DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE NR. 146 DEL 11/12/2013 LA GIUNTA COMUNALE Premesso che: - Con determinazione del Responsabile dell Area Finanziaria n. 233 del 09/08/2012 si determinava di affidare la fornitura di un sistema informativo patrimoniale nonché la formazione e la redazione dell inventario dei beni mobili ed immobili facenti parte del patrimonio dell Ente attraverso l espletamento di procedura negoziata ai sensi dell art. 125 c. 11 del Dlgs 163/2006 Codice dei contratti pubblici e degli artt. 61 e 63 del vigente Regolamento Comunale dei lavori, delle forniture e dei servizi in economia; - Con determinazione del Responsabile dell Area Finanziaria n. 329 del 07/11/2012, la fornitura del sistema informativo e la formazione dell inventario è stata affidata all impresa GIES SRL di Gualdicciolo (RSM); - Con propria deliberazione n. 38 del 03/04/2013, esecutiva ai sensi di legge, si approvavano le risultanze dell inventario dei beni mobili ed immobili al 31/12/2012 a seguito di rilevazione straordinaria del patrimonio mobiliare ed immobiliare del Comune di Sant Agata Bolognese; Considerato che per una corretta gestione ed aggiornamento dell Inventario si ritiene necessario approvare un Disciplinare che regolamenti la procedura di tenuta ed aggiornamento dell inventario; Vista la proposta di Disciplinare operativo per la gestione dell inventario comunale predisposta dal Servizio Bilancio Area Finanziaria; VISTO il vigente Regolamento di Contabilità; VISTI gli allegati pareri favorevoli espressi in merito al provvedimento proposto dai Funzionari Responsabili ai sensi dell art. 49 D.Leg.vo 267/2000 e s.m.e i.; Con voti favorevoli all unanimità, espressi per alzata di mano: D E L I B E R A 1. Per quanto espresso in premessa, di approvare il Disciplinare operativo per la gestione dell inventario comunale, allegato A) che forma parte integrante e sostanziale del presente atto; 2. di trasmettere il presente atto al Segretario Generale ed ai Responsabili di Area. Successivamente con voti favorevoli all unanimità, espressi per alzata di mano: DELIBERA 1. di dichiarare il presente atto immediatamente eseguibile, per ragioni d urgenza, ai sensi dell art. 134, 4 comma del Decreto Legislativo 267/2000 e s.m. e i..
COMUNE DI SANT AGATA BOLOGNESE PROVINCIA DI BOLOGNA Approvato con deliberazione della Giunta Comunale n. del.
INDICE PREMESSA ART. 1 - ART. 2 - ART. 3 - ART. 4 - ART. 5 - ART. 7 - ART. 8 - ART. 9 - Competenze Consegnatari dei Beni Procedura di inventariazione beni mobili Cancellazione beni mobili dagli inventari Beni mobili non inventariabili Beni da inventariare con numerazione fisica o virtuale Beni per servizi rilevanti I.V.A. Modifiche all organigramma dell Ente ALLEGATO A Scheda di carico ALLEGATO B Scheda di variazione ALLEGATO C Scheda di scarico 2
PREMESSA Il presente documento si prefigge lo scopo di dotare gli uffici interessati dall aggiornamento degli inventari, delle nozioni regolamentari necessarie affinché sinergicamente si ottemperi alla volontà dell Amministrazione comunale di dotarsi di un sistema di rilevazione unitario e complesso che completi il bilancio con inventari continuativi, descrittivi e valutativi dell intera consistenza attiva e passiva del Patrimonio generale dell Ente. Gli articoli che seguiranno, trovano il sostegno giuridico nelle seguenti norme legislative: Codice Civile (Libro III, capo secondo); DPR 194/96 e successive modifiche ed integrazioni;. T.U.E.L. di cui al D.Lgs. 267 del 2000; Il Regolamento di organizzazione degli uffici e dei servizi; Il Regolamento comunale di Contabilità. 3
ART. 1 COMPETENZE 1. La tenuta delle scritture inventariali è di competenza rispettivamente dei seguenti servizi: a. Per il patrimonio immobiliare: - Area Tecnica: per ciò che concerne il reperimento della documentazione e delle informazioni ed il conseguente aggiornamento dei dati relativi al patrimonio immobiliare nella banca dati del programma di gestione centralizzata dell inventario; - Area Finanziaria: per le mansioni di coordinamento e verifica, per la preparazione delle risultanze da inserire nel Conto del Patrimonio e per la tenuta contabile degli ammortamenti Finanziari ed Economici; b. Per il patrimonio mobiliare: - Area Finanziaria Servizio Bilancio U.O. Economato (definito d ora in avanti Servizio Economato): per ciò che concerne l aggiornamento ed il mantenimento dei dati relativi al patrimonio mobiliare e per le mansioni di preparazione delle risultanze da inserire nel Conto del Patrimonio; - Tutti i Servizi con potere di acquisto: per le mansioni di trasmissione delle informazioni al Servizio Economato per l inventariazione del bene acquisito; c. Per il coordinamento - Area Finanziaria: per il coordinamento di tutte le attività inerenti la tenuta e l aggiornamento dell inventario dell Ente; ART. 2 CONSEGNATARI DEI BENI 1. I Consegnatari dei beni sono così individuati (art. 56 del regolamento di contabilità): - Responsabile Area Tecnica: per le funzioni di Consegnatario dei Beni Immobili; - Responsabili di Area: per le funzioni di Consegnatario dei Beni Mobili. 2. Il Consegnatario ha l obbligo della conoscenza e vigilanza su tutti i beni a lui consegnati e risponde della custodia dei beni presi in carico, ha facoltà di nominare eventuali sub consegnatari (art. 56 Regolamento di contabilità), sarà cura di ogni consegnatario fornire il nominativo dei propri sub-consegnatari, con l elenco dei beni mobili assegnati, al Servizio Economato per la registrazione nella banca dati. 3. In caso di sostituzione nella persona del Consegnatario, il Consegnatario uscente procede alla consegna dei beni e dei relativi inventari al Consegnatario subentrante mediante verbale di scarico e corrispondente verbale di carico sottoscritti dal consegnatario uscente e dal consegnatario subentrante che dovranno essere trasmessi in originale al Servizio Economato. 4. Ogni consegnatario opera con la collaborazione dei dipendenti della propria struttura operativa, anche per le attività di vigilanza. 4
5. I consegnatari comunicano tempestivamente, e comunque non oltre il 31 dicembre dell anno di riferimento, al Servizio economato tutte le modificazioni nella consistenza dei beni (cessione, beni fuori uso, perdite, trasferimento, ecc). 6. Il Servizio economato, entro il 10 gennaio dell anno successivo, trasmette a ciascun Consegnatario un estratto dell inventario comprendente i beni in dotazione alla rispettiva Area/Servizio, nonché il Conto del Consegnatario dei beni redatto secondo il modello 24 previsto dal D.P.R. 194/1996 e ai sensi dell art. 233 del T.U.E.L.. 7. Il Consegnatario provvederà a richiedere tempestivamente eventuali rettifiche da apportare e la ristampa definitiva del conto del consegnatario stesso; 8. Entro il 30 gennaio, il Consegnatario dei beni mobili sottoscrive e trasmette, anche mediante strumenti informatici, il Conto del Consegnatario dei beni al Servizio Finanziario, completo dei seguenti allegati previsti dall art. 233 del T.U.E.L.: a. Il provvedimento di legittimazione del Consegnatario; b. La lista per tipologia di beni c. Copia degli inventari di competenza d. La documentazione giustificativa della gestione e. I verbali di passaggio della gestione f. Le verifiche e i discarichi amministrativi e per annullamento, variazioni o simili (carico, scarico e trasferimenti) g. Eventuali altri documenti richiesti dalla Corte dei conti 9. In caso di cessazione il Consegnatario uscente deve trasmettere il Conto del Consegnatario dei beni entro 30 giorni dalla cessazione. 10. In caso di mancanza ingiustificata di beni mobili presi in carico, il Consegnatario è responsabile del bene in natura o del suo valore di mercato. 11. La revisione degli inventari viene effettuata dai Consegnatari ed eventuali loro delegati per i beni a loro affidati, su richiesta del Responsabile dell Area Finanziaria, ogni qualvolta se ne verifichi la necessità. ART. 3 - PROCEDURA DI INVENTARIAZIONE BENI MOBILI 1. Ogni Servizio provvederà ad allegare alla liquidazione di fatture relative all acquisizione di beni mobili inventariabili, la scheda di carico (All. A) debitamente compilata nella parte di propria competenza. 2. Il Servizio Economato provvede periodicamente alla registrazione dei beni sulla base della scheda di carico e stampa il relativo verbale di consegna in duplice copia e lo trasmette al Consegnatario. 3. Il Consegnatario sottoscrive il verbale di consegna e ne restituisce una copia al Servizio economato che la conserva in apposito schedario. 5
4. Nel verbale di consegna di cui ai commi precedenti vengono riportati i beni dati in consegna, indicando, per ciascun bene, il numero d'inventario, la descrizione e l ubicazione. Unitamente al verbale di consegna il Servizio economato trasmette l etichetta adesiva riportante il numero di inventario attribuito al bene. Il Consegnatario è responsabile della corretta apposizione dell etichetta adesiva. Qualora si tratti di beni che per natura o uso non possono supportare l etichetta fisica o per i quali è consigliabile la non applicazione delle stessa per numero o dislocazione, gli stessi vengono inventariati con etichetta virtuale. 5. Il Consegnatario comunica al Servizio economato le variazioni ordinarie e straordinarie nella consistenza dei beni così come indicato al precedente art. 2. 6. Il Servizio Economato aggiorna periodicamente la consistenza inventariale sulla base delle comunicazioni trasmesse dai Consegnatari e/o dagli uffici preposti agli acquisti di beni inventariabili, attraverso l inserimento delle variazioni sul programma informatico: - registrazione di tutti gli acquisti di beni sulla procedura di gestione dell inventario mobiliare mediante la consultazione dei dati contenuti nelle fatture e nelle schede di carico (All. A) e successiva stampa e consegna del verbale di carico a firma del competente Consegnatario; - registrazione di tutte le variazioni sulla procedura di gestione dell inventario mobiliare per trasferimenti e/o spostamenti fisici di beni, senza modifica di Consegnatario, mediante la consultazione dei dati contenuti sulle apposite schede (All. B) da compilarsi, nell eventualità di avvenuti spostamenti, entro il 31/12 di ciascun anno; - registrazione di tutte le variazioni sulla procedura di gestione dell inventario mobiliare mediante la consultazione dei dati contenuti nelle schede di scarico (All. C) da utilizzarsi nei casi di alienazione, furto o smarrimento, beni fuori uso, cessione ad altro consegnatario; in quest ultimo caso si provvederà anche alla successiva stampa e consegna del verbale di carico a firma del Consegnatario acquirente dei beni; 7. E facoltà del Servizio Economato, richiedere ai Consegnatari, revisioni periodiche di determinati locali interessati da spostamenti o variazioni di notevole entità (traslochi e trasferimenti massivi) per i quali a seguito della produzione di stampe di consistenza dovranno essere annotate e ritrasmesse le note di ogni modificazione. ART. 4 CANCELLAZIONE BENI MOBILI DAGLI INVENTARI 1. Le procedure di cancellazione dagli inventari dei beni mobili sono disciplinate dal Regolamento di Contabilità agli artt. 57 61. 2. Al termine della procedura il Responsabile di Area consegnatario trasmetterà al servizio Economato il provvedimento adottato, la relativa scheda di scarico e l etichetta. 3. Il Servizio Economato sulla scorta degli atti e schede di scarico provvede al conseguente aggiornamento delle scritture patrimoniali ed alla consegna del verbale al Consegnatario. 6
ART. 5 BENI MOBILI NON INVENTARIABILI 4. Si considerano non inventariabili tutti i beni di consumo, i beni facilmente deteriorabili ed i beni di modesto valore così come meglio definito dall art. 55 regolamento di contabilità. ART. 6 BENI DA INVENTARIARE CON NUMERAZIONE FISICA O VIRTUALE 1. Per particolari tipologie di beni, in luogo dell etichettatura fisica, può essere adottata l etichettatura virtuale, con il solo scopo di numerare progressivamente il cespite sulle stampe di rendiconto e controllo. 2. Vengono inventariati con etichetta virtuale quei beni che per natura o uso non possono supportare l etichetta fisica o per i quali è consigliabile la non applicazione della stessa per numero o dislocazione. L etichetta virtuale viene utilizzata, a titolo esemplificativo, per le seguenti categorie di beni: Beni già altrimenti identificabili (automezzi, motocicli ecc.); Beni che non sostengono l adesivo per motivi fisici (martelli pneumatici, utensili, arredi per l esterno); Beni sui quali non è possibile l adesione per motivi estetici e di conservazione (sculture, opere d arte); Beni presenti in grandi quantità e della medesima tipologia (arredi scolastici delle aule). ART. 7 PROCEDURA DI INVENTARIAZIONE BENI IMMOBILI 1. L Area Tecnica individua nei propri Servizi Lavori Pubblici e Patrimonio i responsabili ai quali è affidato l aggiornamento periodico della consistenza inventariale attraverso l inserimento delle variazioni sul programma informatico, sulla base: dei mandati di pagamento emessi sul Titolo II della spesa estrapolati dalla contabilità dell ente; delle delibere di approvazione dei progetti esecutivi delle opere pubbliche; dei progetti e delle concessioni edilizie relative alle opere e manutenzioni straordinarie sugli immobili comunali, realizzate direttamente o da terzi; delle pratiche di collaudo relative ai lavori intrapresi e comunicazione di fine lavori; delle pratiche catastali (nuovi accatastamenti, variazioni, frazionamenti e T.M.); degli atti di compravendita, donazione, testamentari, espropri, convenzioni e qualsiasi atto/contratto modificante il patrimonio immobiliare; 2. Ogni Servizio dell ente che, per qualsiasi motivo, acquisisca beni immobili è tenuto a trasmettere tempestivamente, e comunque entro il 31 dicembre dell anno di competenza, all Area Tecnica gli atti di compravendita, donazione, testamentari, espropri, convenzioni e qualsiasi atto/contratto modificante il patrimonio immobiliare dell ente. 7
3. L aggiornamento degli inventari relativi ai beni immobili è svolto in collaborazione e con il coordinamento dell Area Finanziaria ai fini della corretta imputazione e del raccordo con le norme di contabilità economico-finanziaria. ART. 8 BENI PER SERVIZI RILEVANTI I.V.A. 1. L imposta sul valore aggiunto (IVA) corrisposta dall Ente sull acquisto di beni strumentali se detraibile in relazione alle disposizioni del DPR n.633/1972 non costituisce costo e comporta che il bene stesso venga iscritto in inventario, e quindi nel patrimonio, per il solo valore imponibile al netto dell IVA. Art. 9 - MODIFICHE ALL ORGANIGRAMMA DELL ENTE 1. In caso di modifiche organizzative, comportanti il trasferimento di interi servizi ad aree diverse si provvederà intervenendo direttamente nel programma di gestione centralizzata dell inventario senza bisogno di redarre gli appositi verbali. 8
COMUNE DI SANT AGATA BOLOGNESE PROVINCIA DI BOLOGNA SCHEDA DI CARICO DEI BENI MOBILI PER ACQUISTO DONAZIONE FORNITORE UFFICIO FATTURA N. DEL IMPORTO DESTINAZIONE DEI BENI AREA: Servizio: ELENCO BENI MOBILI Descrizione analitica del bene (marca, modello, colore, materiale) Destinazione Edificio Locale (*) QUANTITA Prez./unit escluso IVA Importo escluso IVA servizio rilevante iva (a cura serv. Economato) Prez./unit con IVA Importo con IVA Titolo SI/NO (1 o 2 ) Lì *file disponibile in F:\utenti\inventario. TOTALE TOTALE FIRMA DEL COMPILATORE L ECONOMO COMUNALE
COMUNE DI SANT AGATA BOLOGNESE PROVINCIA DI BOLOGNA SCHEDA DI VARIAZIONE BENI MOBILI (senza modifica di consegnatario) TRASFERIMENTO PER SPOSTAMENTO FISICO (SINGOLI BENI) SPOSTAMENTO MASSIVO A SEGUITO DI TRASLOCO LOCALIZZAZIONE DI PARTENZA Edificio: Locale: LOCALIZZAZIONE DI DESTINAZIONE (*) Edificio: Locale: ELENCO BENI MOBILI N. Riferimento inventario Descrizione Unità di misura Quantità Note L INCARICATO DATA L ECONOMO
COMUNE DI SANT AGATA BOLOGNESE PROVINCIA DI BOLOGNA SCHEDA DI SCARICO BENI MOBILI PER ALIENAZIONE (allegare copia atti di vendita) FURTO (allegare eventuale denuncia) BENE FUORI USO ALTRO ( es. cessione ad altro consegnatario SPECIFICARE) ELENCO BENI MOBILI N. Riferimento inventario Descrizione Unità di misura Quantità Note IL CONSEGNATARIO DATA L ECONOMO