CONTROLLO DI GESTIONE / DOSSIER IVASS / ISPEZIONI

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1 Tutta la Rete Commissione COMPLIANCE Informativa FIAP n CONTROLLO DI GESTIONE / DOSSIER IVASS / ISPEZIONI Care Colleghe e cari Colleghi, durante il Giro d Italia che si è svolto in 5 tappe nel mese di luglio scorso, vi sono stati presentati, oltre ad altri argomenti, i lavori della Commissione Compliance. In quell occasione avevamo preannunciato l invio di alcuni materiali a sussidio della conformità alle norme da parte dell intermediario e della sua organizzazione. Il ritardo nel divulgare il documento che vi presentiamo oggi è dovuto sia alla continua evoluzione che alla difficoltà della materia : il Gruppo di Lavoro che vi si è dedicato si è continuamente confrontato con l intera Commissione per cercare di chiarire e semplificare argomenti molto complessi. Fatta questa premessa, vi preghiamo di considerarlo un work in progress, la Commissione si riserva di apportare implementi o aggiornamenti, in quanto la materia richiede studio e confronti continui, anche con strutture estranee al Gruppo Agenti. Vi inoltriamo, inoltre, le slides presentate durante gli incontri di luglio : il ns. suggerimento è di estendere le informazioni ivi contenute anche alla vs. Rete Secondaria. Maggiore consapevolezza significa migliore professionalità. Oltre alla riduzione dei rischi di mancato rispetto delle normative. A disposizione per chiarimenti, porgiamo cordiali saluti. LA COMMISSIONE COMPLIANCE Allegati : Controllo di Gestione Slides La Tutela degli Agenti G.A.L.F. Corso Massimo D Azeglio TORINO Tel Fax mail : segreteria@gafondiaria.it M.A.G.A.P. Via Edolo MILANO Tel Fax mail : segreteria@magap.eu

2 CONTROLLO DI GESTIONE Ed. 12/2016 Quanto di seguito esposto, diviso per capitoli, ha l obbiettivo di stimolare l attenzione su specifici argomenti creando una lista di controllo che renda più agevole ed immediata la valutazione della corrispondenza della propria attività e del proprio operato agli obblighi ed alla normativa in vigore. PARTE ORGANIZZATIVA 1 VISURA RUI AGENTE e/o SOCIETA AGENTE SI NO Hai verificato che i dati contenuti nel RUI siano congruenti ed aggiornati con indicazione delle compagnie per cui si svolge attività di intermediazione? In caso di SOCIETA hai verificato la corretta indicazione dei Responsabili dell attività di intermediazione? 2 VISURA CAMERALE SI NO Hai verificato che i dati contenuti nella visura camerale siano congruenti rispetto agli attuali? Le sedi principali, secondarie ed operative sono indicate in maniera corretta? 3 MANDATO SI NO Possiedi esemplare completo di appendici e/o accordi integrativi del mandato della società per cui operi? 4 SUBAGENTI SI NO Possiedi copia dei mandati rilasciati ai subagenti? Hai verificato che i soggetti con cui operi all esterno dei locali dell agenzia siano iscritti alla sezione E del RUI in qualità di tuoi intermediari, siano essi subagenti o collaboratori che operano all esterno? 5 COLLABORAZIONI SI NO Possiedi copia in originale degli accordi di collaborazione A con A e/o A con B? 6 FIDEIUSSIONE SI NO Nel caso non esista la gestione separata dei premi, hai stipulato una fideiussione bancaria a favore delle compagnie e dei terzi che sia conforme al disposto dell art. 54 bis regolamento 5 ISVAP? Hai verificato che l importo garantito dalla fideiussione sia pari al 4% dei premi riscossi, al netto degli oneri fiscali ed al netto dei premi incassati direttamente dall impresa (RID, finanziamento premi, etc.), al dell anno precedente con il minimo di euro da aggiornare ogni anno? 7 POLIZZA DI RESPONSABILITA CIVILE PROFESSIONALE SI NO E stata stipulata e rinnovata la polizza di responsabilità civile professionale così come previsto dall art. 11 e 15 del regolamento 5 ISVAP (massimale unico di almeno per sinistro e di per anno assicurativo)? Hai verificato che tutte le persone di cui devi rispondere siano coperte dalla polizza di R.C. Professionale? Hai una copia della polizza di R.C. Professionale? 1

3 PARTE OPERATIVA 1 CONTO CORRENTE SEPARATO SI NO Il conto corrente bancario o postale sul quale sono versati i premi delle polizze incassate risponde alla normativa art. 117 codice delle assicurazioni? Hai una dichiarazione della banca che il conto corrente è conforme ai requisiti richiesti dalla norma? 2 INCASSO PREMI SI NO Rispetti la normativa sull utilizzo del contante anche in relazione ai tipi di polizze da incassare e per operazione: RCAuto con il massimo di euro per singolo pagamento, polizze rami elementari euro 750,00 per premio annuo di polizza, polizze vita esclusivamente con mezzi tracciabili (assegni, bonifici, carte di debito)? 3 VERSAMENTO PREMI SI NO I versamenti dei premi pagati avviene con immediatezza o comunque non oltre i 10 giorni successivi all incasso (art. 54 regolamento 5 ISVAP)? 4 MODELLI 7 A E 7 B SI NO Stai utilizzando un modello 7 A e 7 B fornito dalla compagnia con la stampa delle polizze o hai predisposto un tuo modello 7 A e 7 B? Hai verificato che siano conformi al provvedimento 46/2016 IVASS?. Nel modello 7 B sono riportate le aliquote provigionali RCA-RCN, l elenco delle compagnie per cui si opera, i dati dell intermediario sono aggiornati, è presente l indirizzo pec di posta elettronica? Nell ambito delle collaborazioni e nel caso si rivesta il ruolo di proponente, è indicato nel 7B il rapporto di collaborazione con l indicazione dell emittente? 5 EMISSIONE POLIZZE SI NO In ogni fascicolo di polizza è presente e firmata dal cliente la dichiarazione di ricezione della documentazione precontrattuale (come da art. 49 comma 3 regolamento 5 ISVAP), il questionario di adeguatezza (art. 52 regolamento 5 ISVAP), copia della polizza firmata, copia della proposta firmata (per il ramo Vita e casi Particolari del Ramo Malattia), i documenti assuntivi completi (documento d identità, visura della società e documento di chi ha potere di firma, certificato di proprietà, libretto di circolazione,.), informativa privacy dell intermediario firmata (se titolare del trattamento dei dati) e informativa privacy della compagnia firmata? 6 ANTIRICICLAGGIO SI NO Le persone preposte all incasso dei premi e gli intermediari hanno effettuato la formazione in materia di antiriciclaggio (D.LGS. 231/2007)? Tutto il personale ha firmato la dichiarazione di presa visione della normativa antiriciclaggio? Predisponi la scheda antiriciclaggio in caso di incasso di premi per importi superiori a (anche frazionati, se effettuati nell arco di sette giorni) e conservi la scheda unitamente al documento d identità di chi effettua il pagamento? 2

4 OBBLIGHI ESPOSITIVI 1 ESPOSIZIONE DOCUMENTI IN TUTTI I LOCALI DELL INTERMEDIAZIONE SI NO Hai ottemperato agli obblighi espositivi previsti dalle normative? In particolare : Fascicoli informativi RCA RCN Livelli provigionali RCA RCN dell Agenzia Generale Tassi di usura Modello 7 A Informativa sulla procedura dei reclami 2 SITI WEB SI NO Hai verificato che il sito web dell agenzia contenga i dati identificativi degli intermediari con indicazione della data e numero di iscrizione al RUI, che sia indicato l indirizzo della sede e di dati societari il recapito telefonico e fax l indirizzo di posta elettronica, i livelli provigionali RCA-RCN, l informativa sulla procedura dei reclami e che si è soggetti al controllo IVASS? FORMAZIONE 1 PRIMA FORMAZIONE SI NO Gli addetti all interno dell agenzia o gli iscritti nella sezione E per la prima volta hanno effettuato la prima formazione di 60 ore nei 12 mesi antecedenti l inizio dell attività o la richiesta di iscrizione (art. 4 e 6 regolamento 6 IVASS)? Relativamente agli ultimi 5 anni conservi gli attestati, il materiale didattico ed il questionario somministrato firmati (art. 8 comma 7 regolamento 6 IVASS), richiedendoli eventualmente all Ente/Impresa che ha erogato la formazione? 2 AGGIORNAMENTO PROFESSIONALE SI NO Tutti gli addetti all attività di intermediazione sia all interno che all esterno dei locali d agenzia (compresi gli Agenti) hanno effettuato l aggiornamento professionale biennale : 60 ore nel biennio di cui almeno 15 in ciascun anno ed in occasione dell evoluzione della normativa di riferimento e dell immissione in commercio di nuovi prodotti da distribuire (art. 7 comma 2 e 4 regolamento 6 I- VASS)? Conservi gli attestati, il materiale didattico ed il questionario somministrato firmati (art. 8 comma 7 regolamento 6 IVASS), richiedendoli eventualmente all Ente/Impresa che ha erogato la formazione? 3

5 Il passaggio successivo è rappresentato dalla creazione di DOSSIER TEMATICI con l obbiettivo di raccogliere la documentazione che può essere richiesta in occasione di controlli da parte dell IVASS, della COMPAGNIA o anche da parte di altri soggetti. Il tutto al fine di rendere più semplice ed immediata la consultazione di questi documenti. A titolo indicativo si riportano di seguito alcuni esempi: DOSSIER ORGANIZZAZIONE Il dossier organizzazione ha l obbiettivo di raccogliere la seguente documentazione Nota illustrativa che descriva come è articolata la propria struttura Agenzia con indicazione degli Agenti, dipendenti, sub agenti, accordi broker e collaborazioni di cui ci si avvale. Descrizione dell organizzazione informatica in merito al collegamento tra sede principale ed eventuali sedi secondarie. Descrizione delle modalità impartite ai collaboratori ed ai dipendenti in relazione all incasso, alla registrazione di titoli ed alla gestione del conto separato; nel rispetto degli obblighi di separazione patrimoniale ed antiriciclaggio. Descrizione delle modalità di acquisizione e conservazione delle informazioni necessarie al fine di valutare l adeguatezza dei contratti offerti Visura camerale della società agente Visure RUI della società agente e dei singoli intermediari iscritti Mandato agenziale completo di eventuali appendici e/o allegati integrativi Mandati rilasciati ai sub agenti e Accordi di collaborazione Copia della fideiussione se esistente Copia della polizza di responsabilità civile professionale e certificazione del avvenuto pagamento DOSSIER INTERMEDIARIO Iscritto in E Il dossier singolo intermediario ha l obbiettivo di raccogliere la seguente documentazione Documento d identità e codice fiscale Visura camera di commercio Lettera di collaborazione ex art. 22 co. 10 Legge 221/2012 Dichiarazione del possesso dei requisiti di onorabilità (dichiarazione da rinnovare annualmente entro il 30/09) In caso di prima iscrizione, copia del versamento della tassa di concessione governativa prevista dall art. 1 del D.P.R n. 641 In caso di cancellazione copia del modulo di richiesta di cancellazione inviato, a cura dell agente, all IVASS entro 5 giorni dalla cessazione del rapporto 4

6 DOSSIER DIPENDENTE Il dossier dipendente ha l obbiettivo di raccogliere la seguente documentazione Documento d identità e codice fiscale Contratto di assunzione Dichiarazione del possesso del requisito di onorabilità (dichiarazione da rinnovare annualmente entro il 30/09) Presa visione della normativa antiriciclaggio Se iscritto al RUI - attestato di formazione inziale delle 60 ore e versamento della tassa di iscrizione al RUI modulo di iscrizione inviato all IVASS DOSSIER FORMAZIONE Il dossier formazione ha l obbiettivo di raccogliere la seguente documentazione Per tutti i soggetti per i quali è previsto l obbligo di aggiornamento professionale minimo di 60 ore nel biennio di cui 15 in ciascun anno solare (art. 7 comma 4 regolamento 6 IVASS)? Copia firmata degli attestati di partecipazione, superamento del test, materiale didattico relativamente ai corsi frequentati negli ultimi 5 anni), richiedendoli eventualmente all Ente/Impresa che ha erogato la formazione Copia della documentazione che esenta dall obbligo di aggiornamento professionale (certificati di malattia, infortunio che determinino l assenza dal lavoro per lunghi periodi, certificato di gravidanza ) DOSSIER PRIVACY Trattandosi di un ambito molto tecnico e sul quale intervengono sia disposizioni di legge che di compagnia, a titolo di mero consiglio, si invita a valutare l opportunità di esternalizzare questa attività INTERMEDIARIO AUTONOMO TITOLARE DEL TRATTAMENTO DATI : Documento che descriva come l intermediario utilizza i dati raccolti, che riepiloga i rischi che ne derivano e le misure adottate per il contenimento dei rischi Elenco degli incaricati e dei responsabili, comprensivo del profilo di autorizzazione assegnato e, in caso di utilizzo di sistemi informatici, indicazione della USER ID Copia della lettera di nomina dei responsabili del trattamento dati firmate per ricevuta Copia delle lettere d incarico firmate per ricevuta Copia delle informative sul trattamento dei dati consegnate ai dipendenti, collaboratori possibilmente firmate per ricevuta Copia del regolamento interno privacy firmato dai dipendenti per presa visione 5

7 Attestato di formazione sulla normativa in materia di privacy INTERMEDIARIO CON PROFILO DI RESPONSABILE DEL TRATTA- MENTO DATI l elenco che segue è da verificare in base alle prescrizioni di Compagnia: Elenco degli incaricati comprensivo del profilo di autorizzazione assegnato e, in caso di utilizzo di sistemi informatici, indicazione della USER ID Copia delle lettere d incarico firmate per ricevuta Copia delle informative sul trattamento dei dati consegnate ai dipendenti, collaboratori possibilmente firmate per ricevuta Attestato di formazione sulla normativa in materia di privacy Copia del regolamento interno privacy firmato dai dipendenti per presa visione DOSSIER ANTIRICICLAGGIO Il dossier ha l obbiettivo di raccogliere la seguente documentazione Attestati di formazione in materia di antiriciclaggio di tutti i dipendenti e collaboratori preposti all incasso dei titoli Dichiarazione di presa visione della normativa antiriciclaggio Scheda antiriciclaggio per tutti gli incassi superiori ai euro (anche frazionati) e documento d identità della persona che effettua il pagamento DOSSIER SICUREZZA SUL LAVORO Trattandosi di un ambito molto tecnico e sul quale intervengono sia disposizioni di legge che di compagnia, a titolo di mero consiglio, si invita a valutare l opportunità di esternalizzare questa attività Come evidenziato per la privacy, anche la normativa in materia di salute e sicurezza sul luogo di lavoro rappresenta un ambito molto tecnico e particolarmente delicato in quanto il mancato rispetto della normativa può comportare come sanzione anche la temporanea chiusura dei locali d agenzia. Appare quindi importante rivolgersi a professionisti specializzati esternalizzando tale attività. 6

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