LINEE GUIDA UTENTI SEZIONE DI PADOVA PER LA PROPOSTA E LA GESTIONE DI PROGETTI SU FONDI ESTERNI

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1 Sezione di PADOVA Istituto Nazionale di Fisica Nucleare LINEE GUIDA UTENTI SEZIONE DI PADOVA PER LA PROPOSTA E LA GESTIONE DI PROGETTI SU FONDI ESTERNI E attivo presso la Sezione un gruppo di lavoro cui gli utenti possono fare riferimento per l accesso ai finanziamenti esterni, sia per i Progetti di ricerca finanziati dalla Commissione Europea, che per quelli promossi da istituzioni nazionali (come ad esempio il MIUR ed il MISE) o regionali. Il gruppo di lavoro coopera con il Servizio Coordinamento Fondi Esterni (SCFE) presso l Amministrazione Centrale dell Ente e funge da tramite tra quest ultimo e gli utenti per gli adempimenti previsti. Informazioni utili sui bandi Europei di interesse per l'infn sono riportate nella pagina Per ogni chiarimento o richiesta di ulteriori informazione è inoltre disponibile a tutti la mailing list del gruppo fondiesterni_padova@pd.infn.it. FASE DI PROPOSTA Informare subito la Direzione! I bandi Europei e similari sono molto competitivi per cui la preparazione di un buon progetto richiede normalmente mesi di lavoro e l'intenzione di presentare una proposta deve essere perciò concepita con largo anticipo. Per poter usufruire nel migliore modo del supporto disponibile, sia localmente che a livello centrale, è quindi indispensabile che tale intenzione venga resa nota quanto prima, almeno 3 mesi prima della scadenza del bando, con una comunicazione alla Direzione (direzione_infn@pd.infn.it) e l'invio dell apposita scheda di presentazione per nuovi progetti. Nel caso in cui la partecipazione coinvolga solo la Sezione di Padova o implichi il coinvolgimento della Sezione come Struttura capofila per l INFN, verrà poi richiesto di inserire e mantenere le informazioni riguardanti la proposta sul portale del Servizio Fondi Esterni nazionale. Si ricorda al riguardo che la sottomissione di una proposta per conto dell Istituto è subordinata al nulla-osta da parte del Direttore. I proponenti verranno contattati per assistenza nella stesura della proposta e saranno invitati ad illustrare il progetto attraverso una breve presentazione al gruppo di lavoro e al Direttore che metta in luce in particolare eventuali questioni specifiche da approfondire. È disponibile su web anche una lista FAQ che riporta le risposte ai quesiti più frequenti sottomessi in fase di stesura della proposta. Stabilire il contatto con il Servizio Amministrazione! Almeno un mese prima della scadenza del bando dovranno inoltre essere avviati i contatti con il Servizio di Amministrazione per le necessarie verifiche della parte finanziaria. 1

2 Raccomandazione per proposte ERC e SIR Le proposte da sottomettere ai bandi ERC e SIR che coinvolgono l'infn come Host Institution o come Partner beneficiario, vengono seguite con particolare attenzione dal SCFE e in Sezione. In tal caso si raccomanda ai proponenti, in particolare quando non possano contare su esperienza personale pregressa, di iniziare la stesura della proposta con diversi mesi di anticipo, prevedendo di: inviare alla Direzione almeno 5 mesi prima della scadenza del bando una espressione di interesse scritta comprendente: abstract della proposta (2 pagine max), CV (2 pagine max) e una lista delle principali pubblicazioni (1 pagina max); rendere disponibile entro 3 mesi una prima bozza completa della parte B1 che sarà poi inviata al SCFE - a cura del gruppo Fondi Esterni PD; rendere disponibile entro 6 settimane lavorative dalla scadenza una prima bozza completa della parte B2 che sarà poi inviata al SCFE. Una volta ottenuto l esito è necessario inviare al Servizio Fondi Esterni copia del documento di valutazione del progetto e, in caso di approvazione, l eventuale invito della Commissione alla negoziazione del GA. PREPARAZIONE DEL GRANT AGREEMENT E ANTICIPAZIONE DEL CONTRIBUTO NEI PROGETTI EUROPEI Con Deliberazione del Consiglio Direttivo n.13430/14, tutti i Direttori delle Strutture INFN sono stati nominati Legal Signatories (LSIGN) e sono di conseguenza autorizzati a sottoscrivere per conto dell Istituto il Grant Agreement, il Consortium Agreement (CA) e tutti i documenti inerenti il GA, sia in forma cartacea che elettronica. Una volta ricevuto l invito della Commissione alla preparazione del GA, al Progetto viene assegnato, tramite Delibera del Consiglio Direttivo, un Project Legal Signatory (PLSIGN), di norma il Direttore della Struttura cui afferisce il proponente. In questa fase, che si definisce come time to grant, il Coordinatore inserisce nel Participant Portal i dati necessari alla preparazione del GA e degli allegati e ciascun partner sottoscrive elettronicamente la Declaration of Honour. Successivamente la Commissione fornisce il suo riscontro, chiedendo eventuali modifiche e la negoziazione si conclude con la sottoscrizione del Grant Agreement. Nel contempo le parti sottoscrivono anche il Consortium Agreement, un accordo che regola i rapporti fra le parti ed affronta questioni di interesse del consorzio. La Commissione non viene coinvolta in questo accordo; tuttavia il suo contenuto deve comunque rispettare il Grant Agreement ed in generale la normativa Ue. Una volta sottoscritto il contratto i Responsabili nazionali del Progetto possono richiedere l assegnazione in Bilancio dell importo corrispondente al contributo europeo previsto, a copertura delle spese necessarie al Progetto. In base alle tipologie di spesa da sostenere le risorse vengono assegnate nei corrispondenti capitoli di Bilancio. In particolare, l INFN mette a disposizione l importo totale relativo ai costi diretti per le trasferte, per l acquisto di materiale di consumo e di beni durevoli e l importo relativo ai costi per la stipula di nuovi contratti di lavoro o d opera, a tempo determinato, dedicati al Progetto. Si ricorda inoltre che, di norma, l Amministrazione Centrale dell Ente trattiene parzialmente una quota del contributo, detta overhead, a copertura degli oneri di carattere generale. La richiesta di assegnazione/anticipazione del contributo in Bilancio deve essere trasmessa tramite il Servizio Amministrazione della Sezione. 2

3 GESTIONE DEI PROGETTI EUROPEI Nuovo personale da reclutare Successivamente all assegnazione in Bilancio del contributo Ue è possibile richiedere l attivazione delle procedure per l assegnazione di eventuali contratti di lavoro a tempo determinato sui fondi del Progetto. La richiesta deve essere presentata dal Responsabile scientifico e da quello amministrativo e trasmessa all Amministrazione Centrale tramite la Direzione. È importante che le richieste siano state verificate per gli aspetti economici con il Servizio Amministrazione prima della trasmissione. Si precisa in proposito che il personale assunto con contratto a tempo determinato sui fondi del Progetto deve essere dedicato esclusivamente alle attività del Progetto stesso. Personale staff All avvio del Progetto viene definito l elenco del personale staff, con le relative percentuali di coinvolgimento. Tali percentuali devono essere dichiarate nei Preventivi di spesa annuali INFN. L eventuale partecipazione di personale afferente ai Servizi di Progettazione Meccanica od Elettronica va preventivamente concordata con il Direttore ed i rispettivi Responsabili. Timesheet Tutto il personale del quale si espongano i costi per il tempo dedicato al Progetto o con partecipazioni rilevanti alle attività di ricerca è tenuto a dichiarare il proprio coinvolgimento (si veda l Annotated Model Grant Agreement per H2020 art.18 comma 9). Il personale dedicato al Progetto solo per una parte del proprio tempo produttivo deve compilare il timesheet tramite il database INFN (Disposizione del Presidente n del 30 luglio 2014), disponibile al seguente link: Il personale che lavora esclusivamente al Progetto presenta invece per ciascun periodo di rendicontazione un apposita dichiarazione, detta Declaration on exclusive work for the action. Si precisa in merito che tale documentazione viene richiesta ed è oggetto di verifica da parte del revisore in sede di certificazione audit. Per tutto FP7 l Istituto ha fissato un tempo produttivo medio pari a 1512 ore annue; per Horizon2020 invece non è ancora stato definito. Missioni La Commissione prevede il rimborso delle spese di viaggio e soggiorno del personale facente parte dello staff del Progetto inviato in missione per lo svolgimento delle attività previste. I viaggi, per i quali si applica l usuale normativa INFN per le trasferte, devono essere motivati come essenziali per le attività del Progetto (si veda l Annotated Model Grant Agreement art.6.2 lettera d). Le spese di missione devono essere pertanto adeguatamente giustificate in connessione alle specifiche attività previste nell Annex 1 e/o nel CA. Particolare attenzione dev essere rivolta alla pertinenza delle spese sostenute con le date dei meeting, la causale di missione indicata nell autorizzazione dovrà essere il più dettagliata possibile e tutta la documentazione disponibile a dimostrazione dell'inerenza del costo alle attività del Progetto (inviti a partecipare alle riunioni, agende, minute, locandine di workshop o conferenze, etc), dovrà essere trasmessa all Amministrazione non appena disponibile. Tale documentazione sarà infatti presa in esame dal revisore per il rilascio della certificazione audit. 3

4 Personale universitario Il personale universitario con incarico di associazione all INFN può partecipare alle attività del Progetto. L elenco dei nominativi deve essere riportato nell allegato tecnico Annex 1 e sarà poi possibile caricare sul Progetto il costo delle missioni, per lo svolgimento delle attività relative al GA, di detto personale. Non è possibile invece rendicontare il costo del personale associato per le ore di lavoro dedicate al Progetto. Ciononostante, in caso di partecipazioni rilevanti alle attività di ricerca, si raccomanda la compilazione del timesheet anche da parte del personale associato. Acquisti E possibile caricare sul Progetto i costi per l acquisto di materiale di consumo e servizi necessari per l esecuzione delle attività. Tale necessità andrà dimostrata di volta in volta con una relazione del Responsabile scientifico. Per l acquisto di beni e servizi la normativa europea richiede, diversamente dalla normativa nazionale, una procedura comparativa per acquisti di qualsiasi importo. Per questo motivo è necessario usufruire per tutti gli acquisti della RDO presente sul MEPA e, qualora il metaprodotto non fosse disponibile, ottenere almeno tre diverse offerte. Eventuali subcontratti sui fondi del Progetto devono essere richiesti già in fase di negoziazione ed essere quindi inseriti nel DoA. Tali costi non danno origine ad alcun overhead. Come per l acquisto di materiali e servizi sono necessarie la procedura comparativa e la relazione del Responsabile scientifico. L acquisto di attrezzature e beni durevoli sui fondi del Progetto viene fortemente sconsigliato, in quanto vengono rimborsate dalla Commissione solo le quote di ammortamento relative al periodo di effettivo utilizzo del bene per il Progetto, nell'arco della durata dello stesso. Sito Web Ciascun Progetto deve avere un sito Web, in cui venga esposto il logo ufficiale della Commissione Ue, specificando l ambito del finanziamento (ERC, MSCA ecc.) Report periodici Il Responsabile scientifico dovrà poi attivarsi per la redazione dei report periodici dell attività, secondo le scadenze previste nel GA, e sarà contattato per eventuali dati utili alla presentazione del report finanziario. Portale della Commissione I Responsabili nazionali devono registrarsi sul sito ufficiale della Commissione Ue per la gestione dei Progetti ad uno dei seguenti link: per FP7 per Horizon Nel portale ciascun Progetto ha un account specifico, cui le figure di riferimento accedono tramite login, ciascuno con le responsabilità collegate al proprio ruolo. L utilizzo di questi tool è previsto sia per la sottomissione dei report scientifici e finanziari, che per altre notifiche e adempimenti. 4

5 Documenti utili (link ai documenti da caricare sulla pagina) Scheda presentazione nuovi progetti. Tabelle stipendiali. Disposizioni per la partecipazione dell INFN ai progetti di ricerca co-finanziati dalla Ue. Disposizioni per la partecipazione al Programma People. Disposizioni per l attività di Audit. Disposizioni su timesheet integrato on-line. Dichiarazione personale al 100%. Legenda SCFE: Servizio Coordinamento Fondi Esterni FP: Framework Programme LSIGN: Legal Signatory GA: Grant Agreement DoA: Description of the Action CA: Consortium Agreement WP: Work Package 5