Tutela del dipendente che segnala condotte illecite negli enti di diritto privato in controllo pubblico e negli enti pubblici economici

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1 Allegato D PROCEDURA PER LA SEGNALAZIONE DI ILLECITI E IRREGOLARITÀ CONTESTO NORMATIVO La presente procedura disciplina le modalità di segnalazione degli illeciti nell ambito delle attività di prevenzione della corruzione previste dal Piano Triennale di Prevenzione della Società GRAL s.c.ar.l.., con particolare riferimento alla segnalazione di condotte illecite da parte dei dipendenti. L art. 54 bis del Dlgs. 165/2001 prevede espressamente che il dipendente pubblico possa segnalare le condotte illecite di cui sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro. Come ha precisato l ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) nella determinazione n. 6 adottatta in data 28 aprile 2015 che ha dettato Linee guida in materia di tutela del dipendente pubblico ch segnala illeciti c.d. whistleblower, le segnalazioni meritevoli di tutela comprendono non solo l intera gamma dei delitti contro la pubblica amministrazione di cui al Titolo II, Capo I, del codice penale (ossia le ipotesi di corruzione per l esercizio della funzione, corruzione per atto contrario ai doveri d ufficio e corruzione in atti giudiziari, disciplinate rispettivamente agli artt. 318, 319 e 319-ter del predetto codice), ma anche le situazioni in cui, nel corso dell attività amministrativa, si riscontri l abuso da parte di un soggetto del potere a lui affidato al fine di ottenere vantaggi privati, nonché i fatti in cui a prescindere dalla rilevanza penale venga in evidenza un mal funzionamento dell amministrazione a causa dell uso a fini privati delle funzioni attribuite, ivi compreso l inquinamento dell azione amministrativa ab externo. Si pensi, a titolo meramente esemplificativo, ai casi di sprechi, nepotismo, demansionamenti, ripetuto mancato rispetto dei tempi procedimentali, assunzioni non trasparenti, irregolarità contabili, false dichiarazioni, violazione delle norme ambientali e di sicurezza sul lavoro. Ciò appare in linea, peraltro, con il concetto di corruzione preso a riferimento nella circolare del Dipartimento della funzione pubblica n. 1/2013 e soprattutto nell attuale PNA ( 2.1), volto a ricomprendere le varie situazioni in cui, nel corso dell attività amministrativa, si riscontri l abuso da parte di un soggetto del potere a lui affidato al fine di ottenere vantaggi privati. Tutela del dipendente che segnala condotte illecite negli enti di diritto privato in controllo pubblico e negli enti pubblici economici Allo stato la legislazione vigente prevede che sia approntata una specifica tutela per la segnalazione di fatti illeciti da parte dei «dipendenti pubblici» delle amministrazioni di cui all art. 1, co. 2, del d.lgs. 165/2001. Le Linee guida citate, dunque, sono rivolte alle amministrazioni pubbliche ricomprese nell ambito di applicazione del richiamato decreto. L Autorità Nazionale anticorruzione ritiene, tuttavia, che l applicazione delle disposizioni in materia di prevenzione della corruzione di cui alla legge 190/2012 sia da estendere anche gli enti di diritto privato in controllo pubblico di livello nazionale e locale, nonché agli enti pubblici economici. Ciò anche in virtù di un interpretazione costituzionalmente orientata dell art. 1, co. 60, della predetta legge, contenuta nel documento Applicazione degli obblighi di prevenzione della corruzione previsti dalla legge 190/2012 alle società controllate e partecipate dalle pubbliche amministrazioni adottato congiuntamente dall Autorità e dal Ministero dell Economia e delle Finanze. In mancanza di una specifica previsione normativa relativa alla tutela dei dipendenti che segnalano condotte illecite negli enti di diritto privato in controllo pubblico e negli enti pubblici economici, l Autorità ritiene opportuno che le amministrazioni controllanti e vigilanti promuovano da parte dei suddetti enti, eventualmente nell ambito del Piano di prevenzione della corruzione, l adozione di misure di tutela analoghe a quelle previste nelle presenti Linee guida. Per quanto attiene, invece, alle società e agli enti di diritto privato partecipati da pubbliche amministrazioni, sulla base dell orientamento recentemente espresso dall Autorità nelle citate Linee 1

2 guida, l attuazione della normativa in materia di prevenzione della corruzione comporta per esse oneri minori rispetto a quelli imposti alle società in controllo pubblico. Esse sono sottoposte alla disciplina sulla trasparenza limitatamente all attività di pubblico interesse eventualmente svolta. Considerata tuttavia la partecipazione delle amministrazioni pubbliche e tenuto conto che le società e gli enti predetti gestiscono risorse pubbliche, appare opportuna l adozione da parte di GRAL di misure volte ad incoraggiare i propri dipendenti a segnalare eventuali condotte illecite approntando forme di tutela della loro riservatezza. SCOPO DELLA PROCEDURA Scopo del presente documento è quello di rimuovere i fattori che possono ostacolare o disincentivare il ricorso all istituto, ad esempio dubbi e incertezze circa la procedura da seguire e timori di ritorsioni o discriminazioni. In tale prospettiva, l obiettivo perseguito dalla presente procedura è quello di fornire al whistleblower chiare indicazioni operative circa oggetto, contenuti, destinatari e modalità di trasmissione delle segnalazioni, nonché circa le forme di tutela che gli vengono offerte nel nostro ordinamento. CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI Il whistleblower deve fornire tutti gli elementi utili affinché gli uffici competenti possano procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione. A tal fine, la segnalazione deve preferibilmente contenere i seguenti elementi: a) generalità del soggetto che effettua la segnalazione, con indicazione della posizione o funzione svolta nell ambito della società GRAL o dell Amministrazione partecipante; b) una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione; c) se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi; d) se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l attività) che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati; e) l indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione; f) l indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti; g) ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati. Le segnalazioni anonime, vale a dire prive di elementi che consentano di identificare il loro autore, anche se recapitate tramite le modalità previste dal presente documento, non verranno prese in considerazione nell ambito delle procedure volte a tutelare il dipendente pubblico che segnala illeciti, ma verranno trattate alla stregua delle altre segnalazioni anonime e prese in considerazione per ulteriori verifiche solo se relative a fatti di particolare gravità e con un contenuto che risulti adeguatamente dettagliato e circostanziato. Resta fermo il requisito della veridicità dei fatti o situazioni segnalati, a tutela del denunciato. MODALITÁ E DESTINATARI DELLA SEGNALAZIONE La segnalazione può essere indirizzata: a) al Responsabile per la prevenzione della corruzione; b) all Amministratore Unico c) ai membri del Collegio Sindacale/ Organo di Controllo La segnalazione presentata all Amministratore Unico (se diverso dal Responsabile per la Prevenzione della corruzione) o ai membri del Cds/Organo di controllo deve essere da questi tempestivamente inoltrata, a propria cura e nel rispetto delle garanzie di riservatezza, al Responsabile per la prevenzione della corruzione al quale è affidata la sua protocollazione in via riservata e la tenuta del relativo registro. 2

3 Qualora il whistleblower rivesta la qualifica di pubblico ufficiale, l invio della segnalazione ai suddetti soggetti non lo esonera dall obbligo di denunciare alla competente Autorità giudiziaria i fatti penalmente rilevanti e le ipotesi di danno erariale. La segnalazione può essere presentata a mezzo posta elettronica appositamente indicato o utilizzando il servizio postale o tramite raccomandata a mano o deposito nella cassetta posizionata nell atrio di ingresso della sede societaria. Per poter usufruire della garanzia della riservatezza, è necessario che la segnalazione venga inserita in una busta chiusa che rechi all esterno la dicitura riservata/personale. VERIFICA DELLA FONDATEZZA DELLA SEGNALAZIONE La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate al Responsabile per la prevenzione della corruzione che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati. A tal fine, il Responsabile per la prevenzione della corruzione può avvalersi del supporto e della collaborazione delle competenti strutture e figure interne e, all occorrenza, di organi di controllo esterni (tra cui Guardia di Finanza, Direzione Provinciale del Lavoro, Comando Vigili Urbani, Agenzia delle Entrate). Qualora, all esito della verifica, la segnalazione risulti fondata, il Responsabile per la prevenzione della corruzione, in relazione alla natura della violazione, provvederà: a) a presentare denuncia all autorità giudiziaria competente; b) a comunicare l esito dell accertamento all Amministratore Unico, affinché provveda all adozione dei provvedimenti di competenza, incluso, sussistendone i presupposti, l esercizio dell azione disciplinare; c) a fornire adeguata informativa all Organismo di Vigilanza e Controllo (se soggetto diverso). FORME DI TUTELA DEL WHISTLEBLOWER A) Obblighi di riservatezza sull identità del whistleblower e sottrazione al diritto di accesso della segnalazione Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell art del codice civile e delle ipotesi in cui l anonimato non è opponibile per legge, (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo) l identità del whisteblower viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione. Pertanto, fatte salve le eccezioni di cui sopra, l identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazioni, sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione. La violazione dell obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall ordinamento. Per quanto concerne, in particolare, l ambito del procedimento disciplinare, l identità del segnalante può essere rivelata all autorità disciplinare e all incolpato solo nei casi in cui : vi sia il consenso espresso del segnalante; la contestazione dell addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell identità del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell incolpato, sempre che tale circostanza venga da quest ultimo dedotta e comprovata in sede di audizione o mediante la presentazione di memorie difensive. La segnalazione del whistleblower è, inoltre, sottratta al diritto di accesso previsto dagli artt. 22 e seguenti della legge 241/1990 e ss.mm.ii.. Il documento non può, pertanto, essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di richiedenti, ricadendo nell ambito delle ipotesi di esclusione di cui all art. 24, comma 1, lett. a), della l. n. 241/90 s.m.i.. 3

4 B) Divieto di discriminazione nei confronti del whistleblower Nei confronti del dipendente che effettua una segnalazione ai sensi della presente procedura non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia. Per misure discriminatorie si intendono le azioni disciplinari ingiustificate, le molestie sul luogo di lavoro ed ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro intollerabili. La tutela è circoscritta alle ipotesi in cui segnalante e denunciato siano entrambi dipendenti della società o dell Amministrazione partecipante. Il dipendente che ritiene di aver subito una discriminazione per il fatto di aver effettuato una segnalazione di illecito deve dare notizia circostanziata dell avvenuta discriminazione al Responsabile della prevenzione della corruzione che, valutata la sussistenza degli elementi, segnala l ipotesi di discriminazione all Amministratore Unico, che valuta tempestivamente l opportunità/necessità di adottare atti o provvedimenti per ripristinare la situazione e/o per rimediare agli effetti negativi della discriminazione in via amministrativa e la sussistenza degli estremi per avviare il procedimento disciplinare nei confronti del dipendente autore della discriminazione. RESPONSABILITÁ DEL WHISTLEBLOWER La presente procedura lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del whistleblower nell ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell art del codice civile. Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell istituto oggetto della presente. PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI Il segnalante invia una segnalazione compilando un modulo reso disponibile dalla società sul proprio sito istituzionale nella sezione Amministrazione trasparente, sotto-sezione Altri contenuti- Corruzione. Il modulo deve garantire la raccolta di tutti gli elementi utili alla ricostruzione del fatto e ad accertare la fondatezza di quanto segnalato. Resta fermo che la segnalazione potrà essere presentata anche con dichiarazione diversa da quella prevista nel modulo, purché contenente gli elementi essenziali indicati in quest ultimo. La segnalazione può essere indirizzata al Responsabile per la prevenzione della corruzione della società GRAL. La segnalazione ricevuta da qualsiasi soggetto diverso dal Responsabile della prevenzione della corruzione deve essere tempestivamente inoltrata dal ricevente al Responsabile della prevenzione della corruzione. o Nel caso in cui la segnalazione riguardi il Responsabile della prevenzione della Corruzione e/o l Amministratore Unico, il dipendente potrà inviare la propria segnalazione all ANAC nelle modalità definite nel paragrafo 4.2 del testo della deliberazione n. 6 del 28 aprile 2015 avente ad oggetto Linee Guida in materia di tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti direttamente all indirizzo di posta elettronica whistleblowing@anticorruzione.it 1. La segnalazione può essere presentata con le seguenti modalità: a) mediante invio, all indirizzo di posta elettronica a tale fine appositamente attivato anticorruzione@gral.venezia.it. In tal caso l identità del segnalante sarà conosciuta solo dal Responsabile della prevenzione della corruzione che ne garantirà la riservatezza, fatti salvi i casi in cui il segreto non è opponibile per legge. In aggiunta è possibile utilizzare anche l indirizzo whistleblowing@anticorruzione,it messo a disposizione da A.N.A.C. alla quale le segnalazioni preverranno direttamente, 4

5 b) a mezzo del servizio postale o con raccomandata a mano, in tal caso, per poter usufruire della garanzia della riservatezza, è necessario che la segnalazione venga inserita in una busta chiusa che rechi all esterno la dicitura riservata/personale ; c) mediante deposito di busta chiusa in apposita cassetta collocata nell atrio d ingresso della sede della società. 2. il Responsabile della prevenzione della corruzione prende in carico la segnalazione per le valutazioni del caso. Se indispensabile, richiede chiarimenti al segnalante e/o a eventuali altri soggetti coinvolti nella segnalazione, con l adozione delle necessarie cautele. La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate al Responsabile per la prevenzione della corruzione che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati. A tal fine, il Responsabile per la prevenzione della corruzione può avvalersi del supporto e della collaborazione dei servizi delle strutture del socio di maggioranza e, all occorrenza, di organi di controllo estremi (tra cui Guardia di Finanza, Direzione Provinciale del Lavoro, Comando Vigili Urbani, Agenzia delle Entrate). 3. il Responsabile della prevenzione della corruzione, sulla base di una delibazione dei fatti oggetto della segnalazione, può decidere, in caso di evidente e manifesta infondatezza, di archiviare la segnalazione. In caso contrario, valuta a chi inoltrare la segnalazione in relazione ai profili di illiceità riscontrati tra i seguenti soggetti: dirigente della società; Autorità giudiziaria; Corte dei conti; ANAC; Dipartimento della funzione pubblica. La valutazione del Responsabile della prevenzione della corruzione dovrà concludersi entro il termine di 90 giorni dal ricevimento della segnalazione, salvo sospensione del termine di conclusione del procedimento nei casi di cui alla legge sul procedimento amministrativo, da adottare con atto motivato e comunicato al segnalante ; 4. Qualora, all esito delle verifica, la segnalazione risulti fondata, il Responsabile per la prevenzione della corruzione, in relazione alla natura della violazioni, provvederà: a) a presentare denuncia all autorità giudiziaria competente; b) a comunicare l esito dell accertamento al Responsabile della struttura di appartenenza dell autore della violazione accertata, affinché provveda all adozione dei provvedimenti di competenza, incluso, sussistendone i presupposti, l esercizio dell azione disciplinare ed alla strutture competenti ad adottare eventuali ulteriori provvedimenti e/o azioni che nel caso concreto si rendano necessari a tutela della società. 5. Il segnalante può in ogni momento verificare lo stato di avanzamento dell istruttoria fino al suo completamento, formulando apposita richiesta da inviare all indirizzo di posta elettronica a tale fine appositamente attivato anticorruzione@gral.venezia.it o via posta con le modalità indicate per il deposito della segnalazione. Il Responsabile della prevenzione della corruzione dovrà riscontrare detta richiesta entro il termine di giorni dieci lavorativi decorrenti dal ricevimento o deposito. 6. i dati e i documenti oggetto della segnalazione vengono conservati a norma di legge; 7. il Responsabile della prevenzione della corruzione rende conto, con modalità tali da garantire comunque la riservatezza dell identità del segnalante, del numero di segnalazioni ricevute e del loro stato di avanzamento all interno della relazione annuale di cui all art. 1, co. 14, della legge 190/2012. La società non ha ancora adottato un sistema automatizzato per la gestione delle segnalazioni per cui provvederà all inserimento della documentazione cartacea in doppia busta chiusa inviata all ufficio con funzioni di protocollo per la trasmissione al Responsabile della prevenzione della corruzione. Il Responsabile della prevenzione della corruzione, al fine di sensibilizzare i dipendenti, invierà a tutto il personale una comunicazione in cui saranno illustrate la finalità dell istituto del whistleblowing e la procedura per il suo utilizzo, adottando eventuali iniziative di sensibilizzazione mediante gli strumenti (formazione, newsletter e portale intranet, ecc.) che saranno ritenuti idonei a divulgare la conoscenza relativa all istituto. 5