Check list per l'audit di sistema
Check list per l'audit di sistema DENOMINAZIONE DEL PROGRAMMA: NUMERO DEL PROGRAMMA: AUTORITA' DI GESTIONE / ORGANISMI INTERMEDI INFORMAZIONI GENERALI Struttura riferimento: di Indirizzo: Nominativo referente: Contatti: Altri Enti/Organismi coinvolti INFORMAZIONI SULL'ATTIVITA' DI VERIFICA Periodo di audit: Data: Luogo: Interlocutore (con informativa delle competenze funzionali): 2
1. Auditor: 2. Auditor: 3
Note per la compilazione: Nella presente checklist sono riportati i Requisiti Chiave (di seguito RC) per la dei Sistemi di Gestione e Controllo di cui alla Nota EGESIF 14-0010. Per ogni RC sono riportati i Criteri di di cui alla Nota EGESIF citata, al fine di esaminarne l'effettivo ed efficace funzionamento. Inoltre, ciascun Criterio di si articola in diversi punti. Di conseguenza, la da parte delle Autorità di Audit si articola per Fasi successive. Fase 1 - L'Autorità di Audit stabilisce in primo luogo una per, tenendo conto degli esiti degli eventuali test di conformità svolti. (Colonna H): Fase 2 - Sulla base della precedente, l'autorità di Audit procede a valutare ciascun Criterio di (Colonna J). Fase 3 - Sulla base della dei Criteri di, l'autorità di Audit procede a valutare ciascun Requisito Chiave (Colonna K). Fase 4 - Una volta valutati i singoli RC, l'autorità di Audit esprime una sul funzionamento del Sistema di Gestione e Controllo dell'adg/oi o AdC, utilizzando gli appositi fogli di lavoro. Fase 5 - Infine, l'autorità di Audit esprime una conclusione generale sul Sistema di Gestione e Controllo del Programma Operativo, anche in questo caso utilizzando l'apposito foglio di lavoro. Le fasi da 1 a 5 sono effettuate attribuento una delle "Categorie di giudizio" previste dalle Linee Guida per la Commissione e gli Stati membri su una metodologia comune per la dei sistemi di gestione e controllo, Nota EGESIF 14-0010 del 18.12.2014, ovvero: Funziona bene. Non occorrono miglioramenti o sono necessari solo miglioramenti minori. Le carenze sono assenti o minori. Tali carenze non hanno Categoria 1 alcun impatto, ovvero hanno un impatto minimo, sul funzionamento dei requisiti chiave/ delle autorità / del sistema. Categoria 2 Categoria 3 Funziona, ma sono necessari dei miglioramenti. Sono state riscontrate delle carenze. Tali carenze hanno un impatto moderato sul funzionamento dei requisiti principali/ delle autorità e del sistema. Sono state formulate raccomandazioni che l'organismo sottoposto a audit dovrà attuare. Funziona parzialmente; sono necessari dei miglioramenti sostanziali. Sono state riscontrate gravi carenze che espongono i Fondi al rischio di irregolarità. L'impatto sul funzionamento efficace dei requisiti chiave/ delle autorità / del sistema è significativo. 4
Categoria 4 Per la Fase 1 è possibile inserire anche N.A. In generale non funziona. Sono state riscontrate numerose carenze gravi e/o di vasta portata che espongono i Fondi al rischio di irregolarità. L'impatto sul funzionamento efficace dei requisiti principali/ delle autorità / del sistema oggetto di è significativo i requisiti fondamentali / le autorità / il sistema oggetto di funzionano male o non funzionano affatto. 5
Check list per l'audit di sistema - Conclusione generale Autorità/Organismo/Struttura verificati per Autorità (categorie da 1 a 4) Fattori attenuanti/ controlli compensativi con un'incidenza diretta sulla condotta al livello del Sistema di Gestione e Controllo Rischio residuo per la regolarità * Conclusione generale per il Sistema di Gestione e Controllo (categorie da 1 a 4) Autorità di Gestione 0 Autorità di Certificazione 0 Preparato da: Data: Esaminato da: Data: *: molto basso, basso, medio, alto. 6
Check list per l'audit di sistema - Conclusioni sull'autorità di Gestione 1 Requisito Chiave Adeguata separazione delle funzioni e sistemi adeguati di predisposizione delle relazioni e di sorveglianza nei casi in cui l'autorità responsabile affidi l'esecuzione dei compiti a un altro organismo per Requisito Chiave (categorie da 1 a 4) (Considerando complessivamente l'adg ed eventuali Strutture delegate/oi) 0 Conclusione sull'adg 2 Selezione appropriata delle operazioni 0 3 Informazioni adeguate ai Beneficiari sulle condizioni applicabili in relazione alle operazioni selezionate 0 4 Verifiche di gestione adeguate 0 5 6 Esistenza di un sistema efficace idoneo ad assicurare che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit siano conservati per garantire un'adeguata pista Sistema affidabile di raccolta, registrazione e conservazione dei dati a fini di sorveglianza,, gestione finanziaria, verifica e audit, collegato anche ai sistemi per lo scambio elettronico di dati con i Beneficiari 0 0 7 Efficace attuazione di misure antifrode proporzionate 0 8 Procedure appropriate per preparare la dichiarazione di gestione e il riepilogo annuale delle relazioni finali di audit e dei controlli effettuati 0 Preparato da: Data: Esaminato da: Data: 7
CHECK LIST PER L'AUDIT DI SISTEMA Punto Tale punto è stato testato attraverso test di conformità? RC Requisito chiave n. 1 Adeguata separazione delle funzioni e sistemi adeguati di predisposizione delle relazioni e di sorveglianza nei casi in cui l'autorità responsabile affidi l'esecuzione dei compiti a un altro organismo Riferimento normativo: Articolo 72, lettere a), b), e) e h), articolo 122, paragrafo 2, articolo 123, paragrafi 1 e 6, articolo 125, paragrafo 1, del Regolamento (UE) n. 1303/2013 1.1 Chiara descrizione e ripartizione delle funzioni (organigramma, numero indicativo dei posti Tale punto è assegnati, qualifiche e/o esperienza richieste, descrizione delle mansioni), compresa stato testato attraverso l'esistenza di un accordo formale documentato che definisca con chiarezza eventuali compiti test di conformità? delegati dall'adg agli OI. Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 1.i) / 1.ii) 1.1.1 Esiste un atto adeguato di designazione formale dell Autorità di Gestione ("AdG")? 1.1.2 E' stato attuato un adeguato livello di ripartizione delle funzioni (organigramma, ecc.) tra l Autorità di Gestione e le diverse Autorità? 1.1.3 Esiste un atto che fornisca una chiara descrizione delle funzioni svolte direttamente dall Autorità di Gestione, conforme ai Regolamenti UE e all organizzazione indicata nel Programma Operativo? 1.1.4 Le funzioni effettivamente svolte dall Autorità di Gestione sono conformi ai Regolamenti UE e all organizzazione indicata nel Programma Operativo, nella "Descrizione delle funzioni e delle procedure dell'adg e dell'autorità di Certificazione ("AdC") ("Si.Ge.Co."), nonché nei Manuali adottati? 1.1.5 Esisteun accordoformaledocumentato che definisca con chiarezza eventuali compiti delegati dall'adg agli Organismi Intermedi ("OI") e le relative responsabilità? 1.1.6 L'atto di delega all'oi è conforme ai Regolamenti UE e all organizzazione indicata nel Programma Operativo, nel Si.Ge.Co., nonché nei Manuali adottati? 1.1.7 Esistono adeguate procedure scritte per la gestione delle attività da parte degli Organismi Intermedi (manuali, linee guida, circolari, ecc.)? 1.1.8 1.1.9 Le funzioni effettivamente svolte dall OI sono conformi ai Regolamenti UE e all organizzazione indicata nel Programma Operativo, nella "Descrizione delle funzioni e delle procedure dell'adg e dell'adc ("Si.Ge.Co."), nei Manuali adottati e nell'atto di delega dall'adg? Esiste un organigramma dettagliato? (con la descrizione dei diversi soggetti coinvolti, delle funzioni svolte e del flusso informativo, nonché del numero indicativo dei posti assegnati) 1.1.10 Esiste un atto formale di attribuzione di responsabilità al personale dedicato? 1.1.11 Viene garantito un adeguato flusso informativo e documentale tra i diversi soggetti coinvolti, con passaggi di documenti e informazioni formalizzate/strutturate? 1.1.12 Sono definite le qualifiche e/o esperienze richieste ed è stata formulata la descrizione delle mansioni? 1.2 Sono presenti, ai vari livelli di dirigenza e per le diverse funzioni in seno all'adg e agli OI, il Tale punto è personale necessario e la dovuta competenza, tenuto conto del numero, delle dimensioni e stato testato attraverso della complessità dei Programmi interessati, compresi eventuali opportuni accordi di test di conformità? esternalizzazione. Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 1.iv) 1.2.1 E' stato attuato un Piano per l'assegnazione di risorse umane a vari livelli e per varie funzioni nell'organizzazione dell'adg/oi? 1.2.2 Il numero di personale interno dedicato alle diverse funzioni in seno all'adg/oi è adeguato, in considerazione del numero, delle dimensioni e della complessità dei Programmi interessati? 1.2.3 L'AdG/OI ha fatto ricorso a personale esterno? 1.2.3.1 Se si, esiste un formale accordo di esternalizzazione che individui con chiarezza le funzioni attribuite al personale esterno? 1.2.3.2 E' presente, ai vari livelli e per le diverse funzioni in seno all'adg e agli OI, il personale necessario e il numero totale del personale è adeguato? 1.2.4 Le competenze del personale dedicato, interno e/o esterno, per lo svolgimento delle funzioni assegnate sono adeguate? 1.2.5 Sono stati realizzati percorsi formativi rivolti al personale dell'adg e degli OI, ove presenti? 8
1.3 Conformità al principio di separazione delle funzioni in seno alla stessa AdG, ove appropriato Tale punto è e, in particolare, nel caso in cui lo Stato membro abbia deciso di mantenere la funzione di stato testato attraverso certificazione all'interno della stessa struttura amministrativa dell'adg, nonché tra l'adg e test di conformità? altri organismi coinvolti nel Sistema di Gestione e Controllo (l'adc e/o i relativi OI, l'ada e/o altri organismi di audit). Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 1.i) 1.3.1 E' rispettato il principio di separazione delle funzioni in seno alla stessa AdG, ove appropriato e, in particolare, nel caso in cui le funzioni di certificazione siano mantenute all'interno della stessa struttura amministrativa dell'adg? 1.3.2 1.3.3 1.3.4 Più in generale, è garantita la conformità al principio di separazione delle funzioni tra l Autorità di Gestione e le diverse Autorità (Autorità di Certificazione - Autorità di Audit - e/o altri Organismi di audit)? Nei casi previsti dall'art.125 comma 7 del Regolamento (UE) 1303/2013, ovvero qualora l'autorità di Gestione sia anche un Beneficiario nell'ambito del Programma Operativo, le disposizioni relative alle verifiche di cui al paragrafo 4, primo comma, lettera a) di tale articolo garantiscono un'adeguata separazione delle funzioni? E' garantita una adeguata separazione delle funzioni a livello organizzativo per le responsabilità principali di competenza dell'autorità di Gestione/OI (gestione e controllo)? 1.4 Tale punto è Esistono procedure e manuali completi e adeguati, opportunamente aggiornati, che stato testato attraverso riguardano tutte le principali attività svolte in seno all'adg e agli OI, comprese procedure di test di conformità? monitoraggio per le irregolarità e per il recupero degli importi indebitamente versati. Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 1.ii) / 3.A 1.4.1 Esistono procedure e manuali completi e adeguati che riguardano tutte le principali attività svolte dall'adg e dagli OI? 1.4.2 Tali procedure e manuali sono completi e adeguati e includono almeno: 1.4.2.1 - Procedure per assistere il Comitato di Sorveglianza nei suoi lavori? 1.4.2.2 - Procedure riguardanti domande di sovvenzione, delle domande, selezione ai fini del finanziamento? 1.4.2.3 - Procedure per garantire che il Beneficiario disponga di un documento contenente le condizioni per il sostegno relative a ciascuna operazione? 1.4.2.4 - Procedure per garantire che i Beneficiari mantengano un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le operazioni relative a un'operazione? 1.4.2.5 - Procedure per garantire una pista e un sistema di archiviazione adeguati? 1.4.2.6 - Procedure per le verifiche di gestione, comprese le verifiche amministrative rispetto a ciascuna Domanda di Rimborso presentata dai Beneficiari e le verifiche sul posto delle operazioni? 1.4.2.4 - Procedure per il trattamento delle Domande di Rimborso presentate dai Beneficiari e l'autorizzazione dei pagamenti? 1.4.2.7 - Procedure per il monitoraggio delle irregolarità e per il recupero degli importi indebitamente versati? 1.4.2.8 - Procedure per un sistema di raccolta, registrazione e conservazione informatizzata dei dati relativi a ciascuna operazione? 1.4.2.9 - Procedure per istituire misure antifrode efficaci e proporzionate? 1.4.2.10 - Procedure per elaborare e presentare alla Commissione Europea le Relazioni di attuazione annuali e finali? 1.4.2.11 - Procedure per preparare la Dichiarazione di affidabilità di gestione e il Riepilogo annuale degli audit e dei controlli? 1.4.3 Le procedure e manuali sono opportunamente aggiornati? 1.4.4 I manuali/ gli strumenti riportano la data di aggiornamento? 9
1.5 Sono in atto adeguate procedure volte ad assicurare un controllo effettivo dei compiti Tale punto è delegati agli OI sulla base di opportuni meccanismi di reporting (esame della metodologia stato testato attraverso dell'oi, revisione periodica dei risultati riportati dall'oi, compresa, ove possibile, la ripetizione test di conformità? a campione dell'attività svolta dall'oi). Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 1.ii) 1.5.1 Sono state attuate adeguate procedure effettivo sulla capacità dell'oi di svolgere compiti delegati e sulla effettiva e corretta attuazione di tali compiti? 1.5.2 Il controllo sui compiti delegati agli OI è svolto tramite l'esame della metodologia dell'oi e la revisione periodica dei risultati riportati dall'oi, compresa la ripetizione a campione dell'attività svolta dall'oi? 1.5.3 I controlli svolti sull'oi sono adeguatamente formalizzati? 1.5.4 Sono attuati opportuni meccanismi di reporting dall'oi all'adg? 1.6 Tenuto conto del principio di proporzionalità, esiste una stuttura di riferimento volta ad Tale punto è assicurare che si effettui un'appropriata gestione dei rischi, ove necessario e, in particolare, stato testato attraverso in caso di modifiche significative delle attività e di cambiamenti delle strutture di gestione e di test di conformità? controllo. Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 2 1.6.1 Tenuto conto del principio di proporzionalità, è stata individuata ed è operativa una stuttura di riferimento volta ad assicurare che si effettui un'appropriata gestione dei rischi, ove necessario? 1.6.2 Se sono stati espliciati i casi in cui è significativo l'interventodella su indicata struttura (in particolare, in caso di modifiche significative delle attività e di cambiamenti delle strutture di gestione e )? 10
CHECK LIST PER L'AUDIT DI SISTEMA Punto Tale punto è stato testato attraverso test di conformità? RC Requisito chiave n. 2 Selezione appropriata delle operazioni Riferimento normativo: Articolo 72, lettera c), articolo 125, paragrafo 3, del Regolamento (UE) n. 1303/2013 Nota: Si raccomanda di verificare tramite test di conformità in particolare il presente Requisito Chiave. L'Autorità di Audit descrive quindi anche le attività di verifica svolte tramite Test di conformità e la relativa documentazione esaminata nella Colonna G del presente foglio di lavoro, volta a fornire una panoramica complessiva delle attività di audit svolte. Analogamente, l'autorità di Audit descrive anche le eventuali riscontrate tramite Test di conformità, ivi inclusa la percentuale di eccezioni rilevate, nella Colonna I del presente foglio di lavoro, volta a fornire una panoramica complessiva delle riscontrate. Al fine di tenere traccia degli esiti di ciascun Test di conformità svolto, l'autorità di Audit potrà avvalersi del foglio di lavoro "Test di conformita RC2" che segue, eventualmente integrando i punti riportati in tale foglio di lavoro con le specificità relative al Programma Operativo di competenza. 2.1 Tale punto L'AdG ha elaborato procedure e criteri di selezione adeguati, da sottoporre all'approvazione è stato testato del Comitato di Sorveglianza, che: a) garantiscono il contributo delle operazioni al attraverso test di conseguimento degli obiettivi e dei risultati specifici della pertinente priorità; b) sono non conformità? discriminatori e trasparenti e c) tengono conto della promozione della parità tra uomini e donne e dei principi di sviluppo sostenibile, di cui agli articoli 7 e 8 del RDC. Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 3.A.i) 2.1.1 Per tutte le operazioni, l'adg ha adottato procedure e criteri di selezione adeguati, approvati dal CdS? In particolare: 2.1.1.1 a) Tali criteri di selezione garantiscono il contributo delle operazioni al conseguimento degli obiettivi e dei risultati specifici della pertinente priorità? 2.1.1.2 b) Tali criteri di selezione sono non discriminatori e trasparenti? 2.1.1.3 c) Tali criteri di selezione tengono conto della promozione della parità tra uomini e donne e dei principi di sviluppo sostenibile? 2.1.2 Sono previste e attuate modalità per assicurare che la selezione delle operazioni avvenga conformemente ai criteri applicabili al Programma Operativo e in conformità alle pertinenti norme UE e nazionali (es. pareri contabili e di conformità alla normativa UE,, ecc.)? 2.1.3 Sono in atto adeguate procedure di verifica sulle priorità trasversali in fase di selezione? 2.1.4 Sono in atto adeguate procedure per la verifica delle norme relative agli aiuti di Stato in fase di selezione? Nota: con riguardo al presente punto, si raccomanda di compilare e conservare una checklist per test di conformità, in modo da poter approfondire le secificità delle pertinenti tipologie di aiuti di Stato. A esempio, spunti sui principali elementi che è utile considerare sono forniti nelle Sezioni da 1 a 9 (a seconda della tipologia di aiuto) della Checklist per l'audit di operazioni relative ad aiuti di Stato. 2.1.5 Il provvedimento di finanziamento è corretto e contiene tutti gli elementi essenziali? ( ad es Fonte, Programma, Asse, Azione, Piano finanziario.) 11
2.2 Gli inviti a presentare le candidature devono essere pubblicati. Gli inviti a presentare proposte sono pubblicizzati in modo tale da rivolgersi a tutti i potenziali Beneficiari e contengono una descrizione chiara della procedura di selezione utilizzata nonché dei diritti e degli obblighi dei Beneficiari. Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 3.A.i) Tale punto è stato testato attraverso test di conformità? 2.2.1 Gli inviti a presentare le candidature (Avvisi) sono stati pubblicati su siti istituzionali, GURI/BUR, quotidiani ecc? 2.2.2 I mezzi utilizzati per la pubblicazione degli inviti sono adeguati ovvero sono in grado di rivolgersi a tutti i potenziali Beneficiari, senza compiere alcuna discriminazione? 2.2.3 2.2.4 Gli inviti a presentare le candidature (Avvisi) contengono una descrizione chiara della procedura di selezione utilizzata? Gli inviti a presentare le candidature (Avvisi) contengono una descrizione chiara dei diritti e degli obblighi dei Beneficiari? 2.3 Tutte le candidature pervenute devono essere registrate. Le candidature devono essere registrate all'atto della ricezione, la prova del recapito è consegnata a ciascun candidato e sono conservati i documenti relativi allo stato di approvazione di ciascuna candidatura. Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 3.A.i) Tale punto è stato testato attraverso test di conformità? 2.3.1 Tutte le candidature pervenute sono state registrate all'atto di ricezione? 2.3.2 2.3.3 A ciascun candidato è stata inviata consegnata una conferma di ricezione (prova di recapito)? I documenti relativi allo stato di approvazione di ciascuna candidatura sono adeguatamente conservati? 12
2.4 Le candidature/i progetti dovranno essere valutati in conformità ai criteri applicabili. La è condotta in maniera coerente e non discriminatoria. I criteri/i punteggi utilizzati dovranno essere conformi a quelli approvati dal Comitato di Sorveglianza e indicati nell'invito. Nel valutare le candidature/i progetti, l'adg si accerta che gli esaminatori dispongano della necessaria competenza e indipendenza. [Cfr. il prosieguo del testo ex Nota Egesif 14-0010] Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 3.A.i) Tale punto è stato testato attraverso test di conformità? 2.4.1 Per la delle candidature/progetti è stata correttamente nominata un'apposita Commissione, in conformità alla normativa vigente? 2.4.2 2.4.3 Nel valutare le domande o i progetti, i componenti della Commissione dispongono della necessaria competenza e indipendenza? I criteri di ed i punteggi utilizzati sono conformi ai criteri applicabili, ovvero quelli approvati dal Comitato di Sorveglianza e indicati nell'invito a presentare la candidatura (Avviso) pubblicato? 2.4.4 Esiste documentazione adeguata dell'istruttoria svolta per la selezione delle domande (Atti verbali, ecc.) in cui vengano altresì specificate le verifiche svolte, il numero delle candidature presentate e quelle escluse nonché il motivo dell'esclusione? 2.4.5 Esistono griglie standard per la delle candidature dalle quali risultano i punteggi assegnati? 2.4.6 La è stata condotta in maniera coerente e non discriminatoria? 2.4.7 Sono state effettuate le seguenti verifiche: 2.4.7.1 - che l'operazione selezionata rientri nell'ambito di applicazione del Fondo o dei Fondi interessati e possa essere attribuita a una categoria di operazione; 2.4.7.2 - che il Beneficiario abbia la capacità amministrativa, finanziaria e operativa per soddisfare le condizioni necessarie per l'erogazione del sostegno; 2.4.7.3 - che, ove l'operazione sia avviata prima della presentazione di una domanda di finanziamento, sia stato osservato il diritto applicabile pertinente per l'operazione; 2.4.7.4 - che le operazioni selezionate per il sostegno dei Fondi non includano attività che facevano parte di un'operazione che è stata o avrebbe dovuto essere oggetto di una procedura di recupero a seguito della rilocalizzazione di un'attività produttiva al di fuori dell'area interessata dal Programma? 2.4.8 Tutte le fasi di verifica in precedenza indicate sono opportunamente documentate? 2.4.9 I verbali di sono correttamente conservati? 2.4.10 Esiste un atto conforme e giuridicamente vincolante per l Amministrazione di approvazione della graduatoria progetti ammessi ed esclusi, con le motivazioni dell'esclusione? 2.4.11 Per gli affidamenti house, sono rispettati i requisiti previsti dalla normativa vigente? Nota: con riguardo al presente punto, si raccomanda di compilare e conservare una checklist per test di conformità, in modo da poter approfondire le secificità degli affidamenti in house. A esempio, spunti sui principali elementi che è utile considerare sono forniti nella Sezione 1 della Checklist per l'audit di operazioni attuate tramite affidamento in house. 2.4.12 L'AdG, in presenza di operazioni rientranti tra gli Aiuti di Stato, ha previsto una procedura di trasmissione dei dati nel RNA (Registro Nazionale degli Aiuti) istituito presso il MISE conforme a quanto previsto dalla normativa di riferimento (Legge n. 234/2012, Decreto Interministeriale 115/2017 e D.D. MISE del 28/07/2017)? 2.4.13 Sono correttamente attuate le procedure previste per prevenire il doppio finanziamento delle attività nell'ambito del Programma Operativo? 13
2.5 2.5.1 Le decisioni di accoglimento o di rigetto di candidature o progetti dovranno essere assunte da un soggetto opportunamente autorizzato in seno all'organismo responsabile designato, i risultati dovranno essere comunicati al candidato per iscritto in un accordo o in una decisione (o documento analogo), con una chiara indicazione dei motivi per i quali la domanda è stata accolta o respinta. La procedura di ricorso e le relative decisioni dovranno essere pubblicate. Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 3.A.i) Le decisioni di accoglimento o di rigetto di candidature o progetti sono state assunte da un soggetto opportunamente autorizzato in seno all'organismo responsabile designato? Tale punto è stato testato attraverso test di conformità? 2.5.2 Le decisioni di accoglimento o di rigetto di candidature o progetti sono state tempestivamente comunicate al candidato per iscritto in un accordo o in una decisione (o documento analogo) e con una chiara indicazione dei motivi per i quali la domanda è stata accolta o respinta? 2.5.3 Le decisioni di accoglimento o di rigetto di candidature o progetti sono state adeguatamente pubblicate? 2.5.4 La procedura di ricorso e le relative decisioni sono state pubblicate? 14
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CHECK LIST PER L'AUDIT DI SISTEMA REQUISITO CHIAVE 2: Selezione appropriata delle operazioni ESITI TEST DI CONFORMITÁ (1) Punti oggetto di test 1 2 3 4 5 6 7 8 Esito 9 10 Test 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Numero Test positivi % eccezioni 2.1 L'AdG ha elaborato procedure e criteri di selezione adeguati, da sottoporre all'approvazione del Comitato di Sorveglianza, che: a) garantiscono il contributo delle operazioni al conseguimento degli obiettivi e dei risultati specifici della pertinente priorità; b) sono non discriminatori e trasparenti e c) tengono conto della promozione della parità tra uomini e donne e dei principi di sviluppo sostenibile, di cui agli articoli 7 e 8 del RDC. Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 3.A.i) 2.1.1 Sono stati rispettati i Criteri di selezione approvati dal CdS? 2.1.2 Sono attuate modalità per assicurare che la selezione delle operazioni avvenga conformemente ai criteri applicabili al Programma Operativo e in conformità alle pertinenti norme UE e nazionali (es. pareri contabili e di conformità alla normativa UE, ecc.)? 2.1.3 Sono in atto adeguate procedure di verifica sulle priorità trasversali in fase di selezione? 2.1.4 2.1.5 Sono in atto adeguate procedure per la verifica delle norme relative agli aiuti di Stato in fase di selezione? Nota: con riguardo al presente punto, si raccomanda di compilare e conservare una checklist per test di conformità, in modo da poter approfondire le secificità delle pertinenti tipologie di aiuti di Stato. I principali elementi che è utile considerare sono riepilogati nelle Sezioni da 1 a 9 (a seconda della tipologia di aiuto) della Checklist per l'audit di operazioni relative ad aiuti di Stato. Il provvedimento di finanziamento è corretto e contiene tutti gli elementi essenziali? ( ad es Fonte, Programma, Asse, Azione, Piano finanziario.) 2.2 Gli inviti a presentare le candidature devono essere pubblicati. Gli inviti a presentare proposte sono pubblicizzati in modo tale da rivolgersi a tutti i potenziali Beneficiari e contengono una descrizione chiara della procedura di selezione utilizzata nonché dei diritti e degli obblighi dei Beneficiari. Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 3.A.i) 2.2.1 Gli inviti a presentare le candidature (Avvisi) sono stati pubblicati su siti istituzionali, GURI/BUR, quotidiani ecc? 2.2.2 I mezzi utilizzati per la pubblicazione degli inviti sono adeguati ovvero sono in grado di rivolgersi a tutti i potenziali Beneficiari, senza compiere alcuna discriminazione? 2.2.3 2.2.4 Gli inviti a presentare le candidature (Avvisi) contengono una descrizione chiara della procedura di selezione utilizzata? Gli inviti a presentare le candidature (Avvisi) contengono una descrizione chiara dei diritti e degli obblighi dei Beneficiari? 2.3 Tutte le candidature pervenute devono essere registrate. Le candidature devono essere registrate all'atto della ricezione, la prova del recapito è consegnata a ciascun candidato e sono conservati i documenti relativi allo stato di approvazione di ciascuna candidatura. Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 3.A.i) 2.3.1 Tutte le candidature pervenute sono state registrate all'atto di ricezione? 2.3.2 A ciascun candidato è stata consegnata una conferma di ricezione (prova di recapito)? 2.3.3 I documenti relativi allo stato di approvazione di ciascuna candidatura sono adeguatamente conservati? 16
ESITI TEST DI CONFORMITÁ (1) Punti oggetto di test 1 2 3 4 5 6 7 8 Esito 9 10 Test 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Numero Test positivi % eccezioni 2.4 Le candidature/i progetti dovranno essere valutati in conformità ai criteri applicabili. La è condotta in maniera coerente e non discriminatoria. I criteri/i punteggi utilizzati dovranno essere conformi a quelli approvati dal Comitato di Sorveglianza e indicati nell'invito. Nel valutare le candidature/i progetti, l'adg si accerta che gli esaminatori dispongano della necessaria competenza e indipendenza. [Cfr. il prosieguo del testo ex Nota Egesif 14-0010] Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 3.A.i) Per la delle candidature/progetti è stata correttamente nominata un'apposita 2.4.1 Commissione, in conformità alla normativa vigente? Nel valutare le domande o i progetti, i componenti della Commissione dispongono della necessaria 2.4.2 competenza e indipendenza? I criteri di ed i punteggi utilizzati sono conformi ai criteri applicabili, ovvero quelli 2.4.3 approvati dal Comitato di Sorveglianza e indicati nell'invito a presentare la candidatura (Avviso) pubblicato? Esiste documentazione adeguata dell'istruttoria svolta per la selezione delle domande (Atti verbali, 2.4.4 ecc.) in cui vengano altresì specificate le verifiche svolte, il numero delle candidature presentate e quelle escluse nonché il motivo dell'esclusione? Esistono griglie standard per la delle candidature dalle quali risultano i punteggi 2.4.5 assegnati? 2.4.6 La è stata condotta in maniera coerente e non discriminatoria? 2.4.7 Sono state effettuate le seguenti verifiche: 2.4.7.1 2.4.7.2 2.4.7.3 2.4.7.4 - che l'operazione selezionata rientri nell'ambito di applicazione del Fondo o dei Fondi interessati e possa essere attribuita a una categoria di operazione; - che il Beneficiario abbia la capacità amministrativa, finanziaria e operativa per soddisfare le condizioni necessarie per l'erogazione del sostegno; - che, ove l'operazione sia avviata prima della presentazione di una domanda di finanziamento, sia stato osservato il diritto applicabile pertinente per l'operazione; - che le operazioni selezionate per il sostegno dei Fondi non includano attività che facevano parte di un'operazione che è stata o avrebbe dovuto essere oggetto di una procedura di recupero a seguito della rilocalizzazione di un'attività produttiva al di fuori dell'area interessata dal Programma? 2.4.8 Tutte le fasi di verifica in precedenza indicate sono opportunamente documentate? 2.4.9 I verbali di sono correttamente conservati? 2.4.10 Esiste un atto conforme e giuridicamente vincolante per l Amministrazione di approvazione della graduatoria progetti ammessi ed esclusi, con le motivazioni dell'esclusione? 2.4.11 Per gli affidamenti in house, sono rispettati i requisiti previsti dalla normativa vigente? 2.4.12 2.4.13 L'AdG, in presenza di operazioni rientranti tra gli Aiuti di Stato, ha previsto una procedura di trasmissione dei dati nel RNA (Registro Nazionale degli Aiuti) istituito presso il MISE conforme a quanto previsto dalla normativa di riferimento (Legge n. 234/2012, Decreto Interministeriale 115/2017 e D.D. MISE del 28/07/2017)? Sono correttamente attuate le procedure previste per prevenire il doppio finanziamento delle attività nell'ambito del Programma Operativo? 2.5 Le decisioni di accoglimento o di rigetto di candidature o progetti dovranno essere assunte da un soggetto opportunamente autorizzato in seno all'organismo responsabile designato, i risultati dovranno essere comunicati al candidato per iscritto in un accordo o in una decisione (o documento analogo), con una chiara indicazione dei motivi per i quali la domanda è stata accolta o respinta. La procedura di ricorso e le relative decisioni dovranno essere pubblicate. Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 3.A.i) 2.5.1 Le decisioni di accoglimento o di rigetto di candidature o progetti sono state assunte da un soggetto opportunamente autorizzato in seno all'organismo responsabile designato? Le decisioni di accoglimento o di rigetto di candidature o progetti sono state tempestivamente 2.5.2 comunicate al candidato per iscritto in un accordo o in una decisione (o documento analogo) e con una chiara indicazione dei motivi per i quali la domanda è stata accolta o respinta? Le decisioni di accoglimento o di rigetto di candidature o progetti sono state adeguatamente 2.5.3 pubblicate? 2.5.4 La procedura di ricorso e le relative decisioni sono state pubblicate? (1) Possibili esiti Test: Positivo Negativo N.a. N.v. 17
ESITI TEST DI CONFORMITÁ (1) Punti oggetto di test 1 2 3 4 5 6 7 8 Esito 9 10 Test 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Numero Test positivi % eccezioni Tipologia di item preso/i in esame ai fini dei Test di conformità (es. Avvisi / operazioni / controlli di I livello / ecc.): XXX N. test conformità 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Identificativo Item (es. Titolo progetto / Avviso) Catatteristica 1 Item: XXX (es.cup / DGR Avviso) Catatteristica 2 Item: XXX Catatteristica 3 Item: XXX Catatteristica 4 Item: XXX Catatteristica 5 Item: XXX 18
CHECK LIST PER L'AUDIT DI SISTEMA Punto Tale punto è stato testato attraverso test di conformità? RC Requisito chiave n. 3 Informazioni adeguate ai Beneficiari sulle condizioni applicabili in relazione alle operazioni selezionate Riferimento normativo: Articolo 125, paragrafo 3, lettera c), del Regolamento (UE) n. 1303/2013 Nota: Si raccomanda di verificare tramite test di conformità in particolare il presente Requisito Chiave. L'Autorità di Audit descrive quindi anche le attività di verifica svolte tramite Test di conformità e la relativa documentazione esaminata nella Colonna G del presente foglio di lavoro, volta a fornire una panoramica complessiva delle attività di audit svolte. Analogamente, l'autorità di Audit descrive anche le eventuali riscontrate tramite Test di conformità, ivi inclusa la percentuale di eccezioni rilevate, nella Colonna I del presente foglio di lavoro, volta a fornire una panoramica complessiva delle riscontrate. Al fine di tenere traccia degli esiti di ciascun Test di conformità svolto, l'autorità di Audit potrà avvalersi del foglio di lavoro "Test di conformita RC3" che segue, eventualmente integrando i punti riportati in tale foglio di lavoro con le specificità relative al Programma Operativo di competenza. 3.1 Tale punto è Adeguata comunicazione ai Beneficiari dei loro diritti e obblighi, in particolare per quanto stato testato attraverso riguarda le norme di ammissibilità nazionali stabilite per il Programma, le norme dell'unione test di conformità? applicabili in materia di ammissibilità, le condizioni specifiche per il sostegno di ciascuna operazione riguardanti i prodotti o i servizi da fornire nell'ambito dell'operazione, il piano finanziario, il termine per l'esecuzione, i requisiti riguardanti la contabilità separata o i codici contabili adeguati, le informazioni da conservare e comunicare. Anche gli obblighi in materia di informazione e pubblicità dovranno essere esplicitati e comunicati con chiarezza. Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 3.A.v) / 3.A.ix) 3.1.1 L'AdG/OI ha predisposto per i Beneficiari appositi manuali operativi/linee guida/circolari? 3.1.2 L'AdG/OI ha adeguatamente comunicato ai Beneficiari i seguenti argomenti: 3.1.2.1 - i loro diritti e obblighi; 3.1.2.2 - le norme di ammissibilità nazionali stabilite per il Programma e le norme dell'unione applicabili in materia di ammissibilità; 3.1.2.3 - le condizioni specifiche per il sostegno di ciascuna operazione riguardanti i prodotti o i servizi da fornire nell'ambito dell'operazione; 3.1.2.4 - il piano finanziario; 3.1.2.5 - il termine per l'esecuzione; 3.1.2.6 - i requisiti riguardanti la contabilità separata o i codici contabili adeguati; 3.1.2.7 - le informazioni da conservare e comunicare; 3.1.2.8 - gli obblighi in materia di informazione e pubblicità? 3.1.3 E' stato stipulato un accordo/convenzione con l'assegnatario del finanziamento (oppure un atto di concessione)? 3.1.3.1 Se si all'interno dello stesso sono riportati tutti gli elementi indicati al punto 3.1.2? 3.1.4 Tutti i Beneficiari sono informati in merito modalità attraverso cui devono essere presentate le Domande di Pagamento/Rimborso? 3.2 3.2.1 Esistenza di norme nazionali chiare e non ambigue in materia di ammissibilità definite per il Programma. Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 3.A.ix) Esistono delle norme nazionali chiare e non ambigue in materia di ammissibilità definite per il Programma? Tale punto è stato testato attraverso test di conformità? 3.2.2 Tali norme nazionali in materia di ammissibilità sono effettivamente applicate al Programma Operativo? 3.2.3 Tali norme nazionali in materia di ammissibilità sono formalizzate ed adeguatamente diffuse? 19
3.3 Tale punto è Esistenza di una strategia atta a garantire che i Beneficiari abbiano accesso alle informazioni stato testato attraverso necessarie e ricevano orientamenti di livello adeguato (volantini, opuscoli, seminari, test di conformità? workshop, siti web ecc.). Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 3.A.ix) 3.3.1 E' stata formalizzata e correttamente attuata una strategia atta a garantire che i Beneficiari abbiano accesso alle informazioni necessarie e ricevano orientamenti di livello adeguato? 3.3.2 3.3.3 Concretamente i Beneficiari hanno accesso alle informazioni necessarie (condizioni specifiche relative ai prodotti/servizi da fornire, al piano di finanziamento, ai termini per l'esecuzione, alle modalità di conservazione dei documenti, ecc.)? Concretamente i Beneficiari hanno accesso ad un appropriato livello di guida (volantini, libretti, seminari, workshop, siti web...)? 20
CHECK LIST PER L'AUDIT DI SISTEMA REQUISITO CHIAVE 3: Informazioni adeguate ai Beneficiari sulle condizioni applicabili in relazione alle operazioni selezionate ESITI TEST DI CONFORMITÁ (1) Punti oggetto di test 2 1 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Numero Test positivi % eccezioni 3.1 Adeguata comunicazione ai Beneficiari dei loro diritti e obblighi, in particolare per quanto riguarda le norme di ammissibilità nazionali stabilite per il Programma, le norme dell'unione applicabili in materia di ammissibilità, le condizioni specifiche per il sostegno di ciascuna operazione riguardanti i prodotti o i servizi da fornire nell'ambito dell'operazione, il piano finanziario, il termine per l'esecuzione, i requisiti riguardanti la contabilità separata o i codici contabili adeguati, le informazioni da conservare e comunicare. Anche gli obblighi in materia di informazione e pubblicità dovranno essere esplicitati e comunicati con chiarezza. Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 3.A.v) / 3.A.ix) 3.1.2 'I Beneficiari sono informati in merito ai seguenti argomenti: 3.1.2.1 - i loro diritti e obblighi; 3.1.2.2 3.1.2.3 - le norme di ammissibilità nazionali stabilite per il Programma e le norme dell'unione applicabili in materia di ammissibilità; - le condizioni specifiche per il sostegno di ciascuna operazione riguardanti i prodotti o i servizi da fornire nell'ambito dell'operazione; 3.1.2.4 - il piano finanziario; 3.1.2.5 - il termine per l'esecuzione; 3.1.2.6 - i requisiti riguardanti la contabilità separata o i codici contabili adeguati; 3.1.2.7 - le informazioni da conservare e comunicare; 3.1.2.8 - gli obblighi in materia di informazione e pubblicità? 3.1.3 E' stato stipulato un contratto/accordo/convenzione con l'assegnatario del finanziamento (oppure un atto di concessione)? 3.1.3.1 Se si all'interno dello stesso sono riportati tutti gli elementi indicati al punto 3.1.2? 3.1.4 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 Tutti i Beneficiari sono informati in merito modalità attraverso cui devono essere presentate le Domande di Pagamento/Rimborso? Esistenza di una strategia atta a garantire che i Beneficiari abbiano accesso alle informazioni necessarie e ricevano orientamenti di livello adeguato (volantini, opuscoli, seminari, workshop, siti web ecc.). Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 3.A.ix) E' stata formalizzata e correttamente attuata una strategia atta a garantire che i Beneficiari abbiano accesso alle informazioni necessarie e ricevano orientamenti di livello adeguato (volantini, opuscoli, seminari, workshop, siti web ecc.)? Concretamente i Beneficiari hanno accesso alle informazioni necessarie (condizioni specifiche relative ai prodotti/servizi da fornire, al piano di finanziamento, ai termini per l'esecuzione, alle modalità di conservazione dei documenti, ecc.)? Concretamente i Beneficiari hanno accesso ad un appropriato livello di guida (volantini, libretti, seminari, workshop, siti web...)? (1) Possibili esiti Test: Positivo Negativo N.a. N.v.
ESITI TEST DI CONFORMITÁ (1) Punti oggetto di test 2 1 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Numero Test positivi % eccezioni Tipologia di item preso/i in esame ai fini dei Test di conformità (es. Avvisi / operazioni / controlli di I livello / ecc.): XXX N. test conformità 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Identificativo Item (es. Titolo progetto / Avviso) Catatteristica 1 Item: XXX (es.cup / DGR Avviso) Catatteristica 2 Item: XXX Catatteristica 3 Item: XXX Catatteristica 4 Item: XXX Catatteristica 5 Item: XXX
CHECK LIST PER L'AUDIT DI SISTEMA Punto Tale punto è stato testato attraverso test di conformità? RC Requisito chiave n. 4 Verifiche di gestione adeguate Riferimento normativo: Articolo 72, lettere c) e h), articolo 125, paragrafo 4, lettera a), e paragrafi 5 e 6 del Regolamento (UE) n. 1303/2013 Nota: Si raccomanda di verificare tramite test di conformità in particolare il presente Requisito Chiave. L'Autorità di Audit descrive quindi anche le attività di verifica svolte tramite Test di conformità e la relativa documentazione esaminata nella Colonna G del presente foglio di lavoro, volta a fornire una panoramica complessiva delle attività di audit svolte. Analogamente, l'autorità di Audit descrive anche le eventuali riscontrate tramite Test di conformità, ivi inclusa la percentuale di eccezioni rilevate, nella Colonna I del presente foglio di lavoro, volta a fornire una panoramica complessiva delle riscontrate. Al fine di tenere traccia degli esiti dei Test di conformità svolti, l'autorità di Audit potrà avvalersi del foglio di lavoro "Test di conformita RC4" che segue. Tuttavia, gli specifici elementi di analisi da considerare variano in funzione non solo delle diverse tipologie di operazioni sottoposte a test, ma anche delle relative procedure attuative (es. procedure aperte, ristrette, ecc. in caso di appalti). Di conseguenza, con particolare riguardo ai Test sui punti di controllo 4.3.9.6, 4.3.9.7, 4.3.9.8, 4.3.9.9 e 4.3.9.10, si raccomanda di compilare e conservare una checklist per test di conformità, in modo da poter approfondire le secificità delle pertinenti procedure. L'Autorità di Audit definisce tali checklist in funzione delle singole transazioni da esaminare (ad es. veriche amministrative, verifiche in loco, Bandi/Avvisi, specifiche procedure di affidamento, ecc...). 4.1 Le verifiche di gestione comprendono: a) verifiche amministrative rispetto a ciascuna Richiesta di Rimborso presentata dai Beneficiari. [Cfr. il prosieguo del testo ex Nota Egesif 14-0010] b) verifiche sul posto delle operazioni: le verifiche sul posto da parte dell'adg e dei relativi OI dovranno essere eseguite quando il progetto è ben avviato sia sul piano della realizzazione materiale sia su quello finanziario (ad esempio nel caso delle misure relative alla formazione). Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 3.A.ii) e 3.A.iii) Tale punto è stato testato attraverso test di conformità? 4.1.1. 4.1.2 La procedura definita per le Richieste di Rimborso dei Beneficiari è corretta e adeguatamente attuata? Tutte le Richieste di Rimborso presentate dai Beneficiari sono sottoposte a verifiche amministrative da parte dell'adg o dei relativi OI prima della certificazione? 4.1.3 La verifica amministrativa comprende un esame sia della richiesta sia del 100% della pertinente documentazione giustificativa allegata? 4.1.4 4.1.6 Nel caso in cui la documentazione giustificativa non sia esaminata al 100%, la gamma e il tipo di documenti giustificativi da richiedere ai Beneficiari ai fini della verifica dipendono da una dei rischi di ciascun tipo di fascicolo o di Beneficiario, in coerenza con la Nota EGESIF 14-0012-02? Le verifiche in loco sono eseguite quando il progetto è ben avviato sia sul piano della realizzazione materiale sia su quello finanziario? 4.1.7 Vengono effettuate verifiche di conformità alla normativa nazionale e UE? 4.1.8 Vengono effettuate verifiche di regolarità finanziaria? 4.1.9 Vengono effettuate verifiche di regolarità dell esecuzione? 4.1.10 Viene applicata una metodologia condivisa per la verifica della congruità delle spese dichiarate? 4.1.11 La documentazione probatoria delle spese viene acquisita? (se no, specificare se viene acquisito l elenco dettagliato delle spese o altro) 4.1.12 Viene garantito il rispetto delle condizioni cumulative per gli anticipi, di cui all'articolo 131 del Regolamento (UE) n. 1303/2013 (1), e, in caso tali condizioni non risultino rispettate, la successiva Domanda di Pagamento è rettificata di conseguenza? (1) Ovvero: a) tali anticipi sono soggetti a una garanzia fornita da una banca o da qualunque altro istituto finanziario stabilito in uno Stato membro o sono coperti da uno strumento fornito a garanzia da un ente pubblico o dallo Stato membro; b) tali anticipi non sono superiori al 40 % dell'importo totale dell'aiuto da concedere a un Beneficiario per una determinata operazione; c) tali anticipi sono coperti dalle spese sostenute dai Beneficiari nell'attuazione dell'operazione e giustificati da fatture quietanzate o da documenti contabili di valore probatorio equivalente presentati al più tardi entro tre anni dall'anno in cui è stato versato l'anticipo o entro il 31 dicembre 2023, se anteriore 4.1.13 Viene monitorata la data di scadenza delle fideiussioni? 4.1.14 Sono stati realizzati percorsi formativi rivolti ai responsabili dell attività? 23
4.2 Le verifiche in loco di singole operazioni possono essere svolte a campione dall'adg o dai relativi OI. Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 3.A.ii) Tale punto è stato testato attraverso test di conformità? 4.2.1 Vengono effettuati controlli in loco in itinere? 4.2.2 Vengono effettuati controlli in loco ex-post? 4.2.3 Vengono realizzati controlli in loco sulla totalità delle operazioni? 4.2.4 In caso vengano effettuati controlli in loco su base campionaria, la metodologia formalizzata per la scelta delle operazioni da sottoporre a controllo è corretta ed è stata rispettata? 4.2.5 Nella scelta del campione è stata presa in considerazione un analisi dei rischi adeguata? 4.2.6 La frequenza e la portata delle verifiche in loco sono proporzionali rispetto: 1. all'ammontare del contributo pubblico per un'operazione; 2. al livello di rischio individuato dall'adg o dai suoi OI attraverso le rispettive verifiche amministrative; 3. al livello di rischio individuato dall'ada attraverso i suoi audit per il SiGeCo nel suo complesso? (documentare) 4.2.7 4.2.8 L'effettivo dimensionamento del campione di progetti da sottoporre a controllo in loco è adeguato e tiene conto dei risultati dei controlli? Sono formalizzati dei verbali di campionamento che descrivano il metodo di campionamento utilizzato, l'analisi del rischio svolta e che identifichino le operazioni selezionate? 4.2.9 L analisi dei rischi viene rivista periodicamente (annualmente o altra periodicità)? 4.2.10 Il Registro dei controlli descrive il metodo di campionamento utilizzato, identificando le operazioni selezionate e fornendo una sintesi delle conclusioni delle verifiche e delle irregolarità rilevate? 4.3 Dovranno essere predisposte procedure scritte e liste esaustive da utilizzare per le verifiche di gestione al fine di rilevare eventuali inesattezze rilevanti. Criteri di designazione correlati, ex Allegato XIII del Reg. (UE) n. 1303/2013: 3.A.i) / 3.A.ii) / 3.A.iii) / 3.A.v) Tale punto è stato testato attraverso test di conformità? 4.3.1 Esistono procedure scritte per lo svolgimento delle verifiche di gestione esaustive, al fine di rilevare eventuali inesattezze rilevanti? 4.3.2 E' nominato formalmente il responsabile della verifica? 4.3.3 In merito al soggetto verificatore, ricorrono le condizioni di separatezza tra le funzioni e le funzioni di gestione? 4.3.4 Le risorse per l attività sono adeguate? 4.3.5 4.3.6 Le attività sono esternalizzate? (se si, specificare se persone fisiche, società, altro) Sono chiaramente individuate competenze e responsabilità in ordine alle effettuazione di tali controlli? 4.3.7 Sono presenti e adottati strumenti standardizzati per il controllo (checklist, verbali, ecc.)? 24
Punto Tale punto è stato testato attraverso test di conformità? 4.3.8 4.3.8.1 4.3.8.2 4.3.8.3 4.3.8.4 4.3.8.5 4.3.8.6 4.3.8.7 Le checklist effettivamente compilate durante i controlli di I livello sono esaustive, al fine di rilevare eventuali inesattezze rilevanti e includono almeno le seguenti verifiche: a. la correttezza della Domanda di Rimborso; b. il periodo di ammissibilità; c. la conformità al progetto approvato; d. la conformità al tasso di finanziamento approvato (laddove applicabile); e.1. la conformità alle pertinenti norme in materia di ammissibilità e.2. la conformità alle norme nazionali e dell'unione in materia di appalti pubblici Nota: con riguardo al presente punto, si raccomanda di compilare e conservare una checklist per test di conformità, in modo da poter approfondire le secificità delle particolari procedure di appalto esainate. A esempio, spunti sui principali elementi che è utile considerare sono forniti nelle Sezioni proprie della procedura di appalto ed esecuzione del contratto delle Checklist per l'audit di operazioni relative ad appalti pubblici. e.3. la conformità alle norme nazionali e dell'unione in materia di Aiuti di Stato Nota: con riguardo al presente punto, si raccomanda di compilare e conservare una checklist per test di conformità, in modo da poter approfondire le secificità delle pertinenti tipologie di aiuti di Stato. A esempio, spunti sui principali elementi che è utile considerare sono forniti nelle Sezioni da 1 a 9 (a seconda della tipologia di aiuto) della Checklist per l'audit di operazioni relative ad aiuti di Stato. 4.3.8.8 e.4. la conformità alle norme nazionali e dell'unione in materia di Strumenti Finanziari Nota: con riguardo al presente punto, si raccomanda di compilare e conservare una checklist per test di conformità, in modo da poter approfondire le secificità delle diverse tipologie di Strumenti Finanziari e Fondi di Fondi. A esempio, spunti sui principali elementi che è utile considerare sono forniti delle Checklist per l'audit di operazioni di ingegneria finanziaria. 4.3.8.9 4.3.8.10 4.3.8.11 4.3.8.12 4.3.8.13 4.3.8.14 4.3.8.15 4.3.9 4.3.10 4.3.11 e.5. la conformità alle norme nazionali e dell'unione in materia di ambiente e sviluppo sostenibile Nota: con riguardo al presente punto, si raccomanda di compilare e conservare una checklist per test di conformità. A esempio, spunti sui principali elementi che è utile considerare sono forniti dalla Checklist per l'audit di operazioni relativa al principio orizzontale di sviluppo sostenibile. e.6. la conformità alle norme nazionali e dell'unione in materia di pari opportunità e non discriminazione Nota: con riguardo al presente punto, si raccomanda di compilare e conservare una checklist per test di conformità. A esempio, spunti sui principali elementi che è utile considerare sono forniti dalla Checklist per l'audit di operazioni relativa ai principi orizzontali di pari opportunità e non discriminazione. e.7. la conformità alle norme nazionali e dell'unione in materia di pubblicità (di cui all'allegato 12. 2 del Reg. (UE) n.1303/2013 f. la concretezza del progetto, compresi i progressi nella realizzazione materiale del prodotto o servizio e la conformità ai termini e alle condizioni della convenzione di sovvenzione e agli indicatori di produzione e di risultato; g. la spesa dichiarata nonché l'esistenza e la conformità della pista in relazione ad una serie di voci di spesa; h. il sistema di contabilità separata o un codice contabile adeguato per tutte le transazioni relative a un'operazione nel caso di operazioni rimborsate sulla base dei costi ammissibili effettivamente sostenuti. Tale sistema di contabilità separata o i codici contabili adeguati devono consentore di verificare (1) la corretta ripartizione delle spese che si riferiscono solo in parte all'operazione cofinanziata e (2) determinati tipi di spesa che sono considerati ammissibili soltanto entro determinati limiti o proporzionalmente ad altri costi. i. la correttezza delle procedure di individuazione di eventuali risorse esterne. Le procedure e gli strumenti elaborati vengono adeguatamente diffusi ai diversi livelli (Organismi Intermedi, Beneficiari, ecc.)? Le procedure e gli strumenti elaborati sono effettivamente utilizzati (anche ai diversi livelli)? Gli strumenti utilizzati per il controllo riportano la data, il nominativo e la firma di chi ha effettuato la verifica? 25