Verbale di Assemblea del Direttivo n.06/2014 Ass. Volontari di Protezione Civile Morlupo Prot. n. 0018 /2014 Oggi, 7 ottobre 2014, presso la Sede Operativa di Via G. Di Vittorio, Morlupo (Roma), si svolge in prima convocazione l'assemblea ordinaria del Consiglio Direttivo dell'associazione, per la discussione del seguente ordine del giorno: 1) Definizione di ruoli e procedure per Segretario, Tesoriere e Magazziniere 2) Nomina di assistenti ai ruoli di Segretario, Tesoriere e Magazziniere 3) Nuova Sede: lavori, trasloco e inaugurazione 4) Prossime Attività dell'associazione 5) Integrazioni al Verbale 1/2014 del 21.1.2014 6) Cancellazione dal Libro Soci dei Volontari che non hanno rinnovato l'iscrizione 2014 7) Cancellazione dal Libro Soci dei Volontari che ne hanno fatto richiesta 8) Pubblicazione dei Verbali del Consiglio Direttivo e dei Bilanci annuali dell'associazione. 9) Programmazione Assemblea dei Soci 10) Varie ed Eventuali. Sono presenti i seguenti membri del Consiglio Direttivo: Socio Membro del Consiglio Direttivo Presente Assente Presidente Paolo Spiccalunto X Vice Presidente Daniele Antici X Segretario Pietro Camponeschi X Tesoriere Mario Moroni X Consigliere Ettore Iacomussi X Consigliere Nicola Scarinci X L'Assemblea inizia alle ore 20,45. Presiede l'assemblea il Presidente dell'associazione Paolo Spiccalunto che, verificata la valida costituzione della stessa in base alle norme statutarie, espone gli argomenti all'ordine del giorno. E presente alla riunione anche il Magazziniere dell Associazione Simone Corti. 1 Verbale Assemblea del Consiglio Direttivo del 7 ottobre 2014
Prima di affrontare la discussione sui punti all Ordine del Giorno, vengono analizzate le azioni concordate durante la precedente Assemblea del Consiglio Direttivo (Assemblea n. 05/2014), riscontrando che risultano ancora aperte le seguenti azioni: Redazione della lettera di ringraziamento alla BCC. Azione in carico a Presidente e Segretario. Incarico al socio Francesco Cibelli per l acquisto dell idrovora. Il Presidente viene incaricato dal Consiglio Direttivo di sollecitare una risposta da parte dell interessato. Tutte le restanti attività programmate nel precedente consiglio sono state portate a termine. 1. Definizione ruoli di segretario, tesoriere e magazziniere. Al fine di evitare sovrapposizioni nell operato di Segretario,Tesoriere e Magazziniere, il Presidente invita a rispettare la precisa definizione dei ruoli in oggetto. In particolare per quanto riguarda il processo di acquisizione dei nuovi soci, il Consiglio Direttivo delibera all unanimità di adottare la seguente procedura: Le nuove domande di iscrizione si ricevono esclusivamente dal 1 gennaio al 31 marzo, mediante raccolta da parte del Segretario delle relative schede compilate. Pertanto tutti i soci che ricevono personalmente manifestazioni di interesse all iscrizione sono invitati a mettere in contatto gli interessati con il Segretario. Il Segretario presenterà alla successiva Assemblea del Consiglio Direttivo tutte le Domande di iscrizione pervenute, al fine di sottoporle allo stesso. In caso di parere favorevole il Consiglio Direttivo incarica il Tesoriere a procedere all incasso delle relative quote d iscrizione annuali e nel contempo valuta le dotazioni da assegnare ai nuovi soci sentito il Magaziniere che da questo momento in poi è formalmente sempre invitato a partecipare alle Assemblee del Consiglio Direttivo. Per quanto riguarda l archiviazione della documentazione online, il Consiglio Direttivo delibera di procedere alla revisione della struttura di Cartelle e Sottocartelle Dropbox impostando una suddivisione per argomenti (Segreteria; Tesoreria; Magazzino) ed assegnando le relative autorizzazioni in scrittura solo ai diretti interessati. Viene incaricato il Presidente di verificare la fattibilità tecnica di un accesso gerarchico a tali cartelle e di riorganizzare la Cartella Condivisa. 2. Nomina di assistenti ai ruoli di segretario tesoriere e magazziniere. Il Consiglio Direttivo delibera che il Segretario, il Tesoriere e il Magazziniere hanno facoltà, se lo ritengono opportuno, di individuare dei soci disponibili, ai quali assegnare il ruolo di Assistenti con specifiche mansioni, previa comunicazione al Consiglio Direttivo stesso che può riservarsi di non approvare, motivando tale diniego, la delega. 3. Nuova Sede: lavori, trasloco e inaugurazione. Il Presidente segnala che la nuova Sede assegnata all Associazione da parte del Comune di Morlupo presenta la necessità di ristrutturazione del pavimento. Pertanto, per ragioni di tempi e costi, il Presidente propone di posare sul pavimento preesistente un pavimento in linoleum a spese dell Associazione e con il supporto operativo di tutti i soci. 2 Verbale Assemblea del Consiglio Direttivo del 7 ottobre 2014
Il costo preventivato è di circa 1.500 euro. Sentito il Tesoriere circa la consistenza della liquidità dell Associazione ed esaminato il bilancio, Il Consiglio Direttivo approva all unanimità di rinviare la spesa preventivata per l installazione sul mezzo Land Rover Defender della Provincia di Roma ed assegnato all Associazione, di gancio traino e verricello, liberando così le risorse economiche preventivate in bilancio, per i seguenti motivi: a) Il modulo antincendio è risultato essere privo di idonea certificazione, pertanto il mezzo Land Rover Defender non sarà omologabile quale mezzo di soccorso e pertanto sarà da valutare se investire denaro dell Associazione su tale mezzo b) Le attività AIB sono terminate e quindi sarà oggetto di valutazione l installazione di verricello e gancio traino per il prossimo anno. Il Consiglio Direttivo delibera all unanimità di sensibilizzare tutti i soci a svolgere insieme i lavori necessari per rendere decorosa la nuova Sede (posa del pavimento in linoleum, pulizia dei locali e dell accesso esterno, trasloco mobilia e materiali, ecc.). A tale riguardo seguirà una comunicazione da parte del Presidente con la pianificazione temporale delle attività. Le chiavi della nuova Sede saranno consegnate al Magazziniere che ha il mandato dal Consiglio Direttivo di distribuirle ai Soci, previa riconsegna delle chiavi della vecchia sede. 4. Prossime attività dell Associazione. Il Presidente comunica che è in fase di preparazione un elenco di corsi di formazione (da condividere con il Consiglio Direttivo) che dovranno essere svolti prossimamente (Esercitazioni Operative, Corsi di formazione esterni, Corsi di Autoformazione, Incontri, ecc.). Il Presidente segnala anche la necessità di contattare un officina specializzata per revisionare il modulo AIB (a causa degli abbassamenti di pressione riscontrati recentemente) e anche per ripristinare il motorino di avviamento del modulo. A tale riguardo il Consiglio Direttivo incarica Pietro Camponeschi di occuparsi dell argomento, previa verifica dei pezzi di ricambio già disponibili in Sede. 5. Integrazione al verbale n. 1/2014 del 21 gennaio 2014. Il Consiglio Direttivo approva all unanimità la necessità di integrare e approvare il verbale 1/2014 del 21 gennaio 2014, con alcune informazioni che risultano mancanti. 6. Cancellazione dal libro soci dei volontari che non hanno rinnovato l iscrizione 2014. Il Consiglio Direttivo approva all unanimità di eliminare dal Libro Soci tutti i volontari che non hanno rinnovato l iscrizione 2014 (N. Cecchini, M. Detond, F. Centra, A. Ianni, D. Bassanese, D. Rinaldi, G. Manzi, F. Silvestri, C. Rotunno). Sarà compito del Presidente di comunicare quanto sopra ai volontari cancellati e successivamente sarà compito del Magazziniere di procedere alla raccolta delle divise ancora da riconsegnare da parte di Rinaldi, Silvestri e Rotunno. 3 Verbale Assemblea del Consiglio Direttivo del 7 ottobre 2014
Di conseguenza il Segretario è autorizzato dal Consiglio Direttivo ad aggiornare il Libro Soci in tal senso. Tutti i soci cancellati saranno eliminati anche dalla mailing-list. 7. Cancellazione dal libro soci dei volontari che ne hanno fatto richiesta. Il Presidente comunica al Consiglio Direttivo la seguente lista dei Soci che hanno fatto richiesta di cancellazione dall Associazione: Martina Mercuri e Daniele De Mattia. Di conseguenza il Segretario è autorizzato dal Consiglio Direttivo ad aggiornare il Libro Soci in tal senso. Tutti i soci cancellati saranno eliminati anche dalla mailing-list. 8. Pubblicazione dei Verbali del Consiglio Direttivo e dei Bilanci annuali dell Associazione. Il Consiglio Direttivo delibera all unanimità di pubblicare su sito web tutti i verbali delle Assemblee del Consiglio Direttivo tenutesi da gennaio 2014 in poi (previa verifica di assenza dei dati personali) nonché tutti i Bilanci annuali dell Associazione ed i verbali delle prossime Assemblee dei Soci. 9. Programmazione Assemblea dei Soci. Il Presidente propone di posticipare l Assemblea dei Soci alla fine dell anno 2014. Questo perché l Assemblea dei Soci avrà anche l onere di deliberare circa la modifica della Sede Legale, successivamente all avvio dell operatività effettiva della Nuova Sede. 10. Varie ed eventuali. Il Presidente comunica di aver ricevuto una richiesta verbale da alcuni esponenti del Comitato No Discarica Roma Nord per la fornitura in comodato d uso di sedie presso il Presidio in località Assura. A tale richiesta non è ancora seguita una comunicazione formale scritta, così come richiesto dal Presidente. Il Presidente comunica di aver ricevuto una richiesta verbale da Gianni Marchegiani (Presidente INSFO) per lo svolgimento di un servizio di ausilio al controllo della viabilità stradale durante una manifestazione che si terrà a Civitella San Paolo il prossimo sabato 11 ottobre. Il Consiglio Direttivo delibera all unanimità di declinare la richiesta a causa di impegni concomitanti. Il Presidente comunica di aver ricevuto una richiesta dal Maresciallo Laudando della Stazione dei Carabinieri di Castelnuovo di Porto per lo svolgimento di un servizio di vigilanza presso il Plesso Scolastico di Via San Pellegrino (Morlupo) durante l orario d ingresso degli alunni (dal lunedì al venerdì dalle ore 8:00 alle ore 8:40 e per tutto l anno scolastico). Il Consiglio Direttivo delibera di declinare la richiesta a causa di insufficienti volontari disponibili a svolgere continuativamente tale servizio, tuttavia incarica il Presidente di farsi promotore per un incontro con le associazioni 4 Verbale Assemblea del Consiglio Direttivo del 7 ottobre 2014
operanti sul territorio di Morlupo, l Amministrazione Comunale e il Comando di Stanzione dei Carabinieri di Castelnuovo di Porto per analizzare meglio la tematica e trovare insieme possibili soluzioni. Non essendovi altri argomenti da discutere l Assemblea del Consiglio Direttivo si scioglie alle ore 23:45. Il presente verbale è redatto su 5 (cinque) fogli. Il Presidente Dr. Paolo Spiccalunto Il Segretario Ing. Pietro Camponeschi 5 Verbale Assemblea del Consiglio Direttivo del 7 ottobre 2014