REGOLAMENTO PER LA DISCIPLINA DELL'ASSEGNAZIONE E DELL'UTILIZZO DEGLI APPARATI DI TELEFONIA MOBILE E TRAFFICO DATI
INDICE Art. 1 - Oggetto del regolamento e definizioni... 1 Art. 2 - Principi... 1 Art. 3 - Acquisizione degli apparati di telefonia mobile e attivazione di nuove utenze... 1 Art. 4 - Suddivisione degli apparati di telefonia mobile... 1 Art. 5 - Terminali/SIM ad uso esclusivo... 2 Art. 7 - Criteri di utilizzo dei terminali/sim... 2 Art. 8 - Responsabilità e doveri dell assegnatario... 3 Art. 9 - Utilizzo dei terminali/sim per motivi diversi da quelli di servizio... 3 Art. 10 - Restituzione... 3 Art. 11 - Possibilità di riscatto del terminale ad uso esclusivo... 3 Art. 12 - Rilevazioni delle informazioni e dei costi di esercizio... 3 Art. 13 - Controlli... 4 Art. 14 Entrata in vigore... 4 Allegati: - Allegato A - Modulo di richiesta terminali/sim - Allegato B - Modulo di consegna terminali/sim - Allegato C - Modulo di ricevuta restituzione terminali/sim
Art. 1 - Oggetto del regolamento e definizioni Il presente regolamento disciplina limiti, criteri per l assegnazione e modalità per l'utilizzo degli apparati di telefonia mobile, internet tablet e carte SIM, che d'ora in poi saranno definiti "terminali" e SIM di proprietà o comunque nella disponibilità dell'ente a seguito di contratti di noleggio o equivalenti. Di seguito vengono date alcune definizioni: - Carta SIM (Subscriber Identity Module o modulo d'identità dell'abbonato): è una smart card che viene inserita in un apparato di fonia mobile e consente di archiviare in modo sicuro un numero univoco associato a tutti gli utenti di telefonia mobile di reti GSM o UMTS, che rappresenta l'identità internazionale di un utente di telefonia mobile. Le carte SIM sono utilizzate dagli operatori di telefonia mobile per mettere a disposizione degli abbonati connessioni voce e dati; - Apparato di telefonia mobile (telefono cellulare, smartphone): è un apparecchio radio mobile terminale ricetrasmittente per la comunicazione in radiotelefonia sull'interfaccia radio di accesso di una rete di telecomunicazione cellulare; - Internet Tablet (Web Tablet, Pad Tablet, web-pad, Surfpad): è il nome di una gamma di dispositivi Internet mobile studiati appositamente sulle caratteristiche di Internet e dei media. Il loro collegamento alla rete internet può avvenire in modalità wi-fi oppure mediante alloggiamento per modulo GSM utilizzando quindi carta SIM di un operatore telefonico; Art. 2 - Principi L acquisizione e l utilizzo dei terminali/sim deve essere improntato a principi di razionalizzazione delle risorse strumentali e della progressiva riduzione delle spese di esercizio. L utilizzo dei terminali/sim, in particolare, deve assicurare la razionalizzazione dell uso dei cellulari nei soli casi di effettiva necessità e quando esigenze di servizio richiedano pronta e costante reperibilità. Art. 3 - Acquisizione degli apparati di telefonia mobile e attivazione di nuove utenze Le acquisizioni ovvero le sostituzioni degli apparecchi terminali/sim sono effettuate dall Ufficio competente compatibilmente con le risorse disponibili in bilancio. All atto dell attivazione di nuove utenze l Ufficio competente effettua una valutazione circa la configurazione da attribuire a ciascun terminale/sim richiesto. Art. 4 - Suddivisione degli apparati di telefonia mobile Ai soli fini del presente Regolamento, gli apparati di telefonia mobile si suddividono in: - cellulari ad uso esclusivo: comprendono i cellulari assegnati in via permanente ed esclusiva all assegnatario in relazione alla funzione ovvero alla mansione svolta; - cellulari di servizio: comprendono i cellulari assegnati temporaneamente al personale dell ente per il periodo necessario allo svolgimento delle attività che ne richiedono l uso. - 1 -
Art. 5 - Terminali/SIM ad uso esclusivo Il terminale/sim ad uso esclusivo viene concesso a fronte dell insediamento in cariche istituzionali di particolare rilevanza ovvero per particolari posizioni nell organizzazione del lavoro che determinano la necessità di essere costantemente reperibili. In particolare, possono usufruire del terminale/sim esclusivo: - Sindaco, vice - Sindaco; - Assessori; - Segretario. Gli apparecchi terminali/sim assegnati ad uso esclusivo non possono essere ceduti a terzi a nessun titolo. Al cessare delle condizioni che hanno condotto all assegnazione del terminali/sim ad uso esclusivo e, comunque, al venir meno dell incarico in virtù del quale era stata disposta l assegnazione, la relativa utenza può essere tempestivamente cessata e l assegnatario è tenuto all immediata restituzione dell apparecchio. Art. 6 - Terminali/SIM ad uso di servizio I terminali/sim di servizio possono essere assegnati a dipendenti, organi di altre Pubbliche Amministrazioni, organizzazioni associative, ecc nei seguenti casi: - per soddisfare le esigenze di pronta e costante reperibilità; - per coprire le necessità relative a servizi fuori sede; - per particolari esigenze tecniche di comunicazione di altra natura, tra le quali servizi che non possono essere altrimenti soddisfatti con impianti di telefonia fissa e/o altri strumenti di comunicazione, ovvero risulti più conveniente soddisfare le suddette esigenze mediante dotazione di un terminale/sim. L utilizzo del terminale/sim è disposto previa richiesta e autorizzazione del Segretario dell ente/ufficio competente contenente anche l indicazione delle esigenze di servizio che ne rendono necessario l uso, nonché la durata delle stesse quando la stessa sia chiaramente identificabile. La richiesta di assegnazione deve essere indirizzata all Ufficio competente che annota in un apposito Registro delle assegnazioni degli apparecchi terminali/sim il nominativo dell assegnatario, la data di consegna del terminale/sim, le esigenze di servizio, la data di riconsegna del terminale/sim, nonché ogni notizia sullo stato di funzionamento del terminale/sim. Art. 7 - Criteri di utilizzo dei terminali/sim Tutti i terminali/sim devono essere utilizzati, da parte di coloro che vi operano, in modo strettamente pertinente alla propria attività lavorativa o carica istituzionale; gli utenti devono impegnarsi per un utilizzo appropriato, efficiente, corretto e razionale. L effettuazione delle chiamate da e verso telefoni cellulari dell ente deve rispondere a criteri di effettiva necessità ed urgenza. Al fine di garantire l immediata rintracciabilità nei casi di necessità, gli utilizzatori dei telefoni cellulari hanno l obbligo di mantenere in funzione il telefono cellulare durante le ore di servizio, durante le ore di reperibilità, ove previste, ed in tutti i casi in cui le circostanze concrete lo rendano opportuno. - 2 -
Ogni assegnatario di terminale è responsabile dell uso appropriato e della diligente conservazione dell apparecchio, che non può essere ceduto a colleghi o terzi. Art. 8 - Responsabilità e doveri dell assegnatario L assegnatario è responsabile della tutela del terminale/sim a lui affidato. Lo stesso è quindi responsabile della custodia e del corretto utilizzo dell apparato, fin dal momento della sottoscrizione della dichiarazione di presa in carico. L assegnatario del terminale/sim di servizio è tenuto alla piena conoscenza di tutte le funzioni e modalità descritte nei manuali di utilizzo, nonché alla conservazione degli stessi. L assegnatario è altresì personalmente responsabile di qualsiasi danno che possa derivare da sue azioni od omissioni, salvo il verificarsi di eventi attribuiti al caso fortuito o alla forza maggiore. In caso di furto o smarrimento, l assegnatario deve prontamente provvedere alla denuncia agli organi di Polizia Giudiziaria e deve darne immediata comunicazione all Ufficio competente che attiverà le procedure volte al blocco dell utenza. In caso di danneggiamento, furto e/o smarrimento dell apparato di telefonia mobile, l eventuale addebito forfettario effettuato dal gestore di telefonia mobile, nei modi e nei termini previsti dal contratto al momento in vigore, è posto a carico dell assegnatario. Art. 9 - Utilizzo dei terminali/sim per motivi diversi da quelli di servizio Agli assegnatari di terminali/sim di servizio, non è consentito utilizzare gli stessi per motivi personali, o comunque diversi da quelli di servizio. In caso di accertata violazione della predetta condizione saranno addebitati i relativi costi direttamente all utilizzatore. Art. 10 - Restituzione Al cessare delle condizioni che hanno condotto all assegnazione del terminale/sim nella disponibilità dell ente e, comunque, al venir meno dell incarico in virtù del quale era stata disposta l assegnazione (conferimento di altro incarico, dimissioni, cessazioni dal servizio, ecc.) la relativa utenza viene tempestivamente bloccata o eliminata da quelle intestate all Ente. In tali casi il rassegnatario è tenuto all immediata restituzione del terminale/sim (Allegato "C" modulo di ricevuta restituzione terminali), unitamente agli accessori (confezione originale, auricolare, cavo di alimentazione, batteria, libretto istruzioni, ecc.). Le spese per l eventuale utilizzo indebito, accertato dagli Uffici comunali competenti, devono essere poste a carico dell'ex assegnatario. A tal fine l'ente potrà rivalersi anche sulle eventuali somme ancora dovute in dipendenza del rapporto di lavoro. Art. 11 - Possibilità di riscatto del terminale ad uso esclusivo Nei casi di cessazione dell attività lavorativa per l Ente non è consentita la possibilità di riscatto del terminale ad uso esclusivo. Art. 12 - Rilevazioni delle informazioni e dei costi di esercizio Periodicamente (almeno una volta all anno), l Ufficio competente riepiloga su appositi tabulati tutti i dati concernenti i cellulari ad uso esclusivo e di servizio. L Ufficio competente provvede al raffronto ed alla valutazione degli stessi in modo tale che possa essere rilevato il volume di traffico, il costo medio e complessivo. - 3 -
In tale sede viene altresì effettuata una valutazione circa la convenienza di mantenere attive le utenze cellulari, nonché di ridefinire le configurazioni in relazione alle esigenze. Art. 13 - Controlli L Ente può disporre l'effettuazione di controlli sull utilizzo dei terminali messi a disposizione, anche attraverso l analisi dei tabulati telefonici al fine di: - verificarne il corretto utilizzo; - monitorare e ridurre la spesa pubblica; - rilevare eventuali danni patrimoniali già posti in essere; - agire quale deterrente rispetto a comportamenti impropri; - tutelare l immagine dell Ente e di coloro che vi prestano la propria attività, I controlli saranno effettuati a cura dell'ufficio competente e dovranno rispettare i principi di necessità, proporzionalità, imparzialità, trasparenza e protezione dei dati personali; Art. 14 Entrata in vigore Il presente regolamento entra in vigore a termini di Legge. - 4 -
Allegato A Modulo di richiesta terminale/sim All Ufficio - SEDE Il/la sottoscritto/a C.F. in qualità di Responsabile dell Area\Istrutttore tecnico\operaio\altro (specificare): Visto il Regolamento per la disciplina dell'assegnazione e dell'utilizzo degli apparati di telefonia mobile e traffico dati chiede l assegnazione di n. terminali/sim di servizio per necessità di immediata rintracciabilità del personale assegnato nell ambito del seguente servizio: Grezzana, lì Il richiedente - 5 -
Allegato B Modulo di consegna terminale/sim Il/la sottoscritto/a C.F. in qualità di Responsabile dell Ufficio\Istrutttore tecnico\operaio\altro(specificare): riceve in consegna, dal Responsabile/Istruttore dell Ufficio il seguente apparato per le comunicazioni di rete mobile costituito da: Cellulare/smartphone (marca, modello, IMEI): tablet (marca, modello, IMEI): caricabatterie; auricolari; altri accessori: SIM n. di tel: /n. seriale: Il/la sottoscritto/a si impegna a utilizzare il/i terminale/sim con la massima cura e per gli usi consentiti, secondo le modalità di cui al Regolamento la disciplina dell'assegnazione e dell'utilizzo degli apparati di telefonia mobile e traffico dati approvato con delibera di Giunta Comunale n. del di cui ha conoscenza per averne ricevuto una copia. Prendendo in consegna il terminale/sim sopra descritto/i dichiara di essere informato sul suo/loro funzionamento e di assumere diretta responsabilità per il suo/loro danneggiamento, smarrimento o furto causati da propria comprovata colpa. Si impegna a riconsegnare il/i terminale/sim in qualsiasi momento a seguito di richiesta del Responsabile dell Ufficio Grezzana, lì Il richiedente - 6 -
Allegato C Modulo di ricevuta restituzione terminale/sim Il/la sottoscritto/a C.F. in qualità di Responsabile dell Ufficio\Istrutttore tecnico\operaio\altro(specificare): Con la presente dichiara di ricevere da : il seguente apparato per le comunicazioni di rete mobile costituito da: Cellulare/smartphone (marca, modello, IMEI): tablet (marca, modello, IMEI): caricabatterie; auricolari; altri accessori: SIM n. di tel: /n. seriale: Grezzana, lì Il richiedente - 7 -