REGOLAMENTO PER IL DIRITTO DI ACCESSO

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1 PROVINCIA DI MACERATA REGOLAMENTO PER IL DIRITTO DI ACCESSO Sommario CAPO I Disposizioni generali ART. 1 Oggetto e ambito di applicazione del regolamento ART. 2 Definizione di diritto di accesso e di documento amministrativo CAPO II Esercizio del diritto di accesso ART I soggetti e il diritto di accesso Art. 4 Oggetto del diritto di accesso Art. 5 Modalità di esercizio del diritto di accesso ART. 6 Accesso telematico ART. 7 Controinteressati CAPO III Esclusione, limitazione e differimento al diritto di accesso ART. 8 Diritto di accesso e privacy ART. 9 Esclusione del diritto di accesso ART. 10 Limitazioni all esercizio del diritto di accesso ART. 11 Accesso differito Art Ricorso avverso il diniego e il differimento Capo IV Accesso degli Assessori e dei Consiglieri Art. 13 Accesso degli Assessori e dei Consiglieri ART.14 Accesso dei membri delle Commissioni Capo V Accesso ambientale ART. 15 Accesso del pubblico all informazione ambientale ART. 16 Casi di esclusione del diritto di accesso ambientale

2 CAPO I Disposizioni generali Art.1 Oggetto e ambito di applicazione del regolamento 1. Il presente regolamento disciplina l esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi nonchè alle informazioni in possesso dell amministrazione e delle sue Istituzioni, affinché sia garantita la trasparenza, l imparzialità e la pubblicità dell attività dell Amministrazione Provinciale, assicurando così la partecipazione da parte dei cittadini e l esercizio del diritto di difesa dei soggetti interessati. 2. Oltre a quanto stabilito dal presente regolamento, l esercizio del diritto di accesso resta comunque disciplinato dalle disposizioni del D.P.R. n. 184/2006, della L. 241/1990, così come modificata dalla L. 15/2005, del D. Lgs. 267/2000, dello Statuto Provinciale e delle disposizioni contenute nel D. Lgs. 196/2003. Art. 2 Definizione di diritto di accesso e di documento amministrativo 1. Per diritto di accesso si intende il diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi già formati, a prescindere dall esistenza di un procedimento in corso (accesso informativo). 2. Per documento amministrativo, in relazione al quale è esercitabile il diritto di accesso, si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie, del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse. \ CAPO II Esercizio del diritto di accesso Art. 3 I soggetti e il diritto di accesso 1. Il diritto di accesso alle informazioni e alla documentazione amministrativa può essere esercitato da tutti i soggetti pubblici e privati che abbiano un interesse diretto, concreto ed attuale corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento per il quale è richiesto l accesso. In particolare il diritto di accesso è riconosciuto: ai soggetti nei confronti dei quali il documento produce effetti giuridici, qualora concorra alla formazione del provvedimento finale o coincida con esso;

3 ai soggetti ai quali possa derivare pregiudizio dal provvedimento finale; ai rappresentanti di associazioni, istituzioni e organizzazioni portatrici di interessi diffusi o collettivi, per la tutela di tali interessi; alle pubbliche amministrazioni che siano interessate all accesso e alle informazioni ed agli atti per lo svolgimento delle funzioni ad esse attribuite. Non è legittima la richiesta fondata su mera curiosità o che si concreti in un comportamento volto esclusivamente ad arrecare pregiudizio (atto emulativo). 2. L accesso può essere esercitato nei confronti non solo della Provincia, ma anche delle aziende speciali, delle istituzioni, se costituite, degli enti dipendenti, nonché dei concessionari di pubblico servizio e delle società partecipate. Art. 4 - Oggetto del diritto di accesso 1. L accesso è consentito a tutti i documenti e le informazioni materialmente esistenti al momento della richiesta, formati dall ente o comunque stabilmente detenuti dallo stesso, anche se di diritto privato. 2. Tutti i documenti amministrativi sono accessibili, ad eccezione: delle informazioni in possesso della Pubblica Amministrazione che non abbiano forma di documento amministrativo, salvo quanto previsto dal D. Lgs. 196/2003, in materia di accesso a dati personali da parte della persona cui i dati si riferiscono; degli atti riservati per espressa dichiarazione di legge o per effetto di una temporanea e motivata dichiarazione del Presidente della Provincia che ne vieti l esibizione, in quanto possa pregiudicare il diritto alla riservatezza delle persone, dei gruppi e delle imprese; dei documenti amministrativi specificatamente individuati dall ente ai sensi del successivo art, 9 comma Il diritto di accesso è consentito limitatamente all informazione nello stato in cui l ente ne dispone; è invece negato con riferimento all informazione elaborata, poiché l esercizio del diritto in oggetto non può avere come conseguenza un aggravamento delle attività dell Amministrazione e non deve imporre alla stessa una specifica indagine, un attività di ricerca o una elaborazione di dati statistici. 4. Il diritto di accesso è esercitatile, da parte dei soggetti interessati, fino a quando l Amministrazione Provinciale ha l obbligo di detenere i documenti amministrativi ai quali si chiede l accesso. 5. Nel caso di documenti a qualunque titolo consegnati all Autorità Giudiziaria, e che non siano stati dalla stessa secretati, l Amministrazione Provinciale deve porre in essere tutte le iniziative necessarie (compresa l acquisizione, a sua cura, di copia degli atti direttamente presso gli uffici cui sono stati trasmessi) per rendere ostensibile all interessato la documentazione che forma oggetto della domanda di accesso. 6. La materiale indisponibilità degli atti è preclusiva dell accoglimento della domanda di accesso unicamente nell ipotesi in cui la competenza e la relativa disponibilità dei documenti oggetto dell istanza di accesso sia stata trasferita ad altro ente successivamente alla formazione degli atti. 7. In materia di contratti pubblici relativi all affidamento di lavori, forniture e servizi, l accesso agli atti è disciplinato dalle disposizioni di cui al presente regolamento, salvo

4 quanto previsto dall art.13 del D. Lgs. 163/06. Art. 5 - Modalità di esercizio del diritto di accesso. 1. Il diritto di accesso si esercita nei modi e nei limiti stabiliti dall art. 25 L.241/1990, così come modificata dalla L.15/2005, e dal DPR n.184 del Le richieste di accesso possono essere informali o formali secondo il disposto degli artt. 5 e 6 del DPR n.184/2006; a) in assenza dei controinteressati (di cui al successivo art.7) e tenuto conto della natura del documento richiesto, è possibile esercitare il diritto di accesso in via informale, mediante richiesta verbale, anche tramite l Ufficio Relazioni con il Pubblico, all ufficio competente a formare l atto conclusivo del procedimento o a detenerlo stabilmente. In tali casi la richiesta di accesso va esaminata immediatamente e senza formalità alcuna. b) qualora non sia possibile l accoglimento immediato della richiesta in via informale o comunque si verifichi una delle circostanze previste dall art. 6 comma 1 DPR 184/2006, il richiedente è tenuto a presentare obbligatoriamente per iscritto istanza formale di accesso, della quale l ufficio deve rilasciare ricevuta. Se necessario, il responsabile invita il richiedente alla presentazione della domanda di accesso formale entro 10 giorni dalla data di presentazione della richiesta informale. 3. Qualora i documenti di cui si richiede l accesso riguardino o contengano dati personali, sensibili, giudiziari e dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale (c.d. dati super sensibili) di terzi, la relativa richiesta dovrà essere necessariamente formale. 4. La richiesta di accesso deve essere motivata e quindi idonea a dimostrare l effettiva esistenza degli interessi di cui all art.3 del presente regolamento. Deve inoltre contenere gli estremi del documento oggetto della richiesta ovvero gli elementi che ne consentano l individuazione. 5. La richiesta di accesso può altresì riferirsi a più documenti, anche giacenti presso settori diversi e aventi sede diversa, purché gli stessi riguardino il medesimo procedimento. 6. L accesso agli atti potrà avvenire: a) attraverso la visione. In tal caso l esame è gratuito; b) attraverso l estrazione di copia, il cui rilascio è subordinato solo al rimborso dei costi di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché i diritti ricerca e di visura. 7. L accesso deve essere consentito nel più breve tempo possibile e comunque entro trenta giorni dalla data della richiesta. Decorso tale termine senza che il richiedente abbia ottenuto alcuna risposta, la richiesta di accesso si intende rigettata. 8. La visione dell atto potrà avvenire anche attraverso l accesso ad archivi e/o banche dati informatici. Il diritto di accesso potrà essere esercitato anche in via telematica, nelle forme e nei modi stabiliti dall Amministrazione. 9. La visione potrà avvenire da parte del richiedente o di altro soggetto dallo stesso indicato nella richiesta, anche attraverso trasmissione dell atto all indirizzo indicato dal richiedente. In questo caso il costo della spedizione dovrà essere anticipato dal richiedente stesso. 10. Il rifiuto, il differimento e la limitazione dell accesso sono ammessi nei casi e nei limiti

5 stabiliti dagli artt. 8, 9, 10 e 11 del presente regolamento. Art. 6 - Accesso telematico 1. La domanda di accesso può essere redatta anche su supporto informatico e presentata per via telematica alle caselle di posta elettronica della Provincia, secondo le modalità indicate sul sito istituzionale e sulla base di quanto previsto dall art.13 del DPR n. 184/ L accesso per via telematica può essere esercitato sia in via formale che in via informale. La domanda formale è firmata digitalmente e trasmessa dall interessato con posta elettronica semplice o certificata, a seconda che il richiedente necessiti o meno della ricevuta di invio e di consegna. La domanda informale non necessita di particolari requisiti di forma e trasmissione. 3. Il provvedimento di accoglimento, differimento, limitazione o rigetto della domanda di accesso telematico è firmato digitalmente dalla Provincia e trasmesso al richiedente con posta elettronica semplice o certificata a discrezione del responsabile. Art. 7 - Controinteressati 1. Qualora la richiesta di accesso riguardi documenti contenenti dati personali di terzi che possano essere qualificati come controinteressati (da identificarsi nei soggetti individuati o facilmente individuabili che dall esercizio dell accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza ), ai sensi dell art.22, comma1, lett. C) della legge sul procedimento amministrativo, il responsabile dell accesso, non appena ricevuta la richiesta (obbligatoriamente in via formale), è tenuto a darne comunicazione agli stessi nelle modalità previste dall art. 3 del DPR n. 184/2006, fatte salve le ipotesi di cui al comma successivo. 2. Il responsabile non esegue la notifica di cui al comma precedente quando: i documenti richiesti sono soggetti a pubblicazione; la riservatezza dei controinteressati può essere salvaguardata attraverso l oscuramento dei dati personali ai sensi dell art. 10 del presente regolamento; è evidente, ai fini dell istruttoria iniziale, che l accesso debba essere negato; la richiesta di accesso è formulata da un consigliere provinciale nell ambito ed ai fini dell espletamento del mandato. 3. Qualora la notifica personale risulti impossibile o particolarmente gravosa per il numero dei soggetti controinteressati, il responsabile provvede mediante altre forme adeguate di pubblicità. 4. Entro 10 gg. dalla ricezione della comunicazione di cui sopra i controiteressati possono presentare, anche per via telematica opposizione alla richiesta di accesso. In tal caso sarà compito del dirigente del settore cui il documento si riferisce procedere ad una valutazione degli interessi coinvolti, al fine di individuare quello prevalente.

6 CAPO III Esclusione, limitazione e differimento del diritto di accesso Art. 8 - Diritto di accesso e privacy 1. Nel caso di documenti contenenti dati sensibili e giudiziari, l accesso è consentito nei limiti in cui sia strettamente indispensabile, tenuto conto dei vari interessi contrapposti. 2. Nel caso di documenti contenenti dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale del terzo, l accesso è consentito solo quando il richiedente intenda tutelare una situazione giuridica di rango almeno pari ai diritti dell interessato o che costituisca un diritto della personalità o una libertà fondamentale ed inviolabile. 3. In entrambi i casi è la P.A., nella persona del responsabile del procedimento (dirigente del settore competente o un suo delegato), che deve valutare, discrezionalmente, caso per caso, se prevalga il diritto all esercizio della difesa degli interessi giuridici del richiedente o quello di riservatezza del terzo. 4. Qualora a seguito dell esito della valutazione di cui al comma precedente la P.A. intenda rifiutare la richiesta di accesso, il responsabile del procedimento o l autorità competente, prima della formale adozione del provvedimento negativo, comunica tempestivamente all istante i motivi che ostano all accoglimento della domanda, così come stabilito dall art. 10-bis comma 1 della L. 241/1990. Art. 9 Esclusione del diritto di accesso. 1. Il diritto di accesso è escluso in via generale con riferimento alle categorie di documenti individuati dal comma 1 dell art. 24 della L. 241/1990 così come modificata dalla L.15/2005; 2. La Provincia individua, con successivo atto di Giunta e su proposta dei dirigenti dei singoli settori, le categorie di documenti dalla stessa formati o comunque rientranti nella sua disponibilità che sono sottratti all eccesso sulla base di quanto stabilito dal comma 1 art. 24 L.241/1990, evidenziando altresì l eventuale periodo di tempo per il quale i documenti sono sottratti all accesso, ove sia superflua una sottrazione a tempo indeterminato. 3. L accesso ai documenti amministrativi non può essere negato ove sia sufficiente fare ricorso al potere di differimento.

7 Art Limitazioni all esercizio del diritto di accesso. 1. I documenti connessi agli interessi indicati all art. 24 comma I sono considerati segreti nell ambito e nei limiti di tale connessione. L accesso deve essere comunque consentito: a) quando sia venuta meno l esigenza di escluderlo; b) relativamente a quelle parti del documento eventualmente scorporabili in relazione alle quali non esiste l interesse ad escludere l accesso; c) con riferimento ai documenti la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere gli interessi giuridici dell interessato, ivi compresi i documenti contenenti dati sensibili e giudiziari, così come previsto dall art. 8 del presente regolamento. 2. Per esigenze di riservatezza o nel caso in cui la domanda di accesso riguardi documenti contenenti dati in relazione ai quali i controinteressati abbiano fatto pervenire motivata opposizione, il responsabile valuta la possibilità di limitare l accesso mediante l oscuramento di tali dati o di omettere le parti dei documenti che non abbiano avuto uno specifico rilievo per l adozione del provvedimento, purchè necessari per la cura o la difesa degli interessi giuridici del richiedente. Le copie parziali dei documenti richiesti devono contenere l indicazione delle parti omesse. Art Accesso differito 1. Il dirigente di ogni settore ha il potere, con proprio atto, di individuare categorie di atti in relazione a quali l accesso può essere differito, a fini di tutela della riservatezza di persone fisiche o giuridiche, indicandone le ragioni ed il termine massimo del differimento. Dette categorie di atti possono essere in ogni momento oggetto di modifica. 2. In ogni caso non è ammesso l accesso agli atti istruttori e preparatori nel corso dei seguenti procedimenti: a) procedimenti di gara; b) procedimenti di reclutamento e progressione della carriera del personale; c) procedimenti di affidamento di incarichi dirigenziali, di responsabilità di ufficio o servizio, di alta specializzazione e ad alto contenuto di professionalità; d) procedimenti di nomina di rappresentanti della Provincia in enti, aziende e istituzioni; e) procedimenti connessi a processi in sede giudiziale i cui atti siano stati secretati; f) procedimenti di formazione di regolamenti; g) procedimenti di formazione di atti amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione. 3. Il differimento dell accesso può riguardare anche solo una parte dell atto. Art Ricorso avverso il diniego ed il differimento 1. Nel caso di diniego dell accesso, espresso o tacito, o di differimento dello stesso, il richiedente può presentare ricorso nei modi e nei tempi previsti dall art. 25 comma 4 e 5

8 della L. 241/1990, così come modificata dalla L. 15/2005. CAPO IV Accesso degli Assessori e dei Consiglieri Art Accesso degli Assessori e dei Consiglieri 1. Gli Assessori e i Consiglieri hanno diritto di accesso a ogni documento, notizia e informazione utile ai fini dell espletamento del mandato. Tali atti, informazioni o notizie non possono essere utilizzate per finalità diverse. 2. Agli Assessori e ai Consiglieri che dichiarano di voler accedere ad un atto o ad una informazione al di fuori dell esercizio del mandato, si applicheranno le disposizioni previste per l accesso dei cittadini. 3. Non possono formare richiesta di accesso di norma tutti i documenti, gli atti e le informazioni che siano pubblicate sul sito dell ente o che siano stati trasmessi agli Assessori e ai Consiglieri per via telematica, ad eccezione dei casi in cui si verifichino difficoltà che rendano impossibile l accesso per via informatica. 4. Le esclusioni e le limitazioni previste dal presente regolamento, come pure l obbligo di notifica a eventuali controinteressati, non si applicano al diritto di accesso esercitato dagli Assessori e Consiglieri provinciali, i quali possono accedere ai documenti contenenti dati sensibili e giudiziari di terzi nel rispetto del principio di indispensabilità e degli altri principi stabiliti dagli artt. 22 e 60 del D. lgs. n. 196/2003 e successive modifiche. 5. Gli Assessori e i Consiglieri sono tenuti al rispetto del segreto d ufficio nei casi specificatamente previsti dalla legge. 6. Il diritto di accesso degli assessori e dei consiglieri non può concretarsi nell obbligo per gli Uffici della Provincia di svolgere attività di ricerca, di indagine o di ricostruzione storica ed analitica dei procedimenti. Art Accesso dei membri delle Commissioni 1. Ai membri delle Commissioni istituite ai sensi dell art. 41 dello Statuto provinciale si applicheranno, in quanto compatibili, le disposizioni di cui all articolo precedente.

9 CAPO V Accesso Ambientale Art Accesso del pubblico all informazione ambientale 1. l Amministrazione Provinciale, in base a quanto disposto dal D. Lgs. n.195/2005, rende disponibile l informazione ambientale detenuta a chiunque ne faccia richiesta, senza che l istante debba dichiarare il proprio interesse. Art Casi di esclusione del diritto di accesso ambientale 1. L accesso all informazione ambientale è negato nei seguenti casi: l informazione richiesta non è detenuta dall Amministrazione Provinciale; la richiesta è manifestamente irragionevole; la richiesta è espressa in termini eccessivamente generici; la richiesta concerne materiali, documenti o dati incompleti o in corso di completamento; la richiesta riguarda comunicazioni interne. 2. L accesso all informazione ambientale è inoltre negato quando la divulgazione dell informazione rechi pregiudizio; alla riservatezza delle deliberazioni interne dell Ente; alle relazioni internazionali, all ordine e sicurezza pubblica o alla difesa nazionale; allo svolgimento di procedimenti giudiziari o alla possibilità per l Ente di svolgere indagini per l accertamento di illeciti; alla riservatezza delle informazioni commerciali e industriali; ai diritti di proprietà intellettuale; alla riservatezza dei dati personali o relativi ad una persona fisica, qualora la stessa non abbia acconsentito alla divulgazione dell informazione al pubblico; agli interessi o alla protezione di chiunque abbia fornito di sua volontà le informazioni richieste, ad eccezione del caso in cui la persona interessata abbia acconsentito alla divulgazione delle informazioni in questione; alla tutela dell ambiente o del paesaggio cui si riferisce l informazione. *******