REGOLAMENTO PER LE SPESE IN ECONOMIA INDICAZIONI DI CARATTERE OPERATIVO: Ambito di applicazione del nuovo Regolamento limiti di spesa e categorie merceologiche: Nell ambito della revisione del quadro regolamentare di Ateneo, è stato approvato il nuovo Regolamento per le spese in economia dell Università degli Studi di Pavia, emanato in attuazione delle disposizioni di cui all art.125 del D.Lgs. n.163/2006 e s.m.i. (cd. Codice degli Appalti). Sulla base delle nuove disposizioni, il ricorso alle acquisizioni in economia è consentito per importi inferiori alla soglia comunitaria (attualmente quantificata per servizi e forniture in 193.000,00=., IVA esclusa) e nell ambito delle sotto indicate categorie merceologiche: FORNITURE: a) apparati e accessori di telefonia e trasmissione dati; b) arredamenti e complementi di arredo; c) ausili informatici per disabili; d) segnaletica; e) apparecchiature e materiali per sicurezza; f) apparecchiature di raffreddamento e ventilazione; g) veicoli, auto e motoveicoli; h) licenze software; i) apparecchiature mediche; j) apparecchiature scientifiche; k) materiale per laboratorio; l) materiale igienicosanitario; m) cancelleria; n) elettronica, fotografia, audio e video; o) hardware; p) macchine per ufficio; q) indumenti e accessori; r) materiale elettrico, s) materiale bibliografico e documentario, libri e giornali, t) fiori e piante SERVIZI a) servizi amministrativi di supporto; b) prelievo, sgombero e smaltimento dei rifiuti; c) servizi di pulizia; d) servizi di assicurazione; e) servizi di tipografia; f) servizi di locazione, noleggio e leasing; g) servizi di supporto alle trasmissioni radiotelevisive; h) servizi pubblicitari; i) servizi di rappresentanza; j) servizi di trasloco e trasporto; k) ricerche, studi e indagini statistiche; l) servizi di supporto alla ricerca; m) servizi di editoria e di stampa; n) servizi di supporto alle attività di comunicazione; 1
o) servizi di viaggio e servizi alberghieri; p) servizi di manutenzione ai beni sopraindicati ULTERIORI CASI Gli acquisti in economia, sempre per importi inferiori alla soglia comunitaria, sono altresì consentiti nei sottoindicati casi: a) risoluzione di un precedente rapporto contrattuale, o in danno del contraente inadempiente, quando ciò sia ritenuto necessario o conveniente per conseguire la prestazione nel termine previsto dal contratto; b) necessità di completare le prestazioni di un contratto in corso, ivi non previste, se non sia possibile imporne l esecuzione nell ambito del contratto medesimo; c) prestazioni periodiche di servizi, forniture, a seguito della scadenza dei relativi contratti, nelle more dello svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del contraente, nella misura strettamente necessaria; d) urgenza, determinata da eventi oggettivamente imprevedibili, al fine di scongiurare situazioni di pericolo per persone, animali o cose, ovvero per l igiene e salute pubblica, ovvero per il patrimonio storico, artistico, culturale. Il regime autorizzatorio: il Responsabile del Procedimento e la relativa autonomia di spesa Il Regolamento, nel rispetto dell attuale assetto organizzativogestionale dell Ateneo, individua preventivamente il Responsabile del Procedimento per i singoli acquisti e la relativa autonomia di spesa così articolata. RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO: Direttore Amministrativo, con riferimento alle acquisizioni destinate all Amministrazione Centrale e alle strutture non dotate di autonomia gestionale e di spesa; Dirigenti o loro delegati, per le acquisizioni destinate alle relative strutture di competenza; Direttori di Dipartimento, per le acquisizioni destinate al Dipartimento di competenza; Direttori di Centro, per le acquisizioni destinate al Centro di competenza (ove dotato di autonomia gestionale e di spesa) L AUTONOMIA DI SPESA: Amministrazione Centrale: Per le spese di pertinenza dell Amministrazione Centrale e delle strutture non dotate di autonomia gestionale e contabile provvedono alle acquisizioni in economia: i Dirigenti fino all importo massimo di 50.000,00=. per ciascuna spesa; il Direttore Amministrativo per importi superiori ad 50.000,00=. e fino ad un importo pari ad 100.000,00=. per ciascuna spesa; il Direttore Amministrativo, previa autorizzazione del Consiglio di Amministrazione per importi superiori ad 100.000=. per ciascuna spesa e fino alla soglia comunitaria Dipartimenti e Centri dotati di autonomia gestionale e di spesa:: Per le spese di relativa pertinenza provvedono alle acquisizioni in economia: a) il Direttore del Dipartimento / Centro fino all importo massimo di 50.000,00=. per ciascuna spesa; b) il Direttore di Dipartimento / Centro, previa autorizzazione del Consiglio di Dipartimento, per importi superiori ad 50.000,00=. per ciascuna spesa e fino alla soglia comunitaria 2
Gli aspetti procedurali: Sulla base della normativa vigente, la procedura di affidamento risulta differente a seconda se l importo è inferiore ovvero pari o superiore a 40.000,00=. L affidamento diretto: Per servizi o forniture di importo singolarmente inferiore a 40.000,00=., è consentito l affidamento diretto da parte del Responsabile del Procedimento: in questi casi, non è richiesta l acquisizione di più offerte ma ci si può rivolgere direttamente al fornitore o prestatore di servizi. Si precisa tuttavia che le strutture possono, in ogni caso, contattare più operatori economici e che risulta comunque auspicabile, ove possibile, garantire un minimo di rotazione tra gli operatori economici. Il cottimo fiduciario: Per servizi o forniture di importo pari o superiore a 40.000,00=., l affidamento avverrà previo espletamento di una procedura denominata cottimo fiduciario : in sostanza, si tratta di una gara informale alla quale dovranno essere invitati almeno cinque operatori economici (rispetto ai tre attualmente previsti). Si precisa che, laddove in considerazione della specificità del bene o particolarità del servizio oggetto dell affidamento non fosse possibile individuare i cinque operatori richiesti, la struttura, previa adeguata motivazione, potrà interpellare un numero inferiore di operatori per la presentazione delle offerte. Gli operatori economici dovranno essere individuati nel rispetto di principi di trasparenza, rotazione e parità di trattamento, sulla base di: indagini di mercato: in proposito, si precisa che, stante la genericità della legge, l indagine di mercato può essere formalizzata attraverso appositi avvisi pubblici o richieste di preventivi scritti o essere espletata attraverso consultazioni di tipo informale (a titolo esemplificativo, consultando i cataloghi elettronici del mercato elettronico); elenco di operatori predisposti dall Amministrazione stessa (è attualmente in corso la predisposizione di un Albo fornitori di Ateneo) Agli operatori sopra individuati, dovrà essere trasmessa un apposita lettera d invito che dovrà contenere le sotto indicate informazioni: a) l oggetto della prestazione; b) le caratteristiche tecniche e le qualità del bene, del servizio o del lavoro richiesto; c) le modalità di fornitura o di esecuzione dell intervento richiesto; d) le modalità ed i tempi di pagamento; e) le eventuali garanzie richieste; f) le eventuali penalità; g) l importo massimo previsto; h) il criterio di aggiudicazione nonché ogni ulteriore elemento che si rendesse necessario in relazione alla particolarità dell intervento richiesto; i) l obbligo a carico del concorrente di restituire copia della lettera d invito sottoscritta per accettazione; j) il giorno e l indirizzo ove dovranno essere fatte pervenire le offerte. Al fine di agevolare le strutture, si allega un facsimile di lettera di invito corredata da una bozza di capitolato tecnico (quest ultimo da utilizzare per procedure di importo di una certa rilevanza ovvero caratterizzate da prescrizioni tecniche di una certa complessità: si può indicativamente pensare a servizi o forniture di importo superiore a 50.000,00=.). I criteri di aggiudicazione: L aggiudicazione del servizio / fornitura potrà avvenire attraverso uno dei sotto indicati criteri: a) prezzo più basso (in genere è la regola); b) offerta economicamente più vantaggiosa (vi si ricorre per servizi di una certa rilevanza o complessità, per i quali è prevista l attribuzione di un punteggio tecnico e di un punteggio 3
economico sulla base di criteri predeterminati nella lettera d invito e l aggiudicazione è disposta a favore dell operatore economico che ha conseguito il punteggio complessivamente maggiore) Nel caso di aggiudicazione a favore del prezzo più basso, l esame delle offerte e l aggiudicazione viene disposta direttamente dal Responsabile del procedimento; nel caso di aggiudicazione a favore dell offerta economicamente più vantaggiosa, si rende necessaria la nomina di una Commissione di valutazione delle offerte che provvederà all esame delle offerte, all attribuzione dei relativi punteggi e alla pronuncia di aggiudicazione. In ambedue i casi è necessario redigere apposito verbale (si veda la modulistica allegata). Nel caso di servizi o forniture di importo pari o superiore a 100.000,00=., in presenza di scostamenti eccessivi tra i ribassi praticati dagli offerenti, si dovrà richiedere al concorrente che ha praticato il prezzo più basso le giustificazioni a corredo dell offerta (riferite alle singole voci di costo che hanno determinato l importo offerto): solo a seguito dell esame di tali giustificazioni, si potrà disporre l aggiudicazione. La fase postaggiudicazione: Il Responsabile del Procedimento deve notificare l esito della procedura sia alla ditta aggiudicataria sia alle altre ditte partecipanti (allo scopo, si veda la relativa modulistica) Nel caso di acquisti per beni e servizi di importo superiore a 50.000,00=., in un ottica volta a tutelare le strutture, è prevista la stipula di una vera e propria scrittura privata tra le parti (vedasi, in tal senso, la modulistica allegata). Nel caso forniture o servizi ad esecuzione continuata ovvero periodica di importo superiore a 50.000,00=., verrà richiesta all affidatario una cauzione pari al 10% del valore di aggiudicazione, costituita secondo le modalità di cui all art.75, comma 3, del D.Lgs. n.163/2006 e s.m.i.. La programmazione degli acquisti: Il nuovo regolamento per le spese in economia prevede all art.3 (Programmazione delle acquisizioni in economia) la predisposizione da parte delle strutture di un vero e proprio piano degli acquisti (riferito agli acquisti da effettuarsi con la dotazione ordinaria di funzionamento assegnata alla struttura). L inserimento di tale disposizione, oltre a rispondere ad esigenze di controllo e monitoraggio della spesa in un ottica di razionalizzazione della stessa, era altresì legato al fatto che l emanando Regolamento di attuazione del Codice degli Appalti prevedeva obbligatoriamente per tutte le p.a. un programma annuale degli acquisti di beni e servizi relativo all esercizio finanziario successivo. La predisposizione di tale programma costituiva condizione indispensabile per poter effettuare qualsivoglia acquisto: al di fuori del programma, erano esclusivamente consentiti gli acquisti motivati da ragioni di urgenza, dovuta ad eventi imprevisti ed imprevedibili non imputabili all Amministrazione. In considerazione del fatto il Regolamento attuativo del Codice degli Appalti non è stato ancora emanato, nonché tenuto conto del fatto che a brevemedio termine occorrerà un ripensamento di carattere generale dell assetto organizzativo universitario (si veda la bozza del decreto Gelmini) che presumibilmente avrà riflessi anche sulle modalità di approvvigionamento, si ritiene di non dover rendere la disposizione relativa alla programmazione degli acquisti ancora operativa. Rinvio: Rimangono ferme le disposizioni relative all adozione dei parametri qualità / prezzo delle convenzioni Consip, ove attivate, quale base al ribasso per l acquisto di beni e servizi comparabili, nonché gli adempimenti in materia di DURC e quelli connessi all effettuazione dei pagamenti di importo superiore ai 10.000,00. Modulistica di riferimento: 1) Lettera di invito corredata da eventuale Capitolato tecnico e facsimile di dichiarazione sostitutiva della ditta partecipante; 2) Verbale di espletamento della procedura; 4
3) Nota di aggiudicazione; 4) Comunicazione di avvenuta aggiudicazione agli altri operatori economici invitati; 5) Contratto 6) Regole per richiesta Codice Identificativo Gara (CIG) per servizi e forniture a partire da 40.000 Si precisa che la predisposizione di una modulistica ad hoc vuole essere uno strumento per poter agevolare le strutture nell espletamento delle procedure di acquisto: non sussiste pertanto alcun obbligo di seguire pedissequamente la modulistica, fermo restando chiaramente il rispetto delle prescrizioni contenute nel Regolamento di Ateneo per le spese in economia. 5