REGOLAMENTO ACQUISTI DI GENOVA CAR SHARING S.R.L. 1. Soggetti obbligati e finalità del regolamento. Il presente regolamento intende costituire un modello organizzativo e gestionale, ai sensi dell art. 6, lett. a) del D.Lgs. 231/2001, e definire i criteri per il ricorso alle spese in economia ai sensi dell art. 125 D.lgs. 163/2006. Sono destinatari delle disposizioni contenute nel presente regolamento: a) il Consiglio di Amministrazione; b) il Direttore Generale; c) il Responsabile dei Procedimenti di approvvigionamento; d) i dipendenti investiti anche transitoriamente di funzioni attinenti le procedure previste dal presente regolamento. Il documento intende definire le regole aziendali rivolte a disciplinare la materia riguardante gli approvvigionamenti di materiali, l acquisizione di servizi e l appalto di opere. La Società riconosce che l acquisizione di opere, servizi e beni di cui al presente regolamento deve improntarsi a criteri di economicità, efficacia e tempestività e deve compiersi con il rispetto dei principi di libera concorrenza, parità di trattamento, non discriminazione, trasparenza e correttezza. Gli importi di spesa indicati nel seguente regolamento si intendono tutti al netto di IVA. 2. Norme e disposizioni di riferimento L applicazione del presente regolamento presuppone la scrupolosa osservanza di quanto disposto dal D.Lgs. 12.04.2006 n 163, dalla L. 7.08.1990 n 241 e dal Codice civile in quanto applicabili, nonché delle regole generali di gestione ed amministrazione della società. 3. Attivazione approvvigionamenti Il Direttore Generale definirà, previa eventuale consultazione dei responsabili di area, il budget relativo per ogni anno di riferimento. Nel budget come sopra determinato dovranno essere previste le spese per gli approvvigionamenti relative. Il responsabile dell area avrà l onere di attivare la procedura di approvvigionamento secondo le disposizioni organizzative previste per le richiesta di acquisto. Le disposizioni organizzative di attivazione della procedura dovranno essere stabilite dal Responsabile del Procedimento degli approvvigionamenti, anche mediante la predisposizione di moduli standard di richiesta d acquisto eventualmente suddivisi per tipologia di approvvigionamento, in concertazione con il Direttore Generale. 1
Il Direttore Generale sarà tenuto a fornire almeno semestralmente una relazione sul budget e sugli acquisti al Consiglio d amministrazione. 4. Procedura approvvigionamenti. Il C.d.A. con specifica delibera individua preventivamente il/i Responsabile/i del Procedimento (ex art 125 secondo comma e art. 10 del Dlgs 163/06). Il Responsabile del Procedimento ha, anche, poteri di spesa per gli approvvigionamenti fino a Euro 5.000,00. Per acquisti di importo superiore a Euro 5.000,00 il potere di spesa è determinato dal sistema di conferimento incarichi interno. Ricevuta la richiesta d acquisto, il Responsabile del Procedimento di approvvigionamento (od in caso di sua assenza il sostituto designato temporaneamente alla funzione) dovrà in ogni caso e preliminarmente: a) Svolgere le funzioni di cui all art. 10 D.Lgs. 163/06, provvedendo alle eventuali comunicazioni necessarie e garantendo l osservanza delle vigenti leggi in materia, con particolare riferimento alla L. n 241/1990; b) valutare se si verta nel campo di applicazione delle norme di cui alla parte II, titolo I, nonché artt. 121, 122, 123, 124 D.Lgs. 163/06 ovvero dell art. 125 della stesso testo normativo. Il Responsabile del Procedimento assume le competenze stabilite dall art. 10 D.Lgs. 163/06, dal regolamento di attuazione previsto dall art. 5 e dalle altre disposizioni del medesimo codice provvedendo altresì alla vigilanza sull accesso agli atti di cui all art. 13 D.Lgs. 163/06. 4.1 Contratti di cui alla parte II, titolo I, e di cui agli artt. 121, 122, 123, 124 D.Lgs. 163/06. Il Responsabile del Procedimento dovrà proporre al Direttore Generale, motivando le valutazioni sottese, le scelte ritenute più opportune sui seguenti temi: a) la tipologia di procedura di gara da adottare secondo la normativa applicabile (procedure aperte, ristrette, negoziate, dialogo competitivo) e le finalità aziendali; b) la tempistica della procedura da adottare secondo la normativa applicabile e le finalità aziendali; c) i contenuti tecnici e/od economici posti in gara; d) i requisiti soggettivi, tecnici ed economici di partecipazione alla gara; e) il criterio di aggiudicazione da adottare secondo la normativa applicabile e le finalità aziendali; f) eventuali disposizioni particolari disciplinanti la gara che sia necessario adottare nonostante possano avere l effetto di limitare in qualche misura la possibilità di concorrere dei fornitori (sempre che la limitazione sia legittima e non rivolta ad escludere del tutto la concorrenza). Il Direttore Generale, disposti ed esauriti gli approfondimenti del caso, sottoporrà preventivamente al Consiglio d amministrazione la richiesta di autorizzazione all esperimento della gara, contenente le proposte motivate sopra elencate. 2
4.2 Contratti di cui all art. 125 D.Lgs 163/06. Il presente articolo disciplina le competenze e le modalità di assunzione delle spese in economia inerenti la acquisizione di beni e di servizi e lavori da effettuarsi entro precisi limiti di spesa e per le quali non è prevista una procedura ad evidenza pubblica. 4.2.1. Il Responsabile del Procedimento degli approvvigionamenti verifica preliminarmente che le richieste di prestazione di beni, servizi, lavori in economia, da chiunque provenienti, non siano le risultanze di artificiosi frazionamenti allo scopo di sottoporli alla disciplina dell acquisizione in economia. 4.2.3. Ai sensi del presente regolamento l acquisizione in economia può avvenire: a) in amministrazione diretta; b) con cottimo fiduciario; Nell amministrazione diretta i lavori e/o i servizi sono effettuati con materiali e mezzi propri, o appositamente noleggiati, e con personale proprio. Nel cottimo fiduciario i lavori, le forniture ed i servizi sono acquisiti mediante affidamento a persone o imprese terze. I lavori assunti in amministrazione diretta non possono comportare una spesa maggiore ad Euro 50.000,00. 4.2.4. I lavori, i beni ed i servizi acquisibili in economia sono quelli di seguito descritti: a. manutenzione ordinaria e straordinaria, riparazione, adattamento immobili di proprietà o in locazione sede di uffici. b. manutenzione ordinaria e straordinaria, riparazione, adattamento beni in concessione. c. manutenzione ordinaria e straordinaria, riparazione, adattamento impianti elettrici, elettronici, antincendio, illuminazione, climatizzazione di uffici. d. lavori, in generale di cui all articolo 125 sesto comma Dlgs 163/06 e. manutenzione segnaletica orizzontale, delimitazione stalli di sosta f. acquisto ed adeguamento e sostituzione manutentiva di cartellonistica stradale g. manutenzione ordinaria e straordinaria delle dotazioni tecnologiche contenute nelle vetture in servizio car sharing h. acquisto ed installazione Board Computer, cablaggi, satellitari ed i generale le dotazioni tecnologiche ed informatiche necessarie per l attivazione del servizio car sharing nelle vetture i. locazione a breve termine di locali e di attrezzature di funzionamento per l espletamento di attività istituzionali o per altre esigenze connesse (corsi, concorsi, convegni, riunioni, conferenze, mostre, manifestazioni culturali e scientifiche); l. servizi di consulenza, studi, ricerca, indagini, rilevazioni; m. lavori di stampa, tipografia, litografia e realizzazione di campagne pubblicitarie, comunicazioni ed informative all utenza inerenti i servizi forniti anche mezzo di tecnologie audiovisive, digitali, internet. Servizi di grafica ed abbigliaggio delle vetture car sharing n. acquisto, manutenzione e riparazione di mobili, arredi, macchine ed attrezzature per Ufficio, materiale didattico, attrezzature informatiche ed audiovisivi, strumenti utensili e materiali scientifici, di laboratorio o di sperimentazione; o. acquisto, interventi di riparazione, manutenzione e locazione di veicoli, compresi gli acquisti di carburanti e lubrificanti, materiali di ricambio e accessori; 3
p. acquisto di libri, riviste, giornali periodici e pubblicazioni di vario genere non esclusivamente su supporto cartaceo; q. acquisto di generi di cancelleria, di valori bollati, di stampati, di materiale da disegno e per fotografie, stampa tabulati, modelli e circolari; r. spedizioni, imballaggi, magazzinaggi, trasporti e facchinaggi; s. provviste ed effetti di corredo al personale dipendente; t. spese per corsi di preparazione, formazione e perfezionamento del personale; u. polizze di assicurazione v. divulgazione di bandi di concorso, di avvisi e bandi di gara a mezzo stampa e/o altri mezzi di informazione; w. spese di rappresentanza, acquisto di oggetti per premi e gadget in genere, spese di ospitalità; x. spese postati, telegrafiche e telefoniche. y. Spese di pulizia uffici ed aree in concessione. z. Spese per lo smaltimento di rifiuti speciali quali batterie e toner e raccolta differenziata aa. Servizi accessori alla gestione del servizio car sharing, quali servizi di assistenza tecnica, guardianaggio, pronto intervento, rimozione veicoli, lavaggi bb. Acquisizione di beni e servizi in tutti i casi di cui all articolo 125 comma 10 Dlgs 163/06 4.2.5. Svolgimento della procedura del cottimo fiduciario Per l acquisizione ed esecuzione a cottimo fiduciario il Responsabile del Procedimento redige lettera di invito che, di norma contiene: a) l oggetto della prestazione; b) le caratteristiche tecniche e la qualità del bene o del servizio richiesto; c) le modalità di fornitura o di esecuzione del servizio; d) le modalità ed i tempi di pagamento; e) le eventuali garanzie richieste; f) le eventuali penalità; g) la specificazione dei casi di grave inadempimento; h) il prezzo a base d asta; i) il criterio di aggiudicazione nonché tutti quegli altri elementi che si rendono necessari per la particolarità del bene o del servizio acquisito. L espletamento delle relative procedure potrà avvenire anche per via telematica. Nella determinazione dell importo a base d asta il responsabile del procedimento si avvale di rilevazioni dei prezzi di mercato eventualmente effettuate da amministrazioni o enti a ciò preposti a fini di orientamento e per la valutazione della congruità dei prezzi in sede di offerta. Qualora l acquisizione abbia ad oggetto lavori: a. ove l importo di spesa sia compreso tra. 40.000,00 ed 200.000,00 si potrà procedere all ordine richiedendo almeno 5 preventivi; b. ove l importo di spesa non superi l ammontare di 40.000,00, si potrà procedere in affidamento diretto; in tal caso il preventivo potrà essere sostituito dall offerta rilevata direttamente su cataloghi ufficiali ed in corso di validità. Qualora l acquisizione abbia ad oggetto interventi manutentivi, la procedura di cottimo fiduciario potrà essere utilizzata entro il limite di spesa di 200.000,00, salvo sussistano esigenze rapportate ad eventi imprevedibili e non sia possibile realizzare interventi con le forme e le procedure previste agli articoli 55,121,122 Dlgs 163/06. Qualora l acquisizione abbia ad oggetto beni o servizi: c. ove l importo di spesa sia compreso tra 40.000,00 ed 193.000,00, si potrà procedere all ordine richiedendo almeno 5 preventivi; 4
d. ove l importo di spesa non superi l ammontare di 40.000,00, si potrà procedere in affidamento diretto ed il preventivo potrà essere sostituito dall offerta rilevata direttamente su cataloghi ufficiali ed in corso di validità. 4.3 Contratti quadro e/o di durata e/o di somministrazione I contratti quadro e/o di durata e/o di somministrazione sono regolamentati dalla legislazione specifica di riferimento ed in particolare dall art. 59 D.lgs. 163/06. Potranno essere stipulati contratti quadro relativamente ad interventi manutentivi, quali ad esempio anche: A. manutenzione della flotta; B. manutenzione ordinaria e straordinaria della tecnologia (hardware e software) car sharing; C. assistenza e manutenzione di impianti tecnologici, elettrici, di riscaldamento e condizionamento, ascensori. Qualora l intervento manutentivo sia di importo inferiore ad 200.000,00 si procederà secondo la disposizioni dell art. 4.2. 4.4 Contratti per prestazioni intellettuali I contratti quadro relativi a prestazione intellettuali (per l esercizio delle quali è necessaria l iscrizione in appositi albi o elenchi ) sono disciplinati secondo le disposizioni del Regolamento di attuazione del D.Lgs. 163/06. L affidamento di singoli incarichi per importi inferiori a quanto previsto dall art. 125 D.lgs. 163/06 sarà disciplinato secondo le disposizioni previste nell art. 4.2. 5. Organismo di vigilanza Il controllo sul buon funzionamento e l osservanza del presente regolamento, fermo restando quanto previsto all art. 3 in ordine ai meccanismi di controllo di gestione e dei budget, è demandato al Consiglio di Amministrazione. 6. Sanzioni La mancata osservanza del presente regolamento darà luogo a responsabilità disciplinare del dipendente per la violazione dell art. 2104 del codice civile, con l applicazione delle sanzioni previste dal regolamento disciplinare, ai sensi della L. 20 maggio 1970 n 300. Qualora la mancata osservanza del regolamento sia dipesa da fatto e/o colpa di un amministratore, lo stesso risponderà ai sensi dell art. 2392 del codice civile, anche in concorrenza a quanto sopra, qualora l amministratore sia dipendente della Società. 5