Il presente documento disciplina le procedure per l acquisizione di forniture, di beni e di servizi di importo inferiore ai 40.000 euro, rientranti nell ambito di competenza delle strutture dirigenziali regionali ai sensi dell art. 37, comma 1 del d.lgs. 50 del 18/04/2016 (di seguito Codice) recante disposizioni per l'attuazione delle direttive 2014/23/UE, 2014/24/UE e 2014/25/UE, nonché per il riordino della disciplina vigente in materia di contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture. Gli acquisti di beni e servizi di importo superiore ai 40.000 euro (Iva esclusa), fermi restando gli obblighi di utilizzo di strumenti di acquisto e di negoziazione, vengono espletati dalla Centrale Unica di Committenza regionale (CUC), che in qualità di Soggetto aggregatore acquisirà di diritto l iscrizione nell elenco delle stazioni appaltanti qualificate ai sensi dell articolo 38, comma 1 del d.lgs. 50/2016. Per i contratti di importo inferiore a 40.000 euro, ferma restando la possibilità di ricorrere alle procedure ordinarie, le stazioni appaltanti possono procedere all affidamento di servizi e forniture, ai sensi dell articolo 36 del d.lgs. 18 aprile 2016, n. 50. Non rientrano nell ambito di applicazione del presente documento le acquisizioni di lavori e degli incarichi di progettazione, di competenza della SUA. 1. Acquisizioni di beni e servizi di valore compreso tra 1 euro e 1.000 euro L articolo 1 comma 502 della legge 28 dicembre 2015 n. 208 Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (legge di stabilità 2016) prevede l obbligo del ricorso al mercato elettronico o alle piattaforme telematiche per tutti gli acquisti di valore superiore ai 1.000 euro e fino all importo della soglia comunitaria, facendo salva la possibilità di ricorrere alle modalità tradizionali per tutti gli acquisti di valore inferiore ai 1000 euro. A seguito delle modifiche apportate da tale legge all articolo 1, comma 450, della legge 27 dicembre 2006, n. 296, per le acquisizioni di importo inferiori ai 1000 euro, non sussiste più l obbligo per le amministrazioni di procedere ad acquisti di beni e servizi esclusivamente tramite strumenti telematici (strumenti Consip, strumento telematico della centrale regionale di riferimento, altro mercato elettronico della SA); dal 1 gennaio 2016, è quindi possibile procedere liberamente all acquisto con modalità elettronica ovvero utilizzando la procedura tradizionale. Acquisti < 1000 euro tramite MEPA Il dirigente della struttura può procedere effettuando un OdA all operatore economico che risulta offrire il minor prezzo su MEPA/MeVA, ovvero tramite la Trattativa diretta, strumento che consente all interno del MEPA di negoziare direttamente con un unico operatore economico. Acquisti < 1000 euro con procedura tradizionale Al fine di garantire un efficiente organizzazione delle attività delle strutture regionali è possibile il ricorso alla procedura tradizionale semplificata per l acquisizione di beni e servizi di importo infra 1000 euro, fermo restando il RIGOROSO RISPETTO DEL PRINCIPIO DI ROTAZIONE, degli altri principi di cui all articolo 30 del d. lgs. 50/2016, nonché del principio del divieto di frazionamento artificioso, previsto dall art. 35, comma 6 del d.lgs. 50/2016 secondo il quale Un appalto non può essere frazionato allo scopo di evitare l applicazione delle norme del presente codice tranne nel caso in cui ragioni oggettive lo giustifichino. La modalità semplificata di affidamento trova legittimazione e fondamento nell ambito dei principi di economicità, tempestività e proporzionalità che consentono fatta eccezione che il RUP ritenga 1
comunque opportuno acquisire due preventivi per un confronto tra più proposte - l affidamento diretto ad un unico soggetto. L individuazione dell operatore avviene direttamente da parte del RUP mediante: a) consultazione dell albo fornitori 1 ; b) consultazione dei cataloghi elettronici del MEPA o MEVA (art. 57 del Decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50); c) in via residuale, consultando liberamente il mercato. Le strutture dirigenziali che necessitano acquisire servizi e forniture il cui importo annuo sia pari o inferiore ai 1000 euro, sulla base degli stanziamenti assegnati predispongono con propria determina un programma di spesa contenente l'importo complessivo presunto e la/e prenotazione/i dei relativi impegni. È vietato suddividere artificiosamente gli importi dei singoli ordinativi allo scopo di eludere tale limite di spesa. L'acquisizione di servizi e forniture, sino al limite di importo sopra indicato, avviene con l'emissione di buoni d'ordine sottoscritti dal dirigente della struttura competente, nei quali sono indicati la struttura che ordina la spesa, l'oggetto della stessa, l'importo, il contraente, il titolo giuridico che supporta il credito così come la ragione dello stesso che dà luogo all obbligazione attiva e la relativa scadenza (questo documento svolge la funzione del provvedimento di affido). Il dirigente responsabile è tenuto comunque a valutare la convenienza e l economicità dell acquisizione e la congruità dei prezzi. L'emissione dei buoni d'ordine deve avvenire utilizzando l'applicativo ATTI. Il dirigente responsabile della struttura, una volta emesso il buono d ordine munito dell attestazione di regolarità contabile, lo trasmette all operatore economico individuato, ai fini della fornitura del bene o del servizio. Ad avvenuta erogazione della prestazione, ferma restando la verifica della regolare esecuzione da parte del RUP, l operatore economico provvede all invio della fattura in cui deve essere riportato il numero del buono d ordine. A tale fase fa seguito la liquidazione e il pagamento della relativa fattura, secondo le ordinarie procedure. 2 Allo scopo di monitorare il corretto utilizzo della procedura, la documentazione relativa al procedimento di acquisto dovrà essere comunicata alla Struttura competente alla programmazione e al monitoraggio della spesa per le acquisizioni di beni e servizi. In ogni caso, nella fase transitoria, in attesa dell individuazione della sopracitata Struttura e di poter disporre di strumenti di analisi in grado di monitorare il rispetto del divieto di frazionamento artificioso degli acquisti, il limite massimo per affidamenti diretti a ciascun fornitore (da intendersi ai sensi dell art. 36 comma 2, lett. a), quali affidamenti senza consultazione di più operatori, pur in presenza di una pluralità di soggetti nel mercato) è fissato per ciascuna struttura dell amministrazione regionale, in relazione a ciascuna tipologia di beni/servizi, in 1.000/anno. 1 L articolo 8 della Convenzione disciplinante le funzioni della Centrale unica di Committenza del 2016, prevede l istituzione dell Albo dei fornitori on line. Il funzionamento dell albo e le sue modalità di utilizzo al fine del rispetto del principio di rotazione- troverà disciplina in un apposito regolamento predisposto dalla CUC regionale. 2 Questa modalità operativa è subordinata all adozione di una specifica disposizione normativa, così come all attivazione della programmazione e all installazione di un apposito software per la gestione dei buoni d ordine. 2
Gli operatori economici affidatari non devono trovarsi in una delle cause di esclusione previste dall articolo 80 del d.lgs. 50/2016: a tale scopo sono tenuti a presentare apposita dichiarazione sostitutiva, ai sensi del d.p.r. 445/200 ovvero della l.r. 19/2007. Per le micro acquisizioni (acquisizioni di importo pari o inferiore a 1.000 euro) non è obbligatorio procedere alla verifica dei requisiti. 2. Acquisizioni di beni e servizi di valore compreso tra euro 1001 e euro 5.000. LE FASI DEL PROCEDIMENTO Il procedimento per l acquisizione di servizi e forniture di importo superiore a euro 1.000 e fino a euro 5.000, si articola nelle seguenti fasi: a) individuazione dell operatore economico; b) provvedimento di individuazione dell operatore e impegno di spesa; c) stipulazione del contratto mediante scambio di corrispondenza secondo l uso del commercio ovvero con scrittura privata; a). b). Individuazione dell operatore economico e adozione del provvedimento di individuazione dell operatore e impegno di spesa Ai fini dell individuazione dell operatore economico a cui affidare l acquisto e con cui, eventualmente, negoziare, si procede all espletamento di un indagine di mercato semplificata, garantendo il rispetto del principio di rotazione, soprattutto in caso di affidamenti successivi aventi ad oggetto le medesime prestazioni. Nell indagine di mercato semplificata, ferma restando la possibilità del ricorso all avviso pubblico per acquisire le manifestazioni di interesse, si procede alla richiesta di almeno due preventivi, individuando gli operatori economici secondo le seguenti e alternative modalità operative: a) consultazione dell albo fornitori; b) consultazione dei cataloghi elettronici del MEPA o MeVA (art. 57 del Decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50); c) in via residuale, consultando liberamente il mercato. La richiesta di preventivi non è vincolante per l Amministrazione: in essa si deve riportare chiaramente che non si tratta di richiesta di offerte e, quindi, di una vera e propria procedura di gara, ma semplicemente di una richiesta di preventivi all interno di una indagine di mercato semplificata. Il responsabile del procedimento acquisisce agli atti i due preventivi ed effettua una valutazione tecnico-economica. Tenuto conto di ragioni di adeguatezza, proporzionalità ed economicità della procedura e della predeterminazione delle condizioni delle prestazioni, il RUP può attribuire rilevanza al solo elemento del prezzo. Una volta individuato l operatore economico, è possibile procedere ove ritenuto utile - a un eventuale successiva negoziazione, che può riguardare sia eventuali migliorie qualitative rispetto alla descrizione delle prestazioni elaborata dal RUP, sia l eventuale miglioramento delle condizioni economiche offerte. Di tutto il percorso amministrativo deve essere data evidenza nel provvedimento di individuazione dell operatore che dovrà inoltre riportare l oggetto dell affidamento, l importo della spesa, l individuazione del fornitore, le ragioni della scelta e l impegno di spesa: ciò consentirà di motivare l atto sinteticamente, come previsto rinvio dalle linee guida ANAC n. 4, approvate con deliberazione n. 1097 del 26 ottobre 2016, e alla presente regolamentazione. 3
c). Stipulazione del contratto mediante scambio di corrispondenza secondo l uso del commercio ovvero con scrittura privata. Il perfezionamento del contratto avviene mediante scambio di corrispondenza commerciale 3 ovvero mediante stipulazione di scrittura privata, previa assunzione del predetto atto dirigenziale. Gli operatori economici affidatari non devono trovarsi in una delle cause di esclusione previste dall articolo 80 del d.lgs. 50/2016: a tale scopo sono tenuti a presentare apposita dichiarazione sostitutiva ai sensi del d.p.r. 445/200 ovvero della l.r. 19/2007. Il RUP procede ad effettuare sull affidatario controlli a campione sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive rese o laddove vi siano fondati dubbi. Le modalità di estrazione del campione sono definite dal dirigente responsabile della struttura con proprio atto interno. 3. ACQUISIZIONI DI BENI E SERVIZI DI VALORE COMPRESO DA EURO 5.001 FINO A EURO 39.999 LE FASI DEL PROCEDIMENTO Il procedimento per l acquisizione di servizi e forniture di importo compreso tra 5.001 euro e fino a 39.999 euro, si articola nelle seguenti fasi: a) provvedimento di avvio delle procedure e prenotazione della spesa; b) individuazione degli operatori economici; c) inoltro delle richieste di preventivo e delle condizioni prestazionali; d) esame dei preventivi; e) provvedimento di individuazione dell operatore e impegno di spesa; f) stipulazione del contratto mediante scambio di corrispondenza secondo l uso del commercio ovvero con scrittura privata. a) Provvedimento di avvio delle procedure e prenotazione della spesa Fermo restando quanto previsto in relazione all obbligo della preventiva escussione del MEPA/MeVA o altro mercato elettronico 4, il dirigente responsabile della struttura addotta un provvedimento (determina a contrarre) che contiene, in modo semplificato: a) l esigenza o l interesse pubblico che si intende soddisfare; b) le caratteristiche dei servizi e delle forniture che si intendono acquisire; c) l importo massimo stimato dell affidamento e la prenotazione della spesa; d) le indicazioni della procedura che si intende seguire e le relative motivazioni, ai sensi dell articolo 36, comma 2, lett. a) del d.lgs. 50/2016; e) i criteri per l individuazione degli operatori economici al fine di acquisire almeno tre preventivi; f) l assenza di convenzioni CONSIP e, in subordine, qualora esistenti, le motivazioni per cui non si ricorre alle medesime in quanto aventi a oggetto beni e servizi non comparabili con quelli che si intendono acquisire, indicando le ragioni a fondamento della non comparabilità dei beni/servivi offerti per il soddisfacimento delle specifiche esigenze dell Amministrazione. Nel 3 A riguardo dovranno trovare applicazione le modalità operative per la stipulazione dei contratti pubblici in forma di scrittura privata, con modalità elettronica, approvate con deliberazione della Giunta regionale n. 1415 del 21 ottobre 2016. 4 Qualora si proceda con l ordine diretto ovvero trattativa diretta, rimane applicabile la procedura semplificata di cui al punto 2), con adozione di un unico provvedimento ( V. punto 3.1.3 Linee guida ANAC n. 4). 4
caso in cui il dirigente competente, pur in presenza di convenzioni CONSIP aventi ad oggetto gli stessi beni e servizi, ritenga di provvedere all acquisizione in maniera autonoma, i beni e i servizi dovranno essere acquisiti nel rispetto dei vincoli di qualità-prezzo indicati nelle rispettive convenzioni, i quali costituiscono limiti massimi; g) l indisponibilità dei beni e servizi sul MEPA/MeVA o altri mercati elettronici; h) le principali condizioni prestazionali ovvero il progetto di cui all articolo 23, comma 15, del d.lgs. 50/2016, che dovrà essere oggetto di approvazione con il medesimo provvedimento. b) Individuazione degli operatori economici Ai fini dell individuazione dell operatore economico a cui affidare il servizio o la fornitura e con cui, eventualmente, negoziare, si procede all espletamento di un indagine di mercato semplificata, garantendo il rispetto del principio di rotazione, soprattutto in caso di affidamenti successivi aventi ad oggetto le medesime prestazioni. L eventuale richiesta di preventivo dell operatore economico uscente ha carattere eccezionale e deve essere adeguatamente motivato nel provvedimento di cui alla lett. e). Nell indagine di mercato semplificata, ferma restando la possibilità del ricorso all avviso pubblico per acquisire le manifestazioni di interesse, si procede alla richiesta di almeno tre preventivi, individuando gli operatori economici secondo le seguenti e alternative modalità operative: a) consultazione dell albo fornitori; b) consultazione dei cataloghi elettronici del MEPA o MEVA (art. 57 del Decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50); c) in via residuale, consultando liberamente il mercato. c) Inoltro delle richieste di preventivo e delle condizioni prestazionali Dopo aver scelto gli operatori da interpellare, si procede all inoltro delle richieste di preventivo. Nella richiesta di preventivo è opportuno precisare che non si tratta di una vera e propria procedura di gara, ma semplicemente di una richiesta di preventivi all interno di una indagine di mercato semplificata e senza vincolo per l Amministrazione di affidare o proseguire la negoziazione. d) Valutazione dei preventivi ed eventuale negoziazione A seguito della ricezione dei preventivi, che devono pervenire a mezzo PEC, si procede all esame degli stessi. Il responsabile del procedimento acquisisce agli atti i tre preventivi ed effettua una valutazione tecnico-economica. Tenuto conto di ragioni di adeguatezza, proporzionalità ed economicità della procedura e della predeterminazione delle condizioni delle prestazioni, il RUP può attribuire rilevanza al solo elemento del prezzo. Una volta individuato l operatore economico, è possibile procedere - ove ritenuto utile - a un eventuale successiva negoziazione che può riguardare sia eventuali migliorie qualitative rispetto alla descrizione delle prestazioni elaborata dal RUP, sia l eventuale miglioramento delle condizioni economiche offerte. e) Provvedimento di individuazione dell operatore e impegno di spesa Con provvedimento del dirigente responsabile si formalizza l individuazione dell operatore e si provvede all impegno di spesa, dando conto di tutto il percorso amministrativo seguito. Nel provvedimento occorre, inoltre, motivare adeguatamente in merito alla scelta dell affidatario, dando conto del possesso da parte dell operatore economico individuato dei requisiti richiesti nella determina a contrarre, della corrispondenza di quanto offerto all interesse pubblico che la stazione 5
appaltante deve soddisfare, della congruità del prezzo in rapporto alla qualità della prestazione, nonché del rispetto del principio di rotazione. Gli operatori economici affidatari non devono trovarsi in una delle cause di esclusione previste dall articolo 80 del d.lgs. 50/2016: a tale scopo sono tenuti a presentare apposita dichiarazione sostitutiva ai sensi del d.p.r. 445/200 ovvero della l.r. 19/2007. Il RUP procede ad effettuare sull affidatario i controlli sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive. f) Stipula del contratto Il perfezionamento del contratto avviene mediante scambio di corrispondenza commerciale, ovvero mediante stipulazione di scrittura privata 5. 5 A riguardo dovranno trovare applicazione le modalità operative per la stipulazione dei contratti pubblici in forma di scrittura privata, con modalità elettronica, approvate con deliberazione della Giunta regionale n. 1415 del 21 ottobre 2016. 6