LINEA GUIDA PER ORGANIZZATORI DI TAPPE: SELEZIONI VALIDE PER I CAMPIONATI NAZIONALI

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1 LINEA GUIDA PER ORGANIZZATORI DI TAPPE: SELEZIONI VALIDE PER I CAMPIONATI NAZIONALI

2 SITI DI RIFERIMENTO PER MODULISTICA Campionato Italiano Baristi (CIBC) Campionato Italiano Latte Art (CILA) Campionato Italiano Coffee In Good Spirits (CIGS) Campionato Italiano Brewers Cup Campionato Italiano Cup Tasting Campionato Italiano Ibrik Campionato Italiano Coffee Roasting

3 Ammissibilità organizzatori Le condizioni di ammissibilità (requisiti dell'organizzatore) per organizzare una tappa sono: L organizzatore deve essere socio Scae, anche barista L organizzazione e la gestione delle selezioni avverrà in totale autonomia del socio organizzatore ma nel rispetto della filosofia SCAE e del regolamento di gara WCE in corso Il regolamento delle gare si trova su ciascun sito dedicato alle gare (vedi copertina) e nel sito mentre sempre su ciascun sito dedicato alle gare sono scaricabili le rispettive schede di valutazione che dovranno essere utilizzate dai giudici della gara L organizzatore dovrà fornire locali consoni allo svolgimento delle gare L organizzatore dovrà richiedere ed informare via della sua volontà di organizzare una tappa l Event Coordinator, la Segreteria SCAE (segreteria@scaeitalia.com) e il Referente della disciplina e chiedere autorizzazione ad organizzare l evento nei luoghi e tempi proposti Ove siano presenti postazioni audiovisive, l organizzatore si impegna a far precedere la competizione da una serie di slide istituzionali, scaricabili dal SITO SCAE ITALIA da utilizzare in apertura o anche durante le pause, al fine di presentare in modo efficace e coerente SCAE Italia; Oneri per gli organizzatori e coperture Tutti i costi di ogni natura riconducibili a tale tappe di selezioni sono a totale cura e carico del Socio organizzatore; la segreteria SCAE ed i referenti dei vari campionati sono a disposizione per dare appoggio e supporto. Per la copertura di tali costi, l associato organizzatore potrà ricercare e raccogliere sponsorizzazioni che potranno pervenire sia da parte di soci SCAE sia da parte di società/enti terzi non Associati. Al fine del calcolo dei costi per l organizzazione di una tappa di elezione, l organizzatore dovrà quindi considerare: affitto degli spazi allestimenti area gara e giuria backstage attrezzato (facoltativo) sedie pubblico e giuria (facoltativo ) studio, realizzazione e stampa backdrop con loghi sponsor (facoltativo) allacciamenti idrici, elettricità, forza motrice, illuminazione ecc... curando che la fornitura idrica ed elettrica abbia pressioni e voltaggi adeguati ai consumi delle attrezzature in uso (sia in area gara che backstage)

4 tavoli gara e presentazione conformi alle dimensioni stabilite dal regolamento (vedi allegato) fornitura schermi led/plasma (facoltativa) rilascio licenze/ diritti SIAE per musiche e/o intrattenimento musicale (obbligatori solo se la tappa di selezione avverrà in luogo con accesso pubblico e con utilizzo di musica non radiofonica quale CD/DVD etc ) acquisto tazze ufficiali (facoltativo) per le tappe di Campionato, mentre sarà obbligatorio per le Finali Nazionali acquisto materiale di cancelleria (matite, gomme, schede, cartellette) grembiuli per i giudici (opzionali) ospitalità completa viaggio, vitto e alloggio per i giudici (obbligatoria) ospitalità completa viaggio, vitto e alloggio per uno dei 5 membri del Direttivo o di uno dei referenti (obbligatoria) compensi e copertura costi d ospitalità agli eventuali membri dello staff (presentatore/ conduttore di gara, hostess, etc) copertura costi d ospitalità volontari (acqua minerale free, vitto durante gare...) trofei / diplomi (vedasi note in comunicazione) per i concorrenti attestati di partecipazione per i giudici eventuali riprese audio video e realizzazione DVD evento Nel caso le selezioni vengano effettuare nell ambito di un Evento fieristico l Organizzatore avrà l onere di procurare pass auto staff pass d ingresso per staff + giudici + concorrenti + accompagnatori +VOLONTARI Promozione evento, materiale a stampa, locandine, diploma, banner L'organizzatore deve fornire almeno un mese prima dell'evento il materiale promozionale alla Segreteria Scae, Event Coordinator e Communication Coordinator per approvazione finale del materiale. L organizzatore potrà promuovere l'evento attraverso materiale stampato (es. brochure, cartoline, locandine etc), web (sito, facebook, etc), nota stampa anche breve, previa approvazione di SCAE, in particolare per quanto attiene la correttezza delle diciture e sigle legate a SCAE. L organizzatore dovrà far pervenire prima della gara l elenco dei partecipanti per iscritto mediante mail a segreteria@scaeitalia.com e al Referente di disciplina; post gara il nome dei partecipanti, la classifica con punteggio, almeno 5 foto dell'evento, di cui una rappresentante il podio entro 24 ore. L organizzatore collaborerà a fare sì che tutti i partecipanti siano iscritti a SCAE, richiedendo preventivamente tale requisito e indirizzando gli aspiranti partecipanti alla

5 compilazione online sul sito scaeitalia.com dal quale perverranno i dati a Segreteria SCAE e Membership SCAE per i controlli relativi alla validità della iscrizione. Per nessuno motivo i partecipanti potranno concorrere se non iscritti regolarmente e quindi con numero regolarmente attribuito da SCAE UK. Linee guida per la comunicazione L organizzatore dovrà seguire le seguenti linee guida per pubblicizzare l'evento: Su materiale a stampa indicare le varie tappe come "Selezione valida per" + tipo di campionato italiano o in caso di Finale, "Finale valida per" + nome del mondiale per esteso + logo di disciplina mondiale ben in evidenza, chiedere indicazioni a segreteria@scaeitalia.com L attestato di partecipazione sarà uguale per tutte le gare sul territorio nazionale, fornito da Scae Italia tramite la Segreteria, alla quale dovranno essere trasmessi i loghi ad alta risoluzione di sponsor che dovranno comparire sull'attestato stesso, che non potrà subire alcune modifica o manipolazione. La presenza dei loghi dovrà essere approvata da Event Coordinator, e sarà possibile unicamente per main sponsor e co-sponsor in funzione del sostegno economico alla gara. Eventuali targhe (opzionali e a carico Organizzatore) per i primi classificati dovranno ricalcare le linee guida predette, e anch'esse saranno soggette ad approvazione; i bozzetti vanno inviati a segreteria@scaeitalia.com Materiali promozionali evento Le locandine dovranno rispettare carattere di sobrietà e una linea guida definita con precisione, in merito agli spazi, posizionamento dei loghi e proporzioni che è già stata predisposta e viene di seguito allegata. In nessun caso la locandina o banner sia cartaceo che predisposto per il web dovrà contenere al suo interno messaggi commerciali, ma la sola evidenza del gara, pena la mancata pubblicizzazione attraverso i media SCAE ITALIA e richiesta di modifica. Ciò in quanto SCAE ITALIA, pur grata dell'aiuto di Sponsor e Organizzatori, ai quali garantisce ampia visibilità, non può assolutamente essere associata a iniziative commerciali e promozionali di prodotti, aziende, macchinari o ad eventi non patrocinati. Il carattere super partes della Associazione SCAE ITALIA è un valore imprescindibile. I materiali promozionali dovranno essere inviati alla segreteria SCAE che provvederà a verificarli e a sottoporli a validazione, da parte dell'event Coordinator e dal Communication Coordinator.

6 Informazioni sulle gare ed i partecipanti I partecipanti dovranno essere soci iscritti a SCAE con qualifica di MEMBRO BARISTA" e in regola con il versamento della quota annuale in corso. Sarà consentito a ogni socio barista di partecipare a più selezioni. Se un partecipante vincerà una selezione si qualificherà per la Finale Nazionale e vorrà partecipare ad altre successive selezioni lo potrà fare ma sarà solo a titolo di competizione singola non in graduatoria per la qualificazione. Possono iscriversi alle selezioni solo le persone fisiche di nazionalità italiana, o persone di nazionalità diversa che dimostrino di aver lavorato continuativamente e regolarmente per almeno due anni nel nostro Paese. Possono partecipare anche concorrenti non ancora 18enni, ma dovranno avere compiuto i 18 anni prima della data delle finali Italiane di categoria e, fino al momento del compimento della maggiore età, dovranno essere accompagnati alle gare da un genitore che dovrà altresì sottoscrivere i documenti di iscrizione. La partecipazione dei concorrenti alle tappe di selezione deve essere a titolo GRATUITO. Eventuali costi di trasferta, vitto e alloggio che i concorrenti dovranno sostenere per la loro presenza alle giornate di gara saranno a loro cura e carico. I Concorrenti dovranno attenersi scrupolosamente a tutte le norme dettate del Regolamento di Gara WCE in vigore al momento della competizione. GARE BARISTA, LATTE ART, BREWING Per 1 giorno di gare min 6 max 10 partecipanti. Per 2 giorni max 8 partecipanti per giornata. ALTRE COMPETIZIONI Per 1 giorno di gare min 3 max 10 partecipanti. In ogni caso la classifica sarà unica, e passeranno il turno i primi 2 classificati assoluti, ovvero con miglior punteggio di tutti gli iscritti alla tappa. Ad ogni evento è possibile organizzare 1 tappa per categoria. Se è lo stesso Organizzatore occuparsi di una seconda tappa, dovrà trascorrere almeno una settimana di stacco tra una tappa e l altra. Per l ordine di iscrizione farà fede la data di ricezione della comunicazione online. - I partecipanti alle selezioni, con l iscrizione, accetteranno di assumere piena responsabilità per le qualità tecniche dei propri mezzi, per le dotazioni previste e di sicurezza. - I partecipanti, con l iscrizione, accetteranno di assumere piena responsabilità a se stessi ed ai propri beni, in conseguenza della loro partecipazione alle Competizioni. - Ogni Partecipante deciderà responsabilmente la propria partecipazione alle competizioni e alla prove, assumendo personalmente e direttamente tutti gli eventuali rischi e /o conseguenze ai sensi del Regolamento di Gara. - L Organizzazione e SCAE ITALIA verranno sollevati da ogni responsabilità da eventuali danni fisici e materiali che si possano verificare nel corso della selezione

7 SCAE deve provvedere/garantire all'organizzatore: Regolamento gara. Al momento si fa riferimento al sito WCE, per i regolamenti ufficiali dei mondiali e al sito i regolamenti sono scaricabili e il regolamento in vigore per la gara dovrà essere concordato con l Head Judge - fare capo al Responsabile Calibrazione Giudici Italia per questi aspetti. Comunicazione e promozione dell evento tramite sito e pagina facebook di SCAE, nonchè comunicazione via mail/newsletter ai Soci. Locandine e banner saranno pubblicati soltanto se conformi alle direttive, in difetto, la gara sarà promossa ma senza l ausilio delle locandine/banner non conformi. Insieme al Communication Manager potranno eventualmente individuarsi specifiche altre opportunità di comunicazione; Controllare che sia stata concordata dall Organizzatore la presenza alla gara di almeno un Giudice accreditato, mediante l apporto del Responsabile Calibrazione Giudici Italia oltre ad un Referente o ad un Coordinatore, unici a poter firmare gli attestati in nome e per conto di SCAE ITALIA, e che la gara si svolga attenendosi al regolamento; Il Referente o Coordinatore darà il benvenuto agli intervenuti all evento introducendo la SCAE mediante slides istituzionali disponibili sul sito scaeitalia.com e in caso favorire in loco l iscrizione di nuovi Soci, sempre se presenti schermi idonei.

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