ANNI 2015 2016 2017 FUNZIONE 6 AREA UNICA ASSOCIATA SERVIZI IN MATERIA STATISTICA E DEMOGRAFICI Responsabile del servizio: Dott.ssa Sodano Rosanna Articolazione dell AUA (delibera G.C. n. 112/2014): 1 Ufficio Demografico 1.1 Adempimenti in materia di anagrafe 1.2 Tenuta Stato Civile 1.3 Gestione Servizio Elettorale e sottocommissione Circondariale 1.4 Albo Giudici Popolari 1.5 Registri di leva 1.6 2 Ufficio Statistica 3 Ufficio Cimitero 3.1 Gestione concessioni cimiteriali 3.2 Permessi seppellimento e trasporto salma 4 Ufficio Protocollo URP 4.1 Comunicazione istituzionale 4.2 Protocollo atti in entrata 4.3 Relazioni e accoglienza pubblico 4.4 Centralino telefonico 4.5 Albo Pretorio 4.6 Archivio CATEGORIA PROFILO PROFESSIONALE ORARIO D1 Istruttore Direttivo p.t. 28 h dal 2016 p.t. 30 h Risorse umane e strumentali assegnate COMUNE DI SULBIATE RISORSE UMANE RISORSE STRUMENTALI SERVIZIO NOME % di E COGNOME assegnazione Rosanna Sodano 100% - 1 personal computer DEMOGRAFICO 80% STATISTICA 10% CIMITERO 5% PROTOCOLLO URP 5%
B7 Collaboratore Amministrativo B7 Collaboratore Amministrativo p.t. 30 h Rosa Maria Leo Rosalia Cinzia Boncristiano 100% - 1 personal computer 100% - 1 personal computer DEMOGRAFICO 60% STATISTICA 10% CIMITERO 5% PROTOCOLLO URP 25% DEMOGRAFICO 55% STATISTICA 5% CIMITERO 5% PROTOCOLLO URP 35% COMUNE DI AICURZIO C1 Istruttore Amministrativo RISORSE UMANE RISORSE STRUMENTALI SERVIZIO Isabella 100% - 2 personal computer DEMOGRAFICO 55% Papagni STATISTICA 10% - stampante PROTOCOLLO URP 35% ASSEGNAZIONE OBIETTIVI CHE SI INTENDONO RAGGIUNGERE INDICATORI 1. UFFICIO ANAGRAFE RILASCIO: di certificati vari, attestazioni, autentiche di firme, di copia e di fotografia; Su richiesta del inserimenti a terminale per comunicazioni di assegnazione pensione INPS cittadino con INPDAP invalidità civile etc ; adempimenti d ufficio Carte di Identità PASSAPORTI: compilazione on line dell istanza con relativa fissazione dell appuntamento. PRATICHE DI IMMIGRAZIONE: ricezione richiesta di residenza da parte del cittadino, inserimento a terminale del Immediatamente, su mod. APR/4, consegna nota di avvio del procedimento al cittadino, registrazione richiesta del cittadino pratica e trasmissione al comune di provenienza entro due giorni per la con adempimenti cancellazione e conferma dei dati; d ufficio successivi adempimenti: trasmissione verbale di accertamento alla polizia locale; al ricevimento positivo del verbale dei accertamento suddetto perfezionamento della pratica con l iscrizione definitiva; aggiornamento della patente di guida e del libretto di circolazione (compilazione modulo); aggiornamento ruoli matricolari. trasmissione comunicazioni alla Questura per gli stranieri (extracomunitari) PRATICHE IMMIGRAZIONE PER I CITTADINI COMUNITARI: idem come sopra con la Su richiesta del cittadino
verifica dei requisiti posseduti per l accettazione della richiesta di immigrazione con Su richiesta del successivo rilascio attestazione di avvenuta iscrizione nell anagrafe e adempimenti cittadino con normali. adempimenti d ufficio Dopo cinque anni di residenza legale in Italia su richiesta rilascio dell attestazione di soggiorno permanente CAMBI DI VIA, COSTITUZIONE DI NUOVA FAMIGLIA, AGGREGAZIONI E SCISSIONI ANAGRAFICHE: ricezione richiesta del cittadino con compilazione modulo relativo; Immediatamente, su inserimento a terminale richiesta del cittadino aggiornamento della patente di guida e del libretto di circolazione (compilazione con adempimenti modulo); d ufficio aggiornamento ruoli matricolari. trasmissione comunicazioni alla Questura per gli stranieri (extracomunitari) PRATICHE DI EMIGRAZIONE E CANCELLAZIONI PER IRREPERIBILITA : registrazione APR/4 e verifica dati; inserimento a terminale e spedizione pratica nuovo Comune entro cinque giorni; per irreperibilità: comunicazione di avvio del procedimento, richiesta accertamenti da parte della polizia locale, alla scadenza dei termine di un anno dalla segnalazione o accertamento di abbandono della dimora abituale emissione ordinanza di cancellazione per irreperibilità con conseguente cancellazione dalla APR e con la trasmissione delle debite comunicazioni ai vari enti; aggiornamento ruoli matricolari. Su richiesta dei Comuni e con adempimenti d ufficio CITTADINI STRANIERI verifica scadenza permessi di soggiorno, richiesta presentazione permesso D Ufficio con scadenza rinnovato con registrazione nuova scadenza a terminale ed eventualmente semestrale cancellazioni anagrafiche per mancato rinnovo dimora abituale o irreperibilità. AIRE iscrizione sul registro AIRE e registrazione protocollo AIRE Su richiesta del invio nota di avvenuta iscrizione o cancellazione all interessato e al Consolato cittadino o del generale di appartenenza; consolato o di altri inserimento a terminale; Comuni inserimento nel programma Anag Aire del Ministero aggiornamento di tale variazione all elettorale; INA SAIA :Trasmissione al CNSD di Roma di tutti i dati inerenti le variazioni Quotidianamente anagrafiche sopracitate 2. STATO CIVILE RILASCIO: Certificati, estratti e copie integrali di atti di stato civile Su richiesta di cittadini comuni, enti Stesura atti di stato civile (nascita, morte, matrimonio, divorzio, separazione, modifica delle condizione di divorzio o separazione, cittadinanza, riconciliazioni tra Atti iscritti: coniugi, sentenze varie anche straniere, adozioni, riconoscimenti, riacquisto e immediatamente perdita di cittadinanza, trascrizione verbali di morte presunta ecc.) ed istituzione dei fascicoli allegati agli atti di stato civile Atti trascritti: entro 5 giorni dal ricevimento dell atto chiusura dei registri di stato civile a fine anno Una volta all anno Processi verbali di pubblicazioni di matrimonio ai nubendi e relativa acquisizione di tutti gli atti relativi a tale adempimento nonche stesura atti di pubblicazione Su richiesta dei richiesti da altri comuni e rilascio richieste per celebrazione matrimonio in altro cittadini o dei Comuni comune su richiesta del cittadino; ANNOTAZIONI da promuovere alla Procura della Repubblica c/o il Tribunale (morte, matrimonio, Per ogni evento di
cessazione effetti civili ecc.); stato civile registrazione delle annotazioni a margine o in calce agli atti di stato civile e relativa registrazione nonché richiesta annotazione ad altri Comuni interessati; INNOVAZIONI L art. 12 della Legge n. 162/2014 prevede, a decorrere dall 11/12/2014, la possibilità per i coniugi di comparire direttamente innanzi all Ufficiale dello Stato Civile del Comune per concludere un accordo di separazione, di divorzio o di modifica delle Per ogni evento di precedenti condizioni di separazione o di divorzio. morte e/o connesso 3. Servizi cimiteriali GESTIONE AMMINISTRATIVA Contatti con utenti del servizio, assegnazione sepolture, rinnovi sepolture, predisposizione e stesura concessioni cimiteriali con relative comunicazioni agli utenti per il pagamento, consegna contratti agli interessati e archiviazione con debita registrazione in apposito registro nonché del software del cimitero Organizzazione e predisposizione atti per tumulazioni, inumazioni, estumulazioni D ufficio una volta ordinarie e straordinarie, trasferimenti ed esumazioni ordinarie e straordinarie, nonché all anno ad ottobre istruttoria pratiche per cremazioni. Creazione e trasmissione proposte per rilascio in disponibilità al comune loculi con scadenza a perpetuità 4. UFFICIO LEVA richiesta ai comuni di nascita dell estratto per sunto dell atto di nascita dei predetti ragazzi; istituzione del fascicolo personale per ogni ragazzo; compilazione in duplice copia degli iscrivendi con affissione all Albo pretorio; compilazione del ruolo matricolare; Manifesto di leva; compilazione lista di leva; invio al Distretto Militare della lista di leva; costante aggiornamento dei ruoli matricolari ( immigrazione, emigrazione,). periodicamente Quando previsto alla scadenza indicata Ad ogni evento migratorio 5. STATISTICHE Comunicazioni ai seguenti enti e istituzioni: A.S.L. per nascite, morti, immigrati, emigrati, cambi di via, schede ISTAT Mensilmente QUESTURA invio dell elenco delle carte d identità emesse OGNI quindicina del mese con relativi cartellini; PREFETTURA invio dell elenco delle carte d identità emesse nel bimestre; CASELLARIO GIUDIZIARIO elenco delle persone al di sotto degli ottanta anni decedute nel mese ISTAT trasmissione informatica modelli d7a, d7b, P4, P5, D3, e APR/4, Mensilmente separazioni e divorzi movimento della popolazione riepilogo annuale con i MOD. P2 P3 POSAS E STRASA; Annualmente MOTORIZZAZIONE CIVILE attestazioni del cambio di via o di Comune per l aggiornamento del libretto di circolazione e patente e trasmissione tramite INA SAIA Conteggio dei diritti di segreteria con compilazione dei prospetti dei diritti incassati. Versamenti in banca dei soldi incassati per emissione delle relative reversali. 6. UFFICIO ELETTORALE Mensilmente Trimestralmente Tenuta liste con aggiornamenti ed aggiunte relative alle varie revisioni semestrali Inizio e fine gennaio e (n. 2 all anno), dinamiche (n. 2 all anno) o straordinarie (in caso di elezioni) sia luglio per le dinamiche,
cartacee che a terminale Tenuta fascicoli personali; scadenze ad aprile, giugno, ottobre e dicembre per le semestrali Per ogni revisione Richiesta estratti nascita, certificati penali e documentazione varia, per l istituzione del fascicolo personale dei ragazzi che compiranno i diciotto anni (semestrale); Invio e ricezione dei fascicoli personali a seguito di variazioni di residenza (dinamica); Redazione dei verbali per le varie revisioni ed invio degli stessi con la documentazione acquisita alla: Commissione Circondariale, Prefettura, Procura Per ogni revisione della Repubblica c/o il Tribunale; Compilazione a terminale statistiche elettorali richieste dalla Prefettura ALBO SCRUTATORI Manifesto di avviso ricezione delle domande dei volontari con verifica che gli stessi abbiano tutti i requisiti per essere inseriti nell albo; redazione verbali con iscrizioni e cancellazioni (emigrati e raggiungimento limiti di Gennaio età); per le persone cancellate all albo viene inviata comunicazione dell avvenuta cancellazione; compilazione schede personali e fascicoli; invio verbale alla C.E. Circondariale ALBI DEI GIUDICI POPOLARI Manifesti di avviso raccolta delle richieste di coloro che intendono essere inseriti nell albo e che hanno tutti i requisiti previsti dalla legge; per coloro che hanno presentato domanda di iscrizione approntamento del fascicolo personale; Convocazione delle Commissione verbali delle nuove iscrizioni e cancellazioni; invio alla Pretura dei suddetti verbali con relativi fascicoli; aggiornamento schede personali e fascicoli che in caso di emigrazione devono essere inviati nel nuovo Comune. IN CASO DI ELEZIONI propaganda elettorale; Per ogni elezione revisioni straordinarie, costituzione seggi, aperture straordinarie, ecc. si aggiungono i numerosi altri adempimenti obbligatori per legge a seconda del tipo di elezione. Nel 2013 si terranno le elezioni politiche. 7. UFFICIO RELAZIONI CON IL PUBBLICO Per ogni revisione Per ogni revisione Dopo le revisioni nel periodo indicato Ottobre ALBO DEI PRESIDENTI DI SEGGIO Manifesto di avviso Ottobre raccolta delle domande di coloro che vogliono essere inclusi nell albo e accertamento che i predetti siano in possesso dei requisiti; redazione dei verbali con invio alla Corte d Appello; compilazione aggiornamenti richiesti dalla Corte di Appello Novembre/Dicembre Entro aprile Fino al 31 Luglio Agosto Settembre 1. CENTRALINO telefonico: smistamento chiamate, prima risposta agli utenti, informazioni varie. D Ufficio e su richiesta 2. RELAZIONI COL PUBBLICO: Instaurazione del dialogo fra il Comune e il cittadino, tramite l informazione sullo Su richiesta del stato delle procedure presso i vari uffici comunali e sulle procedure relative ad altre pubblico amministrazioni pubbliche verifica delle aspettative del cittadino e delle esigenze di quest ultimo e delle
possibilità di soddisfazione dei bisogni in termini di domanda /offerta 8. UFFICIO PROTOCOLLO E ARCHIVIO 1. Protocollazione atti in entrata e smistamento ad uffici di competenza 2. Regolare tenuta ed aggiornamento archivio INNOVAZIONI Come stabilito dal DPCM 3 dicembre 2013 in materia di protocollo informatico, a partire dall 12 ottobre 2015 si provvede alla creazione del registro giornaliero di protocollo della precedente giornata lavorativa. Nelle more dell individuazione del Conservatore, cui inviare il registro giornaliero, si provvede alla sua creazione, all apposizione della firma digitale e alla sua conservazione in apposita cartella sul server. VALORI ATTESI DI RISULTATO 1. Armonizzazione delle procedure tra i due Enti che fanno parte della Gestione Associata 2. Coordinamento delle risorse umane affinchè all Ente di minori dimensioni venga costantemente assicurata la presenza di personale 3. Adempimento secondi i criteri di efficienza, efficacia ed economicità delle attività di governo delegate (Anagrafe, Stato Civile, Statistica, Elettorale e Leva) 4. Rispetto secondi i criteri di efficienza, efficacia ed economicità delle scadenze di legge 5. Soddisfacimento bisogni ed esigenze della cittadinanza 6. Monitoraggio variazioni della popolazione in rapporto al territorio per garantire il soddisfacimento dei bisogni primari e non 7. Collaborazione con gli altri uffici per le varie attività comunali 8. Valorizzazione dell immagine dell Ente Gli obiettivi di cui alla presente posizione organizzativa sono dal titolare della stessa.