la traduzione delle clausole. Il sistema produce un unico file PDF che include, contratto e traduzione. Il file dovrà essere firmato digitalmente dal funzionario incaricato fuori della piattaforma e la versione firmata dovrà essere inserita 5
nella piattaforma MydeskinCloud. Infine, la, corredata dalla documentazione completa di agli originali, deve essere validata dal Titolare della Sede. 17. Quando posso inserire una nuova? Occorre procedere con una nuova in caso di nuova assunzione in una Sede, ovvero per coprire periodi per i quali non sussiste già una (anche pregressi e anche relativi alla precedente Sede di servizio). Il programma non consente di proseguire con l operazione, se è presente una con date sovrapposte ovvero una in stato di bozza per il medesimo periodo di riferimento. 18. Ho inserito il contratto ma non vedo il tasto Gestione giustificativi : come mai? È possibile inserire i giustificativi nei seguenti casi: dopo che la inviata è stata dichiarata conforme dal funzionario incaricato e validata dal Titolare della Sede; nei casi di dichiarazioni validate precedentemente al 16/05/2018 se è stata fatta la di ; nei casi di chiusura anticipata per i contratti in vigore dal 16/05/2018 dopo la validazione del Titolare della Sede. 19. La mia era già in stato di validata alla data del 16/05/2018 e ora visualizzo il pulsante Carica Contratto : cosa devo fare? Devo allegare il contratto scansionato e la traduzione delle clausole principali, e cliccare su Invia. Il funzionario incaricato, a quel punto, visualizzerà la e gli allegati e potrà rilasciare la di. 20. Come si deve procedere nei casi di dichiarazioni validate prima del 16/05/2018 per le quali occorre apporre delle correzioni? Il Titolare della Sede dalla piattaforma MIOUFFICIO, attraverso il tasto Revoca in corrispondenza della, può revocare la che è stata validata per consentire al dipendente di inserire la nuova corretta. Tabella 1. Stati della Dichiarazione di Maggiorazione per Spese di Abitazione Piattaforma Operatore Stato Iniziale della Click su Stato finale della Risultato dell attività Dipendente, Insegnante, Carabiniere, Esperto Nuovo Creazione della 6
Dipendente, Insegnante, Carabiniere, Esperto Bozza Salva Bozza Bozza Salvataggio della Dipendente, Insegnante, Carabiniere, Esperto Bozza Elimina il Contratto Bozza Contratto eliminato definitivamente Dipendente, Insegnante, Carabiniere, Esperto Bozza Invia la La è in attesa di Dipendente, Insegnante, Carabiniere, Esperto Bozza Annulla la Annullata La non è più utilizzabile Funzionario Incaricato Scarica file comprensivo della e della documentazione sul proprio PC per firmare digitalmente La con il contratto e la traduzione va firmata digitalmente ed allegata nuovamente Funzionario Incaricato Rifiuta Annullata La non è più utilizzabile Funzionario Incaricato Conferma Dichiarata Conforme inviata al Titolare della Sede per la validazione MioUfficio Titolare della Sede Dichiarazione corredata dalla Salva Bozza dell attestazione Dichiarazione Dichiarata Conforme E possibile modificare il modulo di attestazione MioUfficio Titolare della Sede Dichiarazione corredata dalla Registra il modulo di attestazione Dichiarazione Validata 7
MioUfficio Titolare della Sede Dichiarazione corredata dalla Annulla la Dichiarazione Annullata La non è più utilizzabile DATA DECORRENZA DELLA DICHIARAZIONE E VARIAZIONI 1. In caso di variazioni del canone di locazione, anche se il contratto in essere è sempre lo stesso, è necessario procedere alla presentazione di una nuova? Sì. In tali casi, va compilata una nuova, dopo aver provveduto alla chiusura della precedente. Si attira l attenzione sulla necessità di non sovrapporre, né di creare soluzione di continuità, tra i periodi delle due dichiarazioni. 2. In caso di stipula di nuovo contratto relativo allo stesso alloggio e con canone variato, è necessaria una nuova? Sì, è necessaria una nuova se l alloggio è lo stesso e il canone di locazione è variato. 3. I dipendenti che sostengono dei costi per l'alloggio nella nuova Sede di assegnazione, riferiti ad un periodo antecedente alla formale assunzione, possono includere tali spese? La maggiorazione per le spese di abitazione è una maggiorazione dell ISE e, pertanto, può essere riconosciuta solo ed unicamente qualora il dipendente abbia diritto al pagamento dell ISE. Non possono, quindi, essere ammesse spese di alloggio relative a periodi antecedenti alla data di assunzione nella Sede di servizio. ONERI CONDOMINIALI E ALTRI ONERI ACCESSORI 1. Possono essere inclusi gli oneri condominiali il cui importo non è quantificato nel contratto? Gli oneri condominiali possono essere inclusi nel costo mensile dell alloggio solo ed unicamente se riferiti alle parti comuni dell immobile ed espressamente indicati nel contratto (sia che siano compresi nel canone di locazione, sia che siano quantificati separatamente) o eventualmente in un addendum al contratto. Va da sé che si tratterà necessariamente di una quota forfettaria. Non potranno essere incluse nel costo mensile dell alloggio le somme che derivino periodicamente dai conguagli condominiali. Non sono altresì ammessi a rimborso oneri, che ancorché definiti come condominiali, siano riferiti alle utenze private (acqua, luce, gas, internet, ecc.), che in tali casi devono essere espressamente distinti dai restanti oneri, eventualmente tramite apposita aggiuntiva al contratto. 8
2. Possono essere inclusi eventuali oneri accessori legati ai consumi personali (es. riscaldamento), se espressamente menzionati nel contratto? Non sono ammessi fra le spese per l abitazione oneri accessori legati a consumi ed utenze domestiche, anche qualora indicati nel contratto di locazione. Possono essere rimborsabili invece oneri accessori quali le spese relative all intermediazione immobiliare e quelle relative all assicurazione obbligatoria sull appartamento. 3. Come posso "spalmare" i costi di intermediazione immobiliare (o eventuali altre spese ammissibili sostenute una tantum), in ipotesi di contratti stipulati a tempo indeterminato o per una durata maggiore a quella della presunta permanenza in Sede? In tali ipotesi, si potrà considerare come orizzonte temporale di riferimento il periodo ordinario di permanenza in Sede e dividere la spesa per i mesi di servizio estero previsti. In caso di contratto stipulato a tempo determinato per un periodo inferiore al servizio, la spesa andrà suddivisa per i mesi di durata del contratto. 4. Può essere inclusa l'assicurazione sulla casa, ove obbligatoria in base agli usi e alla legge locale? L assicurazione sull immobile, ove obbligatoria in base alle norme o agli usi locali, può essere inclusa. La quota obbligatoria deve risultare ben evidenziata nella polizza. Ove sia stata pagata separatamente, l importo potrà essere incluso nel costo mensile dell abitazione, seguendo gli stessi criteri previsti per le spese di intermediazione immobiliare (vd. domanda precedente). Resta fermo che il contratto di assicurazione, qualora separato da quello di locazione, deve essere scansionato ed allegato insieme al contratto di locazione stesso. TERMINI DI SCADENZA 1. Quali sono i termini di scadenza per inserire la? La deve essere inserita subito dopo aver stipulato un qualunque contratto e comunque entro sei mesi dall assunzione, per evitare il recupero della somma versata a titolo di anticipo per il primo semestre. 2. Quali sono i termini di scadenza per inserire i giustificativi? I giustificativi relativi a ciascun anno possono essere inseriti di volta in volta oppure in un unico inserimento. Tuttavia i giustificativi relativi ad un anno devono essere inseriti in tempo utile per consentire al funzionario incaricato di rilasciare la di entro e non oltre il 31 marzo dell anno successivo. Fanno eccezione i casi di cessazione dalla Sede in corso d anno per i quali i giustificativi devono essere inseriti prima della partenza. 9
LA DICHIARAZIONE DI CONFORMITA 1. In cosa consiste la di? La di consiste nell attestazione che la documentazione relativa al contratto inserita dal dipendente e caricata sul portale è conforme all originale cartaceo conservato agli atti della Sede. 2. Quali categorie di personale possono essere abilitati a rilasciare la di? Può essere abilitato solo il personale appartenente ai ruoli del MAECI. In seno a ciascuna Sede il Titolare della Sede individuerà il/i funzionario/i da far abilitare alla di. 3. Chi deve abilitare il funzionario incaricato di fare la di delle rappresentanze diplomatico-consolari e degli IIC? A seguito dell individuazione da parte del titolare della Sede, sarà il responsabile informatico delle ambasciate e dei consolati ad abilitare i funzionari incaricati per il rilascio le dichiarazioni di. 4. Chi è competente a rilasciare la di relativa alla documentazione del mio contratto? Per sapere chi rilascerà la di, è sufficiente cliccare sul pulsante informativo con il punto interrogativo disponibile in corrispondenza di ciascuna propria. 5. Sono un funzionario incaricato a fare le dichiarazioni : dove trovo la funzionalità? Dalla piattaforma Mydeskincloud selezionare la scheda Magg. ISE e poi dalla Gestione Maggiorazione ISE. 6. Che iter segue la dei Consoli? Le dichiarazioni dei titolari dei Consolati devono essere dichiarate conformi dal funzionario incaricato presente nel Consolato stesso. Una volta dichiarata conforme, la verrà inviata al Capo Missione in servizio presso l Ambasciata di riferimento. 7. Sono in servizio presso l Istituto di Cultura: chi deve apporre la di? La di deve essere fatta dal funzionario incaricato dell Istituto di Cultura. L abilitazione alla funzionalità viene data dal responsabile informatico 10
dell Ambasciata o del Consolato di riferimento. In caso di presenza di un solo funzionario di ruolo nell IIC la di dovrà essere rilasciata dal funzionario incaricato della Sede di riferimento (Ambasciata o Consolato). 8. Quando vanno dichiarati conformi i giustificativi? La di relativa ai giustificativi dell anno in corso deve essere fatta con un unica operazione entro il 31 marzo dell anno successivo. La di può essere fatta durante l anno in corso solo per i casi di cessazione del dipendente dalla Sede. In ogni caso è sempre necessario che la di spese di abitazione sia in stato di validata. 9. La funzione di rilascio della di per i giustificativi non è disponibile. Come mai? I giustificativi dell'anno in corso possono essere dichiarati conformi solo se sono: 1) relativi a personale cessato; 2) relativi ad una chiusa, dopo che il relativo modulo di chiusura sia stato validato. In tutti gli altri casi la funzione di di sarà resa disponibile a partire dall anno successivo a quello di riferimento. Tabella degli stati dei giustificativi di spesa della di Maggiorazione per Spese di Abitazione Piattaforma Operatore Stato iniziale della Click su Stato finale della Risultato dell attività Dipendente, Insegnante, Carabiniere, Esperto Invia approvazione File dei giustificativi inviato Funzionario Incaricato approvazione Invia dopo aver cliccato su Dichiara conforme Dichiarati conformi I giustificativi dell anno selezionato vengono dichiarati conformi Funzionario Incaricato approvazione Invia dopo aver cliccato su Rifiuta ed aver inserito la motivazione*** Respinto 11
Dipendente, Insegnante, Carabiniere, Esperto Respinto Invia per correggere i file dei giustificativi respinti Respinto Funzionario Incaricato Respinto Invia dopo aver cliccato su Dichiara conforme Dichiarati conformi I giustificativi dell anno selezionato vengono dichiarati conformi *** Nota bene: questa operazione si può ripetere ogni volta che si ritiene che i giustificativi siano errati TASSO DI CAMBIO 1. Nella può essere inserito il costo della locazione in una valuta differente da quella prevista nel contratto? No. In caso di problemi tecnici all inserimento dell importo nella valuta locale, contattare l assistenza alla seguente casella di posta: scrivaniaweb.assiste@esteri.it (Cfr. Nota tecnica DGAI allegata alla Circolare). 2. Posso pagare in una valuta diversa da quella indicata nel contratto? È possibile pagare in una valuta diversa da quella principale prevista dal contratto ed inserita nella, solo se tale modalità di pagamento è esplicitata nel contratto. In tali casi, insieme al giustificativo di spesa, andrà allegata copia del tasso di cambio applicato dall istituto bancario. 3. Quale tasso di cambio utilizzare se le spese di intermediazione immobiliare sono state sostenute in valuta diversa da quella di pagamento del canone di locazione? Si potrà fare riferimento al tasso di cambio consolare relativo al trimestre in cui sono state effettuate le spese, da indicare insieme ai giustificativi. IPOTESI DI ESCLUSIONE DALLA MAGGIORAZIONE PER SPESE DI ABITAZIONE 1. I soggetti esclusi dalla maggiorazione per spese di abitazione, in quanto proprietari oppure perché titolari di un alloggio a titolo gratuito, possono richiedere la maggiorazione per far fronte ad eventuali spese sostenute, es. per un garage o posto auto o per le utenze condominiali? I casi di esclusione della maggiorazione per spese di abitazione sono espressamente individuati dalla norma. In tali ipotesi, difetta del tutto il presupposto giuridico per l attribuzione della predetta maggiorazione e di conseguenza non saranno ammesse a rimborso le eventuali spese sostenute. 12