PROCEDURE DELIBERATIVE IN TEMA DI ATTIVITA DI RISCHIO E CONFLITTI DI INTERESSE NEI CONFRONTI DI SOGGETTI COLLEGATI In applicazione delle Disposizioni di Vigilanza prudenziale in materia di attività di rischio e conflitto di interessi nei confronti di soggetti collegati Deliberato dal Consiglio di Amministrazione con il parere favorevole del Collegio Sindacale in data 28 giugno 2012. Modificato dal Consiglio di Amministrazione in data 24 gennaio 2013. INDICE 1. PREMESSA 1.1 Validità, aggiornamento e pubblicazione delle procedure 1.2 Definizioni 1.3 Riferimenti normativi 2. IDENTIFICAZIONE DEI SOGGETTI COLLEGATI 3. CLASSIFICAZIONE DELLE OPERAZIONI CON SOGGETTI COLLEGATI 3.1 operazioni di maggiore rilevanza 3.2 operazioni di minore rilevanza 3.3 operazioni rientranti nei casi di esenzione 3.3.1 operazioni di importo esiguo 3.3.2 operazioni ordinarie 3.3.3 operazioni rientranti in una delibera quadro 3.3.4 operazioni che ricadono anche nell ambito di applicazione della disciplina delle obbligazioni degli esponenti bancari ex art. 136 TUB 3.3.5 operazioni urgenti 4. INDIVIDUAZIONE DEGLI AMMINISTRATORI INDIPENDENTI. NOMINA DELLA COMMISSIONE. 4.1 Definizione e compiti degli Amministratori Indipendenti 4.2 Composizione della Commissione 4.3 Regole di funzionamento della Commissione 4.4 Pareri della Commissione 5. PROCEDURE DELIBERATIVE 5.1 Fase istruttoria o pre-deliberativa 5.2 Fase deliberativa 5.3 operazioni rientranti nei casi di esenzione 5.4 operazioni rientranti nell ambito di applicazione dell art. 136 TUB 6. ULTERIORI PRESIDI
7. FLUSSI INFORMATIVI INTERNI 1. PREMESSA La disciplina delle operazioni con parti correlate contenuta nel Titolo V, Capitolo 5 della Circolare 263 del 2006 (di seguito anche Disposizioni ) mira a presidiare il rischio che la vicinanza di taluni soggetti ai centri decisionali di una banca possa compromettere l imparzialità e l oggettività delle decisioni relative alla concessione di finanziamenti e ad altre transazioni nei loro confronti, con possibili distorsioni nel processo di allocazione delle risorse, esposizione della banca a rischi non adeguatamente misurati o presidiati, potenziali danni per depositanti e azionisti. A tal fine, l Autorità di Vigilanza dispone con le citate Disposizioni che le banche si dotino di un sistema di presidi per la gestione di tali fattispecie. In tale ambito, la Sezione III della normativa in argomento definisce sia l iter delle procedure deliberative, sia un insieme di regole minimali alla base delle procedure per il compimento delle operazioni con soggetti collegati. In particolare l obiettivo del presente documento è quello di disciplinare le procedure deliberative - in termini di soggetti coinvolti nel processo deliberativo e attività attribuite ai medesimi - di cui la Cassa Rurale (di seguito Cassa) si dota al fine di preservare l integrità dei processi decisionali nelle operazioni con parti correlate e soggetti connessi (di seguito, collettivamente, soggetti collegati). Le presenti procedure sono state approvate all unanimità dal Consiglio di Amministrazione della Cassa nella seduta del 28 giugno 2012, acquisito il parere vincolante da parte del Collegio Sindacale, espressivo del giudizio in merito alla complessiva idoneità delle procedure a presidiare il rischio che la vicinanza di taluni soggetti ai centri decisionali della Cassa possa compromettere l oggettività e l imparzialità delle decisioni relative alla concessione di finanziamenti e ad altre transazioni nei confronti dei medesimi soggetti. Successivamente, in data 24 gennaio 2013, le presenti procedure sono state modificate all unanimità dal Consiglio di Amministrazione della Cassa, acquisendo il parere vincolante da parte della Commissione degli Amministratori Indipendenti e del Collegio Sindacale, espressivo del giudizio di idoneità ed imparzialità sopra descritto. Il Consiglio di Amministrazione e il Collegio Sindacale si sono avvalsi delle risultanze delle analisi elaborate dalle strutture interne alla Cassa, ciascuna secondo le proprie competenze, in merito alle soluzioni organizzative e procedurali proposte e alla rispondenza delle stesse agli obiettivi della normativa. In particolare: il responsabile della Funzione di Compliance e quello della Consulenza Normativa hanno verificato la conformità delle presenti procedure alle finalità e contenuti della normativa della Banca d Italia; i responsabili dell Area Crediti, dell Area Finanza ed i membri del Comitato Rischi hanno valutato la rispondenza dei parametri adottati ai criteri di sana e prudente gestione e all operatività tipica della Cassa. 1.1 VALIDITA, AGGIORNAMENTO E PUBBLICAZIONI DELLE PROCEDURE Le presenti procedure entrano in vigore il 1 gennaio 2013, fermo restando l impegno della Cassa ad adoperarsi per l applicazione di quanto previsto dalle 2
medesime fin dal 1 luglio 2012, nei limiti delle informazioni e dei presidi organizzativi disponibili. Il Consiglio di Amministrazione ed il Collegio Sindacale della Cassa Rurale, anche avvalendosi delle strutture interne della Cassa, verificano nel continuo e comunque con cadenza almeno triennale la complessiva idoneità delle procedure a conseguire gli obiettivi della disciplina presente in materia, tenendo conto tra l altro di eventuali modifiche e dell efficacia dimostrata dalla procedure nella prassi applicativa. Eventuali successive modifiche o integrazioni sostanziali devono essere approvate dal Consiglio di Amministrazione della Cassa, previo parere favorevole vincolante da parte della Commissione degli Amministratori Indipendenti e del Collegio Sindacale. Le presenti procedure e gli eventuali successivi aggiornamenti sono pubblicati sul sito internet della Cassa Rurale di Trento. 1.2 DEFINIZIONI Le principali definizioni rilevanti ai fini del presente documento sono di seguito riportate: 1. parte correlata 1 : gli esponenti aziendali; una società o un impresa costituita in forma non societaria su cui la banca o una società del gruppo bancario è in grado di esercitare il controllo o una influenza notevole; 2. soggetti connessi: - le società e le imprese, costituite anche in forma non societaria, controllate da una parte correlata; - gli stretti familiari 2 di una parte correlata e le società o le imprese controllate da questi; 3. soggetti collegati: soggetti collegati: l insieme costituito da una parte correlata e da tutti i soggetti ad essa connessi; esponenti aziendali: i soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso la Cassa (amministratori, sindaci e Direttore Generale); amministratori indipendenti: gli amministratori che non siano controparte o soggetti collegati e non abbiano interessi nell operazione ai sensi dell art. 2391 c.c., in possesso dei requisiti di indipendenza stabiliti dall art. 32 dello Statuto. A questi saranno assegnati i compiti attribuiti agli Amministratori indipendenti dalle Disposizioni in oggetto inerenti alle operazioni rilevanti. 1.3 RIFERIMENTI NORMATIVI Per le attività di definizione delle presenti procedure, si fa riferimento alle seguenti disposizioni normative: circa la definizione di controllo Controllo, ai sensi dell articolo 23 TUB: i casi previsti dall articolo 2359, commi primo e secondo, del codice civile; il controllo da contratti o da clausole statutarie aventi per oggetto o per effetto il potere di esercitare l attività di direzione e coordinamento; i casi di controllo nella forma dell influenza dominante. Rilevano come controllo anche le situazioni di controllo congiunto, inteso come la condivisione, contrattualmente stabilita, del controllo su un attività economica. In tal caso si considerano controllanti: 1 Di fatto, l insieme delle parti correlate, per le Casse Rurali, coincide sostanzialmente con gli esponenti aziendali. 2 I parenti fino al secondo grado e il coniuge o il convivente more uxorio di una parte correlata, nonché i figli di questo. 3
a) i soggetti che hanno la possibilità di esercitare un influenza determinante sulle decisioni finanziarie e operative di natura strategica dell impresa; b) gli altri soggetti in grado di condizionare la gestione dell impresa in base alle partecipazioni detenute, a patti in qualsiasi forma stipulati, a clausole statutarie, aventi per oggetto o per effetto la possibilità di esercitare il controllo. Il controllo rileva anche quando sia esercitato indirettamente, per il tramite di società controllate, società fiduciarie, organismi o persone interposti. Non si considerano indirettamente controllate le società e imprese controllate da entità a loro volta sottoposte a controllo congiunto. Articolo 23 T.U.B. (Nozione di controllo) 1. Ai fini del presente capo il controllo sussiste, anche con riferimento a soggetti diversi dalle società, nei casi previsti dall'articolo 2359, commi primo e secondo, del codice civile e in presenza di contratti o di clausole statutarie che abbiano per oggetto o per effetto il potere di esercitare l'attività di direzione e coordinamento. 2. Il controllo si considera esistente nella forma dell'influenza dominante, salvo prova contraria, allorché ricorra una delle seguenti situazioni: 1) esistenza di un soggetto che, sulla base di accordi, ha il diritto di nominare o revocare la maggioranza degli amministratori o del consiglio di sorveglianza ovvero dispone da solo della maggioranza dei voti ai fini delle deliberazioni relative alle materie di cui agli articoli 2364 e 2364-bis del codice civile; 2) possesso di partecipazioni idonee a consentire la nomina o la revoca della maggioranza dei membri del consiglio di amministrazione o del consiglio di sorveglianza; 3) sussistenza di rapporti, anche tra soci, di carattere finanziario ed organizzativo idonei a conseguire uno dei seguenti effetti: a) la trasmissione degli utili o delle perdite; b) il coordinamento della gestione dell'impresa con quella di altre imprese ai fini del perseguimento di uno scopo comune; c) l'attribuzione di poteri maggiori rispetto a quelli derivanti dalle partecipazioni possedute; d) l'attribuzione, a soggetti diversi da quelli legittimati in base alla titolarità delle partecipazioni, di poteri nella scelta degli amministratori o dei componenti del consiglio di sorveglianza o dei dirigenti delle imprese; 4) assoggettamento a direzione comune, in base alla composizione degli organi amministrativi o per altri concordanti elementi. Articolo 2359 c.c. (Società controllate e società collegate) Sono considerate società controllate: 1) le società in cui un'altra società dispone della maggioranza dei voti esercitabili nell'assemblea ordinaria; 2) le società in cui un'altra società dispone di voti sufficienti per esercitare un'influenza dominante nell'assemblea ordinaria; 3) le società che sono sotto influenza dominante di un'altra società in virtù di particolari vincoli contrattuali con essa. Ai fini dell'applicazione dei numeri 1) e 2) del primo comma si computano anche i voti spettanti a società controllate, a società fiduciarie e a persona interposta: non si computano i voti spettanti per conto di terzi. Sono considerate collegate le società sulle quali un'altra società esercita un'influenza notevole. L'influenza si presume quando nell'assemblea ordinaria può essere esercitato almeno un quinto dei voti ovvero un decimo se la società ha azioni quotate in mercati regolamentati. 4
Vengono sempre mantenute in evidenza le disposizioni degli artt. 2391 c.c. e 136 Tub in materia rispettivamente di interessi degli amministratori e obbligazioni degli esponenti aziendali. Con specifico riferimento alla regolamentazione interna, le Politiche si integrano alle previsioni contenute nei seguenti documenti: - Statuto della società - Regolamento dei flussi informativi della Cassa - Regolamento del processo del credito - Regolamento del processo della finanza e risparmio - Processo di autovalutazione - Procedure deliberative in materia di partecipazioni in imprese non finanziarie 2. IDENTIFICAZIONE DEI SOGGETTI COLLEGATI E DELLE OPERAZIONI CON SOGGETTI COLLEGATI La Cassa identifica, nei limiti dell ordinaria diligenza, il perimetro dei soggetti collegati sulla base delle informazioni disponibili, facendo riferimento: alle dichiarazioni che gli esponenti aziendali sono tenuti a rendere, all atto della nomina e a seguito delle modifiche delle situazioni pregresse; alle informazioni eventualmente acquisite in fase di apertura di nuovi rapporti e, successivamente, in occasione del rinnovo del fido o della revisione dei contratti; alle ulteriori informazioni che venissero in possesso di altri uffici della Cassa, anche ricavate da eventuali provider esterni. E in capo alle parti correlate l obbligo di cooperare con la Cassa al fine di consentire un censimento corretto, completo e tempestivamente aggiornato per quanto attinente all individuazione dei soggetti connessi. L Ufficio Segreteria Generale individua l insieme dei soggetti collegati e provvede ad aggiornare tempestivamente gli archivi, ponendo in essere le idonee soluzioni per acquisire le informazioni necessarie e garantirne la pronta, completa e accurata rilevazione, anche attraverso il coinvolgimento di altre strutture organizzative. Le informazioni sui soggetti collegati devono essere correlate con quelle già censite in osservanza delle prescrizioni ex art. 136 TUB. Benché non si tratti di soggetti collegati ai sensi della disciplina di riferimento, la Cassa censisce come stretti familiari di una parte correlata anche gli affini sino al 2 grado e tiene tali informazioni a disposizione per eventuali richieste della Banca d Italia. Ai fini del mantenimento di un adeguato database delle informazioni censite e per supportare l assolvimento degli adempimenti segnaletici richiesti, le modalità di raccolta delle informazioni sono il più possibile integrate nei sistemi informativi, con ciò agevolando l adeguato presidio dei processi sottostanti le transazioni con soggetti collegati e assicurando che, a ogni occorrenza, si attivino le procedure richieste dalle Disposizioni. 3. CLASSIFICAZIONE DELLE OPERAZIONI CON SOGGETTI COLLEGATI 5
Costituisce operazione con soggetti collegati, ai sensi delle Disposizioni, la transazione con soggetti collegati che comporta assunzione di attività di rischio, trasferimento di risorse, servizi o obbligazioni, indipendentemente dalla previsione di un corrispettivo, ivi incluse le operazioni di fusione e di scissione. Non si considerano operazioni con soggetti collegati: - i compensi corrisposti agli esponenti aziendali, se conformi alle disposizioni di vigilanza in materia di sistemi di incentivazione e remunerazione delle banche. Le operazioni con soggetti collegati possono essere: - operazioni di maggiore rilevanza - operazioni di minore rilevanza - operazioni rientranti nei casi di esenzione (per le quali è prevista la totale o parziale esenzione dall applicazione delle procedure per la gestione delle operazioni con soggetti collegati): - operazioni di importo esiguo - operazioni ordinarie - operazioni rientranti in una delibera quadro - operazioni che ricadono anche nell ambito di applicazione della disciplina delle obbligazioni degli esponenti bancari ex art. 136 Tub - operazioni urgenti 3.1 Operazioni di maggiore rilevanza Le operazioni di maggiore rilevanza sono quelle il cui controvalore, calcolato in base agli indici di rilevanza 3, in rapporto al patrimonio di vigilanza, è superiore alla soglia del 2,5%. Sono altresì da considerare operazioni di maggiore rilevanza, le operazioni aventi caratteristiche omogenee o realizzate in esecuzione di un disegno unitario, compiute nel corso del medesimo esercizio, con il medesimo soggetto collegato, le quali, pur non 3 Indice di rilevanza del controvalore: è il rapporto tra il controvalore dell operazione e il patrimonio di vigilanza tratto dal più recente stato patrimoniale pubblicato consolidato. Se le condizioni economiche dell operazione sono determinate, il controvalore dell operazione è: per le componenti costituite da strumenti finanziari, il fair value determinato, alla data dell operazione, in conformità ai principi contabili internazionali adottati con Regolamento (CE) n.1606/2002; per le operazioni di finanziamento o di concessione di garanzie, l importo massimo erogabile; per le altre componenti, l ammontare pagato alla/dalla controparte contrattuale. Se le condizioni economiche dell operazione dipendono in tutto o in parte da grandezze non ancora note, il controvalore dell operazione è il valore massimo ricevibile o pagabile ai sensi dell accordo. Indice di rilevanza dell attivo: utilizzato solo nei casi di operazioni di acquisizione, fusione e scissione, è il rapporto tra il totale attivo dell entità oggetto dell operazione e il totale attivo della Banca dall ultimo stato patrimoniale disponibile. Per le operazioni di acquisizione e cessione di partecipazioni in società, che hanno effetti sull area di consolidamento, il valore del numeratore è il totale attivo della partecipata, indipendentemente dalla percentuale di capitale oggetto di disposizione. Per le operazioni di acquisizione e cessione di partecipazioni in società che non hanno effetti sull area di consolidamento, il valore del numeratore è: in caso di acquisizioni, il controvalore dell operazione maggiorato delle passività della società acquisita eventualmente assunte dall acquirente; in caso di cessioni, il corrispettivo dell attività ceduta. Per le operazioni di acquisizione e cessione di altre attività (diverse dall acquisizione di una partecipazione), il valore del numeratore è: in caso di acquisizioni, il maggiore tra il corrispettivo e il valore contabile che verrà attribuito all attività; in caso di cessioni, il valore contabile dell attività. 6
qualificabili singolarmente come operazioni di maggiore rilevanza, superino, ove cumulativamente considerate, le soglie di rilevanza identificate. 3.2 Operazioni di minore rilevanza Sono definite di minore rilevanza tutte le operazioni diverse da quelle di maggiore rilevanza. 3.3 Operazioni rientranti nei casi di esenzione (totale o parziale) 3.3.1 Operazioni di importo esiguo La Cassa considera di importo esiguo le operazioni il cui controvalore è inferiore e/o uguale ad euro 250.000. 3.3.2 Operazioni ordinarie Sono considerate operazioni ordinarie, le operazioni di minore rilevanza, rientranti nell ordinaria attività ed operatività della Cassa e concluse a condizioni equivalenti a quelle ordinarie o di mercato. La Cassa valuta il carattere ordinario delle operazioni sulla base dei seguenti elementi: a) l oggetto dell operazione: sono operazioni ordinarie quelle che rientrano tra quelle tipiche del business aziendale della Cassa; vi rientrano pertanto, a titolo indicativo e non esaustivo, l attività di esercizio del credito, ivi incluso il rilascio di garanzia, le operazioni di raccolta, l acquisto, la vendita ed il collocamento di strumenti finanziari, i servizi di incassi e pagamenti ed altri prodotti bancari specifici. Non vi rientrano, a titolo indicativo e non esaustivo, gli investimenti in beni immobili, e partecipativi, le sponsorizzazioni, le liberalità, gli accordi transattivi. b) le condizioni: sono operazioni ordinarie quelle le cui condizioni appaiono in linea con quelle normalmente applicate alla clientela. In tale prospettiva, i principali parametri da valutare sono: i tassi di interesse, pareri, perizie ed in generale condizioni usualmente praticate nei confronti di parti non correlate per operazioni di analoga natura e rischio c) importo: sono operazioni ordinarie quelle il cui importo non è significativamente superiore a quello di operazioni effettuate a controparti non correlate di analoga natura, entità e rischio d) tipologia: sono operazioni ordinarie quelle che risultano in linea con l ordinaria operatività della Cassa, o le cui caratteristiche risultino coerenti con la tipologia della controparte (es. nel caso del credito, se lo scopo del finanziamento richiesto è coerente rispetto alle caratteristiche del cliente e dell attività da lui esercitata) e) frequenza: sono operazioni ordinarie quelle che si ripetono in modo regolare e continuativo nel tempo f) i termini e le condizioni contrattuali: anche con riguardo alle caratteristiche del corrispettivo: sono operazioni ordinarie quelle le cui condizioni applicate sono in linea con quelle normalmente applicate nei confronti di parti non correlate per operazioni di corrispondente natura, entità e rischio, ovvero basate su tariffe regolamentate per legge. Non sono considerate operazioni ordinarie quelle relative a crediti problematici. 3.3.3 Operazioni rientranti in una delibera-quadro La Cassa prevede la possibilità di integrare le presenti procedure con l adozione di delibere-quadro, che possono avere una durata massima non superiore ad un anno, relative a categorie di operazioni omogenee e sufficientemente determinate, nei termini 7
previsti dalle disposizioni. In particolare, si stabilisce che eventuali delibere-quadro devono fare riferimento ad operazioni che presentano i seguenti requisiti: - specificità: si intendono specifiche le operazioni che rientrano in una categoria determinata di operazioni con soggetti collegati; - omogeneità: si intendono omogenee le operazioni che hanno natura analoga e sono della medesima specie; - sufficiente determinatezza: a titolo esemplificativo, l operazione deve almeno riportare il prevedibile ammontare massimo, cumulativamente considerato, delle operazioni da realizzare nel periodo di riferimento della delibera. In caso di successiva perdita dei requisiti, l operazione, inizialmente riconducibile ad una delibera-quadro, non può più essere compiuta in esecuzione di quest ultima e si applicheranno le regole generali. La competenza per l adozione di dette delibere-quadro è posta in capo al Consiglio di Amministrazione. Per le stesse trovano applicazione procedure deliberative conformi a quelle previste per le operazioni di minore o maggiore rilevanza, a seconda dell ammontare massimo previsto delle operazioni oggetto della delibera, cumulativamente considerate. 3.3.4 Operazioni che ricadono anche nell ambito di applicazione della disciplina delle obbligazioni degli esponenti bancari ex art. 136 TUB Per le operazioni poste in essere con soggetti collegati che siano esponenti bancari o soggetti ad essi riferibili, laddove ricadano anche nell ambito di applicazione dell art. 136 TUB, si applicano procedure deliberative differenziate, secondo quanto previsto nell apposito paragrafo delle presenti procedure deliberative. 3.3.5 Operazioni urgenti La Cassa non prevede deroghe procedurali nei casi di urgenza. Al fine di riepilogare quanto sopra descritto, si riporta di seguito uno schema che riassume sinteticamente il processo logico che conduce all individuazione della tipologia di operazione con soggetti collegati e, di conseguenza, l iter procedurale alla quale la stessa operazione è soggetta; in quanto: per le operazioni di maggiore rilevanza è prevista una procedura rafforzata 4 ; per le operazioni ordinarie è previsto un iter semplificato; per le operazioni di importo esiguo è prevista l esenzione. 4 Si parla di procedura rafforzata in quanto, come sarà specificato in seguito, la normativa prevede passaggi aggiuntivi rispetto a quanto stabilito per le operazioni di minore rilevanza. 8
Superiore al 2,5% del PdV? *: Si rammenta che, in caso di operazioni tra loro omogenee o realizzate in esecuzione di un disegno unitario, compiute, nel corso dell esercizio, con uno stesso soggetto collegato, la Cassa cumula il loro valore ai fini del calcolo della soglia di rilevanza. **: Naturalmente, va comunque rispettato il limite prudenziale relativo alle attività di rischio. 4. INDIVIDUAZIONE DEGLI AMMINISTRATORI INDIPENDENTI. NOMINA DELLA COMMISSIONE. 4.1 Definizione e compiti degli Amministratori Indipendenti Le Disposizioni di Vigilanza attribuiscono un ruolo rilevante agli Amministratori Indipendenti, coinvolti nella fase pre-deliberativa e chiamati ad esprimersi con parere motivato in sede di delibera. Ai fini delle Disposizioni di Vigilanza è indipendente l amministratore, che non sia controparte della Cassa nell operazione, o soggetto collegato ovvero che non abbia interessi nella stessa ai sensi dell art. 2391 cod. civ. e sia in possesso dei requisiti di indipendenza stabiliti dallo Statuto ai fini di quanto previsto dalle disposizioni sul governo societario. Pertanto, per la disciplina dei soggetti collegati l Amministratore Indipendente è colui che: - è munito dei requisiti di indipendenza statutariamente sanciti; - non ha interessi nell operazione ai sensi dell art. 2391 cod. civ. (è considerato rilevante ogni interesse che, per conto proprio o di terzi, l amministratore abbia in una determinata operazione della società), - non è controparte dell operazione o soggetto collegato nella stessa; - non è amministratore esecutivo, vale a dire che non è membro del Comitato Esecutivo né destinatario di deleghe e non svolge, anche di mero fatto, funzioni attinenti alla gestione dell impresa. Agli Amministratori Indipendenti spettano: la formulazione di pareri analitici e motivati nonché vincolanti sulla complessiva idoneità delle presenti procedure e dei successivi aggiornamenti a conseguire gli obiettivi della Disciplina; 9
l esame in fase pre-deliberativa delle operazioni con soggetti collegati, individuando e rappresentando eventuali lacune o inadeguatezze ai soggetti competenti a deliberare; il coinvolgimento nelle fasi delle trattative e di istruttoria in caso di operazioni di maggiore rilevanza, attraverso la ricezione di un flusso informativo completo e tempestivo e con la facoltà di richiedere informazioni nonché di formulare osservazioni agli Organi delegati e ai soggetti incaricati della conduzione di dette fasi; la formulazione di pareri preventivi e motivati nel caso di operazioni con soggetti collegati poste in essere dalla Cassa in merito all interesse della stessa al compimento di tali operazioni, nonché sulla convenienza e sulla correttezza sostanziale delle relative condizioni; l espressione di analoghi pareri in fase di adozione delle delibere-quadro; la formulazione di pareri preventivi e motivati nel caso di operazioni con soggetti collegati di maggiore rilevanza. In deroga a quanto richiesto dalle Disposizioni, le Casse Rurali non sono tenute a costituire appositi comitati per le operazioni della specie, potendo assegnare i compiti propri degli Amministratori indipendenti a uno o più componenti il Consiglio di Amministrazione in possesso dei requisiti richiesti dalle Disposizioni di Vigilanza in relazione alla concreta fattispecie sulla quale il Consiglio è chiamato a deliberare. Alla luce di quanto sopra, per assicurare la dialettica ritenuta necessaria a una corretta valutazione delle operazioni della specie senza pregiudicare la necessaria tempestività del processo pre-deliberativo e deliberativo, il Consiglio di Amministrazione, nella seduta del 28 giugno 2012, ha costituito un apposita Commissione per le operazioni con soggetti collegati (di seguito Commissione). A tutela della maggiore indipendenza possibile, la composizione della Commissione sarà rivista con cadenza annuale. 4.2 Composizione della Commissione La Commissione è composta da tre amministratori componenti effettivi; dei quali uno con la carica di Presidente della Commissione. E stato nominato anche un componente supplente, munito dei medesimi requisiti dei precedenti, al fine di garantire il funzionamento della Commissione anche qualora uno dei componenti effettivi sia impedito o privo del requisito di indipendenza per la specifica operazione. Laddove in relazione all assenza o impedimento o correlazione rispetto all operazione in esame di più componenti della Commissione non si raggiunga il numero di tre Amministratori, ma comunque sia assicurata la presenza di almeno due componenti, il Presidente valuta la possibilità di rinviare la decisione, convocando una seconda seduta ovvero di procedere ugualmente all espressione del parere, che dovrà essere unanime. La Commissione ricorre al Consiglio di Amministrazione qualora siano necessarie sostituzioni permanenti. Qualora un componente della Commissione perda i requisiti di indipendenza è tenuto a comunicarlo tempestivamente alla Commissione ed al Consiglio di 10
Amministrazione della Cassa affinché questo ne prenda atto e proceda conseguentemente. 4.3 Regole di funzionamento della Commissione Le regole di funzionamento della Commissione sono determinate dal Consiglio di Amministrazione della Cassa, al quale è riservata la competenza esclusiva in merito alla determinazione delle sue funzioni e dei suoi poteri. Il Presidente della Commissione viene nominato dal Consiglio di Amministrazione della Cassa all atto di nomina della Commissione stessa. La Commissione tiene il libro dei verbali e dei pareri resi. La Commissione si riunisce, su convocazione del Presidente, ogni qualvolta si renda necessario deliberare in ordine alle materie di competenza. Le adunanze sono presiedute dal Presidente; in caso di assenza, impedimento o correlazione dello stesso rispetto alle operazioni in esame presiede il componente più anziano di età. Il Presidente prepara i lavori della Commissione, dirige, coordina e modera la discussione e può rappresentare la Commissione davanti al consiglio di amministrazione, al Collegio Sindacale o ad ogni altro organo presso cui si rende necessaria e/o opportuna la partecipazione della Commissione. Le deliberazioni sono prese a maggioranza assoluta dei presenti (si richiede l unanimità nell ipotesi di presenza di due soli componenti). I verbali delle adunanze sono redatti da un segretario nominato dalla Commissione, ovvero in caso di sua assenza o impedimento, dal sostituto designato da chi presiede la seduta e firmati dal Presidente e dal segretario stesso. 4.4 Pareri della Commissione Il presente documento attribuisce alla Commissione sopra citata il compito di presidiare le tematiche relative alle operazioni con soggetti collegati, nei limiti del ruolo attribuito agli Amministratori indipendenti dalle Disposizioni di Vigilanza. La Commissione esercita tale compito anche attraverso la formulazione di appositi pareri, i quali possono essere favorevoli oppure non favorevoli. Il parere è favorevole quando: - manifesta integrale condivisione dell operazione; - pur in presenza di alcuni elementi di dissenso, fornisce l indicazione delle ragioni per le quali si ritiene che tali elementi non inficino il complessivo giudizio favorevole sull interesse della società al compimento dell operazione nonché sulla correttezza sostanziale delle relative condizioni; - nell eventualità di parere favorevole subordinato al rispetto di una o più condizioni, queste ultime siano effettivamente e puntualmente rispettate (in tal caso, l evidenza del rispetto delle condizioni deve essere fornita nell informativa sull esecuzione delle operazioni successivamente resa al Consiglio di Amministrazione ed al Collegio Sindacale). 11
Qualora il parere favorevole della Commissione non sia unanime, il verbale di approvazione deve indicare: - il componente che ha espresso parere negativo e le motivazioni del dissenso; - le ragioni per le quali la maggioranza ha ritenuto di non condividere tale posizione e quindi di esprimere comunque un parere favorevole. Per completezza, di seguito si richiama il ruolo, strettamente interrelato con quello della Commissione, attribuito al Collegio Sindacale, al quale spetta, in particolare: la formulazione di pareri analitici e motivati nonché vincolanti sulla complessiva idoneità delle presenti Politiche e dei successivi aggiornamenti a conseguire gli obiettivi della Disciplina; la formulazione di pareri preventivi e motivati, non vincolanti nel caso di operazioni con soggetti collegati di maggior rilevanza per le quali la Commissione abbia preventivamente espresso un parere condizionato a rilievi. 5. PROCEDURE DELIBERATIVE Ogni qualvolta la Cassa intenda porre in essere o rivedere operazioni con soggetti collegati, l Area Crediti, l Area Finanza e/o gli altri Uffici o Funzioni interessati, dopo aver individuato che l operazione rientra nel perimetro applicativo delle disposizioni, ne identificano la tipologia al fine di determinare lo specifico iter deliberativo da seguire. 5.1 Fase istruttoria (o pre-deliberativa) L Area Crediti, l Area Finanza e o gli altri Uffici o Funzioni, verificato che l operazione non rientra nei casi di esenzione, devono predisporre uno specifico flusso informativo, completo e tempestivo, con riguardo alla stessa che contenga, perlomeno, le seguenti informazioni: la natura della controparte e la ragione della rilevanza ai fini delle presenti procedure; la tipologia di operazione, le caratteristiche, le modalità e i termini relativi; le motivazioni e gli interessi dell operazione e gli effetti di essa dal punto di vista patrimoniale, economico e finanziario; le condizioni economiche: o nel caso l istruttoria concluda che l operazione presenta condizioni economiche equivalenti a quelle di mercato, praticate nei confronti di parti non correlate di corrispondente natura e rischio, la documentazione acquisita deve contenere elementi di idoneo riscontro; o in ogni altro caso, pur operandosi nell ambito di condizioni di reciproca convenienza per i contraenti, devono essere motivate le condizioni applicate e le ragioni della loro convenienza e correttezza, tenuto conto del complesso delle circostanze, delle caratteristiche peculiari dell operazione e dell interesse della Cassa; gli eventuali fattori di rischio per la Cassa. I responsabili delle Aree o Funzioni sopra identificate informano tempestivamente l Ufficio Segreteria Generale, affinché lo stesso si attivi per inoltrare alla Commissione le informazioni richiamate al fine del rilascio del parere previsto dalla Disciplina. 12
In sede di valutazione dell operazione la Commissione esprime il proprio parere motivato e non vincolante sull interesse della Cassa al compimento dell operazione, nonché sulla convenienza e correttezza sostanziale delle relative condizioni. La Commissione potrà richiedere ulteriori informazioni e potrà rappresentare le eventuali lacune o inadeguatezze riscontrate ai soggetti competenti a deliberare. In caso di operazioni di maggiore rilevanza: - la Commissione deve ricevere notizia dell avvio delle trattative e un flusso informativo completo già nella fase istruttoria. Essa, infatti, potrebbe richiedere ulteriori informazioni e formulare osservazioni agli organi delegati e ai soggetti incaricati della conduzione delle trattative o dell'istruttoria, con particolare riferimento alla natura della correlazione, alle modalità esecutive dell operazione e relative condizioni, anche economiche, per la sua realizzazione, al procedimento valutativo da seguire, all interesse ed alle motivazioni sottostanti e agli eventuali rischi per la Cassa; - per tali operazioni, qualora la Commissione abbia espresso parere negativo o condizionato a rilievi, è richiesto un parere preventivo, non vincolante, anche al Collegio Sindacale. In tale evenienza: l Area Crediti, l Area Finanza o altri Uffici o Funzioni rendono apposita informativa sull operazione al Collegio Sindacale con congruo anticipo rispetto alla delibera; l Ufficio Segreteria Generale trasmette al Consiglio di Amministrazione i pareri rispettivamente formulati dalla Commissione e dal Collegio Sindacale. 5.2 Fase deliberativa La delibera delle operazioni con soggetti collegati, sia di minore che di maggiore rilevanza, deve fornire adeguata motivazione a: l opportunità e la convenienza economica dell operazione per la Cassa; le ragioni di eventuali scostamenti, in termini di condizioni economicocontrattuali e di altri profili caratteristici dell operazione, rispetto a quelli standard o di mercato. Elementi idonei a supporto di tale motivazione devono risultare dalla documentazione a corredo della delibera. La competenza a deliberare è esclusivamente rimessa al Consiglio di Amministrazione della Cassa, al quale sono trasmessi il parere della Commissione e l eventuale parere richiesto al Collegio Sindacale, ed allegati alla delibera dell operazione. Nel caso in cui il Consiglio di Amministrazione della Cassa deliberi l operazione nonostante il parere negativo o condizionato a rilievi della Commissione, la delibera deve fornire analitiche motivazioni delle ragioni per cui essa viene comunque assunta ed un puntuale riscontro alle osservazioni formulate dalla Commissione. I riferimenti inerenti ad eventuali operazioni di maggiore rilevanza deliberate nonostante la Commissione e/o il Collegio Sindacale abbiano espresso parere negativo o formulato rilievi, devono essere portati annualmente a conoscenza dell Assemblea dei Soci. 5.3 Operazioni rientranti nei casi di esenzione (totale o parziale) Per le operazioni che rientrano nei casi di esenzione, non è prevista la formulazione di un parere preventivo da parte della Commissione. 13
a) operazioni di importo esiguo o rientranti in una delibera-quadro La delibera di un operazione con soggetti collegati, che è stata qualificata come esigua o che è stata ricondotta ad una delibera quadro, è in capo ai soggetti delegati dal Consiglio di Amministrazione della Cassa attraverso il sistema delle deleghe interno. In queste ipotesi le disposizioni consentono la totale disapplicazione delle formalità previste dalle presenti procedure. Sull attuazione delle delibere quadro deve essere peraltro fornita completa informativa, almeno trimestrale, al Consiglio di Amministrazione. b) operazioni ordinarie La delibera di un operazione con soggetti collegati, che è stata qualificata come ordinaria, è in capo ai soggetti delegati dal Consiglio di Amministrazione della Cassa attraverso il sistema delle deleghe interno. Nell ambito di tali operazioni, in esercizio della deroga prevista dalla normativa ed essendo escluse dal perimetro applicativo delle procedure deliberative (fase istruttoria e fase deliberativa), è sufficiente indicare nella delibera: gli elementi comprovanti il carattere ordinario dell operazione a seguito delle opportune considerazioni effettuate sulla base degli elementi dianzi indicati (riconducibilità all ordinaria attività, oggettività delle condizioni, semplicità dello schema economico-contrattuale, contenuta rilevanza quantitativa, tipologia di controparte); predisporre al Consiglio di Amministrazione della Cassa ed alla Commissione, con cadenza trimestrale, un flusso informativo, almeno di tipo aggregato, idoneo a consentire un adeguato monitoraggio su queste operazioni ai fini di eventuali interventi correttivi. 5.4 Operazioni rientranti nell ambito di applicazione dell art. 136 del TUB Per le operazioni poste in essere con soggetti collegati che siano esponenti bancari o soggetti ad essi riferibili, laddove ricadano anche nell ambito di applicazione dell art. 136 TUB, la Cassa può riprendere l impianto deliberativo semplificato previsto per le operazioni ordinarie se l operazione è di minore rilevanza e rientra nelle tipologie e nei parametri previsti dal paragrafo 3.3.2., fermo restando l iter stabilito dall art. 136 TUB. Per le altre operazioni: con riferimento alla fase pre-deliberativa, alla Commissione viene fornita, con congruo anticipo, un adeguata informativa sull operazione oggetto di delibera; la Commissione individua le lacune/inadeguatezze relative alla fase predeliberativa e le rappresenta ai soggetti competenti a deliberare. In caso di operazioni di maggiore rilevanza, la Commissione è coinvolta anche nella fase delle trattative e dell istruttoria almeno attraverso la ricezione del flusso informativo completo e tempestivo ed ha la facoltà di richiedere informazioni e di formulare osservazioni agli organi deliberanti ed ai soggetti incaricati della conduzione delle trattative o dell istruttoria; con riferimento alla delibera, la stessa è soggetta all iter stabilito dall art. 136 del TUB (approvazione del Consiglio di Amministrazione all unanimità degli aventi diritto, con il parere favorevole dell intero Collegio Sindacale); la delibera non è soggetta al parere preventivo e motivato della Commissione. Contestualmente, la Cassa deve altresì fornire: adeguata motivazione in merito all opportunità e convenienza economica per la Cassa; 14
le ragioni di eventuali scostamenti 5, in termini di condizioni economicocontrattuali e di altri profili caratteristici dell operazione, rispetto a quelli standard o di mercato. Tali motivazioni devono risultare dalla documentazione a corredo della delibera. 6. ULTERIORI PRESIDI Le operazioni con soggetti collegati, anche dopo la loro deliberazione da parte degli organi competenti, possono essere soggette a condizionamenti che possono inficiare l integrità e la trasparenza delle decisioni e iniziative inerenti. Pertanto, quando un operazione già posta in essere dia successivamente luogo a perdite, passaggi a sofferenza, accordi transattivi giudiziali o extra-giudiziali, le relative delibere da parte degli organi competenti dovranno essere prese in osservanza e aderenza alle procedure deliberative volta per volta applicabili stabilite nei paragrafi precedenti. 7. FLUSSI INFORMATIVI INTERNI Per quanto riguarda l informativa interna agli organi societari, vengono predisposte: - una completa informativa trimestrale al Consiglio di Amministrazione ed al Collegio Sindacale sulle operazioni con soggetti collegati concluse e sulle loro principali caratteristiche (riportante almeno controparte, oggetto, importo di ogni operazione con soggetti collegati, organo deliberante); - una comunicazione al Consiglio di Amministrazione ed al Collegio Sindacale, successivamente alla delibera, per ogni operazione sulla quale la Commissione ha espresso parere contrario o condizionato; - un elenco delle operazioni di maggiore rilevanza compiute sulle quali la Commissione o il Collegio Sindacale abbiano reso pareri negativi o formulati rilievi, da presentare almeno annualmente all Assemblea dei Soci, - un informativa annuale, in forma aggregata, al Consiglio di Amministrazione ed alla Commissione in merito alle operazioni con soggetti collegati concluse, diverse dalle operazioni di importo esiguo, per le quali sono state applicate le esclusioni facoltative previste dalle presenti procedure (le cd operazioni ordinarie) - informativa trimestrale al Consiglio di Amministrazione sull attuazione delle delibere quadro. La Direzione assicura la messa in opera delle procedure operative interne e la pronta diffusione dei riferimenti necessari alla individuazione della rilevanza delle operazioni da parte delle Funzioni/Uffici competenti. Le presenti procedure e gli eventuali aggiornamenti successivi sono pubblicate sul sito internet della Cassa e sono applicate a partire dal 31.12.2012 6. 5 Intese in aumento, ai fini della valenza dell art. 136 TUB. 6 Al riguardo, si ricorda che, ferma restando l entrata in vigore il 31 dicembre 2012 della disciplina in materia di attività di rischio e conflitti d'interesse nei confronti di soggetti collegati, ai sensi del Bollettino di vigilanza nr. 12, dicembre 2011 - con il quale è stato rilasciato l aggiornamento della circolare 263/2006 della Banca d Italia che introduce le disposizioni in argomento - le procedure deliberative dovranno essere formalmente deliberate e messe punto dai competenti organi sociali entro il 30 giugno 2012. 15