livello livello livello Fascicolo Contenuto fascicolo Titolo standard fascicolo Note i parlamentari Altri servizi Segretario generale e Vice Secr. gen. Direttore del Servizio RC personale provveditorato
Ragioneria Servizio tecnico, logistica e informatica Questura Atti parlamentari Pubblicazioni i parlamentari Altri servizi Segretario generale e Vice Secr. gen.
Direttore del Servizio RC personale provveditorato Ragioneria Servizio tecnico, logistica e informatica Questura Varie Richiesta di atti parlamentari e altro Mostre e manifestazioni ncontri, convegni e stages Libreria Varie Libreria Libreria Orari e turni della Libreria Gestione fondo Commissioni librarie 01 - Ufficio Archivio storico Fascicoli per singolo affare o attività autonoma Doc.ne sull Archivio storico e sulla programmazione dell Ufficio.Ad esempio: Relazione annuale (per compilare quella generale sullo stato dell'amministrazione); Regolamento di accesso; Locali destinati all'archivio storico; Donazioni all'archivio storico (non per i fondi archivistici), es. donazioni di libri o biblioteche private "Descrizione dell'affare"
02 - Normativa Fascicoli per testo normativo, ordinati cronologicamente Testo normativo e qualsiasi altro documento ad esso collegato. "Nome della legge" 03 - Commissione Biblioteca e Archivio Fascicoli ordinati cronologicamente, per data di riunione, con chiusura periodica a fine legislatura (o a fine anno in caso di materiale copioso) Tutto il materiale prodotto per, durante e dopo le riunioni della Commissione, sia da parte dell'archivio (in orig.) che da parte di altri soggetti (in copia) "Legislatura " La documentazione originale va inserita qui, nei fascicoli dell'argomento trattato vanno inserite le copie 04 - Enti e associazioni scrizione ad Associazioni ed Enti archivistici, ed eventuali documenti relativi alle loro attività Nome dell'ente (es. CA) + anno 05 - ncrementi 05.a - Versamenti Fascicoli per fondo/serie, ordinati alfabeticamente per fondo, con eventuali sottofascicoli in caso di versamenti scaglionati. Da parte di Uffici/Servizi interni al Senato. Corrispondenza con Uffici interni al Senato (es. Segr. Gen.) propedeutica al versamento: delibere, bozze, modalità di affidamento etc., verbale di versamento, elenchi o inventari allegati 05 - ncrementi 05.b - Acquisizioni Fascicoli per fondo/serie, ordinati alfabeticamente per fondo, con eventuali sottofascicoli in caso di versamenti scaglionati. Da parte di soggetti esterni. Corrispondenza propedeutica all'acquisizione sia con enti esterni che con Uffici interni al Senato (es. Segr. Gen.), delibere sull'acquisizione, bozze del contratto di vendita, donazione, deposito, affidamento etc., verbale di versamento,, elenchi o inventari allegati, convenzione o accordo 06 - Assistenza al pubblico 06.a - Accesso alla sala di studio Fascicoli nominativi in ordine alfabetico Domanda di accesso, documenti sull'autorizzazione della Questura, rinnovi etc. "Tizio" Rinvio al Database "AS richieste" in Lotus; nome della voce da verificare con la Biblioteca 06 - Assistenza al pubblico 06.b - Ricerche utenti esterni Fascicoli annuali ordinati cronologicamente, all'interno sottofascicoli alfabetici per ricerca Richiesta della ricerca da parte dell'utente che non intede/non può accedere in Sala studio, materiale raccolto ed inviato per evadere la richiesta. Comprende le ricerche effettuate per gli organi interni es: presidente del Senato. "Tizio" Rinvio al Database "AS richieste" in Lotus; nome della voce da verificare con la Biblioteca 07 - Consultazione e consultabilità dei fondi (ex 05.c) Fascicoli per fondo, ordinati cronologicamente Corrispondenza sia con enti esterni che con Uffici interni al Senato (es. Segr. Gen.), appunti, rapporti con la stampa, corrispondenza con studiosi particolarmente interessati etc.
08 - Copyright (05.d) Fascicolo unico annuale o Fascicolo per richiedente autorizzazione Solo per richieste di autorizzazione alla pubblicazione da parte di esterni, quelle nostre ad altri Enti vanno inserite nel fascicolo relativo alla pubblicazione cui si riferiscono 09 - nventariazione Fascicoli per fondo/serie, ordinati cronologicamente. 10 - Restauro e digitalizzazione Fascicoli per fondo/serie interessata dal restauro, o dall'intervento di digitalizzazione, ordinati cronologicamente. 11 - Attività editoriale Piano delle pubblicazioni; fascicoli delle singole pubblicazioni (vedi titolo standard) "Collana + titolo pubblicazione" 12 - Gestione archivi correnti e di deposito Per progetto/attività, ordinati cronologicamente. Corrispondenza relativa all'attività di consulenza per altri uffici del Senato, relativa al protocollo informatico, alla sede distaccata del Trullo; gestione del nostro archivio corrente e di deposito "Nome attività (es. Riorganizzazione archivio corrente, es. Consulenza) + ufficio" 13 - Progetti speciali Per progetto o fasi/parti dello stesso ordinati cronologicamente (Es. "Archivi on line fase", "Archivi on line fase"). "Denominazione progetto" 14 - ncontri, convegni e mostre 14.a - Organizzazione di eventi a cura del Senato "Nome evento" 14 - ncontri, convegni e mostre 14.b - Partecipazione ad eventi "Nome evento"
15 - Logistica e approvigionamento Fascicolo Ditte esterne; fascicoli ordinati per ufficio, e all'interno per data di intervento richiesto o comunque effettuato, con chiusura a fine legislatura (o a fine anno in caso di materiale copioso) Richieste ed approvvigionamento di materiali diversi (Ditte esterne), cancelleria (Provveditorato), facchinaggio (Tecnico-mmobiliare), aule (Questura), assistenza computer / software (nformatica), piccoli rimborsi (Ragioneria) "Ufficio di riferimento" 16 - Contabilità Fascicoli organizzati per capitoli di spesa e all'interno sottofascicoli per autorizzazioni (iter autorizzazione+ fatture+liquidazioni) e rendicontazione (semestrale). Esiste un software dedicato e una procedura standardizzata. 17 - Varie V Personale a. Dipendente Per dipendente, organizzati alfabeticamente, permanenti. All interno di ciascun fascicolo si può prevedere una divisione per sottofascicoli secondo la vecchia partizione: Orario/ferie/recuperi, Congedi speciali/aspettative, ndennità, Assegnazioni/trasferimenti, Formazione (Corsi di aggiornamento), Contrassegni auto, Varie. Titolo destinato a contenere la documentazione di competenza dell Ufficio o del Servizio circa il singolo dipendente.
V Personale b. Esterno Per consulente/collaboratore, articolato all'interno secondo le esigenze + fascicolo generale dei curricula V Circolari Circolari, avvisi e comunicazioni di servizio Titolo destinato a contenere la documentazione di competenza dell Ufficio o del Servizio circa il singolo dipendente.