1 AREA SERVIZI GENERALI CAPITOLATO SPECIALE PER AFFIDAMENTO INCARICO SERVIZIO DI VIGILANZA ACCOGLIENZA/RECEPTION TELERADIOALLARME PRESSO LA SEDE DELL ICE PER IL PERIODO: 01.01.2009-31.12.2011 1) Oggetto dell appalto. Il presente capitolato ha per oggetto: Il servizio di vigilanza con piantonamento fisso, con vigili armati, muniti ciascuno di radio ricetrasmittente o adeguato telefono cellulare collegati con il Centro Operativo dell Istituto di vigilanza, ai locali dell Istituto per il Commercio Estero, in Via Liszt, 21 - Roma, per il periodo dal 1 gennaio 2009 al 31 dicembre 2011; Il servizio di tele-radioallarme con collegamenti complessi; Un servizio di accoglienza/reception da svolgere quotidianamente all ingresso dell Istituto e, su richiesta, in occasione di particolari manifestazioni ed eventi a carattere istituzionale. Le ditte invitate dovranno effettuare un sopralluogo nei locali dell ICE, pena nullità ed esclusione dell offerta. 2) Ammontare dell appalto. L ammontare dell appalto sarà così stimato: Per quanto riguarda la vigilanza ed il servizio di tele-radioallarme, l importo annuo dell appalto ammonta a circa 500.000,00 + IVA; Per quanto riguarda il servizio di hostess/reception verrà considerata una media di 2060 ore annue di utilizzo per la postazione fissa di reception e un media di 800 ore annue di utilizzo per le prestazioni a richiesta. Per il servizio di vigilanza, viene previsto uno sviluppo di prestazioni con:
2 1) Un vigile a copertura della postazione ubicata al piano 1/S lato V.le Beethoven per 24 ore al giorno dal lunedì alla domenica, compresi i festivi; 2) Un vigile a copertura della postazione ubicata al piano 1/S lato V.le Beethoven dalle ore 23,00 alle ore 6,00 del mattino successivo, tutti i giorni dal lunedì alla domenica compresi i festivi; 3) Un vigile a copertura della postazione ubicata al piano 1/S lato V.le Beethoven dalle ore 7.00 alle ore 14.00 nelle sole giornate di sabato; 4) Un vigile a copertura della postazione ubicata al piano terra lato Via Liszt dalle ore 7.00 alle ore 18.00 (ore 11 al giorno) di tutti i giorni feriali dal lunedì al venerdì; 5) Un vigile a copertura della postazione esterna lato Via Liszt dalle ore 7.00 alle ore 20.00 (ore 13 al giorno) di tutti i giorni feriali dal lunedì al venerdì. L ICE si riserva la facoltà, nel corso del rapporto contrattuale, in relazione alle proprie esigenze organizzative, di modificare tali prestazioni, riducendo od aumentando la quantità delle ore sopraindicate (entro il limite del 20% dell importo di aggiudicazione), in qualsiasi momento, mediante semplice preavviso di giorni 30 da comunicare all appaltatore. 3) Descrizione del servizio. L appaltatore effettuerà il servizio di piantonamento fisso tramite vigili in divisa ed armati, muniti di radio ricetrasmittente collegata con il Centro Operativo dell Istituto di vigilanza. Tale servizio verrà effettuato presso la Sede dell ICE, in Via Liszt 21 a Roma alle seguenti condizioni (per il numero del personale da impiegare si veda l art. 2): A - POSTAZIONE CONTINUA (guardiola ingresso viale Beethoven). dalle ore 6,00 dei giorni feriali, il vigile addetto al servizio potrà permettere l accesso dal cancello di V.le Beethoven all interno dell edificio solo agli addetti al servizio pulizie purchè muniti di apposito passi, con fotografia; successivamente potrà permettere l accesso, sempre attraverso il cancello di V.le Beethoven, solo all automezzo della ditta incaricata dalla Croce Rossa per il ritiro di carta da macero. I fornitori dell ICE potranno entrare solo dopo l apertura degli Uffici e previo benestare del competente Ufficio con il quale chiedono di conferire. I fornitori della mensa/bar, potranno entrare purché il personale della Ditta che ne cura la gestione sia stata informata dando il relativo benestare;
3 dovrà provvedere per l apertura dei cancelli di Via Liszt, 21, lasciando le sbarre abbassate, e di Via Liszt, 25, dopo aver attivato il sistema di parcheggio a spazi contati. Interverrà per risolvere gli eventuali problemi di parcheggio e controllerà che i posti del parcheggio riservati, non vengano occupati da personale non autorizzato. Il cancello di Via LIszt, 25 dovrà essere richiuso una volta che il parcheggio risulti completo; dall ingresso di V.le Beethoven, non dovrà essere permesso l accesso alle autovetture del personale dipendente dell ICE e delle Società RetItalia Internazionale. Potranno invece accedere all Istituto, tramite l ingresso adiacente alla guardiola di V.le Beethoven, i dipendenti portatori di handicap che, in possesso dell apposito contrassegno, sono autorizzati a parcheggiare nei posti a loro riservati; nei periodi di chiusura degli Uffici potrà essere permesso l accesso solo dietro autorizzazione scritta della competente Area Servizi Generali; dalle ore 18,00 alle ore 20,00/21,00 circa dei giorni feriali, il vigile addetto a tale postazione dovrà spostarsi presso la guardiola interna all ingresso di Via Liszt, 21 per sostituire il collega, con le mansioni indicate al punto B; dalle ore 20,00/21,00 alle ore 7,00 del mattino successivo e 24 ore su 24 nei giorni di sabato, domenica e festivi, la ditta dovrà provvedere al presidio della postazione al primo seminterrato del corpo B a sorveglianza dei locali anche tramite i quadri sinottici di allarme con i seguenti compiti: - proibire l accesso a qualsiasi persona, anche se dell ICE, o delle Società che gestiscono i servizi e gli impianti in funzione dell Istituto. Le persone che eventualmente dovessero entrare all interno dell Istituto nei suddetti periodi di chiusura dovranno essere esplicitamente e preventivamente autorizzate per iscritto dal Dirigente dell Area Serv. Gen. o da un suo delegato. - prestare la massima attenzione ai quadri sinottici di rilevazione intrusione, incendi, guasti ascensori e altro, segnalando qualsiasi irregolarità alla competente Area Serv. Gen., alla riapertura dell Ufficio o con chiamata telefonica immediata in caso di urgenza e particolare gravità. - segnalare agli elettricisti ed agli addetti alla centrale termica qualsiasi segnale di allarme e telefonare immediatamente alla ditta che cura la manutenzione degli ascensori per guasti e fermi degli stessi nelle ore di chiusura degli Uffici; - registrare le entrate e le uscite delle auto di servizio durante l orario di chiusura dell edificio; - manovrare l apertura e la chiusura delle porte del garage interno;
4 - disattivare e successivamente riattivare all ora di riapertura degli Uffici, tutte le luci dell Istituto tramite il quadro sinottico; - effettuare, durante le ore notturne, un sopralluogo ogni due ore, in tutti i locali dell edificio, controllando eventuali anomalie e timbrando per certificare l effettuazione del giro di controllo su appositi orologi marcatempo; - intervenire contro eventuali intrusioni, tentativi di sabotaggio, ecc., nel rispetto delle leggi vigenti ed in base alle disposizioni della azienda. - garantire, ove necessario, interventi di emergenza (anche con l utilizzo di estintori, o altri mezzi idonei), secondo quanto prescritto nel piano di gestione dell emergenza dell ICE). I vigili in servizio di notte e durante le giornate di sabato, domenica e festivi, dovranno avere la possibilità di tenersi costantemente in contatto tra loro tramite radio ricetrasmittenti. B - POSTAZIONE SUPPLEMENTARE NEI GIORNI LAVORATIVI (guardiola ingresso Via Liszt) Alle ore 7,00, il vigile addetto a tale postazione, entra in servizio alla portineria posta al piano terra corpo B di sorveglianza agli orologi firma, con i seguenti compiti: garantire la massima sicurezza degli accessi all interno dell ICE, verificando che tutto il personale utilizzi il proprio badge per entrare ed uscire oppure i dovuti permessi di servizio. Possono accedere le persone (operai, tecnici, addetti alle pulizie, alla mensa, banca, Agenzia viaggi, ecc.,) purchè munite degli appositi passi permanenti completi di foto. La massima accortezza dovrà essere usata per permettere l ingresso ai visitatori solo tramite rilascio di passi, preavvisando gli impiegati da visitare. vietare l uscita di beni di proprietà dell ICE, (macchine da scrivere, fotocopiatrici, P.C., e stampanti, mobili ecc.), senza apposito buono d uscita controfirmato dall Area Serv. Gen.. su richiesta dell Area Serv. Gen. dovrà provvedere ad effettuare le chiamate per richiedere il servizio di corriere urbano e alla consegna dei plichi che dovranno essere recapitati.
5 C - POSTAZIONE ESTERNA (guardiola ingressovia Liszt) Alle ore 7,00, entrata in servizio alla guardiola esterna posta all ingresso principale di Via Liszt, con i seguenti compiti: alzare la sbarra dell ingresso principale di Via Liszt 21, per permettere l accesso solo alle autovetture di servizio, a quelle del personale autorizzato ad usufruire di posti riservati ed ai visitatori preventivamente autorizzati dalla Direzione, dalla Presidenza e dall Area Servizi Generali; L Area Servizi Generali doterà il personale di vigilanza di appositi elenchi da cui risultino i nominativi del tutti coloro autorizzati a parcheggiare nei posti riservati: Direttori di Dipartimento, Dirigenti, personale delle Segreterie di Direzione e Presidenza, portatori di handicap, ecc.. L accesso dovrà essere consentito solo al personale i cui nominativi risultino nei suddetti elenchi. In caso si verificassero particolari situazioni occasionali, l accesso potrà essere autorizzato soltanto dall Area Servizi Generali; il vigile addetto a tale postazione dovrà inoltre effettuare un primo accurato controllo sulle persone che dovessero accedere all Istituto dal passaggio pedonale. D - RISPOSTA AL CENTRALINO Dalle ore 17,30 nei giorni feriali e per 24 ore nelle giornate di sabato, domenica e festivi, le telefonate in arrivo presso il centralino dell Istituto sono automaticamente deviate sul telefono della postazione di vigilanza al Piano Terra, fino alle ore 21,00 circa e sul telefono della postazione di vigilanza al piano 1/S dalle ore 21,00 circa fino al mattino successivo. I vigili addetti al servizio dovranno essere in grado di rispondere al telefono in inglese secondo le istruzioni che saranno loro impartite. E SERVIZIO DI ACCOGLIENZA/RECEPTION La ditta dovrà fornire un servizio di accoglienza/reception da espletare in maniera continuativa presso la Reception dell Istituto e, su richiesta, in occasione di particolari manifestazioni ed eventi a carattere istituzionale, secondo le modalità di seguito specificate:
6 1) Presso la Reception dell Istituto è richiesta una postazione fissa con una hostess presente dal lunedì al giovedì dalle ore 8,00 alle ore 16,30 ed il venerdì dalle ore 8,00 alle ore 13,30, con i seguenti compiti: inserire nel PC collegato con il tabellone luminoso esterno le comunicazioni inerenti le iniziative in corso all Istituto; ricevere dalle Segreterie della Direzione Generale e della Presidenza gli elenchi degli eventuali ospiti; registrare tutti i visitatori che dovessero richiedere l accesso all ICE, facendosi rilasciare un documento e registrando i dati dell ospite su apposito computer. Prima di indirizzare l ospite verso l Ufficio richiesto, la receptionist dovrà contattare telefonicamente l utenza ICE richiesta, per ottenere il benestare all accesso; nel caso di ospiti attesi dalla Direzione Generale o Presidenza dell Istituto, la receptionist dovrà, se richiesto, accompagnarli presso la Segreteria; alla chiusura della reception, tutti i documenti che ancora non fossero stati ritirati, dovranno essere consegnati al posto di guardia di Via Liszt, 21. 2) In caso di manifestazioni, seminari ed altri particolari eventi a carattere istituzionale, l Istituto potrà: richiedere un servizio di hostess che dovrà prevedere principalmente l accoglienza degli ospiti, la registrazione ed il rilascio del passi e l assistenza nelle sale in cui si svolgeranno gli eventi. F NORME DI COMPORTAMENTO GENERALI Gli addetti alla sicurezza e le hostess dovranno: indossare in perfetto ordine e pulizia la divisa; tenere sempre un atteggiamento che salvaguardi l immagine dell Istituto, evitando di sostare all esterno della postazione di servizio in atteggiamenti non compatibili con il decoro; garantire la riservatezza su ogni informazione ricevuta per motivi di servizio; rivolgersi agli interlocutori sempre con la massima educazione e cortesia, seppur con fermezza, evitando di assumere atteggiamenti provocatori ovvero di lasciarsi coinvolgere in alterchi; evitare di leggere giornali, libri, riviste, ecc.; evitare di trattenersi in conversazioni con colleghi ed amici; evitare di consumare pasti all interno della postazione di servizio; non fumare all interno della postazione di servizio; evitare l uso del telefono posto all interno della postazione per motivi estranei al servizio; assentarsi dalla postazione solo previa sostituzione.
7 Gli addetti non possono in nessun caso concedere autorizzazioni di alcun genere a chiunque e per qualsiasi motivo. L appaltatore dovrà istruire il proprio personale alla stretta osservanza dei compiti indicati al presente paragrafo, redigendo un apposito disciplinare che gli stessi addetti dovranno firmare per presa visione. Copia di tale documento dovrà essere consegnato all Area Serv. Gen.. 4) Obblighi ed oneri relativi al personale utilizzato 4.1 Nell edificio dell Istituto, l azienda appaltatrice dovrà assicurare la sostituzione del personale addetto assente per ferie o per malattia, contenendo al massimo la rotazione degli addetti, al fine di assicurare che il servizio venga svolto di regola sempre dallo stesso personale. 4.2 Gli emolumenti spettanti al personale suddetto in base al contratto nazionale di lavoro della categoria ed i relativi oneri (assicurazioni sociali, ecc.) sono a completo carico dell azienda appaltatrice. 4.3 L azienda appaltatrice dichiara di ottemperare a tutti gli obblighi verso i propri dipendenti in base alle disposizioni legislative e regolamentari vigenti in materia di lavoro e di assicurazioni sociali. A tal proposito l aggiudicatario sarà tenuto a fornirne la prova ogni volta che l Amministrazione lo richiederà. 4.4 L ICE si ritiene completamente estraneo da qualsiasi obbligo e responsabilità comunque concernente il personale stesso. 4.5 All inizio dell appalto l azienda comunicherà per iscritto all Ufficio competente dell ICE i nominativi dei vigili e delle hostess impiegati inviando per ciascuno due fotografie per i relativi badge ed uguale comunicazione dovrà essere data tempestivamente nel caso di sostituzione degli stessi. 4.6 L ICE, tramite la competente Area Servizi Generali, si riserva la facoltà di chiedere motivatamente la sostituzione del personale, sostituzione che dovrà comunque essere effettuata entro e non oltre cinque giorni dalla richiesta. 4.7 Il personale in servizio non potrà assentarsi dalla postazione assegnata e, anche per brevi lassi di tempo, dovrà essere prevista la sostituzione. 4.8 L ICE provvederà a fornire al personale apposita modulistica da utilizzare per effettuare le timbrature necessarie ad attestare l orario di servizio effettuato. 4.9 L appaltatore dovrà indicare il nominativo del Responsabile dell intera prestazione, che avrà il compito di raccordarsi con la competente Area Servizi Generali e con il Responsabile della sicurezza, per garantire la funzionalità e l efficienza del servizio reso.
8 4.10 L appaltatore si impegna affinché le unità presenti nell arco delle 24 ore siano rese edotte sulle procedure operative contenute nel Piano di Emergenza dell Istituto. Il Servizio di Prevenzione e Protezione dell ICE effettuerà i controlli generali per quanto attiene agli aspetti della sicurezza, della tutela della salute e della prevenzione sul luogo di lavoro. In particolare per quanto attiene ai doveri di reciproca cooperazione fra Datori di lavoro, verrà attuato quanto prescritto dal Nuovo Testo Unico della Sicurezza di cui al D. Lgs. N 81 del 09.04.2008. 5) OFFERTA L offerta sarà composta da una parte economica (65 punti) e da una parte qualitativa per servizi a valore aggiunto migliorativi del servizio o dell organizzazione del lavoro (35 punti). 5.1) OFFERTA ECONOMICA La Ditta, nell offerta economica, dovrà indicare i seguenti prezzi: a).. per ciascuna ora prestata dal personale addetto alla vigilanza, sia per il servizio diurno che notturno, feriale e festivo, e per qualsiasi altra prestazione extra (il servizio è stimato in circa n 17.900 ore annue); Punti 45 b).. per ciascuna ora prestata dalle hostess addette alla Reception e durante lo svolgimento di particolari manifestazioni, sia per servizio feriale che festivo e per qualsiasi prestazione extra (il servizio è stimato in circa n 2.860 ore annue); Punti 15 c).. per il servizio di tele-radioallarme con collegamenti complessi, attivo 24 ore su 24. Punti 5
9 5.2) PROGETTO TECNICO (punti 35) La Società dovrà presentare un progetto tecnico, redatto in lingua italiana per un massimo di 15 pagine, che riguarderà i seguenti elementi: Metodologie e caratteristiche del servizio di vigilanza punti 25 Modalità di organizzazione e di svolgimento degli adempimenti previsti nell oggetto della gara, dei mezzi proposti (anche della quantità), del tipo di sistema e strutture organizzative e tecnologiche che intende utilizzare, indicando eventuali servizi aggiuntivi rispetto alle previsioni del capitolato speciale che la Società si impegna a fornire, senza alcun onere aggiuntivo per l Istituto. Qualità aziendale e del personale punti 10 di cui Corsi antiterrorismo punti 3 Attestati di idoneità per addetti al primo soccorso per aziende rilasciati dalla C.R.I. o altro Ente punti 3 Corsi in materia di psicologia comportamentale dell operatore e di soggetti terzi in situazioni di criticità punti 2 Attestati di idoneità per addetto antincendio rilasciati dal Comando Provinciale VVFF punti 2 6) Fatturazione La fatturazione verrà effettuata mensilmente e gli importi fatturati dovranno riguardare solamente le ore regolarmente prestate durante il mese in esame. In caso di prestazioni straordinarie, dovrà essere emessa fattura che riguardi esclusivamente il servizio richiesto. I pagamenti avverranno a 60 giorni dalla data di ricezione della fattura, successivamente all attestazione di regolare esecuzione del servizio. 7) Accettazione delle norme e condizioni di appalto L appaltatore dichiara: di avere preso conoscenza e di accettare tutte le norme e le condizioni enunciate; di avere vagliato tutte le circostanze generali e particolari di luogo e di tempo relative all appalto stesso e tutti gli eventi e gli elementi possibili e contingenti che possono influire sullo svolgimento del servizio;
10 di rinunciare, come in effetti rinuncia, ad eccepire la mancata conoscenza di condizioni o la sopravvenienza di elementi che non appartengono alla categoria delle cause di forza maggiore contemplata dal Codice Civile. 8) Oneri ed obblighi generali a carico dell appaltatore divieto di sub appalto L appaltatore deve provvedere direttamente all esecuzione delle prestazioni indicate, con assoluto divieto di affidarle a terzi, in tutto od in parte; L appaltatore garantisce il corretto comportamento dei propri dipendenti in modo da non danneggiare il buon nome e l immagine dell ICE; L appaltatore è sempre direttamente ed esclusivamente responsabile di qualsiasi contravvenzione ai regolamenti di polizia ed alle norme legislative regolamentari comunque inerenti ai servizi di vigilanza privata in generale ed a quelli specificatamente previsti nel presente capitolato; L appaltatore è responsabile per qualsiasi danno arrecato dal personale da esso dipendente, durante lo svolgimento del servizio o per cause ad esso inerenti, alle cose degli uffici o del pubblico che vi accede o del personale dell Amministrazione, nonché alle persone dipendenti o meno dell Istituto. Il danno dovrà essere riparato o risarcito direttamente dall appaltatore, che esonera l Amministrazione da qualsiasi responsabilità al riguardo. 9) Penalità. In caso di mancata o ritardata prestazione del servizio anche parziale e per ogni inadempienza agli obblighi contrattuali previsti, l appaltatore sarà sottoposto ad una penali pari al 5% del canone mensile. La misura della penale potrà essere ridotta sino all 1%, in relazione all entità ed alla frequenza delle infrazioni rilevate, tenuto conto delle controdeduzioni dell appaltatore di cui al successivo comma. L applicazione della penale sarà comunicata tramite lettera raccomandata a.r., anticipata via fax all appaltatore il quale dovrà fornire le proprie controdeduzioni che dovranno pervenire all Istituto entro 15 giorni lavorativi a partire dalla data della comunicazione. Tale penalità verrà applicata anche nel caso della mancata sostituzione delle persone nelle modalità indicate all art. 4 punto 4.6, per ogni giorno di ritardo oltre i cinque giorni previsti. Per mancata prestazione deve intendersi anche quella relativa alla mancata osservanza dei compiti e delle norme di comportamento indicati all art. 3, per la quale si intende valida la stessa penalizzazione.
11 10) Clausola risolutiva espressa In caso di totale mancata prestazione del servizio per più di due giorni lavorativi, per cause imputabili alla Società, il contratto si considererà risolto di diritto. Sarà inoltre risolto di diritto qualora alla Ditta dovesse essere revocata l autorizzazione a svolgere il servizio di vigilanza privata nel territorio della Provincia di Roma. 11) Risoluzione del contratto L ICE si riserva la facoltà di risolvere il contratto in qualsiasi momento, con preavviso di due mesi, scritto e motivato. Se tale risoluzione dovesse avvenire, in caso di gravi e ripetute inosservanze delle norme contrattuali, l ICE si riserva ogni altra azione per il risarcimento di eventuale maggiore danno. 12) Revisione prezzi. Gli importi riconosciuti per il primo anno per le prestazioni richieste, potranno essere variati annualmente a partire dal 1 gennaio 2010 nei limiti dell indice di incremento del costo della vita per famiglie di operai e di impiegati comunicato dall ISTAT e relativo all anno precedente. La richiesta di adeguamento dovrà pervenire all ICE entro il trenta settembre 2009. 13) Assicurazione E' fatto obbligo all'appaltatore di stipulare un'assicurazione R.C. con una primaria Compagnia, per danni a persone o cose causati all'interno della proprietà dell'ice, con validità per tutta la durata del contratto. Copia della polizza dovrà essere depositata presso l'ice, Area Approvvigionamenti e Contratti, prima dell'entrata in vigore del presente appalto. Dovrà inoltre essere prodotta copia della quietanza di pagamento del premio assicurativo, alle scadenze previste nella polizza. L ICE LA DITTA
12 Per espressa accettazione, ai sensi e per gli effetti dell art. 1341 del Codice Civile, delle seguenti clausole: art. 4 (obblighi ed oneri relativi al personale) art. 6 (fatturazione) art. 8 (oneri ed obblighi generali a carico dell appaltatore divieto di sub appalto) art. 9 (penalità) art. 10 (clausola risolutiva espressa) art. 11 (risoluzione del contratto) art. 13 (assicurazioni) LA DITTA