CODICE ETICO. Approvato con delibera del Comitato dei delegati del 23 aprile 2015

Transcript

1 CODICE ETICO Approvato con delibera del Comitato dei delegati del 23 aprile 2015

2 INDICE Pag. 1. PREMESSA 2. MISSIONE E VISIONE ETICA 3. IL CODICE ETICO 4. AMBITO DI APPLICAZIONE DEL CODICE 4.1 I destinatari 4.2 Rispetto delle leggi e della normativa interna 4.3 Efficacia del Codice Etico rispetto ad altre fonti 5. PRINCIPI GENERALI 5.1 Imparzialità 5.2 Onestà 5.3 Prevenzione dei conflitti di interesse 5.4 Riservatezza e trattamento dei dati 5.5 Regalie, omaggi, offerti, dati e ricevuti 5.6 Correttezza delle transazioni 5.7 Formalità delle transazioni contabili e relativi controlli 6. CRITERI DI CONDOTTA CON GLI STAKEHOLDER 6.1 Criteri di condotta nelle relazioni con altri Enti della pubblica amministrazione e organismi pubblici 6.2 Criteri di condotta nelle relazioni con il personale Generalità Diritti dei dipendenti Sicurezza e salute sul lavoro Tutela della persona Doveri dei dipendenti Criteri di condotta generali

3 Diligenza nell uso delle risorse aziendali 6.3 Rapporti con gli utenti 6.4 Criteri di condotta con i contraenti 7. COMUNICAZIONE E FORMAZIONE 8. RUOLO DELL ORGANISMO DI VIGILANZA 9. RISPETTO DEL CODICE ETICO 10. AGGIORNAMENTO DEL CODICE ETICO

4 1. PREMESSA L Associazione Cassa Nazionale di Previdenza ed Assistenza a favore dei Ragionieri e Periti Commerciali (di seguito CNPR e/o Cassa ) al fine di definire con chiarezza e trasparenza l insieme dei valori ai quali CNPR si ispira per raggiungere i propri obiettivi, ha predisposto il Codice Etico, la cui osservanza è imprescindibile per il corretto funzionamento, affidabilità, reputazione, fini ed immagine di CNPR. Le attività di CNPR devono, quindi, essere conformi ai principi espressi in questo Codice Etico. CNPR riconosce l importanza della responsabilità etico-sociale nella conduzione delle proprie attività aziendali con finalità previdenziale e assistenziale e si impegna al rispetto dei legittimi interessi dei propri stakeholder. Contestualmente richiede a tutti i dipendenti di CNPR e a tutti coloro che cooperano all esercizio dell attività della Cassa il rispetto delle regole e dei precetti stabiliti nel presente Codice. 2. MISSIONE E VISIONE ETICA L obiettivo principale riconosciuto e perseguito da CNPR è svolgere le attività contemplate dallo Statuto senza alcun fine di lucro, erogando pensioni e assistenza. A tal fine, CNPR intende mantenere e sviluppare il rapporto di fiducia con i propri stakeholder e perseguire i propri obiettivi ricercando il migliore contemperamento degli interessi coinvolti, nel rispetto di tutte le disposizioni di legge e dei principi di onestà, imparzialità, affidabilità, lealtà, correttezza, trasparenza e buona fede. 3. IL CODICE ETICO CNPR ha ritenuto opportuno e necessario adottare ed emanare un proprio codice di comportamento per esplicitare i valori a cui tutti i propri amministratori, delegati, dipendenti, collaboratori e consulenti a vario titolo devono adeguarsi, accettando responsabilità, assetti, ruoli e regole della cui violazione, anche se da essa non consegue alcuna responsabilità verso terzi, essi assumono la personale responsabilità verso l interno e verso l esterno della Cassa. La conoscenza e l osservanza del codice di comportamento da parte di tutti coloro che operano in nome e per conto della Cassa 4

5 sono dunque condizioni primarie per la trasparenza e la reputazione di CNPR. Inoltre il Codice è portato a conoscenza di tutti coloro con i quali CNPR intrattiene rapporti per i propri fini. Il Codice Etico costituisce altresì presupposto e riferimento del modello di organizzazione, gestione e controllo, adottato da CNPR in analogia a quanto previsto dagli articoli 6 e 7 del decreto legislativo n. 231 del AMBITO DI APPLICAZIONE DEL CODICE 4.1 I destinatari I principi e le disposizioni del Codice Etico sono vincolanti per gli amministratori, delegati, dipendenti, collaboratori a vario titolo e per tutti coloro che operano in nome e per conto della Cassa. Tutti i predetti soggetti, nel seguito sono collettivamente definiti Destinatari. Le linee guida etico-sociali alle quali devono attenersi le imprese partecipanti alle procedure di affidamento ed eventuali subappaltatori, i fornitori, ivi inclusi consulenti, professionisti e collaboratori esterni (i Contraenti ), sono disciplinati in uno specifico documento denominato Codice di Comportamento dei Contraenti, cui si rinvia. 4.2 Rispetto delle leggi e della normativa interna I Destinatari del Codice Etico hanno il dovere di ottemperare a tutte le leggi e a tutte le normative in vigore, nonché al rispetto dei regolamenti di CNPR, delle delibere assunte dagli organi collegiali della Cassa e di tutte le procedure interne che disciplinano i processi, in cui si esplica l attività istituzionale di CNPR. 4.3 Efficacia del Codice Etico rispetto ad altre fonti Il Codice Etico integra e specifica, con regole che assicurano il rispetto di parametri etici, il contenuto delle vigenti norme di legge. Il Codice Etico non può disporre in senso contrario a queste ultime, le quali prevalgono sul medesimo e si intendono qui integralmente recepite. Le disposizioni del Codice Etico prevalgono su tutte le altre norme interne emanate dagli organi collegiali della Cassa e/o da soggetti delegati da questi. Il dipendente che riscontri un contrasto tra una disposizione interna e i principi del presente Codice Etico, ha l obbligo di segnalarlo all Organismo di Vigilanza e al Responsabile 5

6 dell Ufficio Procedure, i quali provvederanno a emanare i necessari chiarimenti e ad attivarsi per apportare, se del caso, le opportune modifiche alle disposizioni interne al fine di ripristinare la loro piena compatibilità con i principi del Codice Etico. 5. PRINCIPI GENERALI L attività di CNPR, finalizzata al perseguimento degli obiettivi istituzionali di previdenza e di assistenza, è ispirata ai seguenti principi. 5.1 Imparzialità I destinatari del Codice Etico mantengono una condotta imparziale e obbiettiva, evitando trattamenti di favore o di sfavore nei confronti degli iscritti e dei fruitori delle prestazioni della Cassa, attuando piena parità di trattamento tra gli stessi senza alcuna forma di discriminazione che sia basata su età, sesso, stato di salute, razza, nazionalità, opinioni politiche e credenze religiose dei propri interlocutori. Nei rapporti con gli iscritti e con i terzi i destinatari del Codice Etico non assumono impegni né fanno promesse personali che possano condizionare il corretto adempimento dei doveri di ufficio. 5.2 Onestà I rapporti con gli stakeholder di CNPR sono improntati a criteri e comportamenti di correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto. L onestà rappresenta il principio fondamentale per tutte le attività di CNPR e costituisce elemento imprescindibile della gestione delle finalità istituzionali. 5.3 Prevenzione dei conflitti di interesse CNPR opera al fine di evitare situazioni ove i soggetti coinvolti nelle transazioni siano, o possano apparire, in conflitto con gli interessi di CNPR stessa. In tale prospettiva i Destinatari del Codice Etico devono evitare ogni situazione e astenersi da ogni attività che possa contrapporre un interesse personale proprio o di qualsiasi iscritto alla Cassa o di qualsivoglia soggetto terzo ai fini istituzionali di CNPR o che possa interferire e intralciare la capacità di assumere, in modo imparziale e obiettivo, decisioni nell interesse di CNPR. 6

7 Il verificarsi di situazioni di conflitto di interessi, oltre a essere in contrasto con le norme di legge e con i principi fissati nel Codice Etico, risulta pregiudizievole per l immagine e l integrità di CNPR. I Destinatari del Codice Etico devono quindi escludere ogni possibilità di sovrapporre o comunque incrociare, strumentalizzando la propria posizione funzionale, le attività economiche rispondenti a una logica di interesse personale e/o familiare e le mansioni che ricoprono in CNPR. Qualunque destinatario del Codice Etico che venisse a conoscenza di un fatto suscettibile di creare un conflitto d interessi, ne deve dare immediata segnalazione all Organismo di Vigilanza e al relativo Responsabile. Il Responsabile, insieme con l Organismo di Vigilanza, inoltrerà la segnalazione al Direttore Generale di CNPR, per l adozione delle misure opportune. Si impone ai destinatari del Codice Etico di sottoporre senza indugio al proprio Responsabile una chiara e completa dichiarazione in ordine all eventuale esistenza di situazioni di conflitto d interessi con CNPR, con gli iscritti alla Cassa e/o con i terzi contraenti, nella quale si descriva il conflitto indicandone le ragioni e le persone fisiche o giuridiche nei cui confronti esso si pone. 5.4 Riservatezza e trattamento dei dati Le attività di CNPR richiedono costantemente l acquisizione, la conservazione, il trattamento, la comunicazione e la diffusione di dati, notizie, documenti e informazioni aventi carattere riservato in base alle disposizioni normative e regolamentari. Pertanto, i Destinatari del Codice Etico sono tenuti all obbligo di riservatezza e di tutela dei dati personali degli iscritti alla Cassa, dei loro aventi causa e dei soggetti con i quali la stessa ha rapporti, attenendosi rigorosamente al rispetto dei limiti entro i quali è consentito il trattamento dei dati stessi per gli scopi istituzionali della Cassa e in genere al rispetto delle prescrizioni di cui al decreto legislativo n. 196 del 2003 recante il Codice in materia di protezione dei dati personali. I Destinatari non possono diffondere né fare uso delle informazioni non disponibili al pubblico o non rese pubbliche, ottenute nell ambito dell attività svolta, per conseguire profitti o utilità. 7

8 5.5 Regalie, omaggi, offerti, dati e ricevuti È fatto esplicito divieto ai Destinatari (tanto direttamente, quanto tramite terzi) di offrire o ricevere a/da chiunque alcuna regalia che possa anche solo essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, ovvero essere intesa come rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile a CNPR. Per omaggi e regalie si intendono i beni materiali, quali doni o denaro, beni immateriali, promesse di benefici futuri, servizi e sconti per l acquisto di beni o servizi o qualsiasi altra utilità, diretta o indiretta. Le uniche forme di cortesia ammesse devono rientrare nel concetto di modico valore per un importo massimo non superiore a 150,00 (centocinquanta/00). Qualora un dipendente di CNPR riceva presso la Cassa o presso il proprio domicilio, per unilaterale iniziativa di iscritti alla Cassa, terzi fornitori di CNPR, omaggi, regalie per importo eccedente quanto sopra indicato, è tenuto a restituire immediatamente quanto ricevuto. 5.6 Correttezza delle transazioni I Destinatari del Codice Etico, che agiscono per conto della Cassa, sono tenuti al rispetto delle procedure interne. Ogni operazione degli uffici, intesa nel senso più ampio del termine, deve essere legittima, autorizzata, coerente, congrua, documentabile e in ogni tempo verificabile. Affinché tutti gli atti formali compiuti rispondano ai requisiti di verità, completezza e trasparenza, deve essere conservata adeguata e completa documentazione dell attività svolta, nella forma stabilita dalle procedure interne. Il personale è tenuto ad assicurare che la documentazione relativa a ciascuna attività svolta sia facilmente reperibile e ordinata secondo criteri logici e in conformità alle disposizioni predette. Nella scelta dei fornitori, dei quali siano stati previamente accertati i requisiti richiesti, i responsabili dei processi decisionali in materia garantiscono pari opportunità di partecipazione alla selezione a coloro che hanno formulato le offerte, perseguendo in ogni caso il massimo vantaggio per la Cassa. 8

9 5.7 Formalità delle transazioni contabili e relativi controlli Fermo restando l obbligo del rispetto dei principi di correttezza e delle procedure interne sancito dall articolo precedente per qualsiasi transazione, nelle transazioni contabili i componenti degli organi decisionali, i dirigenti, i dipendenti, i consulenti e i collaboratori sono tenuti al rispetto delle specifiche procedure interne adottate in materia e devono curare che ogni operazione contabile sia rispondente ai requisiti di verità, completezza e trasparenza; a tal fine deve essere conservata agli atti la documentazione inerente l attività svolta, in modo da consentire: - l accurata rilevazione e registrazione contabile di ciascuna operazione; - l immediata determinazione delle caratteristiche e delle motivazioni che sono alla base dell operazione; - l agevole ricostruzione formale e cronologica della transazione; - la verifica del processo di decisione, di autorizzazione e di realizzazione, nonché l individuazione dei vari livelli di responsabilità e controllo. I dirigenti, i dipendenti e i collaboratori, nell ambito delle loro funzioni, sono tenuti a partecipare alla realizzazione di un sistema di controllo efficace sulla regolarità delle transazioni contabili e, qualora vengano a conoscenza di omissioni, falsificazioni o trascuratezze nelle registrazioni contabili o nelle documentazioni di supporto, sono tenuti a riferirne immediatamente al Responsabile ovvero direttamente all Organismo di Vigilanza. 6. CRITERI DI CONDOTTA CON GLI STAKEHOLDER CNPR adotta adeguati criteri di condotta nelle relazioni con i diversi stakeholder nel rispetto dei principi generali di cui all articolo Criteri di condotta nelle relazioni con altri Enti della pubblica amministrazione e organismi pubblici CNPR impronta alla massima trasparenza e correttezza i rapporti con Enti della P.A., in modo tale che tali rapporti non possano in alcun modo indurre gli enti della P.A. ad adottare provvedimenti che possano illegittimamente avvantaggiare o produrre benefici di natura economica in favore di CNPR. 9

10 Le relazioni con i funzionari degli enti della P.A. sono limitate alle direzioni aziendali preposte e regolarmente autorizzate, nel rigoroso rispetto delle disposizioni di legge e regolamentari, nonché delle procedure interne. Non è ammesso, né direttamente, né indirettamente, né per il tramite di interposta persona, offrire o promettere denaro, doni o compensi, sotto qualsiasi forma, né esercitare illecite pressioni, né promettere qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore a dirigenti, funzionari o dipendenti degli enti della P.A. ovvero a loro parenti o conviventi allo scopo di indurre al compimento di un atto d ufficio o contrario ai doveri d ufficio. Chi riceva richieste esplicite o implicite di benefici di qualsiasi natura da parte di soggetti appartenenti agli altri enti della P.A. dovrà immediatamente sospendere ogni rapporto con essi e informare il relativo Responsabile. Le prescrizioni indicate nei capoversi precedenti non devono essere eluse ricorrendo a forme diverse di aiuti e contribuzioni che, sotto la veste di incarichi, consulenze, pubblicità, etc., abbiano analoghe finalità di quelle vietate. I Destinatari del Codice Etico, che operano in nome e per conto della Cassa devono, inoltre, prestare la loro massima collaborazione in caso di azioni ispettive e/o di vigilanza nei propri confronti da parte di qualsivoglia organismo pubblico. 6.2 Criteri di condotta nelle relazioni con il personale Generalità La gestione dei rapporti di lavoro e di collaborazione si ispira al rispetto dei diritti dei lavoratori e alla piena valorizzazione del loro apporto nell ottica di favorirne lo sviluppo e la crescita professionale. CNPR si impegna inoltre a consolidare e a diffondere una cultura della salute e sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i dipendenti e collaboratori, al fine di preservarne la salute e la sicurezza. A tutti i dipendenti e collaboratori di CNPR si richiede di impegnarsi ad agire lealmente al fine di rispettare gli obblighi assunti con il contratto di lavoro e quanto previsto dal presente Codice Etico, assicurando le prestazioni dovute e il rispetto degli impegni assunti nei confronti della Cassa. 10

11 Al fine di contribuire alla realizzazione degli obiettivi istituzionali, e di assicurare che tali obiettivi siano da tutti perseguiti nel rispetto dei principi etici e dei valori cui CNPR si ispira, la politica della Cassa è volta a selezionare ciascun dipendente, consulente, collaboratore a vario titolo secondo i valori e le caratteristiche sopra enunciate. Nell ambito della selezione condotta nel rispetto delle pari opportunità e senza discriminazione alcuna sulla sfera privata e sulle opinioni dei candidati CNPR opera affinché le risorse acquisite corrispondano ai profili effettivamente necessari alle esigenze, evitando favoritismi e agevolazioni di ogni sorta Diritti dei dipendenti Sicurezza e salute sul lavoro CNPR, ritenendo di primaria importanza la salvaguardia della salute e sicurezza dei lavoratori (dipendenti e altri soggetti presenti presso le sedi della CNPR): - adempie a tutte le disposizioni di legge in materia, ponendosi inoltre come obiettivo il continuo miglioramento delle condizioni di lavoro; - garantisce la formazione e l informazione dei lavoratori richieste dalla legge in proposito. Inoltre, CNPR garantisce che i dipendenti: - abbiano cura della sicurezza e salute propria e delle altre persone presenti sul luogo di lavoro; - osservino le misure, le procedure di sicurezza e le istruzioni operative fornite dalla CNPR tramite il Sistema di gestione della salute e sicurezza dei luoghi di lavoro; - si sottopongano ai controlli sanitari e partecipino ai corsi di formazione pianificati dalla Cassa; - segnalino eventuali deficienze delle attrezzature e tutte le condizioni di pericolo che venissero riscontrate Tutela della persona CNPR si impegna a tutelare l integrità morale dei dipendenti e dei propri collaboratori, garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona. Per questo motivo salvaguarda i lavoratori da atti di violenza psicologica, e contrasta qualsiasi atteggiamento o comportamento discriminatorio o lesivo della persona, delle sue convinzioni e delle sue preferenze. 11

12 Il dipendente che ritenga di essere stato oggetto di molestie o di essere stato discriminato per motivi legati all età, al sesso, alla razza, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose ecc., può segnalare l accaduto all Organismo di Vigilanza, oltre che alla Direzione Amministrazione Gestione amministrativa del Personale Doveri dei dipendenti Criteri di condotta generali Fermo restando quanto già previsto al paragrafo 3 Principi Generali, il dipendente di CNPR rispetta i principi d integrità, correttezza, buona fede, proporzionalità, obiettività, trasparenza, equità e ragionevolezza e agisce in posizione di indipendenza e imparzialità, astenendosi in caso di conflitto di interessi. Il dipendente di CNPR non usa a fini privati le informazioni di cui dispone per ragioni di ufficio, evita situazioni e comportamenti che possano ostacolare il corretto adempimento dei compiti o nuocere agli interessi o all immagine di CNPR. Il dipendente di CNPR assicura la tracciabilità dei processi decisionali mediante un adeguato supporto documentale, che consenta in ogni momento la replicabilità Diligenza nell uso delle risorse aziendali Ogni dipendente di CNPR è tenuto a rispettare le istruzioni ricevute e i criteri di diligenza, precauzione e buona fede nell uso delle risorse aziendali assegnate in uso al medesimo, della cui integrità e funzionalità egli è responsabile. Il personale non destina i beni strumentali messi a sua disposizione per le incombenze di ufficio a utilità individuale e cura che, nell utilizzazione degli stessi, sia evitato ogni spreco di materiale di consumo per uso improprio o eccessivo. 6.3 Rapporti con gli utenti Nei rapporti con gli utenti i componenti degli organi decisionali, i dirigenti, i dipendenti e i collaboratori improntano la propria condotta al rispetto dei principi contenuti nel presente Codice Etico nonché delle eventuali disposizioni interne al riguardo. 12

13 6.4 Criteri di condotta con i Contraenti CNPR impronta la propria condotta nei rapporti con i contraenti a principi di trasparenza, correttezza, eguaglianza, lealtà e libera concorrenza. I rapporti con i contraenti sono specificamente regolati nell'ambito del "Codice di comportamento dei Contraenti", pubblicato sul sito istituzionale della CNPR, di cui al precedente paragrafo COMUNICAZIONE E FORMAZIONE Il Codice Etico è portato a conoscenza degli stakeholder, ivi inclusi i dipendenti, mediante apposite attività di comunicazione e formazione. Le iniziative di formazione riservate ai dipendenti possono essere differenziate secondo il ruolo e la responsabilità degli stessi; inoltre, per i neoassunti, è previsto un apposito programma formativo iniziale. I fornitori esterni sono tenuti a prendere visione del Codice Etico e a rilasciare una dichiarazione di presa visione con un impegno formale al rispetto di tale normativa. 8. RUOLO DELL ORGANISMO DI VIGILANZA CNPR affida all Organismo di Vigilanza, previsto dal Modello di Organizzazione e Gestione analogo a quello previsto dal decreto legislativo 231 del 2001, l incarico di vigilare sulla corretta applicazione del presente Codice Etico. In particolare l Organismo di Vigilanza verifica il rispetto del Codice Etico, risponde a quesiti sull interpretazione delle disposizioni in esso contenute e contribuisce alla cura e alla risoluzione di casi, riferisce al Consiglio di Amministrazione in ordine alle segnalazioni ricevute e alle situazioni anomale eventualmente riscontrate e propone eventuali interventi o aggiornamenti. L Organismo di Vigilanza si avvale per l esercizio delle sue funzioni della collaborazione delle direzioni e delle funzioni presenti in CNPR. 13

14 9. RISPETTO DEL CODICE ETICO I dipendenti segnalano tempestivamente all Organismo di Vigilanza con comunicazione cartacea o elettronica: - eventuali violazioni o induzioni alla violazione di norme di legge o regolamento, di prescrizioni del presente Codice, di procedure interne; - ogni irregolarità o negligenza nella tenuta della contabilità, nella conservazione della relativa documentazione, nell adempimento degli obblighi di reportistica contabile o gestionale interna. L Organismo di Vigilanza svolge le necessarie verifiche in ordine alle segnalazioni pervenute, al fine di accertare i fatti e di promuovere le iniziative più opportune, ivi inclusa la proposta di irrogazione nei confronti dei responsabili di misure sanzionatorie, quando applicabili e secondo le modalità previste da legge, accordi collettivi, contratti. Nessuna conseguenza negativa deriva in capo a chi abbia in buona fede effettuato una segnalazione. E in ogni caso assicurata la riservatezza dell identità dei segnalanti, fatti salvi gli obblighi di legge. 10. AGGIORNAMENTO DEL CODICE ETICO Il Comitato dei delegati di CNPR, su proposta dell Organismo di Vigilanza, provvede alla revisione periodica del Codice Etico con cadenza almeno triennale. 14