REGOLAMENTO PER LE SPESE IN ECONOMIA Approvato dal Consiglio di Amministrazione del 30 aprile 2014 Emanato con Decreto Rettorale 159 del 13 maggio 2014 In vigore dal 13 maggio 2014-1 -
INDICE Titolo I DISPOSIZIONI GENERALI Art. 1 Oggetto e principi generali Art. 2 Norme di riferimento Art. 3 - Limiti di importo Art. 4 Divieto di frazionamento Art. 5 Responsabile del Procedimento Art. 6 - Modalità di acquisizione Art. 7 - Assegnazione degli affidamenti in economia di beni, servizi e lavori Art. 8 - Avviso di post informazione Art. 9 Esecuzione, verifica e ultimazione dell intervento Art. 10 Ambito di applicazione Art. 11 Rapporti con le convenzione Consip Art. 12 - Mercato elettronico Art. 13 Affidamento diretto Art. 14 Cottimo fiduciario Titolo II SEZIONE A FORNITURE E SERVIZI Titolo II SEZIONE B LAVORI Art. 15 - Limiti di importo per i lavori Art. 16 - Lavori da eseguirsi in amministrazione diretta o con sistema misto Art. 17 - Modalità di assegnazione dei lavori in cottimo Art. 18 - Lavori d urgenza Art. 19 - Lavori di somma urgenza Art. 20 - Perfezionamento del contratto di cottimo - garanzie Art. 21 - Piani di sicurezza Art. 22 - Tenuta della contabilità e regolare esecuzione Titolo III DISPOSIZIONI FINALI Art. 23 - Norma di rinvio Art. 24 - Revisione ed integrazione del presente regolamento Art. 25 - Entrata in vigore - 2 -
TITOLO I DISPOSIZIONI GENERALI Art. 1 Oggetto e principi generali 1. Il presente Regolamento disciplina le modalità di affidamento e di esecuzione degli acquisti in economia di lavori, beni e servizi che si riferiscono alle tipologie degli interventi specificati nell allegato al presente regolamento (Allegato 1). 2. Le procedure in economia avvengono nel rispetto del principio della massima trasparenza, contemperando l efficienza dell azione amministrativa con i principi di parità di trattamento, rotazione, non discriminazione e concorrenza tra gli operatori economici. 3. Le acquisizioni effettuate attraverso le procedure disciplinate dal presente Regolamento avvengono, ove possibile, nel rispetto dei principi di sostenibilità ambientale. Art. 2 Norme di riferimento 1. Gli affidamenti in economia sono regolati, dalle seguenti norme: - per i lavori: art. 125, c.5, D.lgs. 12.04.2006 n.163 (Codice dei contratti) e artt. 173-177 D.P.R. 5.10.2010 n. 207 (Regolamento di attuazione ed esecuzione del Codice dei contratti); - per le forniture e i servizi: art.125, c.9 ss. D.lgs. 12.04.2006 n.163 e artt. 329-338 D.P.R. 5.10.2010 n. 207. 2. Alle procedure di affidamento disciplinate dal presente regolamento si applicano le disposizioni previste dal Regolamento di Amministrazione e Contabilità, in particolare in materia di approvazione delle richieste di acquisto, nonché le norme regolamentari interne in materia di procedimento amministrativo, di anticorruzione e trasparenza e quelle del Codice di comportamento del Politecnico di Torino. 3. Il presente Regolamento ha carattere di normativa speciale nel campo degli affidamenti indicati nell Allegato 1. Per quanto non espressamente previsto con il presente Regolamento, si rinvia ai principi generali e alle norme amministrative e civili in materia di conferimento e di esecuzione di contratti pubblici, in particolare di lavori, servizi e somministrazioni o forniture. Art. 3 Limiti di importo 1. Le procedure per gli affidamenti in economia sono consentite nei limiti dei budget approvati e degli importi di seguito definiti: per i lavori: fino all importo di 200.000 Euro, IVA esclusa per i servizi e le forniture: per importi inferiori alla soglia comunitaria, IVA esclusa. 2. Gli aggiornamenti ai limiti di importo indicati, se derivanti da modificazioni ed integrazioni di legge, saranno automaticamente recepiti ed applicati. Art. 4 Divieto di frazionamento 1. Nessun affidamento di lavori, beni e servizi può essere artificiosamente frazionato al solo scopo di sottoporlo alla disciplina delle acquisizioni in economia. 2. Non sono considerati frazionamenti artificiosi le suddivisioni di interventi già distintamente individuati dagli strumenti programmatori dell'amministrazione, quelle non programmabili, nonché quelle che derivino da oggettivi ed evidenti motivi tecnici e/o scientifici. Art. 5 Responsabile del Procedimento 1. Per ogni procedimento finalizzato all acquisizione di lavori, beni o servizi in economia deve essere nominato un Responsabile Unico del Procedimento (R.U.P.) che assume i compiti prescritti dalla normativa vigente. 2. Il responsabile del procedimento e i titolari degli uffici competenti ad adottare i pareri, le valutazioni tecniche, gli atti endoprocedimentali e il provvedimento finale devono astenersi dal partecipare all adozione di decisioni o ad attività in caso di conflitto di interessi, segnalando al Responsabile della - 3 -
struttura di appartenenza potenziale. o al Responsabile dell anticorruzione ogni situazione di conflitto, anche Art. 6 Modalità di acquisizione 1. Le acquisizioni di beni, servizi e lavori in economia possono essere effettuate mediante: - amministrazione diretta: quando gli interventi sono effettuati in proprio, con materiali, utensili e mezzi di proprietà del Politecnico o opportunamente noleggiati; - cottimo fiduciario: quando l esecuzione è assegnata a imprese o persone esterne al Politecnico. Art. 7 Assegnazione degli affidamenti in economia di beni, servizi e lavori 1. La procedura che, interpellando una pluralità di imprese, ricerca più offerte o preventivi da porre in competizione, allo scopo di acquisire le condizioni più vantaggiose, può essere adottata anche nel caso in cui questa non sia obbligatoria per il presente Regolamento. 2. Gli affidamenti di beni e servizi previsti dal presente regolamento sono aggiudicati in base ad uno dei seguenti criteri: a) al prezzo più basso, qualora la prestazione oggetto del affidamento debba essere strettamente conforme alle prescrizioni contenute nella lettera di invito o negli appositi disciplinari e/o capitolati; b) a favore dell offerta economicamente più vantaggiosa, in conformità dei criteri previsti dalla lettera di invito, elencati in ordine decrescente di importanza 3. Per 1'affidamento dei lavori in economia è seguito di regola il criterio del prezzo più basso. Eccezionalmente, per lavori in cui sia essenziale la tempestività di esecuzione o nei casi di specialità dell intervento, il confronto - oltre al prezzo - potrà prevedere anche l offerta di riduzione dei tempi di esecuzione, di tecniche di esecuzione o di materiali o di strumentazioni tecnologiche particolari. 4. L'accertamento della congruità dei prezzi offerti dagli operatori economici invitati è effettuato ai sensi dell art. 336 del DPR 207/2010, attraverso elementi di riscontro dei prezzi correnti risultanti dalle indagini di mercato. 5. Per importi pari o inferiori a 5.000 Euro (Iva esclusa) si può prescindere dal principio dell accertamento della qualificazione del fornitore. Si procede alla verifica dell idoneità morale del fornitore, ai sensi del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, art. 71, comma 1, «in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi». 6. Per importi superiori a 5.000 Euro ed inferiori a 40.000 Euro (Iva esclusa), l accertamento della capacità economico-finanziaria e tecnico-professionale del fornitore è di regola sostituito con quello dell idoneità professionale. Il soggetto individuato per l affidamento ha l onere di autocertificare l idonea iscrizione nel Registro delle imprese della camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura (C.C.I.A.A.) o nel registro per le commissioni provinciali per l artigianato, o presso i competenti ordini professionali. Se soggetto non residente, l idoneità professionale può essere comprovata secondo le modalità vigenti nello Stato di residenza. In relazione ai medesimi importi, per i requisiti di ordine generale, di cui all art.38 D.lgs.163/2006, resta ferma la necessità ordinaria di farne autocertificare il possesso; la verifica documentale, anche in relazione alla fiduciarietà dell affidamento per tale fascia, avviene eventualmente «a campione» e necessariamente «in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive», ai sensi del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, art. 71, comma 1. 7. Per importi superiori a 40.000 Euro (Iva esclusa), il soggetto individuato per l affidamento ha l onere di autocertificare il possesso dei requisiti di capacità economico-finanziaria e tecnico-professionale eventualmente richiesti nella lettera di invito. Per i requisiti di ordine generale, di cui all art.38 D.lgs.163/2006, resta ferma la necessità ordinaria di farne autocertificare il possesso; la verifica documentale avviene «a campione» e necessariamente «in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive» ai sensi del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, art. 71, comma 1. 8. Per i lavori di importo contenuto entro 50.000 Euro (iva esclusa), la qualificazione dell esecutore è di regola comprovata dalla relativa iscrizione alla camera di commercio (C.C.I.A.A.) per attività corrispondente alle prestazioni da affidare. 9. Di norma, per gli affidamenti in economia si prescinde dalla richiesta di cauzione provvisoria. 10. I contratti necessari per l'esecuzione degli interventi sia in cottimo che in amministrazione diretta possono essere conclusi alternativamente nella forma: del buono d ordine - 4 -
della scrittura privata, che può anche consistere in uno scambio di lettere, in cui sono richiamate le condizioni previste nella lettera di invito. 11. Il contratto deve contenere, a pena di nullità: a) la clausola di cui all art. 3, comma 8, della L. 136/2010 ss.mm. (tracciabilità flussi finanziari b) il Codice Identificativo della Gara (CIG) rilasciato dall Autorità di vigilanza sui contratti pubblici, nonché il Codice Unico di Progetto (CUP), ove previsto c) la specificazione dei costi della sicurezza da rischi interferenziali di cui all art. 26, c.5, D.lgs. 81/2008 ss.mm. 12. Al contratto deve essere allegato il DUVRI, fatti salvi i casi di esenzione o di oggettiva assenza di rischi interferenziali. Art. 8 Avviso di post -informazione 1. Per i lavori, i servizi e le forniture di importo pari o superiore ad euro 40.000 (Iva esclusa), l esito degli affidamenti mediante cottimo fiduciario è soggetto ad avviso di post-informazione mediante pubblicazione sul sito internet del Politecnico. 2. Il Responsabile del procedimento, con il supporto della struttura amministrativa competente, adempie alle comunicazioni prescritte dalla legge. Art. 9 Esecuzione, verifica e ultimazione dell intervento 1. Le forniture ed i servizi in economia sono seguiti dal personale incaricato, sotto la vigilanza del Responsabile del procedimento. 2. Le fatture relative alle prestazioni o agli acquisti, prima di essere ammesse al pagamento, devono essere sottoposte alle necessarie verifiche per accertare se, per quantità e qualità, corrispondano alle condizioni di esecuzione e agli accordi presi. 3. Non oltre 45 giorni dall ultimazione di forniture e di servizi di importo superiore a 40.000 Euro (Iva esclusa), deve essere redatta l attestazione di regolare esecuzione, da unire alla relativa pratica. 5. L attestazione di regolare esecuzione riporta quanto indicato dell art. 325 del DPR 207/2010. 6. Per importi inferiori a 40.000 Euro (iva esclusa) non è necessaria l attestazione di regolare esecuzione e l'atto di liquidazione sulla fattura o nota, che può essere fatto anche in modalità elettronica, ricomprende anche l'implicita attestazione dell'avvenuta verifica della regolare esecuzione di quanto richiesto. Titolo II SEZIONE A FORNITURE E SERVIZI Art. 10 Ambito di applicazione 1. La presente sezione A disciplina l assegnazione di forniture e servizi in economia che si riferiscono alle tipologie specificate nell allegato al presente Regolamento (Allegato 1), di importo inferiore alla soglia comunitaria (IVA esclusa). 2. In aggiunta alle tipologie di cui al comma 1, e fermo restando il limite di importo ivi previsto, il ricorso all acquisizione di beni e servizi in economia è consentito, ai sensi dell art. 125 comma 10 d.lgs. n. 163/2006, nelle seguenti ipotesi: a) risoluzione di un precedente rapporto contrattuale, o in danno del contraente inadempiente, quando ciò sia ritenuto necessario o conveniente per conseguire la prestazione nel termine previsto dal contratto; b) necessità di completare le prestazioni di un contratto in corso, ivi non previste, se non sia possibile imporne l esecuzione nell ambito del contratto medesimo; c) prestazioni periodiche di servizi, forniture, a seguito della scadenza dei relativi contratti, nelle more dello svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del contraente, nella misura strettamente necessaria; d) urgenza, determinata da eventi oggettivamente imprevedibili al fine di scongiurare situazioni di pericolo per persone o cose, ovvero per l igiene e salute pubblica, ovvero per il patrimonio storico, artistico, culturale. 3. L affidamento in economia è comunque sempre possibile per le tipologie di beni e servizi presenti nei cataloghi del mercato elettronico della pubblica amministrazione gestito da Consip S.p.A. - 5 -
Art.11 Rapporti con le Convenzioni CONSIP 1. Il ricorso alle procedure in economia relative a beni e servizi è ammesso nel rispetto degli obblighi previsti in materia di adesione alle convenzioni-quadro di Consip, di cui all art. 26 della Legge 23.12.1999 n. 488 e smi, alle convenzioni quadro stipulate dalla centrale di committenza regionale istituita ai sensi dell art. 1, c.456 della Legge 27 dicembre 2006 n.296 (c.d. finanziaria 2007), ovvero ad altre soluzioni di centralizzazione locale degli acquisti. Art. 12 Mercato elettronico 1. L effettuazione degli acquisti di beni e servizi in economia avviene, in tutti i casi previsti dalla vigente normativa, attraverso il mercato elettronico della pubblica amministrazione (M.E.P.A.), regolamentato dall art. 328 del D.P.R. 207/2010. Art. 13 Affidamento diretto 1. E ammesso l affidamento diretto di norma per importi inferiori ad Euro 40.000 (IVA esclusa); 2. L'affidamento diretto è da effettuarsi nel rispetto dei principi di specializzazione e di rotazione. 3. L affidamento diretto avviene a mezzo di indagine esplorativa effettuata anche attraverso la consultazione di elenchi prezzi o prezziari liberamente accessibili. 4. Il provvedimento di affidamento diretto deve essere adeguatamente motivato. Art. 14 Cottimo fiduciario 1. Per gli affidamenti di beni e servizi di importo pari o superiore a 40.000 (IVA esclusa), il soggetto competente ai sensi del Regolamento di Amministrazione e Contabilità, ovvero il soggetto delegato, autorizza la procedura mediante delibera a contrarre che deve contenere: - la causa della fornitura o del servizio; - l oggetto del contratto; - l ammontare presunto della spesa ed i mezzi di bilancio per farvi fronte; - la forma del contratto; - le clausole ritenute essenziali; - la modalità di scelta del contraente e le ragioni di tale scelta; - il criterio di aggiudicazione; - apposito capitolato o disciplinare o specifiche tecniche della prestazione, qualora necessario in relazione all oggetto del contratto 2. La richiesta di offerta (lettera di invito) - da inviare ad almeno cinque operatori del mercato, se sussistono in tale numero soggetti idonei - deve contenere almeno gli elementi indicati dall art. 334 del Dpr 207/2010. TITOLO II SEZIONE B LAVORI Art. 15 Limiti di importo per i lavori 1. La presente sezione B disciplina l affidamento e l esecuzione dei lavori in economia e delle forniture e servizi connessi e/o complementari, che si riferiscono alle tipologie specificate nell allegato al presente Regolamento (Allegato 1). 2. Le procedure per gli affidamenti in economia previsti dalla presente sezione sono consentite fino all importo di 200.000 Euro (iva esclusa). - 6 -
Art. 16 Lavori da eseguirsi in amministrazione diretta o con sistema misto 1. I lavori da eseguirsi in amministrazione diretta non possono comportare una spesa complessiva superiore a 50.000 Euro (iva esclusa). 2. Nell amministrazione diretta gli interventi sono effettuati con materiali e mezzi propri o appositamente acquistati o noleggiati e con personale proprio del Politecnico, o eventualmente assunto per l occasione nei casi previsti dalla legge, sotto la direzione del Responsabile del procedimento. 3. Quando viene scelta la forma di esecuzione in amministrazione diretta, i lavori individuati tra le tipologie di cui al presente Regolamento sono direttamente gestiti da personale tecnico dell Unità organizzativa competente, sotto la vigilanza del Responsabile del Procedimento. 4. Si può procedere con il sistema dei lavori in economia in forma mista quando motivi tecnici rendono necessaria l'esecuzione dei lavori parte in amministrazione diretta e parte mediante affidamento in cottimo, nel rispetto delle norme contenute nel presente regolamento. 5. Secondo le regole contenute agli artt. da 203 a 210 del DPR 207/2010, per i lavori in amministrazione diretta di importo inferiore a 20.000 euro (iva esclusa), la contabilità può essere redatta in forma semplificata mediante apposizione del visto del direttore dei lavori sulle fatture di spesa in cartaceo o con modalità elettronica. Detto visto attesta la corrispondenza del lavoro svolto con quanto fatturato. 6. Nel caso di cui al comma 2, il certificato di regolare esecuzione può essere sostituito con l'apposizione del visto del direttore dei lavori sulle fatture di spesa. Art. 17 Modalità di assegnazione dei lavori in cottimo 1. Quando viene scelta la forma di esecuzione degli interventi mediante cottimo, il Responsabile della struttura tecnica competente attiva l'affidamento, con procedura negoziata, nei confronti di idoneo operatore economico, nel rispetto delle tipologie individuate nell Allegato 1 al presente Regolamento. 2. I lavori da eseguire in cottimo devono risultare da apposito progetto redatto esclusivamente in forma esecutiva oppure da semplice perizia di stima, contenente una relazione sulla descrizione tecnica dei lavori, il computo metrico estimativo ed il quadro economico dell intervento. 3. Quando l importo dei lavori da eseguirsi per cottimo è pari o superiore ad 40.000 (iva esclusa) e fino a 200.000 Euro (iva esclusa), si procede mediante un confronto concorrenziale ai sensi dell art. 125, c. 8 del D.lgs. 163/2006. 4. Ai sensi dell art. 125, c.8, secondo periodo, per i lavori di importo inferiore a 40.000 Euro (iva esclusa) il Responsabile del Procedimento può avvalersi dell affidamento diretto, con applicazione dei criteri della rotazione e della specializzazione, in relazione alla prestazione da eseguire. Art. 18 Lavori d'urgenza 1. Ai sensi dell art. 175 del D.P.R. 207/2010, in tutti i casi in cui l'esecuzione dei lavori in economia è determinata dalla necessità di provvedere d'urgenza, questa deve risultare da apposito verbale, in cui sono indicati i motivi dello stato d'urgenza, le cause che lo hanno provocato ed i lavori necessari per rimuoverlo. 2. Il verbale è compilato dal Responsabile del procedimento o da un tecnico incaricato e controfirmato dal Dirigente competente. Al verbale stesso segue prontamente la redazione di un'apposita perizia estimativa quale presupposto necessario per definire la spesa dei lavori da eseguirsi, permettere la relativa copertura finanziaria e la formalizzazione dell'autorizzazione per l'esecuzione dei lavori. Art. 19 Lavori di somma urgenza 1. Ai sensi dell art. 176 del D.P.R. 207/2010, in circostanze di somma urgenza che non consentano alcun indugio, chi si reca prima sul luogo tra il Responsabile del procedimento e/o il tecnico incaricato, può disporre, contemporaneamente alla redazione del verbale di cui al precedente articolo, l immediata esecuzione dei lavori entro il limite di 200.000 Euro (Iva esclusa) o di quanto indispensabile per rimuovere lo stato di pregiudizio alla pubblica incolumità. 2. L'esecuzione dei lavori di somma urgenza può essere affidata in forma diretta ad una o più imprese individuate dal Responsabile del procedimento o dal tecnico da questi incaricato. - 7 -
3. Il prezzo delle prestazioni ordinate è definito consensualmente con l'affidatario; in difetto di preventivo accordo, e sempreché non si possa provvedere con affidatario diverso, si procede con l ingiunzione prevista all art. 163, comma 5, del D.P.R. 207/2010. 4. Il Responsabile del procedimento, o il tecnico incaricato, compila entro 10 giorni dall'ordine di esecuzione dei lavori una perizia giustificativa degli stessi e la trasmette, unitamente al verbale di somma urgenza, al Dirigente competente che controfirma la perizia e provvede ad assicurare la copertura della spesa e l approvazione dei lavori. Art. 20 Perfezionamento del contratto di cottimo Garanzie 1. L atto di cottimo deve indicare, oltre a quanto richiesto dall art. 173 del D.P.R. 207/2010: - la clausola di cui all art. 3, comma 8, della L. 136/2010 ss.mm. (tracciabilità flussi finanziari); - il Codice Identificativo della Gara (CIG) rilasciato dall Autorità di vigilanza sui contratti pubblici, nonché il Codice Unico di Progetto (CUP), ove previsto; - la quantificazione dei costi della sicurezza. 2. Le ditte esecutrici del cottimo sono tenute a presentare garanzia fideiussoria pari al 10% dell importo netto dei lavori, a meno che, in relazione a particolari caratteristiche nell intervento da effettuare oppure qualora il corrispettivo avvenga in un unica soluzione ed ultimazione dell intervento o quando sia contenuto nell importo di 40.000 euro (iva esclusa), il Dirigente competente ritenga di prevedere l esonero dalla cauzione. 3. Per i lavori in economia si prescinde dalla richiesta della fidejussione a garanzia del pagamento della rata a saldo, mentre la polizza specifica all risks può essere sostituita da polizza assicurativa per la copertura dei rischi connessi alla generale attività dell impresa. 4. Qualora la controparte non adempia agli obblighi derivanti dal rapporto, l Amministrazione si avvale degli strumenti previsti dall art. 137 del D.lgs. 163/2006. Art. 21 Piani di sicurezza 1. Quando previsto in rapporto alla tipologia dei lavori, nei contratti di cottimo va richiamato il piano di sicurezza, che ne forma parte integrante e sostanziale. In assenza di piano di sicurezza, secondo le modalità previste dalla vigente normativa, si procederà alla compilazione del Documento Unico per la Valutazione Rischi da Interferenze (Duvri) o altra prescrizione di legge. Art. 22 Tenuta della contabilità e regolare esecuzione 1. E compito del Responsabile del procedimento documentare in modo dettagliato l andamento del rapporto di cottimo, assoggettarlo a controllo, al fine di accertare se i lavori e le somministrazioni che formano oggetto di fattura, corrispondano per quantità e qualità agli accordi presi ed emettere il certificato di regolare esecuzione. 2. Secondo le regole contenute agli artt. da 203 a 210 del DPR 207/2010, per i lavori effettuati mediante cottimo fiduciario di importo inferiore a 40.000 euro (iva esclusa), la contabilità può essere redatta in forma semplificata mediante apposizione del visto del direttore dei lavori sulle fatture di spesa in cartaceo o con modalità elettronica. Detto visto attesta la corrispondenza del lavoro svolto con quanto fatturato. 3. Nel caso di cui al comma 2, il certificato di regolare esecuzione può essere sostituito con l'apposizione del visto del direttore dei lavori sulle fatture di spesa. TITOLO III DISPOSIZIONI FINALI Art. 23 Norma di rinvio 1. Per tutto quanto non previsto nel presente Regolamento si applicano le norme e i principi contenute nel D.Lgs. 163/2006 e s.m.i. e nel DPR 207/2010 e s.m.i. oltre alle ulteriori discipline di settore applicabili. - 8 -
Art. 24 Revisione ed integrazione del presente regolamento 1. Le modificazioni al presente regolamento saranno disposte secondo il procedimento di approvazione del regolamento stesso. 2. L allegato al presente regolamento potrà essere modificato direttamente con atto del Direttore Generale, in conseguenza dei mutamenti della normativa e delle sopravvenute esigenze di Ateneo. 3. Il presente regolamento deve intendersi automaticamente modificato per effetto dell entrata in vigore di disposizioni di legge incompatibili con la disciplina ivi contenuta. Art. 25 Entrata in vigore 1. Il presente regolamento entra in vigore a decorrere dalla data di pubblicazione del relativo Decreto. - 9 -