COMUNE DI TERNI DIREZIONE AFFARI GENERALI DETERMINAZIONE DEL DIRIGENTE Numero 113 del 19/01/2011 OGGETTO: Organizzazione Direzione Affari Generali. ESERCIZIO 2011
DIREZIONE AFFARI GENERALI DETERMINAZIONE DIRIGENZIALE IL DIRIGENTE Premesso - che la Giunta comunale, con atto n. 391 del 03/09/2010, ha approvato il Modello organizzativo dell Ente, definendo le funzioni e le competenze relative a ciascuna struttura organizzativa dallo stesso prevista, nonché la conseguente rideterminazione della relativa dotazione organica; - che il Sindaco, con Decreto prot. n. 147379 del 02/09/2010, ha conferito ai Dirigenti in servizio la responsabilità delle posizioni dirigenziali previste nel Modello organizzativo di cui sopra; - che il Dirigente della Direzione Risorse Umane Organizzazione, d intesa con il Direttore generale, con disposizione prot. n. 152455 del 13/09/2010 ha assegnato a questa Direzione le risorse umane previste dalla succitata dotazione organica; Considerato che il punto 2 di detta disposizione demanda al Dirigente della Direzione la definizione dell organizzazione interna della struttura, tenendo conto delle funzioni e delle competenze attribuite; Visto che il Dirigente con Determinazione n. 2744 del 27/9/2010 ha conferito gli incarichi di posizione organizzativa di direzione di 1^ fascia; Dato atto che le aree di competenza della direzione, assegnate con Deliberazione di Giunta comunale n. 391 del 03/09/2010, risultano le seguenti: 1. Attività di supporto all ufficio del Presidente del Consiglio comunale 2. Attività di supporto all attività del Consiglio Comunale 3. Attività di supporto alla Commissioni consiliari 4. Gestione risorse finanziarie del Consiglio comunale, indennità di carica al Presidente del Consiglio comunale ed ai Consiglieri Comunali 5. Attività di supporto e assistenza alle funzioni della Giunta comunale 6. Supporto all attività del Segretario generale in ordine all analisi di regolarità dell azione amministrativa 7. Gestione delle aste pubbliche, delle pubbliche gare di appalto e dell attività contrattuale dell Ente in forma pubblico amministrativa 8. Attività di coordinamento della revisione dei regolamenti in senso digitale e di supporto alla produzione normativa dell Ente 9. Assistenza al Difensore civico 10. Supporto all ufficio del Difensore civico 11. Supporto al centro Pari opportunità 12. Supporto alle attività degli altri organismi istituzionalmente previsti (attivati o da attivare di emanazione consiliare 13. Gestione attività centralino generale, archivio, protocollo spedizione, notifica, tenuta albo pretorio e pubblicazione atti in intranet ed internet 14. Attività connesse con la responsabilità della gestione del protocollo informatico e del relativo manuale per l area organizzativa omogenea costituita dall Ente 15. Garanzia del diritto di accesso e di partecipazione: monitoraggio dell attuazione delle disposizioni regolamentari sull esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi.
Ritenuto di dettagliare, per ogni singola area di competenza, le linee di attività accanto a ciascuna indicate: Competenze Attività di supporto all ufficio del Presidente del Consiglio comunale Attività 1. Convocazione e preparazione Ordine del Giorno del Consiglio Comunale; 2. Organizzazione del Question Time; 3. Organizzazione gestione emendamenti al Bilancio; 4. Gestione Atti Politici; 5. Gestione elenchi atti politici presentati dai Consiglieri; 6. Segreteria Presidenza rapporti istituzionali; 7. Gestione Ufficio di Presidenza; 8. Gestione Conferenza Presidenti (con proposta di nuovo regolamento Commissione dei Presidenti); 9. Gestione riprese televisive del Consiglio Comunale; 10. Tenuta registro delle Associazioni, Organizzazioni del Volontariato e Enti a base associativa; 11. Spedizione della convocazione del Consiglio Comunale con allegata relativa documentazione; 12. Gestione Gazzette Ufficiali; 13. Predisposizione delle cartelle (con nuova procedura) degli atti iscritti all OdG del C.C; Attività di supporto all attività del Consiglio Comunale 14. Aggiornamento Atti (Mozioni, Interrogazioni, Atti di Indirizzo per C.C.) per Trasmissione al Presidente del Consiglio; 15. Tenuta registro delle Deliberazioni; 16. Assistenza a rotazione in C.C. per la verbalizzazione della seduta quindi redazione delle deliberazioni adottate e gestione personale di supporto (uscieri, LSU, ecc.); 17. Protocollazione e pubblicazione delle delibere di CC e di GC con scansione degli atti e allegati per la pubblicazione on line; Attività di supporto alle Commissioni consiliari 18. Gestione composizioni Gruppi/Commissioni; 19. Gestione fondi Gruppi Consiliari; 20. Assistenza Gruppi Consiliari; 21. Acquisizione e trasmissione pratiche alle Commissioni Consiliari Permanenti; 22. Determinazione per autorizzazioni all uso delle Sale Comunali ai Gruppi;
Gestione risorse finanziarie del Consiglio comunale, indennità di carica al Presidente del Consiglio comunale ed ai Consiglieri Comunali 23. Gestione fondi Presidenza; 24. Gestione rimborso spese di viaggio Consiglieri residenti fuori Comune; 25. Gestione rimborso spese missioni (Consiglieri Presidente); 26. Predisposizione Determine di impegno per la liquidazione dei gettoni di presenza dei Consiglieri, rimborsi ai datori di lavoro e IRAP; 27. Atti di liquidazione mensili per somme spettanti ai Consiglieri; 28. Atti di Liquidazione per rimborsi ai datori di lavoro; Attività di supporto e assistenza alle funzioni della Giunta comunale 29. Attività di supporto per la predisposizione dell OdG della G.C; 30. Partecipazione alla G.C. per la predisposizione degli atti in tempo reale; 31. Dattiloscrittura di tutte le deliberazioni e relativa collazione; Supporto all attività del Segretario generale in ordine all analisi di regolarità dell azione amministrativa 32. Collaborazione alla definizione e risoluzione di problematiche complesse;
Gestione delle aste pubbliche, delle pubbliche gare di appalto e dell attività contrattuale dell Ente in forma pubblico amministrativa 33. Attività di pareristica e consulenza in materia di appalti ad evidenza pubblica e non, nonché in materia di diritti reali; 34. Redazione e stipula contratti in forma pubblica -amministrativa concernenti diritti reali, espropri, servitù, lottizzazioni, piani attuativi, mutui, locazioni, compravendite ecc; 35. Redazione e stipula contratti in forma pubblica -amministrativa concernenti progetto di trasformazione aree PEEP da diritto di superficie in diritto di proprietà; 36. Informatizzazione pratiche d archivio e fascicoli elettronici; 37. Espletamento di appalti pubblici mediante procedura aperta; 38. Espletamento di appalti pubblici mediante procedura negoziata; 39. Espletamento di concessioni di servizio ad evidenza pubblica; 40. Espletamento di aste pubbliche per alienazioni immobili; 41. Partecipazione a gruppi di lavoro interdirezionali per lo studio del sistema ottimale per affidamento di procedura di altrettanta scelta del contraente e per la predisposizione degli atti amministrativi e tecnici inerenti gli appalti stessi; 42. Partecipazione a commissioni di gara inerenti procedura ad evidenza pubblica; 43. Partecipazione a Commissioni di gara inerenti procedure negoziate; 44. Redazione e stipula contratti in forma pubblica -amministrativa ed assistenza ai rogiti al Segretario per appalti pubblici; 45. Realizzazione fascicoli elettronici di appalto; 46. Redazione e stipula di scritture private; Attività di coordinamento della revisione dei regolamenti in senso digitale e di supporto alla produzione normativa dell Ente 47. Attività di ricerca normativa, revisione dei regolamenti e pubblicazione on line degli stessi; Assistenza al Difensore civico 48. Attività di segreteria all Ufficio del Difensore Civico; Supporto all ufficio del Difensore civico Supporto al centro Pari opportunità Supporto alle attività degli altri organismi istituzionalmente previsti (attivati o da attivare di emanazione consiliare) 49. Attività di supporto amministrativo all Ufficio; 50. Organizzazione incontri e gestione economica del centro Pari Opportunità; 51. Supporto e organizzazione della Consulta Immigrati;
52. Attività connesse all attività del centralino; 53. Aggiornamento degli utenti telefonici interni; Gestione attività centralino generale, archivio, protocollo spedizione, notifica, tenuta albo pretorio e pubblicazione atti in intranet ed internet 54. Archiviazione di documentazione cartacea proveniente dagli Uffici comunali; 55. Ricerche e consegna di documentazione cartacea agli uffici richiedenti; 56. Ricerche e accessi documentali esterni; 57. Registrazione, protocollazione e invio agli uffici di competenza di atti giudiziari contro il Comune di Terni; 58. Protocollazione e fascicolazione di tutti gli atti concernenti l Archivio; 59. Registrazione di atti giudiziari in deposito presso il Comune di Terni e consegnati all utenza titolare dell avviso di notifica; 60. Registrazione di notifiche depositate in Comune dell Equitalia e relativa consegna del 50% circa della giacenza all utenza richiedente; 61. Registrazione di notifiche depositate presso il Comune di Terni dall Agenzia delle Entrate di Terni e relativa consegna del 50% della giacenza all utenza richiedente; 62. Registrazione valori inviati ai vari servizi comunali; 63. Copia e smistamento a tutte le Direzioni Comunali delle Gazzette Ufficiali; 64. Supporto per ricerche storiche ai laureandi e ricercatori; 65. Supporto nella ricerca di documentazione storica negli archivi delle Delegazioni; 66. Elaborazione di progetti di riordino, selezione archivistica e schedatura informatica di fondi archivistici; 67. Rendicontazione mensile degli Uffici Archivio, Protocollo, Spedizione e Messi notificatori degli straordinari, indennità di cassa, di rischio, di disagio e ferie; 68. Redazione Determinazioni e Liquidazioni relative alla gestione dell Unità Organica Archivio, Protocollo, Spedizione e Messi Notificatori; 69. Preparazione e spedizione di tutta la posta degli Uffici e Delegazioni Comunali; 70. Affrancatura e spedizione posta ordinaria; 71. Preparazione ed affrancatura RRR e relative distinte; 72. Preparazione e affrancatura di tutte le altre forme di spedizione, es. posta celere, pacchi, notifiche, ecc; 73. Gestione contratto Pick-up con Poste Italiane Spa; 74. Contabilità corrispondenza elettorale per rimborso spese; 75. Richiesta uff. Economato di somme per acquisto prodotti postali e relativa gestione mensile; 76. Rendicontazione mensile all ufficio economato dei prelievi effettuati con relative note giustificative; 77. Contabilità dettagliata giornaliera per Poste Italiane Spa; 78. Contabilità fine mese per Poste Italiane Spa; 79. Registrazione della posta inviata tramite programma del Protocollo informatico; 80. Aggiornamento spesa mensile RRR e posta Target; 81. Acquisizione e utilizzo nel mese di Febbraio del Logo S. Valentino; 82. Fascicolazione elettronica delle pratiche di competenza dell ufficio; 83. Notifiche di tutti gli atti provenienti da uffici interni all Ente o provenienti da Enti esterni; 84. Redazione e trasmissione delle relate di notifica ai richiedenti; 85. Pubblicazione all Albo Pretorio tradizionale e on line 86. Pubblicazione atti in intranet ed internet
Attività connesse con la responsabilità della gestione del protocollo informatico e del relativo manuale per l area organizzativa omogenea costituita dall Ente 87. Registrazione documenti in entrata (il 60% dei documenti totali registrati nella AOO comune di Terni) 88. Apertura della posta recapitata tramite il servizio postale 89. Presidio e gestione della casella di posta elettronica certificata 90. Fascicolazione elettronica delle pratiche di competenza dell ufficio 91. Completamento attività formative sulla gestione documentale ai dipendenti comunali 92. Ampliamento delle attività di assegnazione dei documenti tramite il protocollo informatico 93. Supporto agli uffici comunali nelle attività di fascicolazione elettronica e gestione documentale 94. Supporto agli uffici comunali per la configurazione e la gestione degli strumenti tecnici di corredo al sistema di protocollo informatico (scanner, stampanti etichette) 95. Svolgimento delle funzioni di supporto e controllo previste per legge relative al protocollo informatico 96. Aggiornamento delle abilitazioni dei circa 700 utenti configurati nella ACL (access control list) del protocollo informatico 97. Smistamento della posta interna di tutti gli uffici comunali quantificabile in circa 2000 pezzi giornalieri 98. Attività di informazione ai cittadini 99. Avvio flussi notifiche richieste da soggetti esterni 100. Dematerializzazione di alcune tipologie di documenti Garanzia del diritto di accesso e di partecipazione: monitoraggio dell attuazione delle disposizioni regolamentari sull esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi. 101. Ricerche e accessi documentali esterni, consulenza e verifiche Ritenuto, sulla base dell analisi delle integrazioni tra le linee di attività, di individuare i seguenti nuclei omogenei di attività: Nuclei omogenei di attività Linee di attività (integrate) Segreteria Affari generali 13-17; 26-31; 48-49; 52-53; 85-86; 101 Appalti e contratti 32-47; 86; 101 Servizio di staff Presidenza e supporto commissioni 1-12; 18-25; 50-51; 101 consiliari Archivio, protocollo, spedizione, messi notificatori 54-84; 86; 87-101 Ritenuto di costituire le seguenti n. 4 Unità Operative corrispondenti ai n.15 nuclei omogenei di attività individuati, aggregandoli per competenze: Unità Operative Segreteria Affari generali Appalti e contratti Servizio di staff Presidenza e supporto commissioni consiliari Archivio, protocollo, spedizione, messi notificatori Nuclei omogenei di attività Segreteria, gestione testi, albo pretorio, segreteria Difensore Civico e Segretario Generale, centralino, uscieri Appalti e contratti Staff supporto Presidenza, Commissioni consiliari, supporto centro Pari Opportunità e Consulta Immigrati Archivio, protocollo, dematerializzazione, spedizione, messi notificatori
Ritenuto di assegnare, pertanto, alle suddette unità operative le risorse umane di seguito indicate: Unità Operative P.O. di Direzione Dell Università Roserita Risorse umane Segreteria Arcangeli Maurizio Milardi Simona Scancella Paola Gestione testi Belarducci Lolita Scarso Lorella Segreteria Affari generali Albo pretorio Adoni Gianluca (responsabile) Segreteria Difensore Civico e Segretario Generale Benedetti Emanuela Centralino Andrielli Maria Paola (presso il Palazzo di Giustizia) Bevilacqua Nicoletta Scarano Enrico Uscieri Pugnali Gabriella Sidori Paolo Stocchi Patrizia P.O. di Direzione Tabarrini Luca Appalti e contratti Servizio di staff Presidenza e supporto Commissioni consiliari Angeli Francesco (fino al 31/12/2010) Ceccarelli Maria Rita Criscuolo Monica Polisini Laura Sanapo Anna Luisa Scippa Anna P.O. di Direzione Moriconi Maurizio Staff supporto Presidenza Eresia Carla Contessa Alessandra Commissioni consiliari 1 C Moriconi Maurizio 2 C Arcangeli Maurizio 3 C Moriconi Maurizio 4 C Catanzani Maria Supporto Centro Pari Opportunità e Consulta Immigrati Contessa Alessandra Coordinatore Amministrativo Nesta Franca Archivio Allegretti Valter (responsabile) Banconi Stefano Ferrara Nicoletta Quintili Rosalia Archivio, protocollo, spedizione, messi notificatori Protocollo Barcaroli Giuseppe Bianco Valentino Rossi Francesca Scarponi Fiorenza Tella Stefano Protocollo-dematerializzazione Catini Elisabetta Piersanti Enrico (responsabile - sostituzione albo) Messi notificatori Angeli Paolo (responsabile ½) Bargnesi Patrizia Violati Gianna(responsabile ½) Virili Maurizio
Visto il Regolamento sull Ordinamento degli uffici e dei servizi approvato con Deliberazione della Giunta comunale n. 252 del 15/06/2010; Considerato inoltre che è necessario provvedere ad assegnare anche compiti sostitutivi ed integrativi, riorganizzare il servizio di uscierato di P.zo spada ed i servizi in materia di elezioni e/o referendum nonché stabilire tempi certi per i procedimenti amministrativi descritti; Con i poteri del privato datore di lavoro; Informate le Organizzazioni sindacali; DETERMINA per tutti i motivi in premessa specificati, la micro - organizzazione della direzione Affari Generali è definita secondo lo schema allegato che costituisce parte integrante della presente disposizione. DIREZIONE AFFARI GENERALI Segreteria Affari generali Appalti e contratti Servizio di staff Presidenza e supporto Commissioni consiliari Archivio, protocollo, spedizione, messi notificatori Il Dirigente Dott. Luciano Sdogati