REGOLAMENTO PER LE SPESE IN ECONOMIA (Emanato con Decreto Rettorale n. 1294 del 26/04/2004) Art. 1 Oggetto Il presente regolamento, adottato ai sensi degli artt. 2, comma 1, 11 e 12 del D.P.R. 384/01 e dell art. 7.7 del Regolamento per l Amministrazione, la Finanza e la Contabilità, disciplina le competenze e le modalità di assunzione delle spese in economia inerenti la fornitura di beni e di servizi da effettuarsi entro precisi limiti di spesa e per le quali non è prevista una procedura ad evidenza pubblica. Art. 2 Forme della procedura Ai sensi del presente regolamento l acquisizione in economia può avvenire: a) in amministrazione diretta; b) con cottimo fiduciario; c) con l adesione al sistema convenzionale di cui all art. 26 della legge 488/99, qualora i prezzi e le condizioni offerti dalle convenzioni Consip risultino più vantaggiosi. Nell amministrazione diretta i servizi sono effettuati con materiali e mezzi propri, o appositamente noleggiati, e con personale proprio. Nel cottimo fiduciario le forniture ed i servizi sono acquisiti mediante affidamento a persone o imprese. Art. 3 Tipi di spese in economia Il ricorso per le spese in economia può avvenire per i seguenti tipi di spese: a) impianti, interventi tecnici e spese inerenti la pulizia, la disinfezione, l illuminazione, il riscaldamento, la forza motrice l acqua dei locali adibiti ad uffici e laboratori; b) locazione a breve termine di locali e di attrezzature di funzionamento per l espletamento di attività istituzionali dell Università o per altre esigenze connesse ( corsi, concorsi, convegni, riunioni, conferenze, mostre, manifestazioni culturali e scientifiche); c) acquisti e servizi inerenti l organizzazione e la partecipazione a convegni e congressi, conferenze, mostre, manifestazioni culturali e scientifiche; d) prestazioni di traduzioni, registrazione, rilevazione dati, interpretazione e copia, nonché altre prestazioni tecniche e scientifiche; e) acquisto, manutenzione e riparazione di mobili, arredi, macchine ed attrezzature per Ufficio, materiale didattico, attrezzature informatiche ed audiovisivi, strumenti utensili e materiali scientifici, di laboratorio o di sperimentazione; f) interventi di riparazione, manutenzione e noleggio di automezzi, compresi gli acquisti di carburanti e lubrificanti, materiali di ricambio e accessori; g) acquisto di libri, riviste, giornali periodici e pubblicazioni di vario genere non esclusivamente su supporto cartaceo; h) acquisto di generi di cancelleria, di valori bollati, di stampati, di materiale da disegno e per fotografie, stampa tabulati, modelli e circolari; - 1 -
i) spedizioni, imballaggi, magazzinaggi, trasporti e facchinaggi; j) provviste ed effetti di corredo al personale dipendente; k) divulgazione di bandi di concorso, di avvisi e bandi di gara a mezzo stampa e/o altri mezzi di informazione; l) spese di rappresentanza o di ospitalità in occasione di rapporti ufficiali volti ad accrescere il prestigio istituzionale dell Università della Calabria e nella vita di relazione con personalità del mondo culturale scientifico, politico ed economico ed in generale con Enti ed Istituzioni del mondo esterno; m) forniture e servizi non previsti dalle precedenti lettere, ciascuna di importo inferiore a 20.000,00 con esclusione dell IVA. Per l esecuzione dei lavori in economia resta fermo quanto disposto dal D.P.R. 21/12/99 n. 554 e successive modificazioni. Art. 4 Limiti di spesa Fermo restando quanto previsto dall art. 3 lett. m, il limite di ciascuna spesa è fissato in 50.000,00, con esclusione dell IVA. Oltre tale importo si dovrà procedere con le ordinarie procedure di acquisto di beni e servizi applicando le relative disposizioni nazionali e/o comunitarie. È vietato qualsiasi frazionamento artificioso della spesa dal quale possa derivare l inosservanza dei limiti stabiliti dal presente regolamento. Nel caso di contratti di somministrazione o di durata, l importo di cui al comma 1 risulta dal costo complessivo del contratto. Art. 5 Casi particolari Il ricorso al sistema di spese in economia, nei limiti di importo di cui all art. 4, è, altresì, consentito nelle seguenti ipotesi: a) risoluzione di un precedente rapporto contrattuale, quando ciò sia ritenuto necessario o conveniente per assicurare la prestazione nel termine previsto dal contratto; b) completamento delle prestazioni non previste dal contratto in corso, qualora non sia possibile imporne l esecuzione nell ambito dell oggetto principale del contratto medesimo; c) acquisizione di beni e servizi nella misura strettamente necessaria, nel caso di contratti scaduti, nelle more di svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del contraente; d) eventi oggettivamente imprevedibili ed urgenti comunque non imputabili all Università, al fine di scongiurare situazioni di pericolo a persone o cose nonché a danno dell igiene e salute pubblica o del patrimonio storico, artistico e culturale. Art. 6 Responsabile delle spese in economia Sono autorizzati ad effettuare spese in economia i responsabili del contratto di seguito individuati: a) per l amministrazione centrale dell Università, il responsabile è individuato nel Direttore Amministrativo o un suo delegato; b) per i Centri Comuni di Servizio, e nei limiti dell autonomia contabile prevista dal Regolamento per l Amministrazione la Finanza e la Contabilità, il responsabile è individuato nel Direttore. - 2 -
Il responsabile redige gli atti per affidare il cottimo fiduciario, cura l assunzione degli impegni di spesa, autorizza eventuali prestazioni complementari, acquisisce il verbale di collaudo del bene o l attestazione di regolare esecuzione del servizio, ovvero, con provvedimento motivato, indica quali, tra questi atti, non sono necessari, procede alla liquidazione della spesa nonché ad attuare tutto quanto necessario per completare la procedura di acquisto. Lo stesso, a norma delle disposizioni vigenti, è responsabile della procedura di acquisto, sottoscrive i contratti e le lettere di ordinazione. c) per i Dipartimenti il responsabile è individuato nel Direttore. Il Segretario amministrativo è responsabile dello svolgimento della procedura; in particolare, redige gli atti per affidare il cottimo fiduciario, cura l assunzione degli impegni di spesa, acquisisce il verbale di collaudo del bene o l attestazione di regolare esecuzione del servizio, procede alla liquidazione della spesa nonché ad attuare tutto quanto necessario per completare la procedura. Art. 7 Svolgimento della procedura del cottimo fiduciario Per l acquisizione ed esecuzione a cottimo fiduciario l Università richiede almeno cinque preventivi redatti secondo le indicazioni contenute nella lettera di invito. Quest ultima di norma contiene: a) l oggetto della prestazione; b) le caratteristiche tecniche e la qualità del bene o del servizio richiesto; c) le modalità di fornitura o di esecuzione del servizio; d) le modalità ed i tempi di pagamento; e) le eventuali garanzie richieste; f) le eventuali penalità; g) la specificazione dei casi di grave inadempimento; h) il prezzo a base d asta; i) il criterio di aggiudicazione nonché tutti quegli altri elementi che si rendono necessari per la particolarità del bene o del servizio acquisito. L espletamento delle relative gare potrà avvenire anche per via telematica. Nella determinazione dell importo a base d asta il responsabile del servizio si avvale delle rilevazioni dei prezzi di mercato effettuate da amministrazioni o enti a ciò preposti a fini di orientamento e per la valutazione della congruità dei prezzi in sede di offerta. Per i beni e servizi oggetti delle convenzioni stipulati dalla Consip S.p.A. o da analoga istituzione ai sensi dell art. 26 della legge 23 dicembre 1999 n. 488 e successive modifiche ed integrazioni, sono assunti a base di riferimento per il ribasso. Qualora l importo della spesa non superi l ammontare di 8.000,00, IVA esclusa, si potrà procedere richiedendo almeno 3 preventivi; tale importo è elevato a 15.000,00, IVA esclusa, per l acquisizione di beni e servizi connessi ad impellenti ed imprevedibili esigenze adeguatamente motivate. Nei casi in cui l importo di spesa non superi l ammontare di. 2.000,00 IVA esclusa si potrà procedere all ordine anche in presenza di un solo preventivo; in tal caso il preventivo potrà essere sostituito dall offerta rilevata direttamente su cataloghi ufficiali ed in corso di validità. Per l acquisizione di un bene o di un servizio caratterizzato da nota specialità in relazione alle specifiche tecniche o alle caratteristiche di mercato si potrà prescindere dalla richiesta di una pluralità di preventivi e procedere all affidamento diretto. In ogni caso, nell invitare le ditte dovrà essere rispettato il principio dell alternanza delle stesse. - 3 -
Il cottimo fiduciario può essere regolato da scrittura privata semplice, oppure da apposita lettera con la quale il committente dispone l ordinazione delle provviste e dei servizi. Tali atti devono riportare i medesimi contenuti della lettera di invito. Art. 8 Criteri di scelta del contraente Gli acquisti di bene e servizi previsti dal presente regolamento sono aggiudicati in base ad uno dei seguenti criteri. - al prezzo più basso, qualora la fornitura dei beni o l espletamento del servizio oggetto del contratto debbano essere conformi alle prescrizioni contenute nella lettera di invito o negli appositi capitolati o disciplinari; - a favore dell offerta economicamente più vantaggiosa, in conformità dei criteri previsti nella lettera di invito. In entrambi i casi sono, comunque, ammesse esclusivamente offerte in ribasso sui prezzi a base d asta. Qualora talune offerte presentino carattere anormalmente basso rispetto alla prestazione, il responsabile del contratto, richiede per iscritto le precisazioni inerenti agli elementi costitutivi dell offerta ritenuti pertinenti, procedendo, se del caso, alle relative esclusioni. Il responsabile del contratto tiene conto delle giustificazioni riguardanti l economia del processo di fabbricazione, l incidenza del costo della manodopera, del costo dei prodotti impiegati per lo svolgimento del servizio e, comunque, di tutti quegli elementi di costo che vanno a determinare il prezzo del bene o del servizio nonché l originalità del prodotto o del servizio. Sono assoggettate alle verifiche di cui ai commi precedenti tutte le offerte che presentano una percentuale di ribasso che supera di un quinto la media aritmetica dei ribassi delle offerte ammesse. Art. 9 Garanzie A garanzia della mancata sottoscrizione del contratto per fatto dell aggiudicatario, in sede di gara, può essere richiesta, per le spese di importo non inferiore ad 20.000,00, IVA esclusa, la presentazione di una cauzione provvisoria nella misura del 2% dell importo a base d asta, da prestare mediante fideiussione bancaria o polizza assicurativa. La cauzione prestata dall aggiudicatario è svincolata automaticamente al momento della sottoscrizione del contratto, mentre, ai non aggiudicatari la cauzione è restituita entro 30 giorni dall aggiudicazione. A garanzia dei prodotti forniti o della regolare esecuzione dei servizi di importo non inferiore ad 20.000,00, IVA esclusa, può essere richiesta alla Ditta aggiudicataria una garanzia pari al 10% del valore di aggiudicazione. Tale garanzia, che sarà svincolata all approvazione del certificato di collaudo o attestato di regolare esecuzione, dovrà essere costituita mediante fideiussione bancaria o polizza assicurativa e dovrà prevedere espressamente la rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale e la sua operatività entro 15 giorni, a semplice richiesta scritta di questo Ateneo. Art. 10 Forniture e servizi complementari Qualora nel corso del cottimo fiduciario si verifichino cause impreviste ed imprevedibili che richiedano prestazioni aggiuntive, il responsabile del Contratto può far eseguire direttamente alla Ditta appaltatrice forniture e servizi complementari nel limite del 20% dell importo di aggiudicazione, come previsto dalle normative civili in materia. - 4 -
Art. 11 Verifica delle prestazioni I beni o i servizi sono soggetti rispettivamente a collaudo o attestazione di regolare esecuzione entro venti giorni dall acquisizione. Per le spese di importo inferiore ad 2.500,00, IVA esclusa, il responsabile del contratto, con provvedimento motivato, può disporre che tali verifiche non sono necessarie; per tutte le altre spese il responsabile del contratto nominerà un collaudatore. In ogni caso, il collaudo medesimo non può essere effettuato da chi abbia partecipato al procedimento di acquisizione dei beni e servizi. Art. 12 Termine di pagamento I pagamenti sono disposti dal responsabile entro il termine previsto dal contratto o, in mancanza, non oltre il trentesimo giorno dalla data del collaudo o dell attestazione di regolare esecuzione ovvero, se successiva, dalla data di presentazione delle fatture.. Art. 13 Mezzi di tutela Qualora la Ditta aggiudicataria non adempia agli obblighi derivanti dal rapporto, l Amministrazione si avvale degli strumenti di risoluzione contrattuale e risarcimento danni, ove non ritenga più efficace il ricorso all esecuzione in danno previa diffida, secondo quanto previsto dalla normativa civilistica in materia. Art. 14 Contratto Il contratto per l acquisto dei beni e servizi nella forma del cottimo fiduciario deve essere sottoscritto immediatamente dalla ditta appaltatrice a richiesta dell ente. Tutti i documenti di ordinazione delle spese potranno essere sottoscritti mediante utilizzo della firma digitale, in conformità di quanto previsto dagli artt. 11,22 del D.P.R. 445/00. Tutta la documentazione inerente dette spese dovrà essere conservata agli atti. Nel caso di documenti informatici sarà osservato quanto previsto dall art. 8 del D.P.R. 445/2000 con particolare riguardo alla trasmissione, alla conservazione, alla duplicazione, alla riproduzione ed alla loro validazione temporale. Tutte le spese relative al contratto sono a carico della Ditta aggiudicatrice. È a carico dell ente la sola I.V.A. - 5 -