CITTA DI VITTORIA PROVINCIA DI RAGUSA DETERMINAZIONE DEL DIRETTORE GENERALE Data 24.03.2011 Atto n 807 OGGETTO: Approvazione Organizzazione Interna della Direzione Generale. IL DIRETTORE GENERALE Premesso che con Deliberazione della Giunta Municipale n. 853 del 27/12/2010 è stato approvato il nuovo modello organizzativo dell Ente; Ritenuto di dover procedere ad una attenta analisi dei procedimenti in senso al settore, alla ripartizione dei compiti e delle attività, valutando le capacità e le professionalità occorrenti per soddisfare le richieste che pervengono al settore, oltre a tutti i compiti propri dello stesso; Considerato che, da una dettagliata analisi delle prassi quotidiane, delle mansioni e/o funzioni assegnate, del contenuto operativo delle singole operazioni da effettuare e cioè, in sintesi, la definizione e approvazione di un funzionigramma, rappresenta un valido strumento per aiutare tutto il personale a prendere maggiore consapevolezza del proprio lavoro, dei compiti affidati, degli obiettivi da raggiungere e costituisce, altresì, il punto di riferimento essenziale per attività e azioni volte a migliorare la struttura organizzativa e operativa del settore prevedendo anche un aggiornamento continuo nel tempo di detto strumento; Visto il d.l.go 30.03.2001 n. 165, recante Norme generali sull ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche ; Dato atto che il presente provvedimento risponde a principi di razionalizzazione e ottimizzazione della gestione del personale, non altera né la programmazione del fabbisogno di personale né la programmazione finanziaria in vigore e non comporta alcuna modificazione della dotazione organica vigente ;
DETERMINA 1. Approvare l allegato prospetto dell Organizzazione Interna della Direzione Generale per farne parte integrante e sostanziale del presente atto. 2. Dare atto che si procederà alla rivisitazione dei servizi, delle attività e delle funzioni assegnate alle figure professionali con atto interno alla Direzione per la concreta attuazione dell organizzazione. 3. Trasmettere il presente atto amministrativo al Segretario Generale per gli adempimenti consequenziali. 4. Dare atto che il presente atto non comporta impegno di spesa. L ISTRUTTORE DIRETTIVO Dott. Paolo Cicirello IL DIRETTORE GENERALE Ing. Salvatore Troia Per riscontro amministrativo contabile ex art. 184 D.L. gvo n.267/00 Vittoria, lì IL RESP.LE DEL SERVIZIO FINANZIARIO 2
C I T T À DI V I T T O R I A DIREZIONE GENERALE Via Bixio, 34-97019 VITTORIA (RG) tel. 0932/514227 - fax. 0932/514262 Organizzazione Interna I Servizi - Segreteria direttore generale e Protocollo - U.R.P. Sportello Universitario Informagiovani e Servizi Informatici - Controllo Strategico e di Gestione - Performance e Merito - Gestione Giuridica ed Amministrativa del Personale - Gestione Economico Contabile del Personale Segreteria direttore generale e Protocollo Segreteria Personale Direttore Generale Protocollo entrata ed uscita Archiviazione atti interni direttore generale 3
Servizio U.R.P. Sportello Universitario Informagiovani e Servizi Informatici Ufficio U.R.P. Accesso a tutti i cittadini alle informazioni, ai procedimenti ed ai servizi del Comune di Vittoria, alle informazioni delle altre pubbliche amministrazioni e dei soggetti erogatori di servizi di pubblica utilità. Collabora,con gli altri uffici relativamente all'attività di semplificazione, razionalizzazione e standardizzazione delle procedure amministrative e della relativa modulistica per adeguare la qualità delle prestazioni offerte alle prestazioni attese. Attua processi di verifica della qualità dei servizi e del gradimento degli stessi da parte degli utenti Svolge attività di consulenza di primo livello in relazione ai procedimenti comunali e alle relative fonti normative; Pubblicazioni on line delle delibere e determinazioni e dei tassi di presenza del personale dipendente, della certificazione alla Regione Sicilia ai sensi della L. 22/09 e della legge 69/2009 (operazione trasparenza) Ufficio Servizi Informatici Realizza la migliore gestione ed il potenziamento del sito Internet comunale in particolare per quanto riguarda la banca dati informativa sui procedimenti del Comune Gestione, monitoraggio e controllo della rete informatica comunale, realizzazione e manutenzione del sito web istituzionale, Collabora all'organizzazione e al coordinamento di una efficace rete di comunicazione interna; Fonia mobile: monitoraggio costi fonia mobile, assistenza alle utenze e contatti con il gestore. 4
Ufficio Sportello Universitario Ufficio Informagiovani Segreteria universitaria decentrata e sportello Informagiovani; Pratiche afferenti la materia assistenziale gestita dall Opera Universitaria di Catania e quella programmata dal Comune di Vittoria; Assistenza al pubblico in caso di imminente scadenza dei termini di presentazione di istanze e adesioni a bandi a favori dei giovani e degli studenti alle Facoltà Universitarie; Servizio di orientamento e formazione professionale mediante la realizzazione di database contenenti i curriculum vitae dei giovani in cerca di occupazione e la trasmissione online alle banche dati nazionali; Collaborazione nelle attività amministrative riguardante la materia assistenziale gestita dall Opera Universitaria; Responsabilità dell avvio online dell iter burocratico per autodichiarazioni, iscrizioni, Immatricolazioni, piani di studio, richiesta di verbaloni e certificati, Ricostruzione della carriera, riconoscimento dei crediti, richiesta di borse di studio, domande di accesso alla mensa universitaria e alla casa dello studente; Attività informativa sull offerta formativa delle Università siciliane e nazionali; Attività di front-office e supporto all attività di ricerca e di consultazione degli utenti; Attività di supporto per l avvio online dell iter burocratico per auto dichiarazioni,iscrizioni, immatricolazioni, passaggio di facoltà, rinuncia agli studi; Garantisce informazioni all utenza giovanile in materia di orientamento e formazione e in materia di concorsi pubblici anche mediante l aggiornamento periodico della pagina web istituzionale. Consultazione delle banche dati nazionali inerenti le offerte di lavoro per i giovani disoccupati; 5
Servizio Controllo Strategico e di Gestione Performance e Merito Controllo Strategico e di Gestione Performance e Merito Piano annuale della Performance. Definizione della proposta di relazione previsionale e programmatica; Definizione della proposta di piano esecutivo di gestione, attraverso il supporto alla Giunta ed il coordinamento dei dirigenti; Predisposizione e aggiornamento, nel corso dell esercizio, del piano dettagliato degli obiettivi, attraverso la esplicitazione di obiettivi di dettaglio, tempi di realizzazione degli interventi e modalità attuative; Controllo della gestione dei settori, verificando periodicamente lo stato di attuazione degli obiettivi anche attraverso la supervisione e il monitoraggio dei report e della relazione sullo stato di attuazione dei programmi predisposti dai dirigenti al finer della misurazione e valutazione della performance del personale dipendente e dirigenziale. Definizione, in collaborazione con i responsabili competenti, degli interventi necessari per migliorare la qualità dei servizi; Soluzione dei conflitti tra Dirigenti di Settore e Controlli Interni Collaborazione con il Sindaco e con la Giunta alla definizione di progetti strategici; Coordinamento del piano triennale del contenimento delle spese. Formazione del Personale e Corsi di Aggiornamento Procedimenti disciplinari personale dipendente e dirigenziale Collabora con il N.d.V. nella predisposizione e nell aggiornamento del sistema di misurazione, valutazione della performance dell organizzazione, dei dirigenti e dei dipendenti, del sistema di integrità e trasparenza. Promuove e attesta altresì l assolvimento degli obblighi relativi alla trasparenza. Supporto tecnico al Nucleo di Valutazione nella redazione della valutazione annuale dei dirigenti e del segretario comunale e l attribuzione ad essi dei premi, secondo quanto stabilito dal sistema di valutazione Collabora con il N.d.V. nel promuovere ed attestare l assolvimento degli obblighi relativi alla trasparenza e all integrità; Supporta il N.d.V. nella redazione di eventuali pareri richiesti dall Amministrazione sulle tematiche della gestione del personale e del controllo. 6
Applicazione D.L.vo 81/08 in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro. Tutti gli adempimenti connessi all applicazione del D. Lgs. 81/08 in materia di tutele della salute e della sicurazza nei luoghi di lavoro. Gestione Contabile Interna Direzione Generale Controllo contabile bollette Telecom di tutte le direzioni Redazione atti amministrativi di impegno spesa e di liquidazione della direzione generale. Amministrazione, gestione, controllo e manutenzione della direzione generale. Gestione Capitoli P.E.G. Direzione Generale Gestione Capitoli Fondi Economato Direzione Generale 7
Servizio Gestione Giuridica ed Amministrativa del Personale Ufficio Politiche Generali Intersettoriali di Sviluppo delle Risorse Umane e congedi Mobilità intersettoriale Autorizzazione di prestazioni retribuite extraufficio Concessione ai dipendenti delle diverse tipologie di congedo comprese le aspettative con o senza assegna e diritto allo studio Accertamenti sanitari per i dipendenti Controllo ed accertamenti delle presenze, assenze e malattie Istruzione pratiche relative agli infortuni sul lavoro ed equo indennizzo Gestione delle timbrature Scarico giornaliero dei terminali, caricamento giustificativi giornalieri trasmesse dalle direzioni e rilascio badie Rilevazione, elaborazione e fornitura dei dati statistici riguardanti il personale Procedure di selezione e reclutamento del personale a tempo determinato e indeterminato. Stages ed incarichi di collaborazione Gestione permessi sindacali Predisposizione e gestione di piani formativi Ufficio Pensioni Adempimenti previdenziali ed assistenziali personale in quiescenza Collocamento in quiescenza del personale Ricongiunzioni ( Legge 29/79 45/90 ecc.) Riscatti Riconoscimenti a crediti figurativi (maternità ) Riconoscimenti servizio militare Riliquidazione pensioni TFR / TFS per adeguamenti contrattuali Totalizzazione servizi esteri Certificazione per le finanziarie 8
Ufficio Gestione Personale in Servizio Relazioni sindacali e contrattazione collettiva decentrata. Gestione del budget relativo il fondo dei dipendenti. Procedure di selezione e reclutamento del personale a tempo indeterminato Categorie protette verifica del rispetto della normativa Adozione di atti costitutivi dei rapporti di lavoro nelle diverse forme stabilite dall ordinamento Stipulazione e predisposizione contratti di lavoro Tenuta e aggiornamento dei fascicoli personali dello stato di servizio del personale dipendente Tenuta ed aggiornamento della pianta organica Raccolta dei dati forniti dai settori dell ente per la formazione e trasmissione dei rapporti periodici Gestione giuridica dei rapporti di lavoro Servizio sostitutivo mensa Relazione del conto annuale parte amministrativa Elaborazione e trasmissione statistiche agli organi competenti Rilascio certificati di servizio 9
Servizio Gestione Economico Contabile del Personale BILANCIO PREVISIONE CONTO CONSUNTIVO DATI RELATIVI AL PERSONALE Studio e aggiornamento della normativa finanziaria riguardante il personale; Studio e applicazione dei Contratti Collettivi del Personale, dei Dirigenti e del Segretario Generale aspetto economico Predisposizione degli atti (determinazione di applicazione economica dei contratti); Rapporti diretti e collaborazione con il collegio dei Revisori dei Conti; Predisposizione dei documenti riguardanti il bilancio di previsione, il conto consuntivo, l esame dei residui passivi ed attivi, inerenti le spese del personale, Programmazione triennale del fabbisogno del personale e piano annuale di acquisizione delle risorse umane: raccolta richieste esecuzione delle direttive dell Amministrazione e relativo coordinamento con i limiti economici e di bilancio; Predisposizione degli atti relativi al Fondo per il finanziamento della retribuzione di posizione e di risultato dei dirigenti compresi i rapporti con i sindacati dei dirigenti. Predisposizione delle schede contabili riguardanti il Fondo per la contrattazione decentrata del personale dipendente gestione e controllo dei residui ad esclusione della predisposizione degli atti formali; Aggiornamento dati relativi alle economie dei capitoli di bilancio e fondo per la contrattazione decentrata del personale dipendente. 10
ADEMPIMENTI PREVIDENZIALI E ASSISTENZIALI DEL PERSONALE IN SERVIZIO E DEGLI AMMINISTRATORI COMUNALI Tenuta dei rapporti di natura telematica con gli enti previdenziali (INPDAP INPS INPGI CASSE PREVIDENZIALI AUTONOME degli amministratori comunali: agricoltura, commercianti, geometri, cassa stato) compresi gli adempimenti relativi alla trasmissione telematica di modelli obbligatori (UNIEMENS DMA ) e UNICREDIT (tesoreria comunale) e aggiornamento continuo delle procedure telematiche per la corretta trasmissione; Aggiornamento software procedura stipendi INPDAP INPS INPGI. Procedura ENTRATEL; Predisposizione degli atti e compilazione schede relative ai rapporti con il Ministero dell Interno (ex agenzia per la Gestione dell Albo dei Segretari comunali e Provinciali) Applicazione economica dei contratti collettivi di lavoro del personale e degli amministratori comunali in aspettativa per la determinazione della contribuzione figurativa; Redazione prospetti contabili per la redazione degli atti ai fini dell assunzione del personale e dell applicazione della normativa speciale relativa al personale dipendente (aspettative ecc.) Rendicontazione spesa per la richiesta rimborsi del personale comandato. 11
STIPENDI TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE GESTIONE FISCALE E STATISTICA. PERSONALE OPERAIO A TEMPO DETERMINATO Approntamento di mandati e buste paga per stipendi, indennità ed emolumenti vari al personale di ruolo e non di ruolo ed agli amministratori comunali, attraverso la gestione e l implementazione (collegamenti con la procedura finanziaria) informatizzati - Stipendi. Predisposizione delle pratiche relative alla corresponsione degli assegni familiari agli aventi diritto e controllo delle pratiche relative alle detrazioni fiscali, con relativo controllo della documentazione e registrazione informatizzata degli stipendi; Controllo delle determinazioni per la corresponsione del salario accessorio predisposte dai settori competenti nei confronti del personale dipendente e relativo inserimento di quanto dovuto a ciascuno con la procedura informatizzata Stipendi Inserimento dei conguagli fiscali relativi alle dichiarazione dei redditi dei dipendenti Liquidazione compensi ai CO.CO.CO. e assimilati Dichiarazione INAIL ed IRAP Rendiconti per l incasso dei contributi della Regione Sicilia relativi al personale stabilizzato Gestione dei compensi dovuti ai Consiglieri Comunali, Amministratori, componenti delle Commissioni Consiliari e Comunali (non professionisti); Redazione e trasmissione modello 770 e CUD; Conto annuale parte economica- Dati da comunicare attraverso il Sistema Conoscitivo del personale dipendente dalle Amministrazioni pubbliche (SICO); Monitoraggio trimestrale parte economica e trasmissione del modello completo (parte giuridica ed economica) attraverso il sistema SICO. Approntamento di mandati e buste paga per stipendi, indennità ed emolumenti vari al personale di non di ruolo operaio a tempo determinato con utilizzo della procedura HALLEY - Stipendi. Pratiche per la liquidazione delle indennità di fine servizio dei lavoratori operai a tempo determinato; Pratiche per la liquidazione della indennità di disoccupazione dei lavoratori a tempo determinato; Ricerche di archivio e collaborazione con l ufficio pensioni per la sistemazione previdenziale periodi pregressi del personale cessato. 12
PRESTITI E RAPPORTI CON LE SOCIETA FINANZIARIE Predisposizione dei certificati di stipendio parte contabile finalizzati al rilascio di prestiti per cessioni e delegazioni di stipendio, nonché in caso di pignoramenti presso terzi; Tenuta dei rapporti con la società finanziarie eroganti i prestiti (cessioni e delegazioni) ai lavoratori dipendenti; Predisposizione delle pratiche di cessione piccolo prestito sovvenzioni ecc. con l INPDAP; Pratiche di pignoramento presso terzi del personale dipendente; Rappresentanza (con delega del Sindaco) del Comune nelle pratiche di pignoramento presso terzi; Predisposizione delle proposte di deliberazione per la stipula delle convenzioni con le società finanziarie autorizzate a stipulare delegazioni di pagamento con i dipendenti e controllo della relativa documentazione; 13