1 REGOLAMENTO PER LA DISCIPLINA DEI RIMBORSI DELLE SPESE SOSTENUTE DAGLI AMMINISTRATORI LOCALI PER MISSIONI ISTITUZIONALI APPROVATO CON DELIBERAZIONE C.C. N. 26 DEL 24/11/2015
2 INDICE Art. 1 Oggetto del regolamento...3 Art. 2 Disciplina delle missioni...3 Art. 3 Individuazioni delle missioni...3 Art. 4 Viaggi per accesso alla sede dell ente...3 Art. 5 Autorizzazioni...3 Art. 6 - Criteri sull utilizzo del mezzo di trasporto 4 Art. 7 - Trattamento di missione in ambito nazionale 4 Art. 7 - Trattamento di missione all'estero..5 Articolo 8 Casi di riduzioni della misura del rimborso spese per missioni nel e fuori del territorio nazionale.5 Art. 9 - Documentazione necessaria per il rimborso delle spese di viaggio..6 Art. 10 Modalità di liquidazione delle spese.6 Art. 11 - Entrata in vigore.6 Art. 12 Disposizioni finali...6
Art. 1 - Oggetto del regolamento Il presente regolamento ha per oggetto la disciplina delle missioni degli Amministratori Comunali in relazione al disposto dell'art. 84 del D. Lgs. 18 agosto 2000, n. 267, come modificato dall'art. 5 comma 9, lettere a) e b) del Decreto Legge 31 maggio 2010 n. 78, convertito dalla Legge 30 luglio 2010 n. 122, e del Decreto del Ministero dell'interno 4 agosto 2011. Art. 2 Disciplina delle missioni Il rimborso delle spese di viaggio agli Amministratori locali in due ipotesi: a. per gli spostamenti effettuati in ragione del mandato e fuori del capoluogo del comune ove ha sede l Ente di appartenenza; b. per i trasferimenti effettuati dagli amministratori che risiedono fuori del capoluogo del Comune per partecipare alle sedute dei rispettivi organi assembleari ed esecutivi, nonché per la presenza necessaria presso la sede degli uffici per lo svolgimento di funzioni proprie e delegate. Art. 3 Individuazione delle missioni Ai soli fini dell'applicazione del presente Regolamento, le missioni degli Amministratori si distinguono in: a) missioni nell'ambito del territorio nazionale; b) missioni all'estero. Compiono missione e conseguentemente hanno diritto di ottenere il rimborso delle spese di viaggio e di soggiorno effettivamente sostenute e documentate, in misura comunque non superiore a quanto previsto dal D.M. dell Interno del 04.08.2011, gli Amministratori dell Ente che, in ragione del loro mandato, si rechino fuori dell ambito territoriale del comune nel quale svolgono la funzione pubblica per la quale sono stati eletti. Si definiscono viaggi autorizzati tutte quelle attività, connesse all esercizio del mandato e delle funzioni esercitate, per le quali esiste un nesso diretto tra la missione e gli interessi pubblici oggetto del mandato elettivo, ivi compresa la partecipazione a seminari di studi, congressi, convegni e riunioni in genere, aventi attinenza con l attività dell Amministrazione e con le eventuali deleghe amministrative conferite. Costituisce, altresì, viaggio connesso all esercizio del mandato e delle funzioni esercitate, la partecipazione degli Amministratori alle riunioni degli organi delle associazioni internazionali, nazionali e regionali degli enti locali di cui fanno parte. Art. 4 Viaggi per accesso alla sede dell ente Agli Amministratori che risiedono fuori del Comune spetta il rimborso delle spese di viaggio sostenute e documentate, nei limiti di cui al successivo articolo 6 per la partecipazione ad ognuna delle sedute di Consiglio Comunale, Giunta, Conferenza Capigruppo e Commissioni Consiliari nonché, riguardo al Sindaco ed ai componenti della Giunta, per la necessaria presenza presso la sede degli uffici per lo svolgimento delle funzioni istituzionalmente attribuite o delegate Il rimborso viene effettuato su richiesta dell interessato, previa presentazione di dichiarazione, controfirmata dal Sindaco, attestante i giorni in cui l amministratore si è recato preso la sede dell ente per lo svolgimento delle funzioni istituzionalmente attribuite/delegate. Art. 5 Autorizzazioni Tutte le missioni devono essere preventivamente autorizzate. L autorizzazione, redatta su apposito modulo predisposto dal sevizio competente, deve indicare la finalità della missione-al fine di accertare che la missione ha avuto luogo in ragione del mandato elettivo, la durata, la località di trasferta, il mezzo di trasporto che si intende utilizzare ed ogni altra informazione utile a preventivarne il trattamento economico. Non è richiesta l autorizzazione per le missioni del Sindaco, il quale dovrà comunque compilare e sottoscrivere apposito modulo recante le indicazioni di cui al comma precedente. Il Responsabile del Servizio Economico-Finanziario deve essere sempre informato della missione, 3
prima della effettuazione della stessa, al fine della verifica della disponibilità finanziaria e della legittimità, della quale dà conto con apposito visto apposto a margine dell autorizzazione. Art. 6 Criteri sull'utilizzo del mezzo di trasporto Gli Amministratori che, in ragione del loro mandato, si rechino fuori del capoluogo del Comune ove ha sede l'ente di appartenenza devono prioritariamente utilizzare il mezzo di trasporto pubblico o, se disponibili, i mezzi di trasporto di proprietà del Comune. In nessun caso è possibile il trasporto sul mezzo dell Ente di persone non autorizzate. Gli Amministratori dovranno essere sempre preventivamente e specificamente autorizzati per l'utilizzo del proprio mezzo che potrà avvenire nei seguenti casi: quando risultano indisponibili i mezzi dell'ente se gli orari dei mezzi pubblici risultano inconciliabili con gli orari di svolgimento della missione e/o non consentono il rispetto degli orari; se il mezzo proprio risulta più economico rispetto al mezzo pubblico e se consente un più efficace espletamento dell attività; quando il luogo della missione è difficilmente raggiungibile con il mezzo pubblico o il mezzo pubblico manchi del tutto. In caso di uso del mezzo proprio, nell autorizzazione è implicito, anche se non espressamente richiamato, che l amministratore solleva l Ente da qualsiasi responsabilità ed obbligazione. In ogni caso non è concesso l utilizzo del mezzo proprio per lo svolgimento di trasferte all estero. L'utilizzo della macchina a noleggio è consentito solo nel caso di oggettiva impossibilità, dichiarato dall'amministratore in occasione della richiesta di rimborso, all'uso di mezzi pubblici o taxi. L'uso del mezzo aereo è consentito qualora sia l'unico mezzo utilizzabile per raggiungere il luogo di missione, ovvero quando vi siano più mezzi alternativi se il suo utilizzo è giustificato dalla necessità di raggiungere rapidamente il luogo di missione. Art. 7 - Trattamento di missione in ambito nazionale Rimborso spese di soggiorno Agli Amministratori che, in ragione del loro mandato, si rechino fuori del capoluogo del Comune ove ha sede il rispettivo Ente in ambito nazionale, è dovuto il rimborso delle spese di soggiorno effettivamente sostenute, in misura comunque non superiore ai seguenti importi, fissati dall art. 3 Decreto Ministro dell Interno 04/08/2011, fatta salva eventuale successiva rideterminazione che dovesse essere approvata con apposito provvedimento normativo e che troverà automatica applicazione nel presente Regolamento: a). 184,00 per giorno di missione fuori sede con pernottamento; b). 160,00 per missioni fuori sede che non superino 18 ore e che prevedano un pernottamento; c). 52,00 per missioni fuori sede di durata non inferiore a 6 ore; d). 28,00 per missioni di durata inferiore a 6 ore, in luoghi distanti almeno 60 km dalla sede dell'ente di appartenenza. Qualora risulti da apposita dichiarazione dell amministratore interessato la consumazione del pasto, il rimborso si effettua anche se la missione è stata effettuata in una località distante meno di 60 km. In tal caso la misura massima del rimborso è pari ad. 58,00. La durata della missione comprende i tempi occorrenti per il viaggio. Le misure di cui al primo comma non sono cumulabili tra loro. Per le spese di pernottamento è ammesso il rimborso di quelle sostenute in albergo di categoria standard. Per le spese relative ai pasti è ammesso il rimborso di quelle debitamente documentate avuto riguardo esclusivamente a quelle personalmente fruite dall amministratore interessato e nel rispetto dei seguenti limiti: per trasferte superiori alle 12 ore spetta il rimborso delle spese sostenute per uno o due pasti giornalieri nel limite di 30,55 per il primo pasto e di 61,10 per due pasti 4
per trasferte non inferiori alle 8 ore spetta solo il rimborso del primo pasto nel limite di. 30,55. Rimborso spese di viaggio In occasione di missioni istituzionali svolte fuori dal capoluogo del Comune ove ha sede l'ente di appartenenza, agli Amministratori spetta il rimborso delle seguenti spese di viaggio: 1. in caso di utilizzo del mezzo pubblico è previsto il rimborso del biglietto di seconda o, al massimo, prima classe per il treno, di business classe o economy per l'aereo e di classi corrispondenti per altri mezzi (es. nave), ivi compreso il costo della prenotazione ove prevista e gli eventuali supplementi; 2. è consentivo l'uso di taxi per i collegamenti con stazioni ferroviarie, autolinee ed aeroporti, per raggiungere alberghi, uffici e spostamenti interni alla località di missione. In tal caso è riconosciuto il rimborso della relativa spesa su presentazione di apposita documentazione. Ai fini del contenimento della spesa a carico dell ente, le spese relative all utilizzo di taxi, sostenute cumulativamente con amministratori di altri enti, saranno rimborsabili pro quota a fronte di presentazione di ricevuta o di copia di essa e di dichiarazione di fruizione del servizio. 3. in caso di utilizzo del mezzo dell'amministrazione è previsto il rimborso del pagamento del pedaggio autostradale e del pagamento del parcheggio e della custodia del mezzo purché adeguatamente giustificati e documentati 4. nei casi di autorizzazione all'uso del mezzo proprio previsto dal presente Regolamento, il rimborso chilometrico corrisponde alla spesa che l'amministratore avrebbe sostenuto utilizzando il mezzo di trasporto pubblico più economico per il medesimo percorso, salvo che il rimborso delle spese sostenute nella misura del prezzo della benzina verde rapportato ai chilometri di strada percorsi, ipotizzando una percorrenza media di 10 Km con un litro di benzina (pertanto il rimborso sarà pari a: [n Km percorsi/ percorrenza media con un litro di benzina]* prezzo di un litro di benzina verde) risulti più conveniente; in caso di assenza totale o parziale del mezzo pubblico, spetta il rimborso delle spese sostenute nella misura del prezzo della benzina verde rapportato ai chilometri di strada percorsi, ipotizzando una percorrenza media di 10 Km con un litro di benzina (pertanto il rimborso sarà pari a:[n Km percorsi/ percorrenza media con un litro di benzina]* prezzo di un litro di benzina verde), nonché l eventuale pedaggio autostradale e il costo del parcheggio, purché adeguatamente documentati. Art. 7 - Trattamento di missione all'estero Nel caso di missioni istituzionali fuori dal territorio nazionale, che prevedono il pernottamento, le misure massime di rimborso di cui al precedente articolo 7 comma 1 lettera a) sono incrementate del 10%. Per le missioni fuori dal territorio nazionale che non prevedono il pernottamento si applicano invece le stesse misure massime previste per quelle all interno del territorio nazionale. Le missioni effettuate nel territorio della Repubblica di San Marino e dello Stato della Città del Vaticano sono equiparate a quelle svolte nel territorio nazionale. Articolo 8 Casi di riduzioni della misura del rimborso spese per missioni nel e fuori del territorio nazionale In caso di mancato rispetto del patto di stabilità interno, di situazione di dissesto o di condizione deficitaria strutturale di cui all art. 242 del decreto Legislativo 18 agosto 2000, n. 267, non si applicano le maggiorazioni previste al precedente articolo 7 per le missioni fuori del territorio nazionale. In caso di situazione di dissesto o di condizione deficitaria strutturale di cui all art. 242 del decreto Legislativo 18 agosto 2000, n. 267 verrà inoltre applicata una riduzione pari al 10% degli importi massimi dei rimborsi previsti agli articoli precedenti. 5
Art. 9 - Documentazione necessaria per il rimborso delle spese di viaggio La documentazione inerente alle spese di viaggio effettivamente sostenute dagli Amministratori, necessaria per ottenerne il rimborso, deve essere presentata in originale e riferirsi alla singola persona dell Amministratore Comunale in missione. Per i percorsi compiuti con mezzi propri degli Amministratori è necessaria apposita dichiarazione, effettuata ai sensi e nei modi di legge, sottoscritta dai singoli amministratori in cui risultino indicate le date e i luoghi dei singoli viaggi compiuti ed i chilometri percorsi di volta in volta. Non è consentito in alcun caso il rimborso di spese sostenute per sanzioni amministrative comminate per violazioni al Codice della Strada, compiute con l uso del mezzo, sia proprio che dell Ente, nel corso dei viaggi relativi alle trasferte per conto dell Ente. Con la richiesta di autorizzazione ad effettuare la missione utilizzando per tutto o parte del percorso il mezzo di trasporto proprio, l Amministratore deve rilasciare preventivamente una dichiarazione con la quale solleva il Comune da responsabilità per l uso del proprio mezzo. In mancanza di tale dichiarazione, l uso del mezzo proprio non si intende autorizzato ed il relativo costo non può essere rimborsato Non sarà rimborsata alcuna spesa, anche se effettivamente sostenuta e documentata, se presentata al Servizio competente per la liquidazione dopo 12 mesi dall effettivo svolgimento delle attività di cui al presente regolamento Art. 10 Modalità di liquidazione delle spese Con cadenza semestrale, il Responsabile del Servizio competente provvede alla liquidazione del rimborso delle spese, su richiesta dell Amministratore interessato, corredata della documentazione in originale e di una dichiarazione, effettuata ai sensi e nei modi di legge, sulla durata e sulle finalità della missione. La richiesta, autocertificata e su modulo predisposto dal competente Servizio, deve contenere o recare in allegato tutti gli elementi utili a comprovare il diritto e la misura del rimborso. Art. 11 - Entrata in vigore Il presente Regolamento entra in vigore ad intervenuta esecutività della deliberazione che lo approva. Art. 12 Disposizioni finali Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento si rinvia alle norme legislative nazionali e regionali vigenti in materia. 6