29-30 Settembre 2015 Teatro Franco Parenti, Milano BANDO 2015 1
SOMMARIO L INIZIATIVA... 3 IL PREMIO BEST EVENT AWARDS... 4 REQUISITI DI AMMISSIONE... 4 GIURIA E MODALITÀ DI ASSEGNAZIONE DEI PREMI... 4 PRESENTAZIONE E CONSEGNA DEI MATERIALI... 5 LISTINO ANNUAL DEGLI EVENTI E BEA-BEST EVENT AWARDS... 6 LISTINO FESTIVAL ITALIANO DEGLI EVENTI BEA FESTIVAL... 7 COPIE DEL PREMIO... 8 CONTATTI... 8 PREMI E TROFEI IN PALIO... 9 PREMI SPECIALI... 10 PREMI DELL EDITORE... 11 2
L INIZIATIVA Il primo Festival Italiano degli Eventi Bea Festival nasce dall esperienza di undici edizioni del Bea Best Event Awards, di otto edizioni del Bea Expo Festival e dal lancio nel 2014 del primo EuBea Festival, una due giorni che fin da subito si è dimostrata il punto di riferimento per l industria europea degli eventi. La prima edizione del Festival Italiano degli Eventi Bea Festival, che si terrà a Milano il 29 e 30 Settembre 2015 presso il Teatro Franco Parenti, sarà una occasione imperdibile che racchiuderà in due giorni la dodicesima edizione del Bea Best Event Awards, il premio alla miglior creatività italiana; contenuti inaspettati grazie alla partecipazione di importanti speaker; opportunità di incontrare nuovi clienti e allacciare nuove relazioni durante pranzi e cene di networking. 29 SETTEMBRE MOSTRA IL TUO e-factor Il primo giorno sarà incentrato sul concorso Bea - Best Event Awards, con la presentazione live degli eventi entrati in short list. Le agenzie e le aziende finaliste avranno la possibilità di mostrare il loro e-factor in un brevissimo pitch di fronte alla qualificata giuria del premio, composta da Event Manager e Marketing Manager delle principali aziende che operano nel panorama italiano. Le presentazioni saranno aperte al pubblico, per permettere a tutti di apprendere dal vivo le migliori tecniche di presentazione unitamente alle migliori soluzioni creative e produttive. In una sola giornata si potrà avere una overview sullo scenario competitivo. 30 SETTEMBRE CONTENUTI INASPETTATI CON GRAN GALÀ FINALE Nel secondo giorno i lavori riprenderanno con la proposta di contenuti presentati da straordinari relatori, che daranno una visione trasversale sul mondo degli eventi e non solo: parliamo di personalità da Oscar che provengono dal mondo del cinema, del teatro e dell arte, di case history e dei più affermati innovatori della tecnologia applicata alla comunicazione visiva e digitale. Il momento clou della kermesse di due giorni sarà la cerimonia di premiazione seguita dalla cena di gala. 3
IL PREMIO BEST EVENT AWARDS ADC Group, in collaborazione con la rivista e20 e l Annual degli Eventi, presenta la 12ª edizione del BEA, la prima rassegna degli eventi e il primo premio in Italia dedicati alla Event Industry italiana. Obiettivo dell Annual degli Eventi e del Bea è la valorizzazione dell evento come mezzo di comunicazione innovativo, inserito a pieno titolo nel media mix e nella più ampia strategia di comunicazione delle aziende. REQUISITI DI AMMISSIONE La partecipazione al BEA - Best Event Awards è subordinata all iscrizione all Annual degli Eventi, una pubblicazione che raccoglie, divisi per categoria, i progetti in gara per il miglior evento italiano dell anno. Ogni pagina dell Annual conterrà una scheda evento che comprenderà una descrizione dell evento, alcune immagini rappresentative, logo dell azienda/agenzia organizzatrice e del cliente per il quale sia stato realizzato. È possibile iscrivere lo stesso evento in più categorie. L Annual degli Eventi sarà distribuito in oltre 30.000 copie (digitali e cartacee) a tutti gli abbonati ai prodotti editoriali di ADC Group, presso le più importanti fiere di settore nazionali e internazionali delle quali ADC Group è partner (IMEX, IBTM, Confex, etc.) e durante la serata di premiazione del BEA, raggiungendo così un pubblico specializzato di aziende e agenzie. Con l iscrizione all Annual degli Eventi, la partecipazione al BEA Italia è automatica e gratuita ed è aperta a agenzie di eventi, relazioni pubbliche, pubblicità, promozione, aziende, web agency, centri media, concessionarie di pubblicità, editori, case di produzione, enti pubblici e associazioni che abbiano sede in Italia e abbiano realizzato un evento tra il 1 Luglio 2014 e il 30 Giugno 2015. Le iscrizioni e i materiali per la presenza sull Annual degli Eventi dovranno pervenire alla segreteria organizzativa entro il 30 Giugno 2015. GIURIA E MODALITÀ DI ASSEGNAZIONE DEI PREMI Tutti gli eventi che avranno superato la fase di verifica di completezza dei materiali inviati saranno valutati dalla giuria del premio composta da autorevoli rappresentanti del mondo aziendale. I giurati faranno una prima scrematura online degli eventi iscritti, dalla quale sarà poi ricavata una short list che verrà votata ex novo da tutti i giurati in seduta plenaria, riunita all interno della cornice del Festival Italiano degli Eventi (Teatro Franco Parenti, Milano, 29 Settembre 2015). La premiazione si terrà il giorno successivo, con il galà conclusivo del Festival Italiano degli Eventi. Il giudizio e le decisioni che la giuria prenderà sono insindacabili. IMPORTANTE: gli eventi che supereranno la selezione iniziale ed entreranno, quindi, in short list, potranno essere presentati alla giuria, riunita in sessione plenaria, direttamente da un esponente della società che ha iscritto l evento: direttori creativi, planner, responsabili di agenzia, ecc. Le modalità di partecipazione verranno comunicate per tempo a tutti gli iscritti. 4
PRESENTAZIONE E CONSEGNA DEI MATERIALI Per effettuare l iscrizione, è necessario effettuare la registrazione e compilare il form online direttamente sul sito www.besteventawards.it alla sezione iscriviti 1. Non saranno accettate altre modalità di presentazione del form online relativo all evento. La consegna dei materiali dovrà avvenire nelle seguenti modalità e tempistiche: MATERIALE OBBLIGATORIO ENTRO IL 30 GIUGNO 2015 FORM ONLINE: debitamente compilato in ogni sua parte presente sul sito www.besteventawards.it alla sezione iscriviti. Prestate particolare attenzione alla compilazione dei campi richiesti: il form online verrà utilizzato sia per la valutazione dell evento da parte della giuria sia per comporre la scheda evento sull Annual degli Eventi Logo della struttura che iscrive l evento (in jpg in alta risoluzione/300 dpi su sfondo bianco con base di almeno 10 cm) Logo cliente (in jpg in alta risoluzione/300 dpi su sfondo bianco con base di almeno 10 cm) 5 immagini esemplificative dell evento (in jpg in alta risoluzione/300 dpi su sfondo bianco con base di almeno 10 cm; le immagini verranno utilizzate per la composizione della pagina evento sull Annual degli Eventi) ENTRO IL 31 LUGLIO 2015 Video esemplificativo dell evento: durata massima 3 minuti, in formato.mp4 L1920px H1080px (max 100MB) Video esemplificativo dell evento: durata massima 45 secondi, in formato.mp4l1920px H1080px (max 100MB) MATERIALE FACOLTATIVO Potranno essere presentati anche materiali a supporto dell evento, che evidenzino il successo della manifestazione, quali rassegna stampa, omaggi o gadget creati per l evento, dati di mercato utili per la valutazione complessiva da parte della Giuria. Le modalità e i tempi di consegna del suddetto materiale verranno comunicate dalla segreteria organizzativa. 1 Il partecipante dichiara e garantisce che: il materiale inviato (di seguito Materiale) è di sua esclusiva proprietà, non è contrario a norme di legge, non esistono diritti di terzi (diritti di proprietà intellettuale, diritti morali o diritti di tutela dei dati personali di terzi) che comunque si oppongono alla trasmissione ed alla pubblicazione del Materiale ed alla piena e libera utilizzazione e disposizione dello stesso per le finalità strettamente connesse al concorso; di avere preventivamente ottenuto - anche ai sensi e per gli effetti delle disposizioni di cui al d.lgs. 196/03 - tutti i consensi e le liberatorie previsti dalle vigenti disposizioni normative in ordine all'utilizzo ed alla pubblicazione del Materiale e che pertanto ne' il Materiale ne' la relativa pubblicazione da parte di ADC Group comporterà la violazione di diritti di terzi; di essere consapevole che mediante l'invio del Materiale e mediante l'accettazione delle presenti condizioni e termini di partecipazione concede ad ADC Group il diritto di utilizzare e pubblicare il Materiale trasmesso per le finalità strettamente connesse al Concorso; che la responsabilità per la pubblicazione del Materiale, ancorché accettato e moderato per la pubblicazione da parte di ADC Group è e rimane a suo esclusivo carico. 5
LISTINO ANNUAL DEGLI EVENTI E BEA-BEST EVENT AWARDS La presenza sull Annual degli Eventi consente la partecipazione gratuita al BEA Best Event Awards e al Festival Italiano degli Eventi - Bea Festival secondo le seguenti modalità: Annual degli Eventi e BEA-Best Event Awards L iscrizione dà diritto alla partecipazione al Festival Italiano degli Eventi con il seguente numero di Gold Pass inclusi 1 pagina/ 1 evento 1.000,00 + IVA 22% 1 Gold Pass 2 pagine/ 2 eventi 1.800,00 + IVA 22% 1 Gold Pass 3 pagine/ 3 eventi 2.600,00 + IVA 22% 2 Gold Pass Oltre 3 pagine / 3 eventi fino a 9 pagine/9 eventi, per ciascun evento aggiuntivo 700,00 + IVA 22% CAD 3 Gold Pass da 10 pagine/ 10 eventi 650,00 + IVA 22% CAD 4 Gold Pass La quota comprende: Iscrizione al concorso con relativa presentazione dell evento alla giuria (on line per tutti gli eventi, in sessione plenaria se l evento entrerà in shortlist) Scheda evento sull Annual degli Eventi Scheda evento sul sito www.beafestival.it Sarà possibile acquistare ulteriori accrediti oltre a quelli in omaggio con l iscrizione al premio secondo il listino presentato nel paragrafo sottostante dedicato al Festival Italiano degli Eventi Bea Festival. 6
LISTINO FESTIVAL ITALIANO DEGLI EVENTI BEA FESTIVAL Gold Pass Gold Pass Student & under 28 Delegate pass Delegate pass Student & under 28 Award Gala Ceremony Pass 200,00 Presentazioni live alla giuria (29 settembre) Contenuti e workshop (30 settembre) Awards Ceremony Gala & Party + IVA 30,00 120,00 + IVA Omaggio 120,00 + IVA L accredito (Gold Pass) al Festival Italiano degli Eventi Bea Festival comprende l accesso completo alle seguenti attività: Possibilità di assistere alle presentazioni degli eventi in shortlist del Bea Best Event Awards alla giuria Possibilità di seguire i contenuti dell intero programma delle conferenze Partecipazione all area networking Partecipazione alla cena di gala e alla Cerimonia di consegna dei premi Bea Italia Best Event Awards L intero ammontare della quota di partecipazione dovrà essere saldato entro e non oltre il 15 Luglio 2015. Dati Bancari Intestatario ADC Group Srl Bank: Banca Intesa San Paolo IBAN: IT59 P030 6909 4571 0000 0005 772 BIC: (Swift) BCITITMM Causale: Annual degli eventi + numero degli eventi iscritti + nome della struttura che iscrive al premio 7
COPIE DEL PREMIO I vincitori che desiderino una copia del premio, possono ordinarla come da listino Copie del trofeo (elefante o stella) Copie delle targhe (2 e 3 posto) 1 trofeo 400 + IVA 22% 1 targa 150 + IVA 22% 2 trofei 650 + IVA 22% 2 targhe 250 + IVA 22% 3 trofei 900 + IVA 22% 3 targhe 350 + IVA 22% Dalla 4 copia 250 l una + IVA 22% Dalla 4 targa 100 l una + IVA 22% CONTATTI Per informazioni di carattere commerciale contattare: e-mail: commerciale@adcgroup.it Tel: +39 346 0472506 Per informazioni sulle modalità di iscrizione e per assistenza: Area Eventi Tel: +39 02 49766312 Tel: +39 02 49470099 Mail: Francesca Caratù: francesca.caratu@adcgroup.it; Erminia Piccolella: erminia.piccolella@adcgroup.it; Francesca Natalini: eventi@adcgroup.it 8
PREMI E TROFEI IN PALIO La premiazione si terrà a conclusione del Festival Italiano degli Eventi, una due giorni interamente dedicata al settore, con workshop, momenti di networking e di formazione. I premi in palio sono: 1 BEST EVENT AWARD Premio assegnato all evento che, tra i partecipanti, avrà saputo coniugare tutte le caratteristiche necessarie per l eccellente riuscita della manifestazione e avrà, quindi, totalizzato il più alto punteggio per tutte le componenti valutate (creatività, originalità, esecuzione, coinvolgimento del target attraverso i canali, risultati ottenuti, ritorno stampa ). Al primo classificato verrà assegnato l elefantino d oro, mentre il 2 e il 3 riceveranno rispettivamente l elefantino d argento e l elefantino di bronzo. 1 ICONIC AWARD Premio assegnato dalla giuria agli eventi icona, cioè tutti quegli eventi che brillano di una luce e un valore proprio, non paragonabili agli altri, come celebrazioni olimpiche, campionati mondiali o global summit. 22 EVENT AWARDS PER CATEGORIA DI EVENTI Al primo classificato in ciascuna categoria verrà assegnato l elefantino d argento, mentre il 2 e il 3 classificato riceveranno la targa con l elefante d argento. MIGLIOR EVENTO B2B Premio assegnato al miglior evento il cui obiettivo è quello di comunicare a specifici target professionali MIGLIOR EVENTO B2C Premio assegnato al miglior evento rivolto ad un pubblico consumer MIGLIOR EVENTO B2I (BUSINESS TO INTERNAL) / CONVENTION AZIENDALE Premio assegnato al miglior evento rivolto al proprio target interno MIGLIOR EXPO EVENT Premio assegnato al miglio evento realizzato nell ambito di Expo 2015 o alla migliore installazione espositiva MIGLIOR LANCIO DI PRODOTTO / SERVIZIO Premio assegnato al miglior evento il cui obiettivo è quello di comunicare il lancio di un nuovo prodotto o servizio MIGLIOR EVENTO NON PROFIT / SOCIALE / CSR Premio assegnato al miglior evento dedicato al sociale o con finalità non profit MIGLIOR CONGRESSO/CONVEGNO Premio assegnato al miglior evento di incontro presentazione informazione rivolto ad un target esterno all azienda MIGLIOR EVENTO PUBBLICO Premio assegnato al miglior evento promosso da enti pubblici o comitati organizzatori MIGLIOR ROADSHOW/EVENTO ITINERANTE Premio assegnato al miglior evento sviluppato su più tappe e in luoghi diversi (trade consumer) con lo stesso concept MIGLIOR EVENTO SPORTIVO Premio assegnato al miglior evento sportivo con un alto contenuto di spettacolarità, originalità e coinvolgimento del pubblico MIGLIOR EVENTO MUSICALE Premio assegnato al miglior evento musicale consumer ad alto contenuto di spettacolarità, originalità e coinvolgimento 9
MIGLIOR CELEBRAZIONE/RICORRENZA Premio assegnato al miglior evento organizzato per celebrare date ed anniversari o ricorrenze importanti e significative per il soggetto che lo promuove MIGLIOR EVENTO INCENTIVE Premio assegnato al miglior evento incentive MIGLIOR TEAM BUILDING Premio assegnato al miglior evento di team building MIGLIOR EVENTO EDUCATIONAL/FORMAZIONE Premio assegnato al miglior evento finalizzato alla formazione e/o educazione per ogni tipo di target MIGLIOR HYBRID EVENT Premio assegnato al miglior evento che prevede l attività live combinata simultaneamente con le operazioni digitali online MIGLIOR EVENTO CULTURALE Premio riservato all evento culturale di maggiore impatto e con un alto contenuto di spettacolarità, originalità e coinvolgimento MIGLIOR EVENTO ECOSOSTENIBILE Premio assegnato all evento realizzato col più basso impatto ambientale MIGLIOR EVENTO IN STORE Premio assegnato al miglior evento ambientato su un punto vendita MIGLIOR LIVE ENTERTAINMENT Premio assegnato al miglior evento di intrattenimento live (consumer o business) come Live Show/Mapping/ Installazioni artistiche e tecnologiche/spettacoli all'interno di parchi a tema, ecc.. MIGLIOR EVENTO PRIVATO Premio assegnato al miglior evento privato MIGLIOR EVENTO INTEGRATO Premio assegnato all evento che avrà avuto una declinazione in almeno 3 delle altre categorie previste dal bando PREMI SPECIALI Non è possibile iscriversi ai premi speciali, in quanto assegnati in base al risultato ottenuto dai piazzamenti degli eventi iscritti nelle 23 categorie del bando. Per ciascun premio speciale viene assegnata la stella d oro per il 1 classificato, mentre il 2 e il 3 classificato riceveranno la targa con la stella d oro. BEST EVENT AGENCY Premio assegnato all agenzia i cui eventi avranno totalizzato il maggior punteggio nelle diverse categorie di eccellenza tecnica BEST EVENT COMPANY Premio assegnato all azienda i cui eventi avranno totalizzato il maggior punteggio nelle diverse categorie di eccellenza tecnica PREMIO SPECIALE DIRETTORE CREATIVO DELL ANNO Premio assegnato al direttore creativo il cui impegno ha contribuito in maniera determinante al successo degli eventi in gara. 10
MIGLIOR EVENTO LOW BUDGET Premio riservato all evento più completo e meglio realizzato con un budget uguale o inferiore ai 50.000 Euro BEST EVENT EVALUATION AWARD (2) Premio assegnato alla società che ha saputo meglio misurare l efficacia di un evento in relazione ai suoi obiettivi PREMI DELL EDITORE I premi dell editore sono riconoscimenti assegnati dall editore a persone e strutture che si sono particolarmente distinte nel corso degli ultimi dodici mesi. Ai premi dell editore viene assegnata la stella d oro per il 1 classificato. PREMIO DELL EDITORE INNOVAZIONE NELLA TRADIZIONE Premio riservato alla società che meglio ha saputo trasformare in maniera innovativa formule tradizionali di eventi tramite rilevanti contenuti di spettacolarità e creatività BEST EMOTIONAL RESPONSE Premio assegnato all evento che ha ottenuto la partecipazione emotiva più calda da parte del target di riferimento MIGLIOR LOCATION INCENTIVE Premio assegnato alla struttura che opera sul territorio nazionale capace di rendere un incentive un evento memorabile per i suoi partecipanti BEST EVENT MANAGER Premio assegnato al manager d azienda che meglio ha saputo valorizzare l evento come mezzo di comunicazione BEST EVENT AMBASSADOR Premio assegnato, in accordo con la giuria, alla personalità che meglio ha saputo promuovere il valore culturale ed economico degli eventi presso l opinione pubblica e le Istituzioni. MIGLIOR AGENZIA EMERGENTE Assegnato, in accordo con la giuria, alla miglior agenzia di eventi emergente che si è particolarmente distinta per innovazione, risultati e velocità di crescita. MIGLIOR INNOVAZIONE TECNOLOGICA Premio riservato alla tecnologia più innovativa utilizzata in un evento, che abbia contribuito in modo determinante alla sua buona riuscita (2) Per l assegnazione di questo premio è necessario compilare il form del ROI Institute, che verrà inviato dalla segreteria organizzativa 11