Il processo di adesione 2016/17 Dalì e richiami alla normativa sulla Privacy

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1 Il processo di adesione 2016/17 Dalì e richiami alla normativa sulla Privacy CONVEGNO SEGRETARI, AMMINISTRATORI, INCARICATI WEB, INCARICATI DELLA PROMOZIONE E INCARICATI AVE Domus Pacis, Roma 15 Ottobre 2016

2 Indice La normativa sulla Privacy DALI e la gestione dell adesione Gestione della ATB/Diocesi in DALI Esportazione di dati da DALI Conclusioni Domande e risposte

3 La normativa sulla Privacy

4 Il codice sulla privacy La legge sulla privacy Il decreto legislativo 196/2003, denominato Codice in materia di protezione dei dati personali è entrato in vigore il 1 gennaio Estende la precedente legge 675/1996 e altri decreti e regolamenti

5 Le tre figure: Titolare, Responsabile e Incaricato TITOLARE ha potere decisionale sulle finalità e sul trattamento e la sicurezza dati RESPONSABILE è designato dal titolare, che gli affida specifici compiti INCARICATI sono designati dal responsabile o dal titolare, utilizzano i dati in conformità ai limiti ricevuti Nell ambito dell Azione Cattolica i titolari del trattamento sono: i Presidenti Nazionale/Diocesano/ATB

6 Limitare rischi di sanzioni o risarcitori La violazione della disciplina e del corretto comportamento nel trattamento dei dati comporta: sanzioni amministrative (dati sensibili: da a euro per l'omessa e inidonea informativa); sanzioni penali (ad esempio per trattamento illecito di dati, l'omessa o inadeguata adozione delle misure minime di sicurezza); risarcimento dei danni cagionati per effetto di un errato trattamento (con addirittura l'onere per l Azione Cattolica di provare di aver posto in essere ogni misura per prevenire il danno lamentato dall associato). Una corretta formazione su questi temi permette di limitare tali rischi.

7 L informativa

8 (L informativa) Il trattamento dei dati Il trattamento dei dati viene effettuato ai fini del perseguimento degli scopi dell Azione Cattolica L Azione Cattolica Italiana (nazionale, diocesana e parrocchiale) utilizzerà i dati secondo gli obiettivi dello Statuto e Regolamento nazionale e gli Atti Normativi diocesani per realizzare le proprie attività culturali, religiose e ricreative.

9 (L informativa) Diritti dell associato Diritti dell associato Ai sensi delle leggi vigenti potrai in qualsiasi momento ottenere dall Azione Cattolica la conferma dell'esistenza o meno di tuoi dati personali nei propri archivi e che tali dati vengano messi a sua disposizione in forma intelligibile. Azione Cattolica Responsabile della Privacy - Via Aurelia, Roma, anche via all indirizzo privacy@azionecattolica.it o via fax al numero

10 Cessione dei dati personali L autorizzazione o la non autorizzazione a queste cessioni deve essere esplicitata e può riguardare: a) case editrici b) società di marketing c) enti e soggetti esterni coinvolti in attività religiose, culturali, ricreative d) aziende di servizi Solo ed esclusivamente per scopi conformi agli orientamenti dell Associazione e quanto stabilito nello Statuto

11 Archiviazione delle liberatorie Il modulo adesione/privacy deve essere archiviato in un posto sicuro (archivio chiuso a chiave)

12 Statistiche sulla liberatoria al 30 Settembre 2016 Liberatoria Completa Liberatoria non concessa Liberatoria Parziale 38% 36% 26%

13 DALI e la gestione delle adesioni

14 Per accedere a DALI Nomina da parte della Presidenza diocesana di un incaricato adesioni web. Trasmissione modulo identificativo incaricato web e modulo presa in carico password diocesana al Centro Adesioni nazionale. Il Centro Adesioni rilascerà e comunicherà una nuova username e password all utente indicato che permetterà l accesso al sistema Dalì.

15 Accesso al sistema e la privacy Le password sono strettamente personali NON vanno scritte sul monitor Le password vanno cambiate ogni 3 mesi Chi effettua l inserimento deve essere l incaricato della diocesi ed è responsabile della correttezza dei dati inseriti

16 Incarichi diocesani e parrocchiali DALI permette di gestire gli incarichi dei responsabili diocesani e parrocchiali E importante inserire o aggiornare: Telefono fisso Cellulare Indirizzo

17 Incaricati web: loro ruoli e obblighi E necessario che gli incaricati compilino il modulo e firmino la liberatoria (possibilmente completa), in quanto ad essi viene spedito materiale e i loro dati personali restano archiviati anche dopo il termine del mandato

18 Gestione adesioni:stampa moduli

19 Dati personali prestampati Stampa elenco aderenti 2017

20 CONFERMA adesione Aggiornamento del campo pagato (si) Modifica o inserimento del consenso fornito

21 Aggiornamento veloce aderente

22 Funzione Modifica/Disdetta

23 2017: NUOVA iscrizione Le NUOVE iscrizioni nel 2017 saranno gestite esattamente come nel Agevolazione ai nuovi aderenti (mai iscritti all AC) inseriti dal 1 giugno al 30 settembre 2017 (adesione gratis per il 2017/2018) Anche la modalità di caricamento in DALI rimarrà invariata.

24 Modulo adesione/privacy

25 Flusso Inserimento Nuovi Iscritti Flusso nuovi iscritti / / / / /

26 Inserire le scelte relative alla cessione dei dati

27 Gestione adesioni: disdetti Tempistica (obbligatoriamente entro il 30 Aprile) Risvolti economici Privacy Effetti della disdetta

28 I disdetti e la privacy Quando un associato da disdetta e non ha firmato nessuna liberatoria, i suoi dati non sono più utilizzabili I dati personali privi di consenso vengono anonimizzati dal sistema in fase di cambio esercizio.

29 Flusso Disdette di Adesione Flusso disdette di adesione 2012/2013/2014/2015/ / / / / / OTTOBRE NOVEMBRE DICEMBRE GENNAIO FEBBRAIO MARZO APRILE MAGGIO -327 GIUGNO -455 LUGLIO -206 AGOSTO -82 SETTEMBRE -1

30 DALI - estrazione dati L estrazione dei dati degli associati da DALI è stata modificata per tener conto delle scelte effettuate tramite la liberatoria

31 DALI - estrazione dati selez. opzioni di trattamento

32 Gestione ed utilizzo corretto dei dati esportati I dati devono essere esportati da DALI attraverso l apposita funzione, scegliendo opportunamente la tipologia di cessione dei dati (a,b,c,d) I dati esportati devono essere utilizzati solo per le finalità previste al momento dell esportazione e successivamente eliminati

33 Aspetti economici quote adesioni

34 Quote adesioni 1) Impostazione Quote diocesane per gli Aderenti singoli 2) Impostazione degli importi per i soci (primi tre componenti) inclusi nelle varie tipologie dei nuclei familiari.

35 Nuclei familiari: 20% di sconto fino al 3 componente dal 4 in poi con minore età l iscrizione è gratis. La funzione Gestione quote personalizzate di sconto Nuclei permette di non applicare agli aderenti inclusi nei nuclei familiari la Quota Diocesi riservata ai singoli.

36 Conclusioni

37 Adesioni 2017 Saremo sempre a vostra disposizione per assistervi! Scriveteci a : privacy@azionecattolica.it adesioni@azionecattolica.it Telefonateci quando ne avete bisogno!

38 Domande?

39 Posso usare le foto degli associati? Maggiorenni: si dietro autorizzazione Minorenni: si dietro autorizzazione del genitore L autorizzazione non è richiesta quando: la pubblicazione avviene a fine giornalistico se il personaggio riconoscibile non e' determinante all'economia della foto (es. immagine di un luogo pubblico o di un avvenimento, in cui una o più persone siano riconoscibili). personaggi comuni di cui sia pubblicato un particolare, ma il cui volto non sia riconoscibile minorenni, purché il volto e' o viene reso non direttamente riconoscibile

40 I confermati e la privacy In fase di riconferma è opportuno ricordare la possibilità di poter esprimere il proprio consenso per un estensione/restrizione del trattamento del dato stesso. Al compimento del 18 anno di età sarà necessario richiedere il consenso direttamente all interessato.

41 I nuovi e la privacy Per i nuovi iscritti è necessario assicurarsi che sia stato firmato il modulo adesione/privacy Il modulo deve essere archiviato insieme agli altri già raccolti in passato