Pag. 1 di 18 REGOLAMENTO PER LA CONVALIDA DELLA DICHIARAZIONE AMBIENTALE DI PRODOTTO (EPD)
Pag. 2 di 18
Pag. 3 di 18 INDICE 1. GENERALITA... 4 2. CONTENUTI DELLA EPD... 5 3. DEFINIZIONI... 5 4. CONDIZIONI PER L OTTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE... 6 5. RICHIESTA DI CERTIFICAZIONE... 8 6. CLASSIFICAZIONE DEI RILIEVI... 9 7. NOMINA DEL GRUPPO DI VALUTAZIONE... 9 8. VISITA PRECERTIFICATIVA... 9 9. FASE DI VALUTAZIONE GENERALITA... 10 10. FASE DI VALUTAZIONE DOCUMENTALE... 10 11. PIANIFICAZIONE DELLE VISITE... 11 12. VERIFICHE ISPETTIVE... 11 13. VERIFICHE ISPETTIVE SUPPLEMENTARI... 12 14. DELIBERA DELLA CONVALIDA... 13 15. CONVALIDA E REGISTRAZIONE... 13 16. PRE-CERTIFICAZIONE... 13 17. EPD PER SINGOLA TEMATICA, DI SETTORE E PROCESS CERTIFICATION... 14 18. SALVAGUARDIA DELL IMPARZIALITA... 14 19. MODIFICHE ALLE CONDIZIONI DI CERTIFICAZIONE... 14 20. PROCEDURA DI SORVEGLIANZA... 15 21. SOSPENSIONE E REVOCA DELLA CONVALIDA... 16 22. MODIFICHE AL PRODOTTO/PROCESSO PRODUTTIVO... 16 23. RINNOVO DELLA VALIDITÀ DELLA CERTIFICAZIONE... 16 24. PUBBLICITÀ E USO DEI LOGO EPD e CSQA... 17
Pag. 4 di 18 1. GENERALITA 1.1. Nel presente Regolamento sono definite le procedure applicate da CSQA Certificazioni Srl (di seguito CSQA) per il rilascio della convalida o della pre-certificazione della Dichiarazione Ambientale di Prodotto (di seguito EPD) e le modalità di richiesta, ottenimento, mantenimento ed utilizzazione, nonché l'eventuale sospensione e revoca di tale convalida. 1.2. La terminologia in uso in questo documento è conforme a quella riportata nelle norme: ISO 14001, ISO 14020, ISO 14025, ISO 14031, ISO 14040, ISO 14044, ISO 14050, documento IEC General Program Instruction for EPD v. 2.0:2013. 1.3. Il sistema di convalida previsto dal presente Regolamento costituisce un applicazione della norma ISO 14025 per le dichiarazioni ambientali di tipo III e valuta: la conformità della LCA di un prodotto definito, realizzato in siti produttivi identificati e con un determinato processo produttivo, alle Regole di Categoria di Prodotto (di seguito PCR) di riferimento, al documento IEC General Programme Instructions for EPD e Supporting annexes e alle norme ISO 14040 ed ISO 14044; la conformità della EPD, basata a sua volta sui risultati della LCA, ai requisiti posti nel documento IEC General Programme Instructions for EPD e Supporting annexes e nella ISO 14025 ai fini del rilascio della convalida stessa. 1.4. Il Gestore del Programma (v. 3) può richiedere la partecipazione di suoi osservatori alle verifiche ispettive effettuate da CSQA stesso presso le Organizzazioni. La partecipazione di tali osservatori sarà previamente concordata tra CSQA e l Organizzazione. Qualora l Organizzazione non conceda il proprio benestare alla suddetta partecipazione, sarà comunque convalidata/pre-certificata, a buon esito della valutazione, l EPD, ma potrebbe non essere rilasciata la sua registrazione ufficiale da parte del Gestore e non essere concesso l utilizzo del relativo logotipo. 1.5. CSQA offre i seguenti servizi di certificazione EPD: Pre-certificazione EPD completa EPD per singola tematica (es: Climate Declaration) EPD di settore EPD process certification 1.6. L Organizzazione non può modificare in nessun caso l EPD senza darne comunicazione a CSQA sia durante l iter di Convalida che successivamente. Qualsiasi modifica dell EPD comporta almeno un riesame documentale aggiuntivo da parte di CSQA.
Pag. 5 di 18 2. CONTENUTI DELLA EPD 2.1. La EPD deve contenere almeno le seguenti informazioni: Nome e indirizzo dell Organizzazione e del sito/i produttivo/i considerati nello studio LCA; Dati caratteristici del prodotto oggetto della EPD ed altre informazioni di cui al paragrafo 4.2 del documento normativo IEC General Programme Instructions for EPD v. 2.0:2013 ; Riferimenti alle Regole di categoria di prodotto (PCR) e tutto ciò che è previsto al paragrafo 4.1 del documento normativo IEC General Programme Instructions for EPD v. 2.0:2013 ; Presentazione dei risultati degli impatti ambientali relativi alla fase di produzione, uso e fine vita del prodotto/servizio di cui al paragrafo 4.3 del documento normativo IEC General Programme Instructions for EPD v. 2.0:2013 ; Informazioni in merito ad altri indicatori di prestazione ambientale addizionali eventualmente previsti dal PCR di cui al paragrafo 4.4 del documento normativo IEC General Programme Instructions for EPD v. 2.0:2013 ; Frasi e informazioni obbligatorie previste dal paragrafo 4.6 del documento normativo IEC General Programme Instructions for EPD v. 2.0:2013 ; Informazioni addizionali di carattere ambientale come previsto al paragrafo 4.5 del documento normativo IEC General Programme Instructions for EPD v. 2.0:2013 ; 2.2. La EPD deve contenere informazioni sulla prestazione ambientale del prodotto senza formulare alcun giudizio o valutazione. 3. DEFINIZIONI LCA (Life Cycle Assessment): procedimento oggettivo di valutazione dei carichi energetici ed ambientali relativi ad un prodotto, processo o attività, effettuato attraverso l identificazione e la quantificazione dell energia, dei materiali utilizzati e delle emissioni rilasciate all ambiente per valutarne l impatto; per identificare e valutare le opportunità di miglioramento. La valutazione comprende l intero ciclo di vita del prodotto, processo o attività, passando dall estrazione e trasformazione delle materie prime, fabbricazione del prodotto, trasporto e distribuzione, utilizzo, riuso, stoccaggio, riciclaggio, fino alla dismissione. EPD COMPLETA: Dichiarazione Ambientale di Prodotto comprensiva di tutte le informazioni relative ai consumi di materie prime e le categorie d impatto ambientale previste all interno del documento IEC General Programme Instructions for EPD v. 2.0:2013, 4. EPD PER SINGOLA TEMATICA: Dichiarazione Ambientale di Prodotto contenente informazioni relative ad una singola categoria d impatto ambientale (es. dichiarazione relativa alle emissioni di gas-serra: climate declaration) come previsto al 4.12 del documento IEC General Programme Instructions for EPD v. 2.0:2013. EPD DI SETTORE: Dichiarazione Ambientale di Prodotto contenente i dati medi di prodotto/servizio relativi ai sitiproduttivi di più Organizzazioni appartenenti allo stesso ambito produttivo e zona geografica ( 4.13 del documento IEC General Programme Instructions for EPD v. 2.0:2013 ).
Pag. 6 di 18 GESTORE DEL PROGRAMMA: Organizzazione deputata ad approvare le PCR, diffondere le informazioni relative al sistema EPD, registrare le EPD convalidate. EPD PROCESS CERTIFICATION: Procedura di gestione e verifica interna dei dati EPD da parte dell Organizzazione che consente l emissione di EPD senza la verifica puntuale dell ente terzo per ciascun singolo documento. Per altre definizioni si rimanda alla norma ISO 14025:2006 e al documento IEC General Programme Instructions for EPD v. 2.0:2013, annex F. 4. CONDIZIONI PER L OTTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE 4.1. CSQA convalida le EPD basate su una Valutazione del Ciclo di Vita (di seguito LCA) conforme ai requisiti specificati nelle norme ISO 14040 e ISO 14044. 4.2. L EPD può essere sviluppata per ogni tipo di prodotto e non deve contenere al suo interno affermazioni comparative tra prodotti. Gruppi di prodotti o tipologie di servizio simili possono essere inclusi nella stessa EPD purchè le variazioni degli impatti ambientali all interno di ogni categoria d impatto non eccedano il 5%. 4.3. Nel caso le variazioni dell impatto ambientale all interno di ogni categoria d impatto siano maggiori del 5% è ancora possibile inserire i diversi prodotti nella stessa EPD purché su colonne diverse, specificando gli impatti di ognuno dei prodotti per ogni categoria. 4.4. L Organizzazione, per ottenere e mantenere la certificazione deve: aver effettuato uno studio LCA e renderlo disponibile a CSQA; aver definito una procedura per l aggiornamento dello studio LCA; aver identificato e tenere sotto controllo i requisiti specificati, compresi quelli cogenti; prendere tutti i provvedimenti necessari per consentire la corretta conduzione delle attività di valutazione previste nel presente regolamento; permettere al personale incaricato da CSQA, l accesso alla documentazione, alle registrazioni, alle aree e al personale interessato alla certificazione; permettere la partecipazione alle diverse verifiche ispettive, previa comunicazione scritta di CSQA, ad osservatori di CSQA, valutatori dell organismo di accreditamento o di altro Ente/Federazione di cui CSQA è membro. Lo scopo di tali partecipazioni è l addestramento di nuovo personale e/o la sorveglianza sull operato dei valutatori di CSQA. Gli osservatori/valutatori in affiancamento accompagnano sempre i valutatori di CSQA durante lo svolgimento della verifica ispettiva; comunicare in forma scritta ed in anticipo i nominativi di eventuali consulenti aziendali che hanno progettato, realizzato e mantenuto lo studio LCA e la Dichiarazione Ambientale di Prodotto; comunicare in anticipo i nominativi di eventuali consulenti dell Organizzazione che partecipano alla verifica ispettiva, i quali devono mantenere esclusivamente il ruolo di osservatori, a meno che non chiamati in causa da uno dei componenti del Gruppo di Valutazione per chiarimenti;
Pag. 7 di 18 mantenere, per tutto il periodo di validità della certificazione, le condizioni che ne hanno permesso il rilascio; comunicare tempestivamente a CSQA qualsiasi modifica apportata all Organizzazione (es: cambio Rappresentante Legale etc); formulare le proposte di azioni correttive compilando e firmando i moduli relativi, inviandone copia a CSQA secondo le modalità e le tempistiche indicate da CSQA. Se entro 15 giorni non pervengono comunicazioni contrarie da parte di CSQA le modalità di trattamento delle non conformità e le azioni correttive si intendono accettate; soddisfare tutte le richieste di azioni correttive di CSQA entro il periodo di tempo concordato; rispettare quanto previsto dal presente Regolamento relativamente alle modalità per pubblicizzare la certificazione e per l uso dei logo; regolare le specifiche di spesa riportate nell offerta economica di riferimento, in relazione all'attività di certificazione effettuate, indipendentemente dall'esito della stessa; mantenere, per tutto il periodo di validità della certificazione, una registrazione di tutti i reclami pervenuti e la documentazione delle relative azioni correttive intraprese. L Organizzazione deve prendere in considerazione anche i reclami pervenuti a eventuali altri soggetti coinvolti nel progetto di certificazione e per i quali si assume la responsabilità della conformità del prodotto; comunicare a CSQA i casi in cui sia coinvolta in procedimenti giudiziari conseguenti alle leggi sulla responsabilità da prodotto o comunque a violazioni di leggi applicabili in relazione alla certificazione compresi i procedimenti per pratiche commerciali scorrette e pubblicità ingannevole e comparativa che vedano coinvolti il prodotto oggetto di Convalida dell EPD. 4.5. L Organizzazione è l unica responsabile, sia nei confronti dei suoi clienti sia nei confronti dei terzi, per tutto quanto attiene ai prodotti/servizi e alle loro caratteristiche e requisiti, ed alla rispondenza di tali prodotti e/o servizi a tutte le disposizioni normative, di legge e/o regolamentari applicabili. 4.6. La certificazione di una Dichiarazione Ambientale di Prodotto avviene secondo i due percorsi descritti di seguito: CON PCR APPROVATI E REGISTRATI: la convalida della EPD può essere richiesta da un Organizzazione se i PCR relativi al prodotto/servizio sono già stati approvati e registrati dall Autorità Competente, l IEC (International EPD Consortium), in conformità con il documento IEC General Programme Instructions for EPD e Supporting annexes. La convalida EPD presuppone successive attività di sorveglianza a cadenza annuale, che garantiscano il mantenimento delle condizioni che hanno permesso il rilascio iniziale della convalida. CON PCR NON ESISTENTI O IN FASE DI ELABORAZIONE (PRE- CERTIFICAZIONE): la Convalida della EPD può essere richiesta da un Organizzazione nel caso in cui i PCR non esistano o siano in fase di elaborazione. La pre-certificazione ha una durata limitata nel tempo e al massimo pari ad un anno. Successivamente e una volta che i PCR relativi siano stati approvati dall Autorità Competente, l Organizzazione può richiedere al CSQA la convalida della EPD già pre-certificata. In caso di pre-certificazione, tali attività di verifica vengono svolte da CSQA in assenza di PCR o tenendo in
Pag. 8 di 18 considerazione eventualmente PCR non ancora approvati e registrati, purchè conformi ai requisiti specificati nel documento IEC General Programme Instructions for EPD e Supporting annexes. 4.7. Per le caratteristiche esclusive del processo di pre-certificazione si rimanda al capitolo 15 del presente Regolamento. 4.8. A seguito del mancato rispetto delle condizioni sopra riportate, CSQA, in relazione alla frequenza e gravità degli eventi, adotterà le azioni del caso che possono comportare nei casi più gravi la sospensione e la revoca della validità della certificazione (si vedano al riguardo le Condizioni Generali di Contratto riportate nel Contratto di Certificazione). 5. RICHIESTA DI CERTIFICAZIONE 5.1. Per poter accedere alla certificazione, l Organizzazione dovrà sottoscrivere, tramite il proprio rappresentante legale, e restituire a CSQA il Contratto di Certificazione del quale il presente documento è parte integrante. Il Contratto di Certificazione riporta i seguenti elementi: Parte 1: Offerta economica; Parte 2: Conferma d ordine comprensiva delle Condizioni generali di Contratto. 5.2. L Organizzazione dovrà produrre il certificato di iscrizione dell Organizzazione ad una Camera di Commercio o documento equivalente. 5.3. Contestualmente all invio del contratto o successivamente l azienda deve fornire le seguenti informazioni: descrizione del ciclo produttivo e del prodotto oggetto della richiesta di convalida EPD comprese eventuali attività in outsorcing del sistema produttivo riconducibile al prodotto; indicazione di PCR identificativi del prodotto oggetto della EPD; tipologia e numero di EPD oggetto della precertificazione/convalida (EPD completa; EPD per singola tematica; EPD di settore); elenco dei siti (ragione sociale e indirizzo) dai quali sono stati tratti i dati medi per lo studio LCA (solo in caso di EPD di settore); copia della EPD oggetto di convalida (nel caso dell EPD per singola tematica oltre alla copia dell EPD relativa alla singola categoria d impatto ambientale scelta, dovrà pervenire copia dell EPD completa oppure, in caso quest ultima non sia stata realizzata, copia della documentazione indicante le prestazioni ambientali delle altre categorie d impatto ambientale previste dall EPD completa); copia o rapporto di sintesi della LCA relativa al prodotto oggetto della EPD; copia dei PCR di riferimento approvati e registrati (in caso di convalida EPD) dal Gestore del Programma; elenco delle procedure interne predisposte per l acquisizione, il trattamento e l aggiornamento dei dati usati per la LCA, per l effettuazione della revisione della EPD e per rilevare ogni cambiamento significativo dei suddetti dati; elenco delle eventuali procedure interne relative all esistenza di un Sistema di Gestione qualità e/o ambiente implementato dall Organizzazione;
Pag. 9 di 18 registro della legislazione ambientale applicabile al prodotto/servizio oggetto dell EPD e al suo processo produttivo e procedura documentata riportante le modalità con cui vengono individuati i requisiti legislativi applicabili e ne viene verificato il rispetto; il database contenente i moduli dei dati utilizzati e la struttura dell analisi LCA. 6. CLASSIFICAZIONE DEI RILIEVI 6.1. CSQA classifica le situazioni di non rispondenza ai requisiti specificati nei documenti di riferimento per l EPD come di seguito specificato: NON CONFORMITA : carenze nel soddisfare uno o più requisiti delle norme di riferimento che sollevano dubbi significativi in merito alla correttezza dei risultati di performance ambientale calcolati e presentati. L emissione di non conformità essenziali comporta l interruzione dell iter di certificazione o sorveglianza fino a che l Organizzazione non abbia provveduto ad intraprendere efficaci azioni correttive per eliminare le carenze riscontrate. Tali azioni correttive dovranno essere necessariamente accettate e verificate nella loro efficacia da CSQA. CSQA si riserva in qualsiasi momento e in relazione alla tipologia e gravità degli eventi, di adottare le azioni del caso che possono comportare: o effettuazione di una verifica ispettiva supplementare e/o con breve preavviso; o nel caso di carenze esclusivamente riconducibili alla documentazione rilevante prevista dalla norma di riferimento, una regolarizzazione di detta documentazione che dovrà essere inoltrata a CSQA entro una data prefissata; o sospensione/revoca della certificazione (V. Condizioni Generali di Contratto). RACCOMANDAZIONI ovvero spunti per il miglioramento. 7. NOMINA DEL GRUPPO DI VALUTAZIONE 7.1. CSQA procede, a nominare un Gruppo di Valutazione (composto da un valutatore Responsabile del gruppo stesso e eventualmente da altri valutatori). 7.2. CSQA comunica preventivamente all Organizzazione i nominativi dei componenti il Gruppo di Valutazione. L Organizzazione ha a disposizione 5 giorni per sollevare, in forma scritta, eventuali obiezioni e richiedere la sostituzione di uno o più dei valutatori. 8. VISITA PRECERTIFICATIVA 8.1. L Organizzazione, se lo ritiene utile, può richiedere a CSQA, l effettuazione di una visita precertificativa. La richiesta deve essere fatta al momento della sottoscrizione del contratto o mediante altra richiesta scritta. 8.2. La visita precertificativa ha lo scopo di: o individuare la dimensione, la struttura e l attività dell Organizzazione; o individuare il grado di preparazione dell Organizzazione a sostenere l iter di certificazione; o individuare il tipo di esperienza richiesta al gruppo di valutazione.
Pag. 10 di 18 8.3. La visita precertificativa è facoltativa e può essere richiesta una sola volta. Il numero di giornate necessarie per la sua esecuzione è stabilito in funzione della tipologia e dimensione dell Organizzazione. 8.4. La data e il programma della visita precertificativa sono definite da CSQA in accordo con l Organizzazione. 8.5. Al termine della visita precertificativa, il Gruppo di Verifica rilascia un rapporto che non conterrà indicazioni relative al grado di conformità del prodotto / processo / servizio. 9. FASE DI VALUTAZIONE GENERALITA 9.1. CSQA valuterà la conformità a fronte della norma o documento di riferimento di cui al paragrafo 1. 9.2. La valutazione sarà effettuata secondo le norme UNI CEI EN ISO/IEC 17065 e UNI EN ISO 19011 nelle revisioni correnti e successive modifiche e integrazioni. 9.3. La fase di valutazione inizia solamente dopo l invio da parte dell Organizzazione di quanto riportato al capitolo 5. 9.4. I valutatori di CSQA nel corso delle verifiche ispettive sono tenuti a limitare al minimo le interferenze con l attività dell Organizzazione. 10. FASE DI VALUTAZIONE DOCUMENTALE 10.1. In generale l'analisi documentale dovrà verificare che: la LCA effettuata sia conforme alle norme della serie ISO 14040, alla PCR di riferimento se esistente; le finalità, gli obiettivi posti e il campo di applicazione della LCA definiti dall'organizzazione siano stati seguiti, rispettati ed eventualmente modificati e documentati nel corso dello svolgimento della fase dell'inventario, della fase di valutazione d'impatto e della fase di interpretazione, così come indicato nella norma di riferimento, e che le fasi dello svolgimento della LCA siano tra loro congruenti e consequenziali; siano state prese in considerazione i requisiti aggiuntivi e le categorie d impatto obbligatorie riportate nel IEC General Programme Instructions for EPD e relativi Anneexes e quelle aggiuntive eventualmente previste nei PCR di riferimento; i contenuti della EPD (vedi cap.2) siano completi e conformi al documento IEC General Programme Instructions for EPD e suoi allegati ed alla ISO 14025; siano state predisposte le procedure riguardanti l aggiornamento delle informazioni derivanti dalla LCA e la revisione della EPD; modalità previste per la comunicazione ambientale alla Convalida EPD e l uso dei loghi ad essi collegati; siano stati individuati i requisiti legislativi ambientali per ogni paese (Nazione) relativamente al prodotto e ai siti coinvolti.
Pag. 11 di 18 10.2. La documentazione dell Organizzazione può risultare: approvata: se non sono state rilevate non conformità; approvata con riserva: se il giudizio complessivo del Gruppo di Valutazione sulle non conformità rilevate non pregiudica l esecuzione delle successive fasi di valutazione e la cui soluzione deve essere presentata direttamente al Gruppo di Valutazione il giorno della verifica ispettiva; non approvata: se il giudizio complessivo del Gruppo di Valutazione sulle non conformità rilevate pregiudica l esecuzione delle successive fasi di valutazione. In questo caso l iter di certificazione viene sospeso fino alla avvenuta soluzione delle non conformità, nei casi in cui tale documentazione sia prevista, entro un tempo massimo di un anno, pena l archiviazione della pratica. 10.3. Qualora la valutazione documentale non sia approvata alla prima presentazione, CSQA si riserva la possibilità di incrementare di 1 gg/uomo il contratto e di effettuare una verifica preliminare sul sito per verificare lo stato generale di applicazione dello schema EPD stesso. 10.4. A seguito dell'esito positivo della valutazione della documentazione saranno concordate con il richiedente tempistica e modalità per gli accertamenti da effettuarsi sul/i sito/i produttivo/i per il rilascio della convalida della EPD. 11. PIANIFICAZIONE DELLE VISITE 11.1. Il Responsabile del Gruppo di Valutazione pianifica con l Organizzazione la data della verifica ispettiva di certificazione con un anticipo di almeno 7 giorni. L Organizzazione ha a disposizione 5 giorni per sollevare, in forma scritta, eventuali obiezioni sulla composizione del Gruppo di Valutazione e richiedere la sostituzione di uno o più valutatori. 12. VERIFICHE ISPETTIVE 12.1. La visita di valutazione in campo è principalmente finalizzata ad accertare la correttezza delle informazioni derivanti dalla LCA e contenute nella EPD e l applicazione pratica delle procedure predisposte per l acquisizione e l aggiornamento di tali dati nonché delle altre procedure necessarie per il mantenimento/funzionamento della certificazione di processo EPD, in conformità alla norma di riferimento. 12.2. Relativamente alla conformità legislativa, se l Organizzazione è già certificata UNI EN ISO 14001 o registrata EMAS da CSQA o altro Organismo di Certificazione / verificatore ambientale accreditato, non viene effettuata verifica della conformità alla legislazione ambientale relativa al processo. Rimane tuttavia una valutazione sui pertinenti aspetti ambientali relativamente al prodotto. 12.3. Durante la visita l Organizzazione dovrà dimostrare l applicazione pratica delle procedure presentate e l attendibilità e la correttezza delle informazioni contenute nella EPD.
Pag. 12 di 18 12.4. La valutazione sarà effettuata secondo le modalità riportate nella UNI EN ISO 19011 o successive revisioni. Le visite saranno effettuate dal Gruppo di Valutazione sulla base della documentazione indicata al capitolo 5 e dalla Check-list di valutazione di CSQA. 12.5. La presentazione da parte dell Organizzazione di rapporti di valutazione di Enti o Organismi aventi le caratteristiche previste dalle norme internazionali e nazionali per l accreditamento degli organismi di certificazione e ritenuti qualificati da CSQA, può esimere, a giudizio insindacabile di CSQA stesso, da alcune delle attività di valutazione. In tali situazioni la responsabilità per il rilascio della certificazione è comunque mantenuta da CSQA. 12.6. L esecuzione della verifica ispettiva prevede: Trasmissione di un piano di verifica all Organizzazione richiedente; Esecuzione della verifica ispettiva e di eventuali campionamenti (dove previsto). 12.7. Tutte le modifiche apportate da CSQA al rapporto formulato dal Gruppo di Valutazione vengono comunicate all Organizzazione. 12.8. Nel caso di Organizzazioni multisito la verifica dovrà essere effettuata presso un campione delle organizzazioni coinvolte oltre che presso la sede del richiedente la certificazione. Il n. di siti da verificare verrà stabilito in base alla norma di riferimento ed in base a criteri di campionamento del General Program Instruction, tenendo conto di eventuali siti di riferimento in cui vengono radunati i dati raccolti presso altri siti produttivi. 12.9. L organizzazione deve fornire evidenza di procedure/istruzioni operative adeguate al mantenimento della conformità legislativa ambientale applicabile al prodotto oggetto della EPD e al suo processo produttivo. 12.10. In caso di gravi non conformità CSQA chiederà opportune azioni correttive all Organizzazione richiedente e a seguito della valutazione delle stesse stabilirà eventuale follow up e/o eventuali verifiche supplementari. 12.11. CSQA classifica le situazioni di non rispondenza ai requisiti specificati nei documenti di riferimento come non conformità (V. capitolo 6). 12.12. I rapporti di verifica ispettiva dove previsti sono esaminati da personale competente di CSQA. Eventuali modifiche apportate da CSQA al rapporto formulato dal Gruppo di Valutazione vengono tempestivamente comunicate all Organizzazione. 12.13. Al termine della visita ispettiva verrà consegnata all Organizzazione una copia del rapporto di verifica e di eventuali rilievi verbalizzati dal gruppo di verifica ispettiva, sotto forma di spunti di miglioramento o non conformità, 13. VERIFICHE ISPETTIVE SUPPLEMENTARI 13.1. In caso di situazioni particolari quali ad es. elevato numero di non conformità o presenza di non conformità essenziali (V. capitolo 6), mancata approvazione della documentazione (V. 9.3) CSQA si riserva di procedere all effettuazione di una verifica
Pag. 13 di 18 ispettiva supplementare avente il fine di verificare l adozione da parte dell'organizzazione di efficaci azioni correttive per eliminare le carenze riscontrate. 14. DELIBERA DELLA CONVALIDA 14.1. La pratica di certificazione viene portata all esame del Comitato Esecutivo di Certificazione solo quando l Organizzazione ha eliminato in modo adeguato tutte le eventuali non conformità e/o se c è un suo preciso e credibile impegno a raggiungere la piena conformità in un tempo definito e dichiarato, giudicato idoneo da CSQA. 14.2. Il Comitato delibera la concessione o meno del Certificato di conformità. Una copia della Delibera di Certificazione con l indicazione dell esito dell esame del Comitato Esecutivo e del piano delle successive verifiche di sorveglianza, verrà inviata all Organizzazione per opportuna conoscenza. 14.3. Nel caso di non concessione, l Organizzazione ne sarà informata per iscritto precisando le oggettive motivazioni che hanno portato alla decisione. Nel caso non fossero soddisfatte le richieste di azioni correttive entro il periodo di tempo massimo di un anno la pratica di certificazione sarà rimessa al Comitato Esecutivo di Certificazione che delibererà l'archiviazione d'ufficio e l eventuale revoca della certificazione. 15. CONVALIDA E REGISTRAZIONE 15.1. La convalida consiste nell emissione di un certificato bilingue (e relativa delibera del comitato esecutivo di certificazione) che equivale a tutti gli effetti al EPD Verification Statement richiamato dal GPI. 15.2. A seguito della convalida della EPD O PRE-CERTIFICAZIONE, l Organizzazione richiederà direttamente la registrazione della stessa al Gestore del Programma. 16. PRE-CERTIFICAZIONE 16.1. Le attività svolte da CSQA per la pre-certificazione seguono l iter descritto per la Convalida fatta eccezione per quanto diversamente specificato nel presente capitolo. 16.2. La pre-certificazione viene rilasciata alle seguenti condizioni: per categorie di prodotti per le quali non sono stati sviluppati e registrati PCR di riferimento; l Organizzazione deve aver effettuato uno studio LCA almeno secondo le modalità previste dal documento IEC General Programme Instructions for EPD v. 2.0:2013 (Annex A); le Organizzazioni devono comunque intraprendere le azioni necessarie a informare e coinvolgere le parti interessate allo sviluppo dei PCR di riferimento; Il periodo di validità della pre-certificazione viene concordato tra CSQA e l Organizzazione e non può comunque eccedere la durata di un anno.
Pag. 14 di 18 16.3. Per quanto non esplicitato sopra riguardo l ottenimento della pre-certificazione si rimanda a quanto previsto nel 3.7 del documento IEC General Programme Instructions for EPD v. 2.0:2013. 17. EPD PER SINGOLA TEMATICA, DI SETTORE E PROCESS CERTIFICATION 17.1. Per la convalida/pre-certificazione dell EPD per singola tematica è necessario: - elaborare una EPD completa di riferimento per la EPD per singola tematica; - elaborare un documento che contenga le informazioni relative alle altre categorie d impatto ambientale previste all interno della EPD completa. 17.2. Per la convalida dell EPD di settore qualora non esista un sito produttivo di riferimento nel quale siano stati radunati tutti i dati raccolti presso tutti i siti produttivi coinvolti nell EPD di settore, il CSQA effettuerà una verifica presso un campione rappresentativo dei siti produttivi da cui sono stati calcolati i valori medi dei dati usati per realizzare lo studio LCA. Tale campione terrà conto di eventuali differenze significative di processo tra i siti produttivi e, qualora il numero complessivo lo consenta, adotterà i criteri di campionamento previsti al 4.13 del documento IEC General Programme Instructions for EPD v. 2.0:2013. 17.3 La verifica del epd process certification dell organizzazione ha lo scopo di valutare competenze e capacità interne alla stessa per sviluppare LCA ed EPD in conformità alle PCR di riferimento ed avere un sistema di controllo del dato tramite check periodici per garantire informazioni aggiornate e corrette presenti sulle EPD pubblicate. 18. SALVAGUARDIA DELL IMPARZIALITA 18.1. L attività di certificazione di CSQA viene costantemente sottoposta a controllo da parte del Comitato per la Salvaguardia dell Imparzialità. Tale Comitato è composto da un equa rappresentanza di tutte le parti interessate alla certificazione quali, ad esempio, le Organizzazioni dei Consumatori e le Associazioni industriali e del commercio. 18.2. Compito principale di tale Comitato è quello di salvaguardare l imparzialità delle attività di CSQA garantendo il rispetto delle norme di accreditamento applicabili e la buona esecuzione delle attività di certificazione. 19. MODIFICHE ALLE CONDIZIONI DI CERTIFICAZIONE 19.1. Le modifiche alle condizioni di certificazione possono riguardare: Modifiche delle norme di riferimento; Modifiche alle Condizioni Generali di Contratto; Modifiche al presente Regolamento di Certificazione; Modifiche al documento IEC General Programme Instructions for EPD ; Modifiche al Tariffario. 19.2. Nel caso venissero apportate variazioni alle norme di riferimento (ad esempio nuova revisione), CSQA ne darà comunicazione all Organizzazione certificata, la quale
Pag. 15 di 18 ha la facoltà di adeguarsi alle nuove prescrizioni, entro il termine che Le verrà indicato, o di rinunciare alla certificazione. Nel caso di mantenimento della certificazione, CSQA verificherà la conformità alle nuove prescrizioni. Le spese per le eventuali visite sono a carico dell Organizzazione. 19.3. Nel caso vi siano modifiche alle Condizioni Generali di Contratto, queste saranno comunicate all Organizzazione che ha facoltà di accettarle o rinunciare alla certificazione dandone comunicazione a CSQA. 19.4. Nel caso venissero apportate variazioni alle prescrizioni contenute nel presente Regolamento, queste saranno comunicate all Organizzazione che ha facoltà di accettarle o rinunciare alla certificazione dandone comunicazione a CSQA. 19.5. Nel caso vi siano modifiche alle condizioni economiche relative alla certificazione, queste saranno comunicate all Organizzazione che ha facoltà di accettarle o rinunciare alla certificazione dandone comunicazione a CSQA. 20. PROCEDURA DI SORVEGLIANZA 20.1. L attività di sorveglianza ha lo scopo di verificare il mantenimento della conformità a tutti i requisiti del documento normativo di riferimento. Le verifiche ispettive, vengono programmate e preannunciate, in numero minimo di una all'anno e comunque secondo le cadenze previste dal piano di sorveglianza inviato con la delibera di certificazione del Comitato Esecutivo. 20.2. CSQA, in seguito ad eventuali esigenze di verificare il mantenimento della conformità (per esempio in seguito a segnalazioni provenienti dal mercato), o se previsto da programmi di certificazione particolari, potrà effettuare verifiche ispettive speciali motivandone la necessità rispetto all obbligo del mantenimento, da parte dell Organizzazione, di tutte le condizioni che hanno consentito la certificazione. Le spese per le eventuali visite sono a carico dell Organizzazione. 20.3. Il Responsabile del Gruppo di Valutazione incaricato da CSQA fisserà, di concerto con il Responsabile incaricato dall'organizzazione di mantenere i rapporti con CSQA, le date opportune. 20.4. Il Piano della visita di sorveglianza prevede sempre: l effettiva applicazione delle procedure pertinenti al sistema EPD/certificazione di processo EPD; la corretta acquisizione e aggiornamento dei dati; la continua conformità del prodotto alle informazioni contenute nella EPD. 20.5. Qualora durante l attività di sorveglianza si riscontrino delle situazioni in contrasto con il presente regolamento o con le citate Condizioni Generali di Contratto, esse saranno segnalate all Organizzazione che dovrà intraprendere tutte le azioni necessarie per eliminare più rapidamente possibile tali difformità. Tali azioni devono essere comunicate a CSQA e da questi accettate.
Pag. 16 di 18 20.6. Il mancato rispetto degli impegni in ordine all attività di sorveglianza potrà comportare la sospensione o la revoca della validità della certificazione. 21. SOSPENSIONE E REVOCA DELLA CONVALIDA 21.1. Ad integrazione di quanto già indicato nelle Condizioni Generali di Contratto, nel caso di sospensione e revoca della convalida, CSQA si riserva di darne comunicazione al Gestore del Programma che adotterà le proprie decisioni relative alla registrazione dell EPD. 21.2. Nel caso di sospensione della convalida, CSQA provvederà a ripristinare la stessa non appena verificata la adeguata ed efficace risoluzione delle non conformità. 22. MODIFICHE AL PRODOTTO/PROCESSO PRODUTTIVO 22.1. Qualora l Organizzazione intenda attuare cambiamenti al prodotto o al processo produttivo dovrà: informare preventivamente e dettagliatamente CSQA circa le suddette modifiche; prendere atto delle decisioni di CSQA, che si riserva la possibilità di procedere ad una nuova valutazione o ad un semplice approfondimento. Tali decisioni saranno comunicate all Organizzazione per iscritto entro trenta giorni lavorativi dalla data dell invio della documentazione; informare CSQA riguardo l accettazione delle decisioni o la rinuncia alla certificazione. 22.2. In particolare, si segnala l esigenza di una tempestiva comunicazione nei seguenti casi: modifiche del prodotto (materiali, dimensioni, ecc.) con conseguente aumento degli impatti ambientali, anche di una sola categoria, superiore al 10%; cambiamenti del processo (interno all organizzazione o di un fornitore) con conseguente aumento degli impatti ambientali, anche di una sola categoria, superiore al 10%; qualsiasi altro cambiamento che produca o inneschi un aumento degli impatti ambientali, anche di una sola categoria, superiore al 10% rispetto al precedente. 22.3. Nel caso in cui gli impatti ambientali, calcolati per ogni singola categoria, siano ridotti rispetto a quelli dichiarati nella EPD, l organizzazione che intenda modificare la propria EPD dovrà comunicarlo, in modo scritto, a CSQA che provvederà a eseguire una verifica supplementare, documentale e/o sul campo. In ogni caso l Organizzazione non può modificare l EPD senza comunicarlo a CSQA 23. RINNOVO DELLA VALIDITÀ DELLA CERTIFICAZIONE 23.1. La validità del contratto è a tempo determinato, a partire dalla data di sottoscrizione del Contratto di Certificazione, fino alla data di scadenza del terzo anno di certificazione e si intende tacitamente rinnovata non pervenendo comunicazione contraria in merito, da una delle parti, entro i sei mesi precedenti la scadenza. Le procedure di rinnovo della validità della prevedono sempre un riesame dello studio LCSA e della EPD e una verifica in campo.
Pag. 17 di 18 23.2. Per quanto non specificato nel presente regolamento relativamente alla registrazione presso il Gestore del Programma, si rimanda al documento IEC General Programme Instructions for EPD e suoi allegati. 23.3. La convalida della EPD sarà rinnovata a seguito dell'esito positivo del riesame dello studio LCA del prodotto e della EPD stessa e di una visita di verifica da effettuarsi, di regola, con gli stessi criteri della visita di prima convalida. 23.4. La verifica ispettiva di rinnovo deve essere svolta prima della scadenza della convalida. 23.5. In particolare verrà eseguita una nuova verifica documentale per valutare le eventuali modifiche introdotte nella LCA e il conseguente aggiornamento delle informazioni e dei dati contenuti nella EPD. Nel caso il prodotto abbia ottenuto la convalida della EPD da parte di un altro Organismo di Certificazione accreditato, e richieda la successiva convalida al CSQA, l iter da seguirsi sarà allo stesso modo, quello descritto nei paragrafi precedenti. 24. PUBBLICITÀ E USO DEI LOGO EPD e CSQA 24.1. L eventuale certificato di convalida viene rilasciato da CSQA in regime di licenza d uso. In base a tale licenza l azienda è autorizzata a dichiarare la Dichiarazione Ambientale di Prodotto conforme ai requisiti di certificazione. Pertanto la responsabilità per qualsiasi comunicazione relativa alla Dichiarazione Ambientale di Prodotto convalidata rimane esclusivamente dell Organizzazione, che si obbliga a sollevare CSQA da qualunque pregiudizio o pretesa da parte di terzi in caso di non conformità. Contestualmente a tali comunicazioni, l Organizzazione cui il certificato di convalida è stato rilasciato, si impegna a dichiarare lo stato di registrazione della Dichiarazione Ambientale di Prodotto presso il Gestore del Programma. 24.2. In aggiunta alle considerazioni generali riportate all art. 8 delle Condizioni Generali di Contratto, il logo ed il certificato di CSQA possono essere utilizzati dal momento di rilascio della Convalida da parte del Comitato ma in ogni caso senza generare alcuna confusione negli eventuali utilizzatori della dichiarazione per quanto concerne la distinzione tra la convalida dell ente e la registrazione del Gestore del Programma (e relativi logo). 24.3. Le modalità di uso della EPD, del relativo logotipo (ved. fac-simile al 24.5) e della nota informativa sono regolate da apposito accordo tra l Organizzazione ed il Gestore del Programma. L Organizzazione è tenuta al rispetto anche di tutte le prescrizioni, relative alla pubblicità e all uso dei logo, riportate nel documento IEC General Programme Instructions for EPD e relativi Supporting Annexes ed eventuali norme o documenti di riferimento prescrittivi per la certificazione. 24.4. In linea generale, si illustrano di seguito i principi di riferimento per la pubblicità della Dichiarazione Ambientale di Prodotto e l utilizzo del logo EPD: nell utilizzo della EPD, del logo, dell etichetta informativa l Organizzazione deve evitare che la convalida possa intendersi estesa ad attività e/o a prodotti diversi da quelli per i quali è stata rilasciata;
Pag. 18 di 18 qualora un organizzazione decida di utilizzare parzialmente informazioni contenute in una EPD convalidata, lo deve dichiarare, indicando il numero di registrazione e i riferimenti utili ad acquisire l informazione completa; l EPD e relativo logo non possono essere usati e pubblicati prima dell approvazione finale e registrazione da parte del Gestore del Programma quando la EPD è usata in un contesto che coinvolge il consumatore privato, deve essere indicato visibilmente e chiaramente che la dichiarazione contiene informazioni sulla prestazione ambientale del prodotto senza darne alcuna valutazione; l'organizzazione deve cessare immediatamente l'utilizzo di EPD, logo, etichetta e certificato: o in caso di sospensione o revoca; o in caso di modifica alle regole del sistema EPD che l'organizzazione ha omesso di applicare. 24.5. Fac-simile del logo EPD: