COMUNE DI FILAGO Provincia di Bergamo. Regolamento per la disciplina delle spese di rappresentanza

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1 COMUNE DI FILAGO Provincia di Bergamo Regolamento per la disciplina delle spese di rappresentanza Approvato con Deliberazione di Consiglio Comunale n. 14 del 19/04/2012

2 Indice Art. 1 Oggetto del Regolamento Art. 2 Definizione e principi Art. 3 Soggetti autorizzati ad effettuare la spesa Art. 4 Stanziamento di bilancio ed obbligo di motivazione Art. 5 Competenza ad assumere gli impegni di spesa Modalità di liquidazione Art. 6 Spese di rappresentanza ammissibili Art. 7 Spese non ammissibili Art. 8 Spese telefoniche Art. 9 Spese di trasferta Art. 10 Accesso agli atti Art. 11 Abrogazione di norme Art. 12 Rinvio di norme Art Entrata in vigore

3 Art. 1 Oggetto del regolamento Il presente regolamento disciplina i casi ed i limiti nei quali è consentito da parte dell'amministrazione comunale di sostenere spese di rappresentanza ed altre spese connesse al funzionamento degli organi di governo del Comune di Filago. Art. 2 Definizioni e principi Sono spese di rappresentanza quelle derivanti da: a) obblighi di relazione, connesse al ruolo istituzionale dell'ente e a doveri di ospitalità, specie in occasione di visite di personalità o delegazioni, italiane o straniere, di incontri, convegni, congressi, gemellaggi, organizzati direttamente dall'amministrazione o da altri, di manifestazioni od iniziative, in cui il comune risulti coinvolto, di cerimonie e ricorrenze. Rientrano nelle spese di rappresentanza quelle sostenute per manifestazioni dirette a mantenere o ad accrescere il prestigio dell'ente, inteso quale elevata considerazione, anche sul piano formale, del suo ruolo e della sua presenza nel contesto sociale, interno ed internazionale per il miglior perseguimento dei suoi fini istituzionali. Corrispondono a tali requisiti tutte quelle attività che siano svolte in occasione di rapporti tra organi dell'ente che agiscono in veste rappresentativa e organi o soggetti estranei, anch'essi dotati di rappresentatività, nonché in occasione di riunioni, sempre per fini istituzionali, degli organi collegiali dell'ente. Sono inoltre disciplinate dal presente regolamento le spese degli amministratori connesse all'utilizzo di telefonia mobile, all'utilizzo di vetture comunali. La disciplina dettata dal presente regolamento è rivolta ad assicurare a tali spese la massima trasparenza e conoscibilità, nel rispetto dei principi di proporzionalità, adeguatezza ed economicità e con la necessità di promuovere, nei confronti della cittadinanza, i valori connessi alle Istituzioni ed all'ordinamento democratico. Art. 3 Soggetti autorizzati ad effettuare le spese Le spese di rappresentanza sono autorizzate dal sindaco, dal vice-sindaco e, per quanto di competenza, da ciascun assessore, nell ambito delle proprie competenze. Particolari iniziative di rilevante entità comportanti spese di rappresentanza superiori ad 1.000,00 dovranno essere oggetto di specifiche deliberazioni della Giunta. Il telefono cellulare può essere assegnato, su richiesta, a sindaco, vice sindaco ed assessori. Tali soggetti potranno utilizzarlo nei modi e nei limiti stabiliti dal successivo art. 7. Art. 4 Stanziamenti di bilancio ed obbligo di motivazione Tutte le spese di cui al presente regolamento sono effettuate, previa apposita motivazione, sino al raggiungimento dei limiti degli stanziamenti operati dal bilancio di previsione annuale e

4 pluriennale. Art. 5 Competenza ad assumere gli impegni di spesa. Modalità di liquidazione La competenza alla gestione delle spese di rappresentanza (affidamento,impegno e liquidazione) è del responsabile del servizio nel quale ricada l'attività in esame, che abbia la responsabilità del capitolo di bilancio sul quale andrà imputata la spesa. A tal fine, in esecuzione delle autorizzazioni dei soggetti di cui all'art. 4, comma, il responsabile del servizio provvede ad acquisire i beni ed i servizi necessari all'attività specificata ai successivi artt , il tutto nel rispetto del vigente codice sui contratti (d.lgs.163/2006), del regolamento comunale per i lavori, servizi e forniture in economia ed del presente regolamento. Le spese di rappresentanza di cui all'art. 6 e quelle conseguenti a trasferte ai sensi dell'art. 8 possono, per specifiche ed individuate ragioni organizzative, anche essere effettuate attraverso anticipo dalle casse economali e seguite dalla presentazione di idonee e specifiche pezze giustificative (fattura o ricevuta fiscale) agli uffici da parte dei soggetti interessati, nel rispetto del vigente regolamento sul servizio di economato. Art. 6 Spese di rappresentanza ammissibili Sono spese di rappresentanza ammissibili: spese per l'organizzazione di: manifestazioni, cerimonie, ricorrenze, inaugurazioni, gemellaggi, conferenze stampe, servizi fotografici, commemorazioni o altre iniziative connesse con l'attività istituzionale dell'ente o con i suoi specifici interessi,che a mero titolo indicativo e non esaustivo possono cosi individuarsi : allestimenti (comprensivi di affitto locali, montaggio palchi, impianti audio video, ecc.), addobbi floreali, prestazioni artistiche, stampa di manifesti e volantini, pubblicità di tipo radiofonico, televisivo o a mezzo stampa, rinfreschi, servizi fotografici, acquisto di targhe commemorative, pubblicazioni o piccoli donativi, ecc.; ospitalità e spese di trasporto in occasione di visite di autorità e personalità rappresentative di altri enti o soggetti giuridici con omaggi floreali e altri piccoli doni ricordi; In tal caso la scelta della tipologia di alloggio e di trasporto dovrà avere riguardo per il prestigio ed il numero dei soggetti interessati; e non potrà riguardare familiari e/o accompagnatori degli ospiti (se non essi stessi autorità o personalità rappresentative); sono sempre escluse le spese di carattere meramente personale degli ospiti; colazioni e/o cene, inviti a spettacoli in favore dei soggetti di cui al precedente punto. In tal caso la partecipazione da parte dei rappresentanti dell'ente dovrà essere contenuta ed interessare i soggetti strettamente indispensabili all'accoglienza degli ospiti; fornitura di carta intestata e biglietti da visita per il sindaco, vicesindaco, assessori, invio di biglietti augurali in occasione di nomine o festività; onoranze funebri (invio di telegrammi e/o pubblicazione di necrologio, presenza del Gonfalone alla cerimonia) in occasione del decesso di personalità, di amministratori in carica o ex amministratori, loro parenti o affini, dipendenti in servizio o loro parenti e/o affini, ex dipendenti; donativi-ricordo da consegnare agli sposi uniti in matrimonio civile, ai nuovi nati, a coloro che acquisiscono la cittadinanza, ai cittadini che diventano maggiorenni; le targhe, le coppe e gli altri premi di carattere sportivo, che devono essere concessi solo in occasione di gare o manifestazioni a carattere comunale, provinciale, regionale, nazionale ed internazionale che si svolgano sul territorio comunale e che abbiano

5 carattere di rilevanza esterna per l ente. Analoghe spese sono consentite anche fuori sede, in occasione di missioni o viaggi da parte del Sindaco o dei soggetti da lui delegati. Art. 7 Spese non ammissibili Non sono considerate spese di rappresentanza e pertanto non sono effettuabili con oneri a carico dell'ente: gli atti di mera liberalità; le spese di ospitalità effettuate in occasione di visite di soggetti in veste informale o non ufficiale; l'acquisto di generi di conforto in occasione di riunioni della giunta o del consiglio comunale (fatta eccezione per l'acqua e bevande) o di altre riunioni di tipo politico, amministrativo o tecnico, ivi comprese le conferenze dei servizi; colazioni e/o cene interessanti esclusivamente soggetti appartenenti all'amministrazione, compresi rappresentanti dell'ente presso enti aziende o istituzioni; ospitalità e/o pasti a favore di fornitori dell ente o di soggetti legati all ente da rapporti di tipo professionale (affidatari di incarichi, consulenze, collaborazioni, ecc ); omaggi ad amministratori o dipendenti; omaggi, liberalità e benefici economici ad amministratori e dipendenti dell ente; spese in generale che abbiano carenza o mancanza di documentazione giustificativa di spesa ancorché riferiti a spese ammesse dal presente regolamento. Art. 8 Spese telefoniche Ciascun amministratore che riceva in dotazione un telefono cellulare ai sensi dell'art. 4 potrà farne uso per chiamate di servizio. E' fatto divieto di farne uso per chiamate di tipo personale, per le quali sarà possibile, su richiesta del soggetto interessato, attivare meccanismi di doppia fatturazione. La giunta comunale individua, all'inizio di ciascun esercizio finanziario e contestualmente all'adozione dello schema di bilancio di previsione, l elenco degli assegnatari dei telefoni cellulari, specificando la motivazione dell assegnazione, lo stanziamento complessivo da destinare al pagamento delle utenze di telefonia mobile assegnate esclusivamente agli amministratori, il limite annuale di spesa sostenibile per ciascuna utenza. L'amministratore che nel corso dell'anno superasse tale limite sarà tenuto a coprire personalmente i costi eccedenti sino al termine dell'esercizio. Art. 9 Spese di trasferta Le spese di viaggio, vitto ed alloggio sostenute dal sindaco, vicesindaco, dagli assessori o dai consiglieri appositamente delegati dal sindaco in occasioni di missioni per ragioni di mandato sia all'interno del territorio nazionale sia all'estero sono sostenute dal bilancio dell'ente, ovvero rimborsate ai medesimi nei modi e nei limiti disciplinati dal presente articolo, sempre nel rispetto della normativa vigente e degli stanziamenti di bilancio. Le trasferte all'estero vanno espressamente autorizzate dalla Giunta Comunale con apposito atto, che specifichi puntualmente ragioni e scopi della missione e disposte dal

6 Responsabile. In ogni caso, le missioni da parte degli amministratori devono coinvolgere unicamente ì soggetti strettamente indispensabili. E' escluso il pagamento delle spese di trasferta relative a soggetti diversi dagli amministratori o a gruppi di cittadini o associazioni in occasioni di manifestazioni in rappresentanza del comune. Nel caso di trasferte in ambito provinciale, è previsto l'utilizzo dell'autovettura comunale; ove essa non fosse disponibile, sarà utilizzato il mezzo proprio. Per le trasferte in ambito regionale, oltre all'autovettura comunale, il soggetto interessato potrà optare per il servizio ferroviario, con biglietto di seconda classe. Per le trasferte in territorio nazionale, sarà utilizzabile il servizio ferroviario, con biglietto di seconda classe ed eventuale carrozza letto, od il mezzo aereo, con viaggio in economy class. Per quanto non specificatamente previsto dal presente articolo, si fa riferimento alla normativa statale disciplinante i rimborsi spese per missioni. Art. 10 Accesso agli atti Tutti i documenti amministrativi relativi all'effettuazione delle spese disciplinate dal presente regolamento sono pubblici, e qualunque cittadino può accedere agli stessi attraverso la visione e l'estrazione di copia degli atti, fatta eccezione per i tabulati delle utenze telefoniche e comunque nel rispetto del diritto alla riservatezza dei dati personali relativi ai terzi. I consiglieri comunali hanno diritto ad accedere a tutti i documenti e le informazioni relative alle spese disciplinate dal presente regolamento, senza alcun limite salvo il dovere di mantenere il segreto nei casi previsti dalla legge, ai sensi dell'art. 43 comma 2 del Decreto Lgs. 267/2000. Art. 11 (Abrogazione di norme) Con l entrata in vigore del presente Regolamento sono abrogate, per quanto attiene alla disciplina delle spese di rappresentanza, tutte le norme precedenti e comunque non compatibili con quanto contenuto nel presente testo. Art. 12 (Rinvio di norme) Le norme del presente regolamento si intendono modificate per effetto di sopravvenute norme vincolanti statali e regionali; In tali casi, in attesa delle formali modificazioni del presente regolamento, si applica la normativa sopraccitata. Art. 13 Entrata in vigore Il presente regolamento entra in vigore il giorno in cui diventa esecutiva la deliberazione che lo approva.