Città di Tortona Provincia di Alessandria REGOLAMENTO PER LA DISCIPLINA DEL SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI Approvato con Deliberazione del Consiglio Comunale n. 5 del 24/01/2013. Pagina 1 di 7
Sommario ART. 1 - FINALITÀ E PRINCIPI... 3 ART. 2 - TIPOLOGIE DI CONTROLLO... 3 ART. 3 - CONTROLLO DI REGOLARITÀ AMMINISTRATIVA E CONTABILE, IN FASE PREVENTIVA... 3 ART. 4 - CONTROLLO DI REGOLARITÀ AMMINISTRATIVA E CONTABILE, IN FASE SUCCESSIVA... 4 ART. 5 - CONTROLLO STRATEGICO DELLA GESTIONE... 4 ART. 6 - CONTROLLO DI GESTIONE. COMPETENZE... 4 ART. 7 - SISTEMA DI CONTROLLO GESTIONALE... 5 ART. 8 - SISTEMA DI CONTROLLO DEGLI OBIETTIVI PROGRAMMATI... 5 ART. 9 - DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI... 5 ART. 10 - VERIFICA PERIODICA DELLO STATO DI ATTUAZIONE DEGLI OBIETTIVI... 6 ART. 11 - ANALISI FINALE DEL GRADO DI RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI... 6 ART. 12 - CONTROLLO SULLE SOCIETÀ PARTECIPATE NON QUOTATE... 6 ART. 13 - CONTROLLO SUGLI EQUILIBRI FINANZIARI... 7 ART. 14 - CONTROLLO ESTERNO DELLA CORTE DEI CONTI... 7 ART. 15 - DISPOSIZIONI FINALI... 7 Pagina 2 di 7
ART. 1 - FINALITÀ E PRINCIPI Il sistema dei controlli, in base alla vigente normativa, contenuta nel D. Lgs. 267/2000 e nel D.L. 174/2012 convertito con modificazioni nella L. 213/2012, è volto a garantire legittimità, regolarità e correttezza all azione amministrativa. Il sistema dei controlli interni è diretto a: a) verificare l'efficacia, l'efficienza e l'economicità dell'azione amministrativa, al fine di ottimizzare il rapporto tra obiettivi e azioni realizzate, nonché tra risorse impiegate e risultati; b) valutare l'adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione degli strumenti di programmazione, in termini di congruenza tra i risultati conseguiti e gli obiettivi predefiniti; c) garantire il costante controllo degli equilibri finanziari della gestione di competenza, della gestione dei residui e della gestione di cassa, anche ai fini della realizzazione degli obiettivi di finanza pubblica determinati dal patto di stabilità interno; d) verificare l'efficacia, l'efficienza e l'economicità degli organismi gestionali esterni dell'ente; e) garantire il controllo della qualità dei servizi erogati, sia direttamente, sia mediante organismi gestionali esterni. Il sistema dei controlli interni è improntato al principio della distinzione tra funzioni di indirizzo e compiti di gestione. Partecipano all'organizzazione del sistema dei controlli interni il Segretario Generale, i Dirigenti e il Servizio Controllo Interno e Controllo Partecipazioni. ART. 2 - TIPOLOGIE DI CONTROLLO In base alla vigente normativa si distinguono le seguenti tipologie di controllo alle quali occorre dare specifica regolamentazione ed operatività: - controllo di regolarità amministrativa e contabile, in fase preventiva e successiva; - controllo strategico della gestione; - controllo sulle società partecipate; - controllo sugli equilibri finanziari; - controllo della Corte dei Conti. ART. 3 - CONTROLLO DI REGOLARITÀ AMMINISTRATIVA E CONTABILE, IN FASE PREVENTIVA Il controllo di regolarità amministrativa e contabile è assicurato, nella fase preventiva della formazione dell'atto, da ogni Dirigente di Settore ed è esercitato attraverso il rilascio del parere di regolarità tecnica attestante la regolarità e la correttezza dell'azione amministrativa. E' inoltre effettuato dal Dirigente del Settore Finanziario e Programmazione ed è esercitato attraverso il rilascio del parere di regolarità contabile e del visto attestante la copertura finanziaria. Pagina 3 di 7
ART. 4 - CONTROLLO DI REGOLARITÀ AMMINISTRATIVA E CONTABILE, IN FASE SUCCESSIVA Il controllo di regolarità amministrativa e contabile è esercitato, nella fase successiva, sotto la direzione del Segretario Generale, a campione sui seguenti atti: - determinazioni di impegno di spesa; - contratti; - altri atti e provvedimenti amministrativi. Il controllo è svolto sul 10% di ognuna delle tipologie di atto sopra elencate, prendendo a riferimento il volume degli atti del trimestre precedente. In relazione alle determinazioni di impegno di spesa il 10% si riferisce agli atti del singolo Settore. Gli atti sottoposti a controllo vengono scelti mediante selezione random attraverso l utilizzo di un algoritmo che, sulla base di un campione predefinito e di un numero totale di elementi da estrarre, elabora in modo casuale gli atti da esaminare. Dei risultati emersi viene stilata un apposita relazione, contenente osservazioni, suggerimenti e proposte migliorative da seguire, nonché direttive cui conformarsi in caso di riscontrate irregolarità. Tale relazione è inviata trimestralmente ai Dirigenti di Settore, al Collegio dei Revisori, al Nucleo di Valutazione, alla Giunta e al Consiglio Comunale. ART. 5 - CONTROLLO STRATEGICO DELLA GESTIONE La finalità del controllo di gestione è quella di verificare l efficienza, l efficacia e l economicità dell attività gestionale e di verificare lo stato di attuazione degli obiettivi programmati e valutare la funzionalità, la tempistica e la qualità di realizzazione degli obiettivi stessi. Il controllo di gestione è svolto dal Servizio Controllo Interno e Controllo Partecipazioni, sotto la direzione del Segretario Generale, sentiti i Dirigenti di ciascun Settore in riferimento alle attività organizzative e gestionali di loro competenza e agli obiettivi di cui sono responsabili dinanzi alla Giunta. Il servizio opera nell ambito della Segreteria Generale ed in piena autonomia gestionale ed operativa. Il Servizio Controllo Interno e Controllo Partecipazioni, per lo svolgimento delle sue funzioni, ha pieno e incondizionato accesso ai documenti amministrativi di tutti gli uffici dell Ente. Ad esso è altresì consentito richiedere verbalmente o per iscritto qualsiasi informazione. E, inoltre, fatto obbligo ai Dirigenti di ogni singolo Settore di mettere a disposizione i dati richiesti. ART. 6 - CONTROLLO DI GESTIONE. COMPETENZE Spettano al Servizio Controllo Interno e Controllo Partecipazioni i seguenti compiti: a) progettare il sistema di controllo gestionale; b) mantenere ed aggiornare il sistema stesso in relazione al divenire delle esigenze e della complessità dell Ente; c) supportare i Dirigenti di Settore nella predisposizione di obiettivi misurabili, inseriti nel PEG, mediante idonei indicatori necessari a rilevare durante l esercizio il grado di conseguimento degli stessi; Pagina 4 di 7
d) valutare i dati contenuti nei rapporti di gestione riferiti al piano degli obiettivi, al fine di verificare il loro stato di attuazione; e) fornire ai Dirigenti di Settore e alla Giunta, su richiesta, assistenza e pareri inerenti l utilizzo delle informazioni provenienti dal sistema di controllo e relativi alle modalità di lettura ed interpretazione dei dati; f) fornire al Segretario Generale criteri di ripartizione dei costi generali e di indiretta imputazione al fine di conoscere il costo complessivo di funzionamento di ciascun servizio comunale. ART. 7 - SISTEMA DI CONTROLLO GESTIONALE Il sistema di controllo gestionale si compone del Piano dei centri di costo e provento, che individua nell ambito dei diversi Settori, aggregazioni significative sotto il profilo organizzativo e gestionale a cui possono essere utilmente attribuiti i costi di gestione e i proventi dalla stessa rivenienti. Nel rapporto di gestione, consuntivo analitico, sono contenuti per ciascun centro di costo e provento i risultati economici e quantitativi conseguiti nelle gestione dei vari Servizi, che consentono di verificare l efficienza l efficacia e l economicità dei servizi svolti dall Ente, nonché di rilevare la soddisfazione della domanda espressa e gli aspetti socio-economici. Il Servizio Controllo Interno e Controllo Partecipazioni trasmette ai Dirigenti di Settore e al Sindaco le risultanze dell attività di controllo gestionale. ART. 8 - SISTEMA DI CONTROLLO DEGLI OBIETTIVI PROGRAMMATI Il processo di controllo degli obiettivi programmati si svolge nelle seguenti fasi: a) definizione degli obiettivi articolati per: a.1 obiettivi strategici; a.2 obiettivi ordinari; a.3 obiettivi di performance. b) verifica periodica dello stato di attuazione degli obiettivi; c) analisi finale del grado di raggiungimento degli obiettivi. ART. 9 - DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI La definizione degli obiettivi programmati avviene all inizio di ogni esercizio con l approvazione del PEG e dell allegato Piano dettagliato degli Obiettivi e la formale assegnazione a ogni Dirigente. Gli obiettivi strategici sono obiettivi che favoriscono lo sviluppo dell attività dell Ente, avvio di nuove attività o incremento di altre già svolte. Gli obiettivi ordinari sono obiettivi di tipo quantitativo rilevanti ai fini della gestione dei servizi già esistenti. Gli obiettivi di perfomance sono obiettivi finalizzati al miglioramento o al mantenimento degli standard gestionali. Pagina 5 di 7
Per ciascun obiettivo, sia strategico, che ordinario, vengono definite le fasi principali, la data di ultimazione prevista per le stesse e il peso percentuale di ciascuna fase rispetto all obiettivo complessivo. Vengono inoltre definiti il risultato atteso e l indicatore di misurazione dell obiettivo. Per ciascun obiettivo di performance vengono definiti l indicatore di prodotto e il risultato atteso. ART. 10 - VERIFICA PERIODICA DELLO STATO DI ATTUAZIONE DEGLI OBIETTIVI Con cadenza trimestrale il Servizio Controllo Interno e Controllo Partecipazioni rileva, con la collaborazione dei Dirigenti dei Settori, lo stato di attuazione degli obiettivi, evidenziando per gli obiettivi non in linea con la programmazione le criticità alla base di tale scostamento. Il Servizio Controllo Interno e Controllo Partecipazioni trasmette il rapporto sullo stato di attuazione degli obiettivi ai Dirigenti di Settore e alla Giunta. Il rapporto sullo stato di attuazione degli obiettivi diventa, inoltre, parte integrante delle deliberazioni consiliari di ricognizione dei programmi. ART. 11 - ANALISI FINALE DEL GRADO DI RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI Al termine dell esercizio finanziario il Servizio Controllo Interno e Controllo Partecipazioni rileva, con la collaborazione dei Dirigenti dei Settori, il grado di raggiungimento degli obiettivi. Il rapporto sul grado di raggiungimento degli obiettivi è parte integrante della deliberazione consiliare di approvazione del rendiconto di gestione. Il rapporto sul grado di raggiungimento degli obiettivi è, inoltre, strumento per la valutazione dei Dirigenti, utilizzato dal Nucleo di Valutazione, che opera secondo le funzioni e le prerogative ad esso riconosciute dalla legge e disciplinate dal Regolamento sull ordinamento degli uffici e dei servizi, applicando la metodologia di valutazione interna approvata dalla Giunta. ART. 12 - CONTROLLO SULLE SOCIETÀ PARTECIPATE NON QUOTATE Per l attuazione del controllo sulle società partecipate non quotate l amministrazione definisce preventivamente gli obiettivi gestionali a cui deve tendere la società partecipata, secondo standard qualitativi e quantitativi. Il controllo sulle società partecipate è svolto dall Ente attraverso un apposita struttura interna di controllo, che ha il compito di verificare il raggiungimento degli obiettivi assegnati, rilevare i rapporti finanziari tra l Ente proprietario e la società, la situazione contabile, gestionale e organizzativa della società, i contratti di servizio, la qualità dei servizi, il rispetto delle norme di legge sui vincoli di finanza pubblica. Il monitoraggio sulle società partecipate e non quotate, che è effettuato con frequenza almeno semestrale, analizza gli scostamenti rispetto agli obiettivi assegnati e individua le opportune azioni correttive, anche in riferimento a possibili squilibri economico-finanziari rilevanti per il bilancio dell ente. I risultati complessivi della gestione dell ente locale e delle aziende non quotate partecipate sono rilevati mediante bilancio consolidato, secondo la competenza economica. Pagina 6 di 7
Il controllo sulle società partecipate decorre a partire dal 2015 secondo le modalità attuative che verranno emanate nel periodo transitorio. ART. 13 - CONTROLLO SUGLI EQUILIBRI FINANZIARI Il controllo sugli equilibri finanziari è svolto sotto la direzione e il coordinamento del Dirigente del Settore Finanziario e Programmazione e mediante la vigilanza dell organo di revisione. Con periodicità almeno trimestrale il Servizio Controllo Interno e Controllo Partecipazioni rileva l andamento finanziario dell Ente e trasmette il rapporto al Dirigente del Settore Finanziario e Programmazione, al Segretario Generale, al Collegio dei Revisori dei Conti, alla Giunta, nonché ai Dirigenti dei Settori secondo le rispettive responsabilità. ART. 14 - CONTROLLO ESTERNO DELLA CORTE DEI CONTI In relazione alla verifica della Corte dei Conti prevista dall art. 148 del D. Lgs. 267/2000, così come mutato dal D.L. 174/2012 convertito con modificazioni nella L. 213/2012, il Sindaco trasmette semestralmente alla sezione regionale di controllo della Corte dei Conti un referto sulla regolarità della gestione e sull'efficacia e sull'adeguatezza del sistema dei controlli interni adottato, sulla base delle linee guida deliberate dalla sezione delle autonomie delle Corte dei Conti; il referto è, altresì, inviato al Presidente del Consiglio Comunale. L elaborazione del referto è curata dal Segretario Generale. ART. 15 - DISPOSIZIONI FINALI Il presente Regolamento deroga ogni diversa precedente previsione regolamentare in contrasto con le presenti disposizioni. Il presente Regolamento entra in vigore il quindicesimo giorno decorrente dalla data di ripubblicazione all Albo Pretorio e viene inoltrato al Prefetto e alla Corte dei Conti. Pagina 7 di 7