REGOLAMENTO PER L ATTUAZIONE DEL DIRITTO DI ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI E DELL ACCESSO CIVICO

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1 REGOLAMENTO PER L ATTUAZIONE DEL DIRITTO DI ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI E DELL ACCESSO CIVICO Approvato con Deliberazione consiliare n. 9 del 4 novembre 2015 Regolamento di accesso agli atti della CCIAA di Verona Pag. 1

2 INDICE CAPO I DISPOSIZIONI GENERALI Art. 1 Principi generali Art. 2 Definizioni Art. 3 Ambito di applicazione Art. 4 Accesso ai dati ambientali e accesso civico CAPO II MODALITA DI ESERCIZIO Art. 5 Soggetti legittimati all accesso Art. 6 Controinteressati Art. 7 Rapporti fra pubbliche amministrazioni Art. 8 Tipi di accesso Art. 9 Casi di esclusione Art.10 Differimento del diritto Art. 11- Trattamento dati personali CAPO III PROCEDIMENTO E RICORSO Art. 12 Avvio del procedimento di accesso Art. 13 Responsabile del procedimento Art. 14 Conclusione del procedimento Art. 15 Ricorso Art. 16 Modalità di esercizio Art. 17 Costi Art. 18 Registro di accesso agli atti e accesso civico Art. 19 Accesso dei consiglieri CAPO IV DISPOSIZIONI FINALI Art. 20 Pubblicità e norma di rinvio Art. 21 Entrata in vigore Regolamento di accesso agli atti della CCIAA di Verona Pag. 2

3 CAPO I DISPOSIZIONI GENERALI ART. 1 Principi generali Il presente regolamento disciplina il diritto di accesso agli atti, alle informazioni e ai documenti amministrativi della Camera di Commercio Industria Artigianato e Agricoltura di Verona (di seguito CCIAA) ai sensi degli artt. 22 e ss. della L. 241/90 successivamente modificata e integrata e del DPR 184/2006. Disciplina altresì le modalità di esercizio del diritto di accesso civico introdotto dall art.5 del D. Lgs. 33/2013. L accesso ai documenti amministrativi costituisce un principio generale dell attività amministrativa, finalizzata a favorire la partecipazione degli interessati al procedimento e ad assicurare l imparzialità e la trasparenza dell attività dell ente. ART. 2 Definizioni Il diritto d accesso consiste nel diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi. Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni e non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti dalla CCIAA e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica degli stessi. ART. 3 Ambito di applicazione Il diritto di accesso si esercita nei confronti dei documenti amministrativi, materialmente esistenti al momento della richiesta, formati o detenuti stabilmente dalla CCIAA di Verona. Il diritto di accesso è esercitabile fino a quando l ente ha l obbligo di detenere i documenti amministrativi ai quali si chiede di accedere. La CCIAA non è tenuta ad elaborare dati in suo possesso al fine di soddisfare le richieste di accesso. Il diritto di accesso si intende, comunque, realizzato anche mediante la pubblicazione sul portale della CCIAA o altra forma di pubblicità attuata mediante supporto cartaceo o elettronico. Non sono accessibili le informazioni che non abbiano forma di documento amministrativo. Tutti i documenti amministrativi sono accessibili, ad esclusione di quelli di seguito indicati (art. 9 del presente regolamento) e quelli indicati dall art. 24 commi 1,2,3,5 e 6 della L. 241/90. Regolamento di accesso agli atti della CCIAA di Verona Pag. 3

4 ART. 4 Accesso ai dati ambientali e accesso civico A) Il diritto di accesso all informazione ambientale è disciplinato dal decreto legislativo 19 agosto 2005 n. 195 (attuazione della direttiva 2003/4/CE sull accesso del pubblico all informazione ambientale). L informazione detenuta è resa disponibile a chiunque ne faccia richiesta, senza che il richiedente debba dichiarare il proprio interesse. L accesso è escluso in tutti i casi previsti dall art. 5 del D.Lgs. 195/2005 e, in particolare, quando la divulgazione rechi pregiudizio alla riservatezza delle informazioni commerciali o industriali, secondo quanto stabilito dalle disposizioni vigenti in materia, per la tutela di un legittimo interesse economico e pubblico, ivi compresa la riservatezza statistica e il segreto fiscale. B) Il diritto di accesso civico consente a chiunque di vigilare, attraverso il sito web istituzionale, sul corretto adempimento formale degli obblighi di pubblicazione da parte della CCIAA. Oggetto di accesso civico sono tutti i documenti, le informazioni e i dati in possesso della CCIAA soggetti a obbligo di pubblicazione. La richiesta di accesso civico non è sottoposta ad alcuna limitazione quanto alla legittimazione soggettiva del richiedente, non deve essere motivata, è gratuita e va presentata al responsabile dell URP, tramite il modello di cui all allegato B) del presente Regolamento, reperibile sul sito internet della CCIAA. Entro trenta giorni dalla richiesta la CCIAA procede alla pubblicazione sul sito del dato richiesto e lo trasmette contestualmente al richiedente ovvero comunica l avvenuta pubblicazione indicando il collegamento ipertestuale a quanto richiesto. In caso di ritardo o mancata risposta il richiedente può ricorrere al Segretario generale, titolare del potere sostitutivo, che, verificata la sussistenza dell obbligo di pubblicazione, provvede entro 15 giorni dal ricevimento dell istanza. ART. 5 Soggetti legittimati all accesso CAPO II MODALITA DI ESERCIZIO I soggetti legittimati ad esercitare il diritto di accesso ai documenti amministrativi (cd. Interessati) sono coloro che siano titolari di un interesse diretto, concreto, attuale nonché personale ovvero riferibile direttamente al richiedente. L esercizio del diritto in argomento deve corrispondere ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è richiesto l accesso. L accesso è consentito sia a persone fisiche che giuridiche, compresi i portatori di interessi pubblici o diffusi. Regolamento di accesso agli atti della CCIAA di Verona Pag. 4

5 ART. 6 Controinteressati Controinteressati sono tutti i soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall esercizio dell accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza. I soggetti controinteressati sono individuati tenuto conto anche del contenuto degli atti connessi. Il Responsabile del procedimento, se individua soggetti controinteressati, è tenuto a comunicarlo agli stessi, mediante invio di raccomandata con avviso di ricevimento o tramite posta elettronica certificata. Entro dieci giorni dalla ricezione della comunicazione, i controinteressati possono presentare una motivata opposizione, anche per via telematica, alla richiesta di accesso. Decorso tale termine, la Camera di commercio provvede sulla richiesta, accertata la ricezione della comunicazione. ART. 7 Rapporti fra pubbliche amministrazioni All acquisizione diretta dei documenti e dei dati fra la CCIAA e le altre pubbliche amministrazioni non si applicano le norme del presente regolamento. La CCIAA predispone le procedure amministrative idonee a garantire alle altre pubbliche amministrazioni l acquisizione diretta dei documenti previsti dall art. 43 del DPR n. 445/2000 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa) e dei dati di cui all art. 50, comma 2 del D. Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 (Codice dell amministrazione digitale). L acquisizione di documenti diversi da quelli indicati nel comma precedente, si esercita secondo il principio di leale cooperazione istituzionale. Il trattamento dei dati riservati è effettuato con modalità tali da garantire il rispetto dei principi di pertinenza, non eccedenza e indispensabilità per le funzioni istituzionali di cui agli artt. 3 e 11, comma 1, lettera d) del decreto legislativo 30 giugno 2003 n ART. 8 Tipi di accesso Il diritto di accesso può essere esercitato, previa richiesta motivata, mediante visione del documento, estrazione copia o utilizzazione congiunta di tali due facoltà, secondo le seguenti modalità: a) Accesso informale: su richiesta motivata, anche verbale, all URP o all ufficio che detiene il documento, qualora non risulti l esistenza di controinteressati, non sussistano dubbi sull identità Regolamento di accesso agli atti della CCIAA di Verona Pag. 5

6 dell istante, nonché sulla sua legittimazione e sull effettiva esistenza dei requisiti prescritti dal presente regolamento ed infine sulla possibilità che il documento sia immediatamente disponibile. b) Accesso formale: qualora non sia possibile l accoglimento immediato della richiesta l interessato è invitato a presentare domanda formale motivata. La domanda deve essere redatta dall interessato, datata e sottoscritta; deve inoltre contenere gli estremi del documento oggetto della richiesta ovvero l indicazione di tutti gli elementi che ne permettano l identificazione, le modalità di esercizio (estrazione copia o presa visione) nonché precisarne la motivazione, da cui si possa evincere l interesse giuridicamente rilevante in capo all interessato. L istante deve trasmettere la domanda di cui all allegato A) al presente regolamento, disponibile presso gli uffici della CCIAA e sul sito internet camerale. ART. 9 - Casi di esclusione La richiesta di accesso può essere limitata, differita o negata dal responsabile del procedimento, mediante nota scritta motivata, da indirizzare al richiedente e per conoscenza al responsabile dell Ufficio Relazioni con il Pubblico. Sono esclusi dal diritto d accesso tutti i casi di cui alla L.241/90, successivamente modificata e integrata, art. 24 (esclusione dal diritto di accesso) commi 1 e 6. Non è ammessa la richiesta fondata su mera curiosità o che si concreti in un atto meramente emulativo. Non è ammessa inoltre la richiesta preordinata a un controllo generalizzato dell opera della pubblica amministrazione (art. 24 comma 3 L. 241/90). Non sono infine ammissibili istanze finalizzate all accesso a documenti in blocco o secondo categorizzazioni generali. In relazione all esigenza di salvaguardare la vita privata e la riservatezza di persone fisiche, persone giuridiche, gruppi, imprese e associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolari, sanitari, professionali, finanziari, industriali e commerciali di cui siano in concreto titolari, sono sottratte all accesso le seguenti categorie di documenti, qualora riguardino soggetti diversi da chi ne richiede l accesso: a) Fascicoli personali dei dipendenti dell ente per la parte relativa alle situazioni personali e familiari, ai dati anagrafici, alle comunicazioni personali, ad eventuali selezioni psico-attitudinali, alla salute, alle condizioni psico-fisiche; b) Richieste di accertamento medico-legali e relativi risultati; c) Documenti concernenti valutazioni del personale dipendente e del personale con contratto privatistico; d) Documentazione attinente a procedimenti penali, disciplinari o di dispensa dal servizio; e) Documenti relativi alla situazione familiare, finanziaria, economica e patrimoniale relativa a persone fisiche e giuridiche comunque utilizzata ai fini dell attività amministrativa; Regolamento di accesso agli atti della CCIAA di Verona Pag. 6

7 f) Documenti e atti relativi alla salute e alle condizioni psicofisiche delle persone; g) Carichi penali pendenti, certificazioni antimafia; h) Documenti concernenti accertamenti ispettivi e amministrativi-contabili nei limiti in cui detti documenti contengono notizie rilevanti al fine di garantire la vita privata e la riservatezza di terzi, persone, gruppi, associazioni o imprese; i) Progetti o atti di qualsiasi tipo contenenti informazioni tecniche dettagliate ovvero strategie di sviluppo aziendale, tutelati dalla specifica normativa in materia di brevetto, segreto industriale e professionale, diritto d autore e concorrenza; j) Le relazioni riservate dei direttori dei lavori o dell organo di collaudo sui sistemi d allarme e gli impianti di sicurezza; k) Documenti contenenti dati o informazioni economico-statistiche presentati da ditte o soggetti esterni a seguito di richiesta o rilevazione dell ente assistita da garanzia di elaborazione globale e di non divulgazione individuale; l) Documentazione relativa alla situazione finanziaria, economica e patrimoniale di persone, gruppi e imprese comunque utilizzata ai fini dell attività amministrativa della CCIAA; m) Atti interni, comunicazioni riservate riguardanti considerazioni personali che non rientrano in un procedimento amministrativo; n) Documenti redatti nell ambito di un procedimento amministrativo, nella parte in cui vengano esposte considerazioni personali non significative e non attinenti al procedimento stesso. Il divieto può afferire anche solo ad una parte dell atto. Viene comunque garantito agli interessati l accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri diretti interessi giuridici. ART. 10 Differimento del diritto Il differimento dell accesso è disposto per i documenti la cui conoscenza possa impedire o gravemente ostacolare lo svolgimento dell azione amministrativa. Il responsabile del procedimento stabilisce il differimento, indicandone la durata, con atto scritto e motivato, trasmesso al richiedente e per conoscenza all URP. Sino alla conclusione del procedimento, l accesso agli atti preparatori è differito nei procedimenti relativi: a) all affidamento degli appalti di lavori pubblici, servizi e forniture; b) all assegnazione di contributi alle imprese nell ambito di bandi approvati dall ente camerale; Regolamento di accesso agli atti della CCIAA di Verona Pag. 7

8 c) a documenti contenenti dati e notizie di carattere economico presentati da aspiranti all iscrizione in elenchi, albi, registri e ruoli camerali; d) a elaborati e schede di valutazione dei partecipanti a concorso; fino a quando il procedimento non è concluso l accesso è limitato ai soli atti che riguardano direttamente il richiedente, con esclusione degli atti relativi ad altri concorrenti; e) ad altra documentazione delle commissioni giudicatrici di concorso (fino all adozione del provvedimento che approva la graduatoria finale); f) ai verbali di contestazione di illeciti amministrativi, memorie difensive e ordinanze ingiuntive (il differimento del diritto di accesso non riguarda la parte interessata); g) a segnalazioni, esposti informali di privati. Il differimento del diritto di accesso può riguardare anche una sola parte dell atto. ART. 11 Trattamento dati personali La Camera di commercio consente l accesso ai documenti amministrativi da essa formati o detenuti, fatte salve le esigenze di tutela della riservatezza di soggetti terzi interessati dal D.lgs. 196/2003,. A tutela della riservatezza di soggetti terzi, l esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi contenenti dati riservati è consentito nel limiti indicati dagli artt. 59 e 60 del D.lgs. 196/2003. L esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi contenenti dati sensibili e il relativo trattamento sono consentiti per finalità di rilevante interesse pubblico ai sensi dell art. 59 del d.lgs. 196/2003. Art. 12 Avvio del procedimento di accesso CAPO III PROCEDIMENTO E RICORSO La domanda motivata di accesso formale agli atti va presentata all Ufficio Relazioni con il Pubblico o all ufficio che detiene il documento. L ufficio ricevente presta all interessato l assistenza necessaria per l esatta individuazione degli atti e documenti dei quali richiede visione e/o rilascio di copia o per l esatta definizione delle informazioni di cui intende prendere conoscenza anche promuovendo la collaborazione di altri uffici camerali allorché gli atti, i documenti e le informazioni desumibili dagli atti e documenti siano di loro specifica competenza. L ufficio rilascia ricevuta che costituisce comunicazione dell avvio del procedimento di accesso formale. Regolamento di accesso agli atti della CCIAA di Verona Pag. 8

9 L ufficio che riceve l istanza procede alla protocollazione. Nel caso di presa in carico dall URP, viene assegnata al responsabile del procedimento cui la richiesta afferisce. Nel caso di presa in carico dall ufficio che detiene il documento, l istanza viene portata a conoscenza dell URP, deputato all aggiornamento del Registro di accesso agli atti. Per le richieste inoltrate a mezzo posta, telefax o la data di presentazione coincide con la data di protocollazione. Se la richiesta perviene a un ufficio non competente, questo provvede immediatamente a riassegnarla all URP. Art. 13 Responsabile del procedimento Il responsabile del procedimento cura i rapporti con i soggetti che richiedono l accesso e provvede a quanto necessario per l esercizio dei loro diritti con le modalità stabilite nel presente regolamento, attivando i responsabili dell unità organizzativa in possesso dell informazione o dell unità organizzativa competente a formare l atto conclusivo del procedimento o a detenere stabilmente la documentazione quando la stessa risulti archiviata. In particolare: a) in caso di accesso informale, provvede direttamente al ricevimento della richiesta di accesso, alla identificazione del richiedente e alla verifica della sua legittimazione ad esercitare il diritto; b) in caso di accesso formale direttamente o tramite l URP, riceve le richieste ed esegue gli adempimenti di cui al punto a); c) individua e contatta eventuali soggetti controinteressati ai quali notifica la richiesta di accesso secondo le modalità di cui all art.6 del presente regolamento; d) decide l accoglimento, il rifiuto, il differimento o la limitazione dell accesso e ne dà notifica al richiedente; e) in caso di accoglimento totale o parziale, indica agli interessati le modalità di ritiro degli atti e documenti predisposti. f) Comunica all URP l esito del procedimento di accesso. Qualora per l individuazione di quanto richiesto dal soggetto interessato si rendano necessari chiarimenti ed elementi integrativi e comunque in caso di istanza irregolare, il responsabile del procedimento, entro dieci giorni, ne dà comunicazione al richiedente con raccomandata a.r. o posta elettronica certificata assegnando all interessato un termine non inferiore a quindici giorni per la regolarizzazione. In tal caso il termine per la conclusione del procedimento è sospeso e ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta perfezionata. Regolamento di accesso agli atti della CCIAA di Verona Pag. 9

10 In mancanza di risposta nel termine assegnato, il responsabile del procedimento dispone la chiusura e l archiviazione del procedimento. ART. 14 Conclusione del procedimento Il procedimento di accesso formale si conclude con un atto di accoglimento, di rifiuto (art. 9 del presente regolamento), di differimento (art. 10 del presente regolamento) o di limitazione dell accesso, da adottarsi dal responsabile del procedimento in base all istruttoria compiuta sull istanza di accesso. Entro 30 giorni dalla presentazione dell istanza, il Responsabile del Procedimento deve comunicare l esito dell istruttoria al soggetto richiedente e per conoscenza all URP. L atto di accoglimento deve indicare le modalità di esercizio del diritto di accesso ovvero l ufficio a cui rivolgersi per prendere visione degli atti e documenti ed estrarne copia. Gli atti di rifiuto, differimento e limitazione dell accesso devono essere motivati. ART. 15 Ricorso Avverso le decisioni concernenti il diritto di accesso e nell ipotesi di silenzio-rifiuto (decorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta questa si intende respinta) il richiedente, ai sensi dell art. 25 comma 4 della L. 241/90, nel termine di trenta giorni, può presentare ricorso al Tribunale amministrativo regionale o al difensore civico competente per ambito territoriale che decidono con le modalità indicate dai commi 4 e 5 del medesimo art. 25. ART. 16 Modalità di esercizio Gli atti e documenti amministrativi possono essere esaminati dal richiedente a partire dalla data di ricevimento della comunicazione di accoglimento totale o parziale, della richiesta di accesso. a) Accesso attraverso visione o estrazione di copia cartacea. - L accesso può avvenire attraverso la visione o l estrazione di copia. La visione avviene presso l URP o presso l ufficio che detiene il documento, previo appuntamento con il responsabile, da parte dell interessato e/o persona da lui incaricata, con la facoltà di prendere appunti. Il personale dell ufficio relazioni con il pubblico annota in calce alla domanda di accesso l avvenuta visione degli atti, la data nonché le modalità di identificazione delle persone. Al rilascio delle copie provvede l URP o l ufficio che detiene il documento. b) Accesso mediante strumenti informatici Regolamento di accesso agli atti della CCIAA di Verona Pag. 10

11 - Il diritto di accesso può essere esercitato, ove possibile, per via telematica mediante l uso di adeguati dispositivi tecnologici che garantiscano l accertamento dell identità dei soggetti legittimati, la sicurezza delle transazioni e quella degli archivi e impediscano la perdita accidentale e la divulgazione non autorizzata dei dati in conformità alla normativa in materia di sicurezza informatica e di tutela della riservatezza - L accesso telematico alle informazioni viene attuato mediante posta elettronica certificata, Carta nazionale dei servizi ovvero rilascio di copia effettuata su appositi supporti forniti dal richiedente. ART. 17 Costi La visione degli atti è gratuita. Il rilascio di copie è soggetto al pagamento di un corrispettivo pari a quello fissato per il rilascio copie atti del Registro Imprese. Restano salve in ogni caso le disposizioni vigenti in materia di Bollo. Il pagamento viene effettuato presso lo sportello Provveditorato o tramite bollettino di c/c postale intestato alla Camera di commercio di Verona. ART. 18 Registro di accesso agli atti e accesso civico L Ufficio Relazioni con il Pubblico registra, in via informatica, le richieste di accesso civico e le richieste di accesso agli atti. In particolare evidenzia: a) un numero progressivo alle richieste; b) tipo di richiesta ( accesso civico accesso agli atti informale accesso agli atti formale); c) numero di protocollo (per accesso civico e accesso formale); d) data della richiesta; e) dati soggettivi del richiedente; f) oggetto della richiesta; g) termine del procedimento; h) responsabile dell unità organizzativa che detiene l atto; i) esito. ART. 19 Accesso dei Consiglieri Regolamento di accesso agli atti della CCIAA di Verona Pag. 11

12 I consiglieri della CCIAA hanno diritto di accesso ad ogni atto, informazione o notizia utile all espletamento del mandato comunque in possesso dell ente. Il diritto di accesso agli atti, informazione o notizie in possesso della CCIAA si esercita mediante richiesta, anche verbale, all Ufficio Segreteria generale, indicando con chiarezza e precisione il documento o l informazione oggetto della richiesta facendo constatare la propria identità. Qualora non sia possibile l accoglimento immediato della richiesta di accesso informale, il consigliere è invitato a presentare domanda scritta all URP, compilando l apposito modulo. Il consigliere non è tenuto a motivare la richiesta di accesso, essendo sufficiente l indicazione che essa è effettuata nell esercizio del proprio mandato. Il consigliere è tenuto al rispetto del segreto d ufficio nei casi previsti dalla legge. Al consigliere che intenda accedere a un atto o a un informazione al di fuori dell esercizio del mandato si applicano le disposizioni previste per l accesso ai cittadini. ART. 20 Pubblicità e Norma di rinvio CAPO IV DISPOSIZIONI FINALI Il presente regolamento è reso pubblico anche mediante l inserimento nel sito internet della Camera di commercio di Verona. Per quanto non previsto dal presente regolamento si rinvia alle norme di legge e regolamenti vigenti in materia di disciplina del procedimento amministrativo, della documentazione amministrativa, della trasparenza e accesso civico, dell uso della telematica nella pubblica amministrazione. ART. 21 Entrata in vigore Il Regolamento approvato con delibera consiliare del n. 2 del 7 febbraio 2007 è abrogato. Il presente regolamento viene reso pubblico mediante pubblicazione all albo della Camera di commercio ed entra in vigore dopo 15 giorni dalla data di pubblicazione, ai sensi di quanto previsto dallo Statuto camerale. Ai sensi dell art. 11 del DPR 184/2006, il presente regolamento sarà trasmesso alla Commissione per l accesso ai documenti amministrativi, istituita ai sensi dell art. 27 della L. 241/90 presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri. Regolamento di accesso agli atti della CCIAA di Verona Pag. 12