CODICE ETICO APRILE 2010

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1 CODICE ETICO APRILE 2010

2 1. PREMESSA 1.1. La Società Istifid S.p.A. (di seguito la Società ) è una società Fiduciaria autorizzata all esercizio dell attività di Amministrazione, anche mediante intestazione, dei beni, mobili ed immobili, per conto di terzi e di tutte le funzioni che costituiscono attività propria di società Fiduciaria (così come contemplate dalla legge 23 novembre 1939 n. 1966, dall art. 3-bis, della legge 13 Aprile 1987 n. 148 e dalle successive modificazioni), nonché autorizzata a svolgere attività di Organizzazione e Revisione contabile per aziende (di cui all art. 28, comma 4, del decreto legislativo 27 gennaio 1992 n. 88) assistendo, società quotate o aventi titoli diffusi, nell espletamento degli adempimenti di carattere societario e nell implementazione dei processi aziendali. La Società si propone di creare relazioni durature con i propri clienti, basate su una elevata qualità e professionalità dei servizi, fiducia reciproca, competenza e trasparenza del rapporto, garantendo in particolare il rispetto degli impegni di riservatezza insiti nell attività fiduciaria ed assunti nei confronti dei propri clienti. La Società si prefigge di raggiungere i propri obiettivi mantenendo e sviluppando il rapporto di fiducia e professionalità con i propri collaboratori, con la clientela e con le istituzioni, consapevole dell importanza di questi fattori per la fedeltà dei Clienti, il clima aziendale e l attrazione delle migliori risorse umane Il Codice etico La Società adotta il presente Codice Etico (di seguito Codice ) al fine di definire l insieme dei valori che rappresentano i principi ai quali dipendenti e collaboratori della società si ispirano in termini di stile e comportamento. Il Codice Etico, voluto ed approvato dal Consiglio di amministrazione della società, esprime la convinzione che l etica nella conduzione degli affari è condizione essenziale per il successo dell impresa. Il Codice sarà soggetto a costante aggiornamento e revisione in relazione ai contributi ricevuti anche da parte di dipendenti o di terzi, alle evoluzioni normative e alle più affermate prassi operative, nonché dell esperienza acquisita nell applicazione del Codice stesso. Il Codice costituisce presupposto e riferimento del Modello Organizzativo adottato dalla Società, secondo quanto previsto dal decreto legislativo n. 231/2001 (di seguito definito Modello ) Destinatari e ambiti di applicazione Sono tenuti al rispetto dei principi e dei valori enunciati nel presente Codice gli Amministratori, i Sindaci, i Dipendenti e i Collaboratori a qualunque titolo della Società (di seguito definiti congiuntamente Destinatari ). La Società si adopera per far sì che i Principi Etici, di seguito riportati, siano condivisi da Fornitori, Consulenti e da qualsiasi altro soggetto intrattenga rapporti con la medesima, prevedendo nella formalizzazione dei rapporti contrattuali, di appalto, di consulenza e di servizio l inserimento di apposite clausole che pongano il rispetto del presente Codice tra gli adempimenti essenziali per lo svolgimento del rapporto. Al fine di promuovere la conoscenza del Codice da parte dei Destinatari e degli altri soggetti tenuti al rispetto dello stesso, la Società si adopera per predisporre gli strumenti idonei alla sua diffusione. 2. PRINCIPI ETICI Il perseguimento degli obiettivi aziendali e, in generale, la conduzione degli affari e delle attività della Società, devono avvenire nel rispetto dei principi e valori di seguito enunciati: Riservatezza La Società tutela la riservatezza delle informazioni e dei dati in proprio possesso, operando nel rispetto delle leggi e regolamenti vigenti in materia, con particolare riguardo agli obblighi di riservatezza propri dell attività fiduciaria svolta da Istifid ed assunti contrattualmente con la propria clientela. Particolare attenzione viene dedicata al trattamento delle informazioni price sensitive e alla protezione delle credenziali di accesso a sistemi informatici e telematici.

3 Legalità e correttezza La Società agisce in modo conforme alla normativa vigente, italiana e comunitaria, ai regolamenti ed alle istruzioni operative impartite dagli organismi di vigilanza che presidiano i settori in cui opera e persegue la correttezza, formale e sostanziale, non solo intesa come svolgimento della funzione o dell incarico con diligenza ed esattezza, nel rispetto delle procedure interne e della migliore prassi operativa. Lealtà Lealtà e trasparenza rappresentano i canoni di ogni rapporto e attività aziendale. La Società condivide e intende tutelare il valore della libera concorrenza, rifiutando comportamenti tesi ad alterare il leale confronto e la sana competizione tra gli operatori economici, attraverso comportamenti collusivi, predatori o di abuso di posizioni dominanti. La Società ripudia ogni logica meramente speculativa e riconosce che il perseguimento dell interesse aziendale non può mai legittimare condotte sleali, scorrette o illecite. Onestà La Società crede nell onestà intesa non solo come attento rispetto delle norme e dei regolamenti vigenti, ma anche come principio cui uniformare ogni rapporto con gli interlocutori della Società. Equità La Società evita qualsiasi tipo di abuso ed assicura il rispetto di tutti i soggetti coinvolti nei processi aziendali, nel rispetto dell integrità fisio-psichica e della dignità morale della persona. A tal fine, la Società tutela e promuove il valore delle risorse umane, favorendo la crescita professionale di ciascuno, evitando discriminazioni e garantendo pari opportunità. 3. PRINCIPI DI CONDOTTA 3.1. Osservanza delle disposizioni di legge La Società ha come principio imprescindibile il rispetto della normativa primaria e secondaria vigente. In nessun caso il perseguimento dell interesse della Società giustifica e rende accettabile una condotta contrastante con i disposti di Legge. La Società informa adeguatamente i propri Dipendenti e Collaboratori in merito alle norme legislative applicabili ed ai conseguenti comportamenti da adottare, adoperandosi per realizzare le opportune attività di formazione, informazione e continua sensibilizzazione in merito alle problematiche attinenti il Codice. 3.2 Riservatezza e tutela delle informazioni La Società tutela la riservatezza delle informazioni, in particolare: a) adottando, al proprio interno, soluzioni e presidi tecnico-organizzativi tali da assicurare il pieno rispetto della normativa vigente in tema di tutela della privacy e delle informazioni price sensitive; b) proteggendo con appositi protocolli le credenziali d accesso agli altrui sistemi informatici e telematici, su cui la Società si trovi ad operare; c) prevedendo, nei confronti di coloro che collaborano a qualsiasi titolo con la Società, opportuni accordi di riservatezza, adeguatamente presidiati anche a livello contrattuale. I Destinatari e gli altri soggetti tenuti al rispetto del Codice sono chiamati a conformarsi al presente principio assicurando, in generale, la massima riservatezza in relazione a notizie ed informazioni, costituenti il patrimonio aziendale, inerenti l attività della Società o relative alla clientela; è fatto divieto di utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi all esercizio della propria mansione. Quanto precede nel rispetto, in particolare, degli obblighi di riservatezza propri dell attività fiduciaria svolta da Istifid e di quelli previsti dalle normative in materia di tutela di dati personali e di market abuse.

4 3.3 Sana e prudente gestione Ogni operazione e transazione economica della Società deve essere legittima e coerente, nonché correttamente verificata, autorizzata e registrata, con particolare ma non esclusivo riferimento alle procedure previste dalla vigente normativa di prevenzione dell'utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo. La Società promuove e favorisce l adozione di tutti quegli strumenti necessari per assicurare che le azioni e le operazioni condotte nell interesse della Società abbiano adeguata e coerente registrazione, al fine di rendere possibile la verifica del processo di decisione, svolgimento e autorizzazione. La gestione e conduzione dell operatività deve avvenire nel rispetto dei criteri di correttezza, legalità e trasparenza dei comportamenti, secondo criteri di piena efficienza ed efficacia. La Società non ammette che si offra o riceva a/da chiunque alcuna regalia che possa anche solo essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, ovvero essere intesa come rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile alla Società Conflitto di interessi Nella conduzione di qualsiasi attività, la Società persegue il profitto in base a decisioni indipendenti da interessi estranei all impresa e sempre nel rispetto dei principi di sana e prudente gestione. La Società evita, inoltre, situazioni di conflitto di interesse con i Clienti o gli azionisti che possano influenzare l indipendenza di giudizio nell assunzione di decisioni. I Destinatari sono tenuti ad evitare qualsiasi conflitto fra i loro personali interessi e quelli della Società e/o della Clientela. Qualora un Destinatario venga a trovarsi, sia direttamente che indirettamente (in virtù degli interessi di cui siano titolari prossimi congiunti), in una situazione anche solo potenzialmente in conflitto con gli interessi della Società e/o della Clientela, ne informa il proprio superiore gerarchico o referente che ne valuta caso per caso l effettiva sussistenza e adotta gli opportuni provvedimenti Tutela dei beni e delle risorse aziendali La Società promuove la tutela e l utilizzo oculato e diligente dei beni, delle attrezzature e delle risorse aziendali, nel rispetto dei criteri di correttezza, economicità, efficienza ed efficacia, in funzione del perseguimento del proprio oggetto sociale. Ogni Dipendente e/o Collaboratore della Società è dunque tenuto ad operare con diligenza, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte dalla Società dovendo: 1) impiegare con scrupolo e parsimonia i beni e le risorse a lui affidati o da lui comunque utilizzati, evitando usi impropri che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza, o essere comunque in contrasto con l'interesse e i valori dell'azienda; 2) astenersi dal compimento di attività e/o transazioni informatiche o telematiche contrarie a norme di legge, con particolare riferimento all accesso abusivo a sistemi informatici o all indebita intercettazione e diffusione di comunicazioni telematiche, al compimento di frodi informatiche e all alterazione, distruzione o danneggiamento di sistemi, strumenti o documenti informatici Rapporti con i Clienti I rapporti con i Clienti sono condotti con trasparenza, correttezza e disponibilità, perseguendo l obiettivo di soddisfare e superare le aspettative degli stessi con prodotti e servizi di qualità, conformi agli impegni contrattuali. La conoscenza delle esigenze e delle caratteristiche del Cliente costituisce un elemento fondamentale per la corretta e qualificata prestazione dei servizi offerti. La Società provvede alla corretta e completa identificazione dei Clienti e delle operazioni svolte nel loro interesse secondo un adeguato sistema di controlli interni, conforme alla normativa antiriciclaggio e volto in ogni caso ad assicurare che il trattamento dei dati così ottenuti e raccolti si svolga nel rispetto di elevati standard di sicurezza e delle garanzie previste dalle leggi sulla privacy e sulla tutela delle informazioni riservate. La Società evita di instaurare e/o intrattenere rapporti d affari con soggetti che non offrano adeguate garanzie di affidabilità e serietà, sotto il profilo della correttezza e legalità del loro operato.

5 3.7. Rapporti con i Fornitori ed i Consulenti La selezione dei Fornitori e dei Consulenti, così come la formulazione delle condizioni di acquisto e/o di fornitura dei beni e servizi per la Società è improntata a valori e parametri di competitività, obiettività ed imparzialità, valutando accuratamente le garanzie di assistenza ed il panorama delle offerte in genere. Nelle trattative e negoziazioni con i Fornitori ed i Consulenti e nello svolgimento del rapporto contrattuale, sono vietati regali, benefici (sia diretti che indiretti), per ottenere un trattamento più favorevole, salvo quelli di uso e di modico valore Rapporti con la Pubblica Amministrazione e le Istituzioni I rapporti con la Pubblica Amministrazione e le Istituzioni, siano queste nazionali, comunitarie e straniere, devono avvenire nel rispetto delle leggi e dei regolamenti, e comunque secondo correttezza e lealtà, nel rispetto della prassi corrente, senza influenzare impropriamente, in alcun modo, le decisioni della controparte al fine di ottenere un trattamento di favore. Nel caso specifico dell effettuazione di una gara con la Pubblica Amministrazione si dovrà operare nel rispetto della Legge e della corretta pratica commerciale. I rapporti con le Autorità di Vigilanza e Controllo, italiane, comunitarie o estere, devono essere improntati alla massima collaborazione, trasparenza e correttezza, nel rispetto di tutte le procedure ed i protocolli tesi a disciplinare i predetti rapporti. La Società dà piena e scrupolosa attuazione agli adempimenti nei confronti delle predette Autorità e collabora attivamente nel corso delle attività ispettive. La Società riconosce e garantisce la libertà di autodeterminazione di tutti i soggetti che, a vario titolo, siano coinvolti o comunque chiamati ad intervenire in procedimenti civili, penali o amministrativi, ripudiando qualsiasi forma di pressione o indebito condizionamento sull attività da loro svolta nell ambito dei predetti procedimenti Comunicazioni e rapporti con i mezzi di informazione Fermo restando quanto stabilito sub 3.2., la Società adotta gli opportuni presidi affinché la comunicazione di informazioni a qualsiasi titolo, sia all interno che all esterno della Società, avvenga nel rispetto dei principi di trasparenza e correttezza, nonché delle leggi e regolamenti eventualmente applicabili. Le informazioni devono essere chiare, complete, veritiere e non fuorvianti, tali da consentire ai destinatari delle medesime l assunzione di decisioni consapevoli. La Società individua ed indica i canali, le forme ed i responsabili per le azioni di comunicazione da e con i Soggetti terzi. I Destinatari non possono fornire informazioni a rappresentanti dei media, né impegnarsi a fornirle, senza l autorizzazione delle funzioni competenti Contabilità e attività di Revisione La Società rispetta le leggi e le regolamentazioni in relazione alla redazione dei bilanci annuali, nonché di ogni tipo di documentazione assimilabile richiesta dalla normativa in vigore. La contabilità della Società è impostata in conformità alle norme di legge e ai Principi Contabili applicabili, tenendo conto dell attività specifica della stessa Società. Le informazioni e i dati societari e le rilevazioni contabili dei fatti di gestione devono garantire la veridicità, la trasparenza, l accuratezza e la completezza della situazione patrimoniale e finanziaria, assicurando una fedele rappresentazione dell attività di gestione e dei rischi aziendali. I medesimi principi devono essere osservati nello svolgimento delle attività di revisione contabile di cui la Società sia incaricata Tutela e valorizzazione delle risorse umane Le risorse umane sono considerate valore primario per il conseguimento degli obiettivi della Società, in virtù del contributo professionale apportato nell ambito di un rapporto basato su lealtà e fiducia reciproca. La conduzione delle relazioni di ogni ordine e grado, deve avvenire secondo trasparenza, correttezza, onestà, integrità e lealtà.

6 La Società si adopera per promuovere la formazione del personale, favorendo il costante aggiornamento e l acquisizione delle migliori competenze professionali. La Società non ammette le attività che possano ricondurre ad atti in qualsiasi modo finalizzati o riconducibili allo sfruttamento della personalità individuale, la conduzione di relazioni di lavoro extracontrattuali e lo sfruttamento del lavoro minorile Sicurezza e Salute dei lavoratori La Società si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza sviluppando la consapevolezza dei rischi, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori. Impegno costante e prioritario della Società sono la prevenzione dei rischi, la tutela della salute e la sicurezza nello svolgimento delle attività sociali. 4. NORME DI ATTUAZIONE 4.1. Controllo Sull osservanza e sul rispetto del presente Codice vigila l Organismo di Vigilanza della Società, secondo le modalità previste nel Modello. Con riferimento alle notizie di possibile violazione delle norme contenute nel Codice, ciascuno dovrà rivolgersi al Dirigente dell unità organizzativa di appartenenza ovvero inviare una mail a odv231@istifid.it La Società garantirà che nessuno, in ambito lavorativo, possa subire ritorsioni, e discriminazioni di qualunque tipo per aver segnalato le violazioni del Codice e, a seguito della segnalazione, farà tempestivamente seguire opportune verifiche ed adeguate misure sanzionatorie Sanzioni La violazione dei principi e delle regole di condotta definiti nel presente Codice da parte dei suoi Destinatari o degli altri soggetti tenuti al rispetto dello stesso costituisce un comportamento illecito, a cui la Società reagisce con provvedimenti disciplinari previsti dall apparato sanzionatorio di cui al CCNL applicato dalla Società, nel rispetto delle procedure previste dallo Statuto dei Lavoratori, e con l irrogazione delle Sanzioni appositamente previste nel Sistema Sanzionatorio del Modello e con l adozione delle ulteriori e più opportune iniziative risarcitorie.