CENTRO DI RIFERIMENTO PER L AGRICOLTURA BIOLOGICA SOCIETA CONSORTILE A RESPONSABILITA LIMITATA Regolamento per la disciplina delle acquisizioni in economia di beni e servizi Articolo 1 Finalità del Regolamento e ambito di applicazione 1. Il Regolamento disciplina le modalità, i limiti e le procedure per gli acquisti di beni e servizi che possono farsi in economia, con specifico riguardo alle esigenze del Centro di Riferimento per l Agricoltura Biologica - Società Consortile a Responsabilità Limitata (d ora innanzi siglato C.R.A.B. S.cr.l. ), nel rispetto dei principi di economicità, efficacia, tempestività, correttezza, libera concorrenza, parità di trattamento, non discriminazione, trasparenza, proporzionalità e pubblicità stabiliti dal decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163. 2. Il Regolamento non si applica: a) agli acquisti di beni o servizi inerenti l esecuzione di lavori, che restano disciplinati dalla specifica disciplina di settore; b) agli acquisti effettuati con adesione alle convenzioni di cui all art. 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488 e successive modificazioni e integrazioni. Articolo 2 Acquisti di beni e servizi eseguibili in economia 1. Il ricorso alla gestione in economia è ammesso entro il limite di importo, per singola spesa, di 50.000 euro, IVA esclusa, in relazione all acquisizione delle seguenti tipologie di beni e servizi: a) acquisto, locazione, manutenzione e riparazione di mobili, arredi, complementi di arredo, suppellettili, utensili, macchine, attrezzature, strumenti e materiali scientifici e di laboratorio; b) acquisto di prodotti fitosanitari, fertilizzanti, attrezzature per la loro distribuzione, materiali di consumo e altri mezzi tecnici per l'agricoltura; c) servizi di gestione agronomica, produzione e/o fornitura di prodotti agricoli; d) spese per analisi, certificazioni e consulenze inerenti le attività di ricerca, sperimentazione, divulgazione, dimostrazione, didattica e promozione svolte dalla Società Consortile; e) locazione e manutenzione di beni immobili e impianti; f) spese inerenti all espletamento di procedure selettive; g) spese riguardanti l organizzazione di corsi di formazione, aggiornamento e riqualificazione per il personale della Società Consortile o di altri soggetti; spese relative alla partecipazione del personale della Società Consortile a corsi organizzati da soggetti esterni; h) organizzazione di congressi, convegni, workshop, seminari, conferenze, incontri tecnici, mostre, proiezioni, manifestazioni e iniziative artistico-culturali;
partecipazione a fiere, congressi, convegni, workshop, seminari, incontri tecnici e manifestazioni allestite da altri soggetti; i) abbonamento o acquisto di libri, giornali, periodici, bollettini, manuali di servizio, riviste, banche dati, guide e dispense di interesse per le attività della Società Consortile, sia su supporto cartaceo che informatico; j) spese di traduzione ed interpretariato, di copia, tipografia, litografia e stampa in genere, trascrizione di audioregistrazioni, nei casi in cui non si possa provvedere con personale proprio; k) provviste di materiali di consumo, stampati, modelli, registri, materiale per disegno e per fotografie e generi di cancelleria, valori bollati, ideazione grafica e stampa di pubblicazioni, tabulati, circolari, opuscoli e atti, anche finalizzati allo svolgimento di mostre, corsi, seminari, convegni, congressi ed altre manifestazioni; l) acquisto, noleggio, locazione, riparazione e manutenzione, di autovetture e automezzi in genere; acquisto di materiali di ricambio e accessori; spese per le autofficine e le autorimesse; forniture di carburanti, lubrificanti, combustibili e altri materiali di consumo; m) spese per noleggio, installazione, manutenzione e riparazione di sistemi ed apparecchi telefonici, apparati di telecomunicazione, sistemi di videoconferenza, apparati fax, fotocopiatrici, apparecchi televisivi, impianti di ripresa e di videoproiezione; servizi di fonia (mobile e fissa), di connettività alla rete internet, di posta elettronica certificata o servizio analogo conforme alla normativa vigente; n) acquisto, noleggio, installazione, gestione e manutenzione delle attrezzature elettroniche in genere, di amplificazione e diffusione sonora, di videosorveglianza e di allarme, macchine da calcolo, macchine da riproduzione grafica e da microfilmatura, apparecchi fotoriproduttori, stampanti, plotter, scanner, compresi materiale tecnico e prestazioni accessorie; o) acquisto o locazione di strumenti e programmi informatici, nonché del relativo materiale accessorio e di consumo, ivi comprese le spese di installazione, configurazione, manutenzione e riparazione degli strumenti e dei sistemi stessi; realizzazione, aggiornamento e gestione di siti internet; p) acquisti concernenti materiale di pulizia, servizi di lavanderia, servizi di derattizzazione e disinfestazione di locali, infrastrutture e mezzi d'opera; servizi di illuminazione e riscaldamento di locali; servizi di verifica periodica e di manutenzione di ascensori e altri elevatori; q) spese per trasporti, noli, spedizioni, imballaggi, magazzinaggio, facchinaggio e traslochi; spese per servizi di posta e corrieri privati; r) acquisto di vestiario ed equipaggiamento per il personale; s) spese per utenze (elettricità, riscaldamento, acqua ecc.); t) spese di rappresentanza, funzionali alla valorizzazione dell immagine esterna della Società Consortile, in relazione alle sue attività; u) spese per divulgazione di bandi di gara, procedure selettive o altre comunicazioni che devono essere rese per legge o regolamento tramite la rete Internet, ovvero a mezzo stampa o con altri mezzi di informazione; v) spese inerenti campagne di comunicazione, da effettuarsi sulla rete Internet, ovvero tramite agenzie di stampa, o mediante inserzioni su giornali, emittenti radiotelevisive ed altri mass media, nonché con qualsiasi altro strumento ritenuto necessario o utile a divulgare le iniziative intraprese dalla Società Consortile; w) servizi di ristorazione o alberghieri; spese di viaggio e altri costi sostenuti per il personale in trasferta o in relazione a motivi di servizio, ovvero per l accoglienza di delegazioni ed ospiti; 2
x) spese relative all affidamento di servizi e all acquisto di dispositivi, attrezzature, strumenti e impianti, necessari per l attuazione della normativa in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro e prevenzione incendi; spese per accertamenti sanitari nei confronti del personale in servizio; spese per acquisto, manutenzione e riparazione di attrezzature antincendio; y) spese per servizi legali, notarili, finanziari e bancari; polizze assicurative e fideiussioni; consulenze relative alla protezione dei dati personali all amministrazione del personale e dei collaboratori esterni, alla gestione contabile, fiscale, amministrativa e societaria; z) spese minute, non previste nei punti precedenti, fino all'importo di 2.500 euro, IVA esclusa; 2. Il ricorso alla gestione in economia è ammesso entro il limite di importo, per singola spesa, di 20.000 euro, IVA esclusa, per: a) spese per prestazione di servizi di consulenza gestionale; b) spese per servizi attinenti l'architettura e l'ingegneria, nonché i servizi ad essi correlati. 3. In ogni caso, il ricorso alla gestione in economia, nei limiti delle tipologie e di importo di cui ai commi 1 e 2, non può complessivamente superare annualmente l'importo di cui all'art. 28, comma 1, lett. b) D.L.gs. 12.4.2006, n. 163 e successive modificazioni e integrazioni. Articolo 3 Altre ipotesi di spese eseguibili in economia 1. Il ricorso al sistema delle spese in economia è altresì consentito, compatibilmente con le disponibilità di bilancio, nelle seguenti ipotesi: a) entro il limite massimo di spesa di 130.000 euro, IVA esclusa, per prestazioni periodiche di servizi o forniture, a seguito della scadenza dei relativi contratti, nelle more dello svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del contraente, nella misura strettamente necessaria; b) entro il limite massimo di spesa di 211.000 euro, IVA esclusa, - salvo successivi adeguamenti della soglia comunitaria - per: b.1) risoluzione anche parziale di un precedente rapporto contrattuale, o in danno del contraente inadempiente, quando ciò sia ritenuto necessario o conveniente per conseguire la prestazione nel termine previsto dal contratto; b.2) necessità di completare le prestazioni di un contratto in corso, ivi non previste, se non sia possibile imporne l'esecuzione nell'ambito del contratto medesimo, comunque entro il limite di spesa del 50% dell'importo del contratto principale; b.3) urgenza, determinata da eventi oggettivamente imprevedibili, al fine di scongiurare situazioni di pericolo per persone, animali o cose, ovvero per l'igiene e salute pubblica, ovvero per il patrimonio storico, artistico, culturale. Articolo 4 Metodi di calcolo del valore stimato degli acquisti in economia 1. Il calcolo del valore stimato degli acquisti in economia è basato sull'importo totale pagabile al netto dell'iva, valutato dal responsabile del procedimento al momento in cui avvia la procedura di acquisizione. Questo calcolo tiene conto dell'importo massimo stimato, ivi compresa qualsiasi eventuale forma di opzione o rinnovo del contratto. 3
2. Se gli acquisti in economia di beni o di servizi presentano carattere di regolarità o sono destinati ad essere rinnovati entro un determinato periodo, è assunto come base per il calcolo del valore stimato dell'acquisto: a) il valore reale complessivo dei contratti analoghi successivamente conclusi nel corso dei dodici mesi precedenti o dell'esercizio precedente, rettificato, se possibile, al fine di tener conto dei cambiamenti in termini di quantità o di valore che potrebbero sopravvenire nei dodici mesi successivi al contratto iniziale, oppure b) il valore stimato complessivo dei contratti successivi conclusi nel corso dei dodici mesi successivi alla prima consegna o nel corso dell'esercizio se questo è superiore a dodici mesi. 3. Per gli acquisti in economia dei seguenti servizi, il valore da assumere come base di calcolo del valore stimato dell'acquisto è, in particolare: a) il premio da pagare e altre forme di remunerazione, per servizi assicurativi; b) gli onorari, le commissioni, gli interessi e altre forme di remunerazione, per servizi bancari e altri servizi finanziari. 4. È vietato l'artificioso frazionamento degli acquisti in economia, ivi comprese le prestazioni di manutenzione, periodica o non periodica; a tal fine l'ordinatore della spesa deve tenere conto di tutti gli oneri ancora in corso connessi allo stesso intervento e alla medesima esigenza. Gli atti adottati in violazione del suddetto divieto sono invalidi. Articolo 5 Responsabile del procedimento 1. L acquisizione di beni e servizi in economia è curata da un responsabile del procedimento, individuato nel Direttore ovvero nel soggetto da lui designato. 2. In caso di mancata nomina del responsabile del procedimento da parte del Direttore, i relativi compiti si intendono attribuiti in capo al Direttore medesimo. 3. Qualora il Consiglio di Amministrazione non abbia nominato il Direttore, le funzioni del responsabile del procedimento sono esercitate dal Presidente della Società Consortile. 4. Il responsabile del procedimento, oltre ai compiti specificamente previsti da altre disposizioni del Regolamento e dalla normativa vigente: a) verifica preventivamente la copertura finanziaria per ciascuna spesa; b) accerta la disponibilità di mezzi, strumenti e locali necessari per lo svolgimento del servizio o la fornitura dei beni; c) cura l osservanza delle tempistiche e dei costi concordati; d) verifica il livello di qualità dei beni e servizi, che devono essere pienamente rispondenti a quanto specificato in fase di affidamento dell intervento; e) segnala eventuali disfunzioni, impedimenti, ritardi nell attuazione degli interventi. 5. Il nominativo del responsabile del procedimento deve essere indicato negli inviti a presentare offerte inviati agli operatori economici. Articolo 6 Forme della procedura 1. L'effettuazione degli acquisti in economia ha luogo: a) in amministrazione diretta; b) a cottimo fiduciario; c) parte in amministrazione diretta e parte a cottimo fiduciario. 4
Articolo 7 Amministrazione diretta 1. Nell amministrazione diretta le acquisizioni di beni e servizi sono effettuate con materiali e mezzi propri o appositamente acquistati o noleggiati e con personale proprio delle stazioni appaltanti, o eventualmente assunto per l occasione, sotto la direzione del responsabile del procedimento. Articolo 8 Cottimo fiduciario 1. Sono eseguite a cottimo fiduciario le acquisizioni in economia per le quali si renda necessario ovvero opportuno l affidamento a terzi. 2. L'acquisizione mediante cottimo fiduciario è effettuata nel rispetto degli articoli 9, 10, 11 e 12 del Regolamento. Articolo 9 Procedura degli acquisti con il sistema del cottimo fiduciario 1. Per l acquisizione di beni o servizi di importo inferiore a 20.000 euro, ovvero qualora, per ragioni di natura tecnica o artistica ovvero attinenti alla tutela di diritti esclusivi, il contratto possa essere affidato unicamente ad un operatore economico determinato, è consentito l'affidamento diretto. 2. Per l acquisizione di beni o servizi di importo uguale o superiore a 20.000 euro e inferiore a 130.000 euro, l'affidamento mediante cottimo fiduciario avviene, nel rispetto dei principi di trasparenza, rotazione e parità di trattamento, previa consultazione di almeno cinque operatori economici - se sussistono in tale numero soggetti idonei - individuati sulla base di indagini di mercato ovvero tramite elenchi di operatori economici predisposti dalla Società Consortile. 3. Per l acquisizione di beni o servizi di importo uguale o superiore a 130.000 euro e fino alla soglia di cui all'art. 3, lett. b), l'affidamento mediante cottimo fiduciario avviene, nel rispetto dei principi di trasparenza, rotazione e parità di trattamento, previa consultazione di almeno dieci operatori economici - se sussistono in tale numero soggetti idonei - individuati sulla base di indagini di mercato ovvero tramite elenchi di operatori economici predisposti dalla Società Consortile. 4. Qualora sia stata riscontrata la presenza di operatori economici idonei in numero inferiore a quello indicato ai commi 2 e 3, la consultazione si svolge con i soggetti che è stato possibile individuare. 5. Gli operatori economici individuati ai sensi dei commi 2, 3 e 4 del presente articolo sono contemporaneamente invitati a presentare preventivi, con lettera di invito - trasmessa con raccomandata con ricevuta di ritorno ovvero mediante fax, posta elettronica o altro mezzo idoneo a garantire la prova dell avvenuto ricevimento - che deve indicare l'oggetto e le modalità di esecuzione della prestazione, l importo massimo previsto, il criterio di aggiudicazione prescelto ai sensi del comma 7, le eventuali garanzie, le caratteristiche tecniche, gli standard oggettivi di qualità richiesti - ivi incluso, ove ritenuto opportuno dal responsabile del procedimento, il possesso delle certificazioni di prodotto e/o di processo e/o di sistema secondo gli standard internazionali -, i termini di pagamento, l obbligo per l offerente di dichiarare nell offerta di assoggettarsi alle condizioni e penalità previste e di uniformarsi alle 5
disposizioni vigenti, comprese quelle del Regolamento. I preventivi devono pervenire nel rispetto delle modalità e dei termini indicati nella lettera di invito. 6. L'acquisizione di beni e servizi in economia può effettuarsi anche ricorrendo a procedure telematiche, in conformità alla normativa vigente. 7. La scelta del contraente avviene in base al prezzo più basso o all'offerta economicamente più vantaggiosa, secondo i criteri indicati nella lettera di invito in ordine decrescente di importanza. 8. L'esame dei preventivi è effettuato dal responsabile del procedimento il quale, ai fini della valutazione della congruità dei prezzi offerti, si avvale delle rilevazioni dei prezzi di mercato effettuate da amministrazioni o enti a ciò preposti e, in assenza di tali rilevazioni, delle risultanze di apposita ricognizione dei prezzi di mercato. 9. Il responsabile del procedimento in economia verifica la sussistenza, in capo all affidatario della fornitura di beni o servizi in economia, dei requisiti indicati all articolo 10 del Regolamento. 10. Agli elenchi di operatori economici tenuti dalla Società Consortile possono essere iscritti gli operatori economici che ne facciano richiesta e siano in possesso dei requisiti di cui al comma precedente. La formazione degli elenchi avviene previa pubblicazione di apposito avviso sul sito internet della Società Consortile, nel quale è riportata la modulistica per la richiesta d iscrizione. Gli elenchi sono soggetti ad aggiornamento con cadenza semestrale, a cura del responsabile del procedimento. 11. L atto di affidamento mediante cottimo, sottoscritto dal Presidente della Società Consortile, deve contenere: a) la specifica attestazione del rispetto delle condizioni previste dal Regolamento, nonché la puntuale motivazione di eventuali deroghe al principio di rotazione di cui al comma 2; b) le condizioni di esecuzione delle forniture e dei servizi, i relativi prezzi, le modalità di pagamento, l indicazione della documentazione da presentare, la determinazione delle penali, la facoltà per la Società - in caso di inadempienza - di provvedere anche direttamente all esecuzione, in tutto o in parte, della fornitura e del servizio, a spese del soggetto affidatario, fatto salvo l'esercizio dell'azione per il risarcimento del danno derivante dall'inadempienza e salvo il potere di risolvere il contratto di cottimo mediante semplice denuncia, l'obbligo di uniformarsi alle norme legislative e regolamentari vigenti, nonché ogni altra condizione ritenuta utile dalla Società Consortile; c) l'attestazione che sui prezzi di affidamento delle forniture o dei servizi è stato formulato il giudizio di congruità dal responsabile del procedimento. 12. Il responsabile del procedimento ha facoltà di non procedere all acquisizione dei beni o servizi richiesti con atto motivato; nei casi in cui sia stato presentato o richiesto un solo preventivo, dà corso ugualmente all affidamento, qualora ritenga che il preventivo presentato sia vantaggioso per la Società Consortile. 13. L acquisizione in economia di beni e servizi per un importo non superiore, per singola spesa, a 2.500 euro (IVA esclusa) può essere effettuata, entro il limite annuale complessivo di 50.000 euro (IVA esclusa) e compatibilmente con le disponibilità di bilancio, direttamente dal responsabile del procedimento, mediante emissione di appositi buoni d ordine sottoscritti, datati e numerati progressivamente, indicanti la qualità e quantità dei beni o servizi richiesti e i relativi prezzi. Le spese minute e urgenti, che singolarmente non superino l importo di 250 euro (IVA esclusa), possono essere effettuate da persona preventivamente autorizzata dal responsabile del procedimento, al quale deve essere presentata adeguata documentazione giustificativa. Non possono essere affidati mediante buono d'ordine le consulenze e gli incarichi professionali soggetti a ritenuta d'acconto. 6
14. Il responsabile del procedimento cura, in ottemperanza alla normativa vigente, la pubblicità riguardante le procedure di affidamento, le comunicazioni all'osservatorio dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture, nonché il versamento del contributo dovuto ai sensi dell'art. 1, comma 67, della legge n. 266/2005. Articolo 10 Requisiti per l affidamento 1. L affidatario di servizi e forniture in economia deve essere in possesso dei requisiti di idoneità morale, capacità tecnico-professionale ed economico-finanziaria richiesti per prestazioni di pari importo affidate con le procedure ordinarie di scelta del contraente. 2. Nell ipotesi in cui venga accertata la mancanza anche di uno solo dei requisiti prescritti, la Società Consortile non dà corso all affidamento. Articolo 11 Stipulazione dei contratti di cottimo e garanzie 1. I contratti di cottimo possono essere conclusi mediante scrittura privata, sottoscrizione per accettazione dell atto di affidamento ovvero scambio di corrispondenza commerciale e riportano i contenuti previsti dalla lettera di invito. 2. La scelta avviene in base alla valutazione del responsabile del procedimento e deve essere palesata nella richiesta di preventivo e nell ordinazione; in ogni caso si fa ricorso alla scrittura privata per contratti di importo superiore a 15.000 euro. 3. Limitatamente ai contratti di importo superiore a 50.000 euro, il responsabile del procedimento dispone la presentazione di una cauzione definitiva pari al 10% dell'importo delle commesse al netto degli oneri fiscali, costituita in modo da garantirne la piena operatività su semplice richiesta della Società, senza il beneficio della preventiva escussione del debitore principale. Quando è prescritta la presentazione di una cauzione definitiva ogni richiesta di esonero è subordinata ad un miglioramento del prezzo di aggiudicazione. 4. Per i contratti il cui valore complessivo supera i 154.937,07 euro, la stipulazione è subordinata alla preventiva acquisizione della documentazione antimafia, ove prescritta ai sensi del d.p.r. n. 252/1998. Articolo 12 Esecuzione del contratto 1. Qualora nel corso dell'esecuzione del contratto si rendano necessari aumenti o diminuzioni nei servizi o nelle forniture nel limite del 20% dell'importo netto contrattuale, il responsabile del procedimento vi provvede con le modalità indicate negli articoli precedenti, e l'affidatario del cottimo è obbligato ad assoggettarvisi. 2. Nel caso di inadempienza per fatti imputabili all'operatore economico cui è stata affidata l'esecuzione delle forniture o dei servizi, dopo formale ingiunzione da parte del responsabile del procedimento - trasmessa a mezzo lettera raccomandata con avviso di ricevimento - rimasta senza esito, o ritenute le motivazioni fornite non sufficienti ad insindacabile giudizio del responsabile stesso, quest'ultimo può disporre l'esecuzione di tutto o parte della fornitura o del servizio a spese dell'operatore economico, salvo 7
l'esercizio, da parte della Società, dell'azione per il risarcimento del danno derivante dall'inadempienza. Articolo 13 Verifica delle prestazioni e pagamenti 1. I beni e i servizi acquisiti in economia sono soggetti ad attestazione di regolare esecuzione della prestazione, o verifica equipollente, a cura del responsabile del procedimento, entro venti giorni dall acquisizione. 2. I pagamenti sono disposti nel termine indicato dal contratto, con decorrenza dalla data dell'attestazione di regolare esecuzione o della verifica equipollente, ovvero, se successiva, dalla data di presentazione della fattura. Articolo 14 Entrata in vigore e pubblicazione. Rinvio 1. Il Regolamento entra in vigore il giorno seguente a quello della sua approvazione da parte dell Assemblea del C.R.A.B. S.c.r.l. e viene successivamente reso pubblico sul sito della Società Consortile. 2. Per quanto non disciplinato dal Regolamento, si rinvia alle norme legislative e regolamentari vigenti. 8