AZIENDA SANITARIA LOCALE A.S.L. DELLA PROVINCIA DI VARESE Servizio di Staff Organizzazione e Sviluppo Risorse Umane Rapporti Sindacali Formazione Disciplina SISTEMA DI VALUTAZIONE PERMANENTE DEL PERSONALE DEL COMPARTO DEL S.S.N. MANUALE DI VALUTAZIONE Maggio 2001
LA VALUTAZIONE PERMANENTE Perché un Manuale di Valutazione? Il manuale, nell intenzione degli estensori, dovrebbe costituire una guida sistematica di rapida e pratica consultazione all impiego del DOCUMENTO DI VALUTAZIONE al fine di indirizzare ed uniformare i comportamenti dei soggetti interessati, siano essi valutatori o valutati, ad una corretta impostazione e gestione del processo valutativo. E inoltre messo a disposizione per far conoscere in anticipo ciò sui cui ciascun operatore sarà valutato in un ottica di completa trasparenza, nell intento di evitare e/o ridurre le incomprensioni o le ambiguità che diversamente emergerebbero nella fase di valutazione. Il manuale resta, in ogni caso, uno strumento soggetto a perfezionamento in ragione della trasformazione continua che caratterizza il sistema e, soprattutto, della molteplicità degli aspetti di cui la materia si arricchisce con il maturare dell esperienza. A cosa serve la valutazione permanente? Il sistema di valutazione è processo di miglioramento continuo che si pone la finalità di orientare l attività di ciascun dipendente al conseguimento dei risultati prefissati e di migliorare questi risultati nel tempo attraverso la crescita e lo sviluppo delle competenze individuali. Il sistema di valutazione è utilizzato per l attribuzione della parte variabile della retribuzione e ai fini della progressione economica orizzontale. Quadro di riferimento metodologico La metodologia del Sistema di Valutazione Permanente del Personale del Comparto del S.S.N. è stata definita in sede di contrattazione integrativa con le OO.SS. e le RSU del Comparto in data 6.3.2001. La valutazione permanente si ispira ai principi di oggettività, trasparenza e sistematicità. La metodologia, tesa a valutare principalmente l area dei comportamenti organizzativi, si basa su un sistema numerico inteso ad attribuire, in corrispondenza di ciascun elemento di valutazione individuato (fattore), uno specifico valore quantitativo nell ambito di un punteggio minimo e massimo conseguibile.
I SOGGETTI DELLA VALUTAZIONE Chi sono i Valutati? I soggetti della valutazione sono i dipendenti dell area negoziale del Comparto del S.S.N. con contratto a tempo indeterminato, ivi compresi i titolari delle posizioni organizzative. Per questi ultimi la valutazione permanente si aggiunge a quella prevista per la conservazione della titolarità della posizione medesima. Chi sono i Valutatori? L Azienda, nel rispetto della previsione contrattuale e coerentemente con la metodologia adottata - tesa principalmente a valutare l area dei comportamenti organizzativi - ha ritenuto di individuare nei Dirigenti Responsabili delle articolazioni organizzative aziendali i soggetti cui affidare il compito di seguire e valutare il personale assegnato. Nel procedimento di valutazione gli stessi potranno avvalersi della collaborazione di figure professionali aventi più diretta conoscenza dell attività del valutato. Il Nucleo di Valutazione ha il compito di vigilare sulla corretta applicazione della metodologia di valutazione. IL PROCESSO VALUTATIVO Il procedimento di valutazione si realizza con la compilazione del DOCUMENTO DI VALUTAZIONE. Il documento di valutazione è diversificato per Categoria [Allegati 1, 2, 3, 4, 5, 6] poiché i criteri cui ancorare la valutazione vanno differenziati in relazione ai diversi contenuti che il CCNL attribuisce alle declaratorie di ogni singola categoria. Il documento di valutazione è suddiviso in due sezioni: * la prima sezione, composta di due schede, è comune alle quattro Categorie in quanto finalizzata all acquisizione delle informazioni utili ad inquadrare il profilo anagrafico e professionale del dipendente. Le due schede sono pressoché identiche. La prima si riferisce alla fase della valutazione intermedia; la seconda alla valutazione finale cioè al momento in cui si chiude il periodo di osservazione della prestazione individuale. * la seconda sezione è dedicata alla configurazione dei fattori su cui basare l osservazione della prestazione. Essi attengono principalmente l area dei
comportamenti organizzativi cioè di quegli aspetti del comportamento che influiscono sull organizzazione del lavoro (es. la capacità di relazionarsi sia tra colleghi che con gli utenti, la flessibilità di fronte alle esigenze, ecc.). E proprio la specificità dei fattori che differenzia il documento di valutazione da una categoria all altra. I Documenti di Valutazione di cui agli Allegati 1, 2, 3, 4, 5 e 6 cui si rimanda indicano nel dettaglio: i parametri di valutazione che verranno utilizzati per ciascuna categoria, una sintetica descrizione di cosa essi intendono misurare, una specifica descrittiva dei comportamenti attesi, ordinati sui cinque livelli possibili di collocazione della prestazione del dipendente, il range ovvero i punti assegnati per intervalli di valori, lo spazio per l indicazione del punteggio abbinato alla verifica intermedia (I colonna) e a quella finale (II colonna). Quando ha luogo la valutazione? La valutazione è effettuata su base annua. Per l anno 2001, tenuto conto dei tempi tecnici necessari per l impostazione del processo valutativo che include, tra l altro, una fase di informazione/formazione ai soggetti della valutazione, è prevista un unica verifica al 31.12.2001. Dal 2002, allorquando il sistema di valutazione permanente sarà a regime, sono previste due verifiche: una verifica intermedia alla scadenza del I semestre (30 Giugno di ogni anno) ed una verifica finale alla scadenza del II semestre (31 Dicembre di ogni anno). La verifica intermedia è un monitoraggio della prestazione individuale; costituisce una semplice agenda sulla quale il valutatore ed il valutato appuntano le informazioni e le osservazioni in merito all andamento della prestazione. Il documento conclusivo, alla scadenza del 2001 nella fase transitoria e alla scadenza del II semestre a regime, deve essere consegnato entro il 15 Gennaio dell anno successivo a quello cui si riferisce la valutazione al Servizio Amministrazione del Personale. Copia dello stesso va inoltrata al Nucleo di Valutazione. Qualora nel corso dell anno il dipendente presti servizio in più strutture per periodi superiori a giorni 30, lo stesso dovrà essere sottoposto a valutazione prima del trasferimento ad altra struttura. Copia del relativo documento di valutazione dovrà essere trasmesso - a cura del soggetto valutatore - al Responsabile della struttura di nuova assegnazione. Come ha luogo la valutazione? Nel momento in cui si chiude il periodo cui si riferisce la valutazione, i valutatori dovranno cominciare ad analizzare i comportamenti organizzativi di ciascun dipendente utilizzando la parte della scheda in cui si chiede di dare un punteggio ai fattori di valutazione.
Un aspetto che preme sottolineare è che la valutazione in ambito aziendale è sempre valutazione dei contributi effettivi o potenziali delle risorse umane ai processi e ai risultati aziendali e mai valutazione alle persone in quanto tali. A partire da tale presupposto, le logiche e i meccanismi del sistema di valutazione non possono che inserirsi nel normale funzionamento aziendale e, quindi, nel contesto lavorativo. Ciò presuppone che la valutazione deve necessariamente considerare l'ambiente e le situazioni che condizionano l'azione cui, ciascuno per la sua parte, valutatori e valutati contribuiscono a determinare. A titolo meramente esemplificativo si evidenziano: a) Motivazione, guida, sviluppo dei collaboratori: la motivazione riguarda le modalità con le quali si stimolano i collaboratori riconoscendo i loro sforzi, incoraggiando la loro iniziativa, sollecitando idee e contributi professionali, valorizzando le loro competenze e professionalità, la guida ovvero la capacità di trasmettere la rotta da seguire (indirizzi, obiettivi, vincoli, ecc.), di sostenere quotidianamente i collaboratori, di entusiasmare le persone, lo sviluppo ovvero gli interventi del Responsabile per far crescere i propri collaboratori (affiancamento, addestramento, formazione, comunicazione e training sul campo). b) Clima e organizzazione interna Il clima riguarda la fiducia e la solidarietà tra i colleghi, la libertà di espressione senza timori di pregiudizi, l assenza di timori per la valutazione, lo spirito di gruppo, la qualità delle relazioni interpersonali, il sentirsi apprezzati ed impiegati al meglio, la fiducia nella possibilità di migliorare, ecc. l organizzazione riguarda la gestione della risorsa, la pianificazione e la programmazione delle attività. Il compito del valutatore non è solo quello di compilare la scheda valutativa in modo corretto, oggettivo e trasparente ma è principalmente quello di monitorare e gestire la prestazione del dipendente in un ottica di miglioramento continuo anche sotto l aspetto delle relazioni interpersonali e della comunicazione. Ciò anche attraverso la predisposizione di piani di miglioramento. Il valutatore è chiamato anche ad esprimersi (nella sezione prima del documento di valutazione) sugli elementi particolari di giudizio che si discostano (per eccellenza o per difetto) da una prestazione di media qualità e a proporre eventuali azioni specifiche di miglioramento della prestazione. Si tratta, ad esempio, di azioni di formazione o di altre esperienze di arricchimento professionale che possono essere intraprese dal lavoratore autonomamente o tramite i soggetti preposti. Il soggetto valutato partecipa al procedimento di valutazione e la sua partecipazione non si esaurisce con la semplice firma in calce al documento. E, infatti, prevista la possibilità di un contraddittorio che trova la sua
formalizzazione nello spazio riservato al dipendente valutato per esprimere, se del caso, le proprie osservazioni riguardo al processo valutativo (sezione prima del documento di valutazione). In ogni caso la valutazione si intende sufficiente con l acquisizione di un punteggio minimo complessivo pari a: PUNTEGGIO CON CATEGORIA CUI SI CONSEGUE LA SUFFICIENZA A 25 B 30 BS 31 C 36 D 42 DS 43 N.B.: tabella modificata vedi in calce Allegato 1.VALUTAZIONE (contratto aziendale 15/12/2003) Il documento di valutazione è sottoscritto dal valutatore e dal dipendente valutato. Il documento di valutazione viene inserito nel fascicolo personale del dipendente.
LA PROGRESSIONE ECONOMICA ORIZZONTALE EX ART. 30 COMMA 1 LETT. B) CCNL 7.4.1999 Cos è la progressione economica orizzontale? La progressione economica orizzontale è un meccanismo di sviluppo del trattamento economico iniziale. Si realizza mediante la previsione dopo il trattamento economico iniziale di altre quattro fasce retributive per Categoria i cui valori vengono fissati dal CCNL 7.4.1999. Come si attiva la progressione economica orizzontale? In data 6.3.2001 la Direzione Aziendale, le RSU e le OO.SS. del Personale del Comparto hanno sottoscritto il contratto aziendale integrativo per l attivazione della progressione economica orizzontale nel limite delle risorse finanziarie disponibili nel fondo di cui all art. 39 del CCNL 7.4.1999. Annualmente, in funzione delle predette risorse, l Azienda definisce il numero dei dipendenti che possono acquisire la fascia economica successiva. I passaggi da una fascia a quella immediatamente successiva avvengono con decorrenza dal 1 Gennaio di ogni anno. Come si passa da una fascia a quella immediatamente successiva? I passaggi all interno delle categorie avvengono attraverso la predisposizione di una graduatoria distinta per Categoria e per fascia al fine di individuare i dipendenti che, nei limiti numerici determinati, hanno titolo al relativo passaggio. Il sistema di valutazione permanente costituisce un supporto al sistema delle progressioni orizzontali. Infatti, gli elementi che concorrono alla formulazione della graduatoria sono: esperienza professionale acquisita pari ad almeno un anno maturata al 31 Dicembre dell anno precedente nella Categoria e nel profilo professionale di appartenenza, la valutazione permanente del personale attraverso il documento di valutazione. Relativamente ad ogni categoria il personale interessato ha titolo a collocarsi in graduatoria al verificarsi di entrambe le seguenti condizioni: A) conseguimento di un punteggio minimo nel documento di valutazione individuale, B) conseguimento di un punteggio complessivo (documento di valutazione + esperienza professionale) minimo per il passaggio ad ogni singola fascia.
Il Servizio Amministrazione del Personale, dopo aver combinato il punteggio riferito alla valutazione (se pari o superiore al punteggio minimo previsto al punto A) con quello relativo all esperienza professionale maturata all interno della categoria di appartenenza, procede alla formulazione della graduatoria. In presenza di un numero di dipendenti in graduatoria superiore a quello predeterminato, i passaggi avvengono a favore di quelli con punteggio complessivo superiore ed a parità di punteggio a favore di quello con punteggio, relativo al documento di valutazione, più elevato. In caso di ulteriore parità a favore del più anziano di età. I punteggi di cui sopra sono indicati per ciascuna categoria relativamente al punto A) e per ciascun passaggio di fascia all interno delle singole categorie relativamente al punto B) nelle tabelle di seguito riportate. PUNTO A): Punteggio minimo per ciascuna categoria Documento di Valutazione Individuale: DOCUMENTO DI VALUTAZIONE Punteggio con cui si consegue la CATEGORIA sufficienza vincolante per accedere al passaggio A 25 B 30 BS 31 C 36 D 42 DS 43 N.B.: tabella modificata vedi in calce Allegato 1.VALUTAZIONE (contratto aziendale 15/12/2003)
PUNTO B): Punteggio complessivo minimo per il passaggio ad ogni singola fascia (Documento di Valutazione Individuale + esperienza professionale) ELEMENTI SU CUI SI BASA LA VALUTAZIONE CATEGORIA PUNTEGGIO TOTALE RICHIESTO CATEGORIA A ESPERIENZA PROFESSIONALE p. 3 x anno 30 per A1 35 per A2 DOCUMENTO DI VALUTAZIONE 40 40 per A3 50 per A4 CATEGORIA B ESPERIENZA PROFESSIONALE p. 2,5 x anno 35 per B1 40 per B2 DOCUMENTO DI VALUTAZIONE 45 45 per B3 55 per B4 CATEGORIA BS ESPERIENZA PROFESSIONALE p. 2,5 x anno 36 per BS1 41 per BS2 DOCUMENTO DI VALUTAZIONE 50 46 per BS3 56 per BS4 CATEGORIA C ESPERIENZA PROFESSIONALE p. 2 x anno 40 per C1 45 per C2 DOCUMENTO DI VALUTAZIONE 55 50 per C3 60 per C4 CATEGORIA D ESPERIENZA PROFESSIONALE DOCUMENTO DI VALUTAZIONE p. 1,5 x anno 60 46 per D1 51 per D2 56 per D3 66 per D4 CATEGORIA DS ESPERIENZA PROFESSIONALE p. 1 x anno 46 per DS1 50 per DS2 DOCUMENTO DI VALUTAZIONE 65 55 per DS3 68 per DS4 N.B.: tabella modificata vedi in calce Allegato 1.VALUTAZIONE (contratto aziendale 15/12/2003)