ALLEGATO. del REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. / DELLA COMMISSIONE. del XXX
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1 COMMISSIONE EUROPEA Bruxelles, C(2014) 5136 final ANNEX 1 ALLEGATO del REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. / DELLA COMMISSIONE del XXX che integra il regolamento (UE) n. 514/2014 per quanto riguarda la designazione e le responsabilità di gestione e di controllo delle autorità responsabili e lo status e gli obblighi delle autorità di audit IT IT
2 ALLEGATO del REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. / DELLA COMMISSIONE del XXX che integra il regolamento (UE) n. 514/2014 per quanto riguarda la designazione e le responsabilità di gestione e di controllo delle autorità responsabili e lo status e gli obblighi delle autorità di audit ALLEGATO I Criteri di designazione dell'autorità responsabile 1. AMBIENTE INTERNO Struttura organizzativa (1) Struttura organizzativa che consenta all autorità responsabile di eseguire i compiti di cui all articolo 4. (2) Struttura organizzativa, definita in un organigramma, che mostri chiaramente la ripartizione dei ruoli e delle responsabilità. Risorse umane (1) Risorse umane adeguate per eseguire i compiti di cui all articolo 4. (2) Ripartizione dei compiti tale da garantire che nessun membro del personale abbia contemporaneamente più incarichi in materia di autorizzazione, pagamento o contabilizzazione per le somme imputate al programma nazionale e che nessun membro del personale svolga uno dei predetti compiti senza che sia controllato da un secondo membro del personale. (3) Definizione scritta delle responsabilità di ogni membro del personale, compresi i limiti dei suoi poteri finanziari. (4) Adeguata formazione del personale. (5) Procedure per evitare i conflitti di interesse, in particolare quando un membro del personale che occupa una posizione di responsabilità o svolge un incarico delicato in materia di verifica, autorizzazione, pagamento e contabilizzazione delle domande assume altre funzioni al di fuori dell'autorità responsabile. 2. ATTIVITÀ DI CONTROLLO Selezione dei progetti (1) Procedure di selezione e concessione delle sovvenzioni ai sensi dell articolo 9. (2) Procedure riguardanti il contenuto e la firma della convenzione di sovvenzione e delle decisioni amministrative ai sensi degli articoli 10 e 11. IT 2 IT
3 (C) (D) (E) (F) Procedure per i controlli amministrativi e sul posto (1) Procedure per informare la dirigenza dell autorità responsabile, a un livello appropriato, periodicamente e tempestivamente, dei risultati dei controlli effettuati, al fine di consentire la revisione della strategia di controllo e delle procedure di controllo interno qualora siano individuate carenze sistemiche o in caso di necessità. (2) Descrizione del metodo di campionamento utilizzato quando i controlli amministrativi o sul posto non sono esaustivi bensì a campione, e procedura per segnalare le discrepanze e le irregolarità. (3) Se i documenti (in formato cartaceo o elettronico) relativi ai controlli effettuati sui crediti finanziari sono conservati da altri organismi, questi ultimi e l autorità responsabile stabiliscono procedure per garantire che l autorità responsabile vi abbia accesso. Procedure per autorizzare il pagamento dei crediti finanziari dei beneficiari (1) Procedure per garantire il monitoraggio dell attuazione delle convenzioni di sovvenzione, delle decisioni amministrative e dei contratti conformemente ai termini e alle condizioni contrattuali. (2) Procedure per il ricevimento, la registrazione e il trattamento dei crediti finanziari dei beneficiari, che stabiliscano in particolare la descrizione dei documenti da utilizzare e la procedura per la revisione delle attività svolte. (3) Lista di controllo delle verifiche che ciascun membro del personale preposto all autorizzazione deve effettuare, compresa la revisione delle attività svolte. (4) Procedura per l autorizzazione dei pagamenti, compresa la verifica del rispetto delle norme dell Unione e nazionali e i controlli prescritti dall'articolo 5, paragrafo 2, e dall'articolo 27 del regolamento (UE) n. 514/2014 per prevenire e individuare le frodi e le irregolarità, con particolare riguardo ai rischi correlati. Procedure di pagamento (1) Procedure per garantire che i pagamenti siano versati esclusivamente sul conto bancario del beneficiario e che non vengono effettuati pagamenti in contanti. (2) Procedure per garantire che tutti i pagamenti per i quali non vengono effettuati trasferimenti siano nuovamente accreditati al bilancio del programma nazionale. Procedure di contabilità (1) Procedure contabili per garantire che i conti annuali siano completi, esatti e presentati entro i termini previsti e che qualsiasi errore od omissione sia individuato e corretto, in particolare mediante riconciliazioni e controlli periodici. Procedure di prefinanziamento (1) Procedure per garantire che i prefinanziamenti ai beneficiari siano indicati separatamente nelle registrazioni contabili. (2) Procedure per garantire la liquidazione dei prefinanziamenti nei termini stabiliti e l'individuazione dei prefinanziamenti in ritardo per la liquidazione. IT 3 IT
4 (G) (H) (I) Procedure in caso di crediti (1) Procedure per garantire che i criteri di cui alle lettere da a (D) si applichino, mutatis mutandis, agli importi che l autorità responsabile è tenuta a recuperare in conformità all articolo 21, lettera h), del regolamento (UE) n. 514/2014. (2) Procedure per garantire un adeguato follow-up degli ordini di riscossione emessi e, se del caso, degli interessi di mora. (3) Procedure per garantire che se il recupero è impossibile, ne sia individuata la causa, onde valutare se lo Stato membro deve rimborsare il bilancio dell Unione. (4) Sistema per riconoscere tutti gli importi dovuti e registrarli prima che vengano iscritti nel libro mastro dei debitori. (5) Procedure per garantire che il libro mastro dei debitori sia verificato a intervalli regolari per assicurarne l affidabilità e la completezza. Procedure per individuare le irregolarità e combattere le frodi (1) Definizione delle irregolarità, conformemente alle prescrizioni dell Unione. (2) Meccanismi per garantire che le irregolarità siano individuate tempestivamente e che possano essere prese misure correttive immediate. (3) Procedure per istituire misure proporzionate antifrode. (4) Procedure per garantire che la Commissione sia tenuta informata delle irregolarità individuate e, se del caso, delle misure correttive prese nei conti annuali. Traccia di audit (1) Procedure per garantire un'adeguata traccia di audit conformemente al regolamento di esecuzione adottato in base all articolo 27, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 514/2014, tramite prove documentali da conservarsi nei locali dell autorità responsabile relative alla selezione dei progetti, all autorizzazione, alla contabilizzazione e al pagamento dei crediti finanziari dei beneficiari e alla gestione dei prefinanziamenti e dei crediti. 3. INFORMAZIONE E COMUNICAZIONE INTERNE Comunicazione (1) Procedure per garantire che: (1) siano registrate tutte le modifiche della normativa dell Unione; (2) siano aggiornate le istruzioni, le banche dati e le liste di controllo in modo da riflettere tempestivamente le suddette modifiche; (3) tutte le parti interessate, quale l autorità delegata, siano informate tempestivamente di tali modifiche. (2) Procedure per garantire che tutti i beneficiari dispongano delle informazioni necessarie per svolgere i loro compiti ed eseguire le operazioni. (3) Procedure per garantire che i richiedenti siano adeguatamente informati ex post dei risultati del processo di selezione. IT 4 IT
5 Sicurezza dei sistemi di informazione (1) Conformità della sicurezza del o dei sistemi di informazione utilizzati con i più recenti standard internazionalmente riconosciuti. (2) Procedure per garantire che le misure finanziarie e tecnologiche siano proporzionate ai rischi. 4. MONITORAGGIO E RENDICONTAZIONE INTERNI Documenti e relazioni interni (1) Procedure documentate e liste di controllo da completare al fine di: (1) assistere il comitato di sorveglianza di cui all'articolo 12, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 514/2014 nei suoi lavori e fornirgli le informazioni necessarie allo svolgimento dei suoi compiti, in particolare dati sui progressi compiuti dal programma nazionale verso la realizzazione degli obiettivi, dati finanziari e dati relativi a indicatori e tappe fondamentali; (2) elaborare le relazioni annuali e finali di esecuzione e presentarle alla Commissione; (3) preparare i documenti che costituiscono la richiesta di pagamento del saldo annuale di cui all articolo 44 del regolamento (UE) n. 514/2014; (4) assicurare che l'alta dirigenza riceva tutte le relazioni e informazioni necessarie per monitorare efficacemente l esecuzione dei programmi di cui è responsabile; (5) assicurare che l'alta dirigenza riceva le relazioni di valutazione o audit indipendenti sul funzionamento dei loro sistemi. (6) Procedure documentate di rendicontazione e monitoraggio, se l autorità responsabile affida l esecuzione di compiti ad un altro organismo. Monitoraggio di altri compiti non eseguiti dalle autorità medesime (1) In caso di organismi che agiscono sotto la responsabilità dell autorità responsabile, ad esclusione delle autorità delegate, procedure per garantire che esistano meccanismi di vigilanza per assicurare una sana gestione finanziaria. (2) Se le attività di controllo sono esternalizzate, procedure per garantire che esistano meccanismi di vigilanza per assicurare una metodologia di controllo comune e la coerenza dei lavori. (3) Se l autorità responsabile delega attività, procedure per garantire la conformità con l articolo 5, paragrafo 4, del presente regolamento. IT 5 IT
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