MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA CULTURALI Archivio di Stato di Lecce Carta della qualità dei servizi 2008 1
PRESENTAZIONE CHE COSA E LA CARTA DELLA QUALITA DEI SERVIZI La Carta della qualità dei servizi risponde all esigenza di fissare principi e regole nel rapporto tra le amministrazioni che erogano servizi e i cittadini che ne usufruiscono. Essa costituisce un vero e proprio patto con gli utenti, uno strumento di comunicazione e di informazione che permette loro di conoscere i servizi offerti, le modalità e gli standard promessi, di verificare che gli impegni assunti siano rispettati, di esprimere le proprie valutazioni anche attraverso forme di reclamo. L adozione della Carta dei servizi negli istituti del Ministero per i beni e le attività culturali si inserisce in una serie di iniziative volte a promuovere una più ampia valorizzazione del patrimonio culturale in essi conservato e ad adeguare per quanto possibile, in armonia con le esigenze della tutela e della ricerca, l organizzazione delle attività alle aspettative degli utenti. La Carta sarà aggiornata periodicamente per consolidare i livelli di qualità raggiunti e registrare i cambiamenti positivi intervenuti attraverso la realizzazione di progetti di miglioramento, che possono scaturire anche dal monitoraggio periodico dell opinione degli utenti. I PRINCIPI Nello svolgimento della propria attività istituzionale l Archivio di Stato di Lecce si ispira ai principi fondamentali contenuti nella Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 27 gennaio 1994: - uguaglianza e imparzialità I servizi sono resi sulla base del principio dell uguaglianza, garantendo un uguale trattamento a tutti i cittadini, senza distinzione di nazionalità, sesso, lingua, religione, opinione politica. Questo Archivio si adopererà per rimuovere eventuali inefficienze e promuovere iniziative volte a facilitare l accesso e la fruizione ai cittadini 2
stranieri, alle persone con disabilità motoria, sensoriale, cognitiva e agli individui svantaggiati dal punto di vista sociale e culturale. Gli strumenti e le attività di informazione, comunicazione, documentazione, assistenza scientifica alla ricerca, educazione e didattica sono comunque improntati a criteri di obiettività, giustizia e imparzialità; - continuità L Archivio garantisce continuità e regolarità nell erogazione dei servizi. In caso di difficoltà e impedimenti si impegna ad avvisare preventivamente gli utenti e ad adottare tutti i provvedimenti necessari per ridurre al minimo i disagi; - partecipazione L Istituto promuove l informazione sulle attività svolte e, nell operare le scelte di gestione, tiene conto delle esigenze manifestate e dei suggerimenti formulati dagli utenti, in forma singola o associata. - efficienza ed efficacia Il direttore e lo staff dell Archivio perseguono l obiettivo del continuo miglioramento dell efficienza e dell efficacia del servizio, adottando le soluzioni tecnologiche, organizzative e procedurali più funzionali allo scopo. 3
NOTIZIE SULL ARCHIVIO DI STATO DI LECCE LA STORIA La nascita di un istituto preposto all acquisizione ed alla definitiva conservazione nel tempo dei documenti prodotti dagli uffici e dalle magistrature statali operanti nella penisola salentina fu contemplata dal Regio Decreto 22 ottobre 1812, n.1524, che dispose l attivazione in Lecce, in quanto capoluogo, dell Archivio provinciale di Terra d Otranto. L inizio del suo effettivo funzionamento si ebbe, tuttavia, soltanto dopo circa un ventennio. L originaria intitolazione venne modificata in quella di Archivio provinciale di Stato con Regio Decreto 22 settembre 1832, n. 1391. Con Legge 22 dicembre 1939, n. 2006, la denominazione cambiò ancora in Sezione di Archivio di Stato, e tale rimase sino al 30 settembre 1963, allorché il Decreto del Presidente della Repubblica n. 1409 istituì quella attuale. LA SEDE L Istituto, per oltre un secolo, fu ubicato nel centro storico della città, in locali a pianterreno del seicentesco convento dei padri Celestini, incamerato dal demanio dello Stato in conseguenza delle note vicende che condussero, all inizio dell Ottocento, alla soppressione di numerosi ordini e case religiose. Nel 1961 avvenne il trasferimento nell attuale sede, in via Sozy Carafa, 15. LA NATURA GIURIDICO-ISTITUZIONALE L Archivio di Stato di Lecce, dal 1975 organo periferico del Ministero per i Beni e le Attività Culturali (in precedenza afferiva al 4
Ministero dell Interno), al pari degli altri omologhi Istituti esistenti in ciascun capoluogo di provincia, cura la conservazione degli atti e dei documenti delle magistrature e degli uffici provinciali dello Stato preunitario e postunitario relativamente ad affari conclusi da almeno quarant anni; degli istrumenti e delle scritture notarili in genere anteriori a cento anni, nonché di tutti gli altri archivi e documenti divenuti di proprietà dello Stato mediante acquisti, donazioni o in quanto relativi ad enti pubblici soppressi. L Istituto, inoltre, può ricevere in deposito documentazione prodotta da enti pubblici (territoriali e non) ed archivi di associazioni, imprese e privati. LA MISSIONE, I COMPITI, I SERVIZI Alla funzione della conservazione sono collegate le specifiche attività di riordinamento ed inventariazione del materiale documentario, propedeutiche ai fini della sua fruizione da parte di ricercatori, studiosi, utenti in genere. In quanto bene demaniale, il complesso della documentazione custodita è liberamente consultabile nell apposita sala studio, ad eccezione degli atti di natura riservata per i quali vige diversa procedura. Al riguardo un ruolo di primaria importanza rivestono i funzionari preposti, i quali svolgono compiti di consulenza, guida, indirizzo, soprattutto nella fase di avvio dello studio. Poiché i documenti d archivio costituiscono anche garanzia di certezza del diritto, la loro consultazione per ragioni amministrative o personali ed il relativo rilascio di copie avvengono nell attigua sala visure. Al fine di assicurare una sempre più capillare e vasta diffusione del bene archivio, l Istituto organizza, avvalendosi dell apposita area ricerca e valorizzazione, seminari, conferenze, mostre e giornate di studio, talora con il coinvolgimento di enti ed associazioni culturali, collaborando anche con altri soggetti promotori per analoghe iniziative. In archivio è attiva, inoltre, un area didattica, la quale elabora progetti specifici, coordina e guida quanti svolgono stage avvalendosi delle fonti presenti, organizza visite guidate a studenti di scuole di ogni ordine e grado e del locale Ateneo. 5
IMPEGNI E STANDARD DI QUALITA ACCESSO Regolarità e continuità Orario di apertura: 8,00 18,00 lunedì - giovedì 8,00 14,00 venerdì - sabato L Istituto rimane chiuso la domenica; il 26 agosto, festività del Santo patrono; nei giorni delle festività civili e religiose nazionali Accoglienza Punto di informazione e orientamento: Disponibilità di materiale informativo gratuito: Disponibilità di informazioni on line sui servizi: Presso la sala studio Pubblicazione a stampa Archivio di Stato Lecce www.archivi.beniculturali.it/asle Presenza di segnaletica: Accesso facilitato per utenti diversamente abili: Indicatore di servizi ed orari Assenza di barriere architettoniche 6
FRUIZIONE Ampiezza Disponibilità del materiale fruibile: Tutti i fondi conservati sono consultabili, salvo che non contengano documenti di carattere riservato (per i quali va richiesta apposita autorizzazione al Ministero dell Interno); che non siano in cattivo stato di conservazione o al restauro. Per questi ultimi è affisso elenco aggiornato in sala studio Capacità ricettiva: Unità archivistiche fornite/ richiedibili al giorno: Pari ad un totale di 25 posti di consultazione, tutti dotati di prese elettriche per PC portatili, 3 dei quali in sala visure 8 nell arco della giornata Prese al giorno: 5 continuative dalle ore 8,00 alle ore 13,00; n. 3 continuative dalle ore 14,30 alle ore 17,00 Attesa nel caso di presa continua: Attesa per il materiale conservato in deposito fuori sede: 20 minuti 2 giorni lavorativi al massimo 7
Efficacia della mediazione Assistenza di personale qualificato alla ricerca: Per l intero orario di apertura Disponibilità di strumenti e sussidi alla ricerca e al godimento dei beni: - Fondi/serie archivistiche dotati di strumenti analitici: Sì, nella percentuale del 60%, costituiti da inventari, anche a stampa, dalla Guida generale degli Archivi di Stato e dalla Guida dell Archivio di Stato di Lecce - Fondi/serie archivistiche dotati di strumenti non analitici: Sì, nella percentuale del 40%, costituiti da inventari sommari, elenchi di consistenza e di versamento - Fondi/serie archivistiche dotate di banche dati: Materiale cartografico della serie Perizie del Tribunale (1809-1865) RIPRODUZIONE Regolarità e continuità Orario delle richieste: 10,00 12,30 8
Orario del ritiro: Orario della cassa: Durante l intero orario di apertura 10,00 12,30, mediante pagamento diretto al funzionario incaricato. In alternativa, mediante versamento sul conto corrente postale n. 1735, intestato alla Tesoreria Provinciale dello Stato di Lecce, capo XXIX, cap. 2584/3, con indicazione della specifica causale Ampiezza Disponibilità degli strumenti: - Possibilità di effettuare Fotocopie: Copie digitali: Sì, previa compilazione di apposito modello e versamento dell importo dovuto, come da tariffario esposto in sala studio, entro sei giorni dalla data della richiesta Sì, previa compilazione di apposito modello e versamento dell importo dovuto, come da tariffario esposto in sala studio, entro sei giorni dalla data della richiesta Altre riproduzioni: Sì, riprese in bianco e nero e con scanner, previa compilazione di apposito modello e versamento dell importo dovuto, come da tariffario esposto in sala studio, entro sei giorni dalla data della richiesta 9
- Prenotazioni a distanza: Si possono effettuare on line (as-le@beniculturali.it), via fax (al n. 0832242166) o per corrispondenza (Archivio di Stato Via Sozy Carafa, 15 73100 LECCE), indicando in dettaglio la segnatura archivistica dell unità ovvero delle singole parti da duplicare. Fedeltà Conformità alle caratteristiche dell originale: 100% delle riproduzioni conformi all originale RICERCA DOCUMENTARIA A DISTANZA Ampiezza Informazione qualificata: Strumenti di ricerca fruibili a distanza: Sì. E possibile richiedere on line, via fax o per corrispondenza notizie della documentazione conservata per motivi di studio, per uso giuridicoamministrativo e personale. Sarà fornita risposta entro 15 giorni lavorativi Sì, relativamente alle banche dati collegate al SIAS (Sistema Informativo degli Archivi di Stato), per le magistrature e gli uffici statali preunitari (www.archivi-sias.it) Efficacia della mediazione Indicazione dei referenti: Sì. Nella risposta viene indicato il 10
nominativo ed il recapito dei referenti Tempi di risposta: 15 giorni lavorativi TUTELA E PARTECIPAZIONE Reclami, proposte, suggerimenti Qualora gli utenti riscontrino il mancato rispetto degli impegni contenuti nella presente Carta possono avanzare reclami puntuali utilizzando l apposito modello disponibile nell anticamera delle sale di consultazione e depositandolo nell apposito box. In alternativa si potrà inviare una e-mail all indirizzo: as-le@beniculturali.it. Per un eventuale disservizio l Archivio si impegna ad omaggiare l utente offrendo una pubblicazione curata dall Istituto. L Istituto si impegna ad effettuare un monitoraggio periodico dei reclami ed a rispondere entro 30 giorni. Gli utenti possono, inoltre, formulare proposte e suggerimenti volti al miglioramento dell organizzazione e dell erogazione dei servizi che saranno oggetto di attenta analisi. Comunicazione La Carta della qualità dei servizi sarà diffusa nell anticamera delle sale di consultazione e sul sito internet dianzi indicato. Revisione e aggiornamento La Carta sarà sottoposta ad aggiornamenti periodici ogni 2 anni. 11
MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA CULTURALI Archivio di Stato di Lecce Via Sozy Carafa, 15 73100 LECCE Tel. Centralino 0832246788 - Fax 0832242166 MODULO DI RECLAMO (SI PREGA DI COMPILARE IN STAMPATELLO) RECLAMO PRESENTATO DA: COGNOME NOME NATO/A A PROV. IL RESIDENTE A PROV. VIA CAP TELEFONO FAX OGGETTO DEL RECLAMO MOTIVO DEL RECLAMO RICHIESTE DI MIGLIORAMENTO DEI SERVIZI Si informa, ai sensi dell art. 13 del D.Lgs. 30/06/2003 n 196, che i dati personali verranno trattati e utilizzati esclusivamente al fine di dare risposta al presente reclamo e per fornire informazioni relative a eventi culturali organizzati da questo Istituto. DATA FIRMA Al presente reclamo verrà data risposta entro 30 giorni 12