STATUTO DELLA CAMERA DI COMMERCIO E DELL INDUSTRIA ITALIANA IN POLONIA In vigore dopo le modifiche approvate il 12 marzo 2015 Testo Unico
Assemblea di Costituzione, 4 dicembre 1996, Varsavia Art. 1 Nome e sede 1.1. Con la presente i fondatori creano un associazione di imprenditori sotto la denominazione Włoska Izba Handlowo Przemysłowa w Polsce, ed in abbreviazione W.I.H.P.P (di seguito denominata la Camera ), la cui attività è disciplinata dalla legge del 23 maggio 1991 sulle organizzazioni imprenditoriali. La Camera utilizzerà altresì la denominazione italiana Camera di Commercio e dell Industria Italiana in Polonia, in abbreviazione CCIIP. 1.2. La Camera ha sede in Varsavia. 1.3. La Camera può esercitare le proprie funzioni nel territorio della Repubblica Polacca ed all estero. 1.4. La Camera utilizza i timbri con le seguenti diciture: Włoska Izba Handlowo Przemysłowa w Polsce, ed in lingua italiana: Camera di Commercio e dell Industria Italiana in Polonia. Art. 2 Finalità 2.1 La Camera ha per scopo: a) attivazione e supporto dello sviluppo dei rapporti economici e di scambio commerciale tra Italia e Polonia. b) realizzazione e partecipazione ad eventi ed incontri commerciali ed industriali italo polacchi c) analisi delle problematiche inerenti i rapporti industriali e commerciali tra i due Paesi d) organizzazione di riunioni, incontri e seminari diretti ai propri Soci e aperti agli operatori economici interessati, al fine di poter conoscere la totalità degli aspetti e dei problemi inerenti lo scambio commerciale tra Italia e Polonia. e) partecipazione attiva a tutti gli incontri bilaterali finalizzati allo sviluppo dei rapporti industriali e commerciali tra Italia e Polonia f) rappresentanza degli interessi degli operatori italiani, ed in particolare dei propri Soci, nei confronti dei sindacati, degli enti di amministrazione statale e locale, nonché supporto e promozione della presenza dei soggetti economici italiani in Polonia, in particolar modo tramite: scambio reciproco d informazioni sulla situazione economica e legale degli imprenditori nel territorio della Repubblica Polacca mantenimento dei contatti con le autorità, gli enti, le associazioni e gli ambienti economici nonché con l Ambasciata d Italia alfine di garantire un efficace tutela degli interessi dei Soci della Camera raccolta e diffusione tra i propri associati delle informazioni relative alle aziende, ai nuovi atti di legge ed alle condizioni del mercato ivi compreso il mercato del lavoro diffusione delle informazioni utili relative agli studi legali, consulenti e traduttori collaborazione con organizzazioni imprenditoriali in Italia. 2.2 La Camera è un associazione senza fini di lucro. Nell ambito dell oggetto sociale può altresì svolgere attività commerciali il cui utile, se conseguito, al netto delle imposte dovute, sarà dedicato al conseguimento delle finalità sociali. L utile generato dalla gestione commerciale non è in alcun modo disponibile per i soci. Art. 3 Durata 2
La Camera è creata per una durata illimitata. Art. 4 Status di Socio 4.1 La Camera è composta da Soci ordinari. 4.2 Possono essere membri della Camera persone fisiche polacche, italiane o di altra nazionalità e unità organizzative dotate o prive di personalità giuridica, le quali esercitano un attività economica che si realizza nell ambito delle relazioni tra Italia e Polonia. 4.3 I candidati acquisiscono lo status di Socio previa approvazione della domanda da parte del Consiglio Direttivo. I Soci di nuova ammissione sono tenuti a versare il contributo associativo entro 7 giorni dalla data di ricevimento della notifica dell acquisizione dello status di Socio. 4.4 La domanda di ammissione deve essere accompagnata dalla seguente documentazione: a) certificato dal registro degli esercenti dell attività economica in forma non subordinata oppure l estratto dal registro commerciale 4.5 Nel caso di rifiuto della domanda da parte del Consiglio Direttivo il candidato può nuovamente richiedere l ammissione. 4.6 Qualunque persona che agisca nell interesse della Camera può ottenere il rimborso delle spese sostenute, purché approvate in via preventiva dalla Giunta o dal Consiglio Direttivo. Art. 5 Diritti ed obblighi dei Soci 5.1 I Soci in regola con le quote sociali e che rispettano gli impegni verso la Camera ed in particolare quelli di cui al comma 5.2 hanno diritto di: a) partecipare alle sedute dell Assemblea Generale dei Soci con il diritto di voto ad ogni votazione b) usufruire della vasta assistenza della Camera nell ambito delle sue funzioni, con un regime di preferenzialità rispetto alle aziende non socie 5.2 I Soci sono tenuti a: a) rispettare le risoluzioni statutarie e le deliberazioni degli organi camerali b) versare puntualmente le quote sociali e saldare entro i termini fissati contrattualmente eventuali altre obbligazioni assunte verso la Camera c) partecipare attivamente alla realizzazione delle finalità statutarie della Camera 5.3 I contributi associativi sono decisi annualmente dal Consiglio Direttivo. I Soci sono tenuti a versare il contributo entro il giorno 31 gennaio di ogni anno, eccettuate le circostanze di cui all art. 4.3. Nel caso di nuova associazione successiva al 31 gennaio il contributo associativo viene saldato in funzione della quota annuale applicabile, suddivisa per 12 mesi e moltiplicata per i mesi restanti dell anno. 5.4 Per anno associativo si intende il periodo dal 1 gennaio al 31 dicembre di ogni anno. Art. 6 Estinzione dello status di Socio 6.1 Lo status di Socio si estingue per: a) morte del Socio, cessazione dell attività, liquidazione dell unità organizzativa avente lo status di Socio b) rinuncia del Socio, tenuto in tal caso a notificare per iscritto al Consiglio Direttivo entro novanta giorni dalla scadenza dell anno solare, ovvero entro il 30 settembre c) senza giustificati motivi inadempimento puntuale degli obblighi assunti a qualunque titolo verso la Camera, ivi compreso il caso di mancato pagamento di prestazioni di servizi forniti dall associazione a titolo oneroso d) inosservanza delle disposizioni contenute nello Statuto e/o negli eventuali regolamenti di cui di volta in volta la Camera si dota oppure delle deliberazioni legalmente assunte dagli organi sociali competenti 3
6.2 Per le motivazioni di cui al punto 6.1 lettera c) del presente articolo, l esclusione del Socio avviene da parte del Consiglio Direttivo presa a maggioranza dei 2/3 dei voti dei consiglieri, su domanda del Presidente. Prima dell esclusione il Socio riceverà due solleciti consecutivi a distanza di 15 gg l uno dall altro a mezzo mail, fax o per posta raccomandata con l invito ad adempiere entro i 15 giorni successivi. Nonostante l avvenuta esclusione il Socio è tenuto a adempiere agli obblighi assunti. 6.3 Per le motivazioni di cui al punto 6.1 lettera d) del presente articolo, l esclusione del Socio avviene a maggioranza dei 2/3 dei voti da parte dell Assemblea Generale dei Soci 6.4 Contro l esclusione dall Associazione il Socio potrà presentare ricorso entro 15 gg dalla data di ricevimento del provvedimento di esclusione. La decisione sul ricorso verrà sottoposta a un collegio arbitrale composto da 3 soggetti esterni all Associazione, di cui uno scelto dal ricorrente, uno scelto dal Presidente del Consiglio Direttivo della Camera in rappresentanza della Camera ed il terzo prescelto dai due arbitri come sopra nominati 6.5 La decisione del collegio arbitrale è inappellabile. Art. 7 Organi 7.1 Sono organi della Camera: a) l Assemblea Generale dei Soci b) il Consiglio Camerale c) il Consiglio Direttivo d) il Presidente e) il Segretario Generale f) il Tesoriere g) la Giunta h) il Collegio dei Revisori dei Conti 7.2 Per il Presidente, i Componenti del Consiglio Direttivo, del Consiglio Camerale, della Giunta e per il Tesoriere non è prevista alcuna remunerazione Art. 8 L Assemblea Generale dei Soci 8.1 L Assemblea Generale dei Soci è l organo primario della Camera ed in particolare esercita le funzioni di: a) determinazione dell indirizzo generale della Camera, del programma della Camera e delle risorse finanziarie b) esame ed approvazione delle relazioni sull operato del Consiglio Direttivo c) nomina e revoca dei componenti del Collegio dei Revisori dei Conti d) nomina e revoca dei componenti del Consiglio Direttivo e) approvazione del bilancio di esercizio e di altri documenti di natura finanziaria previa verifica da parte del Collegio dei Revisori dei Conti f) deliberazione in merito alle modifiche statutarie g) deliberazione in merito allo scioglimento della Camera h) fusione della Camera con organizzazioni di qualunque tipo i) consenso in merito all aggravio del patrimonio con diritti dei terzi j) ogni altra funzione che non sia di espressa competenza di un organo camerale diverso. 8.2 L Assemblea Generale Ordinaria dei Soci viene convocata entro 6 mesi dalla fine dell anno associativo. L oggetto dell Assemblea deve essere in particolar modo costituito da: a) esame ed approvazione della relazione annuale sull operato del Consiglio Direttivo b) approvazione del bilancio di esercizio c) approvazione definitiva dell operato dei componenti del Consiglio Direttivo 8.3 L Assemblea Generale Straordinaria dei Soci viene convocata ogniqualvolta gli organi autorizzati lo ritengano opportuno 8.4 L Assemblea Generale Ordinaria dei Soci viene convocata dal Presidente del Consiglio Direttivo o da due membri della Giunta. L Assemblea Generale Straordinaria dei Soci viene 4
convocata dal Presidente del Consiglio Direttivo o da due membri della Giunta su domanda del Consiglio stesso o di almeno 1/3 dei Soci della Camera 8.5 La lettera di convocazione dell Assemblea Generale dei Soci deve indicare l ordine del giorno, la data, il luogo e l ora della seduta in prima e/o seconda convocazione. Essa deve essere inviata a tutti i Soci almeno 20 giorni prima della data prescelta della seduta a mezzo telefax, mail purché con ricevuta di ritorno oppure per posta raccomandata con avviso di ricevimento 8.6 Ciascun Socio della Camera dispone di un voto 8.7 L Assemblea Generale dei Soci delibera validamente purché: a) la convocazione sia stata spedita a tutti i Soci almeno 20 giorni prima della data prescelta della seduta con l informazione su luogo, data ed ordine del giorno b) all Assemblea partecipi almeno la metà di tutti i Soci aventi diritto in prima convocazione o 1/10 dei Soci aventi diritto in seconda convocazione. c) le deliberazioni siano state adottate nel rispetto dell ordine del giorno 8.8 Le deliberazioni dell Assemblea Generale dei Soci vengono adottate a maggioranza semplice dei voti, fatte salve altre maggioranze previste nel presente Statuto. In caso di parità prevale il voto del Presidente dell Assemblea 8.9 Le deliberazioni inerenti modifiche statutarie vengono prese a maggioranza dei 2/3 dei voti dei presenti 8.10L Assemblea è presieduta dal Presidente dell Assemblea eletto tra le persone presenti all Assemblea. Il Segretario Generale oppure un Socio designato adempie alle funzioni del segretario dell Assemblea 8.11Ciascun Socio della Camera può farsi rappresentare da un suo procuratore purché interno all azienda, o delegare un esterno di sua fiducia. Il procuratore è tenuto a produrre una procura scritta conferitagli dal Socio prima dell inizio dell Assemblea, conforme al modello allegato al presente Statuto. Il delegato è tenuto a produrre una delega scritta conferitagli dal Socio prima dell inizio dell Assemblea conforme al modello allegato al presente Statuto. Ciascun partecipante all Assemblea può rappresentare massimo 3 Soci. Il delegato rappresenta il Socio esclusivamente per la durata dell Assemblea e per l ordine del giorno della stessa. Il delegato non può, ad esempio, essere candidato all elezione al Consiglio Direttivo in rappresentanza dell azienda delegante 8.12Le deliberazioni possono essere protocollate in un protocollo notarile se richiamata la necessità in sede di convocazione dell Assemblea o su richiesta scritta, da recapitare almeno 10 giorni prima della data dell Assemblea al Presidente del Consiglio Direttivo, da parte di almeno un terzo dei Soci i quali ultimi devono essere tutti in regola col pagamento delle quote. Il protocollo va sottoscritto dal segretario e dal Presidente dell Assemblea 8.13Alle sedute dell Assemblea Generale devono essere invitati: il Capo della Rappresentanza Diplomatica Italiana, l Addetto Commerciale presso l Ambasciata d Italia, il Console Generale ed un rappresentante dell Istituto Italiano per il Commercio Estero Art. 9 Elezioni 9.1 Allo scadere del mandato o in caso di dimissioni del Consiglio Direttivo di cui al punto 11.12, il Presidente del Consiglio Direttivo convoca l Assemblea Ordinaria per l elezione del nuovo Direttivo. E responsabilità del Presidente del Consiglio Direttivo garantire che l Assemblea Ordinaria sia convocata entro i 30 giorni successivi dalla scadenza naturale del mandato del Direttivo in carica. 9.2 La votazione avviene secondo il regolamento di voto vigente approvato in apposita seduta da una Assemblea Straordinaria. Il numero dei componenti del Consiglio Direttivo da eleggere è stabilito in funzione del numero di soci aventi diritto al voto alla data della convocazione dell assemblea come segue: a) fino a 100 soci: consiglio direttivo composto da un massimo di 10 consiglieri; 5
b) da 101 a 150 soci: consiglio direttivo composto da un minimo di 10 a un massimo di 12 consiglieri c) da 151 a 200 soci: consiglio direttivo composto da un minimo di 12 a un massimo di 14 consiglieri d) oltre 200 soci: consiglio direttivo composto da un minimo di 14 a un massimo di 17 consiglieri 9.3 Possono essere candidati alla carica di Consigliere Direttivo i rappresentanti dei Soci o loro procuratori in regola con le quote sociali e che rispettano nei confronti della Camera gli impegni di cui all art. 5.2 del presente Statuto Art. 10 Il Consiglio Camerale 10.1Il Consiglio Camerale è organo consultivo rappresentativo dei soggetti più attivi nei rapporti economici e commerciali tra Polonia ed Italia 10.2E formato da un massimo di 13 (tredici) membri scelti dal Consiglio Direttivo tra i soggetti, italiani e polacchi, che abbiano mostrato interesse o che si siano impegnati per il raggiungimento delle finalità della Camera. 10.3I componenti del Consiglio Camerale restano in carica per la durata del Consiglio Direttivo che li ha scelti e non possono far parte di altri organi statutari. 10.4I componenti del Consiglio Camerale eleggono tra le loro fila il Presidente del Consiglio Camerale ed un Vice Presidente vicario. 10.5Il Consiglio Camerale coadiuva il Consiglio Direttivo nell elaborazione delle strategie della Camera esprimendo pareri, opinioni, linee strategiche e di indirizzo. 10.6Il Consiglio Camerale viene convocato dal Suo Presidente ovvero su richiesta scritta di almeno 6 componenti. La convocazione deve contenere l ordine del giorno e deve essere inviata con un preavviso di almeno 7 (sette) giorni. Si considera pervenuta allorché viene inviata per iscritto a mezzo lettera, fax o email all ultimo indirizzo comunicati dai componenti del Consiglio Camerale medesimo. Alle riunioni del Consiglio Camerale partecipano di diritto il Presidente del Consiglio Direttivo e il Segretario Generale. Art. 11 Il Consiglio Direttivo 11.1Il Consiglio Direttivo è l organo esecutivo della Camera che la rappresenta ed attua le sue funzioni, ed in particolar modo: a) dirige l attività camerale nel rispetto delle disposizioni dello statuto, delle deliberazioni dell Assemblea Generale dei Soci e dei pareri del Consiglio Camerale b) nomina il Presidente, la Giunta, il Segretario Generale ed il Tesoriere c) gestisce il patrimonio e le risorse camerali d) approva le domande di ammissione e) convoca l Assemblea Generale Straordinaria dei Soci f) redige il preventivo economico annuale e presenta il bilancio di esercizio all Assemblea Generale dei Soci g) decide l emolumento del Segretario Generale. h) Consenso all ottenimento di mutui e prestiti per gli scopi statutari. 11.2Il Consiglio è costituito da minimo 10 a un massimo di 17 consiglieri. L esatta composizione per ogni cadenza biennale viene determinata secondo il disposto del precedente articolo 9.2 11.3Il Consiglio dura in carica 2 anni. Per anno si intende il periodo di un anno compreso tra le date di due sedute dell Assemblea Generale dei Soci consecutive. Ogni consigliere può essere eletto per un massimo di tre mandati consecutivi cioè per un massimo di 6 anni consecutivi. 11.4La prima seduta del Consiglio si svolge (senza obbligo della convocazione) nello stesso giorno dell Assemblea Generale che ha eletto il Consiglio. Durante la seduta del Consiglio vengono eletti il Presidente e la Giunta. 6
11.5Il Consiglio si riunisce ogniqualvolta sia ritenuto necessario ed in ogni caso almeno una volta ogni 6 mesi. La seduta del Consiglio viene convocata dal Presidente oppure da due membri della Giunta su propria iniziativa o su domanda di ¼ dei consiglieri. Il Presidente oppure i due membri della Giunta che hanno convocato la seduta decidono l ordine del giorno. Il Consiglio decide validamente a condizione che sia rispettato il quorum della metà più un consigliere di tutti i consiglieri eletti. E ammessa la partecipazione al Direttivo a mezzo teleconferenza. 11.6Il Consiglio delibera validamente purché: a) la convocazione sia stata spedita a mezzo mail, fax o lettera raccomandata ai consiglieri almeno 15 giorni prima della data indicata della seduta con l informazione sul luogo, data, ora ed ordine del giorno; b) le deliberazioni siano state prese a maggioranza di voti alla presenza di almeno la metà più uno dei Consiglieri in carica alla data della votazione. In caso di parità prevale il voto del Presidente. I Consiglieri possono con decisione unanime far includere nell ordine del giorno le questioni ivi non contenute. 11.7Le deliberazioni del Consiglio sono contenute nel protocollo sottoscritto dal Presidente oppure due membri della Giunta e dal segretario della seduta. 11.8Il Segretario Generale ed in sua assenza un consigliere designato all uopo, adempie alle funzioni del segretario della seduta del Consiglio. 11.9Su domanda di più di un consigliere le deliberazioni si possono prendere a scrutinio segreto. 11.10Quando il consigliere non partecipa senza giustificato motivo a più di tre sedute consecutive può essere revocato e al suo posto può essere cooptato un nuovo consigliere. 11.11Alle sedute del Consiglio devono essere invitati: il Capo della Rappresentanza Diplomatica Italiana, l Addetto Commerciale presso l Ambasciata d Italia, il Console Generale ed un rappresentante dell Istituto Italiano per il Commercio Estero. 11.12Le dimissioni del 50% più uno dei Consiglieri porta all immediata decadenza del Consiglio Direttivo. Art. 12 Il Presidente del Consiglio Direttivo 12.1Alla funzione di Presidente viene eletto uno dei Consiglieri. Egli rappresenta la Camera, presiede l Assemblea Generale dei Soci e le sedute del Consiglio. Dirige i lavori della Giunta. 12.2Il Presidente adempie alle funzioni di rappresentanza ed è autorizzato a contrarre insieme al Segretario Generale le obbligazioni patrimoniali in nome della Camera, previo il consenso dell Assemblea secondo quanto disposto dall art. 8.1 j. Art. 13 La Giunta del Consiglio Direttivo 13.1La Giunta è composta dal Presidente e da minimo 3 e massimo 6 vicepresidenti eletti in seno ai consiglieri. 13.2La Giunta dirige l attività camerale nel periodo tra due sedute consecutive del Consiglio. 13.3La Giunta si riunisce qualora ciò sia richiesto da almeno due dei suoi membri 13.4In caso di assenza del Presidente o di sopravvenienza di una qualsiasi causa ostativa nell espletamento delle sue funzioni i suoi diritti spettano ad un Vicepresidente delegato. 13.5Ai lavori della Giunta partecipa il Segretario Generale. Art.14 Il Tesoriere 14.1Il Tesoriere gestisce le risorse della Camera le quali devono essere necessariamente depositate in banca, ad eccezione delle somme necessarie per i bisogni correnti. Il Tesoriere dispone delle risorse in conformità alle disposizioni del Presidente del Consiglio Direttivo o del Vicepresidente Delegato. 14.2I Consiglieri, il Presidente, i Vicepresidenti ed il Tesoriere espletano le proprie funzioni a titolo gratuito. 7
Art. 15 Il Segretario Generale 15.1Al Segretario Generale è affidata la Direzione delle attività della Camera ed è responsabile dell operatività e dell organizzazione dell ufficio e della gestione amministrativo-contabile nonché della realizzazione, esecuzione e gestione amministrativa dell indirizzo generale della Camera, del programma della Camera e delle risorse finanziarie determinate dall Assemblea Generale dei Soci; egli partecipa a tutte le riunioni degli organi camerali ad eccezione del Collegio dei Revisori dei Conti. 15.2Il Segretario Generale è capo del personale della Camera ed attua le decisioni del Consiglio Direttivo o quelle della Giunta qualora questa sia in essere. 15.3Il Segretario Generale firma autonomamente gli atti relativi all ordinaria amministrazione. 15.4Il Segretario Generale sarà persona gradita al Ministero dello Sviluppo Economico italiano su conforme parere del Ministero degli Affari esteri italiano. 15.5Il Segretario Generale non può essere Socio e non può dedicarsi ad attività professionali che siano in conflitto di interessi con l attività svolta per la Camera. Inoltre svolge le Sue funzioni nel rispetto dei principi di trasparenza ed imparzialità e dei criteri di efficienza ed efficacia. Art. 16 Risorse 16.1La Camera beneficia delle seguenti risorse: a) contributi associativi dei Soci b) dotazioni, contributi, sovvenzioni, liberalità e legati c) risorse acquisite dall attività economica esercitata dalla Camera in conformità agli obiettivi statutari ed alle norme di legge. Art. 17 Il Collegio dei Revisori dei Conti 17.1Il Collegio dei Revisori dei Conti è composto da 3 componenti, eletti dall Assemblea Generale dei Soci per il periodo di anni tre tra professionisti esterni scelti tra non associati. 17.2L Assemblea Generale può delegare le funzioni del Collegio dei Revisori dei Conti ad un azienda rinomata di audit opportunamente certificata ed abilitata. 17.3Ogni anno il Collegio presenta all Assemblea Generale dei Soci il report delle verifiche effettuate nel corso dell anno precedente. 17.4I componenti del Collegio dei Revisori dei Conti esercitano la vigilanza sulla gestione dell Associazione, sulla regolarità e continuità della tenuta dei libri contabili, controllano la corrispondenza del bilancio di esercizio al conto economico, partecipano (senza diritto di voto) alle sedute dell Assemblea e del Consiglio Direttivo e svolgono ogni altra funzione prevista dalle vigenti disposizioni. I componenti del Collegio effettuano delle analisi periodiche ed in qualsiasi momento possono procedere ad atti di ispezione e di controllo. Di ogni singolo atto di controllo, anche individuale, va redatto un protocollo annotato nel registro protocolli. Art. 18 Scioglimento della Camera 18.1La Camera si scioglie con la deliberazione dell Assemblea Generale dei Soci adottata a maggioranza dei 2/3 dei voti fatto salvo il quorum di almeno la metà delle persone aventi diritto al voto. 18.2In caso di deliberazione di scioglimento della Camera l Assemblea Generale dei Soci delibera in merito alla devoluzione del patrimonio camerale. In ogni caso i membri della Camera non hanno diritto all attivo residuo della liquidazione a seguito dello scioglimento. 00-062 Warszawa, ul. Kredytowa 8 lok. 26 tel. +48 (22) 828 20 08, fax +48 (22) 826 09 36 email: sekretariat@cciip.pl 8