REGOLAMENTO PER LE SPESE E LE GARE DI VALORE INFERIORE ALLE SOGLIE COMUNITARIE Approvato con deliberazione del Consiglio d Amministrazione n. 10/02 del 31/03/2009 Primo aggiornamento approvato con deliberazione del Consiglio d Amministrazione n. 7 dell 11/10/2013 Secondo aggiornamento approvato con deliberazione del Consiglio d Amministrazione n. 4 del 26/05/2015 1/10
Introduzione e linee guida Il decreto legislativo n. 163/2006 e s.m.i. ha, in attuazione della delega conferita dal Governo con legge 62/2005, innovato la materia degli appalti recependo in un unico testo normativo, il Codice Unico Appalti, le direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE recanti la disciplina delle procedure di aggiudicazione dei contratti di lavori, servizi e forniture per i settori speciali e per i settori ordinari. L entrata in vigore del Codice Unico Appalti è avvenuta il 1 luglio 2006. Il Codice Unico Appalti in attuazione dei criteri direttivi conferiti con la legge delega, prevede per le spese sottosoglia per i settori speciali, l estensione, per gli enti aggiudicatori qualificabili come amministrazioni aggiudicatrici, della disciplina prevista sopra soglia, con semplificazioni relativamente a pubblicità e termini e, per gli enti aggiudicatori qualificabili come imprese pubbliche (quale è TEP S.p.A.), un rinvio ai regolamenti delle imprese che comunque devono essere informati al rispetto dei principi del Trattato CE a tutela della concorrenza. (Statuisce, infatti, l art. 238, comma 7, che Le imprese pubbliche e i soggetti titolari di diritti speciali ed esclusivi per gli appalti di lavori, forniture e servizi di importo inferiore alla soglia comunitaria, rientranti nell ambito definito dagli articoli da 208 a 213, applicano la disciplina stabilita nei rispettivi regolamenti, la quale, comunque, deve essere conforme ai principi dettati dal Trattato CE a tutela della concorrenza). Il richiamo ai rispettivi regolamenti appare come un sostanziale adempimento: viene riservato e in sostanza fatto carico alle stazioni appaltanti/imprese pubbliche dell onere di prevedere una disciplina aziendale in merito, là dove non vi sia già, o non sia richiamabile, una disciplina legislativa non espressamente derogata o abrogata dal Codice. Il legislatore si è, altresì, preoccupato di indirizzare la potestà regolamentare e la sua applicazione ribadendo la necessità del rispetto dei principi del Trattato a tutela della concorrenza, sulla scorta del richiamo dei consolidati indirizzi giurisprudenziali e delle regole e dei principi comunitari, cui fa ricorso in diverse disposizioni del Codice,. Il presente Regolamento di TEP S.p.A. è pertanto informato, a tutela della concorrenza, al perseguimento di finalità di carattere generale ed in particolare ad: - assicurare un adeguata partecipazione e la non discriminazione di operatori economici nelle procedure di acquisizione di lavori e forniture di beni e dei servizi; - assicurare l imparzialità nel trattamento degli operatori economici interpellati; - assicurare la trasparenza nella gestione delle procedure di scelta dell operatore economico affidatario e l adeguata motivazione dei provvedimenti adottati. Il presente Regolamento è applicabile alle procedure per l aggiudicazione dei contratti di lavori, servizi e forniture di valore inferiore alle soglie comunitarie, che, attualmente, sono pari a 414.000,00 per servizi e forniture e ad 5.186.000,00 per lavori (soglie in vigore dall 1/01/2014 ex Regolamento UE n. 1336/2012 del 13/12/2013). Le suddette soglie comunitarie possono subire variazioni a seguito dell emanazione di apposito regolamento UE di modifica delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE riguardante modifiche alle soglie di applicazione in materia di procedure di aggiudicazione di appalti, conseguente si riterranno automaticamente adeguati, anche se non espressamente riportati, i limityi di valore indicati agli artt. 6 e 20 del presente Regolamento. 2/10
Il presente Regolamento è redatto nel rispetto delle modifiche intervenute alle soglie per le spese in economia per forniture e servizi di cui all art. 4, comma 2, lettera m-bis della legge 106 del 12/07/2011 (in vigore dal 13/07/2011). Indice TITOLO I AMBITO DI APPLICAZIONE E DEFINIZIONI Art. 1 - Ambito di applicazione Art. 2 - Attività negoziale Art. 3 - Definizioni TITOLO II PRINCIPI Art. 4 - Principi generali Art. 5 - Efficacia amministrativa ed economicità TITOLO III SPESE SOTTO-SOGLIA Art. 6 - Limiti d importo del contratto per le spese sotto-soglia Art. 7 - Calcolo delle soglie TITOLO IV POTERI DI SPESA E RESPONSABILE DEL CONTRATTO Art. 8 - Autorizzazione a contrarre Art. 9 - Poteri di spesa Art. 10 - Responsabile del procedimento Individuazione, funzioni e responsabilità TITOLO V PROCEDURE DI SPESA Art. 11 - Procedure di spesa per l individuazione dell operatore economico Art. 12 - Requisiti di partecipazione Art. 13 - Offerte anomale Capo I GARA PUBBLICA Art. 14 - Modalità Art. 15 - Procedura aperta Art. 16 - Procedura ristretta Art. 17 - Procedura negoziata con e senza pubblicazione di avviso di gara Art. 18 - Forme e modalità di pubblicità Art. 19 - Criteri di aggiudicazione Capo II SPESA IN ECONOMIA Art. 20 - Natura e limiti di valore delle spese in economia Art. 21 - Natura e limiti di valore delle spese in economia in affidamento diretto Art. 22 Tipologia e natura delle spese in economia Art. 23 - Principi e criteri operativi Art. 24 - Modalità di consultazione dei possibili offerenti 3/10
Art. 25 - Criteri di aggiudicazione Art. 26 - Gruppo di lavoro Art. 27 Entrata in vigore REGOLAMENTO PER LE SPESE E LE GARE DI VALORE INFERIORE ALLE SOGLIE COMUNITARIE TITOLO I AMBITO DI APPLICAZIONE E DEFINIZIONI Art. 1 Ambito di applicazione Il presente Regolamento disciplina l attività negoziale per le spese, le gare ed i contratti di valore inferiore alle soglie comunitarie (sotto-soglia) dell impresa TEP S.p.A. con sede in via Taro, 12 a Parma, ai sensi dell art. 238 comma 7 del Decreto legislativo 12 aprile 2006 n. 163. Art. 2 Attività negoziale L attività negoziale si esplica con la stipulazione di contratti, a cui si perviene tramite procedura di gara pubblica, confronto concorrenziale fra più soggetti, negoziazione diretta con un singolo soggetto. In generale dal contratto derivano impegni di spesa o previsioni di ricavo. Art. 3 - Definizioni Ai fini del presente Regolamento, si applicano le definizioni che seguono: - Codice Unico: Decreto legislativo 12 aprile 2006 n. 163 e successive modifiche e d integrazioni. -Lavori: esecuzione o, congiuntamente, la progettazione e l esecuzione di opere relative e/o strumentali alle attività svolte da TEP. -Forniture: beni strumentali o di consumo acquisiti da TEP per i propri bisogni. -Servizi: prestazioni di terzi acquisite da TEP per i propri bisogni. -Gara pubblica: procedura concorsuale ad evidenza pubblica relativa a contratti di importo inferiore alle soglie indicate all art. 6 del presente Regolamento. Tali gare sono, di norma, precedute da un Bando o Avviso di gara. -Bando o Avviso di gara: documento, da pubblicarsi con le modalità di volta in volta definite, con cui TEP segnala la necessità di acquisire lavori, servizi e/o forniture, contenente, se necessario, l indicazione dei requisiti minimi di ordine generale, economico e tecnico ritenuti opportuni; -Programma di spesa: atto del Consiglio d Amministrazione di TEP nel quale vengono definiti, nel rispetto del presente Regolamento e dello Statuto della TEP, per le diverse tipologia di spesa in economia, l importo, la natura, le modalità di acquisizione e, ove possibile, l aggiudicatario. -Spesa in economia: procedure di spesa mediante cottimo fiduciario di importo inferiore non solo alle soglie comunitarie ma anche ai limiti di cui all art. 20 del presente Regolamento. -Cottimo fiduciario: procedura negoziata in cui l acquisizione dei lavori, servizi e forniture avviene mediante affidamento a terzi. 4/10
TITOLO II PRINCIPI Art. 4- Principi generali 1. I principi che regolano le azioni e le attività di TEP, relativamente ai contratti disciplinati dal presente Regolamento, sono ispirati al rispetto della concorrenza e della non discriminazione fra i possibili concorrenti, alla trasparenza dei comportamenti in tutta la fase concorsuale e negoziale. 2. Qualora previste per obbligo di legge, la pubblicità degli avvisi di gara e l informazione sull esito della procedura devono essere garantite. 3. Nella procedura non devono essere imposte condizioni o restrizioni che limitano la libertà degli operatori economici in misura superiore, e perciò sproporzionata, a quella effettivamente necessaria al raggiungimento dello scopo. 4. Non possono essere richieste garanzie o imposte penali di importo palesemente eccessivo rispetto al valore del contratto e all interesse di TEP all adempimento. Art. 5 Efficacia amministrativa ed economicità Rispetto all azione interna le procedure, le azioni e le attività devono essere ispirate al principio di economicità, e cioè all impiego ottimale delle risorse a disposizione; devono conformarsi al principio di efficacia, e cioè all obbligo di conseguire un determinato risultato tramite un azione idonea; devono riferirsi al principio di efficienza, e cioè all obbligo di rapportare i costi con i vantaggi derivanti dal raggiungimento di uno scopo prefissato, con saldo positivo a favore dei vantaggi. TITOLO III SPESE SOTTO-SOGLIA Art. 6 Limiti d importo del contratto per le procedure sotto-soglia: 1. Le procedure per le acquisizioni di lavori, servizi e forniture sotto-soglia comunitaria si applicano per i seguenti affidamenti: a) Lavori di importo inferiore ad 5.186.000, 00; b) Servizi di importo inferiore ad 414.000,00; c) Forniture di importo inferiore ad 414.000,00. 2. I valori indicati possono variare ad esito di quanto indicato all art. 215 del Codice Unico degli Appalti, D.lgs. 163/2006. Art. 7 Calcolo delle soglie 1. Ai fini dell applicazione delle soglie di cui al presente Regolamento si tiene conto del valore stimato dello stipulando contratto calcolato al netto dell imposta sul valore aggiunto (I.V.A.). 2. Il calcolo del valore stimato è basato sull importo totale massimo di ciascun contratto ivi compresa qualsiasi forma di opzione, di proroga o rinnovo dello stesso. 3. Per i contratti di durata pluriennale si deve tenere conto del valore complessivo stimato per l intera durata degli stessi. 4. Per i contratti di durata indeterminata o superiore a quarantotto mesi si deve tenere conto del valore mensile moltiplicato per quarantotto. 5/10
5. Per quanto non previsto dal presente articolo si rinvia all art 29 del Codice Unico. TITOLO IV POTERI DI SPESA E RESPONSABILE DEL CONTRATTO Art. 8 - Autorizzazione a contrarre Le procedure di spesa sono autorizzate con deliberazione del Consiglio d Amministrazione di approvazione di programmi di spesa o con deliberazione del Consiglio d Amministrazione di autorizzazione all effettuazione di una specifica spesa, approvando, contestualmente, le modalità di gara e/o trattativa, ed, eventualmente, l avviso di gara, la richiesta d'offerta, il capitolato d appalto, le norme che regolano la gara, le condizioni contrattuali. Art. 9 Poteri di spesa I soggetti competenti ad autorizzare le procedure e la stipula dei contratti di cui al presente Regolamento sono individuati dallo statuto, dai regolamenti, dal piano delle deleghe adottati dall Impresa e/o da eventuali procure generali e/o speciali. Art. 10 - Responsabile del procedimento - Individuazione, funzioni e responsabilità 1. Le funzioni di responsabile del procedimento sono di norma attribuite al Dirigente competente del settore a cui la spesa si riferisce od è attribuibile. In tale ambito, il responsabile del procedimento è colui che esprime le norme tecniche di riferimento, formula le prescrizioni e il capitolato, cura tutti gli adempimenti relativi alla redazione del progetto, provvede a tutti gli adempimenti procedurali per addivenire alla conclusione del contratto, è incaricato di seguire e verificare il rispetto delle condizioni contrattuali da parte del fornitore, del prestatore di servizi o dell esecutore dei lavori. 2. Nell ambito delle proprie funzioni, il responsabile del procedimento può avvalersi delle competenze dei diversi funzionari e dipendenti aziendali, anche delegando specifiche attività. La responsabilità della procedura rimane sempre e comunque attribuita al responsabile del procedimento, come sopra individuato. 3. Nelle gare pubbliche, il responsabile del procedimento è indicato nella deliberazione del Consiglio d Amministrazione di autorizzazione a contrarre. Nelle procedure di spesa in economia la funzione di responsabile del procedimento è attribuita, senza alcuna formalità, al Dirigente del servizio competente. TITOLO V PROCEDURE DI SPESA Art. 11 Procedure di spesa per l individuazione dell operatore economico Le procedure di spesa per l individuazione dell operatore economico per l acquisizione dei lavori, forniture e servizi, si distinguono, in base alle diverse modalità procedurali, alla natura e all importo della spesa, in: - gara pubblica, mediante l effettuazione di una procedura aperta, ristretta o negoziata; - spesa in economia, mediante cottimo fiduciario. Art. 12 Requisiti di partecipazione 6/10
Il concorrente può partecipare alle diverse procedure di spesa solo qualora sia in possesso dei requisiti di ordine generale, economico e tecnico ritenuti opportuni e richiesti nel relativo avviso di gara e/o nella richiesta d offerta. Art. 13 Offerte anomale E facoltà di TEP, ove ravvisi la presenza di offerte anomale rispetto al valore dell appalto, esaminare gli elementi giustificativi del prezzo o del corrispettivo che saranno richiesti al soggetto provvisoriamente aggiudicatario. In alternativa, nel caso di appalti aggiudicati con il criterio del prezzo più basso, è facoltà dell Impresa prevedere, indicandolo nel bando o nella lettera d invito, l esclusione automatica delle offerte anomale ai sensi dell art. 86 del Codice Unico. Capo I GARA PUBBLICA Art. 14 Modalità 1. Gli affidamenti mediante gara pubblica avvengono nel rispetto dei principi della concorrenza, della non discriminazione, parità di trattamento e rotazione fra i possibili concorrenti, e della trasparenza dell azione amministrativa. 2. Tali affidamenti dovranno avvenire mediante: a) procedura aperta; b) procedura ristretta con pubblicazione di avviso di gara; c) procedura negoziata con e senza pubblicazione di avviso di gara. Art. 15 Procedura aperta 1. Nella procedura aperta la gara si svolge nel luogo, nel giorno e nell'ora stabiliti nel bando con il sistema delle offerte segrete pervenute entro il termine fissato. 2. Le sedute di gara di verifica della documentazione e di verifica dell offerta economica, con eventuale attribuzione del punteggio finale nel caso dell offerta economicamente più vantaggiosa, sono pubbliche. Art. 16 - Procedura ristretta 1. Nelle procedure ristrette l avviso di gara prevede un termine per consentire agli aspiranti concorrenti di manifestare l intenzione di partecipare alla gara e, se previsto, di documentare il possesso dei requisiti richiesti per la partecipazione. 2. La verifica della documentazione attestante il possesso dei requisiti è effettuata dal Responsabile del procedimento. 3. La procedura successiva all invito a presentare offerta è disciplinata analogamente a quanto previsto per le procedure aperte. Art. 17 Procedura negoziata con e senza pubblicazione di avviso di gara 1. La procedura negoziata con pubblicazione dell avviso segue di norma le modalità previste per la procedura ristretta, ad esclusione di quanto previsto per la pubblicità alle sedute di gara. 2. La procedura negoziata diretta o plurima senza pubblicazione di avviso di gara può essere effettuata soltanto per le occasioni, le contingenze e i motivi previsti nell art. 221 del Codice unico. 7/10
3. La procedura negoziata può prevedere una seconda fase di negoziazione tendente a conseguire dal/i concorrente/i che ha/hanno presentato offerta, ulteriori miglioramenti, secondo quanto prescritto dal bando di gara. In ogni caso deve essere effettuata una procedura di confronto che garantisca la par-condicio a tutti i concorrenti. Art. 18 Forme e modalità di pubblicità 1. Qualora sia prevista la pubblicazione di un bando o avviso di gara, verranno determinate, di volta in volta, nella deliberazione di approvazione del metodo di individuazione del contraente, la tipologia e le modalità di pubblicazione ritenute più opportune, da limitarsi, comunque, all ambito nazionale. 2. Gli avvisi sui risultati delle gare pubbliche sono pubblicati, entro due mesi dall'aggiudicazione definitiva della gara, sul sito informatico della TEP. Art. 19 Criteri di aggiudicazione 1. La gara è aggiudicata al migliore offerente e cioè al concorrente che offre il prezzo più basso oppure il più elevato ribasso percentuale sull'importo o su un elenco prezzi a base d'asta. La gara può essere anche aggiudicata all'offerta economicamente più vantaggiosa a norma di quanto indicato all art. 83 del Codice Unico. 2. Nella procedura di aggiudicazione sulla base dell'offerta economicamente più vantaggiosa gli elementi di valutazione devono essere menzionati nel capitolato o nella richiesta d offerta e la valutazione delle offerte è demandata alla Commissione giudicatrice di esperti, ai sensi di quanto indicato all art. 84 del Codice Unico. Capo II SPESA IN ECONOMIA Art. 20 Natura e limiti di valore delle spese in economia 1. Le procedure per le acquisizioni di lavori, servizi e forniture in economia, da effettuarsi mediante contratto di cottimo fiduciario, si applicano per i seguenti affidamenti: a) Lavori di importo inferiore ad 207.000, 00; b) Servizi di importo inferiore ad 207.000,00; c) Forniture di importo inferiore ad 207.000,00. 2. Per le spese per lavori, forniture e servizi in economia è necessario promuovere il più possibile la concorrenza, nel rispetto dei principi di trasparenza, rotazione e parità di trattamento; per spese in economia maggiori od uguali ad 40.000,00 ma inferiori ad 207.000,00, ove possibile e opportuno, è necessaria la previa consultazione di almeno cinque ditte, se sussistono in tale numero soggetti qualificati e idonei. 3. Sono fatti savi i principi e criteri operativi di cui al successivo art. 23. Art. 21 Natura e limiti di valore delle spese in economia in affidamento diretto 1. Si può procedere mediante affidamento diretto ad un operatore economico determinato per i seguenti importi di spesa: 1. Lavori di importo inferiore ad 40.000,00; 8/10
2. Servizi di importo inferiore ad 40.000,00; 3. Forniture di importo inferiore ad 40.000,00. 2. Sono fatti savi i principi e criteri operativi di cui al successivo art. 23. Art. 22 Tipologia e natura delle spese in economia 1. Sono spese in economia tutte le spese per l acquisizione di lavori, beni e servizi necessari all ordinario funzionamenti degli uffici e servizi aziendali. 2. L elenco contenente la tipologia e natura delle spese in economia è riportato nell Allegato A. Art. 23 - Principi e criteri operativi L attività di acquisizione di lavori, beni e servizi in economia deve conformarsi ai seguenti principi e criteri operativi: a) i contratti si concretizzano con l incontro della volontà delle parti documentata in forma scritta o per via telematica; b) deve essere garantito, per quanto possibile, il confronto concorrenziale, salvo che il costo della negoziazione risulti sproporzionato rispetto all entità del contratto e salvo i casi di privativa industriale o esclusività tecnica; c) in caso di monopolio legale o per accertata convenienza, è ammessa la stipulazione di contratti per adesione, con riferimento a tariffe, listini, ad offerte di fornitura comunque acquisite in forma scritta o desunte da rete telematica; d) le opportunità negoziali devono essere prospettate in modo paritario a tutti i concorrenti partecipanti ad una procedura negoziale e TEP deve fare uso imparziale delle informazioni di cui è in possesso; e) la negoziazione deve essere caratterizzata da riservatezza, lealtà, equidistanza tra le parti, uso riservato delle informazioni ricevute dai concorrenti in fase di negoziazione; f) ove TEP sia tenuta a procedere ad una comparazione di più offerte, possono essere utilizzati gli strumenti possibili del mercato (sondaggio di mercato informale, listini prezzi pubblicati, prezzi risultanti sulle piattaforme del commercio elettronico in INTERNET ecc.), ivi comprese, se accessibili, le forme del commercio elettronico della piattaforma del M.E.P.A gestito da CONSIP S.p.A. o della piattaforma della Regione Emilia Romagna gestito da INTERCENT. Art. 24 Modalità di consultazione dei possibili offerenti 1. Le richieste d offerta possono essere inviate a mezzo posta, posta elettronica o via fax e devono contenere, oltre quanto necessario ad emettere l ordine, anche l indicazione del termine fissato per la presentazione delle offerte. 2. Le offerte possono essere inviate per fax o e-mail, entro il termine fissato, soltanto ove ciò sia consentito nella richiesta d offerta. 3. La procedura di selezione mediante esplorazione telefonica è consentita per importi limitati o per urgenze. Tale procedura è comunque sempre possibile nel caso si ritenga di rivolgersi ad un solo fornitore o prestatore di servizi o di lavori determinato. L offerta deve poi essere confermata a mezzo fax, o e-mail, dagli offerenti prima della emissione dell ordine. Art. 25 Criteri di aggiudicazione 1. L aggiudicazione è effettuata al migliore offerente e cioè al concorrente che offre il prezzo più basso oppure il più elevato ribasso percentuale sull'importo o su un elenco prezzi a base di gara. La 9/10
gara può essere anche aggiudicata all'offerta economicamente più vantaggiosa, valutando congiuntamente elementi economici ed elementi relativi alle caratteristiche tecniche e qualitative. 2. Nella procedura di aggiudicazione sulla base dell'offerta economicamente più vantaggiosa gli elementi di valutazione devono essere menzionati nel capitolato o nella richiesta d offerta. Art. 26 Gruppo di Lavoro L esame delle offerte, con aggiudicazione sulla base dell'offerta economicamente più vantaggiosa, può essere deferito, qualora lo si ritenga opportuno, ad un Gruppo di Lavoro composto da Dirigenti e/o dipendenti con diverse competenze sul contratto da stipularsi; qualora previsto, il Gruppo di lavoro, al termine dei propri lavori, potrà redigere un apposito verbale. Art. 27 Entrata in vigore 1. Il presente Regolamento entra in vigore il giorno successivo alla sua approvazione da parte del Consiglio d Amministrazione della Tep S.p.A. 2. Il presente Regolamento si intende automaticamente modificato/integrato dagli interventi legislativi successivi alla data di approvazione. 10/10