S T A G I O N E 2 0 1 4 Handbook Finale Campionato Italiano Assoluto Avviso agli Organizzatori L handbook della Finale del Campionato Italiano Assoluto racchiude tutte le linee guida che l organizzatore dovrà osservare per l organizzazione della stessa. Una volta ottenuta l autorizzazione, l organizzatore accetta automaticamente tutte le condizioni e le richieste del presente documento che verranno accertate e verificate in sede di tappa dal Supervisore Tecnico designato per la manifestazione. Il mancato adempimento delle linee guida presenti all interno dell handbook per l organizzazione Finale del Campionato Italiano Assoluto da parte dell organizzatore può far incorrere quest ultimo in sanzioni anche di tipo economico.
RESPONSABILITA DELL ORGANIZZATORE Campi da gioco - Allestimento del campo centrale con tribuna di capienza non inferiore a 1500 posti (rialzata da terra di almeno 1mt. e con seggiolino per singolo posto) e di almeno 5/7 campi da gioco secondari con delimitazioni perimetrali. Allestimento di n. 2 campi da riscaldamento con delimitazione perimetrale (obbligatorio) - Realizzazione della planimetria allestimento area evento a firma tecnico abilitato N.B. tutti i campi devono avere i seguenti requisiti:! Spessore minimo della sabbia di 40 cm.! Superficie di gioco priva di detriti e/o pietre che possano intaccare l incolumità degli atleti.! Scarse proprietà di compattezza della sabbia e possibilità di fresarla! Lunghezza 16 metri, larghezza 8 mt.! Zona libera di minimo 4 mt (tra il rettangolo di gioco e la delimitazione esterna del campo, in tutti i lati del campo) Finale Nazionale Giovanile e Torneo Nazionale U18 Il Promoter che intende organizzare la Finale del Campionato Italiano Assoluto dovrà ospitare, nei giorni precedenti l evento, la Finale del Campionato Nazionale Giovanile ed un torneo Nazionale U18 facendosi carico degli obblighi illustrati all interno del manuale dell organizzatore Tappe Nazionali Giovanili, consultabile nella sezione documenti del portale Beach Volley del sito www.federvolley.it 2
Attrezzatura Tecnica! N. 1 tavolo per refertisti per campo da gioco;! N. 6 sedie (4 per atleti e 2 per i segnapunti) per campo da gioco;! N.1 Kit linea omologato per campo da gioco;! N. 1 rete da gioco omologata comprensiva di pali e copripali per i campi da gioco secondari;! N.1 seggiolone arbitrale omologato con relativo copriseggiolone per campo da gioco (escluso campo centrale fornito da Fipav);! N.2 astine per campo da gioco;! N.1 asta metrica per la misurazione della rete, per campo da gioco;! N.3 ombrelloni per campo da gioco;! N. 1 frigo per acqua su ogni campo da gioco;! N. 1 tabellone segnapunti da tavolo per campo da gioco;! N. 2 palette numerate per segnapunti per campo da gioco;! Fornitura di tutto il materiale di ferramenta e le attrezzature necessarie ad ogni evenienza! Tabellone risultati per affissione calendario partite! Asciugamani per raccattapalle da utilizzare in caso di pioggia. 3 Vitto e alloggio! Hotel per tutti gli atleti che prendono parte alla manifestazione (inclusi atleti manifestazioni giovanili) in trattamento di mezza pensione. N.B. Il Promoter riceverà! 10.000 dalla Fipav come contributo vitto e alloggio.! Il Promoter ha l obbligo di fornire vitto e alloggio per gli atleti di categoria giovanile che hanno ottenuto la wild card per la finale del Campionato Assoluto nelle manifestazioni giovanili disputate nella settimana Tricolore. Il vitto e l alloggio dovrà essere fornito per il periodo che intercorre dal termine dell evento Giovanile all inizio della Finale del Campionato Italiano Assoluto.! Pranzo per atleti, arbitri, supervisori, segnapunti e personale Fipav nelle giornate di gara* Il Promoter dovrà garantire per ogni pranzo fornito una scelta tra: - due piatti a base di carboidrati (es. pasta e riso) - due piatti a base di proteine (es. carne bianca/rossa, prosciutto, pesce, uova ) - insalata! Acqua per atleti, Arbitri, Supervisori, segnapunti e staff nelle giornate di gara! Frutta fresca di stagione sempre a disposizione in un area dedicata! Integratori alimentari e salini (facoltativo). *N.B. in caso di torneo in notturna l organizzatore dovrà garantire anche la cena per gli atleti e lo staff Fipav impegnato nella gare serali.
Aree Riservate! Area per arbitri e segnapunti. L area deve essere allestita al riparo dal sole e dalla pioggia con sedie e tavolini proporzionati al numero di arbitri e segnapunti presenti (Minimo 16 Mq di superficie). E preferibile che tale Area sia confinante con l area Tecnica Fipav.! Area Tecnica Fipav. L area deve essere allestita al riparo dal sole e dalla pioggia, in prossimità del campo centrale, con n. 4 sedie, n. 1 tavolo da lavoro, stampante, personal computer e connessione Internet sempre disponibili; (Minimo 16 Mq di superficie).! Area riservata agli atleti. L area deve essere allestita al riparo dal sole e dalla pioggia con sedie e tavolini proporzionati al numero di atleti (Minimo 32 mq)! Area per comitato organizzatore locale/area accrediti! Area catering. L area deve essere allestita al riparo dal sole e dalla pioggia con sedie e tavolini proporzionati al numero di atleti partecipanti.! Area per raccattapalle e volontari. L area deve essere allestita al riparo dal sole e dalla pioggia con sedie e tavolini proporzionati alle persone che dovranno farne uso.! Area fisioterapica. L area deve essere allestita al riparo dal sole e dalla pioggia. L organizzatore dovrà allestire di n. 2 lettini fisioterapici.! Area Vip: area riservata, al riparo dal sole e dalla pioggia, per ospitare le personalità presenti alla manifestazione. Si richiede l allestimento di divanetti o sedie con seduta comoda, di una zona bar e di hostess/steward per accoglienza.! Area Speaker/Dj. L area deve essere allestita al riparo dal sole e dalla pioggia, in prossimità del campo centrale e dovrà essere attrezzata con un impianto di amplificazione che permetta la diffusione del suono sul campo centrale. Al suo interno dovranno essere collocate un tavolo/desk e 1/2 seduta/e per lo speaker e il dj.! Area Stampa. L area deve essere allestita al riparo dal sole e dalla pioggia con sedie e tavolini proporzionati al numero di giornalisti accreditati. L organizzatore dovrà garantire la connessione Internet ai giornalisti accreditati.! Area Commerciale: Il promoter dovrà riservare un area in prossimità dei campi da gioco per il posizionamento degli stand commerciali degli Sponsor Nazionali e Locali! Postazione telecamere: allestimento di una torre layer per il posizionamento telecamere (larghezza mt.4x3 altezza mt. 5) e di una piattaforma della misura di mt. 2x2 da collocare su uno dei due lati corti della tribuna. 4
5 Servizi Fornitura corrente elettrica e Internet! Fornitura di corrente elettrica a tutta la Venue: (L impianto elettrico dovrà essere installato da un Tecnico abilitato che dovrà rilasciare la relativa conformità! Alimentazione Frigo! Alimentazione area tecnica FIPAV (PC e Stampante)! Alimentazione sul campo centrale (postazioni tecniche, postazioni commento, ecc.)! Alimentazione postazione Speaker e impianto di amplificazione! Alimentazione per illuminazione campo/i (in caso di torneo in notturna)! Alimentazione per produzione televisiva nei giorni delle riprese! Alimentazione area comitato organizzatore/area accrediti! Alimentazione area stampa! Alimentazione area catering (in caso di presenza di frigo)! Internet a banda larga per uploading partite su Web TV (in caso di presenza Web TV Nazionale)! Toilettes. Disponibili in prossimità dei campi da gioco.! N. 1 gruppo elettrogeno di back up per emergenze! Spogliatoi e Docce. Dosponibili in prossimità dei campi da gioco. Lo spogliatoio maschile e quello femminile devono essere collocati in aree differenti. L organizzatore deve prevedere almeno due docce per ogni tipologia di torneo. É preferibile che le docce siano dotate di acqua calda.! Pulizia dell area. Deve essere a disposizione un numero sufficiente di contenitori per rifiuti. (è consigliata la raccolta differenziata) in tutta l area della competizione. L area deve essere costantemente ripulita da un servizio di pulizie o dal personale volontario durante i giorni della manifestazione.! Illuminazione campi. In caso di torneo in notturna, deve essere previsto un sistema di illuminazione dell area di gioco di minimo 1.200 LUX, misurati ad 1m dalla superficie di gioco.! Transennatura Area. L organizzatore deve provvedere alla transennatura per l area di pertinenza dell evento ove necessario.! Sistema di irrigazione campi. L organizzatore deve prevedere un sistema per l irrigazione di tutti i campi da gioco nelle ore più calde dell evento.! Assistenza disabili. L organizzatore deve riservare un area facilmente accessibile per persone diversamente abili e offrire loro aiuto per raggiungere tale spazio.
Personale e Staff! N.1 responsabile campi! Un responsabile dell Area catering (più personale necessario) e un resposabile dell area Accrediti (più personale necessario)! N.1 responsabile raccattapalle! N.5 volontari per campo di gioco sempre a disposizione per l intero evento per svolgere le mansioni di raccattapalle, rifornimento acqua sui campi per gli atleti, innaffiamento campi, rastrellatori. Si consigliano vari turni per dare la possibilità ai volontari di riposare ogni 2/3 ore di servizio.! N.1 Speaker / Dj! N.1 Fotografo che dovrà fornire alla Fipav delle foto libere da copyrigth! N. 1 addetto stampa locale! N. 1 responsabile marketing per la gestione delle sponsorizzazioni Nazionali e locali! Tecnico abilitato per la certificazione collaudo strutture o impatto acustico ambientale (se espressamente richiesto da Commissione di Vigilanza in loco)! Personale necessario per la distribuzione del materiale tecnico all inizio di ogni evento! Vigilanza diurna e notturna sin dalle prime fasi di allestimento fino al termine della manifestazione.! L organizzatore locale sarà responsabile dell attuazione di tutte le misure di sicurezza in caso di emergenza per il personale, lo staff e per il pubblico presente all evento. Assistenza medica e fisioterapica! N. 1 Ambulanza con equipaggiamento e defibrillatore sempre presente durante l intera manifestazione. L ambulanza deve essere parcheggiata il più vicino possibile alla sede di gara e deve essere disponibile da un ora prima l inizio della prima gara schedulata fino al termine dell ultima partita di ogni singola giornata di gara.! Personale paramedico sempre presente durante l intera manifestazione da un ora prima l inizio della prima gara schedulata fino al termine dell ultima partita di ogni singola giornata.! N. 1 medico sempre presente durante l intera manifestazione, con attrezzature mediche di base, a partire da un ora prima l inizio della prima gara schedulata fino ad un ora dopo la fine dell ultima partita della giornata.! N. 2 fisioterapisti con attrezzatura fisioterapica atta allo svolgimento delle loro mansioni presenti durante l intera manifestazione da un ora prima l inizio della prima gara schedulata fino al termine dell ultima partita di ogni singola giornata. 6
Promozione dell evento L organizzatore è responsabile della promozione con lo scopo di incremetare lo sviluppo dell evento nelle aree della Provincia/Regione in cui ha luogo la manifestazione. Tale obiettivo deve essere raggiunto attraverso la produzione o l organizzazione di:! Manifesti e locandine promozionali (Layout fornito da Fipav)! Presentazione dell evento attraverso una conferenza stampa! Attività di promozione sul web e sui social network! Tornei Amatoriali correlati all evento! Tornei Giovanili correlati all evento in aggiunta a quelli di carattere Nazionale! Corsi per la pratica di beach volley con tecnici qualificati! Concerti e serate a tema! Intrattenimento attraverso un programma di animazione sul campo centrale in occasione dei Time out tecnici, delle pause tra i set e della pause tra le partite N.B. una volta ottenuta l autorizzazione, l organizzatore avrà il diritto di utilizzo dei marchi Federali (Logo Beach Volley Italia e logo della Federazione Italiana Pallavolo) che potrà utilizzare nella fase di promozione dell evento. I loghi potranno essere richiesti all ufficio Beach Volley della Federazione Italiana Pallavolo che ne fornirà i file anche in formato vettoriale. L ufficio Beach Volley sarà comunque a disposizione dell organizzatore locale supportandolo nella fase di programmazione dell attività Promozionale. Cerimonia di Premiazione L organizzatore locale deve prevedere un podio per la cerimonia di premiazione, 12 trofei per le coppie maschili e femminili prime, seconde e terze classificate e 12 medaglie per le coppie maschili e femminili prime, seconde e terze classificate. In aggiunta a questi, l organizzatore locale deve prevedere il premio miglior/e giocatore/giocatrice anche attraverso l utilizzo di premi offerti dagli sponsor della manifestazione. Assicurazione Ciascun Organizzatore dovrà provvedere da sé alla copertura assicurativa di tutto il proprio personale coinvolto nella manifestazione (raccattapalle, responsabile campi, responsabile raccattapalle, personale per aree accrediti e catering, ecc.) 7
Autorizzazioni varie Ciascun Organizzatore dovrà provvedere da sé ed a proprie spese ad ottenere tutte le autorizzazioni, i collaudi e le licenze necessarie per lo svolgimento della manifestazione (compresa l autorizzazione temporanea alla vendita su suolo pubblico, nel rispetto delle leggi, normative e regolamenti comunali vigenti, anche per gli Sponsor Nazionali). Ciascun Organizzatore dovrà provvedere da sé ed a proprie spese ad ottenere tutte le autorizzazioni SIAE per lo svolgimento della manifestazione. Scrittura Privata L organizzatore locale si impegna a stipulare una scrittura privata con La Federazione Italiana Pallavolo formalizzando obblighi e diritti espressi nel presente handbook. Tale documento verrà inviato dalla Fipav all organizzatore locale una volta manifestato l interessamento per l organizzazione della Finale del Campionato Italiano Assoluto ee dovrà essere siglato contestualemte all autorizzazione dell evento da entrambe le parti. 8
RESPONSABILITA DELLA FIPAV Organizzazione Generale! Preparazione del Calendario di Gara del quale si occuperà nello specifico il Supervisore Tecnico designato per la manifestazione! Pagamento del Montepremi (! 20.000 per la categoria maschile ed! 20.000 per quella femminile)! Autorizzazione dell evento! Supervisione sugli aspetti tecnici della competizione! Sviluppo e applicazione dei Regolamenti! Registrazione e classifica dei giocatori! Designazione Supervisore Tecnico, Arbitrale e di arbitri in numero necessario da consentire il regolare svolgimento della manifestazione (Commissione U.d.G. Beach Volley)! Ideazione immagine coordinata dell evento da fornire all Organizzatore locale per la produzione dei relativi supporti! Sviluppo e posizionamento dei Marchi Istituzionali Federali e delle aziende sponsor nazionali! Sistema di risultato della competizione! Coordinamento con il Promoter locale dell evento e supporto per tutte le attività di promozione 9
Spazi di visibilità e layout campo centrale La Fipav si riserva il diritto di bloccare i seguenti spazi di visibilità per gli sponsor Nazionali: Spazi di Visibilità e layout campo centrale (allegato 1)! n.8 pannelli sponsor prima fila*! n.6 pannelli sponsor seconda fila*! n.1 gonfiabile da posizionare a lato della tribuna! n.8 bandiere da posizionare sulla tribuna/parterre *La Fipav comunicherà a breve la tipologia del materiale con cui produrre i pannelli; Allegato 1 10
Spazi di Visibilità e layout della rete campo centrale (allegati 2, 3,4 e 5)! la totalità del nastro superiore della rete (allegato 2)! la totalità del nastro inferiore della rete (allegato 2)! la totalità degli spazi su entrambi i copri-pali (allegato 2)! la totalità degli spazi su entrambi i net-scapers (allegato 2)! la totalità degli spazi su copri-seggiolone (allegato 3)! la totalità degli spazi sul backdrop interviste/conferenza stampa/premiazione (allegato 4)! La totalità degli spazi sulle canotte e i top da gioco, sia fronte che retro. (allegato 5) Allegato 2 11
Allegato 3 Allegato 4 Allegato 5 12
Altri spazi ed info! Alla tappa Finale il Promoter dovrà allestire un villaggio commerciale. Il promoter dovrà riservare nel villaggio commerciale uno spazio di 32mq per lo stand di Diadora e far pervenire quanto prima i moduli per la richiesta di autorizzazione alla vendita temporanea all ufficio Marketing della Federazione, che provvederà a farlo compilare dall azienda e rinviarlo al promoter! La Fipav si riserva (fino al 15 maggio 2014) un ulteriore spazio di 64 mq all interno del villaggio commerciale allestito dal Promoter per l eventuale presenza di ulteriori sponsor Nazionali.! La produzione di tutti gli elementi di visibilità destinati agli sponsor nazionali (pannelli prima e seconda fila e bandiere occupanti spazi riservati a FIPAV, copri-seggiolone, netscapers, rete, copripalo del campo centrale, backdrop interviste/conferenza stampa/premiazione) sono a carico della Federazione Italiana Pallavolo.! La produzione di tutti i materiali (promozionali, di comunicazione ecc.) contenenti la presenza di logo FIPAV, del logo Beach Volley Italia, del logo Campionato Italiano di Beach Volley e degli sponsor Nazionali e/o Locali dovrà preventivamente ed obbligatoriamente essere approvata dall ufficio Marketing della Federazione Italiana Categorie Merceologiche Riservate dalla Fipav La Fipav si riserva le seguenti categorie merceologiche fino al 15 maggio 2014:! Abbigliamento / Abbigliamento Sportivo / Abbigliamento Tecnico! Calzature! Tutto il Beverage (esclusi Acqua ed Energy Drink)! Integratori Alimentari, Succhi di Frutta e frutta fresca! Personal Care (solari, creme, prodotti farmaceutici)! Telefonia! Automotive! Radio! Tv / Web TV 13
Altre spese Sono a carico della Fipav:! I costi relativi alla diaria, alle spese di viaggio e all alloggio (mezza pensione) dei Supervisori designati per la manifestazione.! I costi relativi alle diarie ed alle spese di viaggio e all alloggio degli arbitri designati dalla Commissione U.d.G. Beach Volley! Un contributo di! 10.000 da versare al Promoter locale per il vitto e alloggio di tutti gli atleti che prendono parte all evento (incluse manifestazioni Giovanili).! I costi relativi alle diarie dei segnapunti designati per la manifestazione (la designazione e il pagamento della diaria è a carico del Comitato Regionale Fipav competente) Fornitura materiale Tecnico La Fipav fornirà all organizzatore locale il seguente materiale tecnico:! Divise per Arbitri e Supervisori! Cappellini e magliette per staff e volontari in numero necessario per il regolare svolgimento della Manifestazione! Canotte uomo e/o top donna da gioco in numero necessario per il regolare svolgiemnto della manifestazione! Rete campo centrale con logo Sponsor Nazionali! Pali da gioco e copri-pali campo centrale! Seggiolone e copri-seggiolone campo centrale! Palloni da gioco omologati FIPAV/FIVB in numero necessario per il regolare svolgimento della manifestazione 14
Contatti www.federvolley.it beachvolley@federvolley.it 06 3685 9514/21 www.facebook.com/federazioneitalianapallavolo https://twitter.com/federvolley 15