Consultabilità, diritto di accesso e archivi sommersi

Consultabilità, diritto di accesso e archivi sommersi

Consultabilità degli archivi: principi generali «L accesso agli archivi arricchisce la nostra conoscenza della società umana, promuove la democrazia, tutela i diritti dei cittadini e migliora la qualità della vita»(ica, Dichiarazione universale sugli archivi, 2010) Perché si consulta un archivio? - Usi pratico-amministrativi (soprattutto archivi correnti, ma anche di deposito e storici) - Difesa di un diritto (soprattutto archivi correnti e di deposito, ma anche storici) - Interesse storico-culturale(soprattutto archivi storici, ma anche di deposito e correnti) I cittadini hanno diritto di consultare la documentazione sia per studio sia come diritto di accesso agli atti. La normativa in materia, tuttavia, deve confrontarsi con altri diritti: privacy; riservatezza; segreto di Stato; pericoli di deterioramento dei documenti, etc. I limiti ufficiali alla consultabilità degli archivi sono maggiori in caso di documentazione contemporanea, mentre per la documentazione più antica si riducono, sostanzialmente, a provvedimenti legati alla buona conservazione del materiale. Vi sono tuttavia anche limiti oggettivi, che possono limitare o negare di fatto la possibilità di consultare archivi di qualsiasi tipo, dovuti a mancanza di risorse, dispersione di documenti, etc. 2

Il Codice dei beni culturali e la consultabilità Il Codice dei beni culturali e del paesaggio dedica un intero capo al tema della consultabilità e riservatezza degli archivi: Parte II(Beni culturali), Titolo II(Fruizione e valorizzazione), Capo III (Consultabilità dei documenti degli archivi e tutela della riservatezza)(artt. 122-127). «(Art. 122, Comma 1) I documenti conservati negli archivi di Stato e negli archivi storici delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico sono liberamente consultabili, ad eccezione». Se ne deduce che, di norma, la documentazione diventa liberamente consultabile al momento del versamento negli Archivi di Stato: - Dopo 100 anni dalla cessazione dell attività del notaio per la documentazione notarile -Dopo70anniperlelistedileva - Dopo 30 anni dall esaurimento della pratica per gli archivi degli uffici statali Analogamente la documentazione degli enti pubblici diventa consultabile al momento del passaggio nelle sezioni separate degli archivi degli enti pubblici. 3

Eccezioni alla consultabilità degli archivi statali epubblici Lo stesso articolo 122 del Codice, rifacendosi ad altre norme o ad articoli successivi dello stesso testo, fissa tuttavia una serie di eccezioni. - Sono consultabili dopo 50 anni dalla loro data i documenti di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato(Art. 122, Comma 1, Lettera a). La dichiarazione di riservatezza spetta al Ministero dell Interno. Un apposita commissione ministeriale valuta le richieste di consultazione di tali atti. - Sono consultabili dopo 40 dalla loro data i documenti contenenti«dati sensibili nonché i dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali»(art. 122, Comma 1, Lettera b). -Sono consultabili dopo 70 anni a partire dalla loro data i documenti contenenti«dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare» (Art. 122, Comma 1, Lettera b). Si parla in gergo di dati sensibilissimi. - Segreto di Stato 15 o 30 anni dall introduzione del vincolo(l. 124/2007) - I documenti versati in anticipo negli Archivi di Stato rispetto ai termini stabiliti per legge diventano liberamente consultabili solo allo scadere di tali termini (Art. 122, Comma 1, Lettera b-bis).(lettera del Comma eliminata nel 2014) 4

Conservazione degli archivi di enti pubblici: le sezioni separate d archivio Dinormaglientipubblicidevonoconservareipropriarchivi,salvoicasididepositoin Archivio di Stato. L articolo 30, comma 1 e comma 4, del Codice dei beni culturali(obblighi conservativi) stabilisce che: «(Art. 30, Comma 1) Lo Stato, le regioni, gli altri enti pubblici territoriali nonché ogni altro ente ed istituto pubblico hanno l obbligo di garantire la sicurezza e la conservazione dei beni culturali di loro appartenenza». «(Art.30,Comma4)Isoggettiindicatialcomma1hannol obbligodiconservareipropri archivi nella loro organicità e di ordinarli. I soggetti medesimi hanno altresì l obbligo di inventariare i propri archivi storici, costituiti dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre quaranta anni ed istituiti in sezioni separate[...](comma così modificato dall'art. 2 deld.lgs.n.156del2006poidall'art.2deld.lgs.n.62del2008)». 5

Dati sensibili Traleeccezioniallaliberaconsultabilità,comesièvisto,figuranoancheilimiti(40o70 anni) legati alla tutela dei dati personali. Il Codice fa esplicito riferimento a due testi: - Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali. - Provvedimento del Garante 14 marzo 2001, Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici. Il Codice dei beni culturali dice quali sono i dati sensibilissimi (consultazione dopo 70 anni), ma non spiega quali sono i dati sensibili, rinviando al Codice in materia di protezione dei dati personali: «I dati personali idonei a rivelare l origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché idatipersonaliidoneiarivelarelostatodisaluteelavitasessuale». 6

Dati sensibili/ sensibilissimi e consultazione -SinoallariformadelCodicedeibeniculturaliepaesaggisticidel2016,i40anniprevisti per la consultabilità dei dati sensibili coincidevano di fatto con i termini di versamento. Negli archivi storici si poneva raramente un problema legato alla consultabilità di questa documentazione. Attualmente i due termini non sono più coerenti (40 per la consultabilità, 30 per i versamenti). Diverso il discorso per documenti contenenti dati sensibilissimi (consultazione dopo 70 anni). Forti limitazioni per gli storici dell età contemporanea. È possibile consultare documentazione recante dati sensibili o sensibilissimi personali primadei40annio70anni?ilcodicedeibeniculturalirimandaaquantodispostonel Codice di deontologia, che prevede una procedura simile a quella per la consultazione di atti riservati:. La richiesta dell utente, il progetto di ricerca e il parere di Archivio o Soprintendenza vengono inviati alla Commissione del Ministero dell Interno che si riunisce periodicamente e si esprime in merito alla richiesta 7

Dati sensibili/ sensibilissimi e diffusione Nel caso in cui uno studioso riceva l autorizzazione a consultare dati riservati, sensibili o sensibilissimi prima dei termini previsti dalla legge che uso ne può fare? Va chiarito che l autorizzazione è personale: lo studioso non può estenderla ad altre persone; se altri utenti volessero consultare gli stessi documenti, dovrebbero seguire la stessa trafila illustrata in precedenza. L autorizzazione alla consultazione non consente una diffusione indiscriminata delle informazioni raccolte dallo studioso. Nel caso di dati medici, ad esempio, lo studioso potrà servirsene per uno studio statistico, ma non può divulgare dati sensibili o sensibilissimi riguardanti una determinata persona prima dei termini stabiliti per legge. Il principio è lo stesso indicato dal Codice di deontologia degli archivisti(1996), nel quale gli archivisti sono chiamati a trovare un equilibrio «tra il diritto all informazione e il rispetto della riservatezza». 8

Archivi correnti statali e di enti pubblici e consultazione per fini storici Definita la libera consultabilità degli archivi storici, con le relative eccezioni, il Codice stabilisce anche un principio generale in merito alla consultazione di archivi correnti statali e di enti pubblici per fini storici: «(Art. 124, Comma 1) Salvo quanto disposto dalla vigente normativa in materia di accesso agli atti della pubblica amministrazione, lo Stato, le regioni e gli altri enti pubblici territoriali disciplinano la consultazione a scopi storici dei propri archivi correnti e di deposito». «(Art. 124, Comma 2) La consultazione ai fini del comma 1 degli archivi correnti e di deposito degli altri enti ed istituti pubblici, è regolata dagli enti ed istituti medesimi, sulla base di indirizzi generali stabiliti dal Ministero». In realtà quest articolo è largamente disatteso, per diversi motivi: mancanza di personale; depositi inadeguati alla consultazione da parte del pubblico; disordine degli archivi; diffidenza; mancanza dei relativi regolamenti. La possibilità per gli storici di accedere a queste fonti è spesso legata alla sensibilità del capo dell ufficio. 9

Archivi privati e consultabilità- 1 Nel caso di archivi privati la normativa in materia di consultabilità segue gli stessi principi visti per archivi statali e di enti pubblici, con alcune differenze tra archivi privati conservati in Archivi di Stato e archivi privati detenuti dai legittimi proprietari. Nel caso di archivi privati conservati in Archivi di Stato, l articolo 122, comma 3, del Codice dei beni culturali stabilisce che: - Gli archivi o documenti privati conservati in Archivi di Stato sono soggetti alle stesse norme viste per gli archivi statali o di enti pubblici. -«Idepositantiecolorochedonanoovendonoolascianoinereditàolegatoidocumenti possono anche stabilire la condizione della non consultabilità di tutti o di parte dei documenti dell ultimo settantennio». - Le limitazioni in questione non sono valide«nei riguardi dei depositanti, dei donanti, dei venditori e di qualsiasi altra persona da essi designata; detta limitazione è altresì inoperante nei confronti degli aventi causa dai depositanti, donanti e venditori, quando si tratti di documenti concernenti oggetti patrimoniali, ai quali essi siano interessati per il titolo di acquisto». 10

Archivi privati e consultabilità- 2 Nel caso di archivi privati detenuti dai legittimi proprietari l articolo 127, comma 2, del Codice dei beni culturali stabilisce che: - Sono esclusi dalla consultazione i documenti di carattere riservato. - Possono essere esclusi documenti degli ultimi 70 anni per i quali sia stata posta la condizione di non consultabilità da parte dei proprietari, in linea con quanto stabilito per gli archivi privati conservati presso Archivi di Stato o archivi storici di enti pubblici (vedere slide precedente). 11

Diritto di accesso Quanto detto in merito alla consultabilità per finalità storiche, si intreccia con il diritto di accesso agli atti, regolamentato dalla normativa in materia. NelcasodidocumentazionegiuntaaunArchiviodiStatooaunarchiviostoricodiunente pubblico in anticipo rispetto ai normali termini di versamento, chi ha competenza nello stabilire il diritto di accesso agli atti? L articolo 122, comma 3, del Codice dei beni culturali stabilisce che «sull istanza di accesso provvede l amministrazione che deteneva il documento prima del versamento o del deposito, ove ancora operante, ovvero quella che ad essa è subentrata nell'esercizio delle relative competenze». Riferimenti normativi: - Accesso agli atti(l. 241/90) - Accesso civico generalizzato e Accesso civico semplice (D.Lgs. 33/2013 modificato dal D.Lgs. 97/2016) 12

Limitazioni di fatto Per poter esercitare il diritto alla consultazione o il diritto di accesso, bisogna innanzitutto sapere che determinati documenti esistono. Spesso questi diritti sono negati da difficoltà di ordine pratico, divieti e regolamenti illegittimi, vincoli burocratici, scarsa conoscenza delle norme da parte di archivisti e addetti alla conservazione di archivi. Non sono rari i casi in cui, adducendo motivazioni legate alla tutela del materiale documentario o alla necessità di riordino e inventariazione, gli archivi neghino ai cittadini la visione di documenti altrimenti liberamente consultabili. In altri casi si assiste alla scomparsa di archivi, per motivi e finalità molto diverse tra loro. Emblematico fu il caso del così detto armadio della vergogna rinvenuto nel 1994 in un locale di palazzo Cesi-Gaddi (sede di vari organi giudiziari militari), contenente 695 fascicoli d inchiesta e il registro generale riportante 2274 notizie di reato, relativi a crimini di guerra commessi sul territorio italiano durante l occupazione nazifascista. 13