Concetto di controllo OAD Valido dall'1.1.2010

Concetto di controllo OAD Valido dall'1.1.2010 Abbreviazioni: - LRD = Legge federale relativa alla lotta contro il riciclaggio di denaro nel settore finanziario, RS 955.0 - OAD = Organismo di autodisciplina OAD-FIDUCIARI SUISSE - IF = Intermediario finanziario - mandati LRD = relazioni d affari sottomesse alla LRD 1. Organizzazione dell USF (FIDUCIARI SUISSE) come OAD 1 L OAD ha il compito di controllare gli intermediari finanziari (IF). Il comitato dell OAD è subordinato al Comitato direttore di FIDUCIARI SUISSE. Esso organizza e sorveglia tramite - l organo di controllo dell OAD - i revisori esterni, come pure i revisori OAD - il comitato di esperti dell OAD, l applicazione ed il rispetto delle disposizioni della LRD. I compiti amministrativi sono svolti dall ufficio esecutivo OAD (amministratore e segretariato). 2 In caso di sospetto fondato di una violazione dell obbligo di diligenza e di comunicazione da parte di un IF, il comitato esecutivo fa intervenire l incaricato delle indagini indipendente. 3 I ricorsi degli intermediari finanziari contro le decisioni del comitato esecutivo sono trattati dalla Commissione deontologica di FIDUCIARI SUISSE, che ha la funzione di tribunale arbitrale dell OAD. 2. Obiettivi del controllo e procedura di controllo 1 L obiettivo del controllo è la verifica dell osservanza degli obblighi di diligenza secondo la LRD, come pure del rispetto degli statuti dell OAD-FIDUCIARI SUISSE e dei regolamenti dell OAD- FIDUCIARI SUISSE. 2 L OAD adotta la procedura del controllo annuale esterno degli IF. L IF ha la possibilità di richiedere un periodo esteso di controllo fino al massimo tre anni. La dichiarazione dell IF (Formulario 7) deve in ogni caso essere inviata all OAD annualmente. Il comitato esecutivo OAD emette le specifiche condizioni (vedi allegato.). 3 L IF ha la possibilità di scegliere un revisore esterno dalla lista dei revisori esterni accreditati presso l OAD. Il revisore esterno deve possedere le specifiche conoscenze professionali attinenti al campo di attività in cui opera l IF e deve disporre delle necessarie risorse a livello di collaboratori. Un elenco dei revisori esterni accreditati è disponibile l ufficio esecutivo dell OAD. L attribuzione della qualifica di revisore esterno si rinnova ogni anno. 4 L OAD può obbligare l IF di incaricare un revisore LRD dell OAD in sostituzione del proprio revisore esterno. Una simile decisione ha valore per l esercizio successivo. 3. Indipendenza e incompatibilità 1 Il revisore esterno deve essere indipendente dall IF controllato. Nel caso tale indipendenza, secondo le norme deontologiche e professionali, non fosse assicurata, il revisore esterno deve rinunciare al mandato di revisione. 2 I mandati reciproci di organi di controllo esterni tra IF affiliati all OAD-FIDUCIARI SUISSE sono vietati. Concetto di controllo OAD-FIDUCIARI SUISSE - valido dall'1.1.2010 Pagina 1

4. Accreditamento / Attestazione del revisore esterno a) accreditamento in qualità di revisore esterno 1 I revisori esterni devono essere accreditati presso il comitato esecutivo OAD. 2 Le società di revisione (in quanto revisore esterno) ed i loro responsabili di mandato, devono rispettare le esigenze minime professionali e personali richieste. Di conseguenza hanno l'obbligo di provare che sono iscritti presso l'autorità Federale di Sorveglianza (ASR) in qualità di esperti revisori. I seguenti documenti devono essere presentati al momento della richiesta di accreditamento in qualità di revisore esterno: - copia dell'abilitazione quale esperto revisore, rilasciata dall'asr; - estratto del registro di commercio; - comprova di appartenenza a FIDUCIARI SUISSE o alla Camera Fiduciaria; - comprova del possesso delle conoscenze della LRD e delle relative ordinanze (vedi cifra 12, paragrafo 2); - conferma di partecipazione ai corsi organizzati nel quadro del concetto di formazione dell OAD-FIDUCIARI SUISSE o ai corsi equivalenti; - conferma di buona condotta (formulario no. 13 Dichiarazione personale ) - conferma dell esistenza di una copertura assicurativa in materia di responsabilità civile professionale. 3 L esistenza di una valida copertura assicurativa in ambito di responsabilità civile, costituisce condizione essenziale per il mantenimento della funzione quale revisore esterno accreditato. Qualora una revisione LRD si dovesse rivelare manifestamente insufficiente, l OAD- FIDUCIARI SUISSE ha la facoltà, in caso di danno, di promuovere un azione di risarcimento nei confronti del revisore esterno coinvolto. 4 Il comitato esecutivo OAD esamina le domande e accredita i revisori esterni che adempiono ai requisiti sopraccitati. L'accreditamento è legato alla persona che soddisfa ai criteri indicati sopra. Il datore di lavoro che occupa questa persona può farsi a sua volta accreditare ed inserire nella lista dei revisori esterni dell'oad-fiduciari SUISSE. L'OAD deve essere immediatamente informato qualora il revisore dovesse perdere l'abilitazione da parte dell'asr. 5 L accreditamento quale revisore può essere revocato in ogni momento mediante decisione del comitato OAD. Tale decisione di revoca deve essere comunicata in forma scritta, senza obbligo di motivazione. 6 In caso di sostituzione del responsabile di mandato in ambito di revisione, deve essere immediatamente informato il comitato esecutivo dell OAD. b) nomina in qualità di revisore LRD dell OAD 7 I revisori LRD dell OAD sono eletti dal comitato esecutivo dell OAD. Essi devono riempire le condizioni previste per l accettazione dei revisori esterni e devono dimostrare di possedere le necessarie conoscenze della materia ed un'adeguata esperienza in ambito di revisioni LRD. La nomina è collegata alla persona fisica. Sono incaricati dall Organo di controllo dell OAD qualora si renda necessario un loro intervento. 5. Verifica svolta dall Organo di controllo OAD 1 L Organo di controllo OAD verifica i rapporti di revisione allestiti dai revisori esterni, come pure la "dichiarazione dell'intermediario finanziario ed in particolare: - controlla se i documenti richiesti secondo l obbligo di diligenza siano stati redatti e conservati correttamente - esamina se l obbligo di identificazione sia stato osservato - si assicura che l obbligo di comunicazione sia stato rispettato - esamina se le condizioni di affiliazione all OAD siano adempiute - annuncia senza ritardo al Comitato esecutivo OAD le eventuali infrazioni constatate. Concetto di controllo OAD-FIDUCIARI SUISSE - valido dall'1.1.2010 Pagina 2

2 L Organo di controllo OAD deve pure svolgere i compiti seguenti: - verificare l applicazione del concetto di analisi del rischio da parte del revisore esterno - approvare il rapporto di controllo del revisore esterno - verificare la "dichiarazione dell'intermediario finanziario" (Formulario Nr. 7); - informare il comitato esecutivo OAD in caso di sospetto fondato di infrazione dell obbligo di diligenza o dell obbligo di comunicazione, sulla base del rapporto di controllo del revisore esterno - redigere ogni anno un rapporto completo all attenzione del comitato esecutivo OAD, con il seguente contenuto: numero degli intermediari finanziari affiliati rapporto sulle attività dell OAD-FIDUCIARI SUISSE nell ambito della LRD riepilogo delle attività di controllo presso gli intermediari finanziari informazioni relative alle infrazioni o ai sospetti fondati di infrazioni. 3 L Organo di controllo OAD si riserva il diritto di consultare gli appunti della revisione. Inoltre, l Organo di controllo OAD ha sempre la possibilità di richiedere informazioni complementari ai revisori esterni, verificare i controlli effettuati e giudicarne la loro qualità. 4 La qualifica di accreditamento in qualità di revisore esterno, sarà immediatamente revocata a quei revisori che non posseggono più i requisiti per l accreditamento. 6. Metodologia nelle verifiche del revisore esterno 1 Il revisore esterno accreditato esamina ogni anno almeno il 10% dei mandati LRD ed in ogni caso al minimo 10 incarti relativi a mandati sottoposti alla LRD per ogni IF, inclusi i mandati LRD che sono stati interrotti durante il periodo esaminato. Per quegli intermediari finanziari con oltre 200 mandati LRD, il revisore esterno stabilisce il numero di incarti da verificare, ritenuto che dovranno essere controllati almeno 20 incarti LRD. 2 Egli stabilisce a mezzo di prove a campione se le norme professionali sono rispettate. I mandati LRD caratterizzati da rischio elevato, devono essere controllati in ogni caso. Il revisore esterno riserva un tempo adeguato della sua verifica ai mandati LRD che sono stati chiusi nel periodo oggetto di controllo. Il revisore esterno verifica inoltre il rispetto da parte dell IF delle condizioni di adesione all OAD. 3 Il revisore esterno ha per compito di verificare che l IF rispetti gli obblighi legali sanciti dalla LRD ed in particolare: - identificazione della controparte (cifra 3.1 del Regolamento OAD); - accertamento relativo all'avente economicamente diritto (cifra 3.2 Regolamento OAD); - rinnovo dell'identificazione o accertamento dell'avente economicamente diritto (cifra 3.3 Regolamento OAD); - obbligo speciale di chiarimento (cifra 3.4 Regolamento OAD); - ricorso a terzi per l adempimento degli obblighi di diligenza (cifra 3.5 Regolamento OAD); - obbligo di allestire e conservare documenti (cifra 3.6 Regolamento OAD); - provvedimenti organizzativi (cifra 3.7 Regolamento OAD); - obblighi in caso di sospetto di riciclaggio di denaro (cifra 3.8 e 3.9 Regolamento OAD). 4 Il revisore esterno ha inoltre i seguenti compiti: - verifica che il regolamento dell OAD-USF sia rispettato; - notifica senza indugio le infrazioni riscontrate al comitato esecutivo OAD; - redige, all indirizzo del comitato esecutivo OAD, un rapporto della propria verifica, inserito nel formulario n. 8 dell OAD-USF, unitamente ad un giudizio globale. - controlla e sottoscrive la «dichiarazione dell IF». 5 Nell ambito della propria verifica, il revisore esterno, esegue un analisi dei rischi connessi con l attività professionale svolta dall intermediario finanziario. Per consentire al revisore esterno di formarsi un adeguato giudizio sull analisi del rischio, l intermediario finanziario si obbliga a mettergli a disposizione tutti gli atti indispensabili ed obbligatori, nonché le informazioni necessarie (contabilità, struttura delle tariffe, regolamenti interni, documentazione bancaria, ecc.). Per giudicare il contenuto delle singole fattispecie per le quali si impone un obbligo di chiarimento ai sensi dell art. 6 della LRD, devono essere visionati nel dettaglio i documenti giustificativi relativi alle singole transazioni. 6 La revisione si svolge nei locali dell IF, il quale mette a disposizione del revisore esterno un locale di lavoro adeguato. Concetto di controllo OAD-FIDUCIARI SUISSE - valido dall'1.1.2010 Pagina 3

7. Accertamento delle lacune 1 Se durante la sua verifica il revisore esterno accerta lacune presso l IF (anche di lieve entità) al riguardo del rispetto delle disposizioni legali, deve citarle integralmente nel rapporto di revisione indirizzato all OAD. In seguito, sulla base del rapporto di revisione, l OAD esaminerà la gravità delle lacune e deciderà di prendere eventuali provvedimenti nei confronti dell IF atti al ripristino della legalità. 2 In caso di necessità, l Organo di controllo OAD può esigere un incontro senza spese con l IF. Qualora l Organo di controllo OAD lo ritenga necessario, può richiedere una revisione complementare o una completazione della revisione mediante incarico ad un revisore LRD dell OAD con costi a carico dell IF. 8. Periodo di controllo / Termine per la presentazione del rapporto di controllo 1 Il periodo di controllo corrisponde all esercizio annuale ordinario dell IF. Gli Intermediari Finanziari sono tenuti a presentare il rapporto di controllo del revisore esterno entro sei mesi dalla fine del loro esercizio annuale. 2 Possono essere accordate al massimo proroghe di due mesi. La richiesta di proroga deve essere presentata prima della scadenza dei sei mesi dopo la chiusura dell'esercizio annuale, in forma scritta, unitamente alla dichiarazione che nessun membro del Consiglio di Amministrazione o della Direzione con diritto di firma, come pure la persona di contatto in ambito LRD, siano implicati in un procedimento penale connesso con l'attività professionale. L'OAD mette a disposizione uno specifico formulario (formulario no. 15). Tale richiesta è soggetta ad una tassa. 3 L'intermediario che non ha presentato il rapporto di revisione, rispettivamente non ha fatto richiesta di proroga entro i sei mesi successivi alla chiusura dell'esercizio annuale, sarà oggetto di una multa di Fr. 250.--. 4 L'intermediario finanziario che non invia il rapporto di revisione entro otto mesi dalla chiusura dell'esercizio annuale perde il diritto alla scelta del revisore esterno. L IF sarà controllato a sue spese da parte di un revisore OAD. Inoltre gli sarà comminata una sanzione pecuniaria di almeno 500 franchi. 9. Termine di completazione 1 Se l Organo di controllo OAD contesta il contenuto del rapporto di controllo, l IF dispone di un termine di 30 giorni dalla ricezione della richiesta di completazione per provvedere alla sanatoria delle manchevolezze riscontrate. 2 Se ciò non avviene correttamente o se il termine accordato per la completazione del documento non è rispettato, l Organo di controllo OAD, dopo un ulteriore richiamo scritto, incarica un revisore LRD di procedere all esecuzione di una verifica straordinaria presso l IF, a spese di quest ultimo. 10. Vigilanza da parte del comitato esecutivo OAD 1 Il comitato esecutivo OAD: - esamina il rapporto annuale dell Organo di controllo OAD e lo trasmette al comitato direttore di FIDUCIARI SUISSE ed alla FINMA. - decide, su proposta del responsabile dell Organo di controllo OAD, l avvio di una procedura contro l IF ed il conferimento del mandato all incaricato delle indagini indipendente. - segue le procedure in corso contro intermediari finanziari. - controlla trimestralmente l elenco degli IF e lo trasmette all Autorità di controllo. - può fare appello in ogni momento all Organo di controllo OAD o ad un revisore LRD. 2 In caso di validi motivi, il comitato esecutivo OAD può revocare l accreditamento di un revisore esterno, rispettivamente di un revisore LRD. 11. Misure in caso di infrazioni commesse dall IF 1 All IF che viola le prescrizioni dell Organo di controllo OAD, del comitato di esperti (in particolare l obbligo di formazione e di formazione continua) o dell incaricato delle indagini indipendente, è intimato un ammonimento. Il comitato esecutivo esige e controlla che le misure atte a ristabilire la situazione di legalità siano prese entro un termine massimo di 90 giorni. Concetto di controllo OAD-FIDUCIARI SUISSE - valido dall'1.1.2010 Pagina 4

2 In caso di recidiva e proporzionalmente alla gravità dell infrazione, il comitato esecutivo OAD può stabilire una multa fino a CHF 100'000.-- e/o la revoca dell affiliazione dell intermediario finanziario. 3 Una violazione intenzionale dell obbligo di diligenza e dell obbligo di comunicazione, provoca l espulsione immediata dell intermediario finanziario e la comunicazione del caso all Autorità di controllo. 12. Formazione obbligatoria 1 Il revisore esterno è tenuto ad osservare le stesse direttive sulla formazione prescritte per gli IF per quanto attiene al corso di formazione di base in materia LRD ed ai corsi di aggiornamento continuo. Questa disposizione è valida per i responsabili di mandato. 2 I revisori esterni che hanno chiesto l'accreditamento e non hanno ancora frequentato un corso di formazione di base in ambito LRD al momento dell'entrata in vigore del presente concetto di controllo, sono obbligati ad iscriversi e frequentare un corso di base LRD organizzato dall'oad- FIDUCIARI SUISSE. Questa disposizione è parimenti valida in caso di sostituzione del responsabile di mandato all interno della struttura aziendale del revisore esterno. 3 I revisori esterni sono tenuti a frequentare almeno ogni due anni un corso di formazione continua organizzato dall OAD-FIDUCIARI SUISSE. (Cicli 2009/2010, 20011/2012; ecc.). L osservanza dell obbligo della formazione continua è una condizione essenziale per il mantenimento dell accredito. 13. Spese 1 Il rapporto tra l IF ed il revisore esterno accreditato si fonda sulle norme di diritto privato relative al mandato. L OAD non emette alcuna direttiva in merito ai costi della revisione OAD. Tale intervento è integralmente a carico dell IF. 2 Per gli interventi di un revisore LRD o dell Organo di controllo OAD, valgono le tariffe di onorario stabilite dal tariffario dell OAD-USF STV. 14. Disposizioni finali 1 A partire dal 1.1.2012 ogni revisore esterno accreditato deve disporre dell'abilitazione in qualità di esperto revisore da parte dell'asr. 2 Disposizioni transitorie: quei revisori esterni che sono stati accreditati prima dell'1.1.2010, mantengono la loro funzione in qualità di revisori esterni sino al 31.12.2011 a condizione che siano iscritti presso l'autorità di Sorveglianza dei revisori (ASR) almeno in qualità di revisori abilitati. Il presente concetto di controllo è stato approvato dal comitato direttore di FIDUCIARI SUISSE il 5 maggio 2009 e sostituisce il concetto di controllo del 18/19 agosto 2006. Entra in vigore il 1. gennaio 2010 dopo approvazione da parte della FINMA. FIDUCIARI SUISSE Jürg Hagmann Presidente centrale Sandra Grünig Beschart Segretaria centrale In caso di divergenze di interpretazione, vale la versione in lingua tedesca. Berna, 5 maggio 2009/ES Approvato dall Autorità di Controllo per la Legge contro il riciclaggio di denaro con decisione del 28 maggio 2009. Concetto di controllo OAD-FIDUCIARI SUISSE - valido dall'1.1.2010 Pagina 5

Allegato Al concetto di controllo OAD (Cifra 2, par. 2) Valido dal 1. gennaio 2010 Periodo esteso di controllo Per intermediari finanziari con rischio debole 1. Principi generali per il periodo esteso di controllo L OAD-FIDUCIARI SUISSE accorda la possibilità di beneficiare di un periodo esteso di controllo a favore di coloro che si occupano di limiate relazioni d affari soggette alla LRD, con rischio debole. L introduzione del periodo esteso di controllo consente un contenimento dei costi e degli oneri amministrativi a carico dell intermediario finanziario confrontato con fattispecie caratterizzate da rischio debole. L IF che intende far capo a tale opportunità, è tenuto ad inoltrare una specifica istanza all OAD. Il periodo esteso di controllo può durare al massimo 3 anni. L IF non ha di principio alcun diritto di beneficiare di tale periodo esteso. L obbligo alla dichiarazione annuale da parte dell IF (= formulario no. 7, risp. no. 7a - Dichiarazione dell intermediario finanziario ) permane. Al termine del periodo esteso, diviene obbligatoria la revisione da parte di un revisore esterno accreditato, il quale è tenuto ad eseguire la verifica di tutti i periodi oggetto di estensione. In caso di uscita dall OAD durante il periodo di estensione, è obbligatoria la presentazione di un rapporto di revisione esterno. 2. Condizioni materiali Le tre seguenti condizioni devono essere realizzate cumulativamente, affinché l IF possa beneficiare del periodo esteso: 2.1. 1. condizione Numero di relazioni d affari LRD inferiore a 50 Il numero di mandati sottoposti alla LRD dev essere inferiore a 50 unità per due anni consecutivi. 2.2. 2. condizione Buoni risultati scaturiti dalle due ultime revisioni L intermediario finanziario deve disporre di almeno due revisioni LRD antecedenti alla data di presentazione dell istanza. Gli obblighi dell intermediario finanziario devono essere ritenuti conformi e rispettati da parte dell OAD. Per conformi e rispettati si intende che non siano state riscontrate manchevolezze rilevanti e degne di nota nei rapporti di revisione. 2.3. 3. condizione Il riciclaggio ed i rischi connessi con la revisione devono essere giudicati deboli da parte dell OAD Per riciclaggio e rischio della revisione di tipo debole si intendono quelle fattispecie in cui non si verifica nessuno dei criteri seguenti: - L IF si occupa di società di sede con domicilio al di fuori della CH / EU / FL - Mancato rispetto dell obbligo di diligenza (Art. 3 8 LRD), anche in casi di lieve entità qualora ciò sia attestato dell OAD - Inosservanza dell obbligo di informazione (Mancato rispetto dei termini di notifica secondo la cifra 8 del Concetto di controllo, mancata risposta alle domande previste nei Formulari Nr. 7 o Nr. 8, nonostante diffida scritta, ecc.) - Carente organizzazione in ambito LRD - Mancato rispetto dell obbligo di formazione in ambito LRD (Obbligo = la persona di contatto in ambito LRD è tenuta a frequentare un corso di formazione di base LRD, nonché i corsi di formazione continua per i periodi 2007/2008 2009/2010, ecc.) - Mandati LRD con PEP - Mandati LRD con operazioni a contanti svolte dall IF per importi superiori a CHF 100'000.--, - Money-Transfer oltre CHF 5'000.-- - Mandati LRD con nuovi clienti sconosciuti all IF, il quale non ha contatti personali con il cliente LRD, nel caso in cui le prestazioni a favore di tale nuovo clienti siano inusuali. Concetto di controllo OAD-FIDUCIARI SUISSE - valido dall'1.1.2010 Pagina 6

3. Aspetti formali 3.1. L IF che rispetta le condizioni materiali secondo la cifra 2, può presentare un istanza all organo di controllo OAD per poter beneficiare di un periodo esteso di revisione. L OAD mette a disposizione del richiedente uno specifico formulario. Tale richiesta deve essere presentata prima della fine dell esercizio contabile dell IF. 3.2. L organo di controllo OAD decide sulle istanze. L estensione del periodo di revisione può avere come oggetto 2 o al massimo 3 anni. La decisione non è soggetta a tasse. L IF non ha alcun diritto automatico all ottenimento di tale estensione. Qualora, al momento della presentazione della dichiarazione dell intermediario finanziario dovesse venir meno uno dei criteri secondo la cifra 2.3, l organo di controllo OAD può richiedere il ripristino della revisione annuale. Tale decisone è notificata in forma scritta e non può essere impugnata. 3.3. Gli incarti LRD devono essere costantemente attualizzati e conservati, come pure deve essere rispettato in ogni momento l obbligo di diligenza (Art. 3 8 LRD) e l obbligo di comunicazione (Art. 9 10 LRD). 3.4. L IF che beneficia del periodo esteso, deve presentare annualmente la dichiarazione dell intermediario finanziario (Formulario Nr. 7) nei tre mesi successivi alla chiusura del suo anno contabile. Non è concessa alcuna proroga. Il mancato rispetto di tale termine comporta l immediata revoca del diritto al periodo di revisione esteso e nel contempo scatta l obbligo alla revisione esterna secondo la cifra 8 del concetto di controllo. 3.5. Al termine del periodo esteso, l IF deve presentare un rapporto di revisione da parte di un revisore esterno, il quale verifica tutti gli anni oggetto di estensione. 3.6. Il revisore esterno è tenuto a verificare tutte le dichiarazioni dell intermediario finanziario che sono state da lui redatte nel periodo oggetto di verifica. Quale base di computo per i mandati LRD oggetto di verifica vale la somma seguente: a) Numero di mandati LRD al termine del periodo oggetto di estensione b) Mandati LRD che sono stati revocati o terminati durante il periodo esteso. Di questa somma devono essere verificati almeno il 10% dei mandati ed in ogni caso almeno 10 mandati LRD (nel caso in cui il numero di mandati sia pari o inferiore a 10, devono essere verificati tutti). Decisione del comitato OAD del 16 aprile 2009 Approvata dal comitato direttore di FIDUCIARI SUISSE in data 5 maggio 2009 Approvata dalla FINMA con decisione del 28 maggio 2009. Concetto di controllo OAD-FIDUCIARI SUISSE - valido dall'1.1.2010 Pagina 7