ISTRUZIONI OPERATIVE PER L UTILIZZO DEI SERVIZI ON-LINE Queste istruzioni sono rivolte alle Aziende Preponenti che intendono utilizzare i servizi on-line del sito www.enasarco.it per gli adempimenti Enasarco.. E in ogni caso disponibile sulla pagina iniziale del sito il manuale dettagliato di tutte le funzioni, comprensivo di immagini ed esempi, di cui queste pagine rappresentano una sintesi. 1. I PRIMI PASSI IN ENASARCO ON-LINE 1.1 I requisiti pag. 2 Quali sono gli strumenti harware e software necessari? Come vanno configurati? 1.2 Il primo collegamento pag. 3 L accesso al sito come visitatore. La procedura di prima iscrizione on-line per le ditte mandanti. 1.3 La registrazione pag. 4 Come scegliere i codici di accesso da utilizzare nei collegamenti successivi. 1.4 L abilitazione ai servizi riservati pag. 5 Come si richiede l accesso alle funzioni on-line riservate agli utenti registrati. 2. ENASARCO ON-LINE E LE DITTE MANDANTI 2.1 La verifica dei mandati pag. 5 Quale attività di consultazione e controllo è necessario effettuare prima di utilizzare la contribuzione on-line. 2.2 Il conferimento on-line pag. 6 Come utilizzare la gestione on-line dei mandati in sostituzione dei tradizionali modelli cartacei. 2.3 La distinta on-line pag. 7 Strumento automatico per il calcolo dei contributi Enasarco. Sostituisce completamente la tradizionale distinta cartacea che non va più inviata. 2.4 Il versamento dei contributi pag. 9 Come attivare l addebito automatico (RID) dei contributi Enasarco, in sostituzione del tradizionale versamento tramite bollettino di c/c postale. 1/9
1. I PRIMI PASSI IN ENASARCO ON-LINE 1.1 I requisiti Per accedere a Enasarco on-line è necessario disporre di un Personal Computer con sistema operativo Windows (98, NT, 2000 o XP) e di un collegamento a Internet (con costi telefonici e di abbonamento con il Provider a carico dell utente). Un collegamento telefonico a 56 kbps è sufficiente, ma naturalmente si ottengono prestazioni migliori con linee più veloci (ISDN o ADSL). Sul computer deve essere installato il browser Microsoft Internet Explorer (dalla versione 5.0 in poi) e il programma Adobe Acrobat Reader (dalla versione 4.0 in poi) che serve a visualizzare la modulistica. In genere non è necessario modificare le impostazioni di Internet Explorer. Tuttavia, su alcuni computer, questo programma è configurato in modo da memorizzare le pagine WEB già visitate e riproporle se l utente le visita una seconda volta. Questo, nel caso di siti dinamici (come Enasarco on-line) può generare problemi. Per una corretta impostazione della memoria di Internet Explorer, dal menu Strumenti si selezioni la voce Opzioni Internet. Nella finestra successiva, si selezioni il pulsate Impostazioni e poi la voce All apertura della pagina (se non è già selezionata). Si confermi infine la nuova impostazione chiudendo entrambe le finestre con il pulsante OK. 2/9
1.2 Il primo collegamento Dopo essersi collegati a Internet, si faccia partire Internet Explorer. Nella casella Indirizzo si digiti www.enasarco.it. La pagina che appare consente due tipi di accesso: visitatore e utente registrato. L accesso come visitatore consente la consultazione completa di tutta la parte informativa del sito. Pertanto, per accedere alla modulistica, ai regolamenti, ai bandi di gara, ecc. non è affatto necessaria la registrazione. Viceversa, la registrazione è indispensabile per l accesso ai propri dati personali. Prima di effettuare la registrazione, comunque, consigliamo una prima visita al sito (come visitatore). E anche vivamente consigliata la consultazione del manuale dell utente che si trova sulla prima pagina. Questo manuale contiene la descrizione dettagliata (comprensiva di immagini) di tutte le funzioni, nonché una sezione riguardante i problemi più comuni che si possono incontrare. Il manuale può essere stampato per una consultazione fuori linea, preliminarmente all uso delle funzioni on-line. L accesso al sito come visitatore è consentito a tutti. Viceversa, possono registrarsi esclusivamente i soggetti già iscritti alla Fondazione Enasarco, e quindi le aziende preponenti che dispongono di un numero di posizione Enasarco, e gli agenti di commercio (mandatari) individuali o societari, che dispongono già di un numero di matricola Enasarco. Le aziende preponenti che conferiscono per la prima volta un mandato di agenzia, possono effettuare la prima iscrizione on-line. Questa operazione costituisce a tutti gli effetti una iscrizione alla Fondazione Enasarco, e restituisce in tempo reale il nuovo numero di posizione assegnato, con il quale è poi possibile registrarsi al sito. La funzione di prima iscrizione on-line si trova all interno della sezione Registrazione. Si raccomanda di leggere attentamente tutte le istruzioni e le avvertenze contenute nella medesima pagina prima di procedere. 3/9
1.2 La registrazione Condizione preliminare per la registrazione è che l utente fornisca il suo codice Enasarco (posizione se mandante, matricola se mandatario) e il suo codice fiscale. Le aziende preponenti che non conoscono il proprio numero di posizione possono utilizzare la funzione di prima iscrizione on-line descritta nel punto precedente. Nel caso delle Aziende già iscritte, infatti, questa funzione restituisce il numero di posizione assegnato. Durante la registrazione, all utente viene chiesto di stabilire due codici di accesso: username (nome utente) e password. E importante sottolineare che tali codici sono scelti dall utente, e non rilasciati dalla Fondazione Enasarco. I codici scelti saranno utilizzati per tutti i collegamenti successivi. Sia l username che la password possono essere composti da numeri, lettere e segni speciali (escluso l apostrofo) e possono essere lunghi al massimo 20 caratteri. Non è possibile, per due utenti diversi, scegliere lo stesso username (che quindi devono essere tutti diversi). Questo significa che la registrazione può fallire (con messaggio di errore) se un altro utente ha già scelto lo stesso username. In questo caso è sufficiente ripetere la registrazione utilizzando un altro username. Le password invece possono essere uguali per utenti diversi, ma è importante notare che il sistema fa distinzione tra lettere minuscole e maiuscole, quindi occorre digitare la password sempre esattamente come è stata inserita durante la registrazione. La coppia username/password costituiranno le chiavi di accesso ai propri dati personali. Per tale motivo si sconsiglia l uso di codici troppo semplici. Il signor Mario Rossi, che sceglie come username MARIO e come password MARIO si espone al pericolo che altri utenti possano accedere ai suoi dati. Al termine della registrazione, l utente dovrà conservare con cura la coppia di codici scelti (soprattutto la password) perché gli saranno indispensabili per tutti i successivi collegamenti. Nel caso di smarrimento della password, può essere necessario ripetere la registrazione utilizzando un username differente. A ciascuna registrazione corrisponde un unico codice Enasarco (matricola o posizione) e quindi un unico ruolo (mandatario o mandante). Se alcuni soggetti svolgono entrambi i ruoli (sia mandante che mandatario) devono possedere due codici diversi, quindi devono anche effettuare due registrazioni distinte. Durante la fase di registrazione, il sistema proporrà una scheda anagrafica contenente i dati presenti nell archivio della Fondazione Enasarco, tra cui il recapito. Un recapito vecchio o errato non ostacola la procedura di registrazione, che può essere effettuata ugualmente. Successivamente alla registrazione (e alla abilitazione ai servizi riservati), l utente stesso potrà rettificare il proprio recapito mediante l apposita funzione on-line. 4/9
1.3 L abilitazione ai servizi riservati Successivamente alla registrazione, prima che l utente possa accedere ai propri dati, è necessaria una ulteriore fase di abilitazione che ha lo scopo di accertare l identità dell utente remoto. Tale procedura (che è illustrata nei dettagli sul manuale dell utente) consiste in sintesi nella stampa di un modulo precompilato di richiesta. A tale modulo va allegata la fotocopia del documento di identità dell iscritto (nel caso delle persone fisiche) oppure del legale rappresentante (nel caso delle persone giuridiche). Il modello va infine sottoscritto e inviato per fax (o posta elettronica) ai nostri La procedura (del tutto guidata) può essere avviata dal menu, selezionando la voce Abilitazione e poi la voce Richiesta abilitazione. Tramite lo stesso menu (voce Stato abilitazione ) è anche possibile visualizzare lo stato della propria richiesta, nonché una eventuale nota che il nostro operatore può inserire nel caso di difficoltà che impediscano l abilitazione (fax illeggibile o errato, ecc.). operatori. E opportuno ricordare che il modulo precompilato di richiesta (comprensivo di documento e firma) va sempre inviato per intero. Inviare solo il documento non è assolutamente sufficiente, così come non è sufficiente inviare un modello compilato a mano: è necessario utilizzare quello precompilato. Nel caso si effettui una nuova registrazione (ad esempio per smarrimento della password) è necessario ripetere da capo tutta la procedura di abilitazione. Prima di utilizzare qualsiasi servizio on-line del nostro sito, compresa la procedura di abilitazione, è vivamente consigliata la consultazione del corrispondente capitolo sul manuale dell utente. La raccolta dei problemi più comuni (con relative soluzioni) può, con buone probabilità, risolvere la maggior parte degli inconvenienti che possono verificarsi. 2. ENASARCO ON-LINE E LE DITTE MANDANTI Con l abilitazione ai servizi riservati, le ditte mandanti ottengono l accesso ad una serie di funzioni online che consentono loro di effettuare gli adempimenti Enasarco in maniera più semplice e rapida rispetto alla tradizionale modalità cartacea. 2.1 La verifica dei mandati Dal menu Servizi Riservati si selezioni la voce Gestione Mandati. Verrà visualizzata una pagina riepilogativa, contenente il numero di mandati aperti e di quelli cessati, divisi tra individuali e societari. Per consultare l elenco complessivo dei mandati individuali aperti è sufficiente selezionare il corrispondente pulsante CONSULTA. L elenco contiene, per ciascun mandato, la matricola dell agente, il nominativo e il codice fiscale, la data di conferimento del mandato e la sua tipologia, ovvero Monomandatario (M) o Plurimandatario (P). 5/9
Se, durante la verifica, ci si accorge che un mandato cessato risulta ancora attivo, è possibile cessarlo on-line selezionando la voce Chiudi. Si consiglia di effettuare la cessazione on-line anche nel caso si sia già inviata la comunicazione di cessazione in forma cartacea. Allo stesso modo, se ci si accorge che un mandato Monomandatario risulta erroneamente inserito come Pluri (o viceversa) è possibile effettuare la rettifica on-line selezionando la P (o la M ). Sia per l operazione di cessazione on-line che per la rettifica tipologia on-line, è indispensabile leggere attentamente le istruzioni prima di procedere. Ogni operazione prevede una conferma esplicita da parte dell utente prima della scrittura in archivio, ma dopo la conferma non è più possibile annullare l operazione. Si prega di prestare la massima attenzione per evitare inserimenti errati a cui è molto difficile rimediare. Ad alcune anomalie non è assolutamente possibile rimediare on-line. Questo è il caso di: Mandati cessati per errore. Mandati inseriti con data di conferimento errata. Mandati conferiti per errore ad agenti con cui la ditta mandante non ha mai avuto rapporti. SAS o SNC inserite con composizioni sociali errate. Per tutti questi tipi di anomalie è indispensabile l intervento dell operatore Enasarco. La rettifica può essere richiesta per posta elettronica al seguente indirizzo: help.aziende@enasarco.it In tutte le richieste di rettifica è fondamentale indicare sempre il numero di posizione della ditta mandante, nonché il numero di matricola dell agente interessato. 2.2 Il conferimento on-line E possibile procedere con il conferimento on-line per tutti i mandati che risultano mancanti nell elenco dei mandati attivi, anche se il corrispondente modello cartaceo è stato spedito. Non c è in questo caso il rischio di creare un doppione in archivio. Al conferimento on-line si accede dal menu Servizi Riservati oppure dalla pagina iniziale della Gestione Mandati. In entrambi i casi la voce da selezionare è Nuovo Mandato. La procedura chiederà se si tratta di un mandato individuale o societario, quindi sarà necessario digitare il codice fiscale del nuovo agente. Se il codice fiscale risulta già presente in archivio (semplice conferimento), gli unici dati da inserire saranno la data di conferimento e la tipologia del mandato (Mono/Pluri). Se il codice fiscale non è presente (prima iscrizione), il sistema chiederà anche l inserimento di tutti i dati anagrafici del soggetto (compreso l indirizzo), e al termine della procedura restituirà il numero di matricola assegnato al nuovo agente. In entrambi i casi, il conferimento on-line sostituisce completamente i modelli cartacei (500/510 PENTA) che non devono più essere inviati. 6/9
Come sempre, si raccomanda la lettura delle istruzioni presenti su tutte le pagine, e la verifica dei dati inseriti prima della conferma finale (che non è annullabile). 2.3 La distinta on-line Le operazioni sulle distinte on-line possono essere iniziate esclusivamente dopo che la situazione dei mandati è stata verificata, e che tutte le operazioni on-line di rettifica, conferimento e cessazione mandati sono state effettuate. Qualunque modifica ai mandati che viene fatta dopo aver iniziato la compilazione della distinta online non potrà avere effetto su di essa. La lavorazione di una qualsiasi distinta on-line segue le seguenti fasi: 1. Generazione a partire dall elenco dei mandati attivi. 2. Inizio compilazione e salvataggio in stato provvisorio. 3. Ricaricamento, prosecuzione della compilazione, nuovo salvataggio in stato provvisorio. 4. Verifica e conferma della distinta. La fase 3 può essere ripetuta più volte, anche in giorni diversi. Ciò è utile specialmente nei casi in cui la distinta è troppo lunga per essere compilata in una volta sola. Anche nei casi in cui la distinta ha solo qualche decina di righe si consiglia comunque di salvare spesso in stato provvisorio; in caso contrario una caduta della linea o un blocco del sistema può far perdere il lavoro effettuato. La fase 4 ha l unico scopo di consentire l attenta verifica di tutti gli importi inseriti. Si confermi la distinta esclusivamente dopo aver verificato che tutti gli importi sono corretti. La conferma equivale alla spedizione della distinta cartacea. Pertanto dopo la conferma non è più possibile modificare alcun importo. Si prega di non essere precipitosi nella conferma e di non tralasciare l importantissima fase di verifica. Anche se non più modificabile, una distinta on-line confermata può essere visualizzata per consultazione (e stampata) in un qualsiasi momento successivo. Se si desidera conservare una copia cartacea come attestazione, è necessario stampare la distinta dopo la conferma, perché una distinta on-line non confermata non ha alcun valore. Tutte le distinte on-line salvate in stato provvisorio, ma non confermate, vengono automaticamente eliminate dal sistema al termine del periodo a disposizione per la compilazione. Nel corso dell anno è possibile compilare le quattro distinte trimestrali sui fondi Previdenza e Assistenza. Tali distinte sostituiscono completamente le tradizionali distinte cartacee, che non vanno più inviate. Naturalmente, se non c è nulla da versare, perché tutti gli agenti hanno raggiunto il massimale nei trimestri precedenti, non occorre inviare alcuna distinta, né cartacea né on-line. La distinta on-line del FIRR è completamente separata da quella del quarto trimestre. Al momento della generazione, la distinta on-line del FIRR propone in automatico per ciascun agente la somma delle provvigioni indicate nelle distinte on-line compilate durante l anno. Tali importi possono comunque essere modificati per aggiungere provvigioni mancanti. Alla pagina iniziale della contribuzione on-line si accede tramite la voce Gestione Distinte del menu Servizi Riservati. Selezionando poi l ultima icona in basso a destra (Gestione distinte per il versamento dei contributi) si passa alla pagina iniziale della compilazione distinte (vedi figura). Su tale pagina è presente: L elenco delle distinte inserite con il sistema on-line, consultabili in qualsiasi momento. L indicazione della prossima distinta in scadenza (distinta corrente). Lo stato di lavorazione della distinta corrente. 7/9
La voce Inizia compilazione corrisponde alla fase 1 (Generazione della distinta on-line). Prima di iniziare però consigliamo di leggere con attenzione le istruzioni rivolte a chi utilizza per la prima volta il sistema, il cui link è presente sulla pagina. Ricordiamo ancora una volta che la situazione dei mandati deve essere sistemata prima di generare la distinta on-line. Raccomandiamo a tutte le ditte mandanti di non aspettare la compilazione della distinta on-line per verificare i propri mandati. E preferibile effettuare tale verifica immediatamente dopo aver ricevuto l abilitazione per i servizi riservati. Analogamente, si consiglia di effettuare gli aggiornamenti (nuovi conferimenti e cessazioni) con i sistemi on-line man mano che tali eventi si verificano. La compilazione della distinta on-line consiste semplicemente nel digitare, per ciascun agente, l importo delle provvigioni maturate nel trimestre. Il sistema calcolerà in automatico il contributo da versare, tenendo conto di massimali e minimali. Il calcolo del minimale è frazionato trimestralmente (come da Regolamento) e viene effettuato il recupero automatico della integrazione nei trimestri successivi. Per informazioni o dubbi riguardanti il corretto calcolo del contributo Enasarco, si faccia riferimento alle apposite sezioni del nostro sito, che contengono anche esempi di calcolo. Nel caso le informazioni pubblicate non fossero sufficienti, è anche possibile porre i quesiti ai nostri operatori, utilizzando l indirizzo di posta elettronica: help.aziende@enasarco.it 8/9
Al termine della compilazione, il pulsante Calcola totali effettuerà la somma di tutti i contributi nei totali da versare (Previdenza e Assistenza oppure FIRR a seconda dei casi). La distinta diviene valida a tutti gli effetti solamente con la conferma, che equivale alla spedizione della distinta cartacea. Si prega di non confermare mai una distinta on-line senza prima avere bene verificato tutti gli importi. 2.4 Il versamento dei contributi Alla distinta on-line è associata una modalità di versamento dei contributi tramite addebito automatico su c/c bancario (RID). Non è quindi più necessario recarsi all ufficio postale per effettuare i versamenti. Per utilizzare il sistema è necessario: a) Inserire le coordinate bancarie del proprio conto corrente (ABI, CAB e numero di c/c) tramite l apposita funzione on-line a cui si accede dalla pagina iniziale della contribuzione on-line ( Servizi Riservati e poi Gestione Distinte ) selezionando l icona in basso a destra ( ABI CAB C/C ). Il c/c deve essere intestato alla ditta mandante, e sarà quello su cui avverrà l addebito automatico dei contributi. b) Seguire la procedura di adesione al servizio, selezionando l icona in basso al centro ( Stampa il modulo RID di richiesta di addebito in c/c ). Al termine di tale procedura, sarà visualizzato, per ciascun fondo (Previdenza, Assistenza e FIRR), il modello precompilato di autorizzazione permanente di addebito in conto corrente (RID). I tre modelli, che contengono già tutte le informazioni necessarie, vanno stampati e sottoscritti da una persona che dispone della facoltà di operare sul c/c intestato alla ditta. c) I modelli stampati e sottoscritti andranno consegnati allo sportello della banca in cui risiede il conto indicato (banca domiciliataria). Si consiglia di non utilizzare modelli compilati a mano, bensì esclusivamente quelli precompilati che vengono proposti al termine della procedura. Come sempre, la lettura delle istruzioni presenti in tutte le pagine è vivamente consigliata prima di procedere a qualsiasi inserimento. Lo stato di attivazione dell addebito automatico è anche indicato in coda alla distinta on-line. Accanto ai totali da versare infatti sono sempre indicate le modalità di versamento. Inoltre tutte le ditte mandanti per le quali è attivo l addebito automatico ricevono sempre una mail di conferma indicante gli importi che stanno per essere addebitati. L attivazione dell addebito automatico non avviene istantaneamente dopo la consegna del modello RID alla propria banca. Pertanto, in mancanza delle indicazioni di cui sopra sulla distinta on-line, e della mail di conferma, si deve presumere che l addebito automatico non sia stato ancora attivato, anche se il modello RID è stato già presentato. A causa dei tempi richiesti dalla procedura interbancaria di addebito automatico, per tutte le Aziende che utilizzano questo sistema di pagamento è necessario che la conferma della distinta on-line avvenga almeno 15 giorni prima della scadenza. Anche per quanto riguarda la tempistica, si consiglia di fare riferimento alle istruzioni presenti sul sito. 9/9