La posizione dell Agenzia delle Entrate sul processo digitale di gestione delle note spese mediante l applicativo «Captio» Milano, 27 giugno 2017 Dott. Fabio Giuseppe Ferrara - Dott.ssa Nadia Arnaboldi info@arnaboldi.eu
Chi siamo Il processo interamente digitale con Captio ed il parere positivo dell AdE
Lo Studio Arnaboldi è nato nel 2004 per fornire una consulenza altamente specialistica a società nazionali e multinazionali in materia di protezione dei dati personali, diritto delle nuove tecnologie e digitalizzazione, implementazione di privacy programs e di tutti gli aspetti di compliance privacy. Tutti i professionisti e consulenti dello Studio sono iscritti in albi professionali e/o certificati come Data Protection Officer, Certified Information Privacy Professionals Europe e United States (CIPP/E/US), Certified Information Privacy Manager (CIPM) ISO standard 17024, nonché abilitati come Auditor Database & Privacy Management secondo lo schema di certificazione SGCMF 10002:2013 ed European Privacy Auditor secondo lo schema ISDP 10003:2015 PRD UNI EN ISO/IEC17065 2012 di PS Fea. Alcuni professionisti dello Studio sono contributors delle riviste mensili «Data Protection Leader» (già Data Protection Law & Policy) e «Digital health legal» (già ehealth Law & Policy) edite da Cecile Park Publishing, nonché relatori nell ambito di convegni e congressi in materia di protezione dei dati personali.
In particolare Dott.ssa Nadia Arnaboldi Titolare dello Studio, dottore commercialista e revisore contabile, Coordinatrice della Commissione «Privacy, 231 e antiriciclaggio» dell ODCEC di Pavia, Fellow of Information Privacy (FIP), CIPP/E, CIPP/US, Auditor/Lead Auditor ISO/IEC 27001:2013, European Privacy Auditor ISDP 10003/2016 e Auditor Database & Privacy Management SGCMF 10002:2013 PRD UNI ISO/IEC 17065:2012. Componente del Comitato Direttivo e Coordinatrice del Comitato Scientifico dell Associazione Italiana dei Data Protection Officer (ASSO DPO). Esperta indipendente della Commissione Europea (DG Home Affairs and Justice) in materia di Giustizia, Libertà e Sicurezza nell ambito del Programma «Diritti fondamentali e giustizia Protezione dei dati personali» (2007/S140-172522) ed inclusa nella lista di esperti per l assistenza alla Commissione Europea nell ambito del programma «Giustizia» e del Programma «Diritti, Uguaglianza e Cittadinanza» (2014-2020 (JUST/2014/AMIJ/001). E Thought Leader in Privacy di DataGuidance, componente dei gruppi di lavoro internazionali «Global Data Breach Notification at-a-glance table» e «Pharmacovigilance at-a-glance Advisory» ed autrice di monografie edite da Giuffré Editore e Maggioli Editore in materia di protezione di dati personali.
In particolare Dott. Fabio Giuseppe Ferrara Of Counsel dello Studio con responsabilità delle tematiche relative alla conservazione documentale a norma e processi documentali, fatturazione elettronica e firme elettroniche. Certificato Data Protection Officer da parte di Bureau Veritas Italia SpA (ISO/IEC 17024:2008), Auditor/Lead Auditor ISO/IEC 27001:2013, European Privacy Auditor ISDP 10003/2016 e Auditor Database & Privacy Management SGCMF 10002:2013 PRD UNI ISO/IEC 17065:2012. Vicepresidente dell Associazione Italiana dei Data Protection Officer (ASSO DPO) e Vice presidente del Comitato Scientifico. E membro dell organo tecnico UNI/CT 014/GL 07 «Qualificazione delle professioni e del trattamento di dati e documenti», membro della commissione UNI/CT 526/GL 3 «Profili professionali relativi alla privacy», membro della commissione UNI/CT 510/GL 05 «Tecnologie e tecniche per la protezione della privacy e dei dati personali», membro dell organo tecnico UNI/CT 014/GL 07 «Qualificazione delle professioni per il trattamento di dati e documenti».
Il processo 1. Formazione del giustificativo informatico: il giustificativo di spesa è acquisito come documento informatico ex art. 3, co. 1, punto b), DPCM 13/11/2014 2. Formazione della nota spese: creazione della nota spese tramite l applicazione Captio accessibile solo mediante proprie credenziali (ID e password) e che risulta, pertanto, sottoscritta con sua firma elettronica 3. Approvazione della nota spese: trasferimento della nota spese alla funzione aziendale preposta alla sua approvazione 4. Controllo delle spese e sul processo: la funzione aziendale preposta all approvazione controlla l intero iter e di rifiutare spese non inerenti o incoerenti 5. Conservazione sostitutiva: la nota spese, una volta approvata, è registrata nel sistema contabile ed inoltrata al servizio di conservazione sostitutiva 6. Distruzione dei giustificativi analogici: i giustificativi analogici vengono distrutti con modalità sicure aziendali post inserimento della nota spese nel sistema di conservazione 7. Esibizione della nota spese e dei giustificativi di spesa pertinenti: l azienda può esibire il documento informatico correttamente conservato mediante un sistema di esibizione telematica
Il parere dell Agenzia delle Entrate Qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale, quale la nota spese, deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità (DM 17/6/2014, art. 3, DPCM 13/11/2014 e 03/12/2013) Il processo di Validata consente di rispettare tali caratteristiche: pertanto, i documenti analogici possono essere sostituiti da quelli informatici ovvero siano realizzati duplicati informatici di documenti informatici ex art. 23-bis CAD) e la procedura può essere interamente dematerializzata I documenti giustificativi di spesa trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La loro natura è quella di «documenti analogici originali non unici» ex art. 1, lett. v), del CAD in quanto è «possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi» Il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato ex artt. 3 e 4 del DM 17/6/2014 con conseguente successiva possibilità di distruzione dell originale senza necessità dell intervento del pubblico ufficiale che attesti la conformità all originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico prescritto dall art. 4, comma 2.