---------------------------------------. =. ADR NOTARIATO SRL. =. --------------------------------------- REGOLAMENTO DELLA CAMERA DI CONCILIAZIONE NOTARILE -.-.- I - Definizione 1) La Camera di Conciliazione di ADR Notariato s.r.l. è un organismo istituzionale ed indipendente, fondato dal Notariato Italiano. Essa ha lo scopo di facilitare la risoluzione di controversie in materia civile e commerciale, tramite una procedura rapida, informale, riservata, con costi contenuti. La Camera si avvale di Conciliatori professionalmente qualificati (notai in esercizio ed a riposo specificamente formati in materia) che aiutano le parti a trovare un accordo di reciproca soddisfazione. I Conciliatori sono indipendenti, imparziali, neutrali ed operano senza mai prendere alcuna decisione vincolante in merito alla lite. 2) La procedura è volontaria ed alternativa al giudizio ed all arbitrato; in caso di esito infruttuoso non preclude il ricorso a nessun altro strumento giuridico di risoluzione delle controversie. II - Avvio del procedimento 3) La procedura si attiva con la presentazione ad ADR Notariato s.r.l. con sede in Roma via Flaminia 160, con ogni mezzo idoneo a garantirne la ricezione, di una richiesta contenente: i nominativi delle parti con i loro indirizzi, recapiti telefonici, fax, indirizzi di posta elettronica; la descrizione sommaria della controversia con l indicazione del suo valore; qualora il valore della controversia risulti indeterminato, indeterminabile o vi sia una notevole divergenza tra le parti sulla stima, l organismo decide il valore di riferimento e lo comunica alle parti; l indicazione di un termine per aderire alla procedura, non inferiore a 5 giorni e non superiore a 15 giorni lavorativi; 1
copia del patto di conciliazione se esistente; l'accettazione espressa del regolamento di conciliazione di ADR Notariato s.r.l. e della relativa tariffa. 4) Contestualmente alla presentazione della richiesta devono essere pagate le spese per l avvio del procedimento. 5) Se non esiste un preventivo valido patto contrattuale, la Camera di Conciliazione verifica la disponibilità anche delle altre parti a ricorrere a tale procedura. 6) La procedura ha inizio quando perviene alla Camera di Conciliazione Notarile, nei tempi e con le modalità indicati nella richiesta, l adesione scritta della parte invitata, unitamente al versamento delle spese di avvio. Se quest ultima risponde negativamente o non risponde nei termini indicati nella richiesta, la Camera chiude il procedimento, dandone comunicazione alle parti, e trattenendo la somma versata per l avvio della procedura. Le spese di avvio della procedura non sono dovute quando le parti depositano una domanda di conciliazione congiunta. 7) Il pagamento delle indennità determinate sulla base dell allegato tariffario, e delle spese preventivate, dovrà essere effettuato da ciascuna parte prima dell incontro di conciliazione. In caso contrario la Camera sospenderà il procedimento. III - Sede della conciliazione 8) La procedura di conciliazione si svolge in Roma, Via Flaminia 160, presso la sede di ADR Notariato s.r.l., o in qualsiasi altro luogo in Italia scelto con l accordo delle parti. IV - Il Conciliatore 9) Sentite anche informalmente le parti, la Camera di Conciliazione designa, tra i conciliatori accreditati, e nel rispetto dei requisiti di imparzialità e indipendenza, quello sulla cui nomina si sia raggiunto un accordo. Se le parti non si sono accordate sul nome del conciliatore, la scelta viene effettuata dalla Camera di Conciliazione, tenuto conto anche dell idoneità a 2
svolgere adeguatamente e celermente lo specifico incarico, nonché della collocazione geografica. 10) La designazione viene prontamente comunicata alle parti e al Conciliatore con qualsiasi mezzo idoneo a dimostrare l avvenuta ricezione. 11) Per ciascun affare per il quale è designato, prima dell inizio del procedimento, il Conciliatore deve sottoscrivere l accettazione dell incarico ed un attestazione di inesistenza di cause di incompatibilità o di fatti o circostanze tali da poter suscitare dubbi sulla sua indipendenza, neutralità o imparzialità, o che comunque possano impedirgli di adempiere in modo adeguato l incarico assegnatogli. Il Conciliatore deve altresì informare immediatamente la Camera di Conciliazione e le parti delle vicende soggettive rilevanti agli effetti delle prestazioni conciliative e dei requisiti individuali richiesti ai fini dell imparzialità dell opera. Qualora nel corso del procedimento insorgano circostanze o fatti nuovi, deve darne immediata comunicazione alla Camera di Conciliazione. Sono in ogni caso considerate cause di incompatibilità: l esistenza di rapporti di coniugio con una delle parti, la parentela e l affinità in linea retta in qualunque grado, e in linea collaterale sino al terzo grado incluso, situazioni di convivenza; la sussistenza di un interesse personale nella controversia da parte del Conciliatore, e/o dei soggetti sopra individuati. Il Conciliatore ed i suoi ausiliari non possono assumere diritti o obblighi connessi, direttamente o indirettamente, con gli affari trattati, ad eccezione di quelli strettamente inerenti alla prestazione dell opera o del servizio; è altresì fatto loro divieto di percepire compensi direttamente dalle parti. 12) Entro 7 giorni dal ricevimento della comunicazione della nomina, ciascuna parte può chiedere alla Camera di Conciliazione, in base a giustificati motivi, la sostituzione del Conciliatore individuato. A sua volta il Conciliatore può rinunciare all incarico in qualsiasi momento, dandone comunicazione alla Camera di Conciliazione ed alle parti. La Camera di Conciliazione provvede alla sostituzione del Conciliatore con gli stessi criteri adottati per la prima designazione. 3
V - Il procedimento di conciliazione 13) Almeno sette giorni lavorativi prima dell incontro di conciliazione, ciascuna parte presenta al Conciliatore una breve memoria scritta che riepiloghi il contenuto della controversia e il suo stato attuale, nonché ogni altro materiale e informazione che essa ritenga utile per consentire al Conciliatore di formarsi un quadro chiaro ed esaustivo della vertenza. Le parti possono accordarsi per presentare congiuntamente documenti e altro materiale. Il Conciliatore può chiedere a ciascuna delle parti di fornire chiarimenti e informazioni aggiuntive. 14) La prima sessione deve aver luogo entro quindici giorni lavorativi dalla data di scadenza del termine a disposizione delle parti per la richiesta di sostituzione del Conciliatore. A scelta del Conciliatore, la sessione può essere sia congiunta che disgiunta. 15) Nel rispetto dei criteri di terzietà, imparzialità, neutralità, informalità e riservatezza, il Conciliatore ha l obbligo di eseguire personalmente la prestazione e non ha obbligo di osservare particolari norme procedurali. D intesa con le parti e senza formalità di procedura, egli stabilisce la data, l ora e il luogo di ogni incontro, nonché il relativo ordine del giorno. 16) Il Conciliatore è libero di incontrarsi e comunicare separatamente con ciascuna delle parti. Egli deve mantenere riservata ogni informazione di cui venga a conoscenza nell ambito della procedura, e degli incontri da lui tenuti con le parti è vietata la registrazione e la verbalizzazione. Qualsiasi informazione gli sia confidata da una delle parti non deve essere rivelata alle altre, né comunque divulgata, senza il consenso della parte stessa. 17) Dell operato del Conciliatore risponde anche la Camera di Conciliazione Notarile. 18) Il procedimento è condotto speditamente ed informalmente. Ogni parte si impegna a rendersi disponibile per gli incontri e a collaborare con il Conciliatore. 19) Le parti partecipano agli incontri personalmente o, in via eccezionale, mediante un proprio rappresentante munito dei necessari poteri. 4
Esse sono libere di farsi accompagnare da persone di fiducia, avvocati, rappresentanti delle Associazioni di consumatori o di categoria, assumendo a proprio carico i relativi costi. In ogni caso è necessario portare a conoscenza del Conciliatore con congruo anticipo i nominativi di chi sarà presente all incontro, indicandone funzioni, poteri ed eventuale qualifica professionale. 20) Il Conciliatore ha facoltà di chiedere l assistenza e/o il parere di esperti indipendenti, previo consenso delle parti ed a loro spese. L esperto deve assicurare di avere le medesime caratteristiche del Conciliatore, di indipendenza, imparzialità e neutralità. 21) Dopo aver accettato la procedura di conciliazione, ciascuna parte ha facoltà di abbandonarla in qualsiasi momento, prima che la stessa sia giunta a conclusione, dandone comunicazione al Conciliatore e alle altre parti. In tal caso essa è comunque tenuta a sostenere tutte le spese dovute fino a quel momento e non ha diritto ad alcun rimborso per quelle già versate. 22) Qualora il Conciliatore, iniziato il procedimento, ritenga ragionevolmente che l accordo non possa essere raggiunto, ne dà comunicazione alle parti e alla Camera di Conciliazione, anche senza indicare la motivazione. VI - Esito della procedura 23) Qualora le parti falliscano nel tentativo di trovare soluzioni reciprocamente accettabili, prima di porre termine alla procedura, il Conciliatore può sollecitarle a formulare proposte di soluzioni creative, che consentano di colmare la distanza residua tra i contendenti, e, col consenso di entrambe le parti, e se ritenga di essere qualificato a farlo, può fornire loro una valutazione sul probabile esito della lite in sede giudiziaria o arbitrale. 24) Se entrambe le parti lo richiedono, il Conciliatore conclude il procedimento con una proposta, rispetto alla quale ciascuna delle parti, se la conciliazione non ha luogo, indica la propria definitiva posizione, o le condizioni alle quali è disposta a conciliare. 25) Nei casi previsti dalla legge o, in tutti gli altri casi col consenso di entrambe le parti, il Conciliatore dà atto delle rispettive posizioni in apposito verbale di fallita conciliazione, ovvero della mancata adesione di una parte 5
all esperimento del tentativo di conciliazione. Di tale verbale viene rilasciata copia alle parti che la richiedano. 26) In caso di esito positivo della conciliazione, il Conciliatore redige un verbale di chiusura del procedimento contenente l accordo di conciliazione, e le modalità di ripartizione delle spese. Su richiesta delle parti o a discrezione del Conciliatore, il verbale di chiusura del procedimento e l accordo di conciliazione possono essere redatti in documenti separati. Il verbale e l accordo firmati dal Conciliatore e dalle parti devono essere redatti in tanti originali quante sono le parti del procedimento, oltre un originale che viene trasmesso dal Conciliatore alla Camera di Conciliazione. Quest ultima a sua volta lo invia al responsabile del Registro tenuto presso il Ministero della Giustizia il quale, su istanza di parte, lo trasmette al Presidente del Tribunale per l omologazione nei casi in questa sia prevista dalle norme vigenti. 27) Ricevuta la comunicazione del Conciliatore sull esito della procedura, la Camera di Conciliazione liquida le spese, tenendo conto dei costi sostenuti dal Conciliatore e delle indennità da tariffa, e richiede alle parti i conguagli eventualmente dovuti. 28) La procedura deve di norma essere espletata nel termine di 60 giorni dal ricevimento della richiesta di conciliazione, con possibilità di proroga di non oltre 30 giorni su accordo delle parti. 29) Nulla di quanto detto o scritto nell ambito della procedura di conciliazione può essere prodotto successivamente in giudizio o in procedura arbitrale, salvo l accordo conclusivo del procedimento, qualora si renda necessario esigerne l esecutività. 30) In nessun caso il Conciliatore o i suoi ausiliari possono essere assunti quali arbitri per risolvere la medesima controversia, né essere chiamati a presentarsi come testimoni in successivi procedimenti ad essa relativi. 31) La Camera di Conciliazione può pubblicare gli accordi di conciliazione, evitando l identificazione delle parti. 6
32) L esistenza e/o la conclusione della procedura di conciliazione possono essere mantenute riservate su richiesta anche di una sola delle parti, fermo restando l obbligo di trasmissione alla Camera di Conciliazione e ove richiesto dalla legge, al Ministero di Giustizia e al Presidente del Tribunale, come sopra indicato. VII - Solidarietà 33) Tutte le parti sono responsabili in solido per l intero costo della procedura, fatta eccezione per gli oneri relativi ai consulenti di parte. VIII - Rinvio alle norme di legge 34) E fatta salva in ogni caso l applicazione di inderogabili disposizioni di legge che siano incompatibili con quanto previsto nel presente regolamento. 7