Codice di Comportamento di Ecoisola S.p.A. Approvato con deliberazione del Consiglio di Amministrazione in data 30 marzo 2016 Pubblicato sul sito internet nella sezione Amministrazione trasparente Via Carso, 73 24040 - MADONE (BG) Telefono 035/99.12.71 fax 035/49.43.437 Numero verde 800122166 Cod. Fisc. e Partita IVA 02371570165 e-mail: ecoisola@ecoisola.it 1
CODICE DI COMPORTAMENTO INDICE Paragrafo Pagina 1. Premessa.... 1 2. Finalità... 1 3. Valori Fondamentali... 3 4. Procedure interne.... 4 5. Principi di condotta nei rapporti con i soci... 6 6. Principi di condotta nei rapporti con i dipendenti....6 7. Principi di condotta nei rapporti con gli stakeholder 8 8. Principi di condotta nei rapporti con gli appaltatori...9 9. Principi di condotta nei rapporti con la pubblica amministrazione..10 10. Principi di condotta con altri interlocutori.. 11 11. Modalità di attuazione e programma di vigilanza... 11 2
1. PREMESSA Ecoisola S.p.A è una società a totale capitale pubblico (in forma abbreviata anche Ecoisola o la Società ) che opera nell area geografica della cosiddetta Isola Bergamasca nella omonima provincia di Bergamo. La sua missione principale è svolgere servizi di igiene urbana ed altri servizi complementari per i Comuni Soci che partecipano al capitale sociale dell azienda. La Società intende, attraverso il Codice di Comportamento (di seguito anche "Codice") definire ed esplicitare i valori ed i principi di comportamento che informano la propria attività ed i propri rapporti verso tutti i soggetti con cui entra in relazione per il conseguimento del proprio oggetto sociale. Il Codice si applica a tutti i componenti degli organi amministrativi e di controllo, i dipendenti, collaboratori, fornitori di servizi, e più in generale a tutti coloro che forniscono alla Società beni e servizi. 2. FINALITA 2. Finalità Il presente Codice di Comportamento regola il complesso di diritti, doveri e responsabilità che Ecoisola assume espressamente nei confronti degli stakeholder (portatori di interresse) con i quali si trova quotidianamente ad interagire nell ambito dello svolgimento della propria attività. Al Codice di Comportamento vengono attribuite le seguenti funzioni: - preventiva: la codificazione dei principi etici di riferimento e delle regole di comportamento basilari cui tutti gli stakeholder devono uniformarsi costituisce l espressa dichiarazione dell impegno serio ed effettivo di Ecoisola a rendersi garante della legalità della propria attività, con particolare riferimento alla prevenzione degli illeciti; - cognitiva: il Codice, attraverso l enunciazione di principi generali e di regole di condotta, consente di riconoscere i comportamenti non etici e di indicare le corrette modalità di esercizio delle funzioni e dei poteri attribuiti a ciascuno; - di legittimazione: il Codice esplicita i doveri e le responsabilità di Ecoisola nei confronti degli stakeholder, affinché questi ultimi possano ritrovare in esso un riconoscimento delle loro aspettative; - di incentivo: il Codice, imponendo l osservanza dei principi e delle regole in esso contenute, contribuisce allo sviluppo di una coscienza etica e rafforza la reputazione di Ecoisola ed il rapporto di fiducia con gli stakeholder. Analogamente, dall osservanza dei principi e delle norme del Codice dipende la reputazione di tutto il personale, nonché il rapporto di fiducia reciproca tra questi e la Società. L insieme dei principi etici e dei valori espressi nel Codice dovrà ispirare l attività di tutti coloro che operano in Ecoisola, tenendo conto dell importanza dei ruoli, della complessità delle funzioni e delle responsabilità loro affidate per il perseguimento degli scopi della Società. In particolare, a titolo esemplificativo e non esaustivo: - i componenti degli organi sociali si ispirano ai valori e principi del Codice nel fissare gli obiettivi di impresa; - i dipendenti e i collaboratori esterni su base continuativa, nel dovuto rispetto della legge e delle normative vigenti, adeguano le proprie azioni ed i propri comportamenti ai principi, agli obiettivi ed agli impegni previsti dal Codice. 3
L orientamento all etica è approccio indispensabile per l affidabilità dei comportamenti di Ecoisola verso gli stakeholder e, più in generale, verso l intero contesto civile ed economico in cui la Società opera. Per le ragioni che precedono, è importante definire con chiarezza l insieme dei valori che Ecoisola riconosce, accetta e condivide e l insieme delle responsabilità che assume verso l interno e verso l esterno. A tali esigenze risponde la predisposizione del presente Codice di Comportamento, che costituisce un codice di comportamento la cui osservanza da parte di tutti gli esponenti aziendali è di importanza fondamentale per il buon funzionamento, l affidabilità e la reputazione della Società. 3. VALORI FONDAMENTALI La Società si impegna a svolgere la propria attività sulla base dei seguenti principi: Legalità Ecoisola, nello svolgimento delle proprie attività, agisce nel rispetto della legislazione e di tutte le norme vigenti nei territori nei quali si trova ad operare, nonché dei principi del Codice. In questo ambito la Società proibisce e condanna qualsiasi forma di corruzione senza alcuna eccezione. Creazione di valore Ecoisola si impegna a coniugare valore economico e sociale con l obiettivo di soddisfare nel tempo le legittime aspettative di tutti coloro che entrano in relazione con essa. Riservatezza Ecoisola assicura la riservatezza delle informazioni e dei dati personali oggetto di trattamento e la protezione delle informazioni acquisite in relazione all attività lavorativa prestata. Le informazioni ottenute non saranno utilizzate per interessi propri o secondo modalità contrarie alla legge o che siano di nocumento agli obiettivi della Società. Innovazione Ecoisola si impegna a contribuire allo sviluppo e al benessere della comunità in cui opera perseguendo l obiettivo di introdurre ai diversi livelli organizzativi tutti gli aspetti dell innovazione e di agire costantemente per la manutenzione e il miglioramento continuo delle proprie attività. Onestà e correttezza I rapporti con gli stakeholder di Ecoisola sono improntati a criteri di correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto. I destinatari svolgono la propria attività nell interesse della Società e non dovranno dunque essere sottoposti ad alcun tipo di pressione. Valorizzazione e integrità della persona Ecoisola si impegna a promuovere il rispetto dell integrità fisica, morale e culturale della persona, garantendo la dignità individuale ed ambienti di lavoro sicuri. Ecoisola proibisce ogni e qualsiasi forma di molestia - psicologica, fisica, sessuale - nei confronti di dipendenti, collaboratori esterni, fornitori, clienti o visitatori. Per molestia si intende qualsiasi forma di intimidazione o minaccia che sia di ostacolo al sereno svolgimento delle proprie funzioni ovvero l abuso da parte del superiore gerarchico della posizione di autorità. Responsabilità sociale e ambientale Ecoisola, in funzione della sua primaria attività che è lo svolgimento del servizio di igiene urbana presso alcuni enti locali, si impegna a fornire un servizio di alto valore sociale e di utilità alla collettività, la quale deve beneficiare dei migliori standard di qualità, alle più eque condizioni economiche e normative, senza alcuna arbitraria discriminazione. La 4
Società si impegna a perseguire una gestione responsabile nello svolgimento delle attività di raccolta e smaltimento dei rifiuti e l uso di soluzioni volte a migliorare l impatto ambientale delle proprie attività. Cura e soddisfazione del cliente Tutte le attività e comportamenti aziendali sono orientati alla massima attenzione nei confronti dei clienti, avendo come obiettivo il raggiungimento di standard qualitativi ottimali nell ottica della loro migliore soddisfazione. Responsabilità verso la collettività Ecoisola opera tenendo conto delle esigenze della comunità nel cui ambito svolge la propria attività e contribuisce al suo sviluppo economico, ambientale, sociale, culturale e civile. Trasparenza Ecoisola si impegna ad informare, qualora previsto dalla legge e/o ritenuto di interesse, in modo chiaro e trasparente tutti gli stakeholder in relazione alla propria situazione ed al proprio andamento economico e gestionale, senza favorire alcun gruppo d interesse o singolo individuo. 4. PROCEDURE INTERNE I destinatari sono tenuti all osservanza delle regole, dei ruoli e delle responsabilità definite dal sistema di procure ed atti aziendali in genere. 4.1 Conformità alle leggi La Società ha come principio imprescindibile il rispetto di leggi e regolamenti vigenti nel luogo e nel tempo in cui opera, pertanto non inizierà e valuterà il proseguimento del rapporto con chi non intenda adottare e rispettare tale principio. La violazione non può in nessun caso essere giustificata dalla realizzazione di un interesse della Società o dal conseguimento di un vantaggio per la stessa. Sono espressamente vietate le condotte, le operazione o le attività che comportano la possibilità di coinvolgimento della Società in vicende di associazione a delinquere (anche di stampo mafioso). Ai destinatari viene richiesto di astenersi dal porre in essere o partecipare alla realizzazione di condotte tali che, considerate individualmente o collettivamente, possano integrare un comportamento rilevante di una qualsivoglia fattispecie di reato e in particolare contemplato nel piano anticorruzione. 4.2 Controlli Interni Va promossa e incentivata una positiva attitudine ai controlli da parte degli organi sociali a tutti i livelli, in considerazione dell apporto che i controlli forniscono al miglioramento dell efficienza. Per controlli interni si intendono tutti gli strumenti necessari o utili a indirizzare, gestire e verificare le attività dell impresa, con l obiettivo di garantire il rispetto delle leggi e degli atti aziendali, proteggere i beni aziendali, gestire in modo efficiente le attività e fornire dati contabili e finanziari accurati e completi. 4.3 Prevenzione del conflitto di interessi Nella conduzione di qualsiasi attività devono sempre evitarsi situazioni ove i soggetti coinvolti siano, o possano anche solo apparire, in conflitto di interesse. Con ciò si intende il caso in cui un destinatario persegua un interesse diverso dalla missione della Società o si avvantaggi "personalmente" di opportunità d'affari e di attività della stessa. Qualora in capo ai destinatari, si dovessero verificare situazioni di conflitto con gli interessi della Società, anche solo a livello potenziale, gli stessi devono darne immediata comunicazione al Consiglio di Amministrazione, astenendosi dal porre in essere qualsiasi condotta riconducibile alla situazione in oggetto. 5
4.4 Correttezza dei flussi finanziari E tassativamente vietata qualsiasi operazione che possa comportare la benché minima possibilità di coinvolgimento della Società in vicende di ricettazione, riciclaggio, impiego di beni o denaro di provenienza illecita. I flussi finanziari devono essere gestiti garantendo la completa tracciabilità delle operazioni, conservando l adeguata documentazione e sempre nei limiti delle responsabilità assegnate a ciascuno. In particolare, tutti i pagamenti e gli altri trasferimenti fatti da o a favore della Società devono essere accuratamente ed integralmente registrati nei sistemi contabili aziendali e devono essere realmente effettuati e indirizzati solo ai soggetti e per le attività contrattualmente formalizzate e/o deliberate dalla Società e/o funzionali alla realizzazione dell'oggetto sociale. 4.5 Qualità nella gestione e nei servizi erogati La qualità è considerata un valore fondamentale irrinunciabile per il successo dell organizzazione. Le attività della Società devono essere quindi tese a garantire: continuità e regolarità del servizio, omogeneità di trattamento per tutta l utenza, cortesia e comportamento corretto da parte del personale, miglioramento dell efficienza dei servizi erogati, riduzione degli impatti ambientali dovuti alla raccolta e allo smaltimento dei rifiuti. 4.6 Riservatezza delle informazioni e tutela della privacy Ecoisola assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e si astiene dal comunicare dati riservati, salvo il caso di espressa e consapevole autorizzazione e conformità alle norme giuridiche vigenti. I destinatari sono tenuti a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l esercizio della propria attività. La Società garantisce, in conformità alle disposizioni di legge, la riservatezza dei dati personali e delle informazioni e predispone idonee procedure volte a garantire, tra l'altro il trattamento, la gestione interna e la comunicazione all'esterno di tali informazioni. I dati personali sono trattati con strumenti adeguati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. 4.7 Beni aziendali e sistemi informatici Ciascun destinatario è tenuto ad utilizzare i beni aziendali esclusivamente per scopi legali e comunque connessi all'attività lavorativa e a proteggerli da danneggiamento, smarrimento e furto. Per beni aziendali si intendono i beni tangibili e attrezzature, le proprietà intellettuali e il patrimonio informativo. L utilizzo dei sistemi informatici e delle banche dati della Società deve avvenire nel rispetto della normativa vigente e sulla base dei principi di correttezza e onestà. A tale scopo ogni destinatario è responsabile del corretto utilizzo delle risorse informatiche a lui assegnate così come dei codici di accesso ai sistemi stessi. E' vietato introdursi abusivamente in sistemi informatici protetti da misure di sicurezza così come procurarsi abusivamente o diffondere codici di accesso ai sistemi e danneggiare informazioni, dati e programmi informatici. 4.8 Omaggi, regalie e altre forme di benefici Nei rapporti di affari con terzi è vietato ricevere o offrire benefici (sia diretti che indiretti), omaggi, atti di cortesia e di ospitalità, che siano di natura e valore tali da poter essere interpretati come finalizzati ad ottenere un trattamento di favore e comunque, non in linea con la normale cortesia di affari. 4.9 Tutela dell ambiente L'ambiente è un bene primario che la Società si impegna a salvaguardare e, a tal fine, programma le proprie attività ricercando un equilibrio tra iniziative economiche ed esigenze ambientali, sviluppando la propria attività nel massimo rispetto delle normative ambientali vigenti e avendo sempre in considerazione i diritti delle generazioni future. 6
La società è impegnata a gestire la sua attività caratteristica garantendo la massima trasparenza dell'operato verso tutti gli stakeholder interessati. La Società si impegna, inoltre, a promuovere comportamenti responsabili volti alla tutela dell ambiente anche attraverso iniziative di consultazione, informazione e coinvolgimento della comunità in cui opera. 5. PRINCIPI DI CONDOTTA NEI RAPPORTI CON I SOCI Ecoisola garantisce ai propri soci - attuali e futuri - trasparenza d azione nello svolgimento delle proprie attività. Ecoisola riconosce loro, inoltre, il diritto ad essere informati su ogni circostanza ritenuta di rilievo o comunque d interesse per l economia aziendale, oltre che nei casi previsti dalla normativa vigente. A tal fine predispone appositi flussi informativi, per garantire l aggiornamento costante e la completezza d informazione. 6. PRINCIPI DI CONDOTTA NEI RAPPORTI CON I DIPENDENTI Il rispetto della persona e del suo sviluppo professionale è considerato un valore preminente per Ecoisola, unitamente al complesso delle capacità relazionali, intellettive, organizzative e tecniche di ogni dipendente. Nella consapevolezza e a corollario di tale valore fondamentale, la Società si ispira anche ad alcuni presupposti fondamentali di seguito rappresentati. 6.1 Selezione del personale La ricerca e selezione del personale è effettuata unicamente in base a criteri di oggettività e trasparenza, garantendo pari opportunità ed evitando qualsiasi forma di favoritismo. 6.2 Costituzione del rapporto di lavoro Le assunzioni avvengono con regolare contratto di lavoro nel pieno rispetto della legge e del CCNL applicato, favorendo l inserimento del lavoratore nell ambiente di lavoro. 6.3 Gestione del personale Ecoisola permette di offrire a tutto il personale, a parità di condizioni, le medesime opportunità di miglioramento e di crescita professionale. Il presupposto essenziale per l attribuzione di incarichi di responsabilità all interno dell organizzazione aziendale e per una crescita progressiva della carriera è la valutazione delle competenze espresse e dei risultati ottenuti, nonché del potenziale di competenze possedute in stretta e coerente correlazione con le esigenze attuali e future della Società. Chi ritenga di essere stato discriminato, per qualsivoglia motivo, può segnalare l accaduto al consiglio di amministrazione o al direttore. E vietato qualsiasi atto di ritorsione nei confronti di coloro che segnalano quanto sopra 6.4 Sicurezza e Salute Ecoisola pone particolare attenzione alla creazione e gestione di ambienti e luoghi di lavoro adeguati alla sicurezza e alla salute dei dipendenti, in conformità alle direttive nazionali ed internazionali in materia. Inoltre, Ecoisola vieta: - la consumazione di sostanze alcoliche, stupefacenti, allucinogene che influenzino il regolare svolgimento dell attività lavorativa; - il fumo nei luoghi in cui è vietato fumare. 6.5 Tutela della Privacy Ecoisola si uniforma alle prescrizioni in materia di riservatezza dei dati personali di cui al decreto legislativo n. 196 del 2003 ( Codice in materia di protezione dei dati personali e successive modificazioni, integrazioni e regolamenti attuativi). 7
Con particolare riguardo al trattamento dei dati personali dei lavoratori, Ecoisola mette in atto specifiche cautele volte ad informare ciascun dipendente o collaboratore esterno sulla natura dei dati personali oggetto di trattamento da parte della Società, sulle modalità di trattamento, sugli ambiti di comunicazione e, in generale, su ogni dato relativo alla sua persona. 6.6 Doveri dei Destinatari 6.6.1 Diligenza e buona fede Ogni destinatario deve agire lealmente e secondo buona fede, rispettando gli obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro ed assicurando le prestazioni richieste. Deve, inoltre, conoscere ed osservare le norme deontologiche contenute nel Codice, improntando la propria condotta al reciproco rispetto e alla cooperazione. Il personale di Ecoisola, indipendentemente dalla funzione esercitata e/o dal livello di responsabilità assunto, deve conoscere ed attuare quanto previsto in tema di tutela dell ambiente, di sicurezza ed igiene del lavoro e di tutela della privacy. 6.6.2 Conflitto d interessi Ciascun destinatario deve assicurare che ogni decisione assunta nel proprio ambito di attività sia presa nell interesse della Società e sia conforme ai piani ed agli indirizzi degli organi sociali. Va dunque evitata qualunque situazione di conflitto di interesse tra attività economiche personali o familiari e mansioni aziendali ricoperte. A titolo esemplificativo, possono determinare conflitto di interesse le seguenti situazioni: - l esistenza palese od occulta di interessi economici e finanziari del personale e/o delle rispettive famiglie in attività di fornitori; - l utilizzo di informazioni acquisite nello svolgimento di attività lavorative a vantaggio proprio o di terzi in contrasto con gli interessi della Società; - lo svolgimento di attività lavorative, di qualunque genere (prestazioni d opera e intellettuali), presso clienti, fornitori, soggetti terzi in contrasto con gli interessi della Società ; - l accettazione di denaro o altra utilità o beneficio, da parte di chiunque diverso dalla Società, per l esecuzione di un atto del proprio ufficio o contrario ai doveri d ufficio; - l accettazione di regali, omaggi, ospitalità o altri vantaggi, salvo che il valore degli stessi non ecceda i limiti ascrivibili a normali relazioni di cortesia e di modesto valore, usuali in relazione alla ricorrenza e pari ad un massimo di euro 100; - l abuso della propria posizione funzionale per la realizzazione di interessi contrastanti con quelli della Società ; - la conclusione, il perfezionamento o l avvio di trattative e/o contratti in nome e/o per conto della Società, che abbiano come controparte propri familiari. 6.6.3 Tutela del patrimonio aziendale Il personale, nessuno escluso di Ecoisola, è responsabile della protezione delle risorse aziendali a lui affidate ed ha il dovere di informare tempestivamente i propri diretti responsabili di eventi potenzialmente dannosi per la Società. In particolare, ogni dipendente o dirigente della Società è tenuto ad adottare i seguenti comportamenti: - operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili e in linea con le politiche aziendali; - evitare utilizzi impropri o manomissioni dei beni aziendali che possano essere causa di danno o riduzione di efficienza, o comunque siano in contrasto con l interesse sociale. I dirigenti e i dipendenti sono tenuti ad adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali al fine di non compromettere il funzionamento e la protezione dei sistemi informatici. In particolare, ogni dirigente e dipendente della Società è tenuto, a titolo esemplificativo, ad adottare i seguenti comportamenti: 8
- utilizzare le informazioni trattate nei sistemi informatici e telematici aziendali, posta elettronica inclusa, con le modalità e nei limiti indicati dalla Società; - utilizzare gli strumenti informatici e telematici correttamente, evitando ogni uso che abbia per finalità la raccolta, l archiviazione e la diffusione di dati e di informazioni per fini diversi dall attività della Società; - utilizzare strumenti informatici e telematici senza alterare le configurazioni hardware e software fornite da Ecoisola; - non inviare messaggi di posta elettronica ingiuriosi e minatori, non ricorrere a linguaggio volgare ed osceno, non esprimere commenti che possano recare offesa alla persona e/o danno all immagine aziendale; - evitare l invio di comunicazioni a carattere commerciale e pubblicitario, utilizzando impropriamente la rete telematica aziendale; - non navigare su siti internet dal contenuto indecoroso, offensivo, contrario alla morale pubblica, alla legge o comunque non strettamente connessi all attività lavorativa; - non fare copie non autorizzate di programmi su licenza, per uso aziendale o per terzi. L utilizzo anche involontario di questi beni per qualunque fine non consentito può provocare seri danni ad Ecoisola con l aggravante di potenziali sanzioni e l avvio di procedimenti disciplinari nei confronti dei dirigenti o dipendenti responsabili. 7. PRINCIPI DI CONDOTTA NEI RAPPORTI CON GLI STAKEHOLDER 7.1 Principi di condotta nei rapporti con i clienti Ecoisola uniforma la propria condotta nei rapporti con i clienti a principi di trasparenza, affidabilità, responsabilità e qualità. Ogni dipendente è tenuto, ad esempio, ad adottare i seguenti comportamenti: - osservare scrupolosamente le disposizioni del Codice e le procedure interne relative alla gestione dei rapporti con i clienti; - assicurarsi della qualità ed affidabilità dei servizi offerti; - fornire, con efficienza e cortesia, accurate ed esaurienti informazioni concernenti l oggetto e le modalità di erogazione dei servizi, affinché i clienti possano assumere decisioni consapevoli. Ecoisola si impegna a garantire adeguati standard di qualità dei servizi offerti sulla base di livelli predefiniti e a ricorrere a moderne metodologie di verifica e misurazione del livello di soddisfazione della clientela per impostare interventi correttivi e migliorativi (ad esempio, Carta dei Servizi, contatto diretto con la clientela, indagini di mercato, customer satisfaction). Inoltre, si impegna a dare sempre riscontro ai suggerimenti e ai reclami dei clienti e delle associazioni a loro tutela, avvalendosi di sistemi di comunicazione idonei e tempestivi (ad esempio, telefono, fax, e-mail, posta, siti internet). 8. PRINCIPI DI CONDOTTA NEI RAPPORTI CON GLI APPALTATORI 8.1 Comportamenti generali nei confronti degli appaltatori Ecoisola impronta la propria condotta nei rapporti con gli appaltatori, eguaglianza e lealtà. Ogni dipendente è tenuto, ad esempio, ad adottare i seguenti comportamenti: - osservare e rispettare, nei rapporti di fornitura e di partnership, le disposizioni di legge applicabili e le condizioni contrattualmente previste; - osservare scrupolosamente le procedure interne relative alla selezione ed alla gestione dei rapporti con gli appaltatori; 9
- ottenere la collaborazione dei fornitori nell assicurare il soddisfacimento delle esigenze dei clienti in termini di qualità, costo e tempi di consegna dei beni o di prestazione dei servizi; - osservare i principi di trasparenza e completezza di informazione nella corrispondenza con gli appaltatori. 8.2 Scelta degli appaltatori I processi di selezione e scelta degli appaltatori sono improntati al rispetto della normativa ai sensi del Codice degli Appalti (Dlgs 163/2006) e del suo Regolamento di Attuazione (Dpr 207/2010) nonché del regolamento interno alla Società. A tal fine, ogni dirigente e dipendente della Società, responsabile delle funzioni aziendali che partecipano a detti processi, è tenuto ad adottare i comportamenti indicati di seguito a titolo esemplificativo: - riconoscere alle ditte che svolgono servizi e ai fornitori, in possesso dei requisiti necessari, pari opportunità di partecipazione alla selezione; - assicurare la partecipazione all eventuale gara di un numero sufficiente di ditte fornitrici, secondo quanto definito nelle normative precitate; - verificare, anche attraverso idonea documentazione, che gli appaltatori dispongano di mezzi, anche finanziari, strutture organizzative, capacità tecniche ed esperienza, sistemi di qualità e risorse adeguate alle esigenze aziendali e all immagine della Società. 8.3 Integrità e indipendenza nei rapporti con gli appaltatori Le relazioni con gli appaltatori sono regolate da comportamenti etici generali, di cui al precedente paragrafo 8.1 del Codice, e sono oggetto di costante monitoraggio da parte della Società. In particolare, nella gestione dei rapporti con gli appaltatori, precisamente al fine di garantire integrità ed indipendenza, occorre evitare di indurre un appaltatore alla stipula di un contratto/accordo a condizioni a lui sfavorevoli, nella prospettiva della conclusione di un successivo contratto/accordo più vantaggioso. 8.4 Doni e altre utilità ricevute dagli appaltatori ovvero offerti loro I dipendenti devono evitare di ricevere direttamente o indirettamente (tramite membri del proprio nucleo familiare, amici, conoscenti): - denaro o altra utilità o beneficio da parte di chiunque, diverso da Ecoisola, per l esecuzione di un atto del proprio ufficio o contrario ai doveri d ufficio; - regali, omaggi, ospitalità, o altri vantaggi, salvo che il valore degli stessi non ecceda i limiti ascrivibili a normali relazioni di cortesia e di modesto valore, usuali in relazione alla ricorrenza e comunque fino ad un massimo quantificabile pari ad euro 100. I dipendenti non dovranno accettare omaggi, o altra forma di beneficio, che non siano in linea con quanto sopra indicato. In ogni caso, essi sono tenuti ad informarne il proprio responsabile. Analogamente ai destinatari è fatto divieto di offrire, dare o promettere beni, denaro o altra utilità a chiunque al fine di ottenere un indebito vantaggio per la Società. Chiunque venga a conoscenza di una violazione di quanto sopra deve immediatamente riferire al proprio superiore o al consiglio di amministrazione e rifiutarsi di effettuare l atto. La Società non tollererà o giustificherà nessuna pratica discutibile o illegale per il fatto che essa è considerata consuetudinaria nella conduzione degli affari e nessuna prestazione dovrà essere imposta o accettata se la stessa può essere raggiunta solo compromettendo gli standard etici della Società. Le disposizioni indicate nei commi precedenti non si applicano ad erogazioni di rappresentanza ordinarie o ad omaggi di modico valore che corrispondono alle normali consuetudini nelle relazioni tra la Società e i suoi stakeholder e sempre che le dazioni non 10
violino disposizioni di legge e comunque fino ad un massimo quantificabile pari ad euro 150 9. PRINCIPI DI CONDOTTA NEI RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE 9.1 Principi generali Tutte le attività e le trattative condotte in nome e/o per conto della Società sono improntate alla massima onestà e trasparenza in modo da garantire e proteggere l immagine e la reputazione della Società. Più specificamente: non è consentito offrire denaro o doni a dirigenti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione o a loro parenti; si considerano atti di corruzione sia i pagamenti illeciti fatti direttamente dalla Società o da loro dipendenti, sia i pagamenti illeciti fatti tramite persone che agiscono per conto della Società; si proibisce di offrire o di accettare qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore di valore per ottenere un trattamento più favorevole in relazione a qualsiasi rapporto intrattenuto con la Pubblica Amministrazione; quando è in corso una qualsiasi trattativa, richiesta o rapporto con la Pubblica Amministrazione, il personale incaricato non deve cercare di influenzare impropriamente le decisioni della controparte, comprese quelle dei funzionari che trattano o prendono decisioni per conto della Pubblica Amministrazione; la Società non dovrà farsi rappresentare, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, da un consulente o da altro soggetto terzo quando si possano creare conflitti d interesse; nel corso di una trattativa, richiesta o rapporto con la Pubblica Amministrazione non vanno intraprese (direttamente o indirettamente) le seguenti azioni: esaminare o proporre opportunità di impiego e/o commerciali che possano avvantaggiare dipendenti della Pubblica Amministrazione a titolo personale; sollecitare o ottenere informazioni riservate che possano compromettere l integrità o la reputazione di entrambe le parti. Nella gestione delle convenzioni con gli enti pubblici la Società garantisce il massimo rispetto degli accordi stipulati, rendicontando l'attività con trasparenza e precisione. 9.2 Autorità pubbliche di vigilanza e organi di controllo Le comunicazioni, le segnalazioni e le risposte a richieste inviate alle autorità pubbliche di vigilanza o agli organi di controllo devono essere predisposte nel rispetto dei principi di completezza, integrità, oggettività e trasparenza. In occasione di verifiche o ispezioni, i destinatari devono adottare un atteggiamento di massima disponibilità e collaborazione. E vietato esporre fatti non rispondenti al vero ovvero occultare, con mezzi fraudolenti in tutto o in parte, fatti da comunicare alle autorità ed è severamente vietato ostacolare consapevolmente, in qualsiasi forma, le funzioni delle autorità pubbliche di vigilanza o degli organi di controllo. 10. PRINCIPI DI CONDOTTA CON ALTRI INTERLOCUTORI 10.1 Rapporti economici con partiti, organizzazioni sindacali ed associazioni Ecoisola si astiene da qualsiasi pressione diretta o indiretta su esponenti politici o sindacali, attraverso i destinatari, i quali, a loro volta, non possono svolgere attività politica durante l orario di lavoro, o utilizzare beni o attrezzature della Società a tale scopo. I destinatari dovranno inoltre chiarire che le eventuali opinioni politiche da loro espresse a 11
terzi sono strettamente personali e non rappresentano, pertanto, l opinione e l orientamento della Società. Nei rapporti con altre associazioni portatrici di interessi (esempio associazioni di categoria, organizzazioni ambientaliste) nessun esponente aziendale deve promettere o versare somme, promettere o concedere beni in natura o altri benefici a titolo personale per promuovere o favorire interessi della Società. 10.2 Finanziamenti ed erogazioni pubbliche Ecoisola non può trarre vantaggi derivanti da rapporti con la Pubblica Amministrazione, se non tramite le norme e i rapporti che regolano la Società con i Comuni Soci all interno del processo dell in-house providing. In particolare, i destinatari sono tenuti ad adottare comportamenti volti ad evitare: - l ottenimento indebito, da parte della Società, di contributi, sovvenzioni, finanziamenti, ovvero altre erogazioni dello stesso tipo in qualunque modo denominate, concessi o erogati da parte di Soggetti Pubblici, tramite l utilizzo o la presentazione di documenti falsi o mendaci, o mediante l omissione di informazioni dovute, o mediante artifici e raggiri; - la destinazione di contributi, sovvenzioni, finanziamenti ovvero altre erogazioni dello stesso tipo in qualunque modo denominate ottenuti dalla Società, per scopi diversi da quelli per cui sono concessi. 10.3 Organi di informazione e comunicazione verso l esterno Ecoisola è impegnata a fornire ai media comunicazioni conformi e coerenti con le politiche ed i programmi aziendali, veritiere, coerenti tra loro, trasparenti e non strumentali. A tal fine i rapporti con la stampa e con gli altri mezzi di comunicazione di massa sono di esclusiva pertinenza del Presidente o da personale da esso delegato anche nel rispetto della fondamentale esigenza di riservatezza che le informazioni di natura interna impongono. Le informazioni riguardanti obiettivi, risultati e punti di vista dell Azienda sono fornite dal Presidente e dal Direttore. 11. MODALITA DI ATTUAZIONE E PROGRAMMA DI VIGILANZA Attuazione, diffusione e formazione Al consiglio di amministrazione, è demandato il controllo circa il rispetto delle norme del presente Codice Etico: nello svolgimento di tale funzione attiverà le procedure necessarie per le verifiche ritenute opportune. La Società si impegna a promuovere la conoscenza del Codice da parte dei suoi dipendenti, a recepire il loro contributo nell aggiornamento dei suoi contenuti e a predisporre strumenti idonei ad assicurare la piena ed effettiva applicazione del Codice stesso. Segnalazioni Le presunte violazioni del Codice possono essere segnalate al consiglio di amministrazione, il quale provvederà a valutare la segnalazione impegnandosi ad assicurare la riservatezza dell'identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge. Le segnalazioni presentate in buona fede non potranno comportare ripercussioni negative ai danni del segnalante anche nel caso in cui le stesse dovessero risultare infondate. Sanzioni Ferme restando le sanzioni previste da provvedimenti normativi per violazioni di disposizioni in essi contenute, la Società stabilisce le sanzioni che adotterà nei confronti dei destinatari che abbiano tenuto comportamenti contrari alle indicazioni del Codice, da irrogarsi secondo il criterio di proporzionalità, in base alla gravità ed intenzionalità dell infrazione commessa, tenendo anche conto dell eventuale reiterazione degli inadempimenti e/o violazioni commesse. 12
Per dipendenti e/o dirigenti il rispetto del Codice Etico è parte integrante delle condizioni che regolano i rapporti di lavoro nella Società e ogni violazione al presente Codice, comporterà l'adozione di provvedimenti disciplinari, proporzionati alla gravità o recidività della mancanza o al grado della colpa, nel rispetto delle disposizioni contenute nei contratti di lavoro applicabili. Per quanto riguarda gli altri destinatari del Codice, la violazione delle disposizioni ivi incluse comporta l adozione di provvedimenti proporzionati alla gravità o recidività della mancanza o al grado della colpa, sino alla risoluzione dei contratti in essere con gli stessi per giusta causa ovvero per inadempimento dei soggetti pocanzi indicati. 13