Regolamento per l effettuazione delle spese di rappresentanza e per le spese connesse al funzionamento degli organi di governo

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1 COMUNE DI GANGI Provincia di Palermo ***** CAP Via Salita Municipio, 2 tel fax P. Iva Regolamento per l effettuazione delle spese di rappresentanza e per le spese connesse al funzionamento degli organi di governo Approvato con deliberazione Consiglio Comunale n. 9 del

2 INDICE 1. Oggetto del regolamento. 2. Definizione di spesa di rappresentanza. 3. Stanziamenti di bilancio ed obbligo di motivazione. 4. Soggetti autorizzati ad effettuare spese di rappresentanza. 5. Competenza ad assumere gli impegni di spesa. Modalità di liquidazione. 6. Spese di rappresentanza. 7. Spese di rappresentanza fuori sede. 8. Accesso agli atti. 9. Relazione al Consiglio Comunale e pubblicazione dei dati aggregati. 10. Entrata in vigore.

3 Art. 1 Oggetto del regolamento Il presente regolamento disciplina i casi nei quali è consentito il sostenimento da parte dell Amministrazione Comunale di spese di rappresentanza, e si prefigge di uniformare la trattazione della materia nel rispetto della normativa vigente, di semplificare le procedure e di migliorare la gestione amministrativa e contabile dell attività relativa. Art. 2 Definizione di spesa di rappresentanza Sono spese di rappresentanza quelle derivanti da obblighi di relazione, connesse al ruolo istituzionale dell Ente, ed a doveri di ospitalità, specie in occasione di visite di personalità o delegazioni, italiane o straniere, di incontri, convegni e congressi, organizzati direttamente dall Amministrazione Comunale, di manifestazioni o iniziative in cui il Comune risulti coinvolto, di cerimonie e ricorrenze, o scambi di ospitalità ricevute in proposito. Art. 3 Stanziamenti di bilancio ed obbligo di motivazione Tutte le spese di cui al presente regolamento sono effettuate sino al raggiungimento dei limiti degli stanziamenti operati dal bilancio di previsione annuale e pluriennale. Le iniziative che comportano spese di maggiore entità debbono essere oggetto di puntuale programmazione all interno degli strumenti di cui al comma precedente. Ogni assunzione di impegno di spesa per iniziative di cui al presente regolamento necessita di adeguata, specifica e puntuale motivazione, con specifico riferimento agli scopi perseguiti. Art. 4 Soggetti autorizzati ad effettuare spese di rappresentanza Sono autorizzati ad effettuare spese di rappresentanza per conto dell Ente, previa comunicazione alla giunta, i seguenti soggetti: - Sindaco - Vice Sindaco - Assessori unicamente nell ambito delle rispettive competenze, o delegati a rappresentare il Sindaco - il Presidente del Consiglio per attività ed iniziative inerenti alla rappresentatività del Consiglio Comunale - I consiglieri comunali hanno diritto, nei limiti delle proprie funzioni ed in quanto specificatamente delegati dal sindaco, all effettuazione di trasferte ed alla partecipazione ad individuate iniziative (cerimonie, incontri, commemorazioni, ecc). Art. 5 Competenza ad assumere gli impegni di spesa. Modalità di liquidazione Tutti i capitoli di bilancio destinati al sostenimento delle spese di cui al presente regolamento sono affidati al Responsabile del Settore Amministrativo ed Affari Generali. Il responsabile provvede, ad acquisire i beni ed i servizi necessari in applicazione del codice sui contratti (D. Leg.vo 163/2006 e smi), del regolamento comunale per servizi e forniture in economia e del presente regolamento. Il medesimo inoltre pone in essere tutti gli altri adempimenti richiesti dalla normativa vigente. La liquidazione sarà effettuata dal responsabile previa verifica della regolarità della prestazione. Le spese di rappresentanza di cui all art. 6 e quelle conseguenti a trasferte ai sensi dell art. 7 possono, per specifiche ed individuate ragioni organizzative, anche essere effettuate attraverso il

4 servizio economato e seguito dalla presentazione di idonei e specifici documenti giustificativi (fattura o ricevuta fiscale) agli uffici da parte dei soggetti interessati. Resta ferma la competenza del servizio provveditorato e del servizio economato per i capitoli di spesa agli stessi assegnati. Allo stesso modo le spese saranno rimborsate, su presentazione di idonea documentazione (fattura o ricevuta fiscale) e verifica della congruità della spesa da parte del responsabile di cui al comma 1, ai soggetti di cui al precedente articolo che le avessero anticipate. Art. 6 Spese di rappresentanza Costituiscono spese di rappresentanza, in particolare, quelle relative alle seguenti iniziative, quando sussista un interesse dell Amministrazione, ovvero per garantire: a) ospitalità di soggetti investiti di cariche pubbliche e dirigenti con rappresentanza esterna di Enti e Associazioni a rilevanza sociale, politica, culturale e sportiva o di personalità di rilievo negli stessi settori; b) offerta di generi di conforto (spuntini, caffè, aperitivi, bibite, ecc.) a ospiti ricevuti dal Sindaco, dal Vice Sindaco e dagli Assessori che siano investiti di cariche pubbliche o dirigenti con rappresentanza esterna di Enti, Associazioni a rilevanza sociale, politica, culturale e sportiva; c) colazioni di lavoro giustificate con motivazioni di interesse pubblico del Sindaco, vice Sindaco, e Assessori delegati con ospiti che rivestono le qualifiche dei precedenti punti. Ad essi sono equiparati gli accompagnatori che abbiano almeno la qualifica di funzionari direttivi e gli autisti di rappresentanza; d) cura di allestimenti (imbandieramenti, illuminazioni, addobbi, floreali, ecc.) consegna o invii di omaggi (generi di conforto, medaglie, targhe sportive, fiori o corone, volumi, presenti vari). Le targhe, le coppe e gli altri premi di carattere sportivo vengono concessi solo in occasione di gare e manifestazioni a carattere comunale, provinciale, regionale, nazionale ed internazionale che si svolgono o transitino sul territorio comunale. e) spese per conferenze stampa indette, sempre per fini istituzionali, dai soggetti autorizzati; f) inviti, manifesti, materiale pubblicitario, servizi fotografici e di stampa in occasione di cerimonie, inaugurazioni o manifestazioni promosse dall Ente o da esso patrocinate, alle quali partecipino personalità o Autorità estranee all Ente, sempre che le spese stesse non siano comprese nei piani finanziari che promuovono dette iniziative; g) onoranze commemorative ai caduti in occasione di determinate ricorrenze; h) organizzazione di mostre, convegni, tavole rotonde o iniziative similari, in quanto riferibili ai fini istituzionali dell Ente e dirette ad assicurare il normale esito di dette iniziative; i) donativi-ricordo (pergamene, targhe, omaggi floreali, ecc.) per i centenari, per gli sposi uniti in matrimonio civile, per i nuovi nati, per acquisizione di cittadinanza; l) atti di onoranza (omaggi floreali, necrologi, ecc.) in occasione di decesso o di partecipazione a lutti di personalità estranee all Ente o di componenti degli organi comunali o di dipendenti dell Ente. Non sono considerate spese di rappresentanza e pertanto non sono effettuabili con oneri a carico dell ente: - gli atti di mera liberalità; - le spese di ospitalità effettuate in occasione di visite di soggetti in veste informale o non ufficiale; - l acquisto di generi di conforto in occasione di riunioni della giunta o del consiglio comunale (fatta eccezione per l acqua) o di altre riunioni di tipo politico, amministrativo o tecnico ivi comprese le conferenze dei servizi; - colazioni e/o cene interessanti esclusivamente soggetti appartenenti all amministrazione compresi rappresentanti dell ente presso enti aziende o istituzioni; - omaggi ad amministratori o dipendenti;

5 - ospitalità e/o pasti a favore di fornitori dell ente o di soggetti legati all ente da rapporti di tipo professionale (affidatari di incarichi, consulenze, collaborazioni, ecc.). Art. 7 Spese di rappresentanza fuori sede Le spese di viaggio, vitto ed alloggio sostenute dal sindaco, vicesindaco, dagli assessori, o dai consiglieri appositamente delegati dal sindaco in occasioni di missioni per ragioni di mandato sia all interno del territorio nazionale sia all estero sono sostenute dal bilancio dell ente, ovvero rimborsate ai medesimi nei modi e nei limiti disciplinati dal presente articolo. Le trasferte all estero vanno espressamente autorizzate dalla Giunta Comunale con apposito atto, che specifichi puntualmente ragioni e scopi della missione e disposte dal Responsabile. In ogni caso, le missioni da parte degli amministratori devono coinvolgere unicamente i soggetti strettamente indispensabili. E escluso il pagamento delle spese di trasferta relative a soggetti diversi dagli amministratori e che la trasferta sia strettamente connessa con l incarico ad essi attribuito. Art. 8 Accesso agli atti Tutti i documenti amministrativi relativi all effettuazione delle spese disciplinate dal presente regolamento sono pubblici, e qualunque cittadino può accedere agli stessi attraverso la visione e l estrazione di copia degli atti, e comunque nel rispetto del diritto alla riservatezza dei dati personali relativi ai terzi. I consiglieri comunali hanno diritto ad accedere a tutti i documenti e le informazioni relative alle spese disciplinate dal presente regolamento, senza alcun limite salvo il dovere di mantenere il segreto nei casi previsti dalla legge, ai sensi dell art. 43 comma 2 del Decreto Lgs. 267/2000. Art. 9 Relazione al Consiglio Comunale e pubblicazione dei dati aggregati In occasione dell adozione del rendiconto della gestione la Giunta Municipale presenta una specifica relazione al Consiglio Comunale sulle spese sostenute ai sensi del presente regolamento nell esercizio finanziario precedente, divise sia per categoria che per specifica iniziativa. La medesima relazione annuale è pubblicata all albo pretorio e sul sito internet del comune. Art. 10 Entrata in vigore Il presente regolamento entra in vigore decorsi quindici giorni dalla pubblicazione all albo pretorio on line a seguito dell esecutività della deliberazione che lo approva.