SCHEDA PRODOTTO 1 Pag.
INTRODUZIONE smartsign è la soluzione integrata che consente di utilizzare un dispositivo hardware (tablet) sul quale un utente appone la propria firma autografa, come se stesse firmando un normale documento cartaceo. I documenti firmati con smartsign hanno pieno valore legale tra le parti: privati, imprese, Stato, Pubblica Amministrazione, commercialisti, Centri di Assistenza Fiscale e loro clienti, ecc. Il processo di firma smartsign è conforme al Codice dell Amministrazione Digitale (CAD) e relative modifiche ed integrazioni introdotte dal Decreto Legislativo n. 235/2010 e recepisce il DPCM 22/02/2013 pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 117 del 21/05/2001. Inoltre, la soluzione di firma smartsign è pienamente compliant al recente Provvedimento generale prescrittivo in tema di biometria del Garante Privacy pubblicato in G.U. n. 280 lo scorso 2 dicembre 2014. sta ottenendo la certificazione ISO 9001:2008 per la qualità dei processi aziendali e il sistema di gestione di Firma Elettronica Avanzata smartsign, certificato secondo gli standard ISO 27001:2013. NORMATIVA DI RIFERIMENTO La Firma Elettronica Avanzata (FEA) viene descritta e definita nel decreto Legislativo 30 dicembre 2010 n. 235 al Codice dell Amministrazione Digitale (CAD) 7 marzo 2005 n. 82, come un insieme di dati in forma elettronica che consente in maniera certa l identificazione del firmatario e permette di evitare l acquisizione della firma sulla carta, non materializzando mai di fatto il documento firmato. Secondo la dottrina, la Firma Grafometrica è un tipo di Firma Elettronica Avanzata, in quanto è una firma autografa - benché riversata non su un foglio di carta - associata indissolubilmente ad un documento informatico avente requisiti tali da garantirne l identità. Durante la firma, il tablet rileva i seguenti parametri grafometrici che vengono cifrati all interno del documento, tutelando il firmatario da usi illeciti: Ritmo Velocità Pressione Accelerazione Movimento 2 Pag.
Il DPCM del 22 febbraio 2013, contenente le Regole Tecniche in materia di Firma Elettronica Avanzata, riconosce la piena validità giuridica di tutti i documenti sottoscritti con una soluzione di FEA. La soluzione di firma smartsign si conferma pienamente compliant ai recenti adempimenti previsti dal Garante Privacy nel Provvedimento generale prescrittivo in tema di biometria, pubblicato lo scorso 2 dicembre 2014 nella Gazzetta Ufficiale n. 280., inoltre, da sempre supporta chi eroga o utilizza la propria soluzione di firma, fornendo tutta la documentazione e la consulenza necessaria. COME FUNZIONA 1. Con smartsign, il documento su cui l utente deve apporre la propria firma viene visualizzato sul monitor del tablet: con una speciale penna l utente firma nel campo specifico presente sul modello. 2. I dati biometrici del firmatario (ritmo, velocità, pressione, accelerazione e movimento) vengono cifrati con chiave di cifratura rilasciata da una CA (Intesa Spa di IBM) insieme all impronta (hash) del documento (document Binding) e inseriti nel documento. 3. Il documento viene firmato con il certificato digitale che può essere generico o intestato al CAF, allo studio o all azienda. In questo modo sono garantite l integrità e l immodificabilità del documento. 4. Sul documento appare l evidenza della firma (tratto grafico). AMBITI DI UTILIZZO La soluzione di firma smartsign è particolarmente indicata per tutti quei settori che prevedono una massiva acquisizione di firme autografe: INTERMEDIARI FISCALI: delega per la consegna del 730 precompilato, ISEE, UNICO, informative privacy, accettazione di conferimento dell'incarico, pratiche di pensione... AZIENDE: contratti, pratiche di assunzione, proposte di vendita, report, rimborsi spese, fatture, DDT... BANCHE: contabili di cassa, mutui, fidejussioni, gestione investimenti... STUDI LEGALI: contratti, accordi, pareri, parcelle, preventivi, deleghe, mandati... ASSICURAZIONI E FINANZIARIE: polizze, informative privacy... SANITÀ E STUDI MEDICI: informative privacy, consenso informato, certificati, ritiro referti, cartelle cliniche... PUBBLICA AMMINISTRAZIONE: documenti, verbali, mandati di pagamento, contratti, appalti... INSTALLATORI/MANUTENTORI: documenti di trasporto, ricevute di avvenuta consegna, verbali di collaudo, rapportini tecnici 3 Pag.
ALBERGHI, AUTONOLEGGI, RETI DI AGENZIE, MULTIUTILITY, FRANCHISING: contratti, pratiche, checkin e check-out, informative privacy LA SUITE DI FIRMA smartsign Con smartsign si offre un innovazione importante nel servizio dedicato ai propri clienti: con una drastica riduzione nell utilizzo della carta e un notevole risparmio dei costi di produzione, stampa e archiviazione dei documenti, smartsign eleva il livello di sicurezza e di protezione sui propri dati favorendo un netto miglioramento dell efficienza della propria organizzazione. La suite proposta è composta da: 1. Software per la gestione della Firma Elettronica Sicura o Avanzata 2. Certificato digitale non qualificato per firmare digitalmente i documenti sottoscritti 3. Tablet per l acquisizione della firma 4. Servizi di installazione e formazione da remoto o presso la vostra sede 1. SOFTWARE PER LA GESTIONE DELLA FIRMA ELETTRONICA SICURA O AVANZATA La suite di firma SmartSign consente la gestione di: Firma Elettronica Sicura (non rileva i dati biometrici del firmatario e non richiede alcun adempimento per iniziare a firmare) Firma Elettronica Avanzata (cifra i dati biometrici del firmatario e prevede l assolvimento di alcuni adempimenti normativi*). Tabella di confronto TIPOLOGIE DI FIRMA TIPO DI FIRMA Firma Elettronica (standard, disponibile sul mercato, ma non distribuita) SmartSign Firma Elettronica Sicura (Firma Elettronica senza dati grafometrici) Valore probatorio A discrezione del Giudice A discrezione del Giudice che potrà apprezzare l oggettiva qualità e sicurezza della soluzione Immodificabilità del documento Facoltativo Si Si SmartSign Firma Elettronica Avanzata (Firma grafometrica) Certo 4 Pag.
Il documento contiene il tratto grafico Facoltativo Si Si Certificato emesso dalla Certification Authority Facoltativo Si, garantisce integrità del documento Si, garantisce integrità del documento Controllo esclusivo del sistema di generazione di firma Facoltativo Si Si Utilizzo in mobilità Facoltativo Si Si Il documento contiene i dati grafometrici Consenso Privacy all utilizzo di dati biometrici Copertura assicurativa obbligatoria Obbligo di notificazione preventiva al Garante Privacy Obbligo di pubblicazione del regolamento di firma sul sito dell erogatore della soluzione Identificazione del firmatario Facoltativo Facoltativo Si Firma della liberatoria all utilizzo di un sistema di firma elettronica avanzata. Obbligo di rendere disponibili sistemi alternativi di sottoscrizione, che non comportino l utilizzo di dati biometrici. Cancellazione dei dati biometrici grezzi e dei campioni biometrici e sicurezza nella trasmissione dei dati mediante tecniche crittografiche. Adozione di idonee misure di sicurezza delle postazioni informatiche. Memorizzazione dei dati biometrici e grafometrici all interno di documenti informatici in forma cifrata tramite sistemi di crittografia a chiave pubblica. Obbligo di redigere una relazione tecnica, con verifica di controllo almeno annuale, sull uso dei dati biometrici e sulla valutazione della necessità e proporzionalità del trattamento biometrico rispetto alle finalità. Inoltre il documento deve contenere le informazioni dettagliate delle modalità di generazione, consegna e conservazione delle chiavi. Facoltativo Facoltativo Si Facoltativo Facoltativo Si 5 Pag.
*In caso di Firma Elettronica Avanzata (FEA), oltre a dotarsi di apposita infrastruttura Software/Hardware, occorre rispettare gli adempimenti previsti dalle seguenti disposizioni normative: - Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 22 Febbraio 2013 contenente la Regole Tecniche in materia di Firma Elettronica Avanzata pubblicato in G.U. n. 117 il 21 maggio 2013. Tale decreto è entrato in vigore il 5 giugno 2013. Le Regole Tecniche riportano al Titolo V, dall articolo 57 al 61, gli obblighi da rispettare per la produzione, l erogazione e l adozione del servizio di Firma Elettronica Avanzata. - Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 12 novembre 2014, pubblicato in G.U. n. 280 il 2 dicembre 2014, che espone di adempimenti in tema di biometria e sottoscrizione dei documenti informatici a mezzo firma grafometrica. Riepilogo adempimenti FIRMA ELETTRONICA AVANZATA Identificazione del firmatario e conservazione di un documento di identità valido (una tantum) Firma della liberatoria per accettazione del servizio (una tantum) Pubblicazione sul sito web dell informativa sulla firma grafometrica Copertura assicurativa per responsabilità civile (Polizza SmartSign) Notificazione preventiva al Garante Privacy per trattamento dei dati biometrici Adozione di idonee misure di sicurezza Redazione di una relazione tecnica con verifica di controllo annuale. smartsign è disponibile in: Versione DESKTOP con tablet collegato a PC Versione WEB con collegamento Internet tramite Browser Versione MOBILE tramite APP Inoltre con smartsign è possibile firmare anche: in modalità Terminal Server e Remote App; all interno di infrastrutture visualizzate come Citrix e VMWARE; su terminali rugged tablet Windows e Android, ovvero tablet da lavoro molto resistenti indicati soprattutto per i settori della logistica, trasporti e edilizia. Il processo di firma si attiva a partire da un documento PDF (es. informativa Privacy) o di Office (es. documento Word o Excel), o direttamente dal proprio gestionale (es. TuttoTel, Entratel Suite), nel quale sono individuati i punti firma da sottoscrivere. È anche possibile configurare smartsign per fargli riconoscere in automatico i punti firma (senza doverli inserire ogni volta). 6 Pag.
L elemento distintivo di smartsign è la cifratura del dato biometrico e l indissolubile connessione all hash del documento. smartsign memorizza ogni firma acquisita, insieme all hash del documento, esclusivamente nel PDF creato a partire dal documento per il quale è stata apposta, e non viene memorizzata da nessuna altra parte. È disponibile, inoltre, come servizio aggiuntivo la Firma digitale che permette di apporre la firma digitale al.pdf sottoscritto con smartsign, inserendo il proprio token o una smartcard al termine del processo di firma. 2. CERTIFICATO DIGITALE NON QUALIFICATO Una volta apposta la firma, il documento prodotto in formato.pdf viene firmato con un certificato digitale non qualificato che ne garantisce sia l'integrità che l immodificabilità. La licenza d uso include questo certificato digitale non qualificato intestato a smartsign. Come servizio aggiuntivo, il cliente al momento dell attivazione può richiedere un certificato digitale non qualificato personalizzato, intestato direttamente al cliente (Ragione sociale Studio, Azienda ). I documenti firmati con smartsign sono riconosciuti come validi da Adobe Reader perché utilizzano i certificati di Intesa Spa di IBM, Certification Authority italiana inclusa nella trusted list di Adobe. All apertura del documento siglato, tutte le firme sono riconosciute automaticamente. 3. TABLET PER L ACQUISIZIONE DELLA FIRMA smartsign è compatibile con diversi tablet* e con i principali sistemi operativi ios e Android. Sono disponibili 2 soluzioni, ritagliate sulle specifiche esigenze del firmatario: TABLET PER LA FIRMA DA POSTAZIONE FISSA: per firmare collegati direttamente al PC. TABLET PER LA FIRMA IN MOBILITÀ: per lavorare in mobilità, lontani dalla propria postazione di lavoro. I tablet disponibili sono: Sign10e con encryption (10 pollici) Sign10 senza encryption (10 pollici) Wacom STU-530 con encryption (10 pollici) * I tablet non sono rivenduti insieme al software di firma, la fornitura è a carico del cliente. Richiedi l elenco completo dei tablet consigliati all indirizzo documentale@kalyos.it. 7 Pag.
4. INSTALLAZIONE E FORMAZIONE DA REMOTO La grande semplicità d uso e facilità d installazione permette di installare smartsign comodamente da remoto, garantendo comunque il pieno successo e la massima sicurezza. Al termine della breve installazione, sarà possibile gestire la firma nei principali documenti dello studio per un certo numero di modelli (template), con un percorso guidato estremamente semplice e intuitivo. Eventuali altri modelli personalizzati potranno essere creati direttamente dal cliente, in seguito al corso di formazione che sarà svolto al termine dell installazione. In alternativa siamo in grado di offrirvi anche questo servizio, in seguito all accettazione del nostro preventivo. I VANTAGGI DI smartsign È disponibile in versione desktop, web e fruibile anche in mobilità La firma è sicura e ha pieno valore legale Tutti la possono usare subito con facilità Piena compatibilità con i programmi in uso Integrabile con altre soluzioni desktop, web e con altre app Fa risparmiare tempo, spazio e denaro Consente modalità di lavoro più efficienti sta ottenendo la certificazione ISO 9001:2008 per la qualità dei processi aziendali e la certificazione ISO 27001:2013 per il sistema di gestione di Firma Elettronica Avanzata. La suite di firma smartsign è costantemente aggiornata tramite live update, così da garantire nel tempo adeguamenti normativi, adeguamenti tecnologici (nuovi sistemi operativi), gestione dei punti firma di nuovi documenti prodotti dalle software house. TOOL DI ANALISI PER ESPERTI GRAFOLOGI La soluzione smartsign è corredata da uno specifico tool di analisi che può essere utilizzato da esperti grafologi/periti di un tribunale in caso di contenziosi/dispute sulla paternità di una firma. Tramite il tool di perizia calligrafica la firma biometrica può essere estratta dal documento. Il tool di perizia calligrafica decripta quindi la firma biometrica tramite la chiave privata del certificato del tablet. 8 Pag.
POLIZZA SMARTSIGN Polizza SmartSign è l assicurazione sottoscritta con l autorevole compagnia londinese Lloyd s, in grado di ottemperare all obbligo scaturito dall entrata in vigore del DPCM del 22/02/2013. In particolare l art. 57 stabilisce che al fine di proteggere i titolari della firma elettronica avanzata e i terzi da eventuali danni cagionati da inadeguate soluzioni tecniche, gli utilizzatori si dotano di una copertura assicurativa per la responsabilità civile rilasciata da una società di assicurazione abilitata ad esercitare nel campo dei rischi industriali per un ammontare non inferiore ad euro cinquecentomila. Polizza SmartSign: È totalmente flessibile e personalizzabile sulle specifiche esigenze dell assicurato Garantisce delle condizioni economiche molto vantaggiose Si può estendere ad altri rischi offrendo un notevole risparmio complessivo anche sugli altri piani assicurativi a cui già aderisce il commercialista (ad es. polizza di tutela giudiziaria, programma assicurativo contro gli infortuni e la protezione per la salute). 9 Pag.