Incontro dei referenti diocesani dell adesione (incaricati web) Grottaferrata (RM) 30/31 ottobre 2009

Transcript

1 Incontro dei referenti diocesani dell adesione (incaricati web) Grottaferrata (RM) 30/31 ottobre 2009

2 Indice La normativa sulla Privacy DALI e la gestione dell adesione Gestione della ATB/Diocesi in DALI Esportazione di dati da DALI Conclusioni Domande e risposte

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4 Il codice sulla privacy La legge sulla privacy Il decreto legislativo 196/2003, denominato Codice in materia di protezione dei dati personali è entrato in vigore il 1 gennaio Estende la precedente legge 675/1996 e altri decreti e regolamenti

5 Le tre figure: Titolare, Responsabile e Incaricato TITOLARE ha potere decisionale sulle finalità e sul trattamento e la sicurezza dati RESPONSABILE èdesignato dal titolare, che gli affida specifici compiti INCARICATI sono designati dal responsabile o dal titolare, utilizzano i dati in conformità ai limiti ricevuti Nell ambito dell Azione Cattolica i titolari del trattamento sono: i Presidenti Nazionale/Diocesano/ATB

6 Limitare rischi di sanzioni o risarcitori La violazione della disciplina e del corretto comportamento nel trattamento dei dati comporta: sanzioni amministrative (ad esempio da a euro per l'omessa e inidonea informativa); sanzioni penali (ad esempio per l'omessa adozione delle misure minime di sicurezza); risarcimento dei danni cagionati per effetto di un errato trattamento (con addirittura l'onere per l Azione Cattolica di provare di aver posto in essere ogni misura per prevenire il danno lamentato dall associato). Una corretta formazione su questi temi permette di limitare tali rischi.

7 L informativa

8 (L informativa) Il trattamento dei dati Il trattamento dei dati viene effettuato ai fini del perseguimento degli scopi dell Azione Cattolica L Azione Cattolica Italiana (nazionale, diocesana e parrocchiale) utilizzerà i dati secondo gli obiettivi dello Statuto e Regolamento nazionale e gli Atti Normativi diocesani per realizzare le proprie attività culturali, religiose e ricreative.

9 (L informativa) Diritti dell associato Diritti dell associato Ai sensi delle leggi vigenti potrai in qualsiasi momento ottenere dall Azione Cattolica la conferma dell'esistenza o meno di tuoi dati personali nei propri archivi e che tali dati vengano messi a sua disposizione in forma intelligibile. Azione Cattolica Responsabile della Privacy Via Aurelia, Roma, anche via all indirizzo privacy@azionecattolica.it o via fax al numero

10 Cessione dei dati personali L autorizzazione o la non autorizzazione a queste cessioni deve essere esplicitata e può riguardare: a) case editrici b) società di marketing c) enti e soggetti esterni coinvolti in attività religiose, culturali, ricreative d) aziende di servizi Solo ed esclusivamente per scopi conformi agli orientamenti dell Associazione e quanto stabilito nello Statuto

11 Archiviazione delle liberatorie Il modulo adesione/privacy deve essere archiviato in un posto sicuro (archivio chiuso a chiave) Si devono distruggere tutte le vecchie liberatorie (pre anno associativo 2007/08)

12 Statistiche sulla liberatoria parziali 28% non concesse 39% complete 30%

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14 Per accedere a DALI Nomina da parte della Presidenza diocesana di un incaricato adesioni web. Trasmissione modulo identificativo incaricato web e modulo presa in carico password diocesana al Centro Adesioni nazionale. Il Centro Adesioni rilascerà e comunicherà una nuova username e password all utente indicato che permetterà l accesso al sistema Dalì.

15 Accesso al sistema e la privacy Le password sono strettamente personali NON vanno scritte sul monitor Le password vanno cambiate ogni 3 mesi Chi effettua l inserimento deve essere l incaricato della diocesi ed è responsabile della correttezza dei dati inseriti

16 Incarichi diocesani e parrocchiali DALI permette di gestire gli incarichi dei responsabili diocesani e parrocchiali E importante inserire o aggiornare: Telefono fisso Cellulare E Mail Indirizzo

17 Incaricati web: loro ruoli e obblighi E necessario che gli incaricati compilino il modulo e firmino la liberatoria (possibilmente completa), in quanto ad essi viene spedito materiale e i loro dati personali restano archiviati anche dopo il termine del mandato

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19 Stampa elenco aderenti 2009 Dati personali prestampati

20 CONFERMA adesione Aggiornamento del campo pagato (si) Modifica o inserimento del consenso fornito

21 Aggiornamento veloce aderente

22 2010: NUOVA iscrizione Le NUOVE iscrizioni nel 2010 saranno gestite esattamente come nel Anche la modalità di caricamento in DALI rimarrà invariata.

23 Modulo adesione/privacy

24 Inserimento nuovi iscritti Flusso inserimento Nuovi Iscritti anni OTTOBRE NOVEMBRE DICEMBRE GENNAIO FEBBRAIO MARZO APRILE MAGGIO GIUGNO LUGLIO AGOSTO SETTEMBRE / / / /2009

25 Inserire le scelte relative alla cessione dei dati

26 Gestione adesioni: disdetti Tempistica Risvolti economici Privacy Effetti della disdetta

27 I disdetti e la privacy Quando un associato da disdetta e non ha firmato nessuna liberatoria, i suoi dati non sono più utilizzabili I dati personali privi di consenso vengono anonimizzati dal sistema in fase di cambio esercizio.

28 Flusso disdette di adesione anni OTTOBRE NOVEMBRE DICEMBRE GENNAIO FEBBRAIO MARZO APRILE MAGGIO GIUGNO LUGLIO AGOSTO SETTEMBRE 2005/ / / /2009

29 DALI estrazione dati L estrazione dei dati degli associati da DALI è stata modificata per tener conto delle scelte effettuate tramite la liberatoria

30 DALI estrazione dati selez. opzioni di trattamento

31 Gestione ed utilizzo corretto dei dati esportati I dati devono essere esportati da DALI attraverso l apposita funzione, scegliendo opportunamente la tipologia di cessione dei dati (a,b,c,d) I dati esportati devono essere utilizzati solo per le finalità previste al momento dell esportazione e successivamente eliminati

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33 Quote adesioni 1) Impostazione Quote diocesane per gli Aderenti singoli 2) Impostazione % di sconto per i soci inclusi nelle varie tipologie dei nuclei familiari.

34 Nuclei La funzione Gestione % di sconto Nuclei permette di non applicare agli aderenti inclusi nei nuclei familiari la Quota Diocesi riservata ai singoli.

35 Conclusioni

36 Adesioni 2010 Saremo sempre a vostra disposizione per assistervi! Scriveteci a : privacy@azionecattolica.it adesioni@azionecattolica.it Telefonateci quando ne avete bisogno!

37 Domande?

38 Posso usare le foto degli associati (magari minori)? Si, se di maggiorenni e con autorizzazione L autorizzazione non è necessaria se la pubblicazione avviene a fine giornalistico Attenzione, se sono foto di eventi religiosi sono l equivalente di dati sensibili e richiedono in ogni caso l autorizzazione Si, se di minorenni, purché NON siano riconoscibili

39 I confermati e la privacy In fase di riconferma è opportuno ricordare la possibilità di poter esprimere il proprio consenso per un estensione/restrizione del trattamento del dato stesso. Al compimento del 18 anno di età sarà necessario richiedere il consenso direttamente all interessato.

40 I nuovi e la privacy Per i nuovi iscritti è necessario assicurarsi che sia stato firmato il modulo adesione/privacy Il modulo deve essere archiviato insieme agli altri già raccolti in passato