ALLEGATO B 1 SCHEDA TECNICA SERVIZI PROCEDURA APERTA SVOLTA CON MODALITA TELEMATICA PER L AFFIDAMENTO DELLA GESTIONE DI PARTE DEI SERVIZI ARCHIVISTICI E BIBLIOTECARI DEL COMUNE DI SAN MINIATO PER IL PERIODO 01.02.2018 31.12.2019 - C.I.G. MASTER [72773291DF] Oggetto dell affidamento è parte dei Servizi Archivistici e Bibliotecari del Comune di San Miniato, così come definiti da: - Regolamento del Sistema Bibliotecario, approvato con Deliberazione del Consiglio Comunale n. 52 del 24.06.1998 e ss.mm.ii., che definisce i principi generali di funzionamento del servizio, in linea con i principi statutari e del Manifesto UNESCO sulle biblioteche pubbliche, al fine di promuovere la diffusione della lettura e dell informazione per garantire ai cittadini il diritto allo studio e alla cultura e la consapevole partecipazione alla vita associata e pubblica in condizione di uguaglianza, libertà e pari opportunità; - Regolamento del Servizio Archivio Storico e di deposito, approvato con Deliberazione del Consiglio Comunale n. 54 del 21.05.1997 e ss.mm.ii, che attua i principi, gli obiettivi e le disposizioni di conservazione, gestione e fruibilità del materiale archivistico, affermati nel D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, dalla Legge 8 giugno 142/90, dalla Legge 7 agosto n. 241/90, dalla L.R. Toscana n. 33 del 1976, nonché dallo Statuto del Comune di San Miniato entrato in vigore l'11 luglio 1992 e modificato con delibera consiliare n. 41 del 03.03.1995 (pubblicato sul Bollettino Ufficiale della Regione Toscana n. 38 del 24.05.1995) e dal Regolamento dei diritti di accesso ai documenti amministrativi, approvato dal Consiglio comunale di San Miniato con Deliberazioni consiliari n. 113 del 27.7.1993 e n. 122 del 14.9.1993. I Servizi Archivistici e Bibliotecari del Comune di San Miniato sono organizzati rispettivamente in: - un sistema bibliotecario che comprende la Biblioteca di San Miniato, la Biblioteca di San Miniato Basso e la Biblioteca di Ponte a Egola; - un sistema archivistico che comprende l Archivio storico e l Archivio di deposito. Le attività, il cui dettaglio è descritto nell ambito dei servizi in affidamento riguardano: - apertura e chiusura delle strutture affidate; - reception, orientamento e relative attività di supporto; - prestito; - prestito interbibliotecario; - reference (base e intermedio); - assistenza e guida all uso delle risorse; - didattica breve della biblioteca e dell archivio; - gestione, aggiornamento, monitoraggio delle risorse elettroniche, multimediali e banche dati on-line; - collocazione, distribuzione e ricollocazione delle raccolte; - inventariazione dei documenti; 1
- riordino e ricollocazione materiali documentari e archivistici; - assistenza alle procedure di scarto bibliotecario e archivistico; - recupero documentazione e ricerca d archivio; - assistenza nella ricerca archivistica; - assistenza progetto visure. I vincoli organizzativi della gestione dei servizi sono da individuarsi nelle specificazioni, di cui al Capitolato Speciale di Gara e alla presente scheda tecnica, contenente il prospetto esemplificativo del fabbisogno minimo di personale del soggetto affidatario e la descrizione delle caratteristiche e tipologia delle attività oggetto dell appalto. L organizzazione della gestione dei servizi affidati deve avvenire in coerenza con le specifiche finalità di cui all art. 4 del Capitolato Speciale di Gara e con la necessità di contemperarsi con l orario di apertura dei servizi previsto per le varie sedi. SEDI OGGETTO DELL APPALTO Come indicate nel Contesto di riferimento, di cui al Capitolato Speciale di Gara ad esclusione della sede dell Archivio storico di San Miniato Basso. 1. Biblioteca di San Miniato - Biblioteca di San Miniato Basso L'espletamento dei servizi è affidato al soggetto gestore, tenuto conto della necessità di contemperarsi con la presenza di personale dipendente dell Amministrazione Comunale, fermo restando l esclusività delle attività affidate al soggetto gestore, come indicate nel dettaglio di cui alla successiva specifica degli ambiti di gestione. In particolare, l organizzazione dei servizi bibliotecari della Biblioteca di San Miniato e di San Miniato Basso è quella di seguito indicata: Biblioteca di San Miniato 9.00-13.00 9.00-13.00 9.00-13.00 9.00-13.00 9.00-13.00 9.00-13.00 n. 2 operatori n. 2 operatori 0 operatori 0 operatori 0 operatori n. 3 operatori n. 3 operatori 0 operatori Il monte orario da distribuire presso la Biblioteca di San Miniato sarà di n. 52 ore settimanali, da articolarsi su 13 turni. Biblioteca di San Miniato Basso 9.00-13.00 9.00-13.00 9.00-13.00 9.00-13.00 9.00-13.00 n. 0 operatore 0 operatori 0 operatori 0 operatori 0 operatori 0 operatori 0 operatori Il monte orario da distribuire presso la Biblioteca di San Miniato Basso sarà di n. 9 ore settimanali, da articolarsi su 3 turni. Nei mesi da Ottobre a Maggio sarà necessario prevedere un ulteriore operatore in orario 9-13, per un totale stimato di 60 ore per il periodo di affidamento, le cui date verranno comunicate in sede di avvio del servizio. 2
Il servizio è sospeso, di norma, nel mese di Agosto. 2. Biblioteca di Ponte a Egola L'espletamento dei servizi in tale sede è affidato in esclusiva al soggetto gestore. 9.00-13.00 9.00-13.00 n. 2 operatori 9.00-13.00 Il monte orario complessivo, pari a n. 31 ore settimanali, da dividersi su 9 turni, comprende anche l attività di promozione della lettura e prestito scolastico, che viene effettuata, presso i vari plessi scolastici di pertinenza dell Istituto Comprensivo M. Buonarroti di Ponte a Egola, due volte alla settimana, di regola nei giorni di lunedì e venerdì mattina. Il servizio è sospeso, di norma, nel mese di Agosto. 3. Archivio di Deposito di San Miniato Basso L'espletamento dei servizi in tale sede è affidato in esclusiva al soggetto gestore. Non è previsto un orario di apertura al pubblico, ma esclusivamente visite su appuntamenti per il solo servizio visure, da programmare nel corso dell anno oppure appuntamenti con il personale degli uffici interni. L orario di servizio che dovrà essere garantito è il seguente: 8.00-13.00 al pubblico 14.00-17.00 14.00-17.00 Il monte orario da distribuire presso l archivio di deposito sarà di n. 29 ore settimanali, da articolarsi su 7 turni. Il servizio è sospeso, di norma, nel mese di Agosto. Per lo svolgimento della totalità delle attività oggetto del servizio come sopra indicate per il periodo di durata dell affidamento si stima la necessità di un totale complessivo di n. 11.227 ore così suddivise: n. 11.167 ore per servizi bibliotecari/archivistici; n. 60 quale monte ore a supporto di iniziative/progetti promossi dall Amministrazione Comunale. Si precisa che non sono compresi, nelle fasce orarie sopra indicate, gli spostamenti per e da il luogo di svolgimento dei servizi, i cui costi sono da considerarsi a carico del soggetto affidatario. Gli orari dei servizi bibliotecari e archivistici potranno variare - nell ambito del monte ore presunto come sopra previsto - sia in diminuzione che in aumento, per eventi straordinari o per esigenze specifiche dell Amministrazione Comunale. Tali variazioni, per quanto possibile, verranno concordate con congruo anticipo con il soggetto affidatario. AMBITI AFFIDATI IN GESTIONE 3
GESTIONE SERVIZI BIBLIOTECARI A. Servizi di Front Office - informazioni di primo orientamento dell utenza all uso dei servizi e delle opportunità della biblioteca: prima informazione al pubblico, con particolare riferimento alle caratteristiche del servizio bibliotecario. Il servizio di prima informazione comprende anche l'aiuto all utenza nella ricerca dei libri collocati a scaffale e di informazioni su autori e titoli attraverso il catalogo online; - informazioni bibliografiche e fattuali agli utenti, sulla base delle risorse informative presenti in sede e/o accessibili tramite la rete. Servizio di reference di base e intermedio; - iscrizione al prestito e ai servizi multimediali (piattaforma M.L.O.L.) dei nuovi utenti secondo le regole della biblioteca, registrazione dei prestiti e delle restituzioni mediante il software Clavis o altro sistema gestionale che l Amministrazione Comunale dovesse adottare nel periodo di vigenza contrattuale; - gestione dell'utilizzo delle postazioni multimediali (registrazione e controllo dell'utente); - registrazione dei rinnovi e delle prenotazioni dei documenti non attualmente disponibili, gestione richieste telefoniche e richieste di acquisto degli utenti, solleciti su prestiti scaduti; - nei casi in cui si rendesse necessario, registrazione manuale dei libri dati in prestito, di quelli rientrati, delle prenotazioni e dei rinnovi del prestito; - verifica dello stato fisico dei volumi rientrati dal prestito e controllo delle restituzioni entro i termini di scadenza e attivazione delle procedure di sollecito in caso di mancata riconsegna delle opere in prestito; - raccolta delle richieste di prestito sia interbibliotecario sia provenienti da utenti remoti e gestione dei relativi rapporti con le altre biblioteche e con i lettori, comprese le procedure di spedizione e ritiro; - gestione delle richieste telefoniche degli utenti relative ai servizi della biblioteca e alla disponibilità dei volumi soggetti al prestito; - cura, sorveglianza e controllo dei beni e degli immobili delle biblioteche anche attraverso l utilizzo della strumentazione di sicurezza disponibile; - informazioni al pubblico remoto (telefono, posta elettronica, social network); - fornitura delle istruzioni necessarie per l accesso al digital lending e al prestito locale di ebook reader. B. Servizi di Back Office - collocazione del materiale bibliografico e recupero pregresso con l uso del sistema automatizzato o di altro sistema gestionale che l Amministrazione Comunale dovesse adottare nel periodo di vigenza contrattuale; - trattamento delle acquisizioni mediante catalogazione; - controllo e aggiornamento dei cataloghi; - trattamento di tutti i documenti sia cartacei sia multimediali per il prestito: ingressatura, etichettatura e inserimento di codici a barre; - collocazione a scaffale delle nuove accessioni librarie e multimediali; - riordino scaffali e ricollocazione tempestiva dei volumi rientrati dal prestito, delle riviste e degli altri documenti consultati in sede; - ricerca e ricollocazione di libri, riviste e altri documenti consultati a deposito; - verifica complessiva della corretta collocazione dei documenti a scaffale con frequenza settimanale; - collaborazione nella cura e nell aggiornamento delle collezioni, verifica inventariale; - assistenza alle operazioni di scarto di documenti deteriorati o obsoleti; - gestione, elaborazione e controllo dei file di documenti digitalizzati, supporto tecnico per le 4
riproduzioni digitali; - gestione di materiali informativi da esporre e da mantenere aggiornati e in ordine negli appositi spazi; - predisposizione, raccolta ed elaborazione di dati statistici relativi al pubblico e ai servizi; - trasporto dei materiali da e per le biblioteche e le scuole di San Miniato, mediante il servizio di corriere interno al sistema bibliotecario comunale ; - gestione fisica dei volumi collocati a deposito; - esposizione delle riviste e dei quotidiani, loro riordino giornaliero, archiviazione settimanale e mensile, scarto dei materiali arretrati; - predisposizioni di elenchi e tabelle per mailing list e indirizzari degli utenti; - gestione spedizioni documenti ILL/DD; Attività di pertinenza della sezione ragazzi da svolgersi sia presso l Istituto Comprensivo di riferimento che le sedi delle biblioteche: - supporto alle attività di animazione ed alle iniziative di promozione della lettura; - interventi di didattica breve, visite guidate alle classi; - collaborazione con i progetti di promozione alla lettura organizzati dalla Rete Bibliotecaria Bibliolandia. GESTIONE SERVIZI ARCHIVISTICI (ARCHIVIO DI DEPOSITO) 1. Servizi di reception, informazioni di base, gestione del pubblico, orientamento e ri-orientamento del pubblico, guida alla fruizione degli spazi e dei servizi, informazioni sulle attività ed opportunità dei servizi archivistici, monitoraggio, controllo e sorveglianza dei flussi di utenza e della fruizione dei servizi al pubblico; 2. Servizi informativi e di reference: a) gestione di transazioni informative e di reference di livello base/intermedio (escluso il livello specialistico), valorizzando l utilizzazione integrata di risorse documentarie su supporti diversi e di diverse tipologie; b) ri-orientamento di richieste di accesso a documenti/informazioni e di supporto ad altri spazi e professionalità; c) informazioni al pubblico remoto (telefono, posta elettronica, social network); d) gestione di attività di ricerca per utenza interna ed esterna; e) gestione dei servizi di riproduzione della documentazione; f) gestione di servizi di back office: archivio utenti, report e statistiche. 3. prelevamento, distribuzione e ricollocazione della documentazione archivistica anche in riferimento ai magazzini nella disponibilità dell Amministrazione Comunale (Locali Via Dei Fossi e Via Radice di San Miniato Basso che non costituiscono ambienti di lavoro ma solo sedi temporanee per prelevamenti e dislocazione materiali); 4. assistenza alle procedure di trattamento inventariale e selezione della documentazione da destinare alla conservazione (schedatura mediante software dedicato, condizionamento o ricondizionamento, etichettatura e scarto); 5. attività di supporto alla didattica dell archivio e didattica della storia; 6. attività di supporto all organizzazione di esposizioni con documentazione archivistica originale o riprodotta; 5
7. servizio assistenza visure: a) ricezione e predisposizione del calendario degli appuntamenti con i tecnici; b) ricerca (tramite banche dati o registri cartacei), prelevamento e messa a disposizione del materiale richiesto degli utenti, entro i limiti stabiliti dal regolamento; c) rilascio copie fotostatiche e/o digitali degli esemplari richiesti, da effettuarsi in sede o presso un punto esterno a seconda della tipologia, della quantità e del formato; d) attivazione procedure relative al servizio visure e copie semplici dei documenti e relativa tenuta e costante aggiornamento di appositi registri statistici; e) servizio di sorveglianza sul materiale consultato; f) ricollocazione a scaffale del materiale consultato; g) tenuta dei rapporti e raccordo con i referenti dell Ufficio Urbanistica del Comune di San Miniato. SERVIZI GENERALI (SERVIZI BIBLIOTECARI E SERVIZI ARCHIVISTICI) - cura dei beni tramite costante monitoraggio dei livelli di funzionalità dei beni mobili e immobili con segnalazione all Amministrazione Comunale; - supporto ai servizi di front office e di back office; - attività di sorveglianza degli spazi disponibili al pubblico per tutto l orario di apertura e di riordino dei locali delle biblioteche e degli archivi, tese a garantire l ordinata fruizione degli spazi da parte degli utenti; - apertura e chiusura delle sedi con eventuale attivazione/disattivazione dei sistemi di allarme sia per le sedi gestite in autonomia sia per le altre sedi, se la gestione coincide con gli orari di apertura e chiusura; - rilevazione e segnalazione di comportamenti degli utenti che contravvengono alla vigente normativa legislativa e regolamentare; - brevi trasporti con mezzi che richiedono il possesso della patente di tipo B mediante automezzi messi a disposizione dall Amministrazione Comunale per la movimentazione di libri, di materiali documentali vari e di attrezzature per attività inerenti lo svolgimento dei servizi bibliotecari e archivistici nonché per le esigenze relative ad altri uffici comunali. Resta inteso che per l espletamento di tali attività prima dell avvio del servizio il soggetto affidatario dovrà prendere atto delle apposite procedure operative individuate dall Amministrazione Comunale per la regolamentazione dell uso degli automezzi in dotazione del Settore comunale di riferimento; - riproduzione di documenti cartacei e in formato digitale, gestione delle fotocopiatrici e assistenza al pubblico; - attivazione/ripristino delle funzionalità delle postazioni informatiche; - ricerca e prelievo dagli scaffali, dai depositi e dai magazzini in disponibilità dell Amministrazione Comunale dei documenti richiesti; - collaborazione con iniziative promosse dalle reti bibliotecaria e archivistica, dall Amministrazione Comunale o da altri enti; - allestimento e partecipazione alle diverse iniziative di promozione organizzate dalla biblioteca e dall archivio; - partecipazione all ideazione, organizzazione e gestione delle attività di promozione delle biblioteche e degli archivi; - assistenza alle iniziative culturali diurne o serali svolte in sede e fuori sede, con particolare riferimento a: sorveglianza e utilizzo delle strumentazioni durante l attività, risistemazione sala, predisposizione di materiali vari, segnalazione di eventuali disfunzioni nelle strumentazioni; - predisposizione e gestione di materiali per iniziative culturali (imbustatura, timbratura, spedizione inviti) e distribuzione degli stessi; - supporto predisposizione degli spazi per iniziative e mostre. 6