Linee Guida ed Iter Amministrativo per la presentazione di proposte di progetti nell ambito del VII Programma Quadro della Ricerca e dello Sviluppo Tecnologico 1
Si forniscono di seguito alcune Linee Guida 1 e l Iter amministrativo per la presentazione di proposte di progetti nell ambito del VII Programma Quadro della Ricerca e dello Sviluppo Tecnologico (VII PQ). L Area Ricerca Unità Progetti è a disposizione per ogni necessità e chiarimento inerente alle modalità di compilazione della modulistica, oltre che per esigenze di consulenza e di orientamento, e dovrà comunque effettuare un controllo ed una verifica formale sulla documentazione. 1 Le informazioni relative al VII Programma Quadro contenute in questo documento sono state tratte da documenti ufficiali del VII PQ presenti sul sito web CORDIS della Commissione Europea e su altri siti ufficiali del VII PQ. Esse possono essere suscettibili di aggiornamento, variazioni e rettifiche. 2
FASE 1: Presentazione della Proposta di Progetto al Dipartimento e all Area Ricerca FAFASFASE 1: PRESENTAZIONE DELLA PROPOSTA DI PROGETTO ALLA COMMI Il Responsabile scientifico che formuli una proposta di progetto nell ambito del VII PQ dovrà sottoporre la stessa al vaglio del Consiglio di Dipartimento interessato alla prima seduta utile, in tempi contestuali alla scadenza del bando a cui la proposta si riferisce e all invio della proposta stessa alla Commissione Europea. Il Consiglio della struttura dovrà, com è noto, formulare la relativa proposta di approvazione tramite delibera. Qualora non sia prevista una seduta dell organo collegiale in tempi brevi, il Responsabile scientifico del progetto può richiedere l approvazione della proposta al Direttore di Dipartimento, il quale emanerà, se la proposta sarà approvata, apposito provvedimento d urgenza, che sarà sottoposto a ratifica del Consiglio di Dipartimento alla prima seduta utile. Fase 1: Informazioni da trasmettere al Segretario di Dipartimento e all Area Ricerca: In questa fase, il Responsabile Scientifico invia la seguente documentazione: - scheda riassuntiva del progetto accompagnata da lettera di presentazione (modello presente sul sito di Ateneo sezione VII PQ) - estratto della delibera del Consiglio di Dipartimento di approvazione della proposta di progetto o provvedimento d urgenza del Direttore di Dipartimento. La documentazione suddetta può essere inviata all Area Ricerca via email in formato pdf (gabriella.monaco@univr.it e in cc a Ufficio.ricerca@univr.it) 3
FASE 2: Verifica della documentazione della proposta di progetto con l Area Ricerca prima della trasmissione all UE Preparazione della proposta Prima dell invio della proposta di progetto all Unione Europea è opportuno che il Responsabile Scientifico del progetto contatti l Area Ricerca e trasmetta ad essa la documentazione della proposta di progetto affinchè l Area Ricerca possa eseguire una verifica della completezza e correttezza dei dati riportati sui moduli amministrativi e nel budget del progetto. Sono di seguito descritti i moduli amministrativi previsti per la preparazione di proposte di progetti per i quattro Programmi Specifici del VII Programma Quadro (Cooperation, Ideas, People, Capacities). 4
Modulistica per la presentazione di proposte per i programmi COOPERATION e CAPACITIES La modulistica di proposta di progetto è compilata e trasmessa alla Commissione Europea tramite il sistema elettronico EPSS (http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm?fuseaction=usersite.fp7submitproposalpage) Solo il coordinatore, identificato nel sistema EPSS tramite user e password, può inoltrare la proposta alla Commissione Europea. Informazioni più dettagliate riguardo alle modalità di partecipazione ad ogni singolo bando e sulla compilazione della documentazione sono riportate nelle Guide per i partecipanti relative ai bandi specifici (presenti su Cordis). Il modulo di proposta di progetto si compone di due parti: 1) Moduli amministrativi (parte A) Sono previsti tre moduli amministrativi (A1, A2, A3): - Modulo A1: fornisce una visione istantanea della proposta (parte compilata dal coordinatore) - Modulo A2: riguarda il partecipante e la sua organizzazione (parte compilata da tutti i partecipanti compreso il coordinatore) - Modulo A3: riguarda aspetti finanziari ed il budget (parte compilata dal coordinatore) 2) La Proposta di progetto (parte B) La parte B contiene informazioni di natura tecnico-scientifica ed è compilata sulla base della struttura proposta all interno della Guida per i partecipanti presente sul sito di Cordis. FASE 2 COOPERATION e CAPACITIES: informazioni da trasmettere all Area Ricerca prima dell invio della proposta all UE: Il Responsabile Scientifico trasmette via email all Area Ricerca la seguente documentazione per una verifica formale: - moduli A1, A2, A3 - parte B con la proposta di progetto La documentazione suddetta può essere inviata via email (gabriella.monaco@univr.it e in cc a Ufficio.ricerca@univr.it) odulis COOPEa per i prcapacities 5
Modulistica per la presentazione di proposte per il programma IDEAS La modulistica di proposta di progetto è compilata e trasmessa al Consiglio Europeo della Ricerca unicamente in via telematica tramite il sistema EPSS presente sul sito Cordis (http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm?fuseaction=usersite.fp7submitproposalpage) e preparata in collaborazione tra il Ricercatore Principale e l Istituzione ospitante. La procedura di presentazione delle proposte può essere per: - ERC Starting Independent Researcher Grant (bandi rivolti a ricercatori che si avviano ad intraprendere una carriera indipendente e a gestire per la prima volta un programma di ricerca in maniera autonoma) - ERC Advanced Investigator Grant (bandi destinato a progetti di ricerca per ricercatori esperti) Attualmente è unicamente disponibile la procedura di presentazione di progetti per ERC Starting Grant, la quale prevede due fasi: - 1a fase: comprende una descrizione sintetica della proposta (max 8 pagine) e la qualifica del Ricercatore Principale. Le proposte che superano la fase 1 sono invitate a fornire informazioni più approfondite nella fase 2. - 2a fase: presentazione della proposta completa (max 16 pagine) Una richiesta completa di ERC grant comprende le seguenti parti: - i moduli amministrativi - la proposta di ricerca (curriculum vitae + autovalutazione + obiettivi e contenuto scientifico e tecnico del progetto + descrizione delle risorse) - la documentazione di supporto 6
1) Moduli amministrativi (parte A) La parte A contiene informazioni di natura amministrativa riguardo alla proposta. Essa è suddivisa in: - Modulo A1: fornisce una visione istantanea della proposta e comprende informazioni amministrative sul Ricercatore Principale - Modulo A2: riguarda informazioni sull organizzazione dell Istitutuzione ospitante - Modulo A3: riguarda aspetti finanziari (budget) del progetto All interno delle specifiche Guide for Applicants per gli inviti a presentare proposte sono riportate informazioni dettagliate sulle modalità di compilazione della parte A. 2) La Proposta di progetto (fase 1 e fase 2) La proposta di ricerca deve essere compilata sia nella fase 1 che nella fase 2 inserendo le informazioni in formato elettronico tramite il sistema EPSS (formato PDF) secondo il modello descritto nell Annex 2 all interno delle Guides for Applicants specifiche. Le seguenti informazioni devono essere necessariamente fornite con la presentazione della proposta: Elementi della proposta Ia fase IIa fase Qualifica del Ricercatore Principale: 3 pagine 4 pagine cv, autovalutazione sui risultati di ricerca raggiunti ed un sintetico funding ID che indichi tutte le sovvenzioni di ricerca ottenute e richieste per lavori connessi al progetto di ricerca Progetto di ricerca: descrizione degli aspetti tecnici e scientifici della proposta di progetto 4 pagine 10 pagine Research Environment: descrizione dell ambiente di ricerca e risorse scientifiche 1 pagina 2 pagine 8 pagine 16 pagine Le tre parti della proposta di ricerca devono essere inviate in un PDF file singolo. 7
Inoltre, al fine di determinare il livello di finanziamento necessario, il Ricercatore Principale deve fornire l importo del finanziamento richiesto e specificare la durata del progetto (informazioni da indicare sia nella fase 1 che nella fase 2). 3) Documentazione di supporto Nella fase 1 deve essere fornita la seguente documentazione di supporto: - L istituzione ospitante deve confermare la sua associazione e supporto al progetto e al Ricercatore Principale (secondo il modello Annex 3 nelle Guide for Applicants ) - Check-list degli aspetti di natura etica del progetto (secondo il modello Annex 7 nelle Guide for Applicants ). Nella fase 2 deve essere fornita la seguente documentazione di supporto: - L istituzione ospitante deve fornire una dichiarazione che attesti l indipendenza del Ricercatore Principale e nella quale confermi la sua intenzione a firmare un Accordo Supplementare con il Ricercatore Principale e riporti i suoi specifici obblighi elencati nell ERC Grant Agreement (secondo il modello descritto nell Annex 4 nelle Guide for Applicants ). - Il Ricercatore Principale deve inviare copie (scansione) di documenti che attestino la sua eleggibilità per il finanziamento (diploma di dottorato di ricerca) - Check-list degli aspetti di natura etica del progetto (secondo il modello Annex 7 nelle Guide for Applicants ) FASE 2 IDEAS: informazioni da trasmettere all Area Ricerca prima dell invio della proposta al CER: Il Responsabile Scientifico del progetto invia all Area Ricerca la seguente documentazione: - moduli A1, A2, A3 - parte B con la proposta di progetto - documentazione di supporto La documentazione suddetta può essere inviata via email (gabriella.monaco@univr.it e in cc a Ufficio.ricerca@univr.it) 8
Modulistica per la presentazione di proposte per il programma PEOPLE La modulistica di proposta di progetto è compilata e trasmessa alla Commissione Europea in via telematica tramite il sistema EPSS presente sul sito Cordis (http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm?fuseaction=usersite.fp7submitproposalpage). La Commissione Europea fa riferimento, come punto di contatto, al partecipante che guida la preparazione della proposta con il ruolo di coordinatore. Informazioni più dettagliate riguardo alle modalità di partecipazione ad ogni singolo bando e sulla compilazione della documentazione sono riportate nelle Guide per i partecipanti per i bandi specifici (presenti su Cordis). La procedura di presentazione delle proposte può prevedere una o due fasi a seconda delle azioni del Programma. 1) Moduli amministrativi (parte A) La parte A contiene informazioni di natura amministrativa riguardo alla proposta. Essa è suddivisa in: - Modulo A1: fornisce una visione istantanea della proposta - Modulo A2: riguarda informazioni sull organizzazione dell a struttura ospitante - Modulo A3 (ove previsto): riguarda informazioni sul ricercatore proponente - Modulo A4: riguarda informazioni sulla richiesta di finanziamento All interno delle specifiche Guide for Applicants per gli inviti a presentare proposte sono riportate informazioni dettagliate sulle modalità di compilazione della parte A. 2) La proposta di progetto (parte B) La parte B contiene informazioni di natura tecnico-scientifica ed è compilata sulla base della struttura proposta all interno della Guida per i partecipanti. 9
E riportata di seguito una tabella riassuntiva riguardante i i moduli amministrativi previsti per le varie tipologie di azioni del Programma: Azione Modulo A1 Modulo A2 Modulo A3 Modulo A4 Parte B Aspetti etici Initial Training informazioni Network (ITN) sulla proposta Intra-European informazioni Fellowship for sulla proposta Career Development (IEF) Industry Academia informazioni Partnership and sulla proposta Pathways (IAPP) European informazioni reintegration grants sulla proposta (ERG) International informazioni reintegration grants sulla proposta (IRG) International informazioni incoming sulla proposta Fellowships (IIF) International informazioni Outgoing sulla proposta Fellowships (IOF) Cofunding of non ancora Regional, National disponibile and International Programmes (COFUND) Specific actions informazioni sulla proposta informazioni non previsto informazioni sul proposta di SI sull istituzione ricercatore progetto ospitante richiesto informazioni sull istituzione ospitante informazioni sul ricercatore proponente richiesta di finanziamento informazioni non previsto richiesta di sull istituzione finanziamento ospitante informazioni informazioni non previsto sull istituzione sul ricercatore ospitante proponente informazioni informazioni non previsto sull istituzione sul ricercatore ospitante proponente informazioni informazioni richiesta di sull istituzione sul ricercatore finanziamento ospitante proponente informazioni informazioni richiesta di sull istituzione sul ricercatore finanziamento ospitante proponente non ancora non ancora non ancora disponibile disponibile disponibile informazioni Aspetti non previsto sui finanziari partecipanti (budget) proposta di SI progetto proposta di SI progetto proposta di SI progetto proposta di SI progetto proposta di SI progetto proposta di SI progetto non ancora non ancora disponibile disponibile Proposta di SI progetto 10
FASE 2 PEOPLE: informazioni da trasmettere all Area Ricerca prima dell invio della proposta : Il Responsabile Scientifico del progetto invia all Area Ricerca la seguente documentazione: - moduli amministrativi - parte B con la proposta di progetto La documentazione suddetta può essere inviata via email (gabriella.monaco@univr.it e in cc a Ufficio.ricerca@univr.it) 11
FASE 3: Invio della Proposta di Progetto all Unione Europea Dopo la verifica della documentazione della proposta di progetto da parte dell Area Ricerca, la modulistica di proposta di progetto è trasmessa all Unione Europea (Commissione Europea o Consiglio Europeo della Ricerca a seconda dei programmi) in via telematica tramite il sistema EPSS. Alla ricezione dei progetti, il sistema EPSS dell Unione Europea trasmette un messaggio di ricezione automatico via email. A questo segue una lettera della Commissione Europea o Consiglio Europeo che attesta la ricezione del progetto e l assegnazione ad esso di un numero di registrazione progressivo. FASE 3 : informazioni da trasmettere all Area Ricerca e al Segretario di Dipartimento subito dopo l invio della proposta all Unione Europea: Il Responsabile Scientifico del progetto invia la seguente documentazione: - Documentazione amministrativa del progetto (moduli A ed eventuale documentazione di supporto) - Proposta di progetto (parte B) - Lettera della Commissione Europea di conferma della ricezione della proposta di progetto e con l assegnazione del numero di registrazione del progetto. La documentazione suddetta può essere inviata via email in formato pdf (gabriella.monaco@univr.it e in cc a Ufficio.ricerca@univr.it) 12
FASE 4: La negoziazione del progetto e la stipula del contratto con l Unione Europea Qualora il progetto sia selezionato per l ammissione al finanziamento, ove previsto, esso passerà alla fase successiva della negoziazione, nell ambito della quale l Unione Europea richiede una definitiva indicazione delle voci di spesa previste in relazione al contributo finanziario concesso. Tale fase si esplica mediante la presentazione alla Commissione Europea di apposita modulistica (Grant Preparation Forms) e di una bozza dell allegato tecnico I (Description of work) del Grant Agreement (versione aggiornata della parte B del progetto). Nel caso in cui l Unione Europea richiedesse una diversa ripartizione dei costi o comunque una modifica al finanziamento concesso rispetto a quello richiesto, il Responsabile scientifico del progetto formulerà un nuovo piano finanziario che sarà sottoposto all approvazione del Consiglio di Dipartimento. La versione definitiva del budget e del progetto sarà attestata tramite una lettera del Direttore del Dipartimento firmata anche dal Responsabile scientifico del progetto. Prima della stipula del Consortium Agreement e della stipula del Grant Agreement con la Commissione Europea, il Responsabile Scientifico del progetto potrà sottoporli all Area Ricerca per eventuale consulenza. Considerata l'autonomia negoziale dei Dipartimenti operante dal 1 gennaio 2003, tutti i testi contrattuali del VII PQ potranno essere sottoscritti, per il Responsabile scientifico del progetto, dal Direttore di Dipartimento, previa delibera del Consiglio di Dipartimento stesso. Il versamento del contributo comunitario al progetto è effettuato direttamente al Dipartimento (sul modulo di negoziazione deve essere indicato il numero di c/c del Dipartimento). Le spese ammissibili sono quelle esclusivamente sostenute per la conduzione del progetto. La responsabilità riguardo all uso del finanziamento e alla periodicità della sua rendicontazione contabile è in capo al Responsabile scientifico del progetto. Periodicamente, l Area Ricerca darà comunicazione al Consiglio di Amministrazione d Ateneo dei contratti stipulati dai Dipartimenti dell Ateneo per progetti finanziati nell ambito del VII PQ. La comunicazione periodica fornirà tutti gli elementi specifici di ciascun progetto finanziato, ed in particolare la sua decorrenza, la durata, l identità e la tipologia degli Enti ad esso partecipanti, l entità del finanziamento concesso 13
FASE 4 - Informazioni da trasmettere all Area Ricerca e al Segretario di Dipartimento: Al termine della fase di negoziazione e dopo la stipula del contratto il Responsabile Scientifico del Progetto trasmette la seguente documentazione: - copia dei Grant Preparation Forms e dell Allegato tecnico I (Description of work) - lettera del Direttore del Dipartimento firmata anche dal Responsabile scientifico con cui si prende atto della versione definitiva del budget e del progetto - copia del Consortium Agreement stipulato - copia del Grant Agreement stipulato La documentazione suddetta può essere inviata all Area Ricerca via email (gabriella.monaco@univr.it e in cc Ufficio.ricerca@univr.it) in formato pdf 14
SCHEMA RIASSUNTIVO DELLA PROCEDURA di PRESENTAZIONE DELLE PROPOSTE DI PROGETTI Fase procedura Documentazione da inviare al Segretario di Dipartimento e Area Ricerca FASE 1 PRESENTAZIONE DEL PROGETTO AL DIPARTIMENTO/ Scheda riassuntiva progetto accompagnata da lettera di presentazione Estratto delibera Consiglio di Dipartimento o Provvedimento d urgenza FASE 2 VERIFICA DOCUMENTAZIONE CON Solo ad Area Ricerca: Documentazione amministrativa del progetto (moduli A) FASE 3 INVIO PROGETTO ALLA COMMISSIONE EUROPEA FASE 4 NEGOZIAZIONE E STIPULA DEL CONTRATTO CON LA COMMISSIONE EUROPEA Moduli amministrativi (parte A) Proposta di progetto (parte B) Eventuale documentazione di supporto Lettera della Commissione Europea di ricezione del progetto Grant Preparation Forms Allegato tecnico I (Description of work) Lettera del Direttore di Dipartimento firmata anche dal Responsabile scientifico nella quale si prende atto della versione definitiva del progetto e budget Copia del contratto (Grant Agreement) stipulato con l UE Copia del Consortium Agreement 15